Forfatter: Rikke Raben
Hos ØENS Ejendomsadministration ved vi, at overholdelse af GDPR (General Data Protection Regulation) kan være en udfordring, særligt for mindre ejerforeninger, andelsboligforeninger, gårdlaug og haveforeninger.
Boligforeninger håndterer dagligt personoplysninger om medlemmer, beboere og lejere, hvilket stiller krav om nøje overholdelse af GDPR-reglerne. I denne guide gennemgår vi de syv vigtigste trin til GDPR-compliance, skræddersyet til netop jeres forenings behov.
1. Skab overblik over persondata i foreningen
Det første og måske vigtigste skridt mod GDPR-overholdelse i en forening er, at skabe overblik over de personoplysninger, som foreningen behandler. Dette indebærer en kortlægning af, hvilke data der indsamles – om medlemmer, beboere, lejere og eventuelle leverandører -, hvordan de opbevares, hvem der har adgang til dem, og hvordan de anvendes. Oplysningerne kan omfatte alt fra kontaktoplysninger og bankinformationer til fortrolige oplysninger om helbred eller økonomi. Det er afgørende at identificere alle processer, hvor personoplysninger er involveret – fra medlemsregistrering til kommunikation og eventuel dataudveksling med tredjeparter.
Boligforeninger bør udarbejde en persondatafortegnelse over behandlingsaktiviteter, som er et krav under GDPR. Denne fortegnelse fungerer som et centralt dokument, der viser, hvordan og hvorfor persondata behandles, samt hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der er truffet.
2. Spørg jer selv “hvorfor?”
Når I har overblik over de data, I behandler, er næste skridt at reflektere over formålet med hver enkelt databehandlingsaktivitet. For GDPR-compliance skal der være et klart og legitimt formål med indsamling og behandling af personoplysninger. Dette kan omfatte administration af medlemskaber, opkrævning af boligafgifter/fællesudgifter, udsendelse af nyhedsbreve eller håndtering af klager.
Det er vigtigt at dokumentere formålene for databehandlingen og sikre, at medlemmerne er informeret om, hvad deres data bruges til. Hvis formålet ændrer sig over tid, skal der indhentes fornyet samtykke fra de berørte personer. Dette kan opnås ved at udarbejde en privatlivspolitik, som er tilgængelig for alle medlemmer.
3. Husk at slette unødvendige data
En af de væsentligste principper under GDPR er dataminimering – at sikre, at personoplysninger kun opbevares så længe, det er nødvendigt for det specifikke formål, de blev indsamlet til. Dette betyder, at jeres ejerforening, andelsboligforening eller haveforening skal have klare retningslinjer for sletning af data, når de ikke længere er nødvendige.
En god praksis er at gennemgå alle lagrede data regelmæssigt og slette dem, der ikke længere er nødvendige. Dette betyder regelmæssig gennemgang og oprydning af både digitale og fysiske data. Sletning skal ske på en sikker måde, der forhindrer uautoriseret adgang til oplysningerne. Implementér derfor en slettepolitik, som alle i foreningen er bekendte med – og forstår.
4. Oplys medlemmerne om, at I behandler deres personoplysninger
Transparens er en hjørnesten i GDPR. Det er jeres ansvar at sikre, at alle medlemmer, beboere og lejere er oplyste om, hvordan deres personoplysninger behandles. En detaljeret privatlivspolitik bør være tilgængelig, som letforståeligt-forklarer, hvilke data der indsamles, hvorfor de indsamles, og hvordan de opbevares.
Medlemmerne skal også informeres om deres ret til at få indsigt i deres egne data, få dem rettet eller slettet, og til at klage til Datatilsynet, hvis de mener, deres data bliver misbrugt. Ved at være proaktive i jeres kommunikation kan I opbygge tillid og undgå eventuelle misforståelser eller klager.
5. Sørg for at have gode procedurer
For at sikre kontinuerlig GDPR-compliance i jeres forening er det afgørende at have veldefinerede og dokumenterede procedurer på plads. Dette inkluderer bl.a. procedurer for håndtering af sikkerhedsbrud, behandling af anmodninger om indsigt fra medlemmer, og rutiner for regelmæssig vurdering af databehandlingsaktiviteter.
Det kan være en fordel at udpege en GDPR-ansvarlig i foreningen, som kan overvåge og sikre, at alle GDPR-relaterede opgaver udføres korrekt. Denne person skal være ansvarlig for at holde sig opdateret med eventuelle ændringer i lovgivningen og sikre, at foreningen altid er compliant.
6. Datasikkerhed i boligforeninger
Datasikkerhed er en af de mest kritiske aspekter ved GDPR. Foreningen skal træffe passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, eller ændring. Dette kan omfatte brug af kryptering, adgangskontrol, regelmæssige sikkerhedskopier, og sikring af, at kun nødvendige personer har adgang til personfølsomme oplysninger.
I bør også overveje fysiske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte papirdokumenter, der indeholder personoplysninger. Desuden er det vigtigt at have klare retningslinjer for brug af private enheder til at behandle eller opbevare foreningens data – f.eks. om medlemmer af bestyrelsen må gemme oplysninger på deres personlige computere.
7. I er også ansvarlige, når I deler (deling af data med tredjepart)
Endelig er det vigtigt at huske, at jeres forening også er ansvarlig for personoplysninger, når de deles med tredjeparter, såsom it-leverandører, revisorer eller advokater. I skal sikre, at der er indgået skriftlige databehandleraftaler, der klart definerer ansvarsfordelingen og kravene til beskyttelse af persondata. Derudover bør foreningen vurdere, om det er nødvendigt at dele data med tredjeparter, og sikre, at dette sker i overensstemmelse med GDPR’s principper om formålsbegrænsning og dataminimering.
Har I spørgsmål?
At sikre GDPR-compliance i en forening er en løbende proces, der kræver opmærksomhed og løbende vurdering af foreningens databehandlingsaktiviteter. Ved at følge disse syv trin kan jeres boligforening, ejerforening eller andelsboligforening sikre, at I overholder GDPR-reglerne, og samtidig opbygger tillid blandt jeres medlemmer. Husk, at GDPR ikke kun er en juridisk forpligtelse, men også en mulighed for at demonstrere ansvarlighed og gennemsigtighed i jeres forenings arbejde.
For yderligere information anbefaler vi at besøge Datatilsynets vejledningsunivers, der tilbyder konkrete eksempler og råd specielt tilpasset små foreninger (Datatilsynet) (DFS), og derved sikre at jeres forening er compliant og står stærkt i forhold til GDPR.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER
Kolonihaveforbundet nedlægger deres bogførings- og administrationstjenester. ØENS Ejendomsadministration står klar til at hjælpe jeres haveforening
Kolonihaveforbundet har besluttet at nedlægge deres bogførings- og administrationstjenester pr. 31. december 2024. Dette kan potentielt skabe udfordringer for mange haveforeninger, som hidtil har været afhængige af forbundets tjenester for at sikre en korrekt og effektiv administration af deres økonomi og medlemsregistrering.
Hos ØENS Ejendomsadministration forstår vi vigtigheden af pålidelig og grundig administration for jeres haveforening. Derfor står vi klar til at træde til som jeres nye administrator og sikre, at jeres økonomi og administrative opgaver fortsat varetages professionelt, trygt og effektivt.
Hvad kan ØENS Ejendomsadministration tilbyde jer?
Vi har stor erfaring med at administrere økonomi og administration for haveforeninger, og vi kan tilbyde en bred vifte af ydelser, der sikrer en smidig overgang fra Kolonihaveforbundet, så I fortsat kan have en problemfri drift af jeres haveforening. Her er nogle af de services, vi kan tilbyde:
Bogføring
- Opkrævning af haveleje – Vi sørger for rettidig opkrævning af haveleje og andre betalinger fra kolonisterne, så jeres forening altid har de nødvendige midler til rådighed.
- Opkrævning af leje af fælleshus – Vi håndterer den årlige opkrævning af leje for foreningens fælleshus, såfremt I har sådan et.
- Inddrivelse af restancer – Vi tager hånd om inddrivelse af eventuelle restancer, så jeres økonomi forbliver sund og stabil.
- Betaling af fakturaer – Vi sørger for rettidig betaling af fakturaer og refusion af udlæg, efter godkendelse af et anvisningsberettiget bestyrelsesmedlem.
- Betalingsservice aftaler – Vi håndterer Betalingsservice-betalinger og Nets-indbetalinger, så det administrative arbejde lettes for jeres forening.
- Vandudgifter – Vi opkræver á conto vandudgifter og udarbejder den årlige årsopgørelse efter modtagne måleraflæsninger.
- Restgæld og kloakering – Vi beregner restgæld i relation til foreningens lån til kloakering og håndterer dokumentudarbejdelse ved indfrielse af lån.
- Bogføring og rapportering – Vi opsætter kontoplan og bogfører alle beløb. Derudover udarbejder vi kvartalsrapporter, der giver jer et klart overblik over jeres økonomiske status.
- Årsregnskab og budget – hvis foreningen ikke har ekstern revisor udarbejder vi det årlige regnskab og budget, der præsenteres på generalforsamlingen.
- Medlemsdata – Vi opdaterer og ændrer stamdata på medlemmerne, så I altid har korrekte oplysninger.
- Bestyrelseshonorarer – Vi sørger for årlig udbetaling af honorar til bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og interne revisorer.
Administration
Udover bogføringsopgaver tilbyder vi også omfattende administrationstjenester i forbindelse med køb og salg af kolonihavehuse såfremt opgaven ikke ønskes bevaret hos bestyrelsen.
Vi har mere end 20 års erfaring med administration af haveforeninger
Vi ved, at overgangen til en ny administrator kan virke uoverskuelig, men vi er her for at gøre processen så enkel som muligt. Vores erfarne administrator-team står klar til at tage en dialog med jer om jeres behov og sikre en gnidningsfri overgang, så jeres haveforening fortsat kan fokusere på det, der betyder mest – jeres fællesskab.
Kontakt os i dag for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe jeres haveforening med at sikre en tryg og effektiv administration fremadrettet.
Har I spørgsmål?
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Det er onsdag, og som altid betyder det en gennemgang af sejrslisten! Men denne onsdag er lidt speciel – der er nemlig en sejr, der virkelig skiller sig ud. Vores fantastiske personaleansvarlige, Ida Gudmundsson, har – selvom hun har afholdt en velfortjent sommerferie – ikke ligget på den lade side. Sammen med de ansvarlige fra ØENS virksomheder har hun ansat hele 14 nye, skønne kolleger, som vi har budt hjerteligt velkommen her i august.
