Inge Smollerup Madsen er Controller i ØENS Regnskabsafdeling. Inge har mangeårig erfaring fra ejendomsadministrationsbranchen som regnskabsmedarbejder, controller og løn- og HR-konsulent. Og så har hun ydermere erfaring med daglig regnskabsføring for virksomheder. Vi stillede for nylig Inge en række spørgsmål om, hvordan hun synes det er at arbejde hos ØENS. Læs hvad hun svarede i interviewet nedenfor. God fornøjelse.

Hvordan startede din karriere som controller hos ØENS?

Jeg havde hørt godt om ØENS gennem en ØENS-medarbejder, og endte med at søge en stilling hos den – på daværende tidspunkt – nyopstartede afdeling ‘ØENS Virksomhedsadministration’, da de søgte en regnskabsmedarbejder. Jeg har snart være ansat i 5 år, og har i mit virke som regnskabsmedarbejder arbejdet med mange forskellige opgaver. I starten arbejdede jeg mest med regnskaber i ØENS Virksomhedsadministration for en masse virksomhedskunder, samt lavede huslejeopkrævning og rykkere for foreningerne i ØENS Ejendomsadministration.

Her kan du få indsigt i karrierestien for Controllere hos ØENS Rådgivningshus.

Hvilke arbejdsopgaver varetager du hos ØENS?

I sommeren 2021 overtog jeg behandling af løn for alle lønkunder i ØENS Virksomhedsadministration, løn til ØENS-medarbejderne og løn for ansatte i ØENS boligforeninger. Jeg står også for den daglige udbetaling af afregninger og betalinger for alle ØENS Ejendomsadministrations kunder.

Synes du, at du får nok ansvar? Hvis ja, hvad betyder denne tillid så for dig?

Jeg har fået tildelt et stort ansvar i og med, at jeg har ansvaret for, at alle får løn til tiden. Derudover har jeg ansvaret for, at alle aftaler med NETS, diverse banker, Virk.dk og Skat er på plads inden der skal laves løn.

Hvordan oplever du arbejdsmængden?

Arbejdsmængden er tilpas. Jeg oplever en naturlig stigning i arbejdsmængden fra den 20. i hver måned, når der skal laves løn for en masse cvr. nr. Alt skal være afstemt inden lønnen kan udbetales.

Hvilke udviklings-/karrieremuligheder er der for dig hos ØENS?

I mine 5 år hos ØENS, har jeg fået lov til at prøve kræfter med en masse forskellige typer arbejdsopgaver, og jeg føler at jeg i dag er landet på den rette hylde. Jeg har tilmed fået de kurser, der skal til for at kunne forbedre mine processer og udføre mit arbejde.

Hvordan oplever du ØENS som arbejdsplads? Hvordan er stemningen her på kontoret?

Stemningen i vores afdeling er god. Vi griner meget og har et godt sammenhold. Man kan godt mærke at vi er blevet et større hus, og det kan være lidt svært at følge med i hinandens liv. Vi er heldigvis gode til at lytte til hinanden og hjælpe, når den uforudsete hverdag, sommetider rammer.

I dag er det sidste dag inden juleferien. Vi er så småt begyndt at pakke vores ting sammen, men inden vi sender hinanden på en velfortjent juleferie, vil vi benytte lejligheden til at takke vores kunder og samarbejdspartnere for et godt samarbejde i det forgangne år.

2022 var året, hvor vi igen kunne forsamles frit, uden nedlukninger og forsamlingsforbud. Det har været en lettelse og glæde igen at kunne samles til møder i – og udenfor huset. Omend året startede ‘nedlukket’, så blev 2022 året, hvor vi – mere eller mindre – blev coronaen kvit. Desværre er det ikke ensbetydende med at alt er tilbage ved det gamle. En krig i Europa og den deraf følgende energikrise og voldsomme inflation samt kraftigt rentestigninger har givet nye udfordringer, der skal håndteres.

Den slags kan ikke undgå at påvirke såvel arbejdsgange som privatliv, men vi har i samråd og samarbejde med jer – lært at navigere i den uforudsigelige verdenssituation.

Vi er utroligt taknemmelige for den tillid og fleksibilitet, I har udvist os. Vi glæder os til at fortsætte den gode stil i 2023.

2022 har været et begivenhedsrigt år her i ØENS:

• Sebastian Bøving Jacobsen, Kristian Olsen og Jacob Bonderup er optaget som partnere.
• ØENS blev ‘Great Place To Work’-certificeret igen.
• ØENS grønne testprojekt er blevet søsat.
• Utallige undervisningsmoduler er blevet gennemført på ØENS Akademi. ØENS Akademi er ØENS interne akademi, hvor vores erfarne kolleger deler ud af deres viden om alskens opgaver, lovgivning, procedurer mv.
• Vi har fået en ny hjemmeside!
• Vi har igen i år investeret stort i RPA-projekter, der ‘overtager’ tjansen, når standardiserede opgaver skal løses. Outputtet af RPA-projekterne har frigivet en masse manuel tastetid, hvilket er arbejdstid, der nu i stedet bliver brugt på at servicere vores mange skønne kunder i endnu højere grad.
• Vi har afholdt 4 x bestyrelsesundervisningsmoduler og et hav af gå-hjem-møder.
• ØENS og ØENS medarbejdere har været med til at hjælpe 3.000 børn og kvinder i Indien, til at få en bedre hverdag med uddannelse og arbejde. Derudover er 1.000 børn på julemærkehjemmene blevet hjulpet og styrket til et bedre selvværd, nye venner og trygge fællesskaber.
• Kratterne vandt ENDELIG over cykelmyggene i ‘ØENS cykler til arbejde’.

• Nye medarbejdere er kommet til, mens andre har sagt farvel for at prøve kræfter på andre arbejdspladser. Også nye kunder og foreninger har søgt mod os, og det er vi selvfølgelig glade for og stolte over – det vidner om, at vi lykkes med det arbejde, vi laver hver eneste dag.

Vi gør opmærksom på, at kontoret holder lukket fra den 24. december til den 1. januar – begge dage inklusiv.

Vi ønsker alle en rigtig glædelig jul og et godt og lykkebringende nytår. Vi ses i 2023.

Advokat Jens Duus takker af og overlader nøglen til ØENS Advokatfirma

I forbindelse med at Jens Duus efter godt 45 år i advokatbranchen, har besluttet sig for at gå på velfortjent pension, har han valgt at overdrage sin ejendomsadministration til ØENS Ejendomsadministration og advokatsager til ØENS Advokatfirma.

Jens har slået sine folder her på Amager, hvor han primært har udfoldet sig på Vejlands Allé (Vilh. Skouenborgs Eftf.) og Vermlandsgade 51 (Advokatfirmaet Jens Duus). Jens har gennem årene været beneficeret forsvarsadvokat og har – udover sin ejendomsadministration – beskæftiget sig indenfor et bredt spektrum af privatretten samt stiftet et utal af andelsboligforeninger.

Hos ØENS Advokatfirma har vi nydt godt af, at have Jens som erfaren konkollega her på Øen. Jens har altid været en god kollega og leveringsdygtig ift. sparring og udveksling af sager i tilfælde af interessekonflikter.

”Jeg vil gerne sige tak til alle klienter og forretningsforbindelser, der gennem årene har været forbi mit kontor, og jeg er taknemmelig for, at der fundet en løsning som indebærer, at advokaterne hos ØENS Advokatfirma fremover vil stå til rådighed, når nu jeg takker af” siger advokat Jens Duus.

Advokat og stiftende partner, Kenneth Gudmundsson, fra ØENS Advokatfirma tilføjer: ”Vi ønsker Jens tillykke med sit velfortjente otium og takker for godt kollegialt samarbejde gennem årene. Vi ser frem til at servicere Jens’ kunder og samarbejdspartnere hos ØENS Advokatfirma fremover.

Martin Meyer Olesen er Ejendomsadministrator i ØENS Ejendomsadministrations afdeling for investeringsejendomme. Martin har en professionsbachelor inden for finans og har arbejdet med administration af erhvervs- og boliglejemål siden 2018. Vi stillede for nylig Martin en række spørgsmål om, hvordan han synes det er at arbejde hos ØENS. Læs hvad Martin svarede i interviewet nedenfor. God fornøjelse.

Hvordan startede din karriere som Ejendomsadministrator hos ØENS?

Min karriere som ejendomsadministrator hos ØENS startede ret tilfældigt. Jeg ønskede at flytte til København fra Odense, og talte i den forbindelse med en familieven, der arbejder med ejendomme i København. Han fortalte mig at de på hans arbejdsplads (ØENS) søgte en erfaren ejendomsadministrator. Vedkommende fortalte mange gode ting om arbejdspladsen og jobbet lød utroligt spændende – så jeg søgte jobbet og fik det!  

Her kan du få indsigt i karrierestien for Ejendomsadministratorer hos ØENS Ejendomsadministration for investeringsejendomme.

Hvor længe har du været ansat hos ØENS?

Jeg har været ansat siden 1. december 2020.

Hvilke arbejdsopgaver varetager du hos ØENS?

Jeg varetager alt inden for administration af udlejningsejendomme, herunder både bolig og erhverv. Det omfatter alt fra kontakt til investeringskunder og lejerne, opkrævning af husleje, forbrugsregnskaber, varslinger af skatter & afgifter og OMK-budgetter, behandling af huslejenævnssager, optimering af ejendomsdriften i samarbejde med kunderne. Derudover varetager jeg en ‘Superbruger’-rolle, og bruger derfor meget tid på opsætning af vores administrationssystem, håndtering af daglige problemstillinger med systemet og andre ad-hoc opgaver inden for dette.

Synes du, at du får nok ansvar? Hvis ja, hvad betyder denne tillid så for dig?

Jeg har en fornemmelse af, at jeg/man kan få det ansvar som man har lyst til hos ØENS. Jeg har stor indflydelse på, hvilken type kunder jeg har, samt hvad min rolle er internt i firmaet. Jeg synes det er fedt, at jeg har muligheden for at gå til min daglige leder, Administrationschef Kristian Olsen, og snakke om min rolle her hos ØENS. Vi drøfter ofte, hvad jeg gerne vil lave om eks. 1, 2 eller 5 år – både rent fagligt, men også personligt. Selv hvis jeg ikke selv aktivt opsøger andre eller nye udfordringer, så er min leder opmærksom på de styrker og svagheder, jeg har, og giver mig mulighed for at bruge disse styrker på en måde, der gavner både teamet og jeg.

Hvordan oplever du arbejdsmængden?

I investeringsafdelingen følger vi et årshjul, og mængden og typerne af opgaver er ofte sæsonbetonede. Det betyder at der er tidspunkter, hvor arbejdsopgaverne er mange, og flere bolde skal holdes i luften. Derimod er der også perioder, hvor vi kan afsætte mere tid til til at lave kontrol af vores arbejdsprocesser, yde ekstra servicering af vores kunder, og løse de opgaver, der ikke altid prioriteres i højsæsonsperioder. Dog er arbejdet meget fleksibelt, da de fleste opgaver ikke behøver at være løst mellem kl. 08:00-16:00. De kan lige såvel løses om aftenen, weekenden eller andre tidspunkter, hvis det passer bedre med ens kalender.

Hvilke udviklings-/karrieremuligheder er der for dig hos ØENS?

Allerede til 1. jobsamtale snakkede vi om, hvilke muligheder jeg ville kunne tilbydes i forhold til videreuddannelse. Det fandt jeg enormt ambitiøst og rart. Jeg er i øjeblikket i gang med EA-uddannelsen, som jeg læser ved siden af arbejdet. Derudover er der mange gode muligheder for at blive ajourført med det nyeste inden for branchen. Vi holder mange interne kurser, hvor vi genopfrisker – og fylder på – den viden vi allerede har, så vi altid er opdaterede omkring den gældende lovgivning og arbejdsprocesser. ØENS er generelt meget støttende omkring medarbejdernes ønske til at videreuddanne- og dygtiggøre sig. Det ser jeg som en god kvalitet.

Føler du at der er plads til, at du kan udvikle dig fagligt såvel personlig hos ØENS?

Ja – jeg får mulighed for at påtage mig ekstra ansvar løbende, undervise nye ansatte, holde interne kurser/undervisningsseancer, præsentere arbejdsområder og ny viden for kollegaer på teammøderne. Så hvis jeg eksempelvis har arbejdet intenst med en sag i længere tid, så kan jeg dele mine erfaringer og viden omkring emnet med mine kollegaer.

Derudover deltager jeg ofte på møder med administrationschef, Kristian Olsen og personaleansvarlig, Ida Gudmundsson, hvor vi sammen tilpasser kommende arbejdsopgaver og ansvarsområder.

Hvordan oplever du ØENS som arbejdsplads? Hvordan er stemningen her på kontoret?

Der er generelt en god stemning hos ØENS. Vi er gode til både at fejre de små og store begivenheder i livet/arbejdsdagen, uagtet om det er en fødselsdag, firmafest, nye kolleager, ros fra kunder eller andet. Endvidere er der rig mulighed for at deltage i sociale arrangementer og være sammen med kolleger. Hvis man altså har tid og lyst – der er ingen tvang. Det betyder eks. at hvis der er perioder, hvor du ikke har tid eller socialt overskud til at deltage i en fest, fredagsbar eller et hvilket som helst andet arrangement, så bliver der ikke kigget skævt til det. Man kan i bund og grund få det ud af arbejdspladsen, som man har lyst til. Det synes jeg er ret vigtigt.

Endelig blev det december, og måneden starter som sædvaneligt ufatteligt godt ud.

I dag får vi nemlig besøg af venner, familie, samarbejdspartnere og kunder kl. 16.00 til ‘ØENS julehygge’, og som om dét ikke er fornøjeligt nok, så skal vi også vi have budt velkommen til en ny andelsboligforening i ØENS Ejendomsadministration.

Vi skal byde velkommen til følgende foreninger i december:

• A/B Blegdamsvej 86/Irmingersgade 15 på Østerbro – 19 andelsboliger og to andelserhverv

Velkommen ombord. Vi glæder os til samarbejdet.

Mangler din boligforening eller investeringsejendom professionel administration? Hos ØENS leverer vi totalløsninger inden for administration, drift og udvikling af andels- og ejerforeninger samt investeringsejendomme. Vi beskæftiger kompetente og erfarne ejendomsadministratorer, som alle bestræber sig på at udføre personlig betjening af dig som kunde. Hos ØENS er et personligt og tæt forhold til vores foreninger og deres bestyrelser en kerneværdi, og derfor kan du trygt overlade ansvaret til os. Vi rådgiver i øjenhøjde. Vi tager os af alt fra den daglige administration, vedligeholdelse af ejendomme, byggesager, beboerkommunikation, generalforsamlinger og meget mere. ØENS varetager i dag administrationen af mere end 210 boligforeninger og 150 udlejningsejendomme. Er din forening eller ejendom den næste? Kontakt os på info@oadv.dk eller på telefon (+45) 3246 4646 til en uforpligtende snak om, hvad vi kan gøre for dig.

Få et uforpligtende tilbud

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Investeringsejendomme

Kristian Olsen

Administrerende direktør, partner

Afdeling:

Et stærkt forsinket byggeri fyldt med fejl er, sammen med en stor ekstraregning, blevet resultatet af et renoveringsprojekt hos en andelsforening på Amager. Sagen her gik helt i hårdknude, men en række forholdsregler kan forhindre de værste konflikter, siger byggeretsadvokat Johan Iversen Møller. En af de vigtigste læringer ér, at man ikke bør have alle byggesagens aktører i ét og samme firma.

I 2018 indså bestyrelsen i andelsforeningen A/B Søren Norby på Amager, at deres ejendom trængte til en kærlig omgang. Ikke bare lidt klatmaling hist og her. Men en omgang af den mere alvorlige slags med nyt tag og vinduer, isolering af gavlene, en facade, der skulle pudses op og et kælderloft, der skulle understøttes.

Den lille andelsboligforening på bare 10 lejligheder og nogle erhvervsdrivende i stueetagen havde ikke tidligere haft en vedligeholdelsesplan, og derfor begyndte projekterne at blive presserende, fortæller bestyrelsesmedlem Marianne Einshøj Jakobsen, der sammen med formanden Karsten Sand har været foreningens tovholdere for projektet. Og det er de stadig, for byggeriet er endnu ikke færdigmeldt.

”Hvis ikke man renoverer løbende, får man et kæmpe efterslæb, og det havde vi. Så vi startede med at forsøge at få lavet en vedligeholdelsesplan. Men der var ikke mange, der ville give tilbud på det, fordi foreningen er så lille,” fortæller hun.

De følte sig derfor heldige, da et mindre firma gerne ville tage opgaven. Hurtigt viste det sig, at det også var et boligadministrationsfirma, som tilmed tilbød at overtage administratorposten.

”De kiggede på vores økonomi og sagde, at der var masser af luft i budgettet til renovering. Så det syntes de, at vi skulle i gang med. Der var ingen grænser for, hvad de kunne hjælpe os med,” fortæller Marianne Einshøj Jakobsen, som sammen med resten af bestyrelsen besluttede at bruge firmaet som ny administrator.

Og herfra gik det stærkt. Den nye administrator var nemlig også byggerådgiver og tilbød derfor sin hjælp til renoveringsprojektet. Efter hans råd valgte foreningen at gå med den billigste af tre entreprenører. Og i april 2019 blev projektet søsat – estimeret til at tage cirka 5-6 måneder.

Hvem af sagens aktører har overblikket?

Efter få uger begyndte de første af en uendelig række af små og store problemer. Al lige fra massive vandskader på loftet som følge af manglende afdækning til forkert behandling af facaden. Derudover var der byggeregnskaber, der ikke var styr på. Og ingen af byggesagens aktører virkede til at have overblikket.

I dag, tre år senere, kan Marianne Einshøj Jakobsen fremvise et 18 sider langt dokument med fejl. I dokumentet har hun listet sagens historik, kommunikationen og de mange graverende fejl, der er opstået undervejs. I mellemtiden er entreprenøren gået konkurs, og byggerådgiveren afviser at bruge sin forsikring.

Marianne Einshøj Jakobsen kalder sig selv og foreningen lidt naiv i troen på, at den byggetekniske rådgiver havde overblikket og ville tage ansvar. Man må følge sin mavefornemmelse, mener hun.

”Jeg håber da, at en god byggerådgiver ville have ført ordentligt tilsyn med entreprenøren. Men for os opstod problemet især, da vi begyndte at tvivle på byggerådgiveren, som så samtidig var vores administrator. Dér lærte vi, at man ikke skal have alle forretninger samme sted,” siger hun.

Dén pointe deler advokat Johan Iversen Møller fra ØENS Advokatfirma. Han overtager løbende byggesager, der er gået i hårdknude, og mener, at en del problemer kan undgås, hvis man fra starten tænker i et firkløver af rådgivere.

”Den byggetekniske rådgiver kontrollerer entreprenøren, og så kan der være en jurist, der kontrollerer både entreprenøren og den byggetekniske rådgiver. Og til sidst en byggesagsadministrator, der til en vis grad kontrollerer de andre i byggesagen. Kontrolarbejde er en del af kvalitetssikringen af byggeriet, og hvis man samler alle de funktioner under én hat, forsvinder kontrollen,” siger han.

Økonomiske konsekvenser

Johan Iversen Møller mener, det optimale scenarie er, at der er koblet en juridisk byggerådgiver på byggeprojektet fra starten. Også selv om det kan virke som for mange forskellige rådgivere på et enkelt projekt. ”Mange tvister i en byggesag opstår ved, at parterne bliver uenige undervejs og graver sig ned i skyttegravene. Så stopper byggeriet, konflikten vokser, og de økonomiske konsekvenser bliver større og større. Traditionelt i branchen kobler man først en advokat på, når parterne er gået helt fra hinanden,” siger han og beskriver sin rolle som en slags konfliktmægler tidligt i processen.

I andelsforeningen A/B Søren Norby forsøgte de et godt stykke tid at løse problemerne direkte med entreprenør og byggerådgiver, men måtte til sidst få en advokat på sagen. Indtil videre har foreningen brugt over 150.000 kroner på advokatsalær og vedtog derfor på en ekstraordinær generalforsamling i marts at lukke sagen og se fremad. De har i mellemtiden også skiftet administrator, så de nu er administreret af ØENS Ejendomsadministration. De venter lige nu på en rapport fra en ny ekstern byggeteknisk rådgiver, der skal vurdere, hvad det kræver at få udbedret fejl og mangler.

Gode råd til at komme godt fra start med renoveringsprojektet:

• Hav altid en vedligeholdelsesplan, så I ved, hvilke projekter, der skal prioriteres.
• Vælg jeres rådgiverteam med omhu. Man kan godt få administrativ og juridisk rådgivning fra samme firma, f.eks. sin administrator. Men den tekniske rådgiver og entreprenøren bør være uafhængige af hinanden og af foreningens administrator.
• Større byggeprojekter vil næsten altid kræve ekstern og uafhængig byggeteknisk rådgivning. Ellers kan bestyrelsen ende med et alt for stort, komplekst og tidrøvende arbejde.
• Hvis I som bestyrelse vælger at entrere direkte med en entreprenør uden rådgiver, skal I være opmærksom på, hvad jeres bestyrelsesansvarsforsikring dækker.
• En juridisk byggerådgiver kan være et forebyggende tiltag, som på sigt kan spare jer for mange penge i advokatsalær, hvis projektet først er gået i hårdknude.
• Dokumentér processen – det kan være nyttig information, hvis en konflikt opstår og eskalerer.

Artiklen er udgivet i magasinet ‘Min Boligforening’ i juni 2022. En særlig tak skal lyde til medvirkende bestyrelsesmedlem, Marianne Einshøj Jakobsen fra A/B Søren Norby på Amager. Billederne til artiklen er taget af Marianne.

Advokatfirma

Johan Iversen Møller

Advokat

Afdeling:

Når din forening står overfor et renoverings- eller byggeprojekt, spiller bygherrerådgiveren en central rolle for en succesfuld gennemførelse af projektet. Bygherrerådgiveren repræsenterer foreningen i den daglige styring og ledelse af projektet – og tager sig ofte godt betalt. Det er derfor på sin plads, at stille krav til bygherrerådgiveren og at kende til bygherrerådgiverens ansvar. Men hvad kan man egentlig forvente, at bygherrerådgiveren leverer for sit honorar? Og hvordan reagerer man, hvis bygherrerådgiveren ikke lever op til forventningerne og vedkommendes ansvar? Det kan du blive klogere på i denne artikel. God læselyst.

Få aftalen på plads

Hvor det ofte er lettere og mere håndgribeligt, for foreningen og dennes bestyrelse, at forholde sig til om entreprenøren leverer det han skal, så er det i langt de fleste tilfælde vanskeligere og mere diffust at finde frem til, hvad bygherrerådgiven egentlig skal levere for sit honorar, hvornår det ikke er godt nok og hvordan en sådan given situation skal håndteres.

Det første sted at starte er i parternes aftale. Rådgiveraftalen. Her er der typisk et afsnit, der hedder ”rådgiverens ydelse”. Dette punkt udgør det juridiske grundlag for, hvad bygherrerådgiven skal levere for at være berettiget til at modtage sit honorar. Teksten bør være udarbejdet på en måde, hvor den anvender nogle af ’branchens indarbejdede standardudtryk’ for typiske rådgiverydelser. Som et minimum bør teksten forholde sig til projektering, udbud, byggeledelse og tilsyn. Og det er en god idé at præcisere omfanget af de enkelte dele. F.eks.: På hvilket stadie af projektet skal opgaven udbydes, eller hvor ofte skal der være byggemøder og tilsyn. Det kan også anbefales at henvise til en af de ydelsesbeskrivelser som ARK og FRI har udarbejdet, f.eks. YBL18, som lægger sig op ad ABR18.

Bygherrerådgiverens ydelse

I renoveringssager på foreningsejendomme ser vi sjældent fejl eller problemer i projektfasen. Det skyldes nok, at renoveringssagerne ligner hinanden meget fra sag til sag, og at projekteringen derfor oftest er ganske ukompliceret. Man bør dog være opmærksom på usædvanlige konstruktioner, som f.eks. udbud af altanprojekter i hovedentreprise eller modsat udbud på facaderenovering på byggeprogram.

I udbudsfasen har bygherrerådgiveren en vigtig rolle i at forstå forskellene i de modtagne tilbud, og at præsentere sådanne for foreningen – således at den bedste entreprenør kan vælges. Medmindre der er givet offentlige støttemidler til byggeriet, er foreningen som udgangspunkt ikke underlagt udbudsregler eller andre lovkrav i forhandlingsfasen og kan frit vælge den ønskede entreprenør. Selvom udgangspunktet altid vil være at vælge den billigste entreprenør, er dette ikke nødvendigvis den bedste løsning.

Når byggeriet er under udførelse, forestår bygherrerådgiveren byggeledelse og tilsyn. Byggeledelse er den overordnende tidsmæssige og økonomiske styring af byggeriet, mens tilsyn betyder, at rådgiveren går ud på byggepladsen og kontrollerer, om entreprenøren er kommet så langt som vedkommende siger til byggemøderne og om kvaliteten er i orden. Dette bliver skrevet ned i byggeriets stadeopgørelse, som danner grundlag for entreprenørens a conto faktureringer. Bygherrerådgiveren skal kontrollere, at entreprenøren ikke fakturerer for mere end stadet tilsiger. Bygherrerådgiveren skal dog også være opmærksom på særlige aftaler i entreprisekontrakten om betalingsbetingelser. Sidst men ikke mindst skal bygherrerådgiveren sørge for, at byggeriet skrider frem som planlagt. Og i modsat fald varsle entreprenøren om eventuelle konsekvenser af en forsinkelse. Typisk en aftalt dagbod.

Bygherrerådgiverens fuldmagt

Bygherrerådgiveren optræder overfor entreprenørerne på vegne af foreningen. Ofte vil foreningens bestyrelse ikke være til stede på de ugentlige byggemøder. Det er let for både bygherrerådgiver og entreprenør at få den opfattelse, at bygherrerådgiveren kan råde på foreningens vegne i enhver henseende. Dette er dog ikke tilfældet. I AB18-reglerne er der indsat grænser for bygherrerådgiverens fuldmagt. Bygherrerådgiveren kan således godkende ekstraarbejder på 50.000 kr. samt tidsfristforlængelse på op til 5 arbejdsdage. Herudover skal foreningens godkendelse indhentes, medmindre andet er aftalt. En god arbejdsmetode for bygherrerådgiveren er at anvise til godkendelse ved foreningen. Derved har vedkommende ikke taget stilling på foreningens vegne, men blot givet sin anbefaling til foreningen, som så tager endelig stilling.

Bygherrerådgiverens ansvar

Hvis bygherrerådgiveren selv begynder at tage beslutninger om byggeriets økonomi og tidsplan uden at konsulterer foreningen, risikerer vedkommende at ifalde ansvar, hvis foreningen lider tab som følge af sådanne dispositioner. Et eksempel på tab kan være at der er udbetalt for meget i entreprisesum til en entreprenør, der efterfølgende går konkurs.

Hvis der opstår berettiget tvivl om bygherrerådgiverens ansvar for et tab, bør sagen anmeldes til bygherrerådgiverens ansvarsforsikring, som herefter vurderer, om der skal bet­ales erstatning til foreningen. Ansvarsforsikringsselskabets afgørelse er ikke endelig juridisk bindende for parterne. Foreningen kan således godt gå i forhandling med bygherrerådgiveren eller forsikringsselskabet om kravets størrelse. I sidste ende må sagen indbringes for domstolene eller Voldgift, hvis parterne ikke kan blive enige.

Udover ansvar for fejl, kan bygherrerådgiveren også miste retten til at modtage sit honorar, hvis der er mangler ved rådgivningen. På samme måde som, at der sker tilbagehold i entreprisesummen overfor entreprenøren ved fejl eller mangler ved selve byggeriet, kan foreningen altså tilbageholde beløb i bygherrerådgiverens honorar, hvis den aftalte ydelse ikke er blevet leveret eller har været mangelfuld. Et eksempel på en mangel ved bygherrerådgiverens ydelse kunne være, at vedkommende ikke løbende har opdateret byggeriets tidsplan eller stade, således at det er muligt for foreningen løbende at vurdere om entreprenørens a conto begæringer er berettigede eller ej.

Har du brug for hjælp?

Har du brug for hjælp til at vurdere, om din bygherrerådgiver lever op til sine forpligtelser, er du altid velkommen til at kontakte ØENS entrepriseadvokat Johan Iversen Møller.

Advokatfirma

Johan Iversen Møller

Advokat

Afdeling:

Hos ØENS Ejendomsadministration ønsker vi både at sikre boligforeningerne en bedre økonomi og at slå et slag for den grønne omstilling. Det kan bl.a. ske ved at reducere varmeudgifterne for vores mange foreninger. Og derfor har vi brug for jeres hjælp.

I samarbejde med Brunata og udvalgte boligforeninger vil ØENS Ejendomsadministration det kommende år gennemføre et testprojekt, hvor vi med det internetbaserede Brunata Energistyring sætter fokus på energioptimering.

Målet med projektet er at blive dygtigere til at mindske foreningers og beboeres energiudgifter, samt at reducere ejendommenes CO2-aftryk. Specielt foreninger med ældre ejendomme oplever ofte et stort energispild. Og derfor kan man med de rette tiltag gøre en markant forskel til glæde for såvel økonomi som klima.

Deltag i testprojekt

For at tilegne os den fornødne viden om foreningernes muligheder søger vi pt. boligforeninger, som det kommende år vil deltage i projektet. Er I blandt de udvalgte foreninger vil I få installeret ny teknologi, som vil være med til at optimere jeres forbrug. Vi forventer, at deltagerne allerede i testperioden vil opleve væsentlige besparelser. Det er ikke et krav, at man er kunde hos Brunata.

Hvad er et energistyringssystem?

Et energisystem giver mulighed for at skabe det nødvendige overblik. Det hjælper med at prioritere og styre de enheder og tiltag, hvor man får mest for pengene.

Brunata Energistyring er et dynamisk energistyringsværktøj. Det giver bl.a. mulighed for at monitorere energiforbruget, se tidligere forbrug og estimere forventet fremtidigt forbrug.

Brunata Energistyring har flere vigtige egenskaber – heriblandt mulighed for at:

• opstille en prioriteret aktivitetsliste, hvis der skal reageres på eventuelle afvigelser
• tilpasse tiltag til den enkelte enhed, bygning eller sågar flere bygninger
• overvåge returværdier på fjernvarme, så dyre afkølingsafgifter undgås
• automatisk sende notifikation hvis energiforbruget afviger grænseværdier
• spare administrationstid
• budgetopfølge og budgettere, så acontobetalinger kan tilpasses
• give overblik over CO2-aftryk (fx til grønt regnskab)

Energistyringssystemet hjælper således på en overskuelig og intuitiv måde med at sætte fokus på eventuelt energispild, så der kan handles proaktivt.

Hvis I allerede nu ved, at I gerne vil tages i betragtning til ØENS grønne projekt, så kan I tilmelde jer interesselisten herunder.

… dét spørgsmål bliver ofte efterfulgt af rungende tavshed, før den nuværende bestyrelse nødtvungent melder sig igen. Men en god, blandet bestyrelse er en stor gevinst for alle foreninger, fordi beslutningerne bliver bredere funderet. Og det sure arbejde? Det kan man faktisk købe hjælp til.

Skal legepladsen i gården renoveres, eller er elevatorer en bedre investering? Skal altanprojektet i gang – eller er det bedre med solceller? Og hvad med den sommerfest?

Den direkte vej til indflydelse i ejer- eller andelsforeningen er en post i bestyrelsen. Og jo mere diversitet i bestyrelsesgruppen – desto bedre – og mere bredt funderede beslutninger – bliver der taget til fælles bedste. Desværre er hovedparten af bestyrelserne alt for homogene, mener administrationschef Nedim Husic og jurist og ejendomsadministrator Dan Dreisig fra ØENS Ejendomsadministration A/S.

”De fleste bestyrelser er i den ene eller den anden grøft. Enten kun kvinder eller kun mænd. Enten kun over eller kun under 50 år. Det varierer fra tid til anden, hvem det er, der lige på dén generalforsamling har haft lyst til at stille op. Der er sjældent kampvalg, og det er nu engang bare dem, der rækker hånden op … måske fordi de virkelig har lyst, eller fordi det er blevet pinligt,” siger Nedim Husic.

Bestyrelsesansvar

ØENS Ejendomsadministration tilbyder undervisning med titlen ”bestyrelsesansvar”, blandt andet for at afmystificere rollen som bestyrelsesmedlem. Her kan man få indblik i ansvar og opgaver – men også få viden om, hvordan man kan få hjælp til det, ingen har lyst til eller mod på.  

Optimalt set er bestyrelsens rolle nemlig at udstikke en retning og ikke at nørde med detaljer i vedtægter, regnskaber eller byggeteknik. Og ofte er der mulighed for at bruge noget af vedligeholdelsesbudgettet på at købe hjælp udefra, siger administrationschef Nedim Husic.

”Man får sjældent et skulderklap som bestyrelse. Hvis man er heldig, kan der på generalforsamlingen være en sjæl, som siger ”skal vi ikke lige give bestyrelsen en klapsalve”, og det er måske den ros, man kan få i løbet af et år. Så med det som udgangspunkt er det forståeligt, at mange tænker, hvorfor så udsætte sig selv for stress og jag? Men det eneste, en bestyrelse egentlig skal, er at tage stilling til, hvilken retning der skal tages. Ønsker vi altaner, skal vi finde teknisk rådgiver. Og når der så skal besluttes noget om materialer m.v., skal bestyrelsen eller eventuelt foreningen inddrages.”

Mindre papirarbejde

Nedim Husic ser jævnligt foreninger med årlige vedligeholdelses- og rådgivningsbudgetter på 100.000-200.000 kroner, som bestyrelsen ikke rigtig har turdet bruge.

”Man bør sige til sig selv, at man ikke taber pengene ved at bruge dem på en håndværker eller en rådgiver. Rigtig mange bestyrelser består af folk, der har andre kompetencer end dem, foreningen har brug for på et givent tidspunkt – om det så er af byggeteknisk, juridisk eller administrativ karakter. Hvis der er penge, så brug af dem. For hver krone, man sparer i år, skal man måske bruge tre næste år, fordi man er for sent ude,” siger han.

Der findes også smarte løsninger for at få mindre papirarbejde og færre møder i det daglige. De fleste større foreninger bruger systemet ProBo til at kommunikere med beboerne og styre økonomien. Men mange har stadig både ProBo, en Facebook-side og den velkendte opslagstavle i opgangen. Her lyder opfordringen fra Dan Dreisig:

”Brug administrator som sparringspartner i forhold til digitalisering. Gør løsningerne smartere, så man kan bruge tid på at planlægge en fest frem for at bruge fire timer på at rende rundt og indsamle papirer. Vi har typisk erfaring med, hvordan arbejdsopgaver løses effektivt i andre foreninger, og det deler vi gerne ud af.”

ØENS Ejendomsadministration underviser også bestyrelsesmedlemmer i at anvende systemet ProBo. Via ProBo er bestyrelsen så selv i stand til hurtigt at løse en række opgaver og undgå unødvendig ventetid. Det anbefales dog altid, at vigtige skrivelser såsom information om generalforsamlinger o.l. udsendes fra administrator, så ansvaret ligger dér.

Sociale arrangementer

Bestyrelsesarbejdet er mere end bare en bunke opgaver, der skal løses, mener både Dan Dreisig og Nedim Husic. Det er også en social konstruktion, som skal passes og plejes – både internt og eksternt.

De anbefaler, at man laver sociale arrangementer med sin bestyrelse. Ikke kun for hyggens skyld, men også for at opbygge tillid og dermed få opgaverne nemmere løst.

”Hvis man er fem medlemmer, så kan man fordele de forskellige ansvarsområder som f.eks. bilagsgodkendelser, regnskaber og vicevært-overblikket. Og når man uddelegerer de opgaver, og internt er enige om det, så skal man heller ikke hele tiden kontrollere hinanden,” siger Nedim Husic, og Dan Dreisig supplerer:

”Vi oplever tit beboere, der mener, at bestyrelsen er valgt for at servicere beboerne. Men en ejer- eller andelsforening er et fællesskab, og bestyrelsesrollen er noget, man skal tage i fællesskab. Og det skal være for almene mennesker at sidde der.”

Dan Dreisig mener, at bestyrelsen kan komme langt med at arrangere nogle sociale arrangementer for hele boligforeningen.

Kommunukation er vejen frem

”Ofte er vi gode til at blive uenige, hvis vi ikke snakker sammen. Men når man mødes og ser hinanden i øjnene nede i gården ved en pølsevogn til et arrangement, opfører man sig bedre, og når man opfører sig bedre, så er der flere der tænker på generalforsamlingen, at det ser sjovt ud at være i bestyrelsen og melder sig,” siger han.

Den vigtigste årsag til at melde sig til bestyrelsen er ifølge de to administratorer, at man får væsentlig mere indflydelse på det sted, man bor.

”Bestyrelser fungerer demokratisk, og det er flertallet i bestyrelsen, der træffer beslutninger. Demokrati kan altså være to ulve og ét får, der diskuterer frokost. Så det betyder noget, hvem der deltager i beslutningerne. Og hvis bestyrelsen er for homogen, kan der være ønsker, som ikke bliver prioriteret. Man rangerer ofte tingene forskelligt alt efter alder. For eksempel legepladsen i gården – der er jo en midtergruppe, der ikke interesserer sig så meget for den, og så bekymrer man sig igen, når man får børnebørn. Så det er vigtigt med forskellige indspark om, hvordan man skal drifte sin ejendom,” siger Dan Dreisig.

Hvad er ‘en god bestyrelse’:

• Fordel opgaverne mellem jer og hav tillid til hinanden.

• Husk at være sociale – lav fælles arrangementer, både internt i bestyrelsen og for hele boligforeningen.

• Vær åben for at optage bestyrelsesmedlemmer, du er uenige med – det skaber bedre fælles beslutninger.
• Overvej, om du skal vige pladsen, hvis en kandidat med en anden profil melder sig for at skabe mere diversitet i bestyrelsen.
• Tænk i rotation – det er sårbart, hvis en forening har den samme formand eller bestyrelse i 30 år, da for meget viden bliver samlet samme sted.
• Hvis der er enkeltstående interesser, kan man nedsætte en arbejdsgruppe, som kan præsentere et projekt for bestyrelsen, der kan gå videre med det.
• Køb de ydelser, ingen har lyst eller evner til – f.eks. regnskabshjælp, juridisk bistand og byggeteknisk rådgivning.
• Brug administrator som sparringspartner på smarte løsninger og overvej at deltage i undervisning eller gå hjem-møder om relevante emner.

Artiklen er skrevet af Nedim Husic, administrationschef hos ØENS Ejendomsadministration, Dan Dreisig, jurist og ejendomsadministrator hos ØENS Ejendomsadministration og Dorte Mosbæk, freelance journalist. Artiklen er udgivet i magasinet ‘Min Boligforening’ i juni 2022. 

Hos ØENS Ejendomsadministration mener vi, at uddannelse og træning er afgørende for at levere den bedst mulige service til vores kunder. Derfor prioriterer vi at tilbyde vores medarbejdere den bedst mulige uddannelse, herunder EjendomDanmarks ‘EA uddannelse’.

EA uddannelsen er en vigtig del af ØENS uddannelsesprogram, da den giver vores medarbejdere mulighed for at blive mere effektive og kompetente ejendomsadministratorer. Med en bred vifte af kurser, der dækker forskellige aspekter af ejendomsadministration, kombinerer uddannelsen både teori og praktisk træning, således at medarbejderne kan lære at anvende deres viden i den virkelige verden.

EA uddannelsen består af en række kurser og seminarer, der typisk dækker følgende områder:

1. Ejendomsadministration: Kurserne dækker de grundlæggende aspekter af ejendomsadministration, herunder kontraktforhandlinger, lejerkommunikation, budgettering, markedsføring og vedligeholdelse af ejendomme.
2. Bygningsdrift og vedligeholdelse: Kurserne omhandler drift og vedligeholdelse af bygninger, herunder tekniske aspekter såsom VVS, el, ventilation og brandsikkerhed.
3. Regulering: Kurserne fokuserer på de lovgivningsmæssige og juridiske aspekter af ejendomsadministration, herunder lejekontrakter, boligregulering og ejendomsbeskatning.
4. Finansiering: Kurserne dækker finansielle aspekter af ejendomsadministration, herunder budgettering, regnskabsføring, investeringer og skatteregler.
   

Vi tror på, at EA uddannelsen vil give vores medarbejdere mulighed for at avancere i deres karriere og være bedre rustet til at håndtere de forskellige udfordringer, der opstår inden for ejendomsadministration. Vi er stolte af at tilbyde EA uddannelsen som en del af vores uddannelsesprogram, og vi tror, at det er en investering i vores medarbejderes fremtid og i vores virksomheds succes.,

Intern uddannelse med ØENS Akademi

Udover EA uddannelsen har vi hos ØENS Ejendomsadministration også vores eget uddannelsesprogram kaldet ØENS Akademi. Det er et internt uddannelsesprogram, der er udviklet specielt til vores medarbejdere og vores kunders behov.

ØENS Akademi tilbyder en bred vifte af kurser, der dækker emner som ledelse, kommunikation, konflikthåndtering, kundeservice og teknisk viden. Vi mener, at det er vigtigt at give vores medarbejdere mulighed for at udvikle sig både personligt og professionelt, så de kan levere den bedste service til vores kunder. Vi tror på, at kontinuerlig uddannelse og træning er afgørende for at opretholde og forbedre vores servicekvalitet og for at sikre vores virksomheds succes på lang sigt. Derfor investerer vi både tid og ressourcer i vores uddannelsesprogrammer for at sikre, at vores medarbejdere har de nødvendige færdigheder og viden til at løse de udfordringer, de møder i deres daglige arbejde.

ØENS Akademi og EA uddannelsen er en vigtig del af vores samlede uddannelsesstrategi, og vi er stolte af at kunne tilbyde vores medarbejdere muligheden for at udvikle sig og avancere i deres karriere hos os.