Kategori: Ejendomsadministration
Foreningens vedtægt er der, hvor foreningen har nedskrevet de centrale regler, der gælder for foreningens medlemmer. Det være sig alt fra, hvordan man tager del i foreningens formue eller betaler boligafgift, til muligheden for fremleje og erhvervsmæssig brug af andelsboligen mv. Vedtægten er således et centralt dokument for foreningen, som har stor relevans i dagligdagen.
Alligevel oplever vi som administratorer, at det ofte alene er få bestyrelser, som er opmærksomme på vedtægterne, og ofte, at foreningernes vedtægter bliver forældede, hvis ikke en vedtægtsændring finder sted, når lovgivning ændres. Det er ikke unormalt, at vedtægterne fejrer sølvbryllup uden at blive ændret – og det kan desværre give et misvisende regelsæt, som forvirrer beboere og kan give uhensigtsmæssige situationer.
Det giver således rigtig god mening for foreningen, at man med et vist tilbagevendende tidsrum får kigget på vedtægterne og sikret, at disse overholder gældende lovgivning – men også at de rent faktisk er et brugbart og opdateret værktøj i forhold til de situationer, foreningen oplever i hverdagen. Er de ikke dét, bør man lave en vedtægtsændring. Som et konkret eksempel afsagde Højesteret dom sidste efterår, hvorefter muligheden for at gøre en andelshaver ansvarlig for egne håndværkeres skade på foreningens ejendom gennem en analog læsning af lejeloven blev afvist. Her er det altså vigtigt, at man som forening får opdateret vedtægten, så denne mulighed fortsat er til stede.
Hvad er en vedtægt? Og hvorfor er vedtægter vigtige?
Vedtægter er de grundlæggende regler og retningslinjer, der styrer en forenings drift og aktiviteter. De fungerer som en kontrakt mellem foreningen og dens medlemmer og fastlægger, hvordan foreningen skal ledes, hvilke rettigheder og pligter medlemmerne har, og hvordan beslutninger træffes. Vedtægterne kan omfatte alt fra medlemskabskriterier, mødeprocedurer, valg af bestyrelse, til økonomiske forpligtelser og anvendelse af foreningens midler. Det er essentielt, at vedtægterne er klare, præcise og opdaterede, så de afspejler både gældende lovgivning og foreningens aktuelle behov og ønsker.
En vedtægtsændring kan være tidskrævende, men nødvendig
At ændre på en vedtægt er typisk en tung proces, da forslaget skal vedtages på generalforsamlingen med et kvalificeret flertal og ofte skal behandles på to efterfølgende generalforsamlinger. Det er derfor vigtigt, at man som bestyrelse har tilrettelagt et godt forløb, hvor beboernes spørgsmål og ændringsforslag er blevet trygt behandlet, så alle føler, at de kan stemme på et oplyst grundlag – ellers er det vores oplevelse, at man stemmer imod for en sikkerheds skyld. Man ved jo altid, hvad man har.
Det kan derfor give rigtig god mening at afholde et forudgående beboermøde, hvor formålet alene er at besvare spørgsmål og få gode idéer – men ikke at stemme. Det gør dels, at beboerne kan få stillet deres spørgsmål i mere rolige omgivelser, hvor bestyrelsen ikke skal bekymre sig om, hvorvidt alt deres arbejde med vedtægtsændringen bliver spildt. Bestyrelsen kan også om fornødent undersøge svaret på spørgsmålene. Afslutningsvis oplever vi også, at man kan stå på en generalforsamling, hvor et medlem kommer med et rigtig godt forslag, som der er bred opbakning til – men som ikke kan komme med, da medlemmet ikke har fået stillet forslaget korrekt som ændringsforslag inden generalforsamlingen. Også her er beboermødet godt, da man så kan medtage det gode forslag i processen.
Højesteretsdom understreger behovet for vedtægtsændringer
Et konkret eksempel, hvor en vedtægtsændring kan være nødvendige, stammer fra en Højesteretsdom fra 2022. Sagen drejede sig om en andelshaver, der havde fået renoveret sit badeværelse og indgået aftale med en professionel hovedentreprenør om udførelsen af arbejdet. Under renoveringen blev der fastgjort et kabel til elektrisk gulvvarme i betongulvet. Ved denne fastgørelse beskadigede entreprenøren et vandrør, hvilket resulterede i, at vandet, da det blev tilsluttet efter entreprisens afslutning, strømmede ud og forårsagede omfattende vandskader i både andelshaverens bolig og på foreningens fællesarealer.
Andelsboligforeningen forsøgte herefter at holde andelshaveren ansvarlig for skaderne ved at anvende lejeloven analogt. Foreningen mente, at eftersom andelshaveren havde hyret entreprenøren, skulle andelshaveren hæfte for den skade, som var forårsaget af håndværkerens fejl. Højesteret afviste dog denne argumentation og fastslog, at andelshaveren ikke kunne gøres ansvarlig for skaden på foreningens ejendom uden en specifik bestemmelse i foreningens vedtægter.
Dommen tydeliggjorde, at mange foreninger ikke kan regne med at holde andelshavere ansvarlige for deres håndværkeres fejl, medmindre dette ansvar fremgår klart af vedtægterne. Derfor bør foreninger overveje at tilføje en bestemmelse i vedtægterne, der præciserer, at andelshavere er ansvarlige for skader forårsaget af deres håndværkere. Ved at fastlægge dette ansvar på forhånd kan foreningen undgå at stå med dyre og uforudsete reparationer, som kunne være undgået ved en tydelig ansvarsfordeling i vedtægterne.
En oplagt mulighed for at gøre foreningen tidssvarende
I en verden, hvor både lovgivning og praksis løbende ændrer sig, er det vigtigt, at vedtægterne følger med tiden. Vi ser fx ofte udfordringer i forhold til de teknologiske ændringer, som har indflydelse på foreningens daglige drift. Regler om digital kommunikation, elektroniske afstemninger og generelle procedurer for bestyrelsens arbejde bør løbende opdateres, så de afspejler foreningens faktiske behov.
Et andet aspekt, som vedtægter kan tage højde for, er ændringer i medlemmernes demografi og deres ønsker til foreningens fremtid. Mange foreninger oplever i dag øget interesse for bæredygtighed og grønne tiltag. Det er især tiltag og initiativer, der kan integreres i vedtægterne, fx i forhold til energirenoveringer, fællesarealer og affaldshåndtering.
Eksempel fra praksis: Ændring af fremlejevilkår
En af de vedtægtsændringer, som flere foreninger har taget op i de senere år, omhandler korttidsfremleje af andelsboliger gennem tjenester som f.eks. Airbnb. Mange ældre vedtægter indeholder restriktive regler om fremleje, der ikke tillader Airbnb og den fleksibilitet, denne tjeneste kan give – fx hvis et medlem ønsker at arbejde i udlandet i kortere perioder. I sådanne tilfælde kan en forældet vedtægt skabe unødvendige konflikter og forhindre en fleksibel løsning. Vores erfaring viser, at man ved at opsætte klare regler kan få indflydelse på fremlejeforløbet og undgå, at det sker uden bestyrelsens kendskab.
En administrators rolle i forløbet
Hos ØENS bistår vi vores foreninger i deres vedtægtsændringsforløb som en tillægsydelse til vores administrationsaftaler. Dette omfatter både et brainstorm-møde, hvor vi sammen med bestyrelsen gennemgår den gamle vedtægt samt vores forslag til en ny. På den måde får bestyrelsen de faglige input, de skal bruge, for at træffe de valg, som vedtægten skal lægge op til. Herefter bistår vi som administrator med formulering og formatering af vedtægten samt deltager i beboermøde og generalforsamling. På denne måde sikrer vi, at bestyrelsen bliver holdt i hånden gennem hele processen.
Vigtigheden af løbende vedtægtsgennemgang og vedtægtsændring
Selvom en vedtægtsændring kan virke som en langsommelig proces, er det en vital opgave, der kan sikre foreningens fremtidige stabilitet og udvikling. Ved regelmæssigt at revidere vedtægterne kan bestyrelsen ikke alene sikre overholdelse af gældende lovgivning, men også skabe et regelsæt, der passer til medlemmernes ønsker og behov. Foreningens vedtægter bør ikke være et fastlåst dokument, men snarere et levende værktøj, der løbende tilpasses de skiftende vilkår, foreningen arbejder under.
Hvornår skal vedtægterne ændres?
- Ny lovgivning: Er det vedtaget ny lovgivning? Hvis lovgivningen påvirker foreningens daglige drift, skal vedtægterne justeres for at overholde de nye regler.
- Forældede regler: Er vedtægterne over 10 år gamle? Det er en god idé at få vedtægterne gennemgået af en juridisk ekspert for at sikre, at de er tidssvarende.
- Øget fleksibilitet: Medlemmernes behov ændrer sig, fx i forhold til fremleje, erhvervsmæssig brug eller ændringer i medlemskabsvilkår.
- Demografiske ændringer: Hvis beboernes sammensætning ændrer sig, fx med flere børnefamilier, kan der være behov for tilpasning af vedtægter vedrørende fællesfaciliteter eller brug af ejendommen.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER
Hvordan foregår proceduren for salg og overdragelse af en andelsbolig hos ØENS?
Er du i gang med at sælge din andelsbolig eller overvejer du at sætte din andel til salg? Uanset hvor du er i processen, er der vigtige faser i en andelsoverdragelse og salg af andelsbolig – som du bør være særligt opmærksom på.
For at hjælpe dig gennem disse faser har vi udarbejdet en guide, der vil give dig indsigt i hele processen for en vellykket andelsoverdragelse. Det er vigtigt at være opmærksom på, at salget af en andelsbolig kan tage op til 3 måneder, før alle dokumenter er på plads, og andelen er solgt og overdraget.
Step-by-step salgsguide ved andelsoverdragelse / salg af andelsbolig
Inden man igangsætter et salg af sin andelsbolig, skal bestyrelsen og administrator orienteres herom.
- Step 1: Indhentning af oplysninger og rapporter om andelen og dens stand til brug for prisfastsættelsen.
Man skal som udgangspunkt minimum have en vurderingsrapport udarbejdet af foreningens faste vurderingsmand. Derudover har de fleste foreninger krav om, at der også udarbejdes el- og vvs-tjek, så eventuelle ulovlige forhold kan udbedres inden fraflytning. - Step 2: Når vurderingerne er modtaget, kan den maksimalt lovlige salgspris opgøres og en køber kan findes.
- Step 3: I visse foreninger er der ventelister, interne såvel som eksterne, der skal spørges først, mens man i andre foreninger tillader andelshaver selv at finde en køber. Høringsfristen til ventelisterne varierer fra forening til forening.
- Step 4: Når der er fundet en køber, vil du blive bedt om at fremsende diverse oplysninger om dig selv, om din køber samt de aftaler I har indgået. Det kan bl.a. vedrøre overtagelsesdag, overtagelse af løsøre, eventuel prisreduktion, m.v.