Og som om dét ikke er nok, kunne vi til morgenmødet i dag fejre, at vi nu er over 100 medarbejdere hos ØENS Rådgivningshus! 🎉 Det er vi helt enormt stolte af.
Og hvem er de nyeste skud på ØENS-stammen så?:
ØENS Advokatfirma byder velkommen til:
- Louise Guldborg Pedersen – Advokatfuldmægtig
- Jeppe Brandt Andersen – Stud.jur. (velkommen tilbage!!!)
- Laura Anker Hansen – Stud.jur.
- Sofie Wallentin Klüver Nielsen – Stud.jur.
- Nicholas Scharling Sørensen – Stud.jur.
- Malene Ørskov Petersen – Stud.jur.
ØENS Ejendomsadministration – investeringsejendomme byder velkommen til:
- Niklas Poulsen Rehøj – Ejendomsadministrator
- Mathilde Kønig – Ejendomsadministrator
- Nicklas Arendal Andersen – Ejendomsadministrator trainee
- Frederik Buchwald Busk – Ejendomsadministrator studerende
ØENS Ejendomsadministration – forening byder velkommen til:
- Frederikke Louise Pagh Jensen – Ejendomsadministrator studerende
ØENS Regnskabsafdeling byder velkommen til:
- Aessa Al Khafaji – Controller studerende
ØENS Virksomhedsadministration byder velkommen til:
- Eva Riis Mittag – Back Office Trainee
ØENS Administration byder velkommen til:
- Esther Jørgensen – Piccoline Assistent
Velkommen ombord til jer alle. Vi ser frem til at lære jer bedre at kende!
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Mange tror, at når man er gift, så bliver man automatisk hinandens fremtidsfuldmægtige. Men det er desværre ikke tilfældet. Den eneste måde, hvorpå du kan få kontrol over, at din ægtefælle bliver din fremtidsfuldmægtige er, hvis du laver en fremtidsfuldmagt.
Fremtidsfuldmagter er derudover altid en fordel ift. at gøre processen med at passe på sine nærmeste – også udover en eventuel ægtefælle – nemmere og mere gnidningsfri.
Hvad er en fremtidsfuldmagt?
En fremtidsfuldmagt er et vigtigt redskab, som kan beskytte fuldmagtsgiver og dennes interesser i tilfælde af, at fuldmagtsgiver en dag skulle blive svækket, syg eller miste evnen til selv at tage vare på sine økonomiske eller personlige forhold. Det kan eksempelvis være i tilfælde af alvorlig sygdom eller ulykke. En fremtidsfuldmagt er et alternativ til værgemål, da det giver fuldmagtsgiveren mulighed for selv at bestemme, hvem der skal være fuldmægtig og repræsentere fuldmagtsgiver og handle på dennes vegne, hvis der en dag i fremtiden skulle være brug for det.
Hvorfor bør man have en fremtidsfuldmagt?
Der kan være flere årsager til, at man vælger at oprette en fremtidsfuldmagt.
Først og fremmest, så bestemmer man selv, hvad fuldmagten skal indeholde. Det vil typisk være bestemmelser omkring økonomiske og personlige forhold. Økonomiske forhold kunne som eksempel være adgang til at lave betalingsaftaler med banker eller ansøge om offentlige ydelser, mens bestemmelser om personlige forhold kunne være særlige ønsker til offentlig hjælp, herunder pleje og omsorg. Uden en fremtidsfuldmagt kan det være enormt omstændeligt at få adgang til at hjælpe sine nærmeste.
Processen
Selve ordlyden i en fremtidsfuldmagt skal være ret præcis for at undgå uhensigtsmæssige situationer. Derfor er det altid en fordel at få denne udarbejdet af en advokat. Processen for oprettelse af en fremtidsfuldmagt er derimod relativ enkel. Fuldmagten underskrives og registreres i Personbogen, hvilket giver en sikkerhed for, at der ikke opstår tvivl om fuldmagtsforholdet. På den måde sikres det, at fuldmagten fungerer efter hensigten. Når fremtidsfuldmagten er underskrevet af fuldmagtsgiveren, skal fuldmagtsgiveren møde personligt op hos en notar og bekræfte den.
Hvem kan indsættes som fremtidsfuldmægtig?
Fuldmagtsgiver kan selv vælge, hvem man vil have som fremtidsfuldmægtig. Det er ikke et krav, at man har en bestemt relation til sin fremtidsfuldmægtig. Personen skal dog være over 18 år, ikke være under værgemål og ikke selv have en fremtidsfuldmagt, der er sat i kraft. Det er også muligt at have subsidiære fremtidsfuldmægtige, som kan overtage fuldmagtsforholdet, såfremt den primære fremtidsfuldmægtig ikke er i stand til at fortsætte. Man kan også vælge at have flere fremtidsfuldmægtige, som sammen eller hver for sig kan handle på ens vegne.
Som fremtidsfuldmægtig skal man handle, som fuldmagtsgiveren selv ville have gjort. Vedkommende har pligt til at bruge fremtidsfuldmagten på en måde, som skal være i overensstemmelse med fuldmagtsgiverens interesse.
Hvornår træder en fremtidsfuldmagt i kraft?
Så længe fuldmagtsgiver selv er i stand til at varetage sine økonomiske og personlige forhold, vil fremtidsfuldmagten være uvirksom. Den vil først træde i kraft, når der er indhentet en lægelig vurdering af fuldmagtsgivers tilstand. Det er herefter Familieretshuset, som sætter fremtidsfuldmagten i kraft. Det er som udgangspunkt fremtidsfuldmægtigen, der skal anmode Familieretshuset om dette.
Hvornår ophører en fremtidsfuldmagt?
Fremtidsfuldmagten ophører automatisk, når fuldmagtsgiver afgår ved døden, eller når fuldmagtsgiver kommer under værgemål, medmindre værgemålet vedrører et andet forhold end fremtidsfuldmagten. Desuden kan der være enkelte forhold hos fuldmægtigen, der kan medføre, at fremtidsfuldmagten ophører, herunder blandt andet hvis fuldmægtigen selv kommer under værgemål eller selv har oprettet en fremtidsfuldmagt, der bliver sat i kraft.
Fordelene ved en fremtidsfuldmagt
Kontrol: Du bestemmer, hvem der skal træffe beslutninger for dig, og hvordan de skal gøre det.
Tryghed: Du kan være sikker på, at dine interesser bliver varetaget, selv hvis du ikke selv kan.
Forebyggelse af konflikter: En klar fremtidsfuldmagt kan forhindre uenigheder blandt pårørende.
Fleksibilitet: Du kan tilpasse fuldmagten til dine specifikke behov og ønsker.
Fremtidsfuldmagt pris og pakker (2024)
Hos ØENS Rådgivningshus har vi gjort det nemt for dig at oprette en fremtidsfuldmagt med to forskellige pakker:
Udvidet Pakke: Denne pakke inkluderer et personligt eller telefonisk møde med en erfaren advokat, der guider dig gennem processen og sikrer, at alle dine behov bliver dækket.
- Pris for 1: 4.000 kr.
- Pris for 2: 6.000 kr.
Simpel Pakke: Denne pakke tilbyder et telefonisk møde med en kompetent jurastuderende, der sikrer, at du får kyndig vejledning og støtte i oprettelsen af din fremtidsfuldmagt.
- Pris for 1: 1.500 kr.
- Pris for 2: 2.000 kr.
Kontakt ØENS Advokatfirma for hjælp
Der er en række krav til, hvordan en fremtidsfuldmagt formelt skal udfærdiges, underskrives og registreres for at den er gyldig. ØENS Advokatfirma kan bistå dig/jer hermed, så I er sikre på, at den ikke afvises.
Kontakt fremtidsfuldmagt advokat Mette Bozard på +45 44 45 11 21 / mbl@oadv.dk og få en snak om, hvordan vi bedst muligt kan hjælpe jer.
Tal med en specialist på området
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Flere boligforeninger vælger i stigende grad at udsmykke deres gavle med smukke gavlmalerier – og vi er virkelig vilde med tendensen! Senest har AB Nørrebrogaard fået et fantastisk værk af lokalkunstneren Simon Sebastian og kurator Jens-Peter Brask, medfinansieret af Bang & Beenfeldt – Rådgivende Ingeniører i anledning af deres 50-års fødselsdag.
Gavlmaleriet er en del af et større byfornyelsesprojekt, der også omfatter nyt tag og nye vinduer. ØENS har bistået med forhandlinger og facilitering af generalforsamlingen, hvor gavlprojektet bl.a. blev godkendt.
I oktober overtog vi administrationen af AB Mønten, der har hele 16 flotte gavlmalerier.
Næste projekt? Et spændende gavlmaleri af Andreas Welin hos AB Søren Norbys på Amager.
Overvejer I også at få et gavlmaleri?
Det forstår vi godt! Gavlmalerier bliver stadig mere populære og er en fantastisk måde at berige det visuelle udtryk af et boligområde på. Disse kreative værker tjener flere formål og har en positiv indvirkning på både beboere og det omkringliggende lokalsamfund. Gavlmalerier er ikke kun en æstetisk tilføjelse, men også en fejring af lokalsamfundet, der skaber en samhørighedsfølelse blandt beboerne.
Gavlmalerier kan ligeledes fungere som en platform for lokale kunstnere, der får mulighed for at præsentere deres talent for et bredere lokalt publikum. Støtten til lokale kunstnere fremmer kulturel diversitet og kunstnerisk udfoldelse, hvilket kan inspirere andre til at engagere sig i kunst og kultur. I bedste tilfælde får det måske endda flere lokale boligforeninger til at følge trop.
Har I brug for hjælp?
Hos ØENS Rådgivningshus står vi klar til at hjælpe med at realisere jeres ønsker og vision for et gavlmaleri. Vi kan rådgive jer gennem hele processen, fra idé til færdigt gavlprojekt. Vi sikrer, at jeres gavlmaleri bliver en succes, der skaber varig værdi for såvel boligforening som lokalsamfund.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Hvidvaskloven er implementeret som et led i den internationale bekæmpelse af hvidvask af penge, som stammer fra kriminalitet, samt af terrorfinansiering. Hvidvaskloven implementerer både EU’s 4. og 5. hvidvaskdirektiv samt en række internationale anbefalinger fra Financial Action Task Force (FATF).
Hvidvaskloven pålægger virksomheder, der erfaringsmæssigt er særligt udsatte for at blive misbrugt til hvidvaskaktiviteter, en særlig kontrol- og underretningsforpligtelse. Virksomhederne skal underrette myndighederne, hvis de bliver opmærksomme på transaktioner, der forekommer mistænkelige eller ikke umiddelbart forklarlige.
Hvem gælder undersøgelsespligten for?
Loven oplister i dens første bestemmelse nogle forskellige professioner, der er underlagt reglerne og dertilhørende restriktive krav.
En af disse professioner er ejendomsmæglere og ejendomsmæglervirksomheder efter hvidvasklovens § 1, nr. 16. Myndighederne mener, at der kan være risiko forbundet med, at midler, der investeres i fast ejendom, kan stamme fra kriminalitet. Derfor er ejendomsmæglervirksomheder blandt flere omfattet af pligterne.
Pligten indebærer en sikring af identiteten på mæglernes private kunder samt sikring af identiteten på dem, der reelt ejer selskabet, når de handler med virksomheder. Den registrerede daglige ledelse er i sådanne situationer de reelle ejere, og dermed dem, der skal identificeres.
Hvad indebærer undersøgelsespligten?
Undersøgelsespligten gælder dels ledelsen i det selskab, som ejendomsmægleren repræsenterer, men det kan også gælde personer i et selskab på den anden side af en transaktion. Ejendomsmæglere er som hovedregel forpligtet til både at sikre identiteten på deres egne kunder, men også kundens modpart i en transaktion, dvs. både sælger og køber.
Hvis køber dog er repræsenteret af en anden ejendomsmægler, revisor, advokat eller andre, som udbyder samme ydelser, jf. hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 17, skal køber ikke anses som kunde for sælgers mægler, og ejendomsmæglerens pligter omfatter således alene egen kunde.
Hvis kunden er en PEP – politisk eksponeret person, som f.eks. højesteretsdommere, parlamentsmedlemmer m.v. – har mægleren en skærpet forpligtelse til at undersøge oprindelsen af de midler, der er omfattet af transaktionen.
Ejendomsmæglere er underlagt en række forpligtelser, som kan virke fjerne for det kommercielle aspekt, som ellers spiller en stor rolle i dagligdagen.
Hvidvasklovens pligter – underretning af kunder m.v.:
- Kundeorientering: Hvis ejendomsmæglerens kunder er fysiske personer, har ejendomsmægleren pligt til at informere om de regler, der gælder for behandling af personoplysninger efter hvidvaskloven. De skal videre orienteres om, at mægleren efter loven har pligt til at underrette myndighederne, hvis de ved eller har mistanke om tilknytning til hvidvask eller terrorfinansiering.
- Kundekendskabsprocedurer: Kundekendskabsprocedurerne skal foretages ved etablering af forretningsforbindelsen og indebærer en indhentelse af identitetsoplysninger på kunden, herunder navn, CPR-nummer, CVR-nummer, pas/kørekort og sygesikringsbevis. Virksomheden har pligt til at indhente og kontrollere identitetsoplysninger på fysiske personer, herunder reelle ejere. Ligesom der skal ske klarlæggelse af en juridisk persons ejer- og kontrolstruktur samt pligt til at indhente oplysninger om forretningsforbindelsens formål. Derudover er der ud fra en risikovurdering krav om løbende ajourføring. Det er en forpligtelse, der løber i hele kundeforholdet.
- Risikovurdering: Virksomheden skal efter lovens § 7 foretage en risikovurdering, som kan dokumenteres med udgangspunkt i virksomhedens eller personens forretningsmodel. Den skal omfatte vurderingen af de risikofaktorer, der er forbundet med kunder, produkter, tjenesteydelser og transaktioner samt leveringskanaler og lande eller geografiske områder, hvor forretningsaktiviteterne udøves.
- Skriftlige politikker, procedurer og kontroller: Virksomheden har efter lovens § 8 pligt til at tage udgangspunkt i risikovurderingen og udarbejde skriftlige retningslinjer vedrørende en række forpligtelser, blandt andet kundekendskabsprocedurer, undersøgelses-, noterings- og underretningspligt.
- Undersøgelse, notering og underretning: Jeres virksomhed har pligt til at undersøge usædvanlige forhold, herunder baggrunden for alle komplekse og usædvanlige aktiviteter. Det skal gøres for at fastslå eller afkræfte en eventuel mistanke. Virksomheden skal kunne afkræfte mistanken helt, hvis der ikke skal ske underretning. Kan mistanken ikke afkræftes, skal der ske underretning mht. aktiviteter og midler, der kan have haft en tilknytning til hvidvask. Dette gøres også gældende ved mistanke om finansiering af terrorisme. Denne pligt gælder, selvom mistanken alene drejer sig om en enkelt henvendelse.
Whistleblowerordning:
Virksomheden har derudover pligt til at udarbejde en vurdering af risikoen for, at virksomheden kan blive misbrugt til hvidvask eller terrorfinansiering og en pligt for virksomheder, der beskæftiger mere end fem ansatte (ud over ejerne), til at have en whistleblowerordning.
Hvor længe skal de indhentede oplysninger opbevares?
Ejendomsmægleren er underlagt en pligt til at opbevare de indhentede oplysninger i 5 år efter den pågældende sag er afsluttet. Oplysningerne skal på anmodning udleveres til myndighederne. De må ikke bruges til andet end at opfylde pligterne efter hvidvaskloven, herunder ikke til markedsføring eller lignende.
Tilsynsmyndighed:
Erhvervsstyrelsen fører tilsyn med godkendte ejendomsmæglere efter hvidvaskloven.
Konsekvens for manglende overholdelse:
Bødeniveauet efter hvidvaskloven er løbende indskærpet. Finanstilsynet fik med virkning fra den 10. januar 2020 hjemmel til administrativt at udstede bødeforlæg til virksomheder, som overtræder hvidvasklovgivningen.
Overtrædelser af hvidvaskloven kan typisk opdeles i tre tilfælde:
- Overtrædelse af kontantforbuddet på kr. 50.000,00 eller derover,
- Overtrædelse af kundekendskabsprocedurerne, eller
- Overtrædelse af pligterne til at udarbejde risikovurdering, politik eller tilstrækkelige forretningsgange.
Overtrædelse af kontantforbuddet (pkt. 1) straffes efter fast praksis efter transaktionsprincippet med 25 % af overtrædelsen, dog minimum kr. 10.000,00.
Såfremt virksomheden ikke har et tilstrækkeligt kundekendskab (pkt. 2) eller ikke undersøger en konkret transaktion grundigt nok, hvis det er påkrævet, straffes virksomheden med bøde. Bøden fastsættes som udgangspunkt efter transaktionsprincippet med 25 % af transaktionsværdien. Hvis der er tale om flere overtrædelser, fastsættes bøden til 25 % af den samlede transaktionsværdi. Ved systematiske overtrædelser af hvidvaskloven, hvor virksomheden har opnået en økonomisk fordel i form af en besparelse, fastsættes sanktionen som udgangspunkt til et beløb svarende til det dobbelte af virksomhedens besparelse (besparelsesprincippet).
Hvis virksomheden ikke har udarbejdet skriftlige politikker eller procedurer m.v. (pkt. 3), eller hvor disse ikke er tilstrækkelige, udmåles en bøde efter retningslinjerne for minimumsbøder i intervallet kr. 50.000,00 til 400.000,00 afhængigt af virksomhedens nettoomsætning. Bøden til fysiske personer med tilknytning til virksomheden udmåles som udgangspunkt til et beløb svarende til 10 % af bøden til virksomheden.
Har du spørgsmål?
Har du spørgsmål til hvidvaskloven, er du altid velkommen til at kontakte advokat og associeret partner Lisa Lykke på tlf. 32 46 46 38 eller mail lly@oadv.dk.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Den 1. juli trådte vi officielt ind i 2. halvår af 2024. Sikke et år det har været indtil videre og sikke mange gode ting, vi har i vente. Foruden at byde velkommen til vores seneste nye kolleger fra Koch Christensen, der er blevet en del af ØENS Advokatfirma, skal vi også byde velkommen til nye foreninger og ejendomme hos ØENS Ejendomsadministration. Med stolthed præsenterer vi:
- Andelsboligforeningen Dagmarsgade 41/Ægirsgade 23 – Andelsboligforening med 19 andelshavere beliggende på Nørrebro.
- E/F Maribovej 13-17 – Ejerforening med 18 ejere beliggende i Valby.
- Gårdlauget Ø-Haven – Gårdlaug med 6 foreninger beliggende på Hveensvej 1-3, Amagerbrogade 139-141, Hveensvej 5-13, Hveensvej 15-19, Hveensvej 25, Hveensvej 27, Kirkegårdsvej 32 og Middelgrundsvej 6-18 på Amager.
Vi er stolte og glade for at kunne administrere, drive og udvikle jeres foreninger og ejendomme. Vi ser frem til et langt og godt samarbejde som jeres pålidelige samarbejdspartner.
Professionel ejendomsadministration til jeres forening
Mangler din boligforening eller investeringsejendom professionel administration? Hos ØENS leverer vi totalløsninger inden for ejendomsadministration, drift og udvikling af andels- og ejerforeninger samt udlejningsejendomme. Vi beskæftiger kompetente og erfarne ejendomsadministratorer, som alle bestræber sig på at udføre personlig betjening af dig som kunde. Hos ØENS er et personligt og tæt forhold til vores foreninger og deres bestyrelser en kerneværdi. Derfor kan du trygt overlade ansvaret til os. Vi rådgiver i øjenhøjde og du får en fast ejendomsadministrator. Vi tager os af alt fra den daglige administration, vedligeholdelse af ejendomme, byggesager, beboerkommunikation, generalforsamlinger og meget mere. ØENS varetager i dag administrationen af mere end 250 boligforeninger og 250 udlejnings-/investeringsejendomme.
Få et uforpligtende tilbud
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
At købe sin første bolig, hvad enten det er en villa eller en lejlighed, er en stor beslutning fyldt med både spænding og udfordringer. For at sikre dig en god handel og en tryg økonomisk fremtid er det vigtigt at være godt forberedt. Derfor har vi udarbejdet en guide til førstegangskøbere i 2024, der inkorporerer de nyeste skøn fra Finans om boligmarkedet og gode råd fra ØENS boligadvokater til, hvordan du som førstegangskøber får fingrene i din drømmebolig – så billigt og fornuftigt som muligt.
Boligmarkedet i 2024
Ifølge Finans forventes boligpriserne at stige med 5-7% i 2024 på grund af lavere renter og stabil økonomisk vækst. Yderligere stigninger på 3-5% i 2025 gør det, ifølge Finans, til et klogt træk at investere nu, før priserne stiger yderligere.
Forstå boligmarkedet
Det første skridt mod at finde din drømmebolig er at forstå det nuværende boligmarked. Brug online platforme som Boliga.dk og DinGeo.dk til at analysere markedet. Disse sider tilbyder detaljerede oplysninger om boligers tilstand, prisudvikling og områdets karakteristika. At have en god forståelse af markedet vil hjælpe dig med at træffe informerede beslutninger.
Gennemgå boligen grundigt
Når du har fundet en potentiel bolig, er det vigtigt at gennemgå den grundigt for skjulte skader og mangler. Læs tilstandsrapporten omhyggeligt og overvej at hyre en byggeteknisk rådgiver til at udføre en dybdegående inspektion. Tilstandsrapporten og en sådan inspektion kan dokumentere problemer, der kan give dig forhandlingskraft til at få et prisafslag eller kræve reparationer. Husk, at en grundig undersøgelse kan spare dig for mange penge og bekymringer i fremtiden.
Håndtering af fejl og mangler
Når fejl og mangler opdages, er det vigtigt at håndtere dem strategisk. Overvej, om det er bedst at lade sælger udbedre skaderne før overtagelsen eller få et prisafslag. Mindre reparationer kan ofte udføres billigere af dig selv efter overtagelsen, hvilket kan give dig mulighed for at forhandle et større prisafslag. For større skader er det ofte bedst at få dem udbedret af sælger inden køb.
Rådgivning fra en boligadvokat
En boligadvokat kan hjælpe dig med at navigere de juridiske dokumenter og sikre, at dine interesser som førstegangskøber bliver varetaget. Ejendomsmæglere arbejder for sælger, så det er vigtigt at have din egen rådgiver, der kun har dine interesser for øje. En dygtig rådgiver kan også hjælpe med at forhandle de bedste vilkår og priser på dine vegne.
Berigtigelse af handlen
Lad din egen rådgiver stå for berigtigelsen af handlen. Dette sikrer, at købesummen først frigives, når alle forhold er i orden, og at alle nødvendige dokumenter er korrekt håndteret. Berigtigelse inkluderer kontrol af skødet, tinglysning og sikring af, at eventuelle servitutter og pant bliver korrekt registreret.
Vigtigheden af ejerskifteforsikring
Ved køb af eksempelvis villa/hus, ejerlejlighed og andre typer ejendomme tilbydes ofte ejerskifteforsikring, som dækker skader, der ikke var oplyst i tilstandsrapporten. Disse forsikringer dækker normalt i 5-10 år. Sammenlign forskellige tilbud og vær opmærksom på individuelle forbehold, der kan begrænse dækningen. En god ejerskifteforsikring kan spare dig for betydelige udgifter til uforudsete reperationer.
Valg af realkreditlån
Realkreditlån finansierer op til 80% af boligens værdi. Tal med din bank om de bedste lånemuligheder, og overvej fastforrentede lån for at sikre dig mod renteudsving. I 2024 forventes renten at forblive relativt lav, men det er stadig vigtigt at overveje fastforrentede lån, især hvis du planlægger at blive boende i boligen i mange år. Kurssikring af dit lån kan beskytte dig mod uforudsete renteændringer og dermed stabilisere dine månedlige ydelser.
Forberedelse og planlægning
En vigtig del af at være en succesfuld førstegangskøber er grundig forberedelse og planlægning. Start med at lave et realistisk budget, der inkluderer alle omkostninger ved køb og vedligeholdelse af boligen. Overvej også fremtidige udgifter som renoveringer og uforudsete reparationer. En detaljeret økonomisk plan kan hjælpe dig med at undgå økonomiske vanskeligheder og sikre, at du kan nyde din nye bolig uden bekymringer.
Økonomiske udsigter for 2024 og 2025
Ifølge Finans forventes især huspriserne at stige med 5-7% i 2024 og yderligere 3-5% i 2025. Disse stigninger skyldes en kombination af lavere renteniveauer og stabil økonomisk vækst, hvilket gør det til et gunstigt tidspunkt at investere i fast ejendom.
En god boligadvokat til dig, der er førstegangskøber
ØENS boligadvokater er specialister i fast ejendom og bolighandel. Hvis du har spørgsmål eller har brug for hjælp undervejs i din boligkøbsproces, kan du kontakte en af vores specialiserede boligadvokater. Vi kan guide dig gennem hele processen og sikre, at du træffer de bedste beslutninger for din økonomi og fremtid. Kontakt en af ØENS boligadvokater for yderligere rådgivning og sikre, at du er godt rustet til at foretage et trygt og økonomisk fornuftigt boligkøb i 2024.
Kontakt en af ØENS boligadvokater
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Solen skinner for alvor over ØENS Advokatfirma, og efter en spændende overgangsperiode er vi utroligt fornøjede over officielt at kunne byde vores nye erfarne og kompetente kolleger, John Kahlke, Henrik Karl Nielsen, Jesper Lett, Janne Lindeberg Walbom og Line Pajbjerg fra Koch Christensen Advokatfirma, velkommen.
Mød vores nye kolleger:
John Kahlke, Advokat (H)
John har møderet for Højesteret og arbejder med et bredt spektrum af sager inden for erhvervs- og strafferet. Han yder juridisk bistand og rådgivning til virksomheder og organisationer, både i dansk og international sammenhæng.
Henrik Karl Nielsen, Advokat (H), ph.d.
Henrik har ligeledes møderet for Højesteret og ekspertise inden for arbejds- og ansættelsesret, foreningsret og strafferet. Hans kombination af akademisk baggrund og praktisk erfaring gør ham til en alsidig advokat i komplekse juridiske spørgsmål.
Jesper Lett, Advokat
Jesper specialiserer sig i strafferet og procesret. Han håndterer et bredt spektrum af civile sager, herunder erhvervsret, erstatningsret, injurier og forældreansvar, samt specialiserede sager inden for uddannelses- og forskningssektoren.
Janne Lindeberg Walbom, Advokatsekretær
Janne bringer erfaring og et skarpt øje for detaljer til vores administrative team. Hun arbejder primært med opgaver i forbindelse med køb og salg af fast ejendom, tinglysning af vedtægter, pantebreve, servitutter, ægtepagter, fremtidsfuldmagter, bodelinger, udarbejdelse af testamenter, dødsbobehandling og selskabsregistreringer.
Line Pajbjerg, Stud.jur.
Som jurastuderende vil Line assistere advokaterne med et bredt spektrum af juridiske opgaver. Dette omfatter domssøgning, udarbejdelse af diverse juridiske dokumenter og andet ad hoc-arbejde. Line har en særlig interesse for erhvervsjura og fast ejendom, især entrepriseret.
Vi er utroligt stolte af at kunne styrke vores team med så talentfulde kolleger. Jeres ankomst markerer en vigtig milepæl for ØENS Advokatfirma, og vi ser frem til at arbejde sammen med jer om at levere gode juridiske løsninger – i øjenhøjde – til vores klienter.
Velkommen ombord! Vi glæder os til at lære jer bedre at kende.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER 
Om ganske få dage træder Lov nr. 89 (indførelse af registreringskrav og mulighed for at fravige reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid) i kraft. Fra den 1. juli 2024 skal alle danske virksomheder have et system til registrering af medarbejdernes arbejdstid. Uanset selskabsform, størrelse eller antal ansatte, skal alle indføre et tidsregistreringssystem.
ØENS har tidligere belyst reglerne og deres vigtighed i artiklen [Er din virksomhed klar til implementeringen af de nye krav til registrering af medarbejdernes arbejdstid?], men lovændringen har fortsat medført en del spørgsmål, som vi vil forsøge at belyse i denne artikel. Herunder kan du blive klogere på, hvad registrering af arbejdstid omfatter for dig og din virksomhed.
Hvem skal tidsregistrere?
Loven om arbejdstid – og således også pligten til tidsregistrering – gælder for alle lønmodtagere med undtagelse af “selvtilrettelæggere”, såfremt dette er angivet i deres ansættelseskontrakt efter en konkret og individuel vurdering. Dette betyder, at medarbejdere ansat på jobløn eller uden øvre arbejdstid også er omfattet. Administrerende direktører og selvstændige er ikke omfattet.
Skal jeg tidsregistrere alt?
Ja, både arbejdstid på kontoret og hjemmearbejde skal registreres. Pauser, overarbejde og andre former for rådighedstid tæller også som arbejdstid.
Hvad er formålet?
Formålet er at beskytte medarbejdernes ret til hvile, privatliv og sundhed ved at sikre overholdelse af reglerne om daglig og ugentlig hviletid samt maksimal ugentlig arbejdstid. Den nye regulering er således skabt for at beskytte medarbejderne.
Hvor detaljeret skal jeg tidsregistrere?
Loven kræver ikke registrering af tid brugt på specifikke opgaver eller hvornår du ankommer eller forlader arbejdspladsen. Det vigtige er registreringen af den samlede arbejdstid.
Har jeg eller min arbejdsgiver ansvaret for at sikre implementering af systemet?
Det er din arbejdsplads, der skal implementere et tidsregistreringssystem. Det er dog din pligt at indberette din arbejdstid, når systemet er implementeret. Hvis du ikke indberetter korrekt og/eller følger de øvrige politikker og retningslinjer, kan det få konsekvenser for ansættelsesforholdet.
Der er på nuværende tidspunkt ikke tilknyttet en sanktion for arbejdsgivere, hvis de ikke opfylder kravet om tidsregistrering. Det vil dog naturligvis stadig være muligt at gøre et krav gældende mod sin arbejdsplads, hvis de ikke overholder 48-timers reglen m.v.
Har du brug for mere hjælp i din dagligdag?
ØENS Advokatfirma er klar til at hjælpe jer med at implementere reglerne korrekt eller rådgive om, hvordan I som medarbejdere overholder dem.
Derudover bistår vi også gerne med udarbejdelse af de lovpligtige interne politikker, privatlivsmeddelelser til medarbejderne om den nye registrering, opdatering GDPR-fortegnelser, opdatering/udarbejdelse af databehandleraftaler, sikre dataprivacy by design, lave risikovurderinger, ændringer/opdateringer af ansættelseskontrakter, kursus/information til jeres medarbejdere samt øvrig juridisk rådgivning i forbindelse med de nye regler om tidsregistrering.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER