Få EF Sundgårdens gode råd til, hvordan et byggeprojekt bør forløbe – set i bagklogskabens lys

Hvordan kommer man som boligforening i gang med det byggeprojekt, man længe har drømt om at realisere? Kan vi i bestyrelsen administrere hele byggesagen selv? Og hvad gør vi, hvis noget går galt undervejs? Spørgsmålene og bekymringerne er ofte mange, når det handler om byggesager.

Hvad enten man som boligforening ønsker at iværksætte et mindre byggeprojekt eller et større og mere omfattende et af slagsen, er det altid en god idé at ansætte en byggesagsadministrator, der kan bistå foreningen undervejs i alle byggesagens mange faser – fra idéudvikling til afleveringsforretning.

Ejerforeningen Sundgården havde længe drømt om at få opført altaner på deres ejendom. Vejen til altanerne skulle dog vise sig at blive en lang og snørklet. Den 1. juli 2019 overtog ØENS administrationen af altanprojektet, der på daværende tidspunkt havde været undervejs i 4 år – og i maj 2020 kom vi efter 10 måneders samarbejde i mål med altanprojektet.

Hvordan burde det have forløbet?

Vi har fået Heidi Andersen og Mikkel Kejser, bestyrelsesmedlemmer i EF Sundgården til at sætte et par ord på byggesagens forløb. Og hvordan de i bagklogskabens lys, ville have grebet sagen an i dag.

“Mange processer kunne være blevet forenklet og simplificeret, hvis vi havde haft den rette byggesagsadministrator med inde over projektet fra start”, fortæller Mikkel. Han tilføjer at de har måtte skifte administrator 3 gange undervejs i projektet. “Vi oplevede fejlagtig og manglende rådgivning fra vores tidligere administratorer. Vi stiftede bl.a. Altangruppen Sundgaarden, hvor 91 har valgt at gå med. Vi ved nu, at man sædvanligvis ikke vil stifte en særskilt forening, Dette kræver nemlig en selvstændig bestyrelse og afholdelse af generalforsamlinger mv. Det blev en stor tidsrøver for os.”

Foreningen vurderede at et 3. administrationsskifte var uundgåeligt.

“Vi er fuldtidsbeskæftigede ved siden af projektet. Og når der hverken opleves opfølgning, fornuftig proces eller kontrol fra administrators side, så er det en for stor mundfuld for os som bestyrelse. Det var dog ikke uden bekymring, at vi indledte et samarbejde med ØENS Ejendomsadministration. Men vores bekymring blev hurtigt erstattet af lettelse og et fjernet forventningspres.”

ØENS indledte et større oprydningsarbejde

Da ØENS overtog projektet, indledte vi et større oprydningsarbejde for foreningen. Vi hjalp dem med at få det økonomiske overblik tilbage. Alle altanerne havde individuelle priser, grundet størrelsen og tilvalg, hvilket krævede et større administrativt arbejde at opgøre for den enkelte, da en sådan opgørelse ikke var blevet udarbejdet af entreprenøren eller den byggetekniskrådgiver.

“Da ØENS overtog projektet, oplevede vi at der kom styr på økonomi, styring og tidsplan. Der var god og opfølgende kommunikation, og vi oplevede projektet som et samarbejde, hvor vi og ØENS arbejdede hen imod et fælles mål. Projektet blev styret med hård hånd, da vi både havde en byggesagsadministrator og advokat med fra ØENS Rådgivningshus. Vi fandt det vi søgte, og stod endeligt stærkt” siger Heidi

Har I et godt råd til andre, der skal i gang med et byggeprojekt?

“Undersøg markedet ordentligt inden I kaster jer over et byggeprojekt – og få den korrekte byggesagsadministrator med ind over projektet fra start. Sammen med ØENS er vi kommet flot i mål med projektet, og foreningen er glade for deres nye altaner, og bestyrelsen for processen med ØENS Rådgivningshus.”