Forfatter: Rikke Raben
Foreningens vedtægt er der, hvor foreningen har nedskrevet de centrale regler, der gælder for foreningens medlemmer. Det være sig alt fra, hvordan man tager del i foreningens formue eller betaler boligafgift, til muligheden for fremleje og erhvervsmæssig brug af andelsboligen mv. Vedtægten er således et centralt dokument for foreningen, som har stor relevans i dagligdagen.
Alligevel oplever vi som administratorer, at det ofte alene er få bestyrelser, som er opmærksomme på vedtægterne, og ofte, at foreningernes vedtægter bliver forældede, hvis ikke en vedtægtsændring finder sted, når lovgivning ændres. Det er ikke unormalt, at vedtægterne fejrer sølvbryllup uden at blive ændret – og det kan desværre give et misvisende regelsæt, som forvirrer beboere og kan give uhensigtsmæssige situationer.
Det giver således rigtig god mening for foreningen, at man med et vist tilbagevendende tidsrum får kigget på vedtægterne og sikret, at disse overholder gældende lovgivning – men også at de rent faktisk er et brugbart og opdateret værktøj i forhold til de situationer, foreningen oplever i hverdagen. Er de ikke dét, bør man lave en vedtægtsændring. Som et konkret eksempel afsagde Højesteret dom sidste efterår, hvorefter muligheden for at gøre en andelshaver ansvarlig for egne håndværkeres skade på foreningens ejendom gennem en analog læsning af lejeloven blev afvist. Her er det altså vigtigt, at man som forening får opdateret vedtægten, så denne mulighed fortsat er til stede.
Hvad er en vedtægt? Og hvorfor er vedtægter vigtige?
Vedtægter er de grundlæggende regler og retningslinjer, der styrer en forenings drift og aktiviteter. De fungerer som en kontrakt mellem foreningen og dens medlemmer og fastlægger, hvordan foreningen skal ledes, hvilke rettigheder og pligter medlemmerne har, og hvordan beslutninger træffes. Vedtægterne kan omfatte alt fra medlemskabskriterier, mødeprocedurer, valg af bestyrelse, til økonomiske forpligtelser og anvendelse af foreningens midler. Det er essentielt, at vedtægterne er klare, præcise og opdaterede, så de afspejler både gældende lovgivning og foreningens aktuelle behov og ønsker.
En vedtægtsændring kan være tidskrævende, men nødvendig
At ændre på en vedtægt er typisk en tung proces, da forslaget skal vedtages på generalforsamlingen med et kvalificeret flertal og ofte skal behandles på to efterfølgende generalforsamlinger. Det er derfor vigtigt, at man som bestyrelse har tilrettelagt et godt forløb, hvor beboernes spørgsmål og ændringsforslag er blevet trygt behandlet, så alle føler, at de kan stemme på et oplyst grundlag – ellers er det vores oplevelse, at man stemmer imod for en sikkerheds skyld. Man ved jo altid, hvad man har.
Det kan derfor give rigtig god mening at afholde et forudgående beboermøde, hvor formålet alene er at besvare spørgsmål og få gode idéer – men ikke at stemme. Det gør dels, at beboerne kan få stillet deres spørgsmål i mere rolige omgivelser, hvor bestyrelsen ikke skal bekymre sig om, hvorvidt alt deres arbejde med vedtægtsændringen bliver spildt. Bestyrelsen kan også om fornødent undersøge svaret på spørgsmålene. Afslutningsvis oplever vi også, at man kan stå på en generalforsamling, hvor et medlem kommer med et rigtig godt forslag, som der er bred opbakning til – men som ikke kan komme med, da medlemmet ikke har fået stillet forslaget korrekt som ændringsforslag inden generalforsamlingen. Også her er beboermødet godt, da man så kan medtage det gode forslag i processen.
Højesteretsdom understreger behovet for vedtægtsændringer
Et konkret eksempel, hvor en vedtægtsændring kan være nødvendige, stammer fra en Højesteretsdom fra 2022. Sagen drejede sig om en andelshaver, der havde fået renoveret sit badeværelse og indgået aftale med en professionel hovedentreprenør om udførelsen af arbejdet. Under renoveringen blev der fastgjort et kabel til elektrisk gulvvarme i betongulvet. Ved denne fastgørelse beskadigede entreprenøren et vandrør, hvilket resulterede i, at vandet, da det blev tilsluttet efter entreprisens afslutning, strømmede ud og forårsagede omfattende vandskader i både andelshaverens bolig og på foreningens fællesarealer.
Andelsboligforeningen forsøgte herefter at holde andelshaveren ansvarlig for skaderne ved at anvende lejeloven analogt. Foreningen mente, at eftersom andelshaveren havde hyret entreprenøren, skulle andelshaveren hæfte for den skade, som var forårsaget af håndværkerens fejl. Højesteret afviste dog denne argumentation og fastslog, at andelshaveren ikke kunne gøres ansvarlig for skaden på foreningens ejendom uden en specifik bestemmelse i foreningens vedtægter.
Dommen tydeliggjorde, at mange foreninger ikke kan regne med at holde andelshavere ansvarlige for deres håndværkeres fejl, medmindre dette ansvar fremgår klart af vedtægterne. Derfor bør foreninger overveje at tilføje en bestemmelse i vedtægterne, der præciserer, at andelshavere er ansvarlige for skader forårsaget af deres håndværkere. Ved at fastlægge dette ansvar på forhånd kan foreningen undgå at stå med dyre og uforudsete reparationer, som kunne være undgået ved en tydelig ansvarsfordeling i vedtægterne.
En oplagt mulighed for at gøre foreningen tidssvarende
I en verden, hvor både lovgivning og praksis løbende ændrer sig, er det vigtigt, at vedtægterne følger med tiden. Vi ser fx ofte udfordringer i forhold til de teknologiske ændringer, som har indflydelse på foreningens daglige drift. Regler om digital kommunikation, elektroniske afstemninger og generelle procedurer for bestyrelsens arbejde bør løbende opdateres, så de afspejler foreningens faktiske behov.
Et andet aspekt, som vedtægter kan tage højde for, er ændringer i medlemmernes demografi og deres ønsker til foreningens fremtid. Mange foreninger oplever i dag øget interesse for bæredygtighed og grønne tiltag. Det er især tiltag og initiativer, der kan integreres i vedtægterne, fx i forhold til energirenoveringer, fællesarealer og affaldshåndtering.
Eksempel fra praksis: Ændring af fremlejevilkår
En af de vedtægtsændringer, som flere foreninger har taget op i de senere år, omhandler korttidsfremleje af andelsboliger gennem tjenester som f.eks. Airbnb. Mange ældre vedtægter indeholder restriktive regler om fremleje, der ikke tillader Airbnb og den fleksibilitet, denne tjeneste kan give – fx hvis et medlem ønsker at arbejde i udlandet i kortere perioder. I sådanne tilfælde kan en forældet vedtægt skabe unødvendige konflikter og forhindre en fleksibel løsning. Vores erfaring viser, at man ved at opsætte klare regler kan få indflydelse på fremlejeforløbet og undgå, at det sker uden bestyrelsens kendskab.
En administrators rolle i forløbet
Hos ØENS bistår vi vores foreninger i deres vedtægtsændringsforløb som en tillægsydelse til vores administrationsaftaler. Dette omfatter både et brainstorm-møde, hvor vi sammen med bestyrelsen gennemgår den gamle vedtægt samt vores forslag til en ny. På den måde får bestyrelsen de faglige input, de skal bruge, for at træffe de valg, som vedtægten skal lægge op til. Herefter bistår vi som administrator med formulering og formatering af vedtægten samt deltager i beboermøde og generalforsamling. På denne måde sikrer vi, at bestyrelsen bliver holdt i hånden gennem hele processen.
Vigtigheden af løbende vedtægtsgennemgang og vedtægtsændring
Selvom en vedtægtsændring kan virke som en langsommelig proces, er det en vital opgave, der kan sikre foreningens fremtidige stabilitet og udvikling. Ved regelmæssigt at revidere vedtægterne kan bestyrelsen ikke alene sikre overholdelse af gældende lovgivning, men også skabe et regelsæt, der passer til medlemmernes ønsker og behov. Foreningens vedtægter bør ikke være et fastlåst dokument, men snarere et levende værktøj, der løbende tilpasses de skiftende vilkår, foreningen arbejder under.
Hvornår skal vedtægterne ændres?
- Ny lovgivning: Er det vedtaget ny lovgivning? Hvis lovgivningen påvirker foreningens daglige drift, skal vedtægterne justeres for at overholde de nye regler.
- Forældede regler: Er vedtægterne over 10 år gamle? Det er en god idé at få vedtægterne gennemgået af en juridisk ekspert for at sikre, at de er tidssvarende.
- Øget fleksibilitet: Medlemmernes behov ændrer sig, fx i forhold til fremleje, erhvervsmæssig brug eller ændringer i medlemskabsvilkår.
- Demografiske ændringer: Hvis beboernes sammensætning ændrer sig, fx med flere børnefamilier, kan der være behov for tilpasning af vedtægter vedrørende fællesfaciliteter eller brug af ejendommen.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER
Hvordan foregår proceduren for salg og overdragelse af en andelsbolig hos ØENS?
Er du i gang med at sælge din andelsbolig eller overvejer du at sætte din andel til salg? Uanset hvor du er i processen, er der vigtige faser i en andelsoverdragelse og salg af andelsbolig – som du bør være særligt opmærksom på.
For at hjælpe dig gennem disse faser har vi udarbejdet en guide, der vil give dig indsigt i hele processen for en vellykket andelsoverdragelse. Det er vigtigt at være opmærksom på, at salget af en andelsbolig kan tage op til 3 måneder, før alle dokumenter er på plads, og andelen er solgt og overdraget.
Step-by-step salgsguide ved andelsoverdragelse / salg af andelsbolig
Inden man igangsætter et salg af sin andelsbolig, skal bestyrelsen og administrator orienteres herom.
- Step 1: Indhentning af oplysninger og rapporter om andelen og dens stand til brug for prisfastsættelsen.
Man skal som udgangspunkt minimum have en vurderingsrapport udarbejdet af foreningens faste vurderingsmand. Derudover har de fleste foreninger krav om, at der også udarbejdes el- og vvs-tjek, så eventuelle ulovlige forhold kan udbedres inden fraflytning. - Step 2: Når vurderingerne er modtaget, kan den maksimalt lovlige salgspris opgøres og en køber kan findes.
- Step 3: I visse foreninger er der ventelister, interne såvel som eksterne, der skal spørges først, mens man i andre foreninger tillader andelshaver selv at finde en køber. Høringsfristen til ventelisterne varierer fra forening til forening.
- Step 4: Når der er fundet en køber, vil du blive bedt om at fremsende diverse oplysninger om dig selv, om din køber samt de aftaler I har indgået. Det kan bl.a. vedrøre overtagelsesdag, overtagelse af løsøre, eventuel prisreduktion, m.v.
Herefter vil administrator udarbejde selve overdragelsesaftalen, hvilket kan tage mellem 5 og 10 hverdage. - Step 5: Når overdragelsesaftalen er udarbejdet, sendes aftalen med diverse bilag til digital underskrift. Du modtager et link på mail.
- Step 6: På overtagelsesdagen skal du mødes med køber og udlevere nøgler og alle relevante informationer om andelsboligen. Det omfatter bl.a. købskvitteringer vedr. forbedringer, brugsanvisninger til hårde hvidevarer, m.v.
- Step 7: I løbet af den første uge efter overtagelsesdagen modtager du den første afregning af salgssummen. Hvis der er lån i boligen, er administrator forpligtet til at afregne dette direkte til banken. Samtidig tilbageholdes der et beløb til sikkerhed for eventuelle skjulte fejl og mangler.
- Step 8: Senest 3 uger efter overtagelsesdagen vil det tilbageholdte beløb blive afregnet, såfremt der ikke er kommet indsigelser fra køberen.
Har du spørgsmål?
Salg af andel – En ny begyndelse
Når du sælger din andel, sælger du ikke bare mursten – du sælger et hjem fyldt med minder. Hos ØENS Ejendomsadministration er vi her for at sikre, at salget af din andel bliver håndteret med omtanke og professionalisme, så du kan fokusere på dine næste skridt i livet. Ved salg af andel, er det vigtigt at have en klar forståelse af de juridiske aspekter og foreningens vedtægter. Mange andelshavere føler måske at en overdragelse af en andelsbolig kan virke som en jungle af regler og papirarbejde. Det forstår vi godt. Heldigvis har jeres forening en fast ejendomsadministrator fra ØENS Ejendomsadministration tilknyttet. Jeres foreningsadministrator er velinformeret om alle juridiske aspekter og kender samtidigt jeres forenings vedtægter. Jeres foreningsadministrator vil sikre, at din overdragelse af andelsbolig foregår smidigt og i overensstemmelse med alle gældende regler.
Familieoverdragelse og overdragelse til samlever: Når hjemmet bliver i familien
Ved familieoverdragelse af andelsbolig, såsom overdragelse af andelsbolig til børn, overdragelse af andelsbolig til familie eller overdragelse af andelsbolig til samlever, kan indebære særlige overvejelser. Der er rigtig mange, der søger efter information om “salg af andel”, “salg andel” og “salg af andel proces” til familie/samlever – så du er bestemt ikke alene med dine tanker og spørgsmål omkring dette.
Vi har mere end 20 års erfaring med andelsoverdragelse – og vi kan garantere at jeres faste ØENS foreningsadministrator vil sikre, at både de juridiske og personlige aspekter håndteres korrekt. Andelsoverdragelsen vil altid forløbe i overensstemmelse med foreningens vedtægter og de gældende lovkrav. Det er vores mål at gøre processen med at overdrage din andel både nem og let at forstå.
Vi håber, at denne guide har skabt lidt tryghed. Du er altid velkommen til at kontakte din faste ejendomsadministrator, hvis du har yderligere spørgsmål.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Kalenderen skriver oktober, og som traditionen byder, har vi med indgangen til en ny måned fornøjelsen af at byde velkommen til nye foreninger og ejendomme hos ØENS Ejendomsadministration. Denne måned er ingen undtagelse! Et stort, stolt velkommen til:
- A/B Øbrocentret – Andelsboligforening med 201 andele, 19 erhvervsmål og 12 lejeboliger beliggende på Østerbro.
- A/B Erik Ejegod – Andelsboligforening med 132 andele, ét erhvervsmål og 13 lejeboliger beliggende på Vesterbro.
- A/B Kongohaven – Andelsboligforening med 33 andele, ét erhvervsmål og én lejebolig beliggende på Amager.
- A/B Højdevej 18-20 – Andelsboligforening med 18 andele, ét erhvervsmål og én lejebolig beliggende på Amager.
- A/B Bragesborg – Andelsboligforening med 24 andele beliggende på Nørrebro.
- E/F Gorm – Ejerforening med 24 ejere beliggende på Nørrebro.
Vi er enormt glade for at skulle administrere, drive og udvikle jeres foreninger og ejendomme. Vi ser frem til et langt og godt samarbejde som jeres pålidelige samarbejdspartner.
Professionel ejendomsadministration til jeres forening
Mangler din boligforening eller investeringsejendom professionel administration? Hos ØENS leverer vi totalløsninger inden for ejendomsadministration, drift og udvikling af andels- og ejerforeninger samt udlejningsejendomme. Vi beskæftiger kompetente og erfarne ejendomsadministratorer, som alle bestræber sig på at udføre personlig betjening af dig som kunde. Hos ØENS er et personligt og tæt forhold til vores foreninger og deres bestyrelser en kerneværdi. Derfor kan du trygt overlade ansvaret til os. Vi rådgiver i øjenhøjde og du får en fast ejendomsadministrator. Vi tager os af alt fra den daglige administration, vedligeholdelse af ejendomme, byggesager, beboerkommunikation, generalforsamlinger og meget mere. ØENS varetager i dag administrationen af mere end 250 boligforeninger og 250 udlejnings-/investeringsejendomme.
Få et uforpligtende tilbud
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Et dødsfald er en ulykkelig hændelse. Og midt i en svær tid, bliver man som pårørende nødt til at forholde sig til en række praktiske og juridiske forhold i forbindelse med bobehandlingen af et dødsbo. Det kan være en stor mundfuld selv at varetage denne, og derfor er det ofte en god idé enten at uddelegere hele opgaven til en advokat eller at tage en advokat med på råd. ØENS Advokatfirma hjælper dig og din familie trygt igennem de mange praktiske og juridiske udfordringer, som et dødsfald fører med sig. Vi sørger blandt andet for følgende i behandlingen af et dødsbo:
- At skabe overblik for jer ved løbende mail- og telefonkorrespondance med jer
- At udarbejde åbningsbalance til skifteretten
- At skabe overblik over værdier og gæld i boet
- At kontakte og udarbejde nødvendige dokumenter til Skifteretten og SKAT
- At opgøre bankkonti og opsige abonnementer
- At afregne boets løbende mellemværender og gennemgå indkomne krav inden proklamafristen
- At bistå jer i forbindelse med eventuelt salg af bolig og andre aktiver
- At fordele arven korrekt efter eventuelt testamente
- At udbetale arven m.v.
Ovenstående er blot nogle af de ting, som vi kan hjælpe med.
Alle familier er forskellige, og vi ønsker at forstå jeres situation, så vi kan hjælpe jer videre på bedst mulig måde. Kontakt os for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan skåne jer for praktiske og juridiske byrder i en svær tid.
Kontakt en af ØENS specialister
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Efteråret er officielt trådt ind, men det kan virkelig ikke mærkes! Solen bager over os, og humøret er – som altid – i top! Vi er glade for at kunne dele nyheden om, at vi byder en ny forening velkommen hos ØENS Ejendomsadministration pr. 1. september. Med stolthed og stor fornøjelse præsenterer vi:
- A/B Keplersgade 4-6. Foreningen består af 24 andelsboliger og er placeret på en rolig gade på Amager, ikke langt fra Amager Strand.
Det er med stor glæde, at vi påtager os ansvaret for at administrere, drive og udvikle jeres forening. Vi er stolte over at være blevet valgt som jeres pålidelige samarbejdspartner og ser frem til et langvarigt og givende samarbejde.
Mangler din boligforening eller investeringsejendom professionel administration? Hos ØENS leverer vi totalløsninger inden for ejendomsadministration, drift og udvikling af andels- og ejerforeninger samt udlejningsejendomme. Vi beskæftiger kompetente og erfarne ejendomsadministratorer, som alle bestræber sig på at udføre personlig betjening af dig som kunde. Hos ØENS er et personligt og tæt forhold til vores foreninger og deres bestyrelser en kerneværdi, og derfor kan du trygt overlade ansvaret til os. Vi rådgiver i øjenhøjde og du får en fast ejendomsadministrator. Vi tager os af alt fra den daglige administration, vedligeholdelse af ejendomme, byggesager, beboerkommunikation, generalforsamlinger og meget mere. ØENS varetager i dag administrationen af mere end 250 boligforeninger og 250 udlejnings-/investeringsejendomme.
Få et uforpligtende tilbud
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Cedrick Lambert Walby er en af ØENS studentermedarbejdere, og til dagligt er hans opgave at hjælpe ejendomsadministratorerne med deres mange opgaver. Cedrick er i gang med at uddanne sig som Finansøkonom ved Cphbusiness. Vi stillede for nylig Cedrick en række spørgsmål om, hvordan han synes det er at arbejde hos ØENS, og hvorfor han mener, det er en god idé at supplere sit studie med et relevant studiejob. Find Cedricks svar i interviewet nedenfor. God læselyst.
Hvorfor har du valgt at læse en finansøkonom? Hvad er det ved faget, du synes er spændende? Og hvor langt på dit studie er du?
Jeg valgte at studere til Finansøkonom, fordi jeg var nysgerrig på den finansielle sektor og ønskede et mere rådgivende job frem for et traditionelt sælgerjob. Derudover synes jeg, at det er fedt, at man skal i praktik på 4. semester, fordi man virkelig kan bruge det, man har lært på studiet, i praksis. På nuværende tidspunkt er jeg i gang med 4. semester og godt i gang med min praktikperiode.
Hvor længe har du arbejdet som studentermedarbejder i ØENS?
Jeg havde min første arbejdsdag som studentermedarbejder i ØENS Ejendomsadministration i februar 2024, så jeg har lige rundet et halvt år.
Hvilke arbejdsopgaver får du lov til at varetage i ØENS? Synes du, at du får nok ansvar? I så fald, hvad betyder denne tillid så for dig?
Mine arbejdsopgaver spænder bredt, men handler alle om at hjælpe ØENS ejendomsadministratorer med daglige opgaver. Jeg arbejder blandt andet med adkomsterklæringer, efterskifte/debitorskifte, vand- og varmeregnskaber, opkrævninger, administratorbesvarelser, indtastning af data i vores systemer samt mange andre praktiske ad hoc-opgaver. Jeg er også referent ved generalforsamlinger i vores boligforeninger.
Jeg synes, jeg får rigtig meget ansvar. Her på kontoret arbejder vi ud fra devisen “frihed under ansvar” – og det sætter jeg pris på. Jeg får lov til selv at strukturere mine arbejdsdage. Det eneste krav er, at jeg skal arbejde femten timer om ugen, fordelt på to arbejdsdage, og selvfølgelig nå at løse de opgaver, jeg bliver stillet. Den fleksibilitet, vi som studentermedarbejdere har her, gør det meget nemmere at få studie- og arbejdsliv til at hænge sammen. Det betyder meget for min motivation og lyst til at lære og udvikle mig.
Hvordan oplever du ØENS som arbejdsplads somstudentermedarbejder? Hvordan er stemningen her på kontoret?
ØENS er et dejligt sted at være. ØENS føles som en flad organisation, selvom der naturligvis er en moderne organisationsstruktur. Til frokost er det meget blandet, hvem man spiser med, afhængigt af hvornår man går til frokost, hvilket gør, at man lærer folk at kende på tværs af afdelingerne. Alle mine kolleger er imødekommende og hjælpsomme, når jeg har spørgsmål. ØENS er en meget social arbejdsplads, fællesskabet vægtes højt, og det er tilmed en arbejdsplads, hvor man bliver set, og ens personlige sejre bliver fejret.
Er ØENS et sted du kunne forestille dig at arbejde, når du bliver færdiguddannet?
Bestemt! Jeg synes, ØENS er et rigtig godt sted at være, og man bliver udfordret på de rigtige måder. Så det er helt klart min plan at blive hos ØENS efter min uddannelse. ØENS er også blandt de 25 bedste arbejdspladser i Danmark, så der må være noget om snakken.
Hvorfor mener du, at det er en god idé at supplere sit studie med et relevant studiejob? Hvad får du – som studerende – ud af jobbet?
Når man studerer, har man ofte en forestilling om, hvordan tingene hænger sammen. Men den forestilling afspejler ikke altid virkeligheden. Derfor er jeg stor tilhænger af, at man som studerende kommer ud i arbejdslivet og prøver tingene af – så man på den måde lærer sig selv og sine kompetencer at kende. I mit studiejob får jeg lov til at omsætte teori til praksis, og på den måde giver teorien mere mening for mig.
Hvis du skulle give en medstuderende et godt råd i forbindelse med studierelateret arbejde, hvad ville dit råd så være?
Sig ja til udfordringer. Gør altid dit bedste, og tag én dag ad gangen. Er du i tvivl om noget, er det altid okay at spørge om hjælp.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Hos ØENS Ejendomsadministration ved vi, at overholdelse af GDPR (General Data Protection Regulation) kan være en udfordring, særligt for mindre ejerforeninger, andelsboligforeninger, gårdlaug og haveforeninger.
Boligforeninger håndterer dagligt personoplysninger om medlemmer, beboere og lejere, hvilket stiller krav om nøje overholdelse af GDPR-reglerne. I denne guide gennemgår vi de syv vigtigste trin til GDPR-compliance, skræddersyet til netop jeres forenings behov.
1. Skab overblik over persondata i foreningen
Det første og måske vigtigste skridt mod GDPR-overholdelse i en forening er, at skabe overblik over de personoplysninger, som foreningen behandler. Dette indebærer en kortlægning af, hvilke data der indsamles – om medlemmer, beboere, lejere og eventuelle leverandører -, hvordan de opbevares, hvem der har adgang til dem, og hvordan de anvendes. Oplysningerne kan omfatte alt fra kontaktoplysninger og bankinformationer til fortrolige oplysninger om helbred eller økonomi. Det er afgørende at identificere alle processer, hvor personoplysninger er involveret – fra medlemsregistrering til kommunikation og eventuel dataudveksling med tredjeparter.
Boligforeninger bør udarbejde en persondatafortegnelse over behandlingsaktiviteter, som er et krav under GDPR. Denne fortegnelse fungerer som et centralt dokument, der viser, hvordan og hvorfor persondata behandles, samt hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der er truffet.
2. Spørg jer selv “hvorfor?”
Når I har overblik over de data, I behandler, er næste skridt at reflektere over formålet med hver enkelt databehandlingsaktivitet. For GDPR-compliance skal der være et klart og legitimt formål med indsamling og behandling af personoplysninger. Dette kan omfatte administration af medlemskaber, opkrævning af boligafgifter/fællesudgifter, udsendelse af nyhedsbreve eller håndtering af klager.
Det er vigtigt at dokumentere formålene for databehandlingen og sikre, at medlemmerne er informeret om, hvad deres data bruges til. Hvis formålet ændrer sig over tid, skal der indhentes fornyet samtykke fra de berørte personer. Dette kan opnås ved at udarbejde en privatlivspolitik, som er tilgængelig for alle medlemmer.
3. Husk at slette unødvendige data
En af de væsentligste principper under GDPR er dataminimering – at sikre, at personoplysninger kun opbevares så længe, det er nødvendigt for det specifikke formål, de blev indsamlet til. Dette betyder, at jeres ejerforening, andelsboligforening eller haveforening skal have klare retningslinjer for sletning af data, når de ikke længere er nødvendige.
En god praksis er at gennemgå alle lagrede data regelmæssigt og slette dem, der ikke længere er nødvendige. Dette betyder regelmæssig gennemgang og oprydning af både digitale og fysiske data. Sletning skal ske på en sikker måde, der forhindrer uautoriseret adgang til oplysningerne. Implementér derfor en slettepolitik, som alle i foreningen er bekendte med – og forstår.
4. Oplys medlemmerne om, at I behandler deres personoplysninger
Transparens er en hjørnesten i GDPR. Det er jeres ansvar at sikre, at alle medlemmer, beboere og lejere er oplyste om, hvordan deres personoplysninger behandles. En detaljeret privatlivspolitik bør være tilgængelig, som letforståeligt-forklarer, hvilke data der indsamles, hvorfor de indsamles, og hvordan de opbevares.
Medlemmerne skal også informeres om deres ret til at få indsigt i deres egne data, få dem rettet eller slettet, og til at klage til Datatilsynet, hvis de mener, deres data bliver misbrugt. Ved at være proaktive i jeres kommunikation kan I opbygge tillid og undgå eventuelle misforståelser eller klager.
5. Sørg for at have gode procedurer
For at sikre kontinuerlig GDPR-compliance i jeres forening er det afgørende at have veldefinerede og dokumenterede procedurer på plads. Dette inkluderer bl.a. procedurer for håndtering af sikkerhedsbrud, behandling af anmodninger om indsigt fra medlemmer, og rutiner for regelmæssig vurdering af databehandlingsaktiviteter.
Det kan være en fordel at udpege en GDPR-ansvarlig i foreningen, som kan overvåge og sikre, at alle GDPR-relaterede opgaver udføres korrekt. Denne person skal være ansvarlig for at holde sig opdateret med eventuelle ændringer i lovgivningen og sikre, at foreningen altid er compliant.
6. Datasikkerhed i boligforeninger
Datasikkerhed er en af de mest kritiske aspekter ved GDPR. Foreningen skal træffe passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, eller ændring. Dette kan omfatte brug af kryptering, adgangskontrol, regelmæssige sikkerhedskopier, og sikring af, at kun nødvendige personer har adgang til personfølsomme oplysninger.
I bør også overveje fysiske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte papirdokumenter, der indeholder personoplysninger. Desuden er det vigtigt at have klare retningslinjer for brug af private enheder til at behandle eller opbevare foreningens data – f.eks. om medlemmer af bestyrelsen må gemme oplysninger på deres personlige computere.
7. I er også ansvarlige, når I deler (deling af data med tredjepart)
Endelig er det vigtigt at huske, at jeres forening også er ansvarlig for personoplysninger, når de deles med tredjeparter, såsom it-leverandører, revisorer eller advokater. I skal sikre, at der er indgået skriftlige databehandleraftaler, der klart definerer ansvarsfordelingen og kravene til beskyttelse af persondata. Derudover bør foreningen vurdere, om det er nødvendigt at dele data med tredjeparter, og sikre, at dette sker i overensstemmelse med GDPR’s principper om formålsbegrænsning og dataminimering.
Har I spørgsmål?
At sikre GDPR-compliance i en forening er en løbende proces, der kræver opmærksomhed og løbende vurdering af foreningens databehandlingsaktiviteter. Ved at følge disse syv trin kan jeres boligforening, ejerforening eller andelsboligforening sikre, at I overholder GDPR-reglerne, og samtidig opbygger tillid blandt jeres medlemmer. Husk, at GDPR ikke kun er en juridisk forpligtelse, men også en mulighed for at demonstrere ansvarlighed og gennemsigtighed i jeres forenings arbejde.
For yderligere information anbefaler vi at besøge Datatilsynets vejledningsunivers, der tilbyder konkrete eksempler og råd specielt tilpasset små foreninger (Datatilsynet) (DFS), og derved sikre at jeres forening er compliant og står stærkt i forhold til GDPR.
Er I endnu ikke administreret af ØENS? Modtag et uforpligtende tilbud fra os her Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Kolonihaveforbundet nedlægger deres bogførings- og administrationstjenester. ØENS Ejendomsadministration står klar til at hjælpe jeres haveforening
Kolonihaveforbundet har besluttet at nedlægge deres bogførings- og administrationstjenester pr. 31. december 2024. Dette kan potentielt skabe udfordringer for mange haveforeninger, som hidtil har været afhængige af forbundets tjenester for at sikre en korrekt og effektiv administration af deres økonomi og medlemsregistrering.
Hos ØENS Ejendomsadministration forstår vi vigtigheden af pålidelig og grundig administration for jeres haveforening. Derfor står vi klar til at træde til som jeres nye administrator og sikre, at jeres økonomi og administrative opgaver fortsat varetages professionelt, trygt og effektivt.
Hvad kan ØENS Ejendomsadministration tilbyde jer?
Vi har stor erfaring med at administrere økonomi og administration for haveforeninger, og vi kan tilbyde en bred vifte af ydelser, der sikrer en smidig overgang fra Kolonihaveforbundet, så I fortsat kan have en problemfri drift af jeres haveforening. Her er nogle af de services, vi kan tilbyde:
Bogføring
- Opkrævning af haveleje – Vi sørger for rettidig opkrævning af haveleje og andre betalinger fra kolonisterne, så jeres forening altid har de nødvendige midler til rådighed.
- Opkrævning af leje af fælleshus – Vi håndterer den årlige opkrævning af leje for foreningens fælleshus, såfremt I har sådan et.
- Inddrivelse af restancer – Vi tager hånd om inddrivelse af eventuelle restancer, så jeres økonomi forbliver sund og stabil.
- Betaling af fakturaer – Vi sørger for rettidig betaling af fakturaer og refusion af udlæg, efter godkendelse af et anvisningsberettiget bestyrelsesmedlem.
- Betalingsservice aftaler – Vi håndterer Betalingsservice-betalinger og Nets-indbetalinger, så det administrative arbejde lettes for jeres forening.
- Vandudgifter – Vi opkræver á conto vandudgifter og udarbejder den årlige årsopgørelse efter modtagne måleraflæsninger.
- Restgæld og kloakering – Vi beregner restgæld i relation til foreningens lån til kloakering og håndterer dokumentudarbejdelse ved indfrielse af lån.
- Bogføring og rapportering – Vi opsætter kontoplan og bogfører alle beløb. Derudover udarbejder vi kvartalsrapporter, der giver jer et klart overblik over jeres økonomiske status.
- Årsregnskab og budget – hvis foreningen ikke har ekstern revisor udarbejder vi det årlige regnskab og budget, der præsenteres på generalforsamlingen.
- Medlemsdata – Vi opdaterer og ændrer stamdata på medlemmerne, så I altid har korrekte oplysninger.
- Bestyrelseshonorarer – Vi sørger for årlig udbetaling af honorar til bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og interne revisorer.
Administration
Udover bogføringsopgaver tilbyder vi også omfattende administrationstjenester i forbindelse med køb og salg af kolonihavehuse såfremt opgaven ikke ønskes bevaret hos bestyrelsen.
Vi har mere end 20 års erfaring med administration af haveforeninger
Vi ved, at overgangen til en ny administrator kan virke uoverskuelig, men vi er her for at gøre processen så enkel som muligt. Vores erfarne administrator-team står klar til at tage en dialog med jer om jeres behov og sikre en gnidningsfri overgang, så jeres haveforening fortsat kan fokusere på det, der betyder mest – jeres fællesskab.
Kontakt os i dag for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe jeres haveforening med at sikre en tryg og effektiv administration fremadrettet.
Har I spørgsmål?
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Det er onsdag, og som altid betyder det en gennemgang af sejrslisten! Men denne onsdag er lidt speciel – der er nemlig en sejr, der virkelig skiller sig ud. Vores fantastiske personaleansvarlige, Ida Gudmundsson, har – selvom hun har afholdt en velfortjent sommerferie – ikke ligget på den lade side. Sammen med de ansvarlige fra ØENS virksomheder har hun ansat hele 14 nye, skønne kolleger, som vi har budt hjerteligt velkommen her i august.
Og som om dét ikke er nok, kunne vi til morgenmødet i dag fejre, at vi nu er over 100 medarbejdere hos ØENS Rådgivningshus! 🎉 Det er vi helt enormt stolte af.
Og hvem er de nyeste skud på ØENS-stammen så?:
ØENS Advokatfirma byder velkommen til:
- Louise Guldborg Pedersen – Advokatfuldmægtig
- Jeppe Brandt Andersen – Stud.jur. (velkommen tilbage!!!)
- Laura Anker Hansen – Stud.jur.
- Sofie Wallentin Klüver Nielsen – Stud.jur.
- Nicholas Scharling Sørensen – Stud.jur.
- Malene Ørskov Petersen – Stud.jur.
ØENS Ejendomsadministration – investeringsejendomme byder velkommen til:
- Niklas Poulsen Rehøj – Ejendomsadministrator
- Mathilde Kønig – Ejendomsadministrator
- Nicklas Arendal Andersen – Ejendomsadministrator trainee
- Frederik Buchwald Busk – Ejendomsadministrator studerende
ØENS Ejendomsadministration – forening byder velkommen til:
- Frederikke Louise Pagh Jensen – Ejendomsadministrator studerende
ØENS Regnskabsafdeling byder velkommen til:
- Aessa Al Khafaji – Controller studerende
ØENS Virksomhedsadministration byder velkommen til:
- Eva Riis Mittag – Back Office Trainee
ØENS Administration byder velkommen til:
- Esther Jørgensen – Piccoline Assistent
Velkommen ombord til jer alle. Vi ser frem til at lære jer bedre at kende!
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Mange tror, at når man er gift, så bliver man automatisk hinandens fremtidsfuldmægtige. Men det er desværre ikke tilfældet. Den eneste måde, hvorpå du kan få kontrol over, at din ægtefælle bliver din fremtidsfuldmægtige er, hvis du laver en fremtidsfuldmagt.
Fremtidsfuldmagter er derudover altid en fordel ift. at gøre processen med at passe på sine nærmeste – også udover en eventuel ægtefælle – nemmere og mere gnidningsfri.
Hvad er en fremtidsfuldmagt?
En fremtidsfuldmagt er et vigtigt redskab, som kan beskytte fuldmagtsgiver og dennes interesser i tilfælde af, at fuldmagtsgiver en dag skulle blive svækket, syg eller miste evnen til selv at tage vare på sine økonomiske eller personlige forhold. Det kan eksempelvis være i tilfælde af alvorlig sygdom eller ulykke. En fremtidsfuldmagt er et alternativ til værgemål, da det giver fuldmagtsgiveren mulighed for selv at bestemme, hvem der skal være fuldmægtig og repræsentere fuldmagtsgiver og handle på dennes vegne, hvis der en dag i fremtiden skulle være brug for det.