Herefter vil administrator udarbejde selve overdragelsesaftalen, hvilket kan tage mellem 5 og 10 hverdage. - Step 5: Når overdragelsesaftalen er udarbejdet, sendes aftalen med diverse bilag til digital underskrift. Du modtager et link på mail.
- Step 6: På overtagelsesdagen skal du mødes med køber og udlevere nøgler og alle relevante informationer om andelsboligen. Det omfatter bl.a. købskvitteringer vedr. forbedringer, brugsanvisninger til hårde hvidevarer, m.v.
- Step 7: I løbet af den første uge efter overtagelsesdagen modtager du den første afregning af salgssummen. Hvis der er lån i boligen, er administrator forpligtet til at afregne dette direkte til banken. Samtidig tilbageholdes der et beløb til sikkerhed for eventuelle skjulte fejl og mangler.
- Step 8: Senest 3 uger efter overtagelsesdagen vil det tilbageholdte beløb blive afregnet, såfremt der ikke er kommet indsigelser fra køberen.
Har du spørgsmål?
Salg af andel – En ny begyndelse
Når du sælger din andel, sælger du ikke bare mursten – du sælger et hjem fyldt med minder. Hos ØENS Ejendomsadministration er vi her for at sikre, at salget af din andel bliver håndteret med omtanke og professionalisme, så du kan fokusere på dine næste skridt i livet. Ved salg af andel, er det vigtigt at have en klar forståelse af de juridiske aspekter og foreningens vedtægter. Mange andelshavere føler måske at en overdragelse af en andelsbolig kan virke som en jungle af regler og papirarbejde. Det forstår vi godt. Heldigvis har jeres forening en fast ejendomsadministrator fra ØENS Ejendomsadministration tilknyttet. Jeres foreningsadministrator er velinformeret om alle juridiske aspekter og kender samtidigt jeres forenings vedtægter. Jeres foreningsadministrator vil sikre, at din overdragelse af andelsbolig foregår smidigt og i overensstemmelse med alle gældende regler.
Familieoverdragelse og overdragelse til samlever: Når hjemmet bliver i familien
Ved familieoverdragelse af andelsbolig, såsom overdragelse af andelsbolig til børn, overdragelse af andelsbolig til familie eller overdragelse af andelsbolig til samlever, kan indebære særlige overvejelser. Der er rigtig mange, der søger efter information om “salg af andel”, “salg andel” og “salg af andel proces” til familie/samlever – så du er bestemt ikke alene med dine tanker og spørgsmål omkring dette.
Vi har mere end 20 års erfaring med andelsoverdragelse – og vi kan garantere at jeres faste ØENS foreningsadministrator vil sikre, at både de juridiske og personlige aspekter håndteres korrekt. Andelsoverdragelsen vil altid forløbe i overensstemmelse med foreningens vedtægter og de gældende lovkrav. Det er vores mål at gøre processen med at overdrage din andel både nem og let at forstå.
Vi håber, at denne guide har skabt lidt tryghed. Du er altid velkommen til at kontakte din faste ejendomsadministrator, hvis du har yderligere spørgsmål.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Kalenderen skriver oktober, og som traditionen byder, har vi med indgangen til en ny måned fornøjelsen af at byde velkommen til nye foreninger og ejendomme hos ØENS Ejendomsadministration. Denne måned er ingen undtagelse! Et stort, stolt velkommen til:
- A/B Øbrocentret – Andelsboligforening med 201 andele, 19 erhvervsmål og 12 lejeboliger beliggende på Østerbro.
- A/B Erik Ejegod – Andelsboligforening med 132 andele, ét erhvervsmål og 13 lejeboliger beliggende på Vesterbro.
- A/B Kongohaven – Andelsboligforening med 33 andele, ét erhvervsmål og én lejebolig beliggende på Amager.
- A/B Højdevej 18-20 – Andelsboligforening med 18 andele, ét erhvervsmål og én lejebolig beliggende på Amager.
- A/B Bragesborg – Andelsboligforening med 24 andele beliggende på Nørrebro.
- E/F Gorm – Ejerforening med 24 ejere beliggende på Nørrebro.
Vi er enormt glade for at skulle administrere, drive og udvikle jeres foreninger og ejendomme. Vi ser frem til et langt og godt samarbejde som jeres pålidelige samarbejdspartner.
Professionel ejendomsadministration til jeres forening
Mangler din boligforening eller investeringsejendom professionel administration? Hos ØENS leverer vi totalløsninger inden for ejendomsadministration, drift og udvikling af andels- og ejerforeninger samt udlejningsejendomme. Vi beskæftiger kompetente og erfarne ejendomsadministratorer, som alle bestræber sig på at udføre personlig betjening af dig som kunde. Hos ØENS er et personligt og tæt forhold til vores foreninger og deres bestyrelser en kerneværdi. Derfor kan du trygt overlade ansvaret til os. Vi rådgiver i øjenhøjde og du får en fast ejendomsadministrator. Vi tager os af alt fra den daglige administration, vedligeholdelse af ejendomme, byggesager, beboerkommunikation, generalforsamlinger og meget mere. ØENS varetager i dag administrationen af mere end 250 boligforeninger og 250 udlejnings-/investeringsejendomme.
Få et uforpligtende tilbud
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Efteråret er officielt trådt ind, men det kan virkelig ikke mærkes! Solen bager over os, og humøret er – som altid – i top! Vi er glade for at kunne dele nyheden om, at vi byder en ny forening velkommen hos ØENS Ejendomsadministration pr. 1. september. Med stolthed og stor fornøjelse præsenterer vi:
- A/B Keplersgade 4-6. Foreningen består af 24 andelsboliger og er placeret på en rolig gade på Amager, ikke langt fra Amager Strand.
Det er med stor glæde, at vi påtager os ansvaret for at administrere, drive og udvikle jeres forening. Vi er stolte over at være blevet valgt som jeres pålidelige samarbejdspartner og ser frem til et langvarigt og givende samarbejde.
Mangler din boligforening eller investeringsejendom professionel administration? Hos ØENS leverer vi totalløsninger inden for ejendomsadministration, drift og udvikling af andels- og ejerforeninger samt udlejningsejendomme. Vi beskæftiger kompetente og erfarne ejendomsadministratorer, som alle bestræber sig på at udføre personlig betjening af dig som kunde. Hos ØENS er et personligt og tæt forhold til vores foreninger og deres bestyrelser en kerneværdi, og derfor kan du trygt overlade ansvaret til os. Vi rådgiver i øjenhøjde og du får en fast ejendomsadministrator. Vi tager os af alt fra den daglige administration, vedligeholdelse af ejendomme, byggesager, beboerkommunikation, generalforsamlinger og meget mere. ØENS varetager i dag administrationen af mere end 250 boligforeninger og 250 udlejnings-/investeringsejendomme.
Få et uforpligtende tilbud
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Cedrick Lambert Walby er en af ØENS studentermedarbejdere, og til dagligt er hans opgave at hjælpe ejendomsadministratorerne med deres mange opgaver. Cedrick er i gang med at uddanne sig som Finansøkonom ved Cphbusiness. Vi stillede for nylig Cedrick en række spørgsmål om, hvordan han synes det er at arbejde hos ØENS, og hvorfor han mener, det er en god idé at supplere sit studie med et relevant studiejob. Find Cedricks svar i interviewet nedenfor. God læselyst.
Hvorfor har du valgt at læse en finansøkonom? Hvad er det ved faget, du synes er spændende? Og hvor langt på dit studie er du?
Jeg valgte at studere til Finansøkonom, fordi jeg var nysgerrig på den finansielle sektor og ønskede et mere rådgivende job frem for et traditionelt sælgerjob. Derudover synes jeg, at det er fedt, at man skal i praktik på 4. semester, fordi man virkelig kan bruge det, man har lært på studiet, i praksis. På nuværende tidspunkt er jeg i gang med 4. semester og godt i gang med min praktikperiode.
Hvor længe har du arbejdet som studentermedarbejder i ØENS?
Jeg havde min første arbejdsdag som studentermedarbejder i ØENS Ejendomsadministration i februar 2024, så jeg har lige rundet et halvt år.
Hvilke arbejdsopgaver får du lov til at varetage i ØENS? Synes du, at du får nok ansvar? I så fald, hvad betyder denne tillid så for dig?
Mine arbejdsopgaver spænder bredt, men handler alle om at hjælpe ØENS ejendomsadministratorer med daglige opgaver. Jeg arbejder blandt andet med adkomsterklæringer, efterskifte/debitorskifte, vand- og varmeregnskaber, opkrævninger, administratorbesvarelser, indtastning af data i vores systemer samt mange andre praktiske ad hoc-opgaver. Jeg er også referent ved generalforsamlinger i vores boligforeninger.
Jeg synes, jeg får rigtig meget ansvar. Her på kontoret arbejder vi ud fra devisen “frihed under ansvar” – og det sætter jeg pris på. Jeg får lov til selv at strukturere mine arbejdsdage. Det eneste krav er, at jeg skal arbejde femten timer om ugen, fordelt på to arbejdsdage, og selvfølgelig nå at løse de opgaver, jeg bliver stillet. Den fleksibilitet, vi som studentermedarbejdere har her, gør det meget nemmere at få studie- og arbejdsliv til at hænge sammen. Det betyder meget for min motivation og lyst til at lære og udvikle mig.
Hvordan oplever du ØENS som arbejdsplads somstudentermedarbejder? Hvordan er stemningen her på kontoret?
ØENS er et dejligt sted at være. ØENS føles som en flad organisation, selvom der naturligvis er en moderne organisationsstruktur. Til frokost er det meget blandet, hvem man spiser med, afhængigt af hvornår man går til frokost, hvilket gør, at man lærer folk at kende på tværs af afdelingerne. Alle mine kolleger er imødekommende og hjælpsomme, når jeg har spørgsmål. ØENS er en meget social arbejdsplads, fællesskabet vægtes højt, og det er tilmed en arbejdsplads, hvor man bliver set, og ens personlige sejre bliver fejret.
Er ØENS et sted du kunne forestille dig at arbejde, når du bliver færdiguddannet?
Bestemt! Jeg synes, ØENS er et rigtig godt sted at være, og man bliver udfordret på de rigtige måder. Så det er helt klart min plan at blive hos ØENS efter min uddannelse. ØENS er også blandt de 25 bedste arbejdspladser i Danmark, så der må være noget om snakken.
Hvorfor mener du, at det er en god idé at supplere sit studie med et relevant studiejob? Hvad får du – som studerende – ud af jobbet?
Når man studerer, har man ofte en forestilling om, hvordan tingene hænger sammen. Men den forestilling afspejler ikke altid virkeligheden. Derfor er jeg stor tilhænger af, at man som studerende kommer ud i arbejdslivet og prøver tingene af – så man på den måde lærer sig selv og sine kompetencer at kende. I mit studiejob får jeg lov til at omsætte teori til praksis, og på den måde giver teorien mere mening for mig.
Hvis du skulle give en medstuderende et godt råd i forbindelse med studierelateret arbejde, hvad ville dit råd så være?
Sig ja til udfordringer. Gør altid dit bedste, og tag én dag ad gangen. Er du i tvivl om noget, er det altid okay at spørge om hjælp.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Hos ØENS Ejendomsadministration ved vi, at overholdelse af GDPR (General Data Protection Regulation) kan være en udfordring, særligt for mindre ejerforeninger, andelsboligforeninger, gårdlaug og haveforeninger.
Boligforeninger håndterer dagligt personoplysninger om medlemmer, beboere og lejere, hvilket stiller krav om nøje overholdelse af GDPR-reglerne. I denne guide gennemgår vi de syv vigtigste trin til GDPR-compliance, skræddersyet til netop jeres forenings behov.
1. Skab overblik over persondata i foreningen
Det første og måske vigtigste skridt mod GDPR-overholdelse i en forening er, at skabe overblik over de personoplysninger, som foreningen behandler. Dette indebærer en kortlægning af, hvilke data der indsamles – om medlemmer, beboere, lejere og eventuelle leverandører -, hvordan de opbevares, hvem der har adgang til dem, og hvordan de anvendes. Oplysningerne kan omfatte alt fra kontaktoplysninger og bankinformationer til fortrolige oplysninger om helbred eller økonomi. Det er afgørende at identificere alle processer, hvor personoplysninger er involveret – fra medlemsregistrering til kommunikation og eventuel dataudveksling med tredjeparter.
Boligforeninger bør udarbejde en persondatafortegnelse over behandlingsaktiviteter, som er et krav under GDPR. Denne fortegnelse fungerer som et centralt dokument, der viser, hvordan og hvorfor persondata behandles, samt hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der er truffet.
2. Spørg jer selv “hvorfor?”
Når I har overblik over de data, I behandler, er næste skridt at reflektere over formålet med hver enkelt databehandlingsaktivitet. For GDPR-compliance skal der være et klart og legitimt formål med indsamling og behandling af personoplysninger. Dette kan omfatte administration af medlemskaber, opkrævning af boligafgifter/fællesudgifter, udsendelse af nyhedsbreve eller håndtering af klager.
Det er vigtigt at dokumentere formålene for databehandlingen og sikre, at medlemmerne er informeret om, hvad deres data bruges til. Hvis formålet ændrer sig over tid, skal der indhentes fornyet samtykke fra de berørte personer. Dette kan opnås ved at udarbejde en privatlivspolitik, som er tilgængelig for alle medlemmer.
3. Husk at slette unødvendige data
En af de væsentligste principper under GDPR er dataminimering – at sikre, at personoplysninger kun opbevares så længe, det er nødvendigt for det specifikke formål, de blev indsamlet til. Dette betyder, at jeres ejerforening, andelsboligforening eller haveforening skal have klare retningslinjer for sletning af data, når de ikke længere er nødvendige.
En god praksis er at gennemgå alle lagrede data regelmæssigt og slette dem, der ikke længere er nødvendige. Dette betyder regelmæssig gennemgang og oprydning af både digitale og fysiske data. Sletning skal ske på en sikker måde, der forhindrer uautoriseret adgang til oplysningerne. Implementér derfor en slettepolitik, som alle i foreningen er bekendte med – og forstår.
4. Oplys medlemmerne om, at I behandler deres personoplysninger
Transparens er en hjørnesten i GDPR. Det er jeres ansvar at sikre, at alle medlemmer, beboere og lejere er oplyste om, hvordan deres personoplysninger behandles. En detaljeret privatlivspolitik bør være tilgængelig, som letforståeligt-forklarer, hvilke data der indsamles, hvorfor de indsamles, og hvordan de opbevares.
Medlemmerne skal også informeres om deres ret til at få indsigt i deres egne data, få dem rettet eller slettet, og til at klage til Datatilsynet, hvis de mener, deres data bliver misbrugt. Ved at være proaktive i jeres kommunikation kan I opbygge tillid og undgå eventuelle misforståelser eller klager.
5. Sørg for at have gode procedurer
For at sikre kontinuerlig GDPR-compliance i jeres forening er det afgørende at have veldefinerede og dokumenterede procedurer på plads. Dette inkluderer bl.a. procedurer for håndtering af sikkerhedsbrud, behandling af anmodninger om indsigt fra medlemmer, og rutiner for regelmæssig vurdering af databehandlingsaktiviteter.
Det kan være en fordel at udpege en GDPR-ansvarlig i foreningen, som kan overvåge og sikre, at alle GDPR-relaterede opgaver udføres korrekt. Denne person skal være ansvarlig for at holde sig opdateret med eventuelle ændringer i lovgivningen og sikre, at foreningen altid er compliant.
6. Datasikkerhed i boligforeninger
Datasikkerhed er en af de mest kritiske aspekter ved GDPR. Foreningen skal træffe passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, eller ændring. Dette kan omfatte brug af kryptering, adgangskontrol, regelmæssige sikkerhedskopier, og sikring af, at kun nødvendige personer har adgang til personfølsomme oplysninger.
I bør også overveje fysiske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte papirdokumenter, der indeholder personoplysninger. Desuden er det vigtigt at have klare retningslinjer for brug af private enheder til at behandle eller opbevare foreningens data – f.eks. om medlemmer af bestyrelsen må gemme oplysninger på deres personlige computere.
7. I er også ansvarlige, når I deler (deling af data med tredjepart)
Endelig er det vigtigt at huske, at jeres forening også er ansvarlig for personoplysninger, når de deles med tredjeparter, såsom it-leverandører, revisorer eller advokater. I skal sikre, at der er indgået skriftlige databehandleraftaler, der klart definerer ansvarsfordelingen og kravene til beskyttelse af persondata. Derudover bør foreningen vurdere, om det er nødvendigt at dele data med tredjeparter, og sikre, at dette sker i overensstemmelse med GDPR’s principper om formålsbegrænsning og dataminimering.
Har I spørgsmål?
At sikre GDPR-compliance i en forening er en løbende proces, der kræver opmærksomhed og løbende vurdering af foreningens databehandlingsaktiviteter. Ved at følge disse syv trin kan jeres boligforening, ejerforening eller andelsboligforening sikre, at I overholder GDPR-reglerne, og samtidig opbygger tillid blandt jeres medlemmer. Husk, at GDPR ikke kun er en juridisk forpligtelse, men også en mulighed for at demonstrere ansvarlighed og gennemsigtighed i jeres forenings arbejde.
For yderligere information anbefaler vi at besøge Datatilsynets vejledningsunivers, der tilbyder konkrete eksempler og råd specielt tilpasset små foreninger (Datatilsynet) (DFS), og derved sikre at jeres forening er compliant og står stærkt i forhold til GDPR.
Er I endnu ikke administreret af ØENS? Modtag et uforpligtende tilbud fra os her Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Kolonihaveforbundet nedlægger deres bogførings- og administrationstjenester. ØENS Ejendomsadministration står klar til at hjælpe jeres haveforening
Kolonihaveforbundet har besluttet at nedlægge deres bogførings- og administrationstjenester pr. 31. december 2024. Dette kan potentielt skabe udfordringer for mange haveforeninger, som hidtil har været afhængige af forbundets tjenester for at sikre en korrekt og effektiv administration af deres økonomi og medlemsregistrering.
Hos ØENS Ejendomsadministration forstår vi vigtigheden af pålidelig og grundig administration for jeres haveforening. Derfor står vi klar til at træde til som jeres nye administrator og sikre, at jeres økonomi og administrative opgaver fortsat varetages professionelt, trygt og effektivt.
Hvad kan ØENS Ejendomsadministration tilbyde jer?
Vi har stor erfaring med at administrere økonomi og administration for haveforeninger, og vi kan tilbyde en bred vifte af ydelser, der sikrer en smidig overgang fra Kolonihaveforbundet, så I fortsat kan have en problemfri drift af jeres haveforening. Her er nogle af de services, vi kan tilbyde:
Bogføring
- Opkrævning af haveleje – Vi sørger for rettidig opkrævning af haveleje og andre betalinger fra kolonisterne, så jeres forening altid har de nødvendige midler til rådighed.
- Opkrævning af leje af fælleshus – Vi håndterer den årlige opkrævning af leje for foreningens fælleshus, såfremt I har sådan et.
- Inddrivelse af restancer – Vi tager hånd om inddrivelse af eventuelle restancer, så jeres økonomi forbliver sund og stabil.
- Betaling af fakturaer – Vi sørger for rettidig betaling af fakturaer og refusion af udlæg, efter godkendelse af et anvisningsberettiget bestyrelsesmedlem.
- Betalingsservice aftaler – Vi håndterer Betalingsservice-betalinger og Nets-indbetalinger, så det administrative arbejde lettes for jeres forening.
- Vandudgifter – Vi opkræver á conto vandudgifter og udarbejder den årlige årsopgørelse efter modtagne måleraflæsninger.
- Restgæld og kloakering – Vi beregner restgæld i relation til foreningens lån til kloakering og håndterer dokumentudarbejdelse ved indfrielse af lån.
- Bogføring og rapportering – Vi opsætter kontoplan og bogfører alle beløb. Derudover udarbejder vi kvartalsrapporter, der giver jer et klart overblik over jeres økonomiske status.
- Årsregnskab og budget – hvis foreningen ikke har ekstern revisor udarbejder vi det årlige regnskab og budget, der præsenteres på generalforsamlingen.
- Medlemsdata – Vi opdaterer og ændrer stamdata på medlemmerne, så I altid har korrekte oplysninger.
- Bestyrelseshonorarer – Vi sørger for årlig udbetaling af honorar til bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og interne revisorer.
Administration
Udover bogføringsopgaver tilbyder vi også omfattende administrationstjenester i forbindelse med køb og salg af kolonihavehuse såfremt opgaven ikke ønskes bevaret hos bestyrelsen.
Vi har mere end 20 års erfaring med administration af haveforeninger
Vi ved, at overgangen til en ny administrator kan virke uoverskuelig, men vi er her for at gøre processen så enkel som muligt. Vores erfarne administrator-team står klar til at tage en dialog med jer om jeres behov og sikre en gnidningsfri overgang, så jeres haveforening fortsat kan fokusere på det, der betyder mest – jeres fællesskab.
Kontakt os i dag for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe jeres haveforening med at sikre en tryg og effektiv administration fremadrettet.
Har I spørgsmål?
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Flere boligforeninger vælger i stigende grad at udsmykke deres gavle med smukke gavlmalerier – og vi er virkelig vilde med tendensen! Senest har AB Nørrebrogaard fået et fantastisk værk af lokalkunstneren Simon Sebastian og kurator Jens-Peter Brask, medfinansieret af Bang & Beenfeldt – Rådgivende Ingeniører i anledning af deres 50-års fødselsdag.
Gavlmaleriet er en del af et større byfornyelsesprojekt, der også omfatter nyt tag og nye vinduer. ØENS har bistået med forhandlinger og facilitering af generalforsamlingen, hvor gavlprojektet bl.a. blev godkendt.
I oktober overtog vi administrationen af AB Mønten, der har hele 16 flotte gavlmalerier.
Næste projekt? Et spændende gavlmaleri af Andreas Welin hos AB Søren Norbys på Amager.
Overvejer I også at få et gavlmaleri?
Det forstår vi godt! Gavlmalerier bliver stadig mere populære og er en fantastisk måde at berige det visuelle udtryk af et boligområde på. Disse kreative værker tjener flere formål og har en positiv indvirkning på både beboere og det omkringliggende lokalsamfund. Gavlmalerier er ikke kun en æstetisk tilføjelse, men også en fejring af lokalsamfundet, der skaber en samhørighedsfølelse blandt beboerne.
Gavlmalerier kan ligeledes fungere som en platform for lokale kunstnere, der får mulighed for at præsentere deres talent for et bredere lokalt publikum. Støtten til lokale kunstnere fremmer kulturel diversitet og kunstnerisk udfoldelse, hvilket kan inspirere andre til at engagere sig i kunst og kultur. I bedste tilfælde får det måske endda flere lokale boligforeninger til at følge trop.
Har I brug for hjælp?
Hos ØENS Rådgivningshus står vi klar til at hjælpe med at realisere jeres ønsker og vision for et gavlmaleri. Vi kan rådgive jer gennem hele processen, fra idé til færdigt gavlprojekt. Vi sikrer, at jeres gavlmaleri bliver en succes, der skaber varig værdi for såvel boligforening som lokalsamfund.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
ØENS Ejendomsadministration er stolte af at have mange dygtige og engagerede beboere i vores boligforeninger. Og noget af dét, vores beboere ofte spørger os om er ‘Hvordan stiller man et forslag til en generalforsamling’. Det er svært for os at give et generelt svar på spørgsmålet, da det i høj grad afhænger af, hvad der står i foreningens vedtægter. Vi vil dog alligevel forsøge at give et konkret eksempel på, hvordan I bedst muligt kan fremsætte et forslag til en generalforsamling herunder. God læselyst.
Regler for indkomne forslag til generalforsamling
Tid: Det er vigtigt at du er opmærksom på, hvornår forslaget senest skal være i hænde. Dette variere fra forening til forening, og derfor skal du undersøge, hvad der er gældende i din forening. Dette kan du læse dig frem til i foreningens vedtægter.
Konkret og argumenterende: Forslaget skal beskrive emnet, argumentere for forslaget og give en anbefaling om, hvordan det skal implementeres.
Et eksempel på et forslag til en generalforsamling kunne være at forbedre den fælles legeplads i foreningen. For at udvikle dette forslag ville man kunne indsamle ideer og feedback fra foreningens øvrige beboer om, hvad der kunne gøres for at forbedre legepladsen. Man kunne også undersøge andre boligforeninger for at se, hvordan de har forbedret deres legepladser. Her kan man få én idé om, hvad en lignende løsning har kostet. Det vil styrke argumentation ift. finansiering af forslaget.
Herefter kunne man skrive et forslag til generalforsamlingen, der beskriver, hvordan legepladsen kan forbedres og argumenterer for fordelene ved at gøre det. Man kunne også anbefale en bestemt løsning, der ville være den bedste til vores boligforening. For eksempel kunne man foreslå at udskifte det gamle legeudstyr med nye og mere sikre legeredskaber, tilføje en sandkasse og en bænk til forældrene, og installere en ny gummibelægning på legepladsen.
Konkret eksempel på stillelse af forslag til generalforsamling
Forslag til forbedring af legepladsen i Boligforeningen “Hjertely”:
Kære bestyrelse
Vi foreslår at forbedre legepladsen i vores boligforening ved at installere nye legeredskaber, opgradere sikkerhedsforanstaltningerne og tilføje mere siddeplads. Vores forslag til opgradering af legepladsen lyder på at udskifte de nuværende legeredskaber med en kombination af en rutschebane, en gynge og en klatrevæg. Disse redskaber vil give børnene mere variation i deres lege og det vil samtidig tage højde for forskellige aldersgrupper. Vi foreslår også at installere en ny gummibelægning, der vil øge sikkerheden og reducere risikoen for skader.
Derudover foreslår vi at tilføje mere siddeplads på legepladsen, så forældre kan sidde og holde øje med deres børn, mens de leger. Dette forslag kan imødekommes ved at installere en bænk som vil give forældre, og øvrige beboere, mulighed for at sidde ned og nyde gårdmiljøet.
Hvordan skal forslaget finansieres?
En måde, hvorpå opgraderingen af legepladsen kan finansieres, kan være ved at hæve det årlige kontingent i foreningen med en mindre procentdel. Vi mener, at dette vil give en betydelig værdi for vores boligforening, og at det vil blive værdsat af beboerne i alle aldre.
Vi ser frem til at diskutere dette forslag til forbedring af legepladsen og håber, at dette vil føre til en sikrere og sjovere legeplads for vores børn.
Med venlig hilsen
Louise og Anders, 1. tv.
Forslag til generalforsamlingen bør være konstruktive og godt argumenterede
Husk på, at forslag til generalforsamlingen skal være konstruktive og godt argumenterede. Det er vigtigt at huske på, at ikke alle forslag vil blive vedtaget. Den endelige beslutning træffes ved en afstemning på generalforsamlingen. Men at fremsætte et forslag og engagere sig i beslutningsprocessen er en vigtig del af at være en aktiv beboer i en boligforening.
Vi håber, at dette eksempel på et forslag til en generalforsamling vil være nyttigt for vores beboere og bestyrelser. Vi glæder os til at se jeres konstruktive forslag på vores kommende generalforsamlinger.
Er I endnu ikke administreret af ØENS? Modtag et uforpligtende tilbud fra os herHar du brug for hjælp?
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Det er altid en rigtig god idé at deltage til generalforsamlingen i din boligforening, uanset om den afholdes fysisk eller digitalt. Her har du en unik mulighed for at få reel indflydelse på forholdene i din forening. På den årlige generalforsamling kan du være med til at påvirke store beslutninger vedrørende foreningens økonomi, drift og fællesskab. Derfor er det vigtigt at følge regler for indkomne forslag til generalforsamling, da de beslutninger, der træffes, kan have betydelig indflydelse på din egen økonomi og din trivsel i boligforeningen.
Brænder du f.eks. inde med en god idé, som du ønsker realiseret, er det også her ved jeres årlige generalforsamling, at du kan få din idé bragt til torvs og afprøvet. Der kan være visse regler for indkomne forslag til generalforsamling, du bør kende til. Det kan være, at du drømmer om at indføre fælles vedligeholdelsesdage, at udskifte vinduerne i jeres ejendom, at etablere altaner eller at ændre foreningens vedtægter.
Men brænder du inde med en god idé, er det ikke nok blot at møde op til generalforsamlingen og præsentere dit forslag – der er en række ting, som du bør være opmærksom på, når du stiller sådan et forslag. I nedenstående præsenterer vi dig for et par grundregler og en række anbefalinger og gode råd, som du kan gøre brug af, hvis du gerne vil stille et forslag til jeres kommende generalforsamling.
Sæt dig ind i foreningens vedtægter
Første grundregel er altid at orientere sig i foreningens vedtægter. Her finder du en række brugbare oplysninger om, hvordan man i jeres boligforening stiller et forslag til generalforsamlingen. Her fremgår det blandt andet, hvem der har ret til at stille et forslag. En væsentlig detalje, som kan variere fra forening til forening. Første skridt i processen er altså at tjekke, om du overholder regler for indkomne forslag til generalforsamling.
Vær OBS på tidsfrister
Derudover skal du også undersøge, hvornår det senest er muligt for dig at stille et forslag. Der er nemlig ofte regler for, hvornår din bestyrelse senest skal have modtaget dit forslag. Denne information finder du også i jeres vedtægter. Ifølge standardvedtægterne for andelsboligforeninger skal en bestyrelse f.eks. have fremsendt forslag senest otte dage inden generalforsamlingen. Bestyrelsen skal herefter gøre de øvrige andelshavere bekendt med de indkomne forslag senest fire dage inden generalforsamlingen. Men dette varierer som sagt fra forening til forening – så få styr på de vigtige skæringsdatoer ved at læse foreningens vedtægter.
Formulering af forslag
Når det kommer til selve formuleringen af et forslag, findes der ikke konkrete regler for dette. Men der findes en række anbefalinger, som er en god idé at følge, hvis man ønsker at præsentere et sagligt og realistisk forslag – der har en chance for at blive vedtaget. Se vores eksempel på forslag til generalforsamling her. Her er fem gængse anbefalinger, du bør følge ved stillelse af generalforsamlingsforslag:
- Formulér dit forslag, så der nemt kan stemmes enten ”ja” eller ”nej” til det
- Begrund, hvorfor du mener, at dit forslag er relevant – det gør det nemmere for de øvrige medlemmer at forholde sig til dit forslag
- Beskriv, hvordan du mener, at forslaget kan finansieres – hvis dit forslag har en potentiel økonomisk konsekvens for de øvrige medlemmer
- Underbyg gerne forslaget med bilag eller henvis til, hvor man kan finde flere informationer
- Deltag selv i generalforsamlingen, så du kan uddybe og svare på eventuelle opfølgende spørgsmål
Udover disse fem anbefalinger, er det desuden nyttigt at lade forslaget indeholde følgende oplysninger:
- Forslagsstillers fulde navn, adresse og eventuelt andelsnummer
- Dato – det sikrer, at forslaget er stillet i rette tid
Det er dog ikke helt nok, at du har formuleret dit forslag korrekt og indleveret det til tiden. Det kræver også, at der møder nok stemmeberettigede medlemmer op til generalforsamlingen. Det er forskelligt fra forslag til forslag, hvor mange af de stemmeberettigede medlemmer, der skal være mødt op, før et forslag kan vedtages. Det afhænger af forslagets karakter. Du finder den præcise fordeling i jeres vedtægter for regler specifikt ved indkomne forslag til generalforsamling.
Nu er du klar til at stille et forslag til jeres kommende generalforsamling. God fornøjelse.
Husk, at vi gerne står til rådighed, hvis du ønsker flere oplysninger omkring dét at stille forslag. Kontakt din administrator eller ring til os på (+45) 3246 4646 til en snak om, hvordan du kommer bedst i mål med at stille et forslag til jeres generalforsamling.
Er I endnu ikke administreret af ØENS? Modtag et uforpligtende tilbud fra os herFå flere gode råd
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER