Fra sommeren 2024 bliver det obligatorisk for danske arbejdspladser at føre daglig registrering af medarbejdernes arbejdstid. Dette skyldes lovforslaget L68, som ØENS tidligere har behandlet i artiklen om udkastet til lovforslaget. Lov nr. 89 (indførelse af registreringskrav og mulighed for at fravige reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid) blev på baggrund heraf endeligt vedtaget den 23. januar 2024 og træder i kraft den 1. juli 2024.

Trods lempelser i det oprindelige lovforslag medfører de nye lovkrav betydelige administrative og tekniske justeringer for de fleste virksomheder. Derfor anbefaler vi hos ØENS, at alle virksomheder begynder at tænke på at implementere hjælpemidler for at imødekomme de nye regler allerede nu. Nedenstående artikel klæder dig og din virksomhed godt på, således at I kan sikre jer, at I overholder reglerne pr. 1. juli 2024.

Vigtige præciseringer til lovforslaget

Det førnævnte oprindelige lovforslag er blevet vedtaget i uændret form. Det betyder, at alle arbejdsgivere skal indføre et system for arbejdstidsregistrering, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for den enkelte lønmodtager. Dette med henblik på sikring af, at gældende hviletidsregler overholdes, og at ansatte ikke arbejder mere end 48 timer om ugen i gennemsnit over en periode på fire måneder (48-timers-reglen). Dette skal kunne dokumenteres, da arbejdstilsynet kan pålægge bøder og udstede påbud, hvis arbejdsmiljølovens regler ikke overholdes af arbejdsgiveren.

Beskæftigelsesministeren har dog efterfølgende fremført to væsentlige præciseringer og supplerende svar til forståelsen af lovforslaget:

• Medarbejdere, der har skemalagt/fast aftalt arbejdstid, kan alene nøjes med at registrere afvigelserne fra den allerede skemalagte arbejdstid.
• Lovforslaget kræver alene, at medarbejdernes samlede daglige arbejdstid registreres. Det er ikke et krav, at der skal specificeres, i hvilket tidsrum arbejdet er udført. Disse lempelser, der er blevet indført til kravene til registrering af arbejdstiden, betyder, at arbejdsgiveren har mulighed for at forudfylde medarbejdernes daglige arbejdstid. Medarbejderen behøver kun at registrere sin godkendelse af denne tid samt eventuelle afvigelser fra den forudfyldte arbejdstid.

Gælder kravet om tidsregistrering for alle medarbejdere?

Tidsregistreringskravet vil som hovedregel omfatte alle medarbejdere, med undtagelse af de såkaldte “selvtilrettelæggere”. Selvtilrettelæggerne er fritaget for kravet om tidsregistrering, reglerne om ugentlig arbejdstid på 48 timer (48-timers reglen), pausereglerne samt reglerne om natarbejde. Ifølge lovforslaget er en medarbejder selvtilrettelægger, når:

• Vedkommende har en ledelsesfunktion, eller
• Vedkommende kan træffe selvstændige beslutninger. Lovforslaget har i denne forbindelse fremhævet en række eksempler på medarbejdertyper, som kan betragtes som selvtilrettelæggere. Dette er eksempelvis medarbejdere i højere ledelseslag (direktører), senioradvokater, visse akademikere samt øvrige medarbejdere, der har en betydelig grad af frihed og selvstændighed ved udførelsen af deres arbejde.

Det kræver derfor en konkret og individuel vurdering af hver enkelt medarbejder, men der skal en del til, og blot fordi en medarbejder arbejder hjemmefra eller lignende, betyder det ikke i sig selv frihed til at bestemme, hvornår og/eller hvordan arbejdet udføres.

Ændring af ansættelseskontrakter for selvtilrettelæggere

Det er afgørende, at medarbejdernes ansættelseskontrakter eller et tillæg dertil tydeligt angiver, om en medarbejder klassificeres som selvtilrettelægger, og derfor er undtaget fra tidsregistreringsreglerne. Modsat kan medarbejderen ikke betragtes som selvtilrettelægger, såfremt dette ikke fremgår af den enkeltes ansættelseskontrakt.

Det er ØENS klare anbefaling, at ansættelseskontrakterne for øvrige medarbejdere opdateres, således at det fremgår, at den enkelte medarbejder har pligt til at registrere deres daglige arbejdstid i henhold til virksomhedens politikker på området. I den forbindelse anbefales det ligeledes, at alle virksomheder udarbejder en politik til medarbejderne om tidsregistrering for de medarbejdere, der er omfattet af reglerne, hvilket tillige er et krav efter de nye regler om tidsregistrering.

Hvordan kan din virksomhed sikre overholdelse af hviletidsreglerne?

Som anført ovenfor, kræver de nye regler om tidsregistrering ikke, at den enkelte medarbejder registrerer på hvilke tidspunkter af dagen, vedkommende har arbejdet. Det er altså ikke nødvendigt at medarbejderen eksempelvis angiver, at de er mødt ind kl. 8:00 og gået igen kl. 15:30.

Det betyder også, at det kan være meget svært for arbejdsgiveren at dokumentere, at arbejdsgiveren overholder hviletidsreglerne, herunder 11-timers reglen, hvorefter enhver medarbejder har krav på 11 timers hviletid i døgnet. Dette er en udfordring, som arbejdsgiveren skal tage alvorligt, da man som virksomhed skal kunne dokumentere, at virksomheden overholder hviletidsreglerne, hvis arbejdstilsynet måtte komme på besøg.

Som virksomhed skal I også være opmærksom på, at nogle medarbejdere er undtaget fra hviletidsreglerne, hvis de opfylder følgende betingelser:

• Personer i overordnede stillinger, der primært udfører ledelsesmæssigt arbejde og ikke er bundet af fastlagte arbejdstider.
• Personer, der arbejder delvist hjemmefra og har selvstændig kontrol over deres arbejdstid. Når det kommer til ovennævnte selvtilrettelæggere i henhold til arbejdstidsloven, er det ikke usandsynligt, at disse også kan være undtaget fra hviletidsreglerne i arbejdsmiljøloven. Dog skal det bemærkes, at der ikke er tale om ensartede betingelser og begreber. Derfor må det må forventes, at beskæftigelsesministeriet vil arbejde på en harmonisering mellem arbejdsmiljølovgivningen og arbejdstidsloven.

Det er ligeledes vigtigt at fremhæve, at det også fremgår af lovforslaget, at medarbejderen under hele ansættelsesforholdet skal have adgang til egne oplysninger i tidsregistreringssystemet, ligesom arbejdsgiveren skal sørge for at opbevare de registrerede oplysninger i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.

Hvad sker der, hvis din virksomhed ikke overholder de nye regler?

Hvis virksomheden ikke overholder de nye regler, kan der blive tale om tre former for sanktioner, som virksomheden kan blive pålagt:

• Godtgørelse: Hvis den maksimale ugentlige arbejdstid på 48 timer ikke overholdes, kan medarbejdere modtage individuel godtgørelse. Retspraksis har historisk set udmålt denne godtgørelse til beløb mellem 25.000 og 50.000 DKK, og muligvis mere, hvis der er tale om særligt alvorlige omstændigheder.
• Bøder og påbud: Manglende overholdelse af hviletidsreglerne i arbejdsmiljøloven kan udløse bøder og påbud fra arbejdstilsynet. Som følge af de nye regler om registrering af arbejdstid, må det forventes, at det bliver langt lettere for medarbejdere, fagforeninger, arbejdstilsynet og øvrige myndigheder at dokumentere, at virksomhederne ikke overholder reglerne om arbejdstidsreglerne, hviletidsreglerne og pausereglerne.

Ligeledes skal du som virksomhed huske at opdatere dine GDPR-dokumenter, så de nye regler tilsvarende er implementeret i dine GDPR-processer, fortegnelser og dokumenter samt så du informerer dine medarbejdere på forhånd om, at du registrerer deres arbejdstid.

Hvad kan ØENS hjælpe dig og din virksomhed med?

ØENS Advokatfirma kan hjælpe jer med at sikre, at I får implementeret et tidsregistreringssystem, der lever op til de nye regler.

Derudover hjælper vi også gerne med udarbejdelse af de lovpligtige interne politikker, privatlivsmeddelelser til medarbejderne om den nye registrering, opdatering GDPR-fortegnelser, opdatering/udarbejdelse af databehandleraftaler, sikre dataprivacy by design, lave risikovurderinger, ændringer/opdateringer af ansættelseskontrakter, kursus/information til jeres medarbejdere samt øvrig juridisk rådgivning i forbindelse med de nye regler om tidsregistrering.

Vil du vide mere? Kontakt en af ØENS specialister

Advokatfirma

Lisa Lykke

Advokat, associeret partner

Advokatfirma

Maria-Melissa Schneider

Advokatfuldmægtig

Afdeling:

Incitamentsordninger har vundet stigende popularitet hos virksomheder, bl.a. for at kunne tiltrække, fastholde og motivere talentfulde medarbejdere. Det gælder såvel startup-virksomheder som etablerede virksomheder, der ønsker fortsat udvikling, baseret på medarbejdernes værdifulde indsats. I denne artikel vil vi kort fortælle om forskellige ordninger, deres fordele, samt en kort redegørelse for deres betydning og værdi for både virksomheden og medarbejderen.

I selskabsloven bruges betegnelsen kapitalandele som begreb for såvel aktier (A/S) som anparter (ApS), mens vi i artiklen alene anvender betegnelsen aktier, men der er ingen forskel herpå i forhold til anparter i anpartsselskaber.

Warrants (tegningsoption)

Ved tildeling af tegningsoptioner, også kendt som warrants, forstås det, at medarbejderen tillægges en ret – men ikke en pligt – til at tegne nye kapitalandele (anparter/aktier) i selskabet, på et nærmere angivet tidspunkt/tidsinterval og til en på tildelingstidspunktet aftalt tegningskurs, hvor der ofte også kan indbygges et skattefrit favørelement. Såfremt medarbejderen udnytter tildelte tegningsoptioner, udvider selskabet selskabskapitalen med de udnyttede warrants, og medarbejderen indbetaler tegningskursen til virksomheden. Ofte kan der samtidig tilbydes en favorabel låneordning til tegningen, som efterfølgende afvikles helt eller delvist af de løbende udbyttebetalinger, hvis selskabet har en udbyttepolitik/overskud. En tegningsoption kan være betinget, f.eks. af at medarbejderen er ansat i en længere periode eller opnår visse på forhånd skitserede resultater, som skal være opnået for udnyttelse af den tildelte warrant.

Oftest opnår modtageren af warrants en betydelig kursgevinst ved udnyttelsen af sine warrants.

I mange tilfælde aftales det i warrantsprogrammer, at medarbejderen ved udnyttelse kan vælge at få differencen mellem markedskursen på de underliggende aktier og udnyttelseskursen udbetalt kontant, fremfor at tegne aktier. Dette kaldes for differenceafregning.

Aktieoptioner

Ved tildeling af aktieoptioner opnår medarbejderen en ret, men ikke en pligt, til at købe et nærmere angivet antal kapitalandele (aktier/anparter), på et nærmere angivet fremtidigt tidspunkt eller i en periode, til en på tildelingstidspunktet fastlagt kurs (pris), i håb om at kursen herefter i perioden indtil optionen udnyttes stiger. Ved medarbejderens udnyttelse af aktieoptioner erhverver medarbejderen eksisterende aktier, som virksomheden er i besiddelse af forinden udnyttelsestidspunktet. Selskabet udsteder altså ikke – som ved udnyttelse af tegningsoptioner – nye aktier ved en udvidelse af selskabskapitalen.

Også ved aktieoptioner aftales det ofte, som ved warrants, at medarbejderen som alternativ til aktiekøb kan kræve differenceafregning.

Fantomaktier

En fantomaktie er en aftale mellem medarbejderen og selskabet, som udgør en form for syntetisk aktieoption. Medarbejderen tillægges ikke ved tildelingen ret til at købe de underliggende aktier, og erhverver således ikke nogen aktier ved udnyttelsen af fantomaktien. Derimod tillægges medarbejderen ved udnyttelsen en ret til at få udbetalt et kontant beløb, som afspejler udviklingen i den underliggende akties markedskurs. Ved fantomaktier vil der altid ske differenceafregning. Ved fantomaktier er det også medarbejderen, der bestemmer, hvornår fantomaktien skal udnyttes inden for en nærmere angiven periode.

Fantomaktier kan med fordel anvendes i internationale koncerner, som støder på det problem, at ordninger baseret på egentlige aktier ikke er mulige for medarbejdere i visse lande, typisk af skattemæssige årsager, men eventuelt også som følge af lokale forbud mod investeringer i udenlandske selskaber. Det er værd at nævne, at en fantomaktieordning i mange situationer vil blive anset som mindre attraktiv regnskabsmæssigt, så længe tegningsoptioner og aktieoptioner fortsat ikke skal behandles som en lønudgift. Medarbejderen bliver ikke aktionær eller medejer af selskabet, og modtager ikke stemmerettigheder eller faktiske aktier/anparter, og derfor kan det vedvarende incitamentselement også være mindre end ved et egentligt medejerskab.

Konvertible obligationer

En konvertibel obligation er et sammensat instrument, der består af to dele: et lån og en konverteringsret. Lånet, som er rentebærende, ydes af medarbejderen til selskabet. Medarbejderens fordring på selskabet kan konverteres til nytegnede aktier i selskabet, på et fremtidigt tidspunkt, til en nærmere bestemt kurs (evt. med favørelement) eller indfris til kurs pari (kurs 100). Til forskel fra både tegningsoptioner og aktieoptioner placerer en konvertibel obligation en større finansieringsforpligtelse på medarbejderen allerede ved etableringen af aftalen. Denne ordning kan være interessant for startups, som ønsker startkapital, samtidig med at holde på nøglemedarbejdere, gennem mulighederne for senere medejerskab af virksomheden.

Generelle betragtninger vedrørende valg af aktielønsordning

Ved valg af hvilken ordning en virksomhed skal tilbyde sine nøglemedarbejdere, indgår mange elementer, som kort redegøres for herunder. En væsentlig overvejelse er, hvorvidt medarbejderen skal løbe en økonomisk risiko, eller om der alene skal foreligge en mulighed for økonomisk gevinst. Hvis medarbejderen erhverver aktier i selskabet mod betaling, vil medarbejderen i høj grad have samme interesse i shareholder value som aktionærerne. Heroverfor står dog, at medarbejderen omvendt risikerer at blive demotiveret og utilfreds, såfremt markedskursen falder, og medarbejderen således står til at lide tab på sin investering.

Hvis selskabet frygter en sådan demotivering, vil ordningen i stedet kunne baseres på tegningsoptioner, aktieoptioner eller fantomaktier, hvor medarbejderen typisk ikke betaler noget vederlag for tildelingen. Ved disse aktielønsformer risikerer medarbejderen derfor ikke at lide noget tab, såfremt markedskursen falder inden udnyttelsen. Dette forhold vil dog omvendt kunne indebære en risiko for, at medarbejderen bliver unødigt risikovillig på selskabets vegne, idet medarbejderen har “alt at vinde og intet at tabe”.

Konvertible obligationer indtager en mellemstilling, idet medarbejderen her løber en økonomisk risiko, men alene såfremt selskabet går konkurs, og medarbejderen derfor ikke kan få lånet tilbagebetalt fuldt ud.

Hvis ordningen indebærer, at medarbejderen skal foretage en ikke-ubetydelig investering, risikerer selskabet i øvrigt, at tilslutningen til aktielønsordningen ikke bliver særlig stor, og at den ønskede incitamentsvirkning derfor ikke opnås. Hvis medarbejderens problem ikke er risikoen ved investeringen, men det at fremskaffe finansiering, vil selskabet ofte kunne bistå hermed gennem medarbejderlåneordninger.

Tag højde for, hvilken ordning der nemmest kan etableres i dit selskab

Ved valg af incitamentsordning, bør man vælge den løsning, der er mest optimal for netop din virksomhed, og som kan gennemføres uden unødige omkostninger. Der er ligeledes lovkrav for de komplekse aftalers udformning. Ved at søge rådgivning hos ØENS Advokatfirma, bistår vi med en skræddersyet ordning, som passer til netop din virksomhed og medarbejdere. Det er ligeledes vigtigt at overveje, hvorvidt der skal etableres en ejeraftale, for det fælles ejerskab, der opstår, hvis medarbejderne udnytter muligheden for at tegne/erhverve aktier, der bl.a. skal regulere forhold ved fratrædelse (leaverbestemmelser), medsalgsret/-pligt, m.fl.

Etablering af særskilt medarbejderselskab

Hvis der er et større antal medarbejdere, som I ønsker skal tilbydes medejerskab i virksomheden, kan det med fordel ske via etablering af et selvstændigt medarbejderselskab, som får en ejerandel i virksomheden. Det er herefter medarbejderselskabet, som den enkelte medarbejder tilbydes medejerskab af, som har den direkte ejerandel af virksomheden i.

Herved opnår medarbejderne via medarbejderselskabet én fælles partsrepræsentation i selve virksomheden, evt. tillige en bestyrelsespost, når medarbejderselskabet har opnået en vis ejerandel heri.

Beskatning

Artiklen omfatter ikke en skattemæssig redegørelse for de enkelte ordninger, men det kan oplyses, at der kan etableres ordninger for medarbejdere, som er uden beskatning ved tildelingen, uagtet der indgår et favørelement (økonomisk fordel) allerede ved tildelingen, mens beskatning herefter i givet fald først sker ved realisation.

Det tilrådes, at man altid har virksomhedens revisor med på råd om den konkrete ordnings skattemæssige behandling for selskabet og medarbejderen, samt hvorledes ordningen regnskabsmæssigt påvirker virksomheden.

Har du brug for hjælp?

Hvis du har spørgsmål til ovenstående, er du velkommen til at kontakte advokat og associeret partner Lisa Lykke på tlf. 3246 4638 eller via mail: lly@oadv.dk, eller erhvervsjuridisk fuldmægtig Jakob Holst Nyvold på tlf. 4445 1113 eller via mail: jhn@oadv.dk.

Advokatfirma

Lisa Lykke

Advokat, associeret partner

Advokatfirma

Jakob Holst Nyvold

Erhvervsjuridisk fuldmægtig

Afdeling:

Med vedtagelsen af Lovforslag L13 den 28. februar 2023, som afskaffer store bededag fra og med 1. januar 2024, introduceres nye forpligtelser for danske arbejdsgivere. ØENS Advokatfirma har tidligere behandlet konsekvenserne ved afskaffelsen af store bededag, men kan ved erfaring nu konkludere, at selve beregningsgrundlaget for afskaffelsen giver uro hos flere af vores kunder.

Denne artikel belyser de juridiske aspekter, beregningsgrundlaget og de praktiske skridt, som arbejdsgivere skal tage for at overholde loven.

Baggrund for lovændringen

Lovændringen markerer en væsentlig ændring i den danske arbejdskalender ved at omdanne store bededag til en almindelig arbejdsdag. Dette tiltag øger medarbejdernes årlige arbejdstid med en dag, hvilket udløser behovet for kompensation til lønmodtagerne.

Pligt til at betale store bededagstillæg

Arbejdsgiverne står overfor en forpligtelse til at kompensere deres eksisterende medarbejdere, som enten får fast månedsløn eller fast løn for en anden periode og for hvem arbejdstiden forøges, for den ekstra arbejdsdag. Aftaler om særlige løn- og ansættelsesvilkår på helligdage indgået efter lovens ikrafttræden falder uden for lovens anvendelsesområde, da store bededag herefter ikke længere er en helligdag.

Medarbejderne kompenseres gennem et særligt løntillæg, store bededagstillæg, svarende til 0,45% af medarbejderens årsløn. Denne forpligtelse gælder både for månedslønnede og for dem, der aflønnes over andre faste perioder.

Beregningsgrundlag for store bededagstillægget

St. Bededagstillægget skal beregnes til værdien af en almindelig arbejdsdag opgjort som 0,45 % af årslønnen. 

Årsløn skal efter lovens forstand forstås som den sædvanlige og fast påregnelige løn for et år. Dette indebærer, at de løndele, som indgår i den sædvanlige og fast påregnelige løn efter ferielovens § 17, stk. 1, er de løndele, som indgår i tillægget.

Sædvanlig og fast påregnelig løn omfatter:

1. Løn (aktuelle og normale vederlag for arbejdsydelsen, som medarbejderen er ansat til fast at udføre indgår),
2. Arbejdsgiverens bidrag til lønmodtagerens pensionsordning,
3. Forskudstidstillæg,
4. Vagttillæg,
5. Kvalifikationstillæg,
6. Rådighedstillæg,
7. Andre faste tillæg, som indgår i den normale løn, og
8. Personalegoder, der ikke modtages under ferien.
   

Sædvanlig og fast påregnelig løn omfatter derimod ikke:

• Bonus (udgangspunktet i henhold til ferieloven), og
• Betaling for overarbejde, medmindre overarbejdet har et så regelmæssigt omfang, at det anses for at indgå i den arbejdsydelse, som lønmodtageren fast er antaget til at udføre.

Såfremt jeres medarbejdere er på barsel uden fuld løn, har de ret til samme løntillæg, som hvis de havde været på arbejde. Derved sikres det, at man ikke forskelsbehandler medarbejderne.

Løntillæggets pensionsgivende status

Løntillægget er pensionsgivende, hvis det er aftalt mellem jer og medarbejderen, eksempelvis ved en aftale om, at alle løntillæg er pensionsgivende. Efter forarbejderne er loven dog ikke til hinder for, at en del af løntillægget indbetales som arbejdsgivers pensionsbidrag, så længe tillægget samlet set udgør 0,45 % af den sædvanlige og fast påregnelige løn.

Udbetaling af store bededagstillægget

Arbejdsgiverne har valget mellem to udbetalingsmodeller:

1. Årsmodellen: Tillægget udbetales sammen med medarbejderens ferietillæg to gange årligt (maj og august).
2. Månedsmodellen: Tillægget udbetales løbende sammen med den månedlige løn.

Uanset model skal I være opmærksomme på eksempelvis orlovssituationer og arbejdsgivers bidrag til pensionsordninger. Således at medarbejderen altid vil modtage de angive 0,45 %.

Ved en medarbejders fratræden skal tillægget afregnes forholdsmæssigt ved udbetaling af det løntillæg, der måtte være optjent siden sidste udbetaling af tillæg.

Informationspligten

Beskæftigelsesministeriets vejledning pr. 16. februar 2023, senest opdateret i december 2023, understreger arbejdsgiverens oplysningspligt om ændringer i løn- og arbejdsvilkår som følge af lovændringen. Dette indebærer, at ændringerne skal kommunikeres skriftligt til lønmodtagerne, enten via en skriftlig erklæring eller som et tillæg til den eksisterende ansættelseskontrakt. Sidstnævnte kan muligvis være at foretrække for jeres virksomhed, såfremt der skal implementeres flere ændringer ud fra den nye ansættelsesbevislov, Lovforslag nr. L84.

Konklusion

Afskaffelsen af store bededag og indførelsen af St. Bededagstillægget indebærer væsentlige ændringer for både arbejdsgivere og medarbejdere i Danmark. Det er essentielt, at arbejdsgivere sætter sig grundigt ind i de nye regler, sikrer korrekt beregning og udbetaling af tillægget samt overholder deres informationspligt overfor medarbejderne. Denne tilgang vil sikre en smidig overgang til de nye regler.

Har du brug for hjælp?

Denne artikel giver et kort overordnet overblik over de væsentligste punkter, som du som arbejdsgiver skal være opmærksom på i forbindelse med afskaffelsen af store bededag som helligdag.

Hvis du har spørgsmål til de nye regler eller brug for hjælp til, hvordan I konkret sikrer, at jeres virksomhed lever op til de nye lovkrav på området, er I velkomne til at kontakte advokat og associeret partner Lisa Lykke på tlf. 32 46 46 38 eller mail lly@oadv.dk eller advokatfuldmægtig Maria-Melissa Schneider på tlf. 44451160 eller mail mes@oadv.dk. 

Advokatfirma

Lisa Lykke

Advokat, associeret partner

Advokatfirma

Maria-Melissa Schneider

Advokatfuldmægtig

Afdeling:

I maj 2019 fastslog EU-Domstolen i en afgørelse (sag C-55/18), at arbejdsgivere i medlemsstaterne hver dag på et objektivt grundlag skal sikre en korrekt registrering af hver enkelt medarbejders arbejdstid. Dette er med henblik på at sikre overholdelse af hvileperioder og den maksimale ugentlige arbejdstid.

Beskæftigelsesministeriet har blandt andet på baggrund heraf den 14. september 2023 sendt et udkast til lovforslag i høring, som – såfremt det fremsættes og vedtages – vil medføre en række væsentlige ændringer inden for ansættelsesretten. Fristen for at komme med bemærkninger til forslaget til lov om ændring af lov om gennemførelse af dele af arbejdstidsdirektivet og lov om Arbejdsretten og faglige voldgiftsretter udløber den 12. oktober 2023 kl. 12:00. Bekræftelsesministeriet forventer, at lovforslaget bliver fremsat i november 2023 og træder i kraft den 1. januar 2024.

Lovforslaget indeholder to hovedelementer, som ikke findes i lovgivningen på nuværende tidspunkt;

• en udmøntning af en undtagelsesbestemmelse i arbejdstidsdirektivet, hvorefter de to parter i et ansættelsesforhold, arbejdsgiveren og medarbejderen, kan indgå en aftale om, at der kan arbejdes ud over 48 timer i gennemsnit om ugen (opt. out), og
• et krav om registrering af lønmodtagernes daglige arbejdstid i et objektivt system.

Lovforslaget tager udgangspunkt i en partsaftale indgået mellem DA, FH og Akademikerne på baggrund af en afrapportering fra en arbejdsgruppe om arbejdstid, der blev nedsat i regi af Beskæftigelsesministeriets Implementeringsudvalg. Det foreslås, at lovændringerne som anført skal træde i kraft allerede den 1. januar 2024.

Udkastet er alene foreløbigt sendt i høring og skal således formelt fremsættes og vedtages, men på grund af den snarlige ikrafttrædelsesdato bør arbejdsgivere, der ikke allerede har et system til måling af den daglige arbejdstid, overveje implementeringsløsninger.

EU’s arbejdstidsdirektiv, som er implementeret med arbejdstidsloven, finder anvendelse for alle lønmodtagere, der ikke i medfør af en kollektiv overenskomst er sikret minimumsrettighederne fra direktiv 2003/88 (arbejdstidsdirektivet)[1]. Loven har således til hensigt at sikre minimumsrettigheder ift. daglige hvileperioder, pauser, ugentlig hviletid, maksimal ugentlig arbejdstid m.v.

48-timers reglen – ”Opt. out”-aftale om 48 timers reglen for overenskomstdækkede medarbejdere (ny § 4 a)

På nuværende tidspunkt må den gennemsnitlige arbejdstid i løbet af en 7-dages periode, beregnet over en periode på fire måneder, ikke overstige 48 timer inkl. overarbejde – den såkaldte 48-timers regel.

Denne regel vil forblive uændret. Med udkastet til lovforslaget indføres dog en begrænset mulighed for undtagelse, som medarbejderen til enhver tid med rimeligt varsel kan tilbagekalde sit samtykke til. Vælger medarbejderen enten at takke nej til denne aftale eller at trække sit samtykke tilbage, må dette ikke lægges til last for medarbejderen, der ikke ønsker at arbejde ud over de 48 timer om ugen i gennemsnit.

Denne mulighed indebærer, at de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark kan aftale, at der på det respektive overenskomstområde er mulighed for at indgå aftaler på individuelt plan om, at medarbejderen kan arbejde ud over de 48 timer om ugen i gennemsnit (opt-out). Dette er dog kun muligt for medarbejdere, som udfører samfundskritiske funktioner og som er omfattet af overenskomstbestemmelser om rådighedsvagter, dog med en begrænsning, så den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid herefter som udgangspunkt ikke må overstige 60 timer om ugen, beregnet over en periode på 4 måneder. Hvis medarbejderen samtykker til dette, vil arbejdsgiveren i henhold til loven blive pålagt yderligere forpligtelser over for medarbejderen, og det er en forudsætning, at opt-out ikke benyttes til at øge den effektive arbejdstid.

Arbejdstidsregistreringssystem – registrering af medarbejdernes daglige arbejdstid (ny § 4 b)

Med lovforslaget lægges der, på baggrund af EU-domstolens praksis op til, at arbejdsgiveren – med udgangspunkt i en høj grad af metodefrihed – skal indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt registreringssystem, der skal sikre gennemsigtighed i forhold til at måle og registrere hver enkelt medarbejders daglige arbejdstid. Dette er med henblik på at sikre overholdelse af reglerne om daglig og ugentlig hviletid samt maksimal arbejdstid. Udkastet til lovforslaget lægger op til, at medarbejderen skal kunne tilgå egne oplysninger i arbejdstidsregistreringssystemet. Det indføres for evt. at kunne rejse en sag, såfremt medarbejderens rettigheder krænkes i henhold til loven.

Disse oplysninger skal efter forslaget opbevares i 5 år efter den pågældende periode.

Nærværende pligt vil pålægge de fleste arbejdsgivere en administrativ byrde, da der i dag ikke eksisterer et krav om registrering af arbejdstid. Samtidig skabes der imidlertid et objektivt grundlag for en dialog mellem parterne om, hvordan arbejdstiden, opgaverne og privatlivet, herunder work-life balance, hænger sammen.

I forbindelse med implementeringen af kravet om registrering af den daglige arbejdstid foreslås det at udnytte muligheden for at undtage visse lønmodtagere, hvis arbejdstidens længde som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke kan måles eller fastlægges på forhånd, eller hvis de træffer selvstændige beslutninger. Dette gælder også, hvis de eksempelvis har ledelsesmæssige funktioner. For disse medarbejdere gælder der – for at de er undtaget – yderligere krav til deres individuelle ansættelseskontrakter. Samtidig skal de generelle principper for beskyttelse af medarbejderens sikkerhed og sundhed fortsat overholdes af arbejdsgiveren.

[1] Direktiv 93/104/EF af 23. november 1993 om visse aspekter i forbindelse med tilrettelæggelse af arbejdstiden. Ændret ved direktiv 2000/34/EF af 22. juni 2000, hvor medarbejderne som minimum skal sikres de rettigheder, der svarer til artikel 2, stk. 1, 3 og 4, artiklerne 4, 6, 8, 9, 16 og 17

Vil du vide mere? Kontakt en af ØENS specialister

Advokatfirma

Lisa Lykke

Advokat, associeret partner

Advokatfirma

Maria-Melissa Schneider

Advokatfuldmægtig

Afdeling:

Ny ansættelsesbevislov vil give bedre vilkår for lønmodtagere

Den 29. marts 2023 fremsatte regeringen et lovforslag om en ny ansættelsesbevislov. Efter tredje behandling blev lovforslaget vedtaget den 11. maj 2023 og træder i kraft den 1. juli 2023. Lovens formål er at implementere Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2019/1152, også kendt som arbejdsvilkårsdirektivet.

Den nye lov vil have betydning for både arbejdsgivere og arbejdstagere. Vi har beskrevet de vigtigste ændringer i artiklen nedenfor.

Forslag til lov om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår

Loven om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår erstatter den nuværende ansættelsesbevislov. Dog vil en del af arbejdsgiverens oplysningspligter efter den tidligere lov blive videreført i den nye lov. Formålet med loven er at sikre mere gennemsigtige og forudsigelige arbejdsvilkår for lønmodtagere ved at fastsætte minimumskrav til de oplysninger, som en arbejdsgiver skal give medarbejderen. Især vil den nye lov tilgodese medarbejdere, hvis tilknytning til arbejdsmarkedet er begrænset eller marginal.

Hvem gælder loven for?

Loven vil som udgangspunkt gælde for alle medarbejdere i ansættelsesforhold, hvor den forudbestemte eller faktiske arbejdstid udgør mere end tre timer i gennemsnit pr. uge i en referenceperiode på fire på hinanden følgende uger.

Hvad betyder de mulige ændringer?

• Frist på 7 kalenderdage

Efter den forhenværende lov havde medarbejderen ret til at modtage betingelserne for dennes ansættelse senest 30 dage efter ansættelsens start. Lovgiver har nu begrænset det tidsmæssige aspekt i oplysningspligt, således at visse oplysninger skriftligt skal gives senest til medarbejderen inden syv kalenderdage efter ansættelsesforholdet er påbegyndt, mens øvrige forhold dog stadig først skal være oplyst efter senest en måned.

• Udvidet oplysningspligt

I den nuværende ansættelsesbevislov har arbejdsgiveren pligt til at skriftligt oplyse medarbejderen om væsentlige forhold, såsom arbejdssted, arbejdstid og løn m.v. I den nye ansættelsesbevislov udvides arbejdsgivers oplysningspligt. Arbejdsgiveren vil fremover også have pligt til at skriftligt oplyse medarbejderen om længden af en eventuel prøvetid og vilkårene for denne, samt de nærmere vilkår for retten til løn under fravær.

Efter den nuværende ansættelsesbevislov kan arbejdsgiveren kræve, at medarbejderen ikke må have andre beskæftigelser ved siden af ansættelsen uden arbejdsgiverens forhåndsgodkendelse.

I den nye lov bortfalder arbejdsgiverens ret til at kræve, at medarbejderen ikke har andre beskæftigelser ved siden af ansættelsen uden arbejdsgiverens forhåndsgodkendelse. Det betyder, at medarbejderen vil kunne have en anden beskæftigelse ved siden af ansættelsen, så længe det er foreneligt med de arbejdstimer, der er aftalt mellem arbejdsgiveren og medarbejderen. Der er dog undtagelser. Hvis medarbejderens beskæftigelse ved siden af ansættelsen eksempelvis udgør en interessekonflikt i forhold til ansættelsen, kan arbejdsgiveren påbyde medarbejderen ikke at have netop den beskæftigelse ved siden af ansættelsen. Det gælder også, hvis der er omstændigheder omkring det pågældende arbejde, såsom hensyn til sundhed og sikkerhed, beskyttelse af forretningshemmeligheder mv., som vil gøre det uforeneligt med det bestående ansættelsesforhold.

Hvis medarbejderen vælger at have en beskæftigelse ved siden af den enkelte ansættelse, må dette ikke medføre, at arbejdsgiveren behandler medarbejderen dårligere end ellers.

• Tilbud af ansættelse

Hvis en arbejdsgiver i henhold til EU-retten, dansk lovgivning eller kollektive overenskomster er forpligtet til at tilbyde en lønmodtager uddannelse med henblik på udførelse af det pågældende arbejde, skal uddannelsen tilbydes uden udgift for den ansatte, tælle som arbejdstid i ansættelsesforholdet og så vidt muligt foregå i lønmodtagerens sædvanlige arbejdstid.

• Delt bevisbyrde

I loven er der som noget nyt indført delt bevisbyrde ved sager om opsigelse eller anden usaglig behandling i strid med nærværende lov. Det betyder, at når en medarbejder har fremsat faktiske omstændigheder, som giver anledning til at formode at opsigelsen eller den ugunstige behandling skyldes overtrædelse af loven, påhviler det arbejdsgiveren at bevise, at opsigelsen eller den ugunstige behandling er begrundet i saglige forhold, og ikke skyldes krænkelse af den pågældende lov.

• Begrænsning af prøvetiden

En sidste vigtig nyskabelse i loven er en begrænsning af prøveperioden for ansættelsen, når ansættelsen ikke er omfattet af funktionærloven, og når medarbejderen ikke er tjenestemand eller ansat på tjenestemandslignende vilkår. Prøvetiden kan fremover højst fastsættes til 6 måneder. I tidsbegrænsede ansættelser må prøvetiden dog ikke udgøre mere end 25% af ansættelsens længde.

• Ansættelse efter prøveperiodens udløb

En lønmodtager, som har været ansat i 6 måneder og har gennemført sin eventuelle prøvetid, kan anmode om en ansættelsesform med mere forudsigelige og trygge arbejdsvilkår, hvis en sådan ansættelsesform findes i virksomheden.

Hvad skal du gøre nu?

Medarbejdere, der er ansat før den 1. juli 2023, skal ikke have et nyt ansættelsesbevis eller tillæg hertil, selvom deres nuværende ansættelsesbevis ikke opfylder arbejdsgiverens oplysningspligt i henhold til den nye lov. De nye regler vil dermed kun påvirke arbejdsgiveren, hvis medarbejderen selv anmoder om at få oplysninger om de forhold, der kræves i den nye ansættelsesbevislov. I dette tilfælde er arbejdsgiveren forpligtet til at udlevere de manglende oplysninger inden 8 uger efter anmodning.

Hvis medarbejderens rettigheder i henhold til lovens §§ 3-5 og § 16, stk. 4, er krænket, kan der tilkendes en godtgørelse, som kan udgøre op til 13 ugers løn og under skærpende omstændigheder op til 20 ugers løn. Dog kan godtgørelsen højst udgøre 1.000 kr., hvis manglen er undskyldelig og ikke har haft betydning for ansættelsesforholdet.

Du finder loven her: https://www.ft.dk/ripdf/samling/20222/lovforslag/l84/20222_l84_som_fremsat.pdf

Har du brug for hjælp?

Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte advokat og partner Lisa Lykke på tlf. 32 46 46 38 eller mail lly@oadv.dk eller advokatfuldmægtig Maria-Melissa Schneider på tlf. 44 45 11 60 eller mail mes@oadv.dk.

Advokatfirma

Lisa Lykke

Advokat, associeret partner

Advokatfirma

Maria-Melissa Schneider

Advokatfuldmægtig

Afdeling:

Har din virksomhed pligt til at have en politik for behandling af medarbejderes personoplysninger i henhold til GDPR?

EU’s General Data Protection Regulation (GDPR) trådte i kraft i maj 2018 og regulerer databeskyttelse og personoplysninger inden for EU og EØS-landene. En af de vigtigste krav i GDPR er, at enhver virksomhed, der behandler personoplysninger, skal have en politik for dette. Dette inkluderer også en politik for oplysninger, der behandles som led i ansættelsesforholdet.

Arbejdsgiveren træffer beslutning om at ansætte og afskedige medarbejderne, og arbejdsgiveren er derfor dataansvarlig for behandlingen af de oplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelse og efter ansættelsens ophør. Arbejdsgiveren er således pligtig til at dokumentere, at den pågældende medarbejder har fået information om behandling og opbevaring af oplysningerne.

Behandling af personoplysninger omfatter enhver form for håndtering af personoplysninger og kan eksempelvis være indsamling, registrering, systematisering, opbevaring og videregivelse, herunder offentliggørelse. Sletning af personoplysninger er også en behandling.

Behandlingsgrundlaget er fastsat i databeskyttelseslovens § 12, der supplerer nedenfor nævnte bestemmelser. Behandling af personoplysninger må kun ske, hvis der er et behandlingsgrundlag, dvs. en hjemmel til behandlingen, dvs. mindst én af betingelserne i forordningens artikel 6, stk. 1, litra a – f er opfyldt, eller hvis en af undtagelserne nævnt i artikel 9, stk. 2 gør sig gældende.

Almindelige oplysninger (ikke udtømmende) – Artikel 6

• Identifikationsoplysninger (navn, adresse og telefonnummer, fødselsdato), civilstand og billeder af medarbejdere
• Uddannelse, kurser og tidligere beskæftigelse
• Nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider og andre tjenstlige forhold
• Oplysninger om løn, skatteoplysninger og kontonummer, hvortil løn skal anvises
• Oplysning om ‘ren’ straffeattest
• Kontaktoplysninger på familiemedlemmer

Personnummer – § 11

• Medarbejdernes personnummer

Følsomme oplysninger (udtømmende) – Artikel 9

• Helbredsoplysninger
• Seksuelle forhold eller seksuel orientering
• Race og etnisk oprindelse
• Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
• Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
• Genetiske- og biometriske data

Strafbare forhold – § 8

• Oplysning om, at en medarbejder har begået (eller er politianmeldt for) et strafbart forhold
• Oplysning om overtrædelse af lovgivningen, uden at det har udløst (eller kan udløse) et egentligt strafansvar, men evt. andre sanktioner, f.eks. rettighedsfrakendelse
• Oplysninger på straffeattest eller børneattest

Efter forordningens § 12, stk. 1, kan behandling af personoplysninger omfattet af artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, kun finde sted, hvis behandlingen er nødvendig eksempelvis for at overholde den dataansvarliges eller den registreredes arbejdsretlige forpligtelser. Derudover skal behandlingen af medarbejdernes oplysninger naturligvis opfylde de grundlæggende principper for behandling i forordningens artikel 5.

For at opfylde kravene til GDPR er det derfor vigtigt for virksomheder at have en klar og letforståelig politik på plads, der beskriver deres praksis for behandling af personoplysninger. Det er også vigtigt at sikre, at medarbejderne er bekendt med politikken og deres rettigheder.

Hvis selskabet ikke har en politik for databeskyttelse i overensstemmelse med GDPR, kan det udsætte sig for sanktioner og bøder. GDPR giver tilsynsmyndighederne beføjelse til at pålægge administrative bøder på op til 4% af en organisations globale årlige omsætning eller op til 20 millioner euro, afhængigt af hvilket beløb der er højst.

Det er derfor vigtigt, at virksomheder implementerer en politik for databeskyttelse og personoplysninger, der opfylder kravene i GDPR.

Har du brug for hjælp?

Hvis du har spørgsmål til enten de persondataretlige regler eller til reglerne inden for ansættelsesretten, er I velkomne til at kontakte advokat og partner Lisa Lykke på tlf. 32 46 46 38 eller mail lly@oadv.dk eller advokatfuldmægtig Maria-Melissa Schneider på tlf. 44 45 11 60 eller mail mes@oadv.dk.

Tal med en specialist på området

Advokatfirma

Lisa Lykke

Advokat, associeret partner

Advokatfirma

Maria-Melissa Schneider

Advokatfuldmægtig

Afdeling:

En vigtig del af den danske kultur er de forskellige helligdage, der fejres hvert år.

En af disse helligdage er store bededag, den fjerde fredag efter påske, som er en af de mest populære og ældste helligdage i Danmark. Regeringen har dog fundet, at der på nuværende tidspunkt er behov for, at alle bidrager til Danmarks fælles sikkerhed blandt andet i forbindelse med at afskaffe en helligdag med henblik på at finansiere de øgede udgifter til forsvaret. Lønmodtagere, der får forøget deres arbejdstid som følge heraf, får et løntillæg for det ekstra arbejde.

Lønmodtagere, der i forvejen arbejder på store bededag, får modsat ikke længere helligdagstillæg for det udførte arbejde den dag. Pr. 1. januar 2024 træder lov nr. 214 (2023-03-06), lov om konsekvenser ved afskaffelsen af store bededag som helligdag, nemlig i kraft og store bededag vil fremadrettet være en almindelig arbejdsdag i arbejds- og ansættelsesretlig henseende, hvor de løn- og ansættelsesvilkår, som i øvrigt gælder på almindelige arbejdsdage, finder anvendelse.

Med den nye SMV-regeringsbeslutning rejses naturligt en del spørgsmål om, hvilke konsekvenser denne beslutning vil have – både for arbejdsgivere og for lønmodtagerne.

Denne korte artikel vil give et bedre indblik i, hvad du som arbejdsgiver skal være opmærksom på i forbindelse med afskaffelsen af store bededag.

Medarbejdernes krav på kompensation – fastlønnede

Som anført ovenfor øges medarbejderens årlige arbejdstid som følge af afskaffelsen af store bededag, men lønmodtagere, der modtager fast månedsløn eller fast løn for en anden periode, vil fortsat modtage deres almindelige faste løn, uanset at de har en fridag mindre. For fuldtidsansatte lønmodtagere med en gennemsnitlig arbejdstid på 37 timer om ugen svarer det til, at lønmodtageren skal arbejde 7,4 timer mere om året. For deltidsansatte lønmodtagere vil det indebære, at den effektive arbejdstid øges forholdsmæssigt, f.eks. således at en lønmodtager på halv tid vil få forøget sin arbejdstid med 3,7 timer, svarende til 0,5 gange 7,4 timer. Der stilles ikke krav om, at de ekstra arbejdstimer skal lægges på selve store bededag. Timerne vil således kunne indgå i arbejdsgiverens almindelige planlægning inden for de vilkår, der gælder i ansættelsesforholdet for tilrettelæggelsen af arbejdstid.

Medarbejderne skal naturligvis kompenseres for et beløb svarende til værdien af en almindelig ekstra arbejdsdag. Denne kompensation – også kaldet løntillæg – optjenes løbende og skal opgøres som 0,45 % af den enkelte medarbejders årsløn.

I beregningen af årslønnen medtages den løn, som medarbejderen ville have fået, hvis han/hun havde været på arbejde. Dvs. den sædvanlige og faste løn, herunder arbejdsgiverens bidrag til pensionsordning, eventuelle tillæg (forskudstillæg, vagttillæg m.v.) samt værdien af personaleordninger, selvom disse ikke modtages under ferie. Bonusser, tantiemer og betaling af eventuelt overarbejde, selvom dette er pligtmæssigt og regelmæssigt forekommende, skal ikke medtages i beregningen af årslønnen (tillægget).

Som arbejdsgiver kan du vælge at afregne løntillægget to gange om året med lønnen for maj og august måned (årsmodellen), så udbetalingen følger ferielovens regler for udbetaling af ferietillæg, eller i stedet afregne det løbende i forbindelse med udbetalingen af løn (månedsmodellen).

Hvis en medarbejder fratræder sin stilling, skal løntillægget afregnes forholdsmæssigt.

Medarbejdernes krav på kompensation – timelønnede

Anderledes forholder det sig for ansatte på timeløn, som fremadrettet skal arbejde på store bededag. Timelønnede medarbejdere skal modtage den sædvanlige kontraktuelle timeløn med eventuelle tillæg for overarbejde eller andet arbejde, som honoreres særskilt i medarbejderens kontrakt. Timelønnede aflønnes således som ved andre almindelige arbejdsdage. Som arbejdsgiver skal du i øvrigt være opmærksom på, at løntillægget i forbindelse med store bededag ikke skal beregnes på samme måde som beregningen af ferietillægget.

Andre forhold, som arbejdsgivere skal være særligt opmærksomme på

Som arbejdsgiver skal du først og fremmest være opmærksom på det ovennævnte løntillæg i forhold til fastlønnede medarbejdere. Det er dog også vigtigt, at du orienterer dig i forhold til særlige løn- og ansættelsesvilkår, som er fastsat i kollektive overenskomster eller individuelle aftaler eller kontrakter vedrørende frihed på en helligdag, samt særlige tillæg for arbejde udført på en helligdag, kutymer og andre regler vedrørende helligdage, da disse ikke længere finder anvendelse på store bededag. Der kan dog være særlige regler i forhold til bestemmelserne i kollektive overenskomster om opsparing til søgnehelligdage, opsparingsprocenter og fritvalgsordninger.

Det er således vigtigt at foretage en gennemgang af eventuelle særlige bestemmelser i ansættelseskontrakterne og/eller personalehåndbøger eller lignende, hvor det angives, at store bededag er en helligdag, da dette skal ændres med virkning fra 1. januar 2024.

Det er vores anbefaling, at du som arbejdsgiver foretager de nødvendige ændringer i personalehåndbøger eller lignende samt udarbejder eventuelle tillæg til ansættelseskontrakter umiddelbart efter store bededag i 2023. På den måde sikrer du, at din virksomhed overholder reglerne fra lovens ikrafttræden den 1. januar 2024.

Medarbejdere på barsel

Hvis du har ansatte i din virksomhed, der ikke modtager fuld løn under barsel, skal du i øvrigt være opmærksom på, at de har ret til samme løntillæg, som hvis de havde været på arbejde. Det er altså derfor ikke muligt at anvende ovenfornævnte årsmodel direkte på medarbejdere, der er på barsel. Der bør man i stedet anvende månedsmodellen. På den måde sikrer du, at dine medarbejdere på barsel ikke stilles mindre gunstigt.

Har du brug for hjælp?

Denne artikel giver et kort og overordnet overblik over de væsentligste punkter, som du som arbejdsgiver skal være opmærksom på i forbindelse med afskaffelsen af store bededag som helligdag.

Hvis du har spørgsmål til de nye regler eller brug for hjælp til, hvordan I konkret sikrer, at jeres virksomhed lever op til de nye lovkrav på området, er I velkomne til at kontakte advokat og partner Lisa Lykke på tlf. 32 46 46 38 eller mail lly@oadv.dk eller advokatfuldmægtig Maria-Melissa Schneider på tlf. 44 45 11 60 eller mail mes@oadv.dk. 

Tal med en specialist på området

Advokatfirma

Lisa Lykke

Advokat, associeret partner

Advokatfirma

Maria-Melissa Schneider

Advokatfuldmægtig

Afdeling:

Som forening har I ofte brug for en vicevært, gårdmand, varmemester mv. (herefter refereret til som ”ejendomsfunktionær”) til at sørge for arbejdet med jeres ejendom(me). Men kender I de forpligtelser og særligt de konsekvenser, der kan medfølge?

I det øjeblik I ansætter jeres første medarbejder, bliver I arbejdsgiver – og det forpligter. Det er derfor vigtigt, at jeres forening er opmærksom på de ansættelsesretlige regler, som gælder, når man ansætter en ejendomsfunktionær. Som arbejdsgiver skal man indledningsvist udarbejde et ansættelsesbevis, som er i overensstemmelse med loven.

Det er utrolig vigtigt, at det skriftlige ansættelsesbevis for ejendomsfunktionæren stemmer overens med både loven og jeres ønsker for det pågældende ansættelsesforhold. Først og fremmest for at sikre, at det arbejde, I forventer udført, rent faktisk kan kræves udført. Derudover reducerer en veludformet og juridisk korrekt ansættelseskontrakt risikoen for senere tvister. Det sikrer foreningen mod store godtgørelseskrav for mangelfuldt ansættelsesbevis eller hvad der er værre; underkendelse af aftalevilkårenes gyldighed.

Man skal derudover tegne arbejdsskadeforsikring, indbetale og registrere feriepenge, sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø mv.

Korrekt ansættelse og korrekt afskedigelse

Som anført vil en af foreningens første forpligtelser være forpligtelsen til at udarbejde en korrekt ansættelseskontrakt mellem jer som arbejdsgiver og jeres medarbejder; ejendomsfunktionæren. Det kræver en del indsigt i ansættelsesretten at udarbejde en korrekt ansættelseskontrakt. 

Foreligger der mangler ved et ansættelsesbevis, eller er et sådant ikke udstedt, kan medarbejderen principielt rejse krav om godtgørelse på op til 20 ugers løn. I praksis dog sjældent over kr. 25.000. Hvis man ligeledes kan risikere, at der kan opstå tvist om ansættelsesforholdet, eller der allerede er opstået en konkret risiko for tvist, som korrekt opfyldelse af oplysningspligten kunne have afværget, vil medarbejderen som udgangspunkt være berettiget til en godtgørelse på op til kr. 10.000.

I kan ligeledes risikere at befinde jer i en situation, hvor I har opsagt eller ønsker at opsige jeres ejendomsfunktionær. Er denne opsigelse ikke saglig, vil I kunne blive mødt med krav om godtgørelse på adskillige måneders løn. Hvis ejendomsfunktionæren er særligt beskyttet eksempelvis grundet religion, etnicitet, handicap, barsel, alder, seksuel orientering mv., vil en forkert håndteret opsigelse kunne afføde et godtgørelseskrav på op til 12 måneders løn og i grelle tilfælde endnu mere.

Vores anbefaling er derfor altid at få jeres ansættelseskontrakter gennemgået eller udarbejdet af et advokatkontor. Og at I herudover søger juridisk bistand forud for en eventuel afskedigelse af en ejendomsfunktionær eller anden medarbejder.

Løbende ansættelsesretlige forpligtelser

Når I som forening ansætter en ejendomsfunktionær, vil der under ansættelsesforholdet tilsvarende løbende være forpligtelser, som skal overholdes.

Arbejds- og ansættelsesret er et komplekst retsområde med meget særlovgivning under konstant udvikling. Reglerne inden for retsområdet bliver i stadig højere grad mere reguleret og stiller dermed store krav til nutidens arbejdsgivere, Derfor er det essentielt at være compliant inden for dette retsområde, inden konflikterne opstår. Alternativt kan det nemlig ende med at blive en dyr affære.

Det danske arbejdsmarked er kendt for relativt fleksible love, hvor mange præcise forhold fastlægges ved overenskomster. Nogle love sikrer alle lønmodtagere visse minimumsrettigheder. Det gælder som anført ansættelsesbevisloven, men også ferieloven, barselloven, reglerne om arbejdstid mv. Andre love regulerer og giver rettigheder til afgrænsede grupper af lønmodtagere som eksempelvis funktionærloven. Derudover er der også en tredje gruppe love, som har til formål at beskytte lønmodtagerne mod forskelsbehandling i forskellige situationer i arbejdslivet. Det er eksempelvis forskelsbehandlingsloven, ligelønsloven og deltidsloven. Som arbejdsgiver er det vigtigt at kende de forpligtelser, som pålægges en, når man vælger at ansætte en medarbejder, eller man får overdraget ansvaret for et ansættelsesforhold som led i sin indtræden i foreningens bestyrelse.

Løbende forpligtelser inden for persondataretten

Der vil yderligere også være en del særlove, som regulerer ansættelsesforholdet. Det er eksempelvis et lovkrav, at medarbejderne modtager skriftlige oplysninger om behandlingen af deres personoplysninger og det er lovpligtigt, at der udarbejdes retningslinjer for foreningens behandling af medarbejderens personoplysninger, som der henvises til i ansættelseskontrakten.

Det er derfor vigtigt, at foreningen er opmærksomme på, hvilke personoplysninger den behandler, hvordan og hvorfor.

Afskedigelse

Skulle ansættelsesforholdet vise sig ikke at leve op til jeres forventninger, står det naturligvis enhver arbejdsgiver frit for at opsige den pågældende medarbejder. Da medarbejdere i Danmark, heriblandt ejendomsfunktionærer, er beskyttet af en bred vifte af lønmodtagerbeskyttende lovgivning, vil en forkert håndtering kunne blive frygtelig bekostelig for foreningen.

Ved afskedigelse af en medarbejder er det derfor vigtigt, at I er klar over foreningens pligter som arbejdsgiver, herunder at give korrekt opsigelsesvarsel og evt. forudgående (skriftlig) advarsel. Skal I opsige en medarbejder, er det afgørende, at I er klar over ansættelsesgrundlaget, dvs. om opsigelsen er reguleret af funktionærloven, overenskomst eller på anden vis i ansættelseskontrakten. I skal desuden være opmærksomme på, om jeres medarbejder qua religion, etnicitet, seksuel orientering, handicap, barsel, alder mv. kan nyde særlig beskyttelse mod opsigelse.

Har I brug for vores hjælp?

Har I en ejendomsfunktionær eller anden arbejdskraft ansat, finder de danske ansættelsesretlige love anvendelse for jer, om I ønsker det eller ej. ØENS kan hjælpe jer videre.

Vi fungerer både som sparringspartner for de foreninger, der råder over stærke interne HR-ressourcer, ligesom vi rådgiver og sparrer med, eller tager over for de foreninger, som ikke ønsker at være pålagt de forpligtelser, som gælder.

Vores advokater er altid opdateret på nyeste viden inden for området og har mange års erfaring inden for eksempelvis udarbejdelse af ansættelseskontrakter, personalepolitikker, opsigelse, forskelsbehandling og diskrimination og lignende. Vi har alle de nødvendige ressourcer, som det kræver for at varetage denne opgave på bedste vis. Vores rådgivning kan med fordel søges på forkant for at sikre gennemtænkte og individuelt tilpassede løsninger, men vores assistance omfatter alle spørgsmål før, under og efter ansættelsesforholdet.

ØENS kan samtidig tilbyde at bistå jer indenfor GDPR og databeskyttelse, som har et tæt samspil med arbejds- og ansættelsesret.

Vil I vide mere?

Kontakt vores advokat med speciale inden for ansættelsesret, Lisa Lykke, på telefon 3246 4638 eller lly@oadv.dk.

Kontakt en af ØENS specialister

Advokatfirma

Lisa Lykke

Advokat, associeret partner

Afdeling:

Har din virksomhed brug for hjælp til håndteringen af de udfordringer og problemstillinger, der kan opstå i arbejdet med HR og personaleforhold? I så fald kan du trygt overlade dette eller dele heraf til ØENS Advokatfirmas HR-afdeling, så du kan holde fokus på dét, du er bedst til – at drive din virksomhed!

ØENS Advokatfirma giver dig mulighed for at udlicitere opgaven, hvorefter vi vil være din juridiske partner og efter dit ønske stå for alt eller dele af de ansættelsesretlige aspekter, som I som virksomhed møder løbende. Vi tager udgangspunkt i din virksomhed og har fokus på den fremtidige drift med en stærkt kommerciel og selskabsretlig forståelse.

HR handler om din virksomheds mest fundamentale og dyrebare ressource: jeres medarbejdere. Medarbejderne har uvurderlig viden, opbygget erfaring og netværk til glæde for virksomheden, der er uerstattelig.

Arbejds- og ansættelsesret er et globalt og utroligt omfattende juridisk felt, som er under konstant udvikling. De danske regler inden for arbejds- og ansættelsesret bliver mere komplekse og stiller dermed store krav til dig som arbejdsgiver, hvorfor det er essentielt at være compliant inden for dette retsområde, inden konflikterne opstår, da det alternativt kan ende med at blive en dyr affære.

Vores advokater er altid opdateret på den nyeste viden inden for området og har mange års erfaring. Vores bistand kan med fordel søges på forkant for at sikre gennemtænkte og individuelt tilpassede løsninger, men vores bistand omfatter naturligvis alle spørgsmål før, under og efter et ansættelsesforhold.

Hvad kan vi hjælpe med?

ØENS HR-afdeling kan tilbyde at overtage hele eller dele af jeres HR-afdeling, eksempelvis:

• Ansættelsestjek
• Udarbejdelse af ansættelseskontrakter og klausuler
• Rådgivning vedr. overenskomstmæssige forhold
• Ansættelsessamtaler og udvælgelse af de rigtige kandidater
• Rådgivning vedr. medarbejdernes retsstilling ved konkurs eller virksomhedsoverdragelse
• Incitamentsprogrammer og bonusordninger
• Personalehåndbøger
• Individuelle aftaler
• Afholdelse af fastholdelsessamtaler, MUS eller exit-samtaler i et fortroligt rum
• Opsigelse, advarsler og bortvisning
• Fratrædelsesaftaler
• Politikker mod chikane, diskrimination m.v.
• Etablering og drift af den lovpligtige whistleblowerordning
• Ligebehandling
• Tvisthåndtering m.v.

Vi rådgiver små og mellemstore virksomheder, offentlige myndigheder og kommuner om problemstillinger inden for alle grene af arbejds- og ansættelsesretten. Ved at være tilgængelige og have en tæt dialog med jeres virksomhed, sikrer vi, at vores rådgivning er relevant, løsningsorienteret og anvendelig. I forhold til tvister er vi pragmatiske i vores tilgang med henblik på, som udgangspunkt, at søge løsninger på laveste konfliktniveau, men fører også retssager for de almindelige domstole, Arbejdsretten, Afskedigelsesnævnet og for voldgiftsretterne.

ØENS kan samtidig tilbyde at bistå jer indenfor GDPR og databeskyttelse, som har et tæt samspil med arbejds- og ansættelsesret.

Vil du vide mere? Kontakt advokatfuldmægtig Lisa Lykke på mail: lly@oadv.dk eller telefon 3246 4638.

Kontakt en af ØENS specialister

Advokatfirma

Lisa Lykke

Advokat, associeret partner

Afdeling: