Martin Meyer Olesen er Ejendomsadministrator i ØENS Ejendomsadministrations afdeling for investeringsejendomme. Martin har en professionsbachelor inden for finans og har arbejdet med administration af erhvervs- og boliglejemål siden 2018. Vi stillede for nylig Martin en række spørgsmål om, hvordan han synes det er at arbejde hos ØENS. Læs hvad Martin svarede i interviewet nedenfor. God fornøjelse.

Hvordan startede din karriere som Ejendomsadministrator hos ØENS?

Min karriere som ejendomsadministrator hos ØENS startede ret tilfældigt. Jeg ønskede at flytte til København fra Odense, og talte i den forbindelse med en familieven, der arbejder med ejendomme i København. Han fortalte mig at de på hans arbejdsplads (ØENS) søgte en erfaren ejendomsadministrator. Vedkommende fortalte mange gode ting om arbejdspladsen og jobbet lød utroligt spændende – så jeg søgte jobbet og fik det!  

Hvor længe har du været ansat hos ØENS?

Jeg har været ansat siden 1. december 2020.

Hvilke arbejdsopgaver varetager du hos ØENS?

Jeg varetager alt inden for administration af udlejningsejendomme, herunder både bolig og erhverv. Det omfatter alt fra kontakt til investeringskunder og lejerne, opkrævning af husleje, forbrugsregnskaber, varslinger af skatter & afgifter og OMK-budgetter, behandling af huslejenævnssager, optimering af ejendomsdriften i samarbejde med kunderne. Derudover varetager jeg en ‘Superbruger’-rolle, og bruger derfor meget tid på opsætning af vores administrationssystem, håndtering af daglige problemstillinger med systemet og andre ad-hoc opgaver inden for dette.

Synes du, at du får nok ansvar? Hvis ja, hvad betyder denne tillid så for dig?

Jeg har en fornemmelse af, at jeg/man kan få det ansvar som man har lyst til hos ØENS. Jeg har stor indflydelse på, hvilken type kunder jeg har, samt hvad min rolle er internt i firmaet. Jeg synes det er fedt, at jeg har muligheden for at gå til min daglige leder, Administrationschef Kristian Olsen, og snakke om min rolle her hos ØENS. Vi drøfter ofte, hvad jeg gerne vil lave om eks. 1, 2 eller 5 år – både rent fagligt, men også personligt. Selv hvis jeg ikke selv aktivt opsøger andre eller nye udfordringer, så er min leder opmærksom på de styrker og svagheder, jeg har, og giver mig mulighed for at bruge disse styrker på en måde, der gavner både teamet og jeg.

Hvordan oplever du arbejdsmængden?

I investeringsafdelingen følger vi et årshjul, og mængden og typerne af opgaver er ofte sæsonbetonede. Det betyder at der er tidspunkter, hvor arbejdsopgaverne er mange, og flere bolde skal holdes i luften. Derimod er der også perioder, hvor vi kan afsætte mere tid til til at lave kontrol af vores arbejdsprocesser, yde ekstra servicering af vores kunder, og løse de opgaver, der ikke altid prioriteres i højsæsonsperioder. Dog er arbejdet meget fleksibelt, da de fleste opgaver ikke behøver at være løst mellem kl. 08:00-16:00. De kan lige såvel løses om aftenen, weekenden eller andre tidspunkter, hvis det passer bedre med ens kalender.

Hvilke udviklings-/karrieremuligheder er der for dig hos ØENS?

Allerede til 1. jobsamtale snakkede vi om, hvilke muligheder jeg ville kunne tilbydes i forhold til videreuddannelse. Det fandt jeg enormt ambitiøst og rart. Jeg er i øjeblikket i gang med EA-uddannelsen, som jeg læser ved siden af arbejdet. Derudover er der mange gode muligheder for at blive ajourført med det nyeste inden for branchen. Vi holder mange interne kurser, hvor vi genopfrisker – og fylder på – den viden vi allerede har, så vi altid er opdaterede omkring den gældende lovgivning og arbejdsprocesser. ØENS er generelt meget støttende omkring medarbejdernes ønske til at videreuddanne- og dygtiggøre sig. Det ser jeg som en god kvalitet.

Føler du at der er plads til, at du kan udvikle dig fagligt såvel personlig hos ØENS?

Ja – jeg får mulighed for at påtage mig ekstra ansvar løbende, undervise nye ansatte, holde interne kurser/undervisningsseancer, præsentere arbejdsområder og ny viden for kollegaer på teammøderne. Så hvis jeg eksempelvis har arbejdet intenst med en sag i længere tid, så kan jeg dele mine erfaringer og viden omkring emnet med mine kollegaer.

Derudover deltager jeg ofte på møder med administrationschef, Kristian Olsen og personaleansvarlig, Ida Gudmundsson, hvor vi sammen tilpasser kommende arbejdsopgaver og ansvarsområder.

Hvordan oplever du ØENS som arbejdsplads? Hvordan er stemningen her på kontoret?

Der er generelt en god stemning hos ØENS. Vi er gode til både at fejre de små og store begivenheder i livet/arbejdsdagen, uagtet om det er en fødselsdag, firmafest, nye kolleager, ros fra kunder eller andet. Endvidere er der rig mulighed for at deltage i sociale arrangementer og være sammen med kolleger. Hvis man altså har tid og lyst – der er ingen tvang. Det betyder eks. at hvis der er perioder, hvor du ikke har tid eller socialt overskud til at deltage i en fest, fredagsbar eller et hvilket som helst andet arrangement, så bliver der ikke kigget skævt til det. Man kan i bund og grund få det ud af arbejdspladsen, som man har lyst til. Det synes jeg er ret vigtigt.

Når et boliglejeforhold ophører enten ved opsigelse eller ophævelse, indtræder der en række regler og frister, man som udlejer skal være særligt opmærksom på. Overholdes disse regler ikke, risikerer man i værste fald at miste et eventuelt istandsættelseskrav mod lejer. Nedenstående er vores bud på en overskuelig fremstilling af de relevante regler suppleret med en række praktiske vinkler, man som udlejer kan vælge at benytte sig af.

Nedenstående gennemgang gælder for professionelle udlejere, som udlejer mere end én beboelseslejlighed.

Fraflytning af boliglejemål jf. lejelovens § 98

Helt overordnet gælder det, at man som udlejer skal indkalde til et fraflytningssyn, når man modtager lejers opsigelse af lejemålet. Indkaldelsen til fraflytningssynet skal være skriftlig og ske med mindst 1 uges varsel. Dette udgangspunkt kan fraviges ved aftale mellem lejer og udlejer, i så fald anbefales det at indgå en skriftlig aftale herom.

Det ses tit, at synspersonen og lejer i dagene op til selve synet telefonisk aftaler et andet tidspunkt, end der oprindeligt er indkaldt skriftligt til. Vi anbefaler at få disse aftaler skriftligt bekræftet inden selve synet. Det kan f.eks. blot være på SMS eller en kortfattet mail.

Står man som udlejer pludselig i den uheldige situation, at lejer fraflytter boliglejemålet i ly af natten, skal lejer indkaldes til fraflytningssyn senest 1 ugen efter tidspunktet, hvor man bliver, eller burde være blevet bekendt med, lejers fraflytning. Samtidig gælder det, at man skal afholde fraflytningssynet senest 14 dage efter tidspunktet, hvor man bliver, eller burde være blevet bekendt med, lejers fraflytning.
Hvis man som udlejer ikke afholder fraflytningssyn senest 2 uger efter fraflytningstidspunktet, eller glemmer at indkalde lejer med mindst 1 uges varsel, kan man ikke længere søge sædvanlige istandsættelseskrav dækket hos lejer, jf. lejelovens § 98, stk. 5.

Selve fraflytningssynet

Formålet med fraflytningssynet er at besigtige og dokumentere lejemålets stand ved fraflytning. Synspersonen udarbejder på fraflytningssynet en fraflytningsrapport, der tjener til dokumentation af lejemålets stand på fraflytningstidspunktet. Vi anbefaler at supplere fraflytningsrapporten med billeder taget på synet. På den måde minimeres tvivl om, hvordan fraflytningsrapportens punkter efterfølgende skal tolkes. Billederne skal tages både med detaljer og overbliksbilleder, så alle skader og mangler dokumenteres bedst muligt. Disse billeder skal arkiveres sammen med fraflytningsrapporten.

Fraflytningsrapporten skal udfyldes med stor omhyggelig, da den udgør den endelige dokumentation af lejemålets stand ved fraflytning. Eller som anført i lejelovens § 98, stk. 2, 2. pkt., ”udgifter til istandsættelse, der ikke er medtaget i fraflytningsrapporten, er lejeren uvedkommende”. Den eneste undtagelse herfor er skjulte mangler, som ikke med sædvanlig agtpågivenhed kunne konstateres af synspersonen på synet. Denne type mangler er de eneste, der kan fremsættes over for lejer, selvom de ikke er nævnt i fraflytningsrapporten.

Der skal udleveres en kopi af fraflytningsrapporten til lejer på synet, fysisk eller digitalt. Glemmer man at gøre dette, kan kopien sendes til lejer senest 14 dage efter afholdelse af synet. Hvis lejer nægter at kvittere for modtagelse, eller ikke er til stede ved synet trods korrekt indkaldelse, skal fraflytningsrapporten fremsendes til lejer senest 14 dage efter synet.

Man kan som udlejer stå i den situation, at man ikke har modtaget lejers nye adresse. Man er i dette tilfælde forpligtet til at gøre sig rimelige bestræbelser på at fremskaffe adressen – altså f.eks. at lave et opslag i Folkeregisteret. Fristen for fremsendelse af rapporten løber fra det tidspunkt, hvor man som udlejer burde have fundet, eller finder, adressen. Er lejer ikke fritaget for digital post og har udlejer lejers mailadresse eller mobiltelefonnummer, kan rapporten fremsendes til den af lejer senest anvendte mailadresse eller som besked til lejers mobil.

Fraflytningsrapportens indhold

Ethvert istandsættelseskrav, der blev konstateret på fraflytningssynet, skal fremsættes i rapporten, og det skal fremgå klart og tydeligt, hvad der skal udbedres i lejemålet. Som udgangspunkt kan man ikke senere medtage glemte eller oversete fejl og mangler.

Lejer skal ikke være i tvivl om, hvad der skal udbedres. Det er ikke et krav, at de enkelte istandsættelsesarbejder beløbsangives i rapporten.

Vi anbefaler at benytte en skabelon til fraflytningsrapporten, der giver synspersonen mulighed for på en let overskuelig måde at anføre hvilke arbejder, der skal laves i de enkelte rum i lejemålet. Skabelonen skal ligeledes indeholde oplysninger om lejemålets adresse, fraflyttende lejers navn, tidspunkt for fraflytningssynet samt indeholde en linje til henholdsvis synspersonens og lejers underskrift. Alle billeder skal let og overskueligt kunne henføres til de enkelte punkter i rapporten.

Det ses tit, at fraflyttende lejer efterspørger et overslag over istandsættelsesomkostningerne hos synspersonen. Fraflyttende lejer er naturligt nok interesseret i hvor stor en del af det indbetalte depositum, der kan forventes modtaget retur. Medmindre synspersonen er helt sikker i sin sag, anbefaler vi at undlade at anslå eventuelle istandsættelsesomkostninger over for lejer hverken mundtligt eller i fraflytningsrapporten. Viser estimaterne sig efterfølgende at være for lave, risikeres det der ellers var tiltænkt som en god service over for lejer at blive til en unødvendig tvist.

Lejlighedens stand ved fraflytning

Udgangspunktet er, at lejer skal aflevere lejemålet i samme stand som ved overtagelsen. Der er dog en række undtagelser hertil. Lejer hæfter ikke for almindelig slid og ælde i lejemålet, for de dele som udlejer har vedligeholdelsespligten for.

Lejer har ifølge lejeloven vedligeholdelsespligten for låse og nøgler i lejemålet. Typisk er det ligeledes aftalt i lejekontrakten, at lejer har den indvendige vedligeholdelsespligt. Den indvendige vedligeholdelsespligt omfatter jf. lejelovens §§ 21 og 24 maling af vægge, lofter, træværk, rør og radiatorer, tapetsering og filt, samt behandling af trægulve. Såfremt lejer har den indvendige vedligeholdelsespligt, og såfremt vedligeholdelse er påkrævet, kan vedligeholdelse kræves af lejer. Såfremt lejemålet således trænger til vedligeholdelse på fraflytningstidspunktet, så kan udlejer lade sådanne arbejder udføre for lejers regning, medmindre lejemålet herved bliver afleveret i bedre stand end ved indflytningen.

Da lejemålets stand ved fraflytning skal holdes op imod standen ved indflytning, kan der opstå tvivl om, hvordan lejemålets stand var ved indflytning. Det er blevet obligatorisk at afholde indflytningssyn for lejekontrakter indgået den 1. juli 2015 og frem, hvorfor der for så vidt angår sådanne lejeforhold burde foreligge en indflytningsrapport, hvori standen ved overtagelse er dokumenteret. Vurderingen af hvorvidt lejer afleverer lejemålet i samme stand som ved overtagelse, er i disse tilfælde relativt let at lave.

I ældre lejeforhold ses det tit, at der ikke foreligger en indflytningsrapport. I disse tilfælde kan det være sværere at dokumentere lejemålets stand ved indflytning.

Krav som følge af mislighold

Udlejers istandsættelseskrav mod lejer følger som tidligere omtalt af lejers aftalte eller lovmæssige vedligeholdelsespligt. Derudover kan der i tilfælde, hvor lejer har handlet uforsvarligt, reklameres over almindelig misligholdelse. Begrebet misligholdelse strækker sig fra lejers direkte uforsvarlige adfærd til hakker i paneler og huller i væggene.

Har lejer handlet uforsvarligt, eksempelvis sparket hul i døren, har udlejer et erstatningskrav mod lejer. Man skal dog som udlejer være opmærksom på, at man selv har bevisbyrden for, at man har lidt et tab, at lejer har handlet ansvarspådragende, og at der er sammenhæng mellem tabet og lejers handling. Det vil typisk bero på en vurdering af, hvorvidt den begåede handling er ud over normal og forsvarlig brug af lejemålet.

Sondringen mellem hvornår lejer har handlet uforsvarligt eller hvornår, der er tale om et krav som led i lejers vedligeholdelsespligt, kan i nogle tilfælde være svær at definere. Uanset hvilket krav der ønskes fremsat, bør det pågældende forhold fremgå klart af fraflytningsrapporten.

Flytteopgørelsen

Når lejemålet er blevet istandsat og alle fakturaer for istandsættelsesarbejdet er modtaget, udarbejdes flytteopgørelsen. Opgørelsen skal indeholde indestående depositum, eventuelle restancer og istandsættelseskrav, der skal afholdes af lejer. Hertil kommer, at man som udlejer har ret til at tilbageholde et rimeligt beløb til forventelig efterbetaling af henholdsvis varme- og vandregnskab. I visse tilfælde tager firmaet der udarbejder forbrugsregnskaber, et gebyr for aflæsning af forbrugsmålere ved lejers fraflytning. Dette beløb kan ligeledes medtages på flytteopgørelsen, såfremt der er taget forbehold herfor i lejekontrakten.

Efter fremsendelse af flytteopgørelsen afregnes det udestående beløb til den part, der har penge til gode, og fraflytningsprocessen er herefter færdighåndteret.

Kontakt en specialist

Udlejnings- og investeringsejendomme

Kristian Olsen

Administrerende direktør, partner

Advokatfirma

Søren Saaby Hansen

Advokat (H), partner

Afdeling:

Vi udvider samarbejdet med FB-Gruppen. Første etape af Hibiscus Hus er indflytningsklar! De første lejere står lige nu klar til at pakke deres flyttekasser ud i Hibiscus Hus’ stilrene og moderne boliger. Vi glæder os til at byde beboerne velkommen og til at servicere dem, når de er kommet på plads.

Når ejendommen står færdig i februar, vil den indeholde 375 lejemål med plads til både studerende, det unge par, børnefamilien og de mere modne. Naboskabet i Hibiscus Hus er sat i højsædet med fælles tagterrasser og frodige væksthuse.

Ønsker du at blive beboer i ejendommen?
Lejlighederne i Hibiscus Hus lejes løbende ud, og der er fortsat mulighed for at komme til at bo i ejendommen. Ring til Ann-Beth Senger fra FB-Gruppen på telefon 30 46 48 89 eller skriv til hibiscushus@fbgruppen.dk, hvis du har et ønske om at rykke ind i én af boligerne fra FB-Gruppen. Du kan læse mere om vores interesselister her.

Vi kan med stolthed i stemmen byde velkommen til ejendomsaktør MM Properties, som vi har indgået et samarbejde med per 1. januar 2021. MM Properties er en professionel ejendomsaktør, der ejer, drifter og udvikler ejendomme i hele landet. Vi skal stå for ejendomsadministrationen af udlejningsejendommene Algade 30-32 & Store Gråbrødrestræde 9-11 i Roskilde samt Gammel Kongevej 143 på Frederiksberg, hvor både private og erhvervsdrivende skal sikres effektiv drift – med personlig betjening og rådgivning i øjenhøjde – af vores dygtige og kompetente udlejningsafdeling.

Vi ser frem til et godt samarbejde.

Mangler din boligforening eller investeringsejendom professionel administration? Hos ØENS leverer vi totalløsninger inden for administration, drift og udvikling af andels- og ejerforeninger samt udlejningsejendomme. Vi beskæftiger kompetente og erfarne ejendomsadministratorer, som alle bestræber sig på at udføre personlig betjening af dig som kunde. Hos ØENS er et personligt og tæt forhold til vores foreninger og deres bestyrelser en kerneværdi, og derfor kan du trygt overlade ansvaret til os. Vi rådgiver i øjenhøjde. Vi tager os af alt fra den daglige administration, vedligeholdelse af ejendomme, byggesager, beboerkommunikation, generalforsamlinger og meget mere. ØENS varetager i dag administrationen af mere end 200 boligforeninger og 150 udlejnings-/investeringsejendomme.