Foreningens vedtægt er der, hvor foreningen har nedskrevet de centrale regler, der gælder for foreningens medlemmer. Det være sig alt fra, hvordan man tager del i foreningens formue eller betaler boligafgift, til muligheden for fremleje og erhvervsmæssig brug af andelsboligen mv. Vedtægten er således et centralt dokument for foreningen, som har stor relevans i dagligdagen.

Alligevel oplever vi som administratorer, at det ofte alene er få bestyrelser, som er opmærksomme på vedtægterne, og ofte, at foreningernes vedtægter bliver forældede, hvis ikke en vedtægtsændring finder sted, når lovgivning ændres. Det er ikke unormalt, at vedtægterne fejrer sølvbryllup uden at blive ændret – og det kan desværre give et misvisende regelsæt, som forvirrer beboere og kan give uhensigtsmæssige situationer.

Det giver således rigtig god mening for foreningen, at man med et vist tilbagevendende tidsrum får kigget på vedtægterne og sikret, at disse overholder gældende lovgivning – men også at de rent faktisk er et brugbart og opdateret værktøj i forhold til de situationer, foreningen oplever i hverdagen. Er de ikke dét, bør man lave en vedtægtsændring. Som et konkret eksempel afsagde Højesteret dom sidste efterår, hvorefter muligheden for at gøre en andelshaver ansvarlig for egne håndværkeres skade på foreningens ejendom gennem en analog læsning af lejeloven blev afvist. Her er det altså vigtigt, at man som forening får opdateret vedtægten, så denne mulighed fortsat er til stede.

Hvad er en vedtægt? Og hvorfor er vedtægter vigtige?

Vedtægter er de grundlæggende regler og retningslinjer, der styrer en forenings drift og aktiviteter. De fungerer som en kontrakt mellem foreningen og dens medlemmer og fastlægger, hvordan foreningen skal ledes, hvilke rettigheder og pligter medlemmerne har, og hvordan beslutninger træffes. Vedtægterne kan omfatte alt fra medlemskabskriterier, mødeprocedurer, valg af bestyrelse, til økonomiske forpligtelser og anvendelse af foreningens midler. Det er essentielt, at vedtægterne er klare, præcise og opdaterede, så de afspejler både gældende lovgivning og foreningens aktuelle behov og ønsker.

En vedtægtsændring kan være tidskrævende, men nødvendig

At ændre på en vedtægt er typisk en tung proces, da forslaget skal vedtages på generalforsamlingen med et kvalificeret flertal og ofte skal behandles på to efterfølgende generalforsamlinger. Det er derfor vigtigt, at man som bestyrelse har tilrettelagt et godt forløb, hvor beboernes spørgsmål og ændringsforslag er blevet trygt behandlet, så alle føler, at de kan stemme på et oplyst grundlag – ellers er det vores oplevelse, at man stemmer imod for en sikkerheds skyld. Man ved jo altid, hvad man har.

Det kan derfor give rigtig god mening at afholde et forudgående beboermøde, hvor formålet alene er at besvare spørgsmål og få gode idéer – men ikke at stemme. Det gør dels, at beboerne kan få stillet deres spørgsmål i mere rolige omgivelser, hvor bestyrelsen ikke skal bekymre sig om, hvorvidt alt deres arbejde med vedtægtsændringen bliver spildt. Bestyrelsen kan også om fornødent undersøge svaret på spørgsmålene. Afslutningsvis oplever vi også, at man kan stå på en generalforsamling, hvor et medlem kommer med et rigtig godt forslag, som der er bred opbakning til – men som ikke kan komme med, da medlemmet ikke har fået stillet forslaget korrekt som ændringsforslag inden generalforsamlingen. Også her er beboermødet godt, da man så kan medtage det gode forslag i processen.

Højesteretsdom understreger behovet for vedtægtsændringer

Et konkret eksempel, hvor en vedtægtsændring kan være nødvendige, stammer fra en Højesteretsdom fra 2022. Sagen drejede sig om en andelshaver, der havde fået renoveret sit badeværelse og indgået aftale med en professionel hovedentreprenør om udførelsen af arbejdet. Under renoveringen blev der fastgjort et kabel til elektrisk gulvvarme i betongulvet. Ved denne fastgørelse beskadigede entreprenøren et vandrør, hvilket resulterede i, at vandet, da det blev tilsluttet efter entreprisens afslutning, strømmede ud og forårsagede omfattende vandskader i både andelshaverens bolig og på foreningens fællesarealer.

Andelsboligforeningen forsøgte herefter at holde andelshaveren ansvarlig for skaderne ved at anvende lejeloven analogt. Foreningen mente, at eftersom andelshaveren havde hyret entreprenøren, skulle andelshaveren hæfte for den skade, som var forårsaget af håndværkerens fejl. Højesteret afviste dog denne argumentation og fastslog, at andelshaveren ikke kunne gøres ansvarlig for skaden på foreningens ejendom uden en specifik bestemmelse i foreningens vedtægter.

Dommen tydeliggjorde, at mange foreninger ikke kan regne med at holde andelshavere ansvarlige for deres håndværkeres fejl, medmindre dette ansvar fremgår klart af vedtægterne. Derfor bør foreninger overveje at tilføje en bestemmelse i vedtægterne, der præciserer, at andelshavere er ansvarlige for skader forårsaget af deres håndværkere. Ved at fastlægge dette ansvar på forhånd kan foreningen undgå at stå med dyre og uforudsete reparationer, som kunne være undgået ved en tydelig ansvarsfordeling i vedtægterne.

En oplagt mulighed for at gøre foreningen tidssvarende

I en verden, hvor både lovgivning og praksis løbende ændrer sig, er det vigtigt, at vedtægterne følger med tiden. Vi ser f.eks. ofte udfordringer i forhold til de teknologiske ændringer, som har indflydelse på foreningens daglige drift. Regler om digital kommunikation, elektroniske afstemninger og generelle procedurer for bestyrelsens arbejde bør løbende opdateres, så de afspejler foreningens faktiske behov.

Et andet aspekt, som vedtægter kan tage højde for, er ændringer i medlemmernes demografi og deres ønsker til foreningens fremtid. Mange foreninger oplever i dag øget interesse for bæredygtighed og grønne tiltag. Det er især tiltag og initiativer, der kan integreres i vedtægterne, f.eks. i forhold til energirenoveringer, fællesarealer og affaldshåndtering.

Eksempel fra praksis: Ændring af fremlejevilkår

En af de vedtægtsændringer, som flere foreninger har taget op i de senere år, omhandler korttidsfremleje af andelsboliger gennem tjenester som f.eks. Airbnb. Mange ældre vedtægter indeholder restriktive regler om fremleje, der ikke tillader Airbnb og den fleksibilitet, denne tjeneste kan give – f.eks hvis et medlem ønsker at arbejde i udlandet i kortere perioder. I sådanne tilfælde kan en forældet vedtægt skabe unødvendige konflikter og forhindre en fleksibel løsning. Vores erfaring viser, at man ved at opsætte klare regler kan få indflydelse på fremlejeforløbet og undgå, at det sker uden bestyrelsens kendskab.

En administrators rolle i forløbet

Hos ØENS bistår vi vores foreninger i deres vedtægtsændringsforløb som en tillægsydelse til vores administrationsaftaler. Dette omfatter både et brainstorm-møde, hvor vi sammen med bestyrelsen gennemgår den gamle vedtægt samt vores forslag til en ny. På den måde får bestyrelsen de faglige input, de skal bruge, for at træffe de valg, som vedtægten skal lægge op til. Herefter bistår vi som administrator med formulering og formatering af vedtægten samt deltager i beboermøde og generalforsamling. På denne måde sikrer vi, at bestyrelsen bliver holdt i hånden gennem hele processen.

Vigtigheden af løbende vedtægtsgennemgang og vedtægtsændring

Selvom en vedtægtsændring kan virke som en langsommelig proces, er det en vital opgave, der kan sikre foreningens fremtidige stabilitet og udvikling. Ved regelmæssigt at revidere vedtægterne kan bestyrelsen ikke alene sikre overholdelse af gældende lovgivning, men også skabe et regelsæt, der passer til medlemmernes ønsker og behov. Foreningens vedtægter bør ikke være et fastlåst dokument, men snarere et levende værktøj, der løbende tilpasses de skiftende vilkår, foreningen arbejder under.

Hvornår skal vedtægterne ændres?

• Ny lovgivning: Er det vedtaget ny lovgivning? Hvis lovgivningen påvirker foreningens daglige drift, skal vedtægterne justeres for at overholde de nye regler.
• Forældede regler: Er vedtægterne over 10 år gamle? Det er en god idé at få vedtægterne gennemgået af en juridisk ekspert for at sikre, at de er tidssvarende.
• Øget fleksibilitet: Medlemmernes behov ændrer sig, f.eks. i forhold til fremleje, erhvervsmæssig brug eller ændringer i medlemskabsvilkår.
• Demografiske ændringer: Hvis beboernes sammensætning ændrer sig, f.eks. med flere børnefamilier, kan der være behov for tilpasning af vedtægter vedrørende fællesfaciliteter eller brug af ejendommen.

Boligforening

Dan Dreisig

Fagspecialist, jurist, partner

Afdeling:

FAQ – Vedtægtsændring i boligforeningen: Er jeres vedtægter tidssvarende?

Nedenfor har vi samlet svar på de mest stillede spørgsmål om vedtægtsændringer i boligforeninger. FAQ’en giver dig et klart overblik over hvorfor det er vigtigt at have tidssvarende vedtægter, hvad der kan ændres, og hvordan boligforeningen sikrer, at vedtægterne er dækkende og juridisk korrekte.

Kalenderen skriver oktober, og som traditionen byder, har vi med indgangen til en ny måned fornøjelsen af at byde velkommen til nye foreninger og ejendomme hos ØENS Ejendomsadministration. Denne måned er ingen undtagelse! Et stort, stolt velkommen til:

• A/B Øbrocentret – Andelsboligforening med 201 andele, 19 erhvervsmål og 12 lejeboliger beliggende på Østerbro.
• A/B Erik Ejegod – Andelsboligforening med 132 andele, ét erhvervsmål og 13 lejeboliger beliggende på Vesterbro.
• A/B Kongohaven – Andelsboligforening med 33 andele, ét erhvervsmål og én lejebolig beliggende på Amager.
• A/B Højdevej 18-20 – Andelsboligforening med 18 andele, ét erhvervsmål og én lejebolig beliggende på Amager.
• A/B Bragesborg – Andelsboligforening med 24 andele beliggende på Nørrebro.
• E/F Gorm – Ejerforening med 24 ejere beliggende på Nørrebro.

Vi er enormt glade for at skulle administrere, drive og udvikle jeres foreninger og ejendomme. Vi ser frem til et langt og godt samarbejde som jeres pålidelige samarbejdspartner.

Professionel ejendomsadministration til jeres forening

Mangler din boligforening eller investeringsejendom professionel administration? Hos ØENS leverer vi totalløsninger inden for ejendomsadministration, drift og udvikling af andels- og ejerforeninger samt udlejningsejendomme. Vi beskæftiger kompetente og erfarne ejendomsadministratorer, som alle bestræber sig på at udføre personlig betjening af dig som kunde. Hos ØENS er et personligt og tæt forhold til vores foreninger og deres bestyrelser en kerneværdi. Derfor kan du trygt overlade ansvaret til os. Vi rådgiver i øjenhøjde og du får en fast ejendomsadministrator. Vi tager os af alt fra den daglige administration, vedligeholdelse af ejendomme, byggesager, beboerkommunikation, generalforsamlinger og meget mere. ØENS varetager i dag administrationen af mere end 250 boligforeninger og 250 udlejnings-/investeringsejendomme.

Få et uforpligtende tilbud

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Investeringsejendomme

Kristian Olsen

Administrerende direktør, partner

Afdeling:

Cedrick Lambert Walby er en af ØENS studentermedarbejdere, og til dagligt er hans opgave at hjælpe ejendomsadministratorerne med deres mange opgaver. Cedrick er i gang med at uddanne sig som Finansøkonom ved Cphbusiness. Vi stillede for nylig Cedrick en række spørgsmål om, hvordan han synes det er at arbejde hos ØENS, og hvorfor han mener, det er en god idé at supplere sit studie med et relevant studiejob. Find Cedricks svar i interviewet nedenfor. God læselyst.

Hvorfor har du valgt at læse en finansøkonom? Hvad er det ved faget, du synes er spændende? Og hvor langt på dit studie er du?

Jeg valgte at studere til Finansøkonom, fordi jeg var nysgerrig på den finansielle sektor og ønskede et mere rådgivende job frem for et traditionelt sælgerjob. Derudover synes jeg, at det er fedt, at man skal i praktik på 4. semester, fordi man virkelig kan bruge det, man har lært på studiet, i praksis. På nuværende tidspunkt er jeg i gang med 4. semester og godt i gang med min praktikperiode.

Her kan du få indsigt i karrierestien for Ejendomsadministratorer hos ØENS Ejendomsadministration for foreninger.

Hvor længe har du arbejdet som studentermedarbejder i ØENS?

Jeg havde min første arbejdsdag som studentermedarbejder i ØENS Ejendomsadministration i februar 2024, så jeg har lige rundet et halvt år.

Hvilke arbejdsopgaver får du lov til at varetage i ØENS? Synes du, at du får nok ansvar? I så fald, hvad betyder denne tillid så for dig?

Mine arbejdsopgaver spænder bredt, men handler alle om at hjælpe ØENS ejendomsadministratorer med daglige opgaver. Jeg arbejder blandt andet med adkomsterklæringer, efterskifte/debitorskifte, vand- og varmeregnskaber, opkrævninger, administratorbesvarelser, indtastning af data i vores systemer samt mange andre praktiske ad hoc-opgaver. Jeg er også referent ved generalforsamlinger i vores boligforeninger.

Jeg synes, jeg får rigtig meget ansvar. Her på kontoret arbejder vi ud fra devisen “frihed under ansvar” – og det sætter jeg pris på. Jeg får lov til selv at strukturere mine arbejdsdage. Det eneste krav er, at jeg skal arbejde femten timer om ugen, fordelt på to arbejdsdage, og selvfølgelig nå at løse de opgaver, jeg bliver stillet. Den fleksibilitet, vi som studentermedarbejdere har her, gør det meget nemmere at få studie- og arbejdsliv til at hænge sammen. Det betyder meget for min motivation og lyst til at lære og udvikle mig.

Hvordan oplever du ØENS som arbejdsplads somstudentermedarbejder? Hvordan er stemningen her på kontoret?

ØENS er et dejligt sted at være. ØENS føles som en flad organisation, selvom der naturligvis er en moderne organisationsstruktur. Til frokost er det meget blandet, hvem man spiser med, afhængigt af hvornår man går til frokost, hvilket gør, at man lærer folk at kende på tværs af afdelingerne. Alle mine kolleger er imødekommende og hjælpsomme, når jeg har spørgsmål. ØENS er en meget social arbejdsplads, fællesskabet vægtes højt, og det er tilmed en arbejdsplads, hvor man bliver set, og ens personlige sejre bliver fejret.

Er ØENS et sted du kunne forestille dig at arbejde, når du bliver færdiguddannet?

Bestemt! Jeg synes, ØENS er et rigtig godt sted at være, og man bliver udfordret på de rigtige måder. Så det er helt klart min plan at blive hos ØENS efter min uddannelse. ØENS er også blandt de 25 bedste arbejdspladser i Danmark, så der må være noget om snakken.

Hvorfor mener du, at det er en god idé at supplere sit studie med et relevant studiejob? Hvad får du – som studerende – ud af jobbet?

Når man studerer, har man ofte en forestilling om, hvordan tingene hænger sammen. Men den forestilling afspejler ikke altid virkeligheden. Derfor er jeg stor tilhænger af, at man som studerende kommer ud i arbejdslivet og prøver tingene af – så man på den måde lærer sig selv og sine kompetencer at kende. I mit studiejob får jeg lov til at omsætte teori til praksis, og på den måde giver teorien mere mening for mig.

Hvis du skulle give en medstuderende et godt råd i forbindelse med studierelateret arbejde, hvad ville dit råd så være?

Sig ja til udfordringer. Gør altid dit bedste, og tag én dag ad gangen. Er du i tvivl om noget, er det altid okay at spørge om hjælp.

Hos ØENS Ejendomsadministration ved vi, at overholdelse af GDPR (General Data Protection Regulation) kan være en udfordring, særligt for mindre ejerforeninger, andelsboligforeninger, gårdlaug og haveforeninger.

Boligforeninger håndterer dagligt personoplysninger om medlemmer, beboere og lejere, hvilket stiller krav om nøje overholdelse af GDPR-reglerne. I denne guide gennemgår vi de syv vigtigste trin til GDPR-compliance, skræddersyet til netop jeres forenings behov.

1. Skab overblik over persondata i foreningen

Det første og måske vigtigste skridt mod GDPR-overholdelse i en forening er, at skabe overblik over de personoplysninger, som foreningen behandler. Dette indebærer en kortlægning af, hvilke data der indsamles – om medlemmer, beboere, lejere og eventuelle leverandører -, hvordan de opbevares, hvem der har adgang til dem, og hvordan de anvendes. Oplysningerne kan omfatte alt fra kontaktoplysninger og bankinformationer til fortrolige oplysninger om helbred eller økonomi. Det er afgørende at identificere alle processer, hvor personoplysninger er involveret – fra medlemsregistrering til kommunikation og eventuel dataudveksling med tredjeparter.

Boligforeninger bør udarbejde en persondatafortegnelse over behandlingsaktiviteter, som er et krav under GDPR. Denne fortegnelse fungerer som et centralt dokument, der viser, hvordan og hvorfor persondata behandles, samt hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der er truffet.

2. Spørg jer selv “hvorfor?”

Når I har overblik over de data, I behandler, er næste skridt at reflektere over formålet med hver enkelt databehandlingsaktivitet. For GDPR-compliance skal der være et klart og legitimt formål med indsamling og behandling af personoplysninger. Dette kan omfatte administration af medlemskaber, opkrævning af boligafgifter/fællesudgifter, udsendelse af nyhedsbreve eller håndtering af klager.

Det er vigtigt at dokumentere formålene for databehandlingen og sikre, at medlemmerne er informeret om, hvad deres data bruges til. Hvis formålet ændrer sig over tid, skal der indhentes fornyet samtykke fra de berørte personer. Dette kan opnås ved at udarbejde en privatlivspolitik, som er tilgængelig for alle medlemmer.

3. Husk at slette unødvendige data

En af de væsentligste principper under GDPR er dataminimering – at sikre, at personoplysninger kun opbevares så længe, det er nødvendigt for det specifikke formål, de blev indsamlet til. Dette betyder, at jeres ejerforening, andelsboligforening eller haveforening skal have klare retningslinjer for sletning af data, når de ikke længere er nødvendige.

En god praksis er at gennemgå alle lagrede data regelmæssigt og slette dem, der ikke længere er nødvendige. Dette betyder regelmæssig gennemgang og oprydning af både digitale og fysiske data. Sletning skal ske på en sikker måde, der forhindrer uautoriseret adgang til oplysningerne. Implementér derfor en slettepolitik, som alle i foreningen er bekendte med – og forstår.

4. Oplys medlemmerne om, at I behandler deres personoplysninger

Transparens er en hjørnesten i GDPR. Det er jeres ansvar at sikre, at alle medlemmer, beboere og lejere er oplyste om, hvordan deres personoplysninger behandles. En detaljeret privatlivspolitik bør være tilgængelig, som letforståeligt-forklarer, hvilke data der indsamles, hvorfor de indsamles, og hvordan de opbevares.

Medlemmerne skal også informeres om deres ret til at få indsigt i deres egne data, få dem rettet eller slettet, og til at klage til Datatilsynet, hvis de mener, deres data bliver misbrugt. Ved at være proaktive i jeres kommunikation kan I opbygge tillid og undgå eventuelle misforståelser eller klager.

5. Sørg for at have gode procedurer

For at sikre kontinuerlig GDPR-compliance i jeres forening er det afgørende at have veldefinerede og dokumenterede procedurer på plads. Dette inkluderer bl.a. procedurer for håndtering af sikkerhedsbrud, behandling af anmodninger om indsigt fra medlemmer, og rutiner for regelmæssig vurdering af databehandlingsaktiviteter.

Det kan være en fordel at udpege en GDPR-ansvarlig i foreningen, som kan overvåge og sikre, at alle GDPR-relaterede opgaver udføres korrekt. Denne person skal være ansvarlig for at holde sig opdateret med eventuelle ændringer i lovgivningen og sikre, at foreningen altid er compliant.

6. Datasikkerhed i boligforeninger

Datasikkerhed er en af de mest kritiske aspekter ved GDPR. Foreningen skal træffe passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, eller ændring. Dette kan omfatte brug af kryptering, adgangskontrol, regelmæssige sikkerhedskopier, og sikring af, at kun nødvendige personer har adgang til personfølsomme oplysninger.

I bør også overveje fysiske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte papirdokumenter, der indeholder personoplysninger. Desuden er det vigtigt at have klare retningslinjer for brug af private enheder til at behandle eller opbevare foreningens data – f.eks. om medlemmer af bestyrelsen må gemme oplysninger på deres personlige computere.

7. I er også ansvarlige, når I deler (deling af data med tredjepart)

Endelig er det vigtigt at huske, at jeres forening også er ansvarlig for personoplysninger, når de deles med tredjeparter, såsom it-leverandører, revisorer eller advokater. I skal sikre, at der er indgået skriftlige databehandleraftaler, der klart definerer ansvarsfordelingen og kravene til beskyttelse af persondata. Derudover bør foreningen vurdere, om det er nødvendigt at dele data med tredjeparter, og sikre, at dette sker i overensstemmelse med GDPR’s principper om formålsbegrænsning og dataminimering.

Har I spørgsmål?

At sikre GDPR-compliance i en forening er en løbende proces, der kræver opmærksomhed og løbende vurdering af foreningens databehandlingsaktiviteter. Ved at følge disse syv trin kan jeres boligforening, ejerforening eller andelsboligforening sikre, at I overholder GDPR-reglerne, og samtidig opbygger tillid blandt jeres medlemmer. Husk, at GDPR ikke kun er en juridisk forpligtelse, men også en mulighed for at demonstrere ansvarlighed og gennemsigtighed i jeres forenings arbejde.

For yderligere information anbefaler vi at besøge Datatilsynets vejledningsunivers, der tilbyder konkrete eksempler og råd specielt tilpasset små foreninger​ (Datatilsynet)​ (DFS), og derved sikre at jeres forening er compliant og står stærkt i forhold til GDPR.

Boligforening

Dan Dreisig

Fagspecialist, jurist, partner

Afdeling:

FAQ – GDPR-guide til foreninger

Nedenfor har vi samlet svar på de mest stillede spørgsmål om GDPR for foreninger. FAQ’en giver dig et klart overblik over hvilke regler der gælder, hvordan GDPR påvirker foreningens behandling af personoplysninger, og hvilke tiltag I bør have styr på for at være compliant.

Kolonihaveforbundet nedlægger deres bogførings- og administrationstjenester. ØENS Ejendomsadministration står klar til at hjælpe jeres haveforening

Kolonihaveforbundet har besluttet at nedlægge deres bogførings- og administrationstjenester pr. 31. december 2024. Dette kan potentielt skabe udfordringer for mange haveforeninger, som hidtil har været afhængige af forbundets tjenester for at sikre en korrekt og effektiv administration af deres økonomi og medlemsregistrering.

Hos ØENS Ejendomsadministration forstår vi vigtigheden af pålidelig og grundig administration for jeres haveforening. Derfor står vi klar til at træde til som jeres nye administrator og sikre, at jeres økonomi og administrative opgaver fortsat varetages professionelt, trygt og effektivt.

Hvad kan ØENS Ejendomsadministration tilbyde jer?

Vi har stor erfaring med at administrere økonomi og administration for haveforeninger, og vi kan tilbyde en bred vifte af ydelser, der sikrer en smidig overgang fra Kolonihaveforbundet, så I fortsat kan have en problemfri drift af jeres haveforening. Her er nogle af de services, vi kan tilbyde:

Bogføring

• Opkrævning af haveleje – Vi sørger for rettidig opkrævning af haveleje og andre betalinger fra kolonisterne, så jeres forening altid har de nødvendige midler til rådighed.
• Opkrævning af leje af fælleshus – Vi håndterer den årlige opkrævning af leje for foreningens fælleshus, såfremt I har sådan et.
• Inddrivelse af restancer – Vi tager hånd om inddrivelse af eventuelle restancer, så jeres økonomi forbliver sund og stabil.
• Betaling af fakturaer – Vi sørger for rettidig betaling af fakturaer og refusion af udlæg, efter godkendelse af et anvisningsberettiget bestyrelsesmedlem.
• Betalingsservice aftaler – Vi håndterer Betalingsservice-betalinger og Nets-indbetalinger, så det administrative arbejde lettes for jeres forening.
• Vandudgifter – Vi opkræver á conto vandudgifter og udarbejder den årlige årsopgørelse efter modtagne måleraflæsninger.
• Restgæld og kloakering – Vi beregner restgæld i relation til foreningens lån til kloakering og håndterer dokumentudarbejdelse ved indfrielse af lån.
• Bogføring og rapportering – Vi opsætter kontoplan og bogfører alle beløb. Derudover udarbejder vi kvartalsrapporter, der giver jer et klart overblik over jeres økonomiske status.
• Årsregnskab og budget – hvis foreningen ikke har ekstern revisor udarbejder vi det årlige regnskab og budget, der præsenteres på generalforsamlingen.
• Medlemsdata – Vi opdaterer og ændrer stamdata på medlemmerne, så I altid har korrekte oplysninger.
• Bestyrelseshonorarer – Vi sørger for årlig udbetaling af honorar til bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og interne revisorer.

Administration

Udover bogføringsopgaver tilbyder vi også omfattende administrationstjenester i forbindelse med køb og salg af kolonihavehuse såfremt opgaven ikke ønskes bevaret hos bestyrelsen.

Vi har mere end 20 års erfaring med administration af haveforeninger

Vi ved, at overgangen til en ny administrator kan virke uoverskuelig, men vi er her for at gøre processen så enkel som muligt. Vores erfarne administrator-team står klar til at tage en dialog med jer om jeres behov og sikre en gnidningsfri overgang, så jeres haveforening fortsat kan fokusere på det, der betyder mest – jeres fællesskab.

Kontakt os i dag for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe jeres haveforening med at sikre en tryg og effektiv administration fremadrettet.

Har I spørgsmål?

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Boligforening

Nedim Husic

Administrationschef (EA), partner

Afdeling:

Flere boligforeninger vælger i stigende grad at udsmykke deres gavle med smukke gavlmalerier – og vi er virkelig vilde med tendensen! Senest har AB Nørrebrogaard fået et fantastisk værk af lokalkunstneren Simon Sebastian og kurator Jens-Peter Brask, medfinansieret af Bang & Beenfeldt – Rådgivende Ingeniører i anledning af deres 50-års fødselsdag.

Gavlmaleriet er en del af et større byfornyelsesprojekt, der også omfatter nyt tag og nye vinduer. ØENS har bistået med forhandlinger og facilitering af generalforsamlingen, hvor gavlprojektet bl.a. blev godkendt.

I oktober overtog vi administrationen af AB Mønten, der har hele 16 flotte gavlmalerier.

Næste projekt? Et spændende gavlmaleri af Andreas Welin hos AB Søren Norbys på Amager.

Overvejer I også at få et gavlmaleri?

Det forstår vi godt! Gavlmalerier bliver stadig mere populære og er en fantastisk måde at berige det visuelle udtryk af et boligområde på. Disse kreative værker tjener flere formål og har en positiv indvirkning på både beboere og det omkringliggende lokalsamfund. Gavlmalerier er ikke kun en æstetisk tilføjelse, men også en fejring af lokalsamfundet, der skaber en samhørighedsfølelse blandt beboerne.

Gavlmalerier kan ligeledes fungere som en platform for lokale kunstnere, der får mulighed for at præsentere deres talent for et bredere lokalt publikum. Støtten til lokale kunstnere fremmer kulturel diversitet og kunstnerisk udfoldelse, hvilket kan inspirere andre til at engagere sig i kunst og kultur. I bedste tilfælde får det måske endda flere lokale boligforeninger til at følge trop.

Har I brug for hjælp?

Hos ØENS Rådgivningshus står vi klar til at hjælpe med at realisere jeres ønsker og vision for et gavlmaleri. Vi kan rådgive jer gennem hele processen, fra idé til færdigt gavlprojekt. Vi sikrer, at jeres gavlmaleri bliver en succes, der skaber varig værdi for såvel boligforening som lokalsamfund.

Byggesagsafdeling

Simon Sylow

Chefjurist og leder af byggesagsafdelingen, cand.jur.

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Byggesagsafdeling

Pelle Jagtboe

Byggesags- og foreningsadministrator (EA)

Afdeling:

Social-, Bolig- og Ældreminister Pernille Rosenkrantz-Theil fremsatte d. 22. februar forslag om ændring af andelsboligforeningslovens regler om fastsættelse af andelsværdien. Lovforslaget skal ændre reglerne om en valuarvurderings gyldighed, som tidligere har været på 18 måneder, så man fremadrettet kan bruge en valuarvurdering, der er 42 måneder gammel. Det giver i praksis en “holdbarhed” på vurderingen på 3 år, mod den nuværende ordning, hvor man alene kan bruge vurderingen i ét år. De øvrige 6 måneder, hvor vurderingen er gyldig, er således indsat for at sikre, at foreningen og dens revisor kan nå at udarbejde en årsrapport og afholde en generalforsamling, som typisk afholdes omtrent 4 måneder efter regnskabsårets afslutning.

Reglerne for fastfrysning af valuarvurderinger er stadig i kraft. Så anvender man allerede en fastfrossen vurdering, kan man naturligvis fortsat gøre dette.

Lovforslaget åbner herudover for, at en forening kan anvende en nettoprisindeksering af den seneste offentlige ejendomsværdi, og således sikre, at foreninger, der ikke benytter en valuarvurdering i dag, fortsat kan anvende de gamle ejendomsvurderinger fra 2012.

Lovforslaget, som ikke er endeligt vedtaget endnu, er påtænkt at træde i kraft pr. 15. april 2024, hvorfor man som forening teoretisk vil kunne vedtage en andelsværdi på ovenstående grundlag – hvis forslaget endeligt vedtages. På grund af Ministeriets sene fremsættelse af lovforslaget vil det dog være en beslutning, man bør drøfte med sin daglige administrator hos ØENS nu, hvis man ønsker at benytte sig for muligheden heraf, da det kan blive svært at nå til generalforsamlingerne i foråret.

Afholdelse af online generalforsamlinger giver ikke blot mere fleksibilitet og tryghed til foreningens beboere – de er også med at fremme stemmedeltagelsen og letter arbejdet for bestyrelsen. Vores erfaringer fra det seneste års tid viser, at digitale generalforsamlinger højner antallet af deltagere. Samtidig fremmer det stemmedeltagelsen til generalforsamlingens afstemninger fordi flere ”møder op”, når generalforsamlingen. Det er ligesom lidt lettere, når stemmeafgivelsen kan klares fra sofaen, siger Bjørn Weber, direktør i ØENS Ejendomsadministration A/S.

“Vi har bl.a. i marts afholdt en digital generalforsamling, hvor 102 ud af 174 medlemmer deltog – enten ved at stemme forlods eller på Teams. Sidst den selvsamme forening afholdte en fysisk generalforsamling deltog blot 35 medlemmer. Og i 2020 hvor vi afholdte en kombination af fysisk og digital generalforsamling deltog 59 medlemmer.”

Der er modstridende brancheholdninger

Der er dog modstridende brancheholdninger til, hvorvidt generalforsamlingen bør afvikles helt eller delvist digitalt. Nogle i branche råder til, at generalforsamlinger kun afholdes digitalt for så vidt, der er enstemmigt samtykke hertil, mens andre mener at digitale generalforsamlinger kan afholdes, så længe der ikke gøres indsigelse mod afholdelsen. “Jeg mener at begge synspunkter hører til før coronaen indtraf. Vi oplever at vores foreninger har et stort ønske om at bibeholde muligheden for at afholde helt- eller delvist digitale generalforsamling fremadrettet, da der er mange muligheder og fordele ved netop dét.”

“Det er dog ikke alle beboere – indledningsvist – der er lige tilfredse med den digitale fremgangsmåde. Grunden til at jeg siger – indledningsvist – er fordi de selvsamme beboere efterfølgende roser processen. De kan godt se at beboerdemokratiet styrkes ved at afholde generalforsamlingen digitalt.”

Tidligere var der modstand i enkelte foreninger

ØENS har fået en udtalelse fra en af dem, der sidder i førnævnte forening, hvor de netop – tidligere – oplevede ulyst og modstand mod at afholde helt eller delvist digitale generalforsamlinger:

”Siden marts 2020 har det været svært for Andelsboligforeninger at afholde nødvendige generalforsamlinger. Under ”normale” omstændigheder mødes man fysisk i et passende lokale i eller tæt på boligforeningen (skole, kirke m.m.), hvor der er mulighed for diskussion og afstemning om f.eks. vedtægtsændringer. Sjældent er det muligt at samle tilstrækkeligt mange andelshavere til at vedtage de behandlede ændringsforslag. Derfor skal der flere møder til.

I det seneste år har vi afprøvet delvist digital generalforsamling, hvor et begrænset antal kom til et mødelokale, mens øvrige deltog hjemmefra (via Zoom/Teams eller lignende). Senest har vi afholdt en ren online generalforsamling som en kombination digital afstemning og videomøde – endda med stor succes.

Som almindelig andelshaver har jeg hos mange oplevet ulyst til og modstand mod at deltage i online møder via internettet. Forventningen har været, at det ikke er muligt af få en ordentlig diskussion om de vigtige sager.

“Foreningerne er kommet til fornuft”

Imidlertid har det vist sig, at vores forening er kommet fornuftigt igennem flere kritiske generalforsamlinger via internettet. Under ØENS ledelse er det sket med en samlet deltagelse, der er større end under ”normale” forhold med fysisk fremmøde. Desuden er den generelle oplevelse, at alle, der ønskede det, har kunnet komme til orde. Alle bliver hørt. Afstemninger er blevet gennemført utraditionelt med svarfrist INDEN åbning af generalforsamlingen. Det er en måde som andelshaverne dog i den sidste ende har fundet acceptabel, og som har ført til klare afstemningsresultater.

Jeg tror derfor, at foreningen og andelshaverne med ro i sinde vil imødese endnu en ekstraordinær samt en ordinær generalforsamling via internettet – inden vi forhåbentlig kommer tilbage til mere normale forhold, hvor muligheden for at deltage hjemmefra bør imødeses.”

Styrkelse af beboerdemokratiet

Hos ØENS er vi også overbeviste om at afholdelsen af helt- eller delvist digitale generalforsamlinger er kommet for at blive” fastslår Bjørn. ”Dét at beboerne kan deltage i afstemningerne digitalt fra deres telefon, tablet eller computer, muliggør en opretholdelse af den demokratiske valgproces. Den digitale afholdelse betyder at stemmeafgivelsen kan finde sted over flere dage. Det skaber en fleksibilitet, der imødekommer beboernes forskellige hverdag.

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Afdeling:

E/F Brigadevej besluttede sig i 2017 for at iværksætte et renoveringsprojekt, da den generelle vedligeholdelse og udvikling af deres ejendom i længere tid var blevet forsømt.

Bestyrelsen vidste på forhånd, at en facaderenovering var uundgåelig, da facaderne var præget af fugtskader grundet tidligere, utilstrækkelig renovering. Projektet virkede uoverskueligt for bestyrelsen, og det var svært at skabe det nødvendige overblik over de mange opgaver, et byggeprojekt af sådan karakter indbefatter.

For at kunne prioritere indsatsen og danne sig et overblik over byggesagen, indledte bestyrelsen derfor med at få udarbejdet en vedligeholdelsesplan for ejendommen. Vedligeholdelsesplanen bidrog med overblikket, men bestyrelsen følte stadig, at de manglede de rette kompetencer til at realisere renoveringsprojektet – og derfor besluttede de sig for at ansætte ØENS som professionel byggesagsadministrator. Bestyrelsesformand i E/F Brigadevej Michael Macdonald Arnskov forklarer her, hvorfor de valgte at få en byggesagsadministrator med under forløbet:

”Vi havde som bestyrelse slet ikke magtet at håndtere et så stort projekt uden professionel og ekstern bistand. Som bestyrelse kan vi træffe beslutninger, men det er vigtigt at involvere de rette kompetencer til at realisere dem. Her har rådgivningen omkring finansiering været af stor betydning, da vores byggesagsadministrator har kunne forhandle sig frem til fordelagtige vilkår og generelt rådgive os om de økonomiske forhold. Som bygherre giver det en masse ro at vide, at der er en, man kan sparre med og som varetager foreningens interesser.”

Tilfreds forening

Ved byggeprojektets afslutning var foreningen både meget tilfredse med resultatet af facaderenoveringen og med selve byggeforløbet, og derfor besluttede de sig for at fortsætte den gode stil og indlede endnu et byggeprojekt, der denne gang skulle realisere et ønske om at gøre de fælles gårdarealer mere attraktive for beboerne og dermed skabe et mere socialt miljø i foreningen, klimasikring af ejendommen og ny belægning til forbedring af forholdene for renovationsfolkene. Derfor igangsætte de en komplet renovering af deres gårdarealer – og til vores store glæde genvalgte de ØENS som byggesagsadministrator på det nye projekt, hvilket der ifølge Michael Arnskov var flere gode grunde til:

”Projektet med renovering af facaden forløb helt efter planen og med et godt resultat. Som bestyrelse var vi trygge og meget tilfredse med forløbet, og derfor var der ikke rigtig grund til at ændre på sammensætningen af holdet. I den sammenhæng er tillid meget vigtig. Som formand for bestyrelsen oplevede jeg allerede fra begyndelsen af samarbejdet, at der var god kemi og en oprigtig vilje til at sikre et godt forløb.”

Bestyrelsesarbejdet er frivilligt og ulønnet

Det kan være svært for foreninger – store som små – at vide, hvordan byggesager skal gribes an. Mange bestyrelsesmedlemmer varetager deres arbejde i bestyrelsen på frivillig og ulønnet basis, og derfor er det afgørende for foreningens drift og udvikling, at bestyrelsen har de helt rigtige kompetencer med under hele processen. Vi spurgte Michael Arnskov, om han ville anbefale andre foreninger at gøre brug af en professionel byggesagsadministrator, hvortil han svarede:

”Jeg ville som bestyrelsesformand ikke turde binde an med så – for en lille forening – store projekter uden professionel bistand. Man skal kende sine begrænsninger og vide, hvor man kan placere ansvaret. Den tryghed, man betaler for, er givet godt ud, og den er forudsætningen for, at man kan investere i sådanne renoveringsprojekter.”

Dét at blive genvalgt som byggesagsadministrator af en forening vidner om, at vores arbejde gør en forskel. Vores vigtigste job er at skabe tryghed for vores kunder, og det er svært at blive andet end glad og stolt, når bestyrelsesmedlemmer oplever og beskriver vores byggesagsadministration på ovenstående måde.
Står din bestyrelse over for lignende projekter, og er I i tvivl om, hvordan sagen skal gribes an? Så gør som E/F Brigadevej og tag en uforpligtende snak med ØENS byggesagsafdeling om, hvordan I på bedst mulig måde iværksætter jeres kommende byggeprojekt.

Kontakt en specialist

Byggesagsafdeling

Simon Sylow

Chefjurist og leder af byggesagsafdelingen, cand.jur.

Byggesagsafdeling

Pelle Jagtboe

Byggesags- og foreningsadministrator (EA)

Byggesagsafdeling

Neel Astrid Jørgensen

Byggesagskoordinator

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Afdeling:

Vi er blevet kontaktet af mange bekymrede bestyrelser og andelshavere angående de nye ejendomsvurderinger, som blev fremsendt fra Vurderingsstyrelsen i december 2023. Vi har derfor udarbejdet dette korte informationsbrev, hvor I kan læse om vores overvejelser i denne forbindelse.

De nye vurderinger fastsætter ejendommens grundværdi, som bliver brugt til at beregne den skat vi kalder grundskyld. Vurderingerne er kommet efter man i mange år har haft suspenderet de faste årlige ejendomsvurderinger. Du kan se din foreløbige ejendomsvurdering her.

Idet vi desværre ikke kender de præcise retningslinjer, Vurderingsstyrelsen har anvendt, kan vi generelt se, at rigtig mange foreningers grundværdi, særligt i den ældre boligmasse, er steget meget markant – og i mange tilfælde over 2.000 %. Dette giver naturligvis anledning til bekymring, da grundskylden jo beregnes efter denne vurdering.

Denne bekymring skal dog ses i lyset af tre forhold:

• Først sænkes vurderingen med 20%, førend der beregnes grundskyld af vurderingen. Dette er en sikkerhedsbuffer, som Vurderingsstyrelsen arbejder med, og som skal tage toppen af usikkerheden ved vurderinger.

• Dernæst bliver grundskyldspromillen sænket generelt på Kommuneplan – i Københavns Kommune fra 34 promille til 5,1 promille. Man betaler således en væsentlig lavere sats af ejendomsvurderingen end tidligere.
• Afslutningsvis har man politisk indført en grænse for hvor meget man kan stige årligt. For periode fra 2023 til 2024 er denne grænse sat til 2,8 % af 2023-grundskylden. Mens den fra 2024 til 2025 og herefter årligt er 4,75 % af den fuldt indfasede grundskyld. Dette betyder, at vi i det mindste kender den årlige stigning, og ikke forventer, at foreningernes økonomi bliver voldsomt belastet fra år til år. Mange foreninger bør dog overveje faste stigninger i boligafgiften, så det almindelige budget – og her bl.a. vedligeholdelsen af ejendommen – ikke bliver negativt påvirket af disse stigende udgifter.

For nu er det ikke muligt at klage over ejendomsvurderingerne – som generelt synes at være vilkårlige og uden en tydelig sammenhæng, som det også er belyst i pressen. Fra ØENS side vil vi naturligvis følge situationen tæt. Vi sørger for, at jeres bestyrelser er klædt godt på til at vurdere – og eventuelt klage, når denne mulighed åbner.

Har I spørgsmål?

I er altid velkommen til at tage kontakt til jeres faste ØENS-foreningsadministrator. I finder kontaktoplysningerne på alle vores ejendomsadministratorer her.