Hvorfor bør man have en fremtidsfuldmagt?
Der kan være flere årsager til, at man vælger at oprette en fremtidsfuldmagt.
Først og fremmest, så bestemmer man selv, hvad fuldmagten skal indeholde. Det vil typisk være bestemmelser omkring økonomiske og personlige forhold. Økonomiske forhold kunne som eksempel være adgang til at lave betalingsaftaler med banker eller ansøge om offentlige ydelser, mens bestemmelser om personlige forhold kunne være særlige ønsker til offentlig hjælp, herunder pleje og omsorg. Uden en fremtidsfuldmagt kan det være enormt omstændeligt at få adgang til at hjælpe sine nærmeste.
Processen
Selve ordlyden i en fremtidsfuldmagt skal være ret præcis for at undgå uhensigtsmæssige situationer. Derfor er det altid en fordel at få denne udarbejdet af en advokat. Processen for oprettelse af en fremtidsfuldmagt er derimod relativ enkel. Fuldmagten underskrives og registreres i Personbogen, hvilket giver en sikkerhed for, at der ikke opstår tvivl om fuldmagtsforholdet. På den måde sikres det, at fuldmagten fungerer efter hensigten. Når fremtidsfuldmagten er underskrevet af fuldmagtsgiveren, skal fuldmagtsgiveren møde personligt op hos en notar og bekræfte den.
Hvem kan indsættes som fremtidsfuldmægtig?
Fuldmagtsgiver kan selv vælge, hvem man vil have som fremtidsfuldmægtig. Det er ikke et krav, at man har en bestemt relation til sin fremtidsfuldmægtig. Personen skal dog være over 18 år, ikke være under værgemål og ikke selv have en fremtidsfuldmagt, der er sat i kraft. Det er også muligt at have subsidiære fremtidsfuldmægtige, som kan overtage fuldmagtsforholdet, såfremt den primære fremtidsfuldmægtig ikke er i stand til at fortsætte. Man kan også vælge at have flere fremtidsfuldmægtige, som sammen eller hver for sig kan handle på ens vegne.
Som fremtidsfuldmægtig skal man handle, som fuldmagtsgiveren selv ville have gjort. Vedkommende har pligt til at bruge fremtidsfuldmagten på en måde, som skal være i overensstemmelse med fuldmagtsgiverens interesse.
Hvornår træder en fremtidsfuldmagt i kraft?
Så længe fuldmagtsgiver selv er i stand til at varetage sine økonomiske og personlige forhold, vil fremtidsfuldmagten være uvirksom. Den vil først træde i kraft, når der er indhentet en lægelig vurdering af fuldmagtsgivers tilstand. Det er herefter Familieretshuset, som sætter fremtidsfuldmagten i kraft. Det er som udgangspunkt fremtidsfuldmægtigen, der skal anmode Familieretshuset om dette.
Hvornår ophører en fremtidsfuldmagt?
Fremtidsfuldmagten ophører automatisk, når fuldmagtsgiver afgår ved døden, eller når fuldmagtsgiver kommer under værgemål, medmindre værgemålet vedrører et andet forhold end fremtidsfuldmagten. Desuden kan der være enkelte forhold hos fuldmægtigen, der kan medføre, at fremtidsfuldmagten ophører, herunder blandt andet hvis fuldmægtigen selv kommer under værgemål eller selv har oprettet en fremtidsfuldmagt, der bliver sat i kraft.
Fordelene ved en fremtidsfuldmagt
Kontrol: Du bestemmer, hvem der skal træffe beslutninger for dig, og hvordan de skal gøre det.
Tryghed: Du kan være sikker på, at dine interesser bliver varetaget, selv hvis du ikke selv kan.
Forebyggelse af konflikter: En klar fremtidsfuldmagt kan forhindre uenigheder blandt pårørende.
Fleksibilitet: Du kan tilpasse fuldmagten til dine specifikke behov og ønsker.
Fremtidsfuldmagt pris og pakker (2024)
Hos ØENS Rådgivningshus har vi gjort det nemt for dig at oprette en fremtidsfuldmagt med to forskellige pakker:
Udvidet Pakke: Denne pakke inkluderer et personligt eller telefonisk møde med en erfaren advokat, der guider dig gennem processen og sikrer, at alle dine behov bliver dækket.
- Pris for 1: 4.000 kr.
- Pris for 2: 6.000 kr.
Simpel Pakke: Denne pakke tilbyder et telefonisk møde med en kompetent jurastuderende, der sikrer, at du får kyndig vejledning og støtte i oprettelsen af din fremtidsfuldmagt.
- Pris for 1: 1.500 kr.
- Pris for 2: 2.000 kr.
Kontakt ØENS Advokatfirma for hjælp
Der er en række krav til, hvordan en fremtidsfuldmagt formelt skal udfærdiges, underskrives og registreres for at den er gyldig. ØENS Advokatfirma kan bistå dig/jer hermed, så I er sikre på, at den ikke afvises.
Kontakt fremtidsfuldmagt advokat Mette Bozard på +45 44 45 11 21 / mbl@oadv.dk og få en snak om, hvordan vi bedst muligt kan hjælpe jer.
Tal med en specialist på området
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER