Generalforsamlingssæsonen er i gang i mange ejer- og andelsboligforeninger.

Det betyder, at indkaldelserne begynder at tikke ind med dagsorden, regnskab og forslag til beslutninger, som skal behandles i foreningen. Og lad os være ærlige: For mange føles generalforsamlingen som noget, der lige skal presses ind i kalenderen – eller måske endda springes over, hvis det hele ser nogenlunde stille og roligt ud.

Men det er netop her, mange undervurderer, hvor vigtig generalforsamlingen egentlig er. For selvom det måske ikke føles sådan, så er generalforsamlingen det sted, hvor beslutningerne om jeres boligforening bliver truffet, og hvor både økonomi, drift og fremtidige projekter bliver lagt fast. Ting, der påvirker din dagligdag og din private økonomi.

Generalforsamling i boligforening – her bliver beslutningerne taget

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed, og det er her, medlemmerne stemmer om de forslag, der har betydning for ejendommen – både på kort og lang sigt. Det gælder blandt andet godkendelse af årsregnskab, fastlæggelse af budget, beslutninger om vedligeholdelse og større projekter samt valg af bestyrelse, og det er altså ikke småting, der bliver taget stilling til.

Når der eksempelvis skal laves nyt tag, renoveres facade eller udskiftes installationer, kræver det ofte finansiering i form af lån, og det vil i mange tilfælde betyde ændringer i boligafgift eller fællesudgifter – og den slags beslutninger bliver truffet på generalforsamlingen. Så selvom det kan virke som et møde, man godt kan undvære, så er det i praksis her, retningen for jeres ejendom bliver sat.

Generalforsamlingen påvirker din økonomi

Det er let at tænke på generalforsamlingen som noget, der handler om “foreningen”, men i virkeligheden handler det i høj grad også om din egen økonomi. Beslutninger om lån, vedligeholdelse og budget har direkte betydning for, hvad du betaler hver måned, og i andelsboligforeninger har generalforsamlingen også betydning for andelsværdien, da årsregnskabet danner grundlag for værdiansættelsen. Det betyder, at de beslutninger, der bliver truffet, ikke bare er teoretiske – de kan mærkes.

Du får indflydelse – hvis du møder op

En generalforsamling er ikke kun noget, bestyrelsen afholder. Det er et forum, hvor du som medlem har mulighed for at få reel indflydelse. Du kan stille spørgsmål til regnskab og budget, tage stilling til forslag og selv bringe idéer på banen, hvis der er noget, du mener, bør ændres eller forbedres i foreningen. Du behøver ikke være ekspert for at deltage, men du skal være til stede, hvis du vil have din stemme med i beslutningerne.

Generalforsamlingen giver overblik over jeres boligforening

Ud over selve beslutningerne giver generalforsamlingen også et samlet overblik over, hvad der egentlig foregår i jeres boligforening. Du får indsigt i økonomien, kommende projekter og bestyrelsens arbejde, og det gør det langt nemmere at forstå de valg, der bliver truffet – både nu og på længere sigt. Samtidig er det en af de få gange, hvor beboere og bestyrelse faktisk mødes. Ikke bare på trappen eller i gården, men i en sammenhæng, hvor der er tid til at tale tingene igennem. Det er en oplagt mulighed for at møde de andre i foreningen, få sat ansigt på nye beboere og få en bedre relation til bestyrelsen.

Selvom man bor tæt, er det langt fra sikkert, at man kender hinanden særligt godt. Og det gør det sværere at samarbejde i hverdagen. Generalforsamlingen giver jer mulighed for at udveksle synspunkter, stille spørgsmål og få en fælles forståelse, så I træffer beslutninger, der giver mening for hele foreningen.

Derfor bør du deltage i jeres generalforsamling

Generalforsamlingen er derfor ikke bare et møde, der skal overstås. Det er her, du har mulighed for at få indflydelse på beslutninger i jeres boligforening, få indsigt i økonomien og være med til at præge de rammer, du selv bor i. Og hvis du vælger ikke at deltage, så er det i sidste ende andre, der træffer beslutningerne for dig.

Så selvom det måske – for nogen – ikke føles som det mest spændende punkt i kalenderen, er det et møde, der er værd at prioritere – fordi det handler om din bolig, din økonomi og jeres fælles fremtid.

Få flere gode råd

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Boligforening

Nedim Husic

Administrationschef (EA), partner

Boligforening

Jacob Bonderup

Ejendomsadministrator (EA), partner

Afdeling:

FAQ – Derfor skal du deltage i generalforsamling

Nedenfor har vi samlet svar på de mest stillede spørgsmål om deltagelse i generalforsamlinger i foreninger. FAQ’en giver dig et klart overblik over hvorfor deltagelse er vigtig, hvad du kan få indflydelse på, og hvordan du bedst forbereder dig.

Har du en idé til noget, der bør ændres, forbedres eller undersøges i din boligforening?

Måske drømmer du om altaner, bedre cykelparkering, nye fællesarealer, ladestandere, en grønnere gård, en ændring af husordenen eller en mere langsigtet plan for vedligeholdelsen af ejendommen.

I mange boligforeninger er generalforsamlingen det sted, hvor idéer kan blive til beslutninger, og hvor medlemmerne har mulighed for at præge foreningens udvikling. Men et godt forslag bliver sjældent vedtaget, bare fordi idéen er god. Det skal også være forståeligt, rettidigt og formuleret på en måde, så medlemmerne faktisk ved, hvad de skal tage stilling til, og hvad der sker, hvis forslaget bliver vedtaget. Det er her, mange forslag går galt. Ikke fordi de nødvendigvis er dårlige, men fordi de er for uklare, for brede eller for svære at omsætte til en konkret beslutning.

Hos ØENS Ejendomsadministration hjælper vi boligforeninger med at skabe struktur og overblik i den daglige administration – også når generalforsamlingen skal forberedes, forslag skal håndteres, og beslutninger skal føres ud i livet.

Her får du en praktisk guide til, hvordan du stiller et godt forslag til generalforsamlingen, så det bliver lettere for både medlemmer, bestyrelse og dirigent at forstå, behandle og stemme om forslaget.

Hvordan stiller man et godt forslag til generalforsamlingen?

Et godt forslag til generalforsamlingen bør være klart, konkret og muligt at stemme om. Du bør altid starte med at læse foreningens vedtægter, så du kender fristen, formkravene og reglerne for, hvem der må stille forslag. Derefter bør du formulere dit forslag, så det tydeligt fremgår, hvad generalforsamlingen skal beslutte, hvorfor forslaget er relevant, om det har økonomiske konsekvenser, og hvad næste skridt skal være, hvis forslaget bliver vedtaget.

Jo lettere forslaget er at forstå, desto lettere er det for generalforsamlingen at tage stilling.

Generalforsamlingen er foreningens vigtigste beslutningsrum

Generalforsamlingen er ikke bare et årligt møde, hvor regnskab og budget skal gennemgås. Det er også det sted, hvor medlemmerne kan være med til at sætte retning for foreningen og træffe beslutninger om alt fra økonomi, vedligeholdelse og fællesarealer til husorden, vedtægter og større projekter. Derfor er det vigtigt, at forslag til generalforsamlingen bliver stillet på en måde, der gør det muligt at træffe en reel beslutning. Hvis et forslag er for løst, for uklart eller for sent indsendt, risikerer det enten at blive afvist, udskudt eller ende i en lang debat, hvor ingen helt ved, hvad der egentlig skal stemmes om.

Et godt forslag hjælper derfor ikke kun den, der stiller forslaget. Det hjælper også bestyrelsen, dirigenten og de øvrige medlemmer, fordi det gør det lettere at forstå sagen, vurdere konsekvenserne og træffe en beslutning på et ordentligt grundlag.

Start altid med vedtægterne

Det første, du bør gøre, er at læse foreningens vedtægter. Det lyder måske som det kedelige sted at begynde, men vedtægterne er helt centrale, når du vil stille et forslag til generalforsamlingen. Her kan du typisk finde svar på, hvem der må stille forslag, hvornår forslag senest skal være modtaget, hvordan de skal sendes ind, og hvilke regler der gælder for behandling af forslag på generalforsamlingen.

Vedtægterne kan også indeholde særlige regler om flertal, vedtægtsændringer, større projekter, økonomiske beslutninger eller krav til, hvordan bestemte typer forslag skal behandles. Derfor bør du aldrig gå ud fra, at reglerne er de samme som i en anden forening. Det, der gælder i én andelsboligforening eller ejerforening, gælder ikke nødvendigvis i en anden. Vedtægterne er derfor første skridt, hvis du vil have dit forslag behandlet korrekt.

Overhold fristen

Et godt forslag hjælper ikke meget, hvis det kommer for sent. I mange foreninger skal forslag være bestyrelsen eller administrator i hænde inden en bestemt frist før generalforsamlingen, og den frist vil som regel fremgå af vedtægterne eller af indkaldelsen. Formålet med fristen er ikke at gøre det besværligt at stille forslag. Formålet er, at bestyrelsen, administrator og de øvrige medlemmer skal have mulighed for at læse forslaget, forstå konsekvenserne og forberede sig inden generalforsamlingen.

Hvis et forslag kommer for sent, kan det i mange tilfælde ikke behandles som et egentligt beslutningspunkt på generalforsamlingen. Det kan måske drøftes under eventuelt, men der kan som udgangspunkt ikke træffes bindende beslutning om noget, der ikke er varslet korrekt. Derfor er det en god idé at sende forslaget i god tid og helst ikke vente til aftenen før fristen, hvor der nemt kan opstå fejl, mangler eller uklarheder.

Et forslag skal kunne stemmes om

Det vigtigste ved et godt forslag er, at man kan stemme om det. Det betyder, at det skal være tydeligt, hvad generalforsamlingen skal tage stilling til, og hvad et ja eller nej konkret betyder. Et forslag som “Jeg synes, vi skal gøre noget ved gården” kan være et fint emne til debat, men det er ikke nødvendigvis et godt beslutningsforslag. For hvad betyder “gøre noget”? Skal gården renoveres? Skal der indhentes tilbud? Skal der nedsættes et udvalg? Skal der afsættes penge? Skal bestyrelsen bemyndiges til at gå videre?

Et bedre forslag kunne være:

“Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente op til tre tilbud på en samlet plan for renovering af gården, herunder beplantning, opholdsarealer, legeområde og affaldsløsning. Tilbud og forslag til finansiering fremlægges på en kommende generalforsamling.” Her ved medlemmerne, hvad de stemmer om. Forslaget beslutter ikke nødvendigvis hele gårdprojektet, men det beslutter et klart næste skridt, og det er ofte en langt bedre måde at få en idé videre på.

Skriv forslaget, så andre kan forstå det

Når man selv brænder for en idé, kan det være fristende at skrive meget langt og forklare hele baggrunden, historikken, frustrationen og alle de grunde, der gør forslaget vigtigt. Det kan være forståeligt, men et generalforsamlingsforslag skal først og fremmest være klart. Det betyder ikke, at det skal være kort for enhver pris, men det skal være let at forstå for de medlemmer, der ikke nødvendigvis kender sagen på forhånd.

Et godt forslag bør derfor forklare, hvad der foreslås, hvorfor det foreslås, hvad generalforsamlingen skal beslutte, hvem der skal gøre noget bagefter, og om forslaget har økonomiske eller praktiske konsekvenser. Hvis medlemmerne skal gætte sig til formålet, bliver forslaget svagere. Hvis dirigenten skal omskrive forslaget på mødet, bliver processen tungere. Og hvis bestyrelsen ikke ved, hvad den skal gøre, hvis forslaget bliver vedtaget, bliver beslutningen svær at gennemføre i praksis. Derfor er klarhed ikke bare pænt. Det er praktisk.

Brug en tydelig struktur

Et godt forslag må gerne være enkelt bygget op. Du kan for eksempel starte med en kort overskrift, der fortæller, hvad forslaget handler om, og derefter skrive en kort baggrund, så de øvrige medlemmer forstår, hvorfor forslaget stilles. Herefter bør du skrive selve forslaget til beslutning, så det er tydeligt, hvad generalforsamlingen skal stemme om. Hvis forslaget har økonomiske konsekvenser, bør det fremgå tydeligt, og hvis der er behov for tilbud, rådgivning eller yderligere undersøgelse, bør det også skrives ind.

Til sidst kan du beskrive næste skridt, så det fremgår, hvem der skal gøre hvad, hvis forslaget bliver vedtaget. Denne struktur gør forslaget lettere at læse, og den gør det også lettere for bestyrelsen at sætte forslaget på dagsordenen og for dirigenten at gennemføre behandlingen på mødet. Det handler ikke om at gøre forslaget unødigt formelt. Det handler om at gøre det anvendeligt.

Beslutning eller debat?

Inden du skriver dit forslag, bør du overveje, om du ønsker en egentlig beslutning eller blot en debat. Det er to forskellige ting.

• Hvis du ønsker, at generalforsamlingen skal vedtage noget, skal forslaget formuleres som et beslutningsforslag.
• Hvis du derimod først ønsker at lufte en idé, høre stemningen eller få emnet drøftet, kan det være mere relevant at bede om, at emnet tages op som et orienterings- eller debatpunkt, hvis vedtægterne og dagsordenen giver mulighed for det.

Problemet opstår, når et debatønske bliver skrevet som et uklart beslutningsforslag. Så risikerer man, at nogle tror, der skal træffes beslutning om at bruge penge, mens andre tror, der kun skal indhentes tilbud eller tales videre om mulighederne. Derfor bør du vælge formen med omhu. Vil du have generalforsamlingen til at beslutte noget konkret nu, eller vil du have foreningen til at undersøge noget nærmere? Begge dele kan være relevante, men de skal skrives forskelligt.

Gør økonomien tydelig

Mange forslag falder ikke på idéen, men på økonomien. Hvis et forslag kan koste foreningen penge, bør det derfor fremgå tydeligt. Det betyder ikke, at du altid skal kende den endelige pris på forhånd, men du bør beskrive, om forslaget kræver tilbud, rådgivning, finansiering eller nærmere budget.

• Hvis du foreslår nye cykelstativer, bør du så vidt muligt undersøge, hvad det omtrent kan koste.

• Hvis du foreslår altaner, bør du være tydelig om, at det kræver rådgivning, myndighedsbehandling, finansiering og en særskilt proces.

• Hvis du foreslår ladestandere, bør du nævne, at der kan være udgifter til rådgivning, elkapacitet, etablering, drift og fordeling af omkostninger.

Et forslag bliver stærkere, når medlemmerne kan se, at økonomien er tænkt ind. Ikke nødvendigvis færdigregnet, men tænkt ind.

Husk, at nogle forslag kræver mere end almindeligt flertal

Ikke alle forslag kan vedtages på samme måde. Nogle forslag kan vedtages med almindeligt flertal, mens andre kræver kvalificeret flertal, vedtægtsændring, særskilt godkendelse, myndighedsbehandling, finansiering, rådgivning eller en ekstra generalforsamling. Det afhænger af foreningstype, vedtægter og forslagets karakter.

• Et forslag om nye planter i gården er ikke det samme som et forslag om at ændre vedtægterne.
• Et forslag om at indhente tilbud er ikke det samme som et forslag om at gennemføre et millionprojekt.
• Og et forslag om at undersøge muligheden for altaner er ikke det samme som et forslag om at etablere altaner.

Derfor er det vigtigt at formulere forslaget på det rigtige niveau. Hvis du er i tvivl, kan det ofte være bedre at foreslå et første skridt, hvor bestyrelsen for eksempel bemyndiges til at indhente tilbud, undersøge mulighederne eller vende tilbage med et egentligt beslutningsgrundlag. På den måde undgår du, at forslaget bliver for stort for hurtigt.

Vær realistisk om, hvad bestyrelsen kan løfte

Mange forslag ender med formuleringen “bestyrelsen pålægges at…”. Det kan nogle gange være relevant, men det bør bruges med omtanke.

Bestyrelser i boligforeninger består ofte af beboere, der bruger deres fritid på arbejdet, og hvis et forslag pålægger bestyrelsen en stor opgave uden ressourcer, budget, rådgivning eller klar afgrænsning, kan det blive svært at gennemføre i praksis. Et godt forslag tager derfor højde for, hvem der skal føre beslutningen ud i livet. Hvis forslaget kræver meget arbejde, kan det være en god idé at foreslå, at der nedsættes et udvalg, at der indhentes professionel rådgivning, eller at generalforsamlingen afsætter et konkret beløb til en forundersøgelse. Det gør forslaget mere realistisk. Og det øger chancen for, at det faktisk bliver gennemført, hvis det bliver vedtaget.

Stil ikke forslag under “eventuelt”, hvis du vil have en beslutning

“Eventuelt” er ikke stedet, hvor store beslutninger bør træffes. Det er et punkt til orientering, spørgsmål og drøftelser. Hvis du vil have generalforsamlingen til at beslutte noget konkret, bør forslaget indsendes rettidigt, så det kan komme på dagsordenen som et egentligt beslutningspunkt. Det skyldes, at de øvrige medlemmer skal have mulighed for at forberede sig, læse forslaget, overveje konsekvenserne, tale med andre i husstanden og eventuelt stille spørgsmål inden mødet. Hvis et forslag først dukker op under “eventuelt”, kan det være svært for foreningen at træffe en gyldig og forsvarlig beslutning.

Derfor er tommelfingerreglen enkel: Vil du have en beslutning, så stil forslaget korrekt og rettidigt.

Forslag til vedtægtsændringer kræver særlig præcision

Forslag om vedtægtsændringer bør formuleres ekstra præcist. Det er ikke nok at skrive, at “reglerne om husdyr skal ændres”, for så ved medlemmerne ikke nødvendigvis, hvad de konkret stemmer om. Der bør stå, hvilken bestemmelse der ønskes ændret, hvad den nuværende formulering er, og hvad den nye formulering skal være. Ellers bliver beslutningen svær at forstå, svær at gennemføre og svær at fortolke senere.

Ved vedtægtsændringer kan det ofte være en god idé at få hjælp fra administrator eller juridisk rådgiver, inden forslaget sendes ind. Det gælder især, hvis ændringen handler om økonomi, vedligeholdelsespligt, brug af boliger, husdyr, fremleje, eksklusiv brugsret, fordeling af udgifter eller større ændringer i foreningens drift. En vedtægtsændring skal kunne holde bagefter. Ikke kun lyde rigtig på mødet.

Forslag om større projekter bør deles op

Nogle forslag er så store, at de sjældent bør vedtages i ét hug. Det gælder for eksempel altaner, tagprojekter, facaderenovering, udskiftning af vinduer, gårdomlægning, ladestandere, energirenovering eller større ændringer af fællesarealer. Her kan det være en fordel at dele processen op.

• Første forslag kan handle om at undersøge mulighederne.

• Næste forslag kan handle om at indhente rådgivning eller tilbud.

• Et senere forslag kan handle om at godkende projekt, økonomi og finansiering.

Det gør processen mere tryg, fordi medlemmerne får mulighed for at forstå projektet gradvist, og fordi bestyrelsen får et bedre beslutningsgrundlag at arbejde videre med. Et stort projekt kræver ofte mere end en god idé. Det kræver en god proces.

Eksempel på et godt forslag

Her er et eksempel på, hvordan et forslag kan formuleres:

• Forslag: Undersøgelse af mulighed for etablering af ladestandere
• Baggrund: Flere beboere har elbil eller overvejer at få det. Foreningen har i dag ikke fælles ladestandere, og det kan derfor være relevant at undersøge, om ejendommens elkapacitet og parkeringsforhold giver mulighed for en fælles løsning.

• Forslag til beslutning: Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at undersøge mulighederne for etablering af ladestandere på foreningens parkeringsareal. Bestyrelsen kan indhente rådgivning og op til tre tilbud på mulige løsninger.

• Økonomi: Der afsættes op til [beløb] kr. til indledende rådgivning og tilbudsindhentning. Eventuel beslutning om etablering, finansiering og drift fremlægges på en senere generalforsamling.

• Næste skridt: Bestyrelsen fremlægger resultatet af undersøgelsen for medlemmerne, når der foreligger et beslutningsgrundlag.

Det er ikke et forslag, der tvinger foreningen direkte ud i et stort projekt. Det er et forslag, der skaber et klart næste skridt.

Eksempel på et forslag, der bør strammes op

Et mindre godt forslag kunne lyde: “Jeg foreslår, at vi får ladestandere, fordi det er på tide, og mange andre foreninger har det.”

Problemet er ikke idéen. Problemet er, at forslaget efterlader for mange spørgsmål. Hvor skal ladestanderne stå? Hvem skal bruge dem? Hvad koster det? Skal alle betale? Skal kun brugerne betale? Har ejendommen elkapacitet? Skal der indhentes tilbud? Skal bestyrelsen arbejde videre? Skal foreningen beslutte etablering nu?

Når et forslag ikke besvarer de spørgsmål, bliver debatten ofte lang og upræcis. Det kan ende med, at forslaget falder, ikke fordi idéen er dårlig, men fordi beslutningsgrundlaget er for uklart.

Forslag må gerne være korte

Et godt forslag behøver ikke fylde flere sider. Nogle gange er det bedste forslag kort og præcist. Det afgørende er ikke længden, men om forslaget kan forstås og behandles. Et forslag om at ændre placeringen af cykelparkering kan måske skrives på en halv side, mens et forslag om altaner sandsynligvis kræver langt mere baggrund, økonomi og procesbeskrivelse.

Brug den plads, emnet kræver. Ikke mere. Ikke mindre.

Tænk på dem, der ikke kender sagen

Når du skriver et forslag, bør du ikke kun skrive til dem, der allerede er enige med dig. Du bør skrive til dem, der ikke kender baggrunden. Måske har du talt om idéen med naboen i månedsvis, og måske har emnet fyldt i opgangen længe. Men generalforsamlingen består også af medlemmer, der ikke har fulgt processen. Derfor skal forslaget kunne stå alene. Det skal give nok baggrund til, at andre forstår problemet, men ikke så meget, at de mister overblikket. Et godt forslag møder læseren dér, hvor læseren er. Ikke dér, hvor forslagsstilleren selv er efter tre måneders frustration.

Undgå personkritik

Et forslag til generalforsamlingen bør handle om sagen. Ikke om personer. Det kan være fristende at skrive, at “bestyrelsen aldrig gør noget”, eller at “naboerne ikke kan finde ud af at bruge gården ordentligt”. Men personkritik gør sjældent forslaget stærkere. Tværtimod kan det flytte fokus fra løsningen til konflikten.

Hvis noget ikke fungerer, så beskriv problemet sagligt. Skriv hellere: “Der opleves gentagne problemer med affald, der placeres uden for containerne.” end: “Folk i opgang B smider altid affald forkert.” Den første formulering kan foreningen arbejde videre med. Den anden skaber modstand.

Brug bilag, hvis det gør forslaget bedre

Bilag kan være en stor hjælp, hvis de gør forslaget lettere at forstå. Det kan for eksempel være billeder, skitser, tilbud, budgetoverslag, leverandøroplysninger, eksempler fra andre foreninger, kort over fællesarealer eller tekniske vurderinger. Men bilag skal bruges med omtanke. De skal understøtte forslaget, ikke drukne det. Hvis du sender 38 sider med materiale uden en klar opsummering, risikerer du, at ingen får læst det. Brug bilag til at dokumentere og forklare. Ikke til at overvælde.

Deltag selv på generalforsamlingen

Hvis du stiller et forslag, bør du som udgangspunkt deltage på generalforsamlingen. Det giver dig mulighed for at præsentere forslaget, svare på spørgsmål og forklare, hvorfor du mener, det er relevant. Det betyder ikke, at du skal holde en lang tale.

Ofte er en kort og rolig præsentation nok, hvor du forklarer, hvad du foreslår, hvorfor du foreslår det, og hvad du ønsker, at generalforsamlingen skal beslutte. Hvis du ikke deltager, kan forslaget stadig i nogle tilfælde behandles, afhængigt af vedtægter og praksis. Men det bliver ofte sværere, hvis ingen kan svare på spørgsmål eller afklare uklarheder.

Et godt forslag bliver stærkere, når forslagsstilleren er til stede og kan uddybe det.

Hvad sker der, når forslaget er vedtaget?

Et forslag er ikke færdigt, bare fordi det bliver vedtaget. Tværtimod er det ofte dér, arbejdet begynder. Derfor bør forslaget også sige noget om næste skridt. Skal bestyrelsen indhente tilbud? Skal der nedsættes et udvalg? Skal administrator undersøge noget? Skal en rådgiver kontaktes? Skal sagen vende tilbage på en ny generalforsamling? Skal der afsættes et beløb? Skal beslutningen indarbejdes i budgettet?

Jo tydeligere næste skridt er, desto lettere bliver det at føre beslutningen ud i livet. Mange generalforsamlingsbeslutninger bliver svære, fordi de er vedtaget uden en klar plan. Det kan undgås med en bedre formulering fra starten.

Hvis forslaget ikke bliver vedtaget

Ikke alle gode forslag bliver vedtaget. Det kan der være mange grunde til. Måske er økonomien ikke på plads. Måske er tidspunktet forkert. Måske kræver forslaget mere undersøgelse. Måske er medlemmerne ikke enige i behovet. Måske er forslaget for stort i sin nuværende form. Det betyder ikke nødvendigvis, at idéen er dårlig. Nogle gange skal et forslag justeres, opdeles eller genfremsættes med bedre dokumentation.

Hvis dit forslag ikke bliver vedtaget, kan du overveje, om forslaget var klart nok, om økonomien var tydelig nok, om forslaget var for omfattende, om der manglede tilbud eller bilag, eller om det kunne have været formuleret som en forundersøgelse. Generalforsamlingen er ikke kun et sted for beslutninger. Det er også et sted, hvor man kan blive klogere på, hvad foreningen er klar til.

Gode råd til dig, der vil stille forslag

Hvis du vil stille et forslag til generalforsamlingen, er de vigtigste råd at læse vedtægterne først, overholde fristen, skrive forslaget skriftligt og formulere det, så der kan stemmes ja eller nej. Du bør også forklare kort, hvorfor forslaget er relevant, beskrive eventuelle økonomiske konsekvenser, skrive hvad der skal ske, hvis forslaget bliver vedtaget, og bruge bilag, hvis de gør forslaget tydeligere. Undgå personkritik, og deltag gerne selv på generalforsamlingen, så du kan præsentere forslaget og svare på spørgsmål. Det handler ikke om at skrive perfekt. Det handler om at skrive klart.

Gode råd til bestyrelsen

Bestyrelsen kan også gøre meget for at sikre gode forslag og en god generalforsamling. Det hjælper, hvis medlemmerne i god tid ved, hvornår forslag skal sendes ind, hvor de skal sendes hen, og hvordan de gerne må formuleres. Bestyrelsen kan med fordel gøre det tydeligt i indkaldelsen eller på foreningens platform, hvad fristen er, hvem forslag skal sendes til, om forslag skal være skriftlige, hvilke oplysninger der bør med, og om der findes en skabelon.

Det gør processen lettere for alle. Og det kan spare bestyrelsen for mange uklare forslag i sidste øjeblik.

Sådan hjælper ØENS Ejendomsadministration

Hos ØENS Ejendomsadministration hjælper vi boligforeninger med at skabe struktur og overblik i den daglige administration. Det gælder også i forbindelse med generalforsamlinger, hvor forslag, dagsorden, frister, dokumenter, kommunikation og opfølgning skal hænge sammen. Vi kan blandt andet hjælpe med planlægning af generalforsamling, udsendelse af indkaldelse og dagsorden, håndtering af indkomne forslag, dialog med bestyrelse og medlemmer, struktur på beslutningspunkter, koordinering med dirigent, rådgivere og leverandører samt opfølgning på beslutninger.

Vores tilgang er praktisk, rolig og i øjenhøjde. Vi hjælper foreningen med at få processen til at fungere, så generalforsamlingen ikke bare bliver et møde, men et sted, hvor der kan træffes klare beslutninger.

Har jeres forening brug for hjælp til generalforsamlingen?

En god generalforsamling begynder længe før mødet. Den begynder med klare frister, tydelig kommunikation, gode forslag og et beslutningsgrundlag, medlemmerne kan forstå. Har jeres boligforening brug for hjælp til generalforsamling, forslag, dagsorden eller opfølgning på beslutninger, er I velkomne til at kontakte ØENS Ejendomsadministration for en uforpligtende samtale.

Vi hjælper jer med at skabe overblik, så både bestyrelse og medlemmer kan komme trygt gennem processen.

Få flere gode råd

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Boligforening

Nedim Husic

Administrationschef (EA), partner

Boligforening

Jacob Bonderup

Ejendomsadministrator (EA), partner

Boligforening

Tina Skou Hansen

Ejendomsadministrator (EA)

Afdeling:

FAQ – Sådan stiller du et godt forslag til generalforsamlingen

Nedenfor har vi samlet svar på de mest stillede spørgsmål om udformning og fremsættelse af forslag til generalforsamlingen. FAQ’en giver dig et klart overblik over, hvordan du formulerer et forslag korrekt, hvilke krav der gælder, og hvordan du øger chancen for at få dit forslag behandlet og vedtaget.

Et nyt tag. Højere fællesudgifter. En ændring af vedtægterne. Eller et forslag om altaner, ladestandere eller salg af et fælles loftsareal.

Det er ikke småting, der bliver taget stilling til på ejerforeningens generalforsamling. Beslutningerne kan få betydning for ejendommens økonomi, den enkelte ejerlejlighed og den måde, ejerne skal bruge og vedligeholde deres fælles ejendom på i mange år frem.

Generalforsamlingen er derfor mere end et årligt møde, hvor regnskabet gennemgås, og bestyrelsen bliver valgt. Det er ejerforeningens øverste myndighed og det sted, hvor ejerne træffer de overordnede beslutninger om foreningens fælles forhold. Hos ØENS Ejendomsadministration hjælper vi ejerforeninger med hele processen omkring generalforsamlingen – fra regnskab, budget og indkaldelse til den praktiske afvikling, referatet og opfølgningen på de beslutninger, der bliver truffet.

Hvis der opstår mere komplekse juridiske spørgsmål om eksempelvis vedtægter, flertalskrav, ejerrettigheder eller gyldigheden af en beslutning, kan specialisterne i ØENS Advokatfirma inddrages. Her får både ejere og bestyrelser et samlet overblik over det, der er værd at vide før, under og efter ejerforeningens generalforsamling.

Hvad er en generalforsamling i en ejerforening?

Generalforsamlingen er ejerforeningens øverste myndighed. Det er her, ejerne træffer de overordnede beslutninger om ejendommens økonomi, vedligeholdelse, fællesarealer og fremtidige udvikling. Bestyrelsen varetager den daglige ledelse mellem generalforsamlingerne og fører de vedtagne beslutninger ud i livet. Bestyrelsen skal dog holde sig inden for ejerlejlighedsloven, foreningens vedtægter og de rammer, generalforsamlingen har fastlagt.

På den ordinære generalforsamling behandles typisk:

• bestyrelsens beretning
• ejerforeningens årsregnskab
• budgettet for det kommende år
• størrelsen på fællesudgifterne
• ejendommens vedligeholdelsesplan
• forslag fra bestyrelsen og ejerne
• valg af bestyrelse og eventuelle suppleanter
• valg af revisor
• større vedligeholdelses- og forbedringsprojekter

Den præcise dagsorden og de konkrete procedurer afhænger af ejerforeningens gældende vedtægtsgrundlag.

Begynd med ejerforeningens vedtægter

Reglerne i en ejerforening findes ikke nødvendigvis ét samlet sted. Forholdet mellem ejerne reguleres af ejerlejlighedsloven, normalvedtægten og eventuelle særvedtægter, som ejerforeningen selv har vedtaget. Hvis ejerforeningen ikke har vedtaget og tinglyst individuelle vedtægter, gælder normalvedtægten for ejerforeninger. Normalvedtægten kan også udfylde de områder, som ejerforeningens egne vedtægter ikke regulerer. Bestyrelsen og administratoren bør derfor altid undersøge:

• om foreningen har en særvedtægt
• om den er tinglyst
• hvilke bestemmelser der fraviger normalvedtægten
• om senere vedtægtsændringer er gennemført og tinglyst korrekt
• om normalvedtægten supplerer på områder, som særvedtægten ikke omtaler

Det er ikke nok at finde et gammelt dokument i bestyrelsens arkiv og gå ud fra, at det fortsat er det gældende. Ved større beslutninger kan det være nødvendigt at kontrollere både den tinglyste vedtægt, senere generalforsamlingsbeslutninger og normalvedtægtens udfyldende regler.

Hvorfor er det vigtigt at deltage?

Det kan være fristende at springe generalforsamlingen over. Måske virker regnskabet teknisk, og måske handler flere af dagsordenens punkter om forhold, der ikke umiddelbart påvirker din egen lejlighed. Men som ejer har du ikke kun købt en bolig. Du ejer også en andel af ejendommens fælles bestanddele og er en del af et økonomisk fællesskab med de øvrige ejere.

Det betyder, at generalforsamlingens beslutninger kan påvirke:

• dine månedlige fællesudgifter
• kommende ekstraordinære indbetalinger
• ejendommens vedligeholdelsesniveau
• værdien og anvendelsen af din ejerlejlighed
• muligheden for udlejning eller korttidsudlejning
• brugen af gård, loft, kælder og andre fællesarealer
• større bygge- og renoveringsprojekter
• foreningens lån og økonomiske forpligtelser

Deltager du, kan du stille spørgsmål, høre baggrunden for forslagene og bruge din stemmeret. Det er lettere at påvirke beslutningen, før den bliver truffet, end at gøre indsigelse bagefter.

Hvad hjælper ejendomsadministratoren med?

En professionel ejendomsadministrator spiller ofte en central rolle før, under og efter generalforsamlingen. Hos ØENS Ejendomsadministration hjælper vi blandt andet med:

• udarbejdelse af årsregnskab og budget
• beregning og præsentation af fællesudgifter
• forberedelse af dagsordenen
• udsendelse af indkaldelse og bilag
• koordinering med bestyrelse, revisor og øvrige rådgivere
• modtagelse og håndtering af forslag
• ejerfortegnelse, deltagerliste og fuldmagter
• praktisk afvikling af generalforsamlingen
• dirigent- og referentrolle, når det indgår i administrationsaftalen
• stemmeoptælling
• udarbejdelse og udsendelse af referat
• opfølgning på de vedtagne beslutninger

Administrator kan samtidig hjælpe med at gøre økonomien og de praktiske konsekvenser af et forslag mere forståelige. Hos ØENS får foreningen en fast kontaktperson, som kender ejendommen, økonomien og de beslutninger, der tidligere er blevet truffet. Det skaber bedre sammenhæng mellem generalforsamlingen og den løbende drift.

Læs mere om ejendomsadministration til ejerforeninger.

Hvad er bestyrelsens rolle?

Selvom administratoren kan stå for en stor del af det praktiske arbejde, er det fortsat bestyrelsen, der har ansvaret for at forberede generalforsamlingen og følge op på beslutningerne. Bestyrelsen skal blandt andet:

• gennemgå regnskabet og budgetforslaget
• forberede bestyrelsens beretning
• tage stilling til, hvilke egne forslag der skal fremsættes
• forholde sig til forslag fra ejerne
• sikre, at nødvendige oplysninger og bilag bliver indsamlet
• forklare behovet for større projekter
• beskrive de økonomiske konsekvenser
• afklare, hvilket mandat bestyrelsen har brug for
• gennemføre generalforsamlingens beslutninger

Administrator kan hjælpe med proces, økonomi og dokumenter, men bestyrelsen skal fortsat kunne forklare, hvorfor den anbefaler en bestemt løsning. Det gælder især, hvis der skal træffes beslutning om et større projekt eller en væsentlig ændring af ejendommen. Læs mere om bestyrelsens ansvar og kompetence.

Ordinær generalforsamling i ejerforeningen

Der skal afholdes en ordinær generalforsamling én gang om året. Efter normalvedtægten skal den ordinære generalforsamling afholdes senest seks måneder efter udløbet af ejerforeningens regnskabsår. Har foreningen en særvedtægt, kan den indeholde andre eller supplerende regler. Hvis regnskabsåret følger kalenderåret, vil generalforsamlingen efter normalvedtægten derfor skulle afholdes senest ved udgangen af juni. Normalvedtægtens dagsorden omfatter blandt andet:

• valg af dirigent og referent
• bestyrelsens beretning
• godkendelse af årsregnskabet
• godkendelse af vedligeholdelsesplanen
• behandling af forslag
• godkendelse af budgettet
• valg til bestyrelsen
• valg af revisor
• eventuelt

Ejerforeningens egne vedtægter kan fastsætte en anden rækkefølge eller yderligere obligatoriske punkter.

Ekstraordinær generalforsamling

En ekstraordinær generalforsamling afholdes, når et spørgsmål ikke kan eller bør vente til den næste ordinære generalforsamling. Det kan eksempelvis være nødvendigt, hvis:

• der skal træffes en hurtig beslutning om en skade eller byggesag
• bestyrelsen ikke længere er funktionsdygtig
• foreningen skal godkende et ændret projekt
• der er behov for en væsentlig vedtægtsændring
• en tidligere generalforsamling har besluttet, at sagen skal behandles igen
• et kvalificeret flertal ikke blev opnået på første generalforsamling

Efter normalvedtægten skal der også afholdes ekstraordinær generalforsamling, hvis mindst en fjerdedel af ejerne efter enten antal eller fordelingstal kræver, at et konkret angivet emne behandles. Indkaldelsesfristen er efter normalvedtægten mindst to uger, men ejerforeningens særvedtægt kan indeholde andre regler.

Indkaldelsen skal give ejerne mulighed for at forberede sig

Indkaldelsen er ikke blot en meddelelse om tid og sted. Den skal give ejerne mulighed for at forstå, hvad de skal tage stilling til. Efter normalvedtægten skal den ordinære generalforsamling indkaldes skriftligt med mindst fire og højst otte ugers varsel. Årsregnskab og budget skal gøres tilgængelige sammen med indkaldelsen eller senest en uge før mødet.

Har ejerforeningen en særvedtægt, skal dens regler også kontrolleres. En indkaldelse vil typisk indeholde eller være ledsaget af:

• tid og sted
• dagsorden
• årsregnskab
• budget
• bestyrelsens forslag
• forslag fra ejerne
• relevante økonomiske og tekniske bilag
• eventuelle forslag til vedtægtsændringer
• information om fuldmagter og deltagelse

Ved større projekter bør materialet ikke blot indeholde en overskrift og et samlet beløb. Ejerne bør så vidt muligt kunne se, hvad projektet omfatter, hvordan det skal finansieres, og hvordan det kan påvirke fællesudgifterne.

Dagsordenen sætter rammen for beslutningerne

Dagsordenen fortæller, hvilke spørgsmål generalforsamlingen kan træffe bindende beslutning om. Efter normalvedtægten kan der ikke træffes bindende beslutning om emner, der ikke er optaget på dagsordenen, medmindre alle ejere er til stede og samtykker. Det betyder, at et punkt som “orientering om altaner” ikke nødvendigvis giver generalforsamlingen mulighed for at godkende et færdigt altanprojekt til flere millioner kroner.

Jo større økonomisk eller juridisk betydning et forslag har, desto mere præcist bør det beskrives. Ved større projekter bør materialet blandt andet gøre det klart:

• hvad generalforsamlingen skal godkende
• hvad projektet forventes at koste
• hvem der skal betale
• hvordan projektet skal finansieres
• om fællesudgifterne påvirkes
• hvor langt bestyrelsens bemyndigelse rækker
• om bestyrelsen kan acceptere ændringer og ekstraudgifter
• om projektet påvirker enkelte ejere forskelligt

En præcis beslutning giver bestyrelsen et brugbart mandat og reducerer risikoen for uenighed bagefter.

Sådan stiller du et forslag

Efter normalvedtægten har både bestyrelsen og den enkelte ejer ret til at få et konkret angivet emne behandlet på den ordinære generalforsamling. Forslaget skal efter normalvedtægten være bestyrelsens formand i hænde senest tre uger før generalforsamlingen. Forslag og nødvendige bilag skal gøres tilgængelige for ejerne senest en uge før mødet. Foreningens særvedtægt kan dog indeholde andre frister og procedurer. Begynd derfor altid med at læse den. Et forslag kan eksempelvis handle om:

• vedligeholdelse
• altaner eller elevator
• ladestandere
• fællesarealer
• husorden
• korttidsudlejning
• ændring af vedtægterne
• brug af loft eller kælder
• salg eller udlejning af fællesarealer
• bestyrelsens arbejde

Et godt forslag gør det klart, hvad generalforsamlingen konkret skal beslutte. Sammenlign:

“Vi bør få ladestandere.”

med:

“Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente en teknisk vurdering og op til tre tilbud på en fælles ladeløsning. Der afsættes op til [beløb] kr. til undersøgelsen. Et endeligt projekt og forslag til finansiering fremlægges på en senere generalforsamling.”

Det sidste forslag fortæller både, hvad næste skridt er, og hvor langt bestyrelsens mandat rækker. Læs vores guide til, hvordan du stiller et godt forslag til generalforsamlingen, og se et eksempel på et forslag.

Regnskab, budget og fællesudgifter

Regnskabet viser, hvordan ejerforeningens økonomi faktisk har udviklet sig i det seneste år. Budgettet viser, hvad bestyrelsen og administratoren forventer i det kommende år. Som ejer bør du blandt andet se på:

• om de almindelige driftsudgifter er steget
• om foreningen har restancer
• om der er tilstrækkelig likviditet
• om foreningen har lån
• om kommende vedligeholdelsesarbejder er indregnet
• om der hensættes til fremtidige projekter
• om fællesudgifterne foreslås ændret
• om budgettet bygger på realistiske forudsætninger

En lav fællesudgift er ikke nødvendigvis et tegn på en sund ejerforening. Hvis nødvendig vedligeholdelse bliver udskudt, eller hvis foreningen ikke opbygger en tilstrækkelig økonomisk buffer, kan ejerne senere blive mødt med store ekstraordinære indbetalinger. Budgettet bør derfor ses i sammenhæng med ejendommens tilstand og den langsigtede vedligeholdelsesplan.

Hos ØENS hjælper administratoren bestyrelsen med at udarbejde og præsentere økonomien, så ejerne får et forståeligt beslutningsgrundlag.

Fordelingstal og stemmeret er ikke det samme som én stemme pr. lejlighed

Det er en udbredt misforståelse, at hver ejer altid har én ligeværdig stemme. Efter normalvedtægten træffes almindelige beslutninger som udgangspunkt med simpelt flertal efter fordelingstal. Fordelingstallet udtrykker den enkelte ejerlejligheds forholdsmæssige andel af ejerforeningen og bruges typisk både ved fordelingen af fællesudgifter og ved afstemninger. Det betyder, at en ejerlejlighed med et højere fordelingstal kan have større stemmevægt end en ejerlejlighed med et lavere fordelingstal. Ved flere væsentlige beslutninger kræves der imidlertid flertal efter både:

• fordelingstal
• antal ejere

Det kaldes ofte et dobbelt flertalskrav.

Reglerne kan være ændret i ejerforeningens særvedtægt, og det præcise flertalskrav afhænger samtidig af beslutningens karakter. Derfor bør administratoren, dirigenten eller en juridisk rådgiver afklare stemmereglerne, før afstemningen gennemføres.

Simpelt flertal, 2/3-flertal og andre flertalskrav

Ikke alle forslag kan vedtages med det samme flertal. Efter normalvedtægten træffes almindelige beslutninger som udgangspunkt med simpelt flertal efter fordelingstal. Det kan eksempelvis være almindelige driftsbeslutninger, godkendelse af budgettet eller vedtagelse af almindelige ordensregler i en husorden.

Væsentlige beslutninger kræver som udgangspunkt tilslutning fra mindst to tredjedele af ejerne efter både fordelingstal og antal. Det gælder blandt andet beslutninger om:

• ændring af vedtægterne
• visse begrænsninger af korttidsudlejning
• væsentlige og varige ændringer af fællesejendommen
• altan- og elevatorprojekter
• salg af visse fællesarealer
• længerevarende eksklusive brugsrettigheder til fællesarealer
• visse ændringer af fordelingen af udgifter

Nogle særligt indgribende beslutninger kan kræve 9/10-flertal eller samtykke fra de ejere, hvis retsstilling bliver forringet. Et stort fremmøde eller et overbevisende flertal i lokalet er derfor ikke nødvendigvis nok. Det afgørende er, om det juridisk korrekte flertalskrav er opfyldt. Er forslaget principielt, økonomisk omfattende eller indgribende for enkelte ejere, bør flertalskravet afklares, før indkaldelsen sendes.

Læs mere om ØENS Advokatfirmas juridiske rådgivning om generalforsamlinger og vedtægter.

Når forslaget kræver en ny generalforsamling

Efter normalvedtægten gælder en særlig mulighed for visse beslutninger, der kræver 2/3-flertal. Hvis et forslag ikke opnår tilslutning fra to tredjedele af alle ejere efter både antal og fordelingstal, men opnår det krævede flertal blandt de repræsenterede ejere, skal der afholdes en ekstraordinær generalforsamling inden otte uger. På den nye generalforsamling kan forslaget vedtages med to tredjedele af de afgivne stemmer efter både antal og fordelingstal, uanset hvor mange ejere der deltager. Reglen gælder ikke nødvendigvis alle beslutninger, der kræver et kvalificeret flertal, og særvedtægten kan have betydning.

Bestyrelsen bør derfor ikke automatisk indkalde til en ny generalforsamling uden først at sikre, at betingelserne er opfyldt.

Hvem kan deltage?

Efter normalvedtægten har blandt andre følgende adgang til generalforsamlingen:

• ejerne
• myndige medlemmer af en ejers husstand
• personer med fuldmagt fra en ejer
• en ejers bisidder eller rådgiver
• ejerforeningens administrator
• ejerforeningens revisor
• personer, som bestyrelsen har indkaldt

En særvedtægt kan indeholde andre eller supplerende regler. Det kan være relevant at inddrage tekniske rådgivere, entreprenører eller andre fagpersoner under behandlingen af bestemte punkter, så ejerne kan stille spørgsmål direkte til dem.

Kan man stemme med fuldmagt?

Ja, normalvedtægten giver mulighed for, at en ejers stemmeret udøves af ejerens ægtefælle eller samlever eller af en myndig person, som har fået skriftlig fuldmagt. Efter normalvedtægten kan en ejer kun afgive én stemme pr. afstemning på grundlag af en fuldmagt fra en anden ejer. En ejer kan altså ikke efter normalvedtægten møde med et ubegrænset antal fuldmagter.

Ejes en ejerlejlighed af flere personer, udøver de stemmeretten i fællesskab. De fremmødte medejere kan efter normalvedtægten stemme på alle medejeres vegne, medmindre en fraværende medejer på forhånd har meddelt bestyrelsen noget andet. Foreningen bør kontrollere, om særvedtægten ændrer reglerne, og hvilke formkrav der gælder til fuldmagten.

Hvordan foregår afstemningen?

Ukomplicerede forslag afgøres ofte ved håndsoprækning. Ved personvalg, komplicerede flertalskrav eller uenighed om stemmeoptællingen kan en skriftlig afstemning være mere hensigtsmæssig. Dirigenten skal inden afstemningen gøre det klart:

• hvad der stemmes om
• hvilket flertal der kræves
• om stemmerne beregnes efter fordelingstal
• om der også skal tælles efter antal
• hvordan blanke stemmer og ugyldige stemmer behandles
• hvordan ændringsforslag indgår

Resultatet bør både oplyses tydeligt på mødet og fremgå af referatet. Ved beslutninger med kvalificerede flertalskrav bør stemmeoptællingen dokumenteres, så det efterfølgende kan efterprøves, hvordan resultatet blev beregnet.

Dirigenten holder styr på processen

Generalforsamlingen vælger selv sin dirigent. Dirigenten behøver efter normalvedtægten ikke at være ejer i foreningen. Dirigenten skal blandt andet:

• vurdere, om generalforsamlingen er lovligt indkaldt
• kontrollere deltagere og fuldmagter
• lede debatten
• afgøre, om forslag kan behandles
• tage stilling til ændringsforslag
• fastlægge afstemningsformen
• oplyse det nødvendige flertal
• konstatere afstemningsresultatet
• sikre, at beslutningerne bliver formuleret præcist

På en almindelig generalforsamling kan en erfaren administrator ofte varetage dirigentrollen. Skal der behandles en kompleks vedtægtsændring, en konfliktfyldt sag eller en beslutning, som griber væsentligt ind i enkelte ejeres rettigheder, kan det være en fordel at vælge en juridisk dirigent. ØENS Ejendomsadministration kan hjælpe med den almindelige afvikling, mens ØENS Advokatfirma kan inddrages, når generalforsamlingen kræver særlig juridisk bistand.

Ændringsforslag på generalforsamlingen

Efter normalvedtægten kan der stilles ændringsforslag under generalforsamlingen. Et ændringsforslag skal dog fortsat holde sig inden for det emne, som er varslet på dagsordenen. Hvis dagsordenen indeholder et forslag om at indhente tilbud på et gårdprojekt, kan det måske ændres, så bestyrelsen får et lavere økonomisk mandat. Det kan derimod være problematisk pludselig at beslutte salg af en del af gården, hvis ejerne alene er blevet indkaldt til at drøfte beplantning og opholdsarealer. Det er dirigenten, der vurderer, om et ændringsforslag holder sig inden for det varslede emne.

Jo mere væsentligt og økonomisk indgribende forslaget er, desto mindre plads er der til at ændre det fundamentalt under mødet.

Kan der træffes beslutninger under eventuelt?

Under “eventuelt” kan ejerne stille spørgsmål, komme med idéer og opfordre bestyrelsen til at undersøge et emne. Der kan som udgangspunkt ikke træffes bindende beslutning om nye spørgsmål under eventuelt. Efter normalvedtægten kræver det, at alle ejere er til stede og samtykker, hvis der skal træffes bindende beslutning om et emne, der ikke fremgår af dagsordenen.

I praksis bør et nyt og væsentligt emne derfor forberedes som et konkret forslag til en senere generalforsamling. Det giver alle ejere mulighed for at læse materialet og beslutte, om de vil deltage eller afgive fuldmagt.

Vedligeholdelsesplanen er en central del af generalforsamlingen

Efter normalvedtægten skal ejerforeningens vedligeholdelsesplan forelægges til godkendelse på den ordinære generalforsamling. Vedligeholdelsesplanen skaber overblik over ejendommens forventede arbejder og udgifter i de kommende år. Den kan blandt andet omfatte:

• tag
• facade
• vinduer
• faldstammer
• kloak
• varmeanlæg
• fælles installationer
• gård og belægninger
• altaner
• kælder og fundament

Planen gør det lettere at prioritere arbejderne og lægge et realistisk budget. Den betyder ikke, at alle projekter automatisk bliver vedtaget. Men den giver ejerne et bedre grundlag for at forstå, hvilke udgifter der kan være på vej, og hvad konsekvensen kan være, hvis arbejdet udskydes.

Læs mere om vedligeholdelsesplaner til boligforeninger.

Når generalforsamlingen skal godkende en byggesag

Et byggeprojekt kan være en af de største økonomiske beslutninger, ejerforeningen kommer til at træffe. Det kan eksempelvis være:

• nyt tag
• facaderenovering
• udskiftning af vinduer
• faldstammer
• elevator
• altaner
• energiforbedringer
• renovering af gården

Et godt beslutningsgrundlag bør beskrive:

• hvorfor projektet er nødvendigt eller ønskeligt
• hvad projektet omfatter
• den forventede pris
• hvordan det skal finansieres
• hvordan udgifterne skal fordeles
• betydningen for fællesudgifterne
• projektets tidsplan
• kendte risici og usikkerheder
• bestyrelsens mandat
• mulighederne for ekstraarbejder og prisstigninger

Ved altan- og elevatorprojekter kan der samtidig opstå særlige spørgsmål om flertalskrav og fordeling af udgifter. Hos ØENS Ejendomsadministration kan vores byggesagsafdeling hjælpe med den økonomiske og administrative styring af projektet. Læs mere om byggesagsadministration.

Har foreningen behov for juridisk gennemgang af rådgiveraftaler, entreprisekontrakter eller krav under projektet, kan specialisterne i ØENS Advokatfirma hjælpe inden for entrepriseret.

Vedtægtsændringer skal både vedtages og håndteres korrekt bagefter

En vedtægtsændring kan eksempelvis handle om:

• korttidsudlejning
• vedligeholdelsespligt
• brug af fællesarealer
• bestyrelsens sammensætning
• stemmeregler
• udgiftsfordeling
• brugsrettigheder
• ombygninger

Efter normalvedtægten kræver vedtægtsændringer som udgangspunkt 2/3-flertal efter både antal ejere og fordelingstal. Visse ændringer kan dog kræve et endnu højere flertal eller samtykke fra de ejere, hvis retsstilling bliver forringet. Det er ikke nok, at et forslag kaldes en “vedtægtsændring”, og at to tredjedele af de fremmødte stemmer for. Både formuleringen, flertalsberegningen og eventuelle særlige ejerrettigheder skal vurderes. Efter vedtagelsen skal det også afklares, hvordan ændringen skal tinglyses. En vedtægtsændring bør derfor være færdigformuleret før generalforsamlingen. Det er risikabelt at forsøge at skrive komplekse juridiske bestemmelser om under debatten.

Læs mere om juridisk hjælp til vedtægter og generalforsamlinger.

Kan generalforsamlingen beslutte hvad som helst?

Nej. Selv et stort flertal kan ikke nødvendigvis træffe enhver beslutning. Efter normalvedtægten må generalforsamlingen ikke træffe en beslutning, som åbenbart er egnet til at give bestemte ejere eller andre en utilbørlig fordel på de øvrige ejeres eller ejerforeningens bekostning. Der må heller ikke træffes beslutninger, som påfører enkelte ejere en utilbørlig ulempe. Derudover kan en beslutning kræve samtykke fra de ejere, hvis særlige rettigheder eller retsstilling bliver forringet. Det kan eksempelvis være relevant, hvis foreningen ønsker at:

• ændre en eksklusiv brugsret
• fordele udgifter på en ny måde
• begrænse en særlig rettighed
• overdrage et fællesareal til enkelte ejere
• pålægge nogle ejere særlige nye forpligtelser

Et flertal er derfor ikke kun et spørgsmål om at tælle stemmer. Det er også nødvendigt at undersøge, om beslutningen ligger inden for generalforsamlingens kompetence.

Digital og hybrid generalforsamling

En ejerforening kan have et ønske om at afholde generalforsamlingen helt eller delvist digitalt. Muligheden bør vurderes ud fra ejerforeningens vedtægter, den valgte mødeform og de rettigheder, ejerne skal kunne udøve. En digital eller hybrid løsning skal blandt andet sikre, at ejerne kan:

• identificeres korrekt
• følge debatten
• stille spørgsmål
• fremsætte ændringsforslag
• afgive deres stemme sikkert
• deltage i hemmelige afstemninger
• få fuldmagter og stemmevægt registreret korrekt

Det forhold, at indkaldelser og dokumenter kan sendes digitalt, betyder ikke nødvendigvis i sig selv, at generalforsamlingen uden videre kan afholdes digitalt. Foreningen bør derfor afklare grundlaget og den praktiske løsning, før indkaldelsen sendes.

ØENS Ejendomsadministration kan hjælpe med den praktiske planlægning og med at samle materialet digitalt via ProBo.

Referatet dokumenterer beslutningerne

Efter generalforsamlingen skal der udarbejdes et referat. Efter normalvedtægten skal referatet gengive de trufne beslutninger og de væsentlige drøftelser. Det skal underskrives af dirigenten og bestyrelsens formand og gøres tilgængeligt for ejerne senest fire uger efter generalforsamlingen. Har ejerforeningen en særvedtægt, skal den også kontrolleres.

Referatet bør tydeligt vise:

• hvilke forslag der blev behandlet
• hvilke ændringsforslag der blev stillet
• det endelige indhold af beslutningerne
• hvordan afstemningerne faldt ud
• om resultatet blev beregnet efter både antal og fordelingstal
• hvem der blev valgt
• hvilket mandat bestyrelsen fik
• eventuelle væsentlige indsigelser

Hvis et forslag bliver ændret under generalforsamlingen, er det den endelige vedtagne ordlyd, der skal fremgå. Referatet er ikke kun en orientering til ejerne. Det er også bestyrelsens dokumentation for, hvad den efterfølgende skal gennemføre.

Hvad sker der efter generalforsamlingen?

Når mødet slutter, begynder arbejdet med at omsætte beslutningerne til handling. Bestyrelsen og administratoren skal blandt andet følge op på:

• ændringer af fællesudgifter
• opdatering af budgettet
• bestyrelsens konstituering
• indgåelse eller opsigelse af aftaler
• vedtagne vedtægtsændringer og tinglysning
• vedligeholdelses- og byggeprojekter
• indhentning af tilbud
• finansiering og lån
• information til ejerne
• opdatering af husorden eller andre dokumenter

Det bør fremgå klart, hvem der har ansvaret for hver opgave, og om bestyrelsen har brug for yderligere godkendelse, før den kan gå videre. Et præcist referat og et tydeligt mandat gør opfølgningen væsentligt lettere.

Hvornår er juridisk hjælp relevant?

De fleste ordinære generalforsamlinger kan gennemføres af bestyrelsen og administratoren uden særskilt juridisk bistand. En advokat kan dog være relevant, hvis:

• vedtægterne er uklare eller modstridende
• foreningen skal ændre vedtægterne
• der er tvivl om det nødvendige flertal
• et forslag påvirker enkelte ejeres rettigheder
• fællesarealer skal sælges eller gives til eksklusiv brug
• der skal vedtages et større altan- eller elevatorprojekt
• foreningen ønsker at begrænse korttidsudlejning
• generalforsamlingen skal beslutte bod eller eksklusion
• en tidligere beslutning bliver anfægtet
• der forventes en alvorlig konflikt
• foreningen ønsker en juridisk dirigent

ØENS Advokatfirma kan blandt andet hjælpe med at formulere og kvalitetssikre forslag, vurdere flertalskrav, gennemgå vedtægter og deltage som juridisk rådgiver eller dirigent.

Læs mere om generalforsamlinger og vedtægter i boligforeninger og om vores samlede juridiske rådgivning til ejerforeninger.

Gode råd til ejeren

Læs indkaldelsen og bilagene, før du møder op. Se især på regnskabet, budgettet, fællesudgifterne og vedligeholdelsesplanen. Et forslag kan have betydning for din økonomi, selv om din egen lejlighed ikke bliver direkte berørt. Stil spørgsmål, hvis finansieringen eller konsekvenserne er uklare.

Vil du fremsætte et forslag, så begynd i god tid. Find fristen i vedtægterne, og formulér forslaget, så det kan vedtages og gennemføres i praksis. Kan du ikke deltage, så kontrollér reglerne om fuldmagt. Gå ikke ud fra, at en mail til naboen automatisk er tilstrækkelig. Og husk, at du som ejer er en del af et fællesskab. En beslutning kan både handle om din egen bolig og om det ansvar, ejerne har for ejendommen sammen.

Gode råd til bestyrelsen

Begynd forberedelsen i god tid, og brug vedtægterne som en tjekliste. Sørg for, at regnskab, budget, vedligeholdelsesplan, forslag og bilag hænger sammen. Beskriv større projekter, så ejerne kan forstå både behovet, økonomien og bestyrelsens ønskede mandat. Afklar flertalskravene, før indkaldelsen sendes. Det er lettere at korrigere processen før mødet end at reparere en usikker beslutning bagefter.

Brug administratorens erfaring aktivt. En fast administrator kan hjælpe med at opdage uklare forslag, manglende bilag og praktiske udfordringer, før de udvikler sig. Og inddrag en juridisk specialist i tide, hvis forslaget påvirker vedtægterne, ejerrettighederne eller fordelingen af væsentlige økonomiske forpligtelser.

Læs også om ØENS’ bestyrelsesundervisning til ejerforeninger.

Sådan hjælper ØENS med generalforsamlingen

Hos ØENS Rådgivningshus får ejerforeningen adgang til både praktisk ejendomsadministration og juridisk specialviden. ØENS Ejendomsadministration kan blandt andet hjælpe med:

• regnskab og budget
• indkaldelse og dagsorden
• vedligeholdelsesplan
• koordinering af forslag og bilag
• deltager- og fuldmagtslister
• stemmeberegning
• praktisk mødeafvikling
• dirigent- og referentrolle efter aftale
• referat og opfølgning

ØENS Advokatfirma kan blandt andet hjælpe med:

• fortolkning og ændring af vedtægter
• vurdering af flertalskrav
• juridisk kvalitetssikring af forslag
• spørgsmål om ejerrettigheder og særrettigheder
• salg og brug af fællesarealer
• indsigelser og mulig ugyldighed
• konflikter, bod og eksklusion
• juridisk dirigentbistand

Har jeres ejerforening brug for en fast administrator, der hjælper med både den daglige drift og generalforsamlingen? Få et uforpligtende tilbud på administration af jeres ejerforening

Har I et konkret juridisk spørgsmål om vedtægter, flertalskrav eller gyldigheden af en beslutning? Kontakt en specialist i foreningsret

Få flere gode råd

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Boligforening

Nedim Husic

Administrationschef (EA), partner

Boligforening

Jacob Bonderup

Ejendomsadministrator (EA), partner

Boligforening

Tina Skou Hansen

Ejendomsadministrator (EA)

Afdeling:

FAQ – Gode råd til generalforsamlingen i ejerforeninger

Nedenfor har vi samlet svar på de mest stillede spørgsmål om generalforsamlinger i ejerforeninger. FAQ’en giver et klart overblik over hvordan I forbereder jer, hvad der er vigtigt at få på dagsordenen, hvilke formkrav der gælder, og hvordan I sikrer, at beslutninger træffes korrekt og trygt.

Et nyt tag. En ændring af boligafgiften. Nye vedtægter. Eller et forslag om altaner, gårdmiljø eller korttidsudlejning.

De beslutninger, der bliver truffet på generalforsamlingen, kan få betydning for både foreningens økonomi, ejendommens udvikling og den enkelte andelshavers hverdag i mange år frem. Derfor er generalforsamlingen mere end et årligt møde, der skal overstås. Det er her, andelshaverne får indblik i økonomien, vælger bestyrelsen og tager stilling til de større beslutninger om ejendommen og fællesskabet.

Hos ØENS Ejendomsadministration hjælper vi andelsboligforeninger med hele processen omkring generalforsamlingen – fra budget, regnskab og indkaldelse til den praktiske afvikling, referatet og opfølgningen bagefter. Hvis der undervejs opstår mere komplekse juridiske spørgsmål om eksempelvis vedtægter, beslutningskompetence, flertalskrav eller gyldigheden af en beslutning, kan specialisterne i ØENS Advokatfirma inddrages. Her får både bestyrelse og andelshavere et samlet overblik over det, der er værd at vide før, under og efter generalforsamlingen.

Hvad er en generalforsamling?

Generalforsamlingen er andelsboligforeningens øverste myndighed. Det er her, andelshaverne træffer de overordnede beslutninger om foreningens økonomi, ejendom og udvikling. Bestyrelsen varetager den daglige ledelse mellem generalforsamlingerne, men skal arbejde inden for de rammer, som generalforsamlingen og foreningens vedtægter har fastlagt. På den ordinære generalforsamling behandles typisk:

• bestyrelsens beretning
• årsregnskabet
• budgettet for det kommende år
• boligafgiftens størrelse
• fastsættelse af andelsværdien
• indkomne forslag
• valg til bestyrelsen
• eventuelle større vedligeholdelses- og forbedringsprojekter

Den præcise dagsorden og de konkrete regler afhænger dog af foreningens egne vedtægter. Det er derfor altid vedtægterne – og ikke en generel skabelon fra nettet eller praksis i naboforeningen – der skal findes frem først.

Begynd med foreningens egne vedtægter

Der findes ikke ét praktisk regelsæt for generalforsamlinger, som gælder ens for alle andelsboligforeninger. Mange af de centrale regler står i den enkelte forenings vedtægter. Det gælder blandt andet:

• hvornår den ordinære generalforsamling skal afholdes
• hvordan og med hvilket varsel der skal indkaldes
• hvornår andelshaverne senest kan indsende forslag
• hvem der kan deltage og stemme
• om der kan anvendes fuldmagt
• hvilket flertal forskellige beslutninger kræver
• hvem der skal underskrive referatet

Nogle foreninger har vedtægter, som tager udgangspunkt i Social- og Boligministeriets normalvedtægt eller ABF’s standardvedtægter. En normal- eller standardvedtægt gælder imidlertid kun for den konkrete forening, hvis den er blevet vedtaget som en del af foreningens egne vedtægter. Det betyder også, at et svar, der er korrekt i én andelsboligforening, ikke nødvendigvis kan overføres direkte til en anden.

Hvorfor er det vigtigt at deltage?

Det kan være fristende at springe generalforsamlingen over. Dagsordenen er måske lang, regnskabet teknisk, og flere af punkterne kan virke fjerne fra den almindelige hverdag i boligen. Men beslutningerne kan få meget konkrete konsekvenser. Forestil dig eksempelvis, at ejendommen skal have nyt tag. Projektet skal finansieres med et lån, og boligafgiften forventes derfor at stige. Eller at generalforsamlingen skal tage stilling til en vedtægtsændring, som begrænser mulighederne for fremleje.

Deltager du, kan du:

• stille spørgsmål til bestyrelsen, administrator og eventuelle rådgivere
• få forklaret regnskab, budget og projekter
• høre de øvrige andelshaveres synspunkter
• stille ændringsforslag, hvis reglerne tillader det
• bruge din stemme
• stille op til bestyrelsen

Generalforsamlingen er med andre ord det tidspunkt, hvor den enkelte andelshaver har den mest direkte mulighed for at påvirke foreningens retning.

Hvad hjælper ejendomsadministratoren med?

En ejendomsadministrator spiller ofte en central rolle i forberedelsen og gennemførelsen af generalforsamlingen. Hos ØENS Ejendomsadministration hjælper vi blandt andet med:

• udarbejdelse af regnskab og budget
• forberedelse af dagsorden
• udsendelse af indkaldelse og bilag
• koordinering med bestyrelsen, revisor og øvrige rådgivere
• gennemgang af økonomiske konsekvenser ved forslag
• deltagerlister og fuldmagter
• praktisk afvikling af mødet
• dirigent- og referentrolle, når det indgår i administrationsaftalen
• stemmeoptælling
• udarbejdelse og udsendelse af referat
• opfølgning på de beslutninger, der bliver truffet

Som kunde hos ØENS får foreningen en fast ejendomsadministrator, der kender foreningen og dens historik. Det gør det lettere at skabe sammenhæng mellem tidligere beslutninger, den aktuelle økonomi og de forslag, som generalforsamlingen skal behandle.

Læs mere om ejendomsadministration til andelsboligforeninger.

Hvad er bestyrelsens rolle?

Selvom administratoren kan hjælpe med en stor del af processen, har bestyrelsen fortsat en vigtig rolle. Bestyrelsen skal blandt andet:

• beslutte, hvilke punkter den selv ønsker at sætte på dagsordenen
• gennemgå regnskab og budget
• tage stilling til indkomne forslag
• sikre, at relevante oplysninger og bilag bliver indsamlet
• forberede bestyrelsens beretning
• forklare baggrunden for større beslutninger og projekter
• følge op på generalforsamlingens beslutninger bagefter

Administrator kan hjælpe med struktur, økonomi, dokumenter og proces. Men bestyrelsen skal fortsat kunne forklare medlemmerne, hvorfor den anbefaler en bestemt beslutning. Særligt ved større projekter bør bestyrelsen være tydelig om både behovet, økonomien, alternativerne og konsekvenserne ved at vente.

Ordinær og ekstraordinær generalforsamling

Den ordinære generalforsamling afholdes normalt én gang om året. Det præcise tidspunkt følger af foreningens vedtægter. Mange foreninger placerer mødet efter regnskabsårets afslutning, så årsregnskabet og det kommende budget kan behandles. En ekstraordinær generalforsamling afholdes, når et spørgsmål ikke bør eller kan vente til næste ordinære møde.

Det kan eksempelvis være relevant, hvis:

• der skal træffes en hurtig beslutning om en byggesag
• bestyrelsen ikke længere er beslutningsdygtig
• et forslag skal behandles på ny
• der skal vælges nye bestyrelsesmedlemmer
• foreningen står over for en væsentlig økonomisk beslutning
• der er behov for en vedtægtsændring

Hvem der kan kræve en ekstraordinær generalforsamling, og hvordan den skal indkaldes, fremgår af den konkrete forenings vedtægter.

Indkaldelsen skal give medlemmerne mulighed for at forberede sig

Indkaldelsen er ikke kun en kalenderinvitation med dato og adresse. Den skal gøre det muligt for andelshaverne at forstå, hvilke spørgsmål de skal tage stilling til, og hvilke beslutninger der kan blive truffet. Indkaldelsesfristen og formkravene følger af foreningens vedtægter. Det kan eksempelvis være fastlagt, om materialet skal sendes digitalt, lægges i postkassen eller offentliggøres på foreningens beboerplatform. En indkaldelse vil typisk indeholde eller være ledsaget af:

• dagsorden
• årsregnskab
• budgetforslag
• indkomne forslag
• bestyrelsens egne forslag
• materiale om større projekter
• eventuelle forslag til vedtægtsændringer
• information om fuldmagter og deltagelse

Hvis væsentlige bilag mangler, kan medlemmerne have svært ved at træffe beslutning på et ordentligt grundlag. Det er især vigtigt, når generalforsamlingen skal godkende større økonomiske dispositioner eller ændringer, der påvirker andelshavernes rettigheder.

Dagsordenen sætter rammen for mødet

Dagsordenen fortæller, hvilke emner generalforsamlingen skal behandle. Den sætter samtidig grænsen for, hvilke bindende beslutninger der kan træffes. Et bredt punkt som “gårdprojekt” eller “nye vinduer” kan være tilstrækkeligt til en indledende drøftelse. Det er ikke nødvendigvis præcist nok, hvis generalforsamlingen skal godkende et færdigt projekt, en bestemt økonomisk ramme og en konkret finansiering. Ved større forslag bør materialet derfor gøre det klart:

• hvad der konkret foreslås
• hvad projektet eller beslutningen forventes at koste
• hvordan det skal finansieres
• om boligafgiften bliver påvirket
• hvilke usikkerheder der er
• hvilket mandat bestyrelsen får bagefter

Det gør både debatten og det efterfølgende arbejde lettere. Andelshaverne ved, hvad de stemmer om, og bestyrelsen får en mere præcis ramme for gennemførelsen.

Sådan stiller du et forslag

Som andelshaver kan du stille forslag til generalforsamlingen efter de regler og frister, der står i foreningens vedtægter. Et forslag kan eksempelvis handle om:

• fællesarealer
• cykelparkering
• husorden
• energiforbedringer
• gårdmiljø
• vedligeholdelse
• vedtægtsændringer
• bestyrelsens arbejdsgange

Et godt forslag beskriver ikke kun et ønske. Det fortæller også tydeligt, hvad generalforsamlingen konkret skal stemme om. Sammenlign disse to formuleringer:

“Jeg synes, vi skal have bedre cykelparkering.”

Og:

“Det foreslås, at bestyrelsen indhenter tilbud på etablering af yderligere 20 cykelpladser i gården og fremlægger et konkret projekt til beslutning på næste generalforsamling.”

Den anden formulering giver generalforsamlingen en faktisk beslutning at tage stilling til. Har forslaget økonomiske konsekvenser, bør du også beskrive dem så præcist som muligt.

Læs vores guide til, hvordan du stiller et godt forslag til generalforsamlingen, og se et eksempel på et forslag til generalforsamlingen.

Regnskab, budget og boligafgift

Regnskabet viser, hvordan foreningens økonomi faktisk har udviklet sig i det forgangne år. Budgettet viser, hvordan bestyrelsen og administratoren forventer, at økonomien vil udvikle sig i det kommende år. Som andelshaver bør du blandt andet være opmærksom på:

• om foreningens indtægter og udgifter har ændret sig væsentligt
• om renter og ydelser på lån har udviklet sig
• om foreningen har restancer
• hvor meget der afsættes til vedligeholdelse
• om større arbejder er indregnet
• om der er tilstrækkelig likviditet
• om boligafgiften foreslås ændret

En lav boligafgift er ikke nødvendigvis et mål i sig selv. Hvis foreningen samtidig undlader at spare op til nødvendige arbejder, kan regningen blot blive større senere. Derfor bør budgettet altid ses i sammenhæng med ejendommens tilstand og foreningens langsigtede planer. Hos ØENS hjælper administratoren bestyrelsen med at gøre økonomien forståelig og præsentere den, så andelshaverne får et reelt grundlag for at tage stilling.

Fastsættelse af andelsværdien

Generalforsamlingen tager ofte stilling til den andelsværdi, der skal gælde frem til næste ordinære generalforsamling. Andelsværdien hænger blandt andet sammen med ejendommens værdi, foreningens gæld og den valgte værdiansættelsesmetode. Generalforsamlingen skal ikke nødvendigvis vælge den højest mulige værdi. Bestyrelsen og andelshaverne kan også have behov for at tage højde for:

• kommende renoveringsprojekter
• økonomiske risici
• ændringer i renter og finansiering
• behovet for reserver
• foreningens samlede økonomiske robusthed

Det er derfor vigtigt, at værdiansættelsen bliver forklaret i et sprog, der er til at forstå. Administrator og revisor kan hjælpe med at belyse de økonomiske forudsætninger, mens en eventuel valuar kan redegøre for værdiansættelsen af ejendommen.

Vedligeholdelse og større byggesager

Et nyt tag, en facaderenovering eller en udskiftning af faldstammer kan være blandt de største beslutninger i foreningens levetid. Et godt beslutningsgrundlag bør blandt andet beskrive:

• hvorfor projektet er nødvendigt
• hvad arbejdet omfatter
• den forventede pris
• hvordan projektet skal finansieres
• betydningen for boligafgiften
• tidsplanen
• usikkerheder og mulige ekstraudgifter
• hvor langt bestyrelsens mandat skal række

Hos ØENS Ejendomsadministration kan vores byggesagsafdeling hjælpe foreningen med den økonomiske og administrative styring gennem hele projektet. Læs mere om byggesagsadministration og om, hvordan en vedligeholdelsesplan kan skabe overblik over ejendommens kommende behov.

Hvis der er behov for juridisk gennemgang af rådgiver- eller entrepriseaftaler, kan ØENS Advokatfirmas specialister i entrepriseret inddrages.

Hvem kan deltage og stemme?

Reglerne om deltagelse, stemmeret og fuldmagter står i foreningens vedtægter. Man bør derfor ikke gå ud fra, at alle andelsboligforeninger følger præcis samme regler. Vedtægterne kan blandt andet fastlægge:

• hvem der har adgang til generalforsamlingen
• hvem der har taleret
• hvor mange stemmer der er knyttet til en andel
• hvordan der stemmes ved flere ejere af samme andel
• hvem der kan modtage en fuldmagt
• hvor mange fuldmagter én person må medbringe
• om en rådgiver eller et husstandsmedlem må deltage

Kan du ikke selv deltage, bør du undersøge fuldmagtsreglerne i god tid. En mundtlig aftale eller en almindelig mail opfylder ikke nødvendigvis vedtægternes krav.

Hvordan foregår afstemningerne?

En afstemning kan foregå ved håndsoprækning, skriftligt eller digitalt, afhængigt af vedtægterne og den praktiske løsning. Ukomplicerede beslutninger afgøres ofte ved håndsoprækning, mens personvalg og mere omstridte forslag kan kræve en skriftlig eller hemmelig afstemning. Det nødvendige flertal afhænger af beslutningens karakter og foreningens vedtægter.

Almindelige beslutninger kan ofte træffes med simpelt flertal. Vedtægtsændringer og andre væsentlige beslutninger kræver typisk et kvalificeret flertal og kan være underlagt særlige krav til fremmøde. Det konkrete flertalskrav bør afklares før mødet.

Administrator kan hjælpe med at forberede stemmeprocessen og kontrollere deltager- og fuldmagtslister. Hvis der opstår tvivl om fortolkningen af vedtægterne eller et særligt flertalskrav, kan juridisk bistand være relevant.

Dirigenten holder styr på mødet

Generalforsamlingen vælger normalt en dirigent, der leder mødet og tager stilling til de formelle spørgsmål. Dirigenten skal blandt andet:

• vurdere, om generalforsamlingen er lovligt indkaldt
• godkende deltagere og fuldmagter
• lede debatten
• tage stilling til ændringsforslag
• fastlægge afstemningsformen
• oplyse det nødvendige flertal
• konstatere afstemningsresultatet

På en almindelig generalforsamling kan en erfaren administrator eller andelshaver ofte varetage rollen. Ved komplicerede vedtægtsændringer, større projekter eller forventede konflikter kan det være relevant at vælge en dirigent med juridisk erfaring. ØENS Ejendomsadministration kan hjælpe med den almindelige afvikling, mens ØENS Advokatfirma kan inddrages som juridisk rådgiver eller dirigent, når sagens karakter kræver det.

Ændringsforslag under generalforsamlingen

Debatten kan føre til, at nogen ønsker at ændre et udsendt forslag. Det kan eksempelvis være et forslag om at reducere projektets økonomiske ramme eller ændre tidspunktet for gennemførelsen. Et ændringsforslag kan som udgangspunkt behandles, hvis det holder sig inden for rammerne af det oprindelige punkt. Hvis ændringen derimod reelt skaber et helt nyt forslag med andre økonomiske eller praktiske konsekvenser, kan det være nødvendigt at behandle det på en ny generalforsamling.

Medlemmer, der ikke deltager, skal kunne stole på dagsordenen og det udsendte materiale. Det er dirigenten, der under mødet tager stilling til, om ændringsforslaget kan behandles.

Kan der træffes beslutninger under eventuelt?

Under punktet “eventuelt” kan andelshaverne rejse spørgsmål, komme med idéer og bede bestyrelsen undersøge et emne. Der bør derimod som udgangspunkt ikke træffes bindende beslutninger om nye forhold, som ikke fremgår af dagsordenen. Et spørgsmål fra eventuelt kan i stedet danne grundlag for et konkret forslag på en senere generalforsamling.

På den måde får alle andelshavere mulighed for at læse materialet og beslutte, om de vil deltage eller afgive fuldmagt.

Kan generalforsamlingen afholdes digitalt?

Muligheden for en digital eller hybrid generalforsamling afhænger af foreningens vedtægter og det valgte setup. En digital løsning skal give medlemmerne en reel mulighed for at:

• identificere sig
• følge debatten
• stille spørgsmål
• fremsætte ændringsforslag
• stemme sikkert
• deltage i eventuelle hemmelige afstemninger

Det bør derfor afklares i god tid, om vedtægterne giver den nødvendige mulighed, og hvordan mødet kan gennemføres forsvarligt i praksis. Administrator kan hjælpe med den praktiske planlægning og det digitale setup. Opstår der tvivl om det vedtægtsmæssige grundlag, bør spørgsmålet vurderes juridisk, før indkaldelsen sendes.

Referatet viser, hvad der blev besluttet

Referatet er generalforsamlingens dokumentation. Det behøver ikke gengive hvert eneste indlæg, men det skal tydeligt vise:

• hvilke forslag der blev behandlet
• hvilke ændringsforslag der blev stillet
• hvordan afstemningerne faldt ud
• hvilke personer der blev valgt
• hvilke beslutninger der blev truffet
• hvilket mandat bestyrelsen fik

Det er vigtigt, at referatet beskriver den endelige beslutning – ikke kun den oprindelige tekst fra indkaldelsen, hvis forslaget blev ændret under mødet. Administrator hjælper typisk med at udarbejde og udsende referatet efter de regler og frister, der følger af foreningens vedtægter. Referatet bliver samtidig en vigtig del af foreningens historik og det materiale, som kommende bestyrelser og andelshavere skal kunne forstå.

Hvad sker der efter generalforsamlingen?

Når mødet er slut, begynder arbejdet med at føre beslutningerne ud i livet. Administrator og bestyrelse skal blandt andet følge op på:

• ændringer i boligafgiften
• valg og konstituering af bestyrelsen
• vedtagne vedtægtsændringer
• godkendte byggeprojekter
• indhentning af tilbud
• optagelse eller omlægning af lån
• nye arbejdsgange og regler
• kommunikation til beboerne

Det bør samtidig afklares, hvem der har ansvaret for hver opgave, og hvornår der skal følges op. En præcis beslutning og et tydeligt referat gør denne del af arbejdet væsentligt lettere.

Hvornår er juridisk hjælp relevant?

De fleste generalforsamlinger kan forberedes og gennemføres af bestyrelsen og administratoren uden særskilt juridisk bistand. Men en advokat kan være relevant, hvis:

• vedtægterne er uklare eller modstridende
• en vedtægtsændring skal udarbejdes
• et forslag påvirker enkelte andelshaveres rettigheder væsentligt
• der er tvivl om beslutningskompetence eller flertalskrav
• generalforsamlingen skal behandle en alvorlig konflikt
• en tidligere beslutning er blevet anfægtet
• der forventes indsigelser mod dirigentens afgørelser
• foreningen skal gennemføre en særligt kompleks beslutning

ØENS Advokatfirma kan blandt andet hjælpe med at gennemgå forslag og vedtægter, afklare flertalskrav og deltage som juridisk rådgiver eller dirigent.

Læs mere om juridisk rådgivning om generalforsamlinger og vedtægter.

Gode råd til andelshaveren

Læs materialet før generalforsamlingen – også selvom du ikke forventer at have spørgsmål. Se især på regnskabet, budgettet, boligafgiften og eventuelle større projekter. Forstår du ikke et punkt, så spørg. Generalforsamlingen fungerer bedst, når medlemmerne ved, hvad de tager stilling til.

Vil du stille et forslag, så begynd i god tid og undersøg fristen i vedtægterne. Kan du ikke deltage, så kontrollér fuldmagtsreglerne. Gå ikke ud fra, at den samme løsning gælder i alle foreninger. Og husk, at generalforsamlingen ikke kun handler om, hvad bestyrelsen foreslår. Det er også din mulighed for at påvirke foreningens udvikling.

Gode råd til bestyrelsen

Begynd forberedelserne i god tid og brug vedtægterne som tjekliste. Sørg for, at regnskab, budget, forslag og bilag hænger sammen, og at medlemmerne får et reelt grundlag for at tage stilling.

Brug administratorens erfaring aktivt. En administrator, der kender foreningen, kan hjælpe med at opdage manglende bilag, uklare forslag og praktiske problemer, inden indkaldelsen bliver sendt. Afklar flertalskrav og eventuelle fremmødekrav på forhånd. Ved større projekter bør økonomi, finansiering og bestyrelsens mandat beskrives tydeligt.

Og søg juridisk hjælp i tide, hvis spørgsmålet bevæger sig ud over den almindelige administration.

Sådan hjælper ØENS med generalforsamlingen

Hos ØENS Rådgivningshus får foreningen adgang til både praktisk ejendomsadministration og juridisk specialviden. ØENS Ejendomsadministration kan blandt andet hjælpe med:

• regnskab og budget
• indkaldelse og dagsorden
• koordinering af forslag og bilag
• deltager- og fuldmagtslister
• praktisk mødeafvikling
• dirigent- og referentrolle efter aftale
• referat og opfølgning

ØENS Advokatfirma kan blandt andet hjælpe med:

• fortolkning og ændring af vedtægter
• vurdering af flertalskrav
• juridisk kvalitetssikring af forslag
• spørgsmål om beslutningskompetence
• indsigelser og mulig ugyldighed
• komplicerede konflikter
• juridisk dirigentbistand

Har jeres forening brug for en ejendomsadministrator, som hjælper med både den daglige drift og generalforsamlingen? Få et uforpligtende tilbud på administration af jeres andelsboligforening

Har I et konkret juridisk spørgsmål om vedtægter, forslag eller flertalskrav? Kontakt en ejendomsadvokat med speciale i foreningsret her.

Få flere gode råd

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Boligforening

Nedim Husic

Administrationschef (EA), partner

Boligforening

Jacob Bonderup

Ejendomsadministrator (EA), partner

Boligforening

Tina Skou Hansen

Ejendomsadministrator (EA)

Afdeling:

FAQ – Generalforsamling i andelsboligforening

Nedenfor har vi samlet svar på de mest stillede spørgsmål om generalforsamlinger i andelsboligforeninger. FAQ’en giver dig et klart overblik over hvad en generalforsamling er, hvilke opgaver den har, hvordan den fungerer, og hvilke krav der gælder for indkaldelse og beslutninger.

En god idé er ikke nødvendigvis det samme som et godt forslag til generalforsamlingen.

Måske mangler gården bedre belysning. Måske er cykelparkeringen vokset ud af de nuværende rammer. Måske ønsker flere beboere ladestandere, nye regler for husdyr eller en langsigtet plan for vedligeholdelsen af ejendommen. Idéen kan være både relevant og populær. Men hvis det ikke fremgår præcist, hvad generalforsamlingen skal beslutte, hvad det vil koste, og hvem der skal føre beslutningen ud i livet, kan forslaget være svært at behandle.

• Hvad betyder et ja egentlig?
• Skal projektet gennemføres med det samme?
• Skal bestyrelsen blot undersøge mulighederne?
• Hvor mange penge må der bruges?
• Og skal sagen tilbage på en senere generalforsamling?

Hos ØENS Ejendomsadministration hjælper vi andelsboligforeninger og ejerforeninger med at skabe struktur omkring generalforsamlingen – fra indkaldelse, dagsorden og indkomne forslag til selve mødet, referatet og opfølgningen bagefter. På denne side får du en skabelon, du kan tage udgangspunkt i, og konkrete eksempler på forslag til generalforsamlingen. Eksemplerne skal altid tilpasses foreningens egne vedtægter, økonomi og konkrete forhold.

Har du brug for en mere grundlæggende gennemgang af processen, kan du læse vores guide: Sådan stiller du et godt forslag til generalforsamlingen.

Hvordan skriver man et forslag til generalforsamlingen?

Et forslag til generalforsamlingen bør være så klart, at medlemmerne kan forstå, hvad de bliver bedt om at stemme om. Forslaget bør som minimum indeholde:

• en kort og præcis overskrift
• navn og adresse eller medlemsnummer på forslagsstilleren
• en kort beskrivelse af baggrunden
• den konkrete beslutning, generalforsamlingen skal træffe
• oplysninger om økonomi og finansiering
• en beskrivelse af, hvad der skal ske efter en eventuel vedtagelse
• relevante bilag, tilbud eller illustrationer

Det vigtigste er selve forslaget til beslutning. Det skal være muligt at svare ja eller nej til forslaget uden først at skulle gætte, hvad konsekvensen bliver. Et forslag som “Vi bør gøre noget ved gården” kan være udgangspunktet for en god debat, men det er ikke i sig selv en tydelig beslutning.

Et mere konkret forslag kan eksempelvis være: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente op til tre tilbud på en samlet plan for forbedring af gården. Der må anvendes op til [beløb] kr. på rådgivning og tilbudsindhentning. Et endeligt projekt og forslag til finansiering skal fremlægges på en senere generalforsamling.”

Her ved medlemmerne, at de ikke stemmer om at gennemføre hele projektet. De stemmer om at tage det næste, afgrænsede skridt.

Begynd altid med foreningens vedtægter

Inden du bruger en skabelon, bør du finde foreningens vedtægter frem. Vedtægterne kan blandt andet fortælle:

• hvem der har ret til at stille forslag
• hvor og hvordan forslaget skal indsendes
• hvornår forslaget senest skal være modtaget
• hvilke oplysninger der skal fremgå
• hvilke flertalskrav der gælder
• om bestemte beslutninger kræver flere generalforsamlinger
• om der gælder særlige regler for ændringsforslag

Reglerne er ikke nødvendigvis ens i en andelsboligforening og en ejerforening. De kan også variere mellem to foreninger af samme type. Efter normalvedtægten for ejerforeninger har bestyrelsen og enhver ejer ret til at få et konkret angivet emne behandlet på den ordinære generalforsamling. Efter normalvedtægten skal forslaget være bestyrelsens formand i hænde senest tre uger før generalforsamlingen. Ejerforeningen kan dog have særvedtægter, som skal undersøges konkret.

For andelsboligforeninger afhænger fristen af foreningens egne vedtægter. I ABF’s standardvedtægter anvendes eksempelvis en frist på otte dage, men den frist gælder ikke automatisk for alle andelsboligforeninger. ABF anbefaler derfor også, at medlemmerne tager udgangspunkt i den konkrete forenings vedtægter. Du kan læse mere om de forskellige processer i vores guides om generalforsamling i andelsboligforeningen og generalforsamling i ejerforeningen.

Skabelon til forslag til generalforsamlingen

Nedenstående skabelon kan bruges som udgangspunkt til både små og større forslag. Den skal udfyldes og tilpasses, før den sendes til bestyrelsen eller administratoren.

Forslag til generalforsamlingen i [foreningens navn]

Forslagsstiller:
Navn: [Navn]
Adresse eller medlemsnummer: [Adresse eller nummer]
Dato: [Dato]

Forslagets titel: [Kort og konkret overskrift]

Baggrund: [Beskriv kort, hvad der er baggrunden for forslaget. Hvilket problem, behov eller ønske skal forslaget løse? Hold fokus på sagen og undgå personkritik.]

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen beslutter, at [skriv præcist, hvad der skal vedtages].” Hvis der alene skal gennemføres en undersøgelse, kan teksten eksempelvis begynde sådan: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at undersøge muligheden for [indsæt emne].”

Økonomi og finansiering: [Beskriv den kendte eller forventede udgift, og hvordan den foreslås finansieret.] Hvis den endelige pris endnu ikke kendes, bør forslaget forklare, hvad der må bruges på den indledende undersøgelse, og om projektet skal tilbage på en senere generalforsamling.

Gennemførelse: [Beskriv, hvem der skal arbejde videre med beslutningen, hvilken frist der gælder, og om bestyrelsen må inddrage administrator, rådgivere eller leverandører.]

Bilag: [Angiv eventuelle tilbud, billeder, tegninger, budgetter, beregninger eller andre bilag.]

Eksempel 1: Forslag om forbedring af en legeplads

Et forslag om en legeplads lyder umiddelbart enkelt. Men der kan være stor forskel på at foreslå en mindre opgradering og at give bestyrelsen en åben bemyndigelse til et omfattende projekt. Et uklart forslag kan lyde: “Jeg foreslår, at legepladsen bliver gjort bedre og mere sikker.” Det fortæller ikke, hvad der skal ændres, hvor meget det må koste, eller hvem der skal beslutte den endelige løsning.

Et mere anvendeligt forslag kan se sådan ud:

Forslag om forbedring af foreningens legeplads

Forslagsstillere: Louise Hansen og Anders Jensen, [adresse eller medlemsnummer]

Baggrund: Foreningens nuværende legeplads har gennem flere år været anvendt af ejendommens børn og familier. Flere af redskaberne er slidte, og legepladsen tilbyder kun få muligheder for børn i forskellige aldre. Vi foreslår derfor, at legepladsen opgraderes, så den bliver mere anvendelig, sikker og indbydende for foreningens beboere.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente op til tre sammenlignelige tilbud på en opgradering af foreningens legeplads. Tilbuddene skal som minimum omfatte:

• udskiftning eller renovering af de eksisterende legeredskaber
• etablering af et egnet faldunderlag
• mulighed for legeredskaber til forskellige aldersgrupper
• etablering eller udskiftning af siddepladser
• eventuelle udgifter til rådgivning, levering og montering

Der må anvendes op til [beløb] kr. på den indledende undersøgelse og tilbudsindhentning. Når tilbuddene foreligger, fremlægger bestyrelsen et samlet projekt, en tidsplan og et forslag til finansiering på en kommende generalforsamling.”

Økonomi: Dette forslag indebærer alene, at bestyrelsen må bruge op til [beløb] kr. på rådgivning, opmåling og tilbudsindhentning. Generalforsamlingen tager ikke med dette forslag endelig stilling til selve etableringen eller finansieringen af legepladsen.

Næste skridt: Bestyrelsen indhenter tilbud og undersøger eventuelle krav til sikkerhed, underlag, myndighedstilladelser og løbende vedligeholdelse. Et endeligt forslag forelægges medlemmerne, når der foreligger et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag.

Hvorfor er forslaget anvendeligt?

Forslaget forsøger ikke at beslutte et helt projekt, før økonomi og praktiske forhold er undersøgt. Medlemmerne ved derfor præcist, at de stemmer om en forundersøgelse – ikke om en ukendt udgift til en færdig legeplads. Hvis der allerede foreligger et færdigt tilbud og et finansieringsforslag, kan beslutningsteksten i stedet tilpasses, så generalforsamlingen tager stilling til selve projektet.

Eksempel 2: Forslag om ladestandere

Ladestandere kan kræve afklaring af blandt andet parkeringsforhold, elkapacitet, placering, brugerbetaling, installation, drift og vedligeholdelse. Et forslag om, at “foreningen skal have ladestandere”, kan derfor være for bredt til, at medlemmerne kan træffe en oplyst beslutning. Det kan være mere realistisk først at foreslå en undersøgelse.

Forslag om undersøgelse af fælles ladestandere

Baggrund: Flere beboere har elbil eller forventer at anskaffe en elbil inden for de kommende år. Foreningen har i dag ikke en fælles løsning til opladning. Inden foreningen tager stilling til en konkret etablering, er der behov for at undersøge ejendommens elkapacitet, mulige placeringer, etableringsudgifter og modeller for betaling og drift.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at undersøge mulighederne for etablering af ladestandere på foreningens parkeringsareal. Bestyrelsen kan som led i undersøgelsen:

• få foretaget en indledende vurdering af ejendommens elkapacitet
• indhente op til tre tilbud fra relevante leverandører
• undersøge forskellige modeller for ejerskab, abonnement og brugerbetaling
• undersøge, hvordan udgifter til etablering, strøm, drift og vedligeholdelse kan fordeles
• inddrage administrator og relevante tekniske rådgivere

Der afsættes op til [beløb] kr. til den indledende undersøgelse. En eventuel beslutning om etablering, valg af leverandør og finansiering skal fremlægges på en senere generalforsamling.”

Økonomi: Udgiften til den indledende undersøgelse finansieres af [foreningens driftsbudget, opsparede midler eller anden konkret finansiering]. Forslaget giver ikke bestyrelsen bemyndigelse til at indgå en endelig aftale om etablering af ladestandere.

Næste skridt: Bestyrelsen fremlægger undersøgelsens resultater, tilbud og anbefaling på en kommende generalforsamling. Læs mere om el-ladestandere i boligforeninger.

Eksempel 3: Forslag om bedre cykelparkering

Et forslag om cykelparkering kan ofte behandles mere enkelt end et større byggeprojekt. Det kræver dog stadig, at medlemmerne ved, om der skal indhentes tilbud, gennemføres en oprydning eller bruges penge på nye stativer.

Forslag om reorganisering af cykelparkeringen

Baggrund: Foreningens cykelparkering er i dag overfyldt, og flere af stativerne anvendes af cykler, som tilsyneladende ikke har været i brug gennem længere tid. Det gør det vanskeligt for beboerne at finde plads til cykler, der bruges dagligt. Samtidig står enkelte cykler på adgangsveje og andre steder, hvor de kan være til gene.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at gennemføre en samlet oprydning og reorganisering af foreningens cykelparkering. Bestyrelsen bemyndiges til at:

• gennemføre en varslet mærkningsordning efter de regler, der gælder for foreningen
• undersøge muligheden for at omplacere de nuværende cykelstativer
• indhente tilbud på op til [antal] nye cykelpladser
• anvende op til [beløb] kr. inklusive moms på nye stativer, montering og nødvendig skiltning

Udgiften finansieres af [indsæt finansiering].”

Gennemførelse: Bestyrelsen orienterer beboerne skriftligt, inden oprydningen gennemføres, og sikrer, at processen følger foreningens regler og relevante krav til håndtering af efterladte cykler. Projektet skal så vidt muligt være gennemført inden [dato].

Hvorfor er forslaget anvendeligt?

Forslaget beskriver både problemet, budgettet og bestyrelsens konkrete bemyndigelse. Det er også tydeligt, at bestyrelsen skal varsle beboerne og undersøge reglerne, før cykler eventuelt fjernes.

Eksempel 4: Forslag om ændring af husordenen

Forslag om støj, husdyr, brug af fællesarealer, grill, rygning eller affald ender ofte i husordenen. Det er dog vigtigt at afklare, om den ønskede regel kan fastsættes i husordenen, eller om den reelt ændrer medlemmernes rettigheder og pligter i en grad, der kræver en vedtægtsændring. En husorden kan ikke bruges som en nem genvej til at omgå de flertalskrav, der gælder for mere indgribende beslutninger.

Forslag om ændring af reglerne for brug af gården

Baggrund: Foreningens gård bliver brugt af mange beboere, men husordenen indeholder ikke tydelige regler for brug af musik og større sammenkomster. Der har derfor været forskellige forventninger til, hvor længe gården må anvendes om aftenen, og hvordan beboerne skal orienteres ved større arrangementer.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen beslutter at tilføje følgende bestemmelse til foreningens husorden under punktet ‘Brug af gården’:

‘Gården kan anvendes til almindeligt ophold under hensyn til de øvrige beboere. Musik og større sammenkomster skal ophøre senest kl. [tidspunkt]. Ved arrangementer med mere end [antal] deltagere skal de øvrige beboere orienteres senest [antal] dage før arrangementet via [foreningens platform, opslag eller anden kanal]. Brugeren af gården skal efterlade fællesarealet opryddet senest [tidspunkt].’ Bestyrelsen bemyndiges til at indarbejde den vedtagne tekst i husordenen og udsende den opdaterede husorden til medlemmerne.”

Ikrafttræden: Ændringen træder i kraft den [dato].

Vigtigt ved ændringer af husordenen

Forslaget skal tilpasses foreningens eksisterende vedtægter og husorden. Hvis en ændring begrænser væsentlige rettigheder, ændrer vedligeholdelsespligten eller pålægger medlemmerne nye økonomiske forpligtelser, kan det være nødvendigt at behandle spørgsmålet som en vedtægtsændring. Bestyrelsen bør derfor få administrator eller en juridisk rådgiver til at vurdere formen, inden forslaget sendes ud.

Eksempel 5: Forslag om en vedligeholdelsesplan

Mange bestyrelser kender ejendommens mest synlige problemer, men mangler et samlet overblik over, hvad der skal vedligeholdes de kommende år. Et forslag om en vedligeholdelsesplan kan give foreningen et bedre grundlag for at prioritere projekter, budgettere og planlægge opsparing.

Forslag om udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan

Baggrund: Foreningen har ikke en samlet og opdateret plan for ejendommens kommende vedligeholdelsesbehov. Der er løbende blevet udført reparationer, men bestyrelsen og medlemmerne mangler et samlet overblik over ejendommens tilstand, prioriteringen af opgaver og de forventede udgifter i de kommende år.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente op til tre tilbud på udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan for ejendommen. Vedligeholdelsesplanen skal som minimum indeholde:

• en byggeteknisk gennemgang af ejendommens væsentlige bygningsdele
• en beskrivelse af konstaterede vedligeholdelsesbehov
• en prioritering af opgaverne
• en forventet tidsplan
• vejledende økonomiske overslag
• anbefalinger til planlægning af foreningens fremtidige vedligeholdelse

Bestyrelsen bemyndiges til at vælge et tilbud inden for en samlet ramme på [beløb] kr. inklusive moms.”

Finansiering: Udgiften finansieres af [foreningens driftsbudget, henlagte midler eller anden konkret finansiering].

Næste skridt: Når vedligeholdelsesplanen foreligger, præsenterer bestyrelsen hovedpunkterne for medlemmerne og indarbejder relevante anbefalinger i kommende budgetter. Større projekter, som kræver særskilt generalforsamlingsbeslutning, forelægges på en senere generalforsamling. Læs mere om vedligeholdelsesplaner til andelsboligforeninger og ejerforeninger.

Eksempel 6: Forslag om undersøgelse af en tagrenovering

Et nyt tag kan få stor betydning for både økonomi, finansiering og medlemmernes fremtidige boligudgifter. Det vil sjældent være forsvarligt at vedtage et stort projekt alene på baggrund af en overordnet idé. Generalforsamlingen bør have et tilstrækkeligt grundlag for at forstå projektets omfang, tekniske løsning, pris, risici og finansiering. Det første forslag kan derfor handle om at få udarbejdet et egentligt beslutningsgrundlag.

Forslag om forundersøgelse af tagets tilstand

Baggrund: Ejendommens tag er fra [årstal, hvis kendt], og der har i de senere år været [beskriv eventuelle skader, utætheder eller reparationer]. Bestyrelsen ønsker derfor at få afklaret tagets resterende levetid og behovet for renovering eller udskiftning.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente byggeteknisk rådgivning om ejendommens tag. Rådgivningen skal som minimum omfatte:

• en gennemgang af tagets nuværende tilstand
• en vurdering af nødvendige og anbefalede arbejder
• forslag til relevante løsningsmodeller
• et foreløbigt budgetoverslag
• en vurdering af projektets tidsmæssige prioritet
• en beskrivelse af det videre rådgivnings- og udbudsforløb

Der afsættes op til [beløb] kr. inklusive moms til forundersøgelsen. Et eventuelt forslag om projektering, finansiering eller gennemførelse af en tagrenovering skal fremlægges på en senere generalforsamling.”

Finansiering: Forundersøgelsen finansieres af [indsæt finansiering].

Næste skridt: Bestyrelsen gennemgår resultatet med administrator og relevante rådgivere. Medlemmerne orienteres om konklusionerne, og et eventuelt projektforslag fremlægges, når der foreligger et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag. Læs mere om tagrenovering og byggesagsadministration.

Eksempel 7: Forslag om en vedtægtsændring

Forslag til vedtægtsændringer kræver særlig præcision. Det er ikke tilstrækkeligt at skrive: “Jeg foreslår, at reglerne om fremleje bliver mere fleksible.” Medlemmerne skal kunne se den præcise formulering, de skal stemme om. Det bør fremgå, hvilken bestemmelse der ændres, hvad der står i dag, og hvordan den nye bestemmelse skal lyde.

Skabelon til forslag om vedtægtsændring

Baggrund: Foreningens nuværende § [nummer] om [emne] er efter forslagsstillerens opfattelse uklar eller ikke længere dækkende for foreningens behov.

Nuværende ordlyd: “[Indsæt hele den nuværende bestemmelse.]”

Foreslået ny ordlyd: “[Indsæt hele den foreslåede bestemmelse.]”

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen vedtager, at vedtægternes § [nummer], stk. [nummer], ændres fra den nuværende ordlyd til den ovenfor angivne nye ordlyd.

Bestyrelsen bemyndiges til at foretage de nødvendige redaktionelle tilpasninger, som ikke ændrer bestemmelsens indhold, og til at gennemføre den videre proces efter vedtægternes regler.”

Ikrafttræden: Ændringen træder i kraft [dato eller efter gennemførelse af den procedure, der følger af vedtægterne].

Få ændringen undersøgt før afstemningen

En vedtægtsændring kan få konsekvenser, som ikke er tydelige ved første gennemlæsning. Det gælder eksempelvis ændringer om:

• vedligeholdelsespligt
• fremleje og korttidsudlejning
• husdyr
• stemmeret og fuldmagter
• fordeling af fællesudgifter
• eksklusiv brugsret til fællesarealer
• ombygninger
• ansvar for håndværkere
• digital kommunikation
• bestyrelsens kompetence
• misligholdelse og eksklusion

Det bør derfor afklares, om forslaget strider mod lovgivningen, andre bestemmelser i vedtægterne eller medlemmernes eksisterende rettigheder. Det skal også afklares, hvilket flertal ændringen kræver, og om den skal behandles på mere end én generalforsamling. Læs mere om vedtægtsændringer i boligforeninger.

Ved mere komplekse vedtægtsændringer kan foreningen få juridisk rådgivning gennem ØENS Advokatfirmas rådgivning om foreningsret. Den juridiske rådgivning er en særskilt ydelse.

Eksempel 8: Forslag om at nedsætte et udvalg

Nogle idéer kræver tid og involvering fra beboerne, men behøver ikke nødvendigvis at blive placeret direkte hos bestyrelsen. Her kan et udvalg eller en arbejdsgruppe være en god løsning. Det er dog vigtigt, at forslaget beskriver udvalgets opgave, økonomi og mandat.

Forslag om nedsættelse af et gårdudvalg

Baggrund: Flere medlemmer har udtrykt ønske om at udvikle foreningens gård med mere beplantning, bedre opholdsarealer og en mere hensigtsmæssig indretning. Opgaven kræver dialog med beboerne og undersøgelse af forskellige muligheder. For at undgå at lægge hele arbejdet hos bestyrelsen foreslås det at nedsætte et gårdudvalg.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen beslutter at nedsætte et gårdudvalg bestående af op til [antal] medlemmer. Udvalgets opgave er at:

• indsamle ønsker og forslag fra beboerne
• undersøge mulige løsninger til beplantning og opholdsarealer
• indhente vejledende oplysninger om økonomi
• koordinere med bestyrelsen om praktiske og økonomiske forhold
• udarbejde et samlet oplæg til bestyrelsen

Udvalget har ikke bemyndigelse til at indgå aftaler på foreningens vegne eller afholde udgifter ud over et samlet beløb på [beløb] kr., som på forhånd skal godkendes af bestyrelsen. Et eventuelt forslag om gennemførelse og finansiering skal fremlægges på en senere generalforsamling.”

Valg til udvalget: Interesserede medlemmer kan melde sig på generalforsamlingen. Hvis flere end [antal] medlemmer ønsker at deltage, foretages valg efter dirigentens anvisning.

Hvorfor skal udvalgets mandat afgrænses?

Et udvalg kan være en stor hjælp for bestyrelsen, men det skal være tydeligt, om udvalget alene undersøger og rådgiver, eller om det også må bruge penge og indgå aftaler. Uden en klar afgrænsning kan der senere opstå tvivl om ansvar, økonomi og forventninger.

Beslutningsforslag eller ønske om debat?

Inden du sender dit forslag, bør du overveje, om du ønsker en bindende beslutning eller blot en drøftelse. Et beslutningsforslag skal gøre det klart, hvad et ja indebærer. Et debatpunkt kan bruges, hvis du først vil høre medlemmernes holdning og undersøge, om der er interesse for at arbejde videre med en idé. De to former bør ikke blandes sammen. Hvis du ønsker debat, kan du eksempelvis skrive:

• “Jeg ønsker, at generalforsamlingen drøfter muligheden for at etablere en fælles tagterrasse. Formålet er at høre medlemmernes synspunkter, inden der eventuelt udarbejdes et egentligt forslag.”

Hvis du ønsker en beslutning, kan du skrive:

• “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente en indledende vurdering af mulighederne for at etablere en fælles tagterrasse. Der må anvendes op til [beløb] kr. på undersøgelsen.”

Den første formulering åbner en debat. Den anden giver bestyrelsen en konkret opgave og en økonomisk ramme.

Forslaget skal passe til det beslutningsgrundlag, der findes

Jo større beslutningen er, desto mere grundigt bør forslaget være belyst. Der er forskel på at beslutte:

• at indhente et tilbud
• at indhente rådgivning
• at udarbejde et projekt
• at godkende et projekt
• at optage finansiering
• at ændre vedtægterne
• at pålægge medlemmerne nye udgifter eller forpligtelser

Hvis der mangler priser, tekniske undersøgelser eller finansiering, kan det være for tidligt at foreslå, at hele projektet gennemføres. I stedet kan processen deles op. Første generalforsamling kan beslutte, at mulighederne skal undersøges. Herefter kan bestyrelsen og eventuelle rådgivere udarbejde et beslutningsgrundlag. En senere generalforsamling kan derefter tage stilling til projekt, økonomi og finansiering. Det kan føles som en langsommere proces, men det mindsker risikoen for, at medlemmerne skal stemme om et projekt, de ikke kan gennemskue.

Gør økonomien så tydelig som muligt

Et forslag bliver ikke stærkere af at ignorere økonomien. Hvis forslaget koster penge, bør det så vidt muligt beskrive:

• det forventede beløb
• om beløbet er inklusive moms og rådgivning
• om der er indhentet tilbud
• hvordan udgiften skal finansieres
• om udgiften påvirker boligafgiften eller fællesudgifterne
• om der skal optages lån
• om enkelte medlemmer eller alle medlemmer skal betale
• om bestyrelsen må acceptere mindre prisændringer
• hvad der sker, hvis tilbuddene overstiger den godkendte ramme

Kender du ikke den endelige pris, bør du ikke indsætte et tilfældigt beløb. Dette fremgår ikke af materialet. I bør selv udfylde eller afklare dette punkt. Forslaget kan i stedet handle om at få økonomien undersøgt inden for en mindre, afgrænset ramme.

Vær præcis om bestyrelsens bemyndigelse

Mange forslag indeholder formuleringen: “Bestyrelsen pålægges at gennemføre projektet.”

Men hvad betyder det konkret? Må bestyrelsen selv vælge leverandør? Hvor dyrt må projektet blive? Må løsningen ændres? Skal projektet gennemføres uanset, hvad tilbuddene viser? Og hvad sker der, hvis myndigheder eller rådgivere fraråder den valgte løsning? Et forslag bør derfor beskrive bemyndigelsen mere præcist.

Det kan eksempelvis fremgå:

• hvor mange tilbud bestyrelsen skal indhente
• om bestyrelsen frit kan vælge mellem tilbuddene
• hvilken økonomisk ramme der gælder
• om mindre ændringer kan accepteres
• om administrator eller rådgivere må inddrages
• hvilken frist der gælder
• om sagen skal tilbage til generalforsamlingen
• hvilke betingelser der skal være opfyldt

En præcis bemyndigelse beskytter både bestyrelsen og medlemmerne. Bestyrelsen ved, hvad den må gøre, og medlemmerne ved, hvad de har stemt ja til.

Kan der træffes beslutning under eventuelt?

Som udgangspunkt bør et forslag ikke gemmes til punktet “eventuelt”, hvis du ønsker en bindende beslutning. De øvrige medlemmer skal have mulighed for at læse forslaget og forberede sig inden mødet. Det gælder især, hvis forslaget påvirker økonomi, vedtægter, fællesarealer eller medlemmernes rettigheder. Efter ABF’s standardvedtægter kan der ikke træffes beslutninger under eventuelt. Efter normalvedtægten for ejerforeninger kan der som udgangspunkt heller ikke træffes bindende beslutning om punkter, der ikke er optaget på dagsordenen. Normalvedtægten indeholder dog en snæver undtagelse, hvis alle ejere er til stede og samtykker. Foreningens eget vedtægtsgrundlag skal altid undersøges.

Vil du have en beslutning, bør forslaget derfor indsendes rettidigt, så det kan komme med som et selvstændigt punkt på dagsordenen.

Kan et forslag ændres på generalforsamlingen?

Der kan i nogle tilfælde stilles ændringsforslag under behandlingen af et allerede varslet hovedforslag. Et ændringsforslag kan eksempelvis:

• sænke eller forhøje en beløbsgrænse
• ændre en tidsfrist
• begrænse bestyrelsens bemyndigelse
• opdele projektet i flere faser
• sende sagen tilbage til bestyrelsen
• gøre vedtagelsen betinget af en bestemt undersøgelse

Et ændringsforslag skal fortsat holde sig inden for det emne, som medlemmerne er blevet indkaldt til at behandle. Et forslag om at undersøge nye cykelstativer kan derfor ikke uden videre ændres til et forslag om at bygge et helt nyt cykelskur med finansiering over fællesudgifterne. Vedtægterne, indkaldelsen og dirigentens vurdering har betydning for, hvor langt et ændringsforslag kan gå.

Hvilket flertal kræver et forslag?

Det afhænger af foreningens vedtægter, foreningstype og forslagets indhold. Nogle forslag kan vedtages med almindeligt flertal. Andre kræver et kvalificeret flertal eller behandling på mere end én generalforsamling. Et skærpet flertalskrav kan eksempelvis være relevant ved:

• vedtægtsændringer
• salg eller væsentlig ændring af fællesarealer
• ændringer i fordelingen af udgifter
• større forbedringsprojekter
• indgreb i enkelte medlemmers rettigheder
• væsentlige ændringer af ejendommen
• optagelse af større finansiering
• opløsning af foreningen

Forslagsstilleren behøver ikke nødvendigvis selv kunne foretage den juridiske vurdering. Men bestyrelsen, administratoren og dirigenten bør afklare flertalskravet, inden afstemningen gennemføres. Ved mere indgribende forslag kan der være behov for særskilt juridisk rådgivning.

Hvad skal bestyrelsen gøre, når den modtager et forslag?

Når bestyrelsen eller administratoren modtager et forslag, bør det først registreres med dato og forslagsstiller. Derefter bør det blandt andet undersøges:

• om forslaget er modtaget inden fristen
• om forslagsstilleren har ret til at stille det
• om forslaget hører under generalforsamlingens kompetence
• om beslutningsteksten er forståelig
• om der mangler væsentlige bilag
• om forslaget har økonomiske konsekvenser
• om det kræver et særligt flertal
• om det kan være i strid med lovgivningen eller vedtægterne
• om bestyrelsen bør udarbejde en indstilling
• om en rådgiver skal inddrages

Bestyrelsen bør være varsom med at ændre et medlems forslag uden samtykke. Hvis forslaget er uklart, kan bestyrelsen eller administratoren kontakte forslagsstilleren og bede om en præcisering. Det kan være en hjælp for alle parter, hvis det sker i god tid inden udsendelsen. Bestyrelsen kan også udarbejde en indstilling, hvor den anbefaler forslaget, fraråder det eller foreslår en alternativ løsning. Det bør dog fremgå tydeligt, hvad der er medlemmets oprindelige forslag, og hvad der er bestyrelsens kommentar eller alternative forslag.

Kan bestyrelsen afvise et forslag?

Et forslag kan eksempelvis give formelle problemer, hvis det:

• er modtaget efter fristen
• er indsendt af en person, som ikke har forslagsret
• ikke vedrører et forhold, generalforsamlingen kan beslutte
• er så uklart, at det ikke kan sættes til afstemning
• strider mod lovgivningen
• ikke opfylder vedtægternes formkrav

Bestyrelsen bør dog være forsigtig med helt at afvise et rettidigt forslag alene, fordi den er uenig i indholdet eller mener, at forslaget sandsynligvis vil blive forkastet. Er der tvivl om forslagsretten, dagsordenen eller forslagets lovlighed, bør spørgsmålet afklares med administrator, dirigent eller juridisk rådgiver.

Typiske fejl i forslag til generalforsamlingen

Mange forslag falder ikke, fordi idéen er dårlig. De falder, fordi medlemmerne ikke ved, hvad de bliver bedt om at beslutte. Typiske fejl er:

Forslaget bliver indsendt for sent: Selv et godt forslag kan blive afvist, hvis fristen i vedtægterne ikke er overholdt.

Beslutningen er uklar: Formuleringer som “bestyrelsen bør gøre noget” eller “foreningen skal være grønnere” fortæller ikke, hvad der skal ske.

Forslaget blander flere beslutninger sammen: Et forslag om både altaner, nye vinduer, tagterrasse og ændring af fællesudgifter kan være umuligt at stemme klart om. Del hellere emnerne op.

Økonomien mangler: Medlemmerne bør ikke skulle stemme om et projekt uden at vide, om det koster 10.000 kr. eller 1.000.000 kr. Kendes prisen ikke, kan forslaget handle om en forundersøgelse.

Bestyrelsen får en ubegrænset opgave: Et forslag bør ikke pålægge en frivillig bestyrelse et omfattende arbejde uden økonomi, rådgivning, tidsplan eller afgrænsning.

Forslaget indeholder personkritik: Beskriv problemet og den ønskede løsning. Undgå beskyldninger mod navngivne bestyrelsesmedlemmer eller naboer.

Husordenen bruges til noget, der kræver en vedtægtsændring: En regel bliver ikke nødvendigvis gyldig, blot fordi den vedtages som en del af husordenen.

Forslaget tager ikke højde for næste skridt: En beslutning bør så vidt muligt fortælle, hvem der skal gøre hvad bagefter.

Forslaget forudsætter et bestemt resultat: Et forslag om at indhente tilbud bør ikke samtidig forudsætte, at projektet gennemføres, uanset hvad undersøgelsen viser.

Forslagsstilleren deltager ikke på mødet: Forslaget kan muligvis stadig behandles, men det kan være en fordel, at forslagsstilleren er til stede og kan svare på spørgsmål.

Hvad sker der, når forslaget er vedtaget?

Når generalforsamlingen har vedtaget et forslag, bør beslutningen gengives præcist i referatet. Referatet bør ikke blot skrive: “Forslaget blev vedtaget.” Det bør også fremgå:

• hvilken version af forslaget der blev stemt om
• om der blev vedtaget ændringer
• hvilket flertal forslaget fik
• hvilken økonomisk ramme der gælder
• hvem der er ansvarlig for opfølgningen
• om der gælder særlige betingelser
• om sagen skal tilbage på en senere generalforsamling
• hvilken frist der gælder

Referatet bliver efterfølgende et vigtigt arbejdsredskab for bestyrelsen og administratoren. Hvis beslutningen er uklar i referatet, kan det senere blive vanskeligt at afgøre, hvad bestyrelsen egentlig fik bemyndigelse til.

Administratorens rolle ved forslag til generalforsamlingen

Administrator er ofte den praktiske tovholder i forberedelsen af generalforsamlingen. Hos ØENS Ejendomsadministration kan arbejdet – afhængigt af foreningens administrationsaftale – blandt andet omfatte:

• planlægning af generalforsamlingen
• koordinering af frister
• modtagelse og registrering af forslag
• dialog med bestyrelse og forslagsstillere
• udsendelse af forslag og bilag
• udarbejdelse af dagsorden
• koordinering med dirigent og rådgivere
• udarbejdelse af budgetmæssige oplysninger
• deltagelse på generalforsamlingen
• referat og registrering af beslutninger
• opfølgning på de vedtagne forslag

Administrator kan hjælpe med at gøre processen overskuelig, men administrator overtager ikke generalforsamlingens beslutningskompetence eller forslagsstillerens ansvar for indholdet. Hvis et forslag kræver juridisk vurdering af eksempelvis vedtægter, flertalskrav eller medlemmers rettigheder, kan ØENS Advokatfirmas specialister inddrages som en særskilt ydelse.

Sådan hjælper ØENS Ejendomsadministration med generalforsamlingen

En god generalforsamling begynder længe før deltagerne sætter sig til rette. Frister skal være kendte. Forslag skal indsamles. Regnskab og budget skal være forståelige. Dagsordenen skal hænge sammen. Og bestyrelsen skal vide, hvad der kræver en beslutning, og hvad der alene er til orientering.

Hos ØENS Ejendomsadministration hjælper vi både andelsboligforeninger og ejerforeninger med at skabe en klar og struktureret proces omkring generalforsamlingen. Vi arbejder tæt sammen med bestyrelsen og tager udgangspunkt i foreningens vedtægter, økonomi og konkrete behov.

Når et vedtaget forslag fører til et større projekt, kan vores afdeling for byggesagsadministration hjælpe med at skabe overblik over rådgivere, økonomi, tilbud, aftaler og fremdrift.inger.

Har du brug for hjælp?

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Boligforening

Nedim Husic

Administrationschef (EA), partner

Boligforening

Jacob Bonderup

Ejendomsadministrator (EA), partner

Afdeling:

FAQ – Eksempel på forslag til generalforsamling

Nedenfor har vi samlet svar på de mest stillede spørgsmål om forslag til generalforsamling. FAQ’en giver dig et klart overblik over hvorfor forslag er vigtige, hvordan de udformes, hvad der skal til for at få dem behandlet, og hvordan du sikrer, at forslaget har den rette effekt i din forening.

Efteråret er her, og selvom mange boligforeninger først afholder generalforsamling til foråret, er det allerede nu, arbejdet med vedligeholdelsesplanen bør sættes i gang. For både andelsboligforeninger og ejerforeninger er en vedligeholdelsesplan et af de vigtigste styringsværktøjer. Den giver overblik over ejendommens tilstand, kommende renoveringsbehov og hjælper bestyrelsen med at prioritere de nødvendige byggesager – og ikke mindst økonomien – i god tid.

Hvis I går i gang i god tid, kan I præsentere gennemtænkte og velunderbyggede forslag til generalforsamlingen – og dermed sikre, at nødvendige projekter bliver vedtaget, uden at beslutningsprocessen trækker ud.

Hvad er en vedligeholdelsesplan – og hvorfor er den vigtig for at drive en sund forening?

En vedligeholdelsesplan for en boligforening er en teknisk og økonomisk plan, der beskriver, hvilke dele af ejendommen der kræver vedligeholdelse – hvornår arbejdet bør udføres – og hvad det forventes at koste. Det kan fx være:

• Tag og tagrender, der snart trænger til udskiftning,
• Facaderenoveringer for at undgå skader og fugtproblemer,
• Vinduer og døre, der skal skiftes til energirigtige løsninger,
• Kloakker, rør og faldstammer, som har nået slutningen af deres levetid,
• Energirenoveringer, der kan reducere fællesudgifterne på sigt.

For en andelsboligforening eller ejerforening fungerer vedligeholdelsesplaner som et styringsværktøj, der både giver bestyrelsen et klart beslutningsgrundlag og medlemmerne gennemsigtighed i forhold til økonomien.

Fordele ved en vedligeholdelsesplan i boligforeninger

En boligforening uden en opdateret plan risikerer uforudsete udgifter og projekter, der bliver håndteret kaotisk og uden større omtanke. Omvendt giver en gennemtænkt plan en række fordele:

• Overblik og tryghed: Foreningen ved altid, hvilke projekter der er på vej.
• Bedre økonomisk planlægning: Udgifter fordeles over tid i stedet for at komme som dyre overraskelser.
• Stærkere beslutningsgrundlag: Dokumentation gør det lettere at få medlemmernes opbakning.
• Forebyggelse af skader: Små problemer kan håndteres, før de udvikler sig til store og dyre sager.
• Stigende ejendomsværdi: En velholdt ejendom er mere attraktiv for både købere og långivere.
• Vigtigt dokument for omverdenen: Vedligeholdelsesplaner er ikke kun et centralt arbejdsredskab internt i boligforeningen, men også et vigtigt dokument udadtil. Hos ØENS oplever vi, at forsikringsselskaber ser mere positivt på ejendomme, der har en opdateret plan og kan dokumentere, at den bliver fulgt. Samtidig lægger bankerne vægt på planen, når de vurderer ejendommen – både generelt og i forbindelse med kreditvurdering ved lån til konkrete projekter.
• Oplyst grundlag for køber: Vedligeholdelsesplaner hjælper sælger med at opfylde sin loyale oplysningspligt ved salg og giver køber indsigt i ejendommens tilstand og fremtidige vedligeholdelsesopgaver.

Hvorfor skal boligforeninger handle allerede nu?

Selvom det måske virker tidligt, er der flere grunde til, at efteråret og vinteren er det perfekte tidspunkt at arbejde med vedligeholdelsesplanen:

• Tid til grundighed: Det kræver tid at gennemgå ejendommen, indhente tilbud og få budgetter på plads.
• Forberedelse til generalforsamlingen: Når forslagene skal på dagsordenen i foråret, er alt klar og veldokumenteret.
• Bedre beslutningsproces: Jo mere forarbejde, der er lavet, jo større er chancen for, at medlemmerne stemmer projekterne igennem.
• Mindre risiko for forsinkelser: Uden planlægning risikerer man, at nødvendige projekter må udskydes, og potentielt blive dyrere end nødvendigt.

Kort sagt: Starter I nu, har I styr på det hele til foråret. Venter I, risikerer I at stå med hastværk, utilfredse beboere og dårlige beslutninger.

Hvordan hænger vedligeholdelsesplaner og generalforsamlingen sammen?

Generalforsamlingen er hjertet og hjernen i en boligforening – det er her, de store beslutninger træffes. Men en god beslutning kræver et solidt grundlag.

Når bestyrelsen møder op med en klar vedligeholdelsesplan, giver det:

• Gennemsigtighed: Medlemmerne kan se, hvorfor et projekt er nødvendigt.
• Realisme: Budgetterne er gennemarbejdede og tilpasset foreningens økonomi.
• Overblik: Det bliver tydeligt, hvilke projekter der kan vente, og hvilke der haster.
• Større opbakning: Når beboerne forstår behovet, er de mere tilbøjelige til at stemme ja.

En boligforening, der arbejder aktivt med sin vedligeholdelsesplan, står derfor langt stærkere til generalforsamlingen. Få vores hjælp til at komme i gang her.

Hvor ofte skal en vedligeholdelsesplan opdateres?

Mange spørger: ”Hvor ofte skal vi egentlig lave en ny vedligeholdelsesplan?”

Som udgangspunkt bør en vedligeholdelsesplan for en boligforening opdateres hvert 5. år. Men der kan være behov for en hurtigere opdatering, hvis:

• Ejendommen har gennemgået en større renovering,
• Der er opdaget nye skader,
• Bygningens tilstand har ændret sig hurtigere end forventet,
• Foreningens økonomiske situation har ændret sig.

En opdateret plan er altid en investering i foreningens fremtid – og kan spare jer for mange penge på længere sigt.

Fra plan til handling: Sådan forbereder I jer

Jo før I går i gang, jo nemmere bliver processen. I får tid til at gennemgå ejendommen, indhente tilbud og lægge budget, så alt er klar til generalforsamlingen til foråret. Det giver en bedre beslutningsproces, større chance for opbakning blandt beboerne og mindre risiko for forsinkelser og unødige ekstraudgifter.

Kontakt ØENS allerede i dag for rådgivning om jeres vedligeholdelsesplan – så er I godt forberedt til foråret.

Klar til at tage næste skridt?

Hos ØENS hjælper vi andelsboligforeninger og ejerforeninger med at udarbejde og opdatere vedligeholdelsesplaner. Vi sikrer, at I får en uvildig teknisk rådgiver til at udføre den tekniske gennemgang, så I opnår et klart økonomisk overblik og kan træffe beslutninger på et solidt og velinformeret grundlag.

Kontakt os allerede nu, hvis jeres boligforening skal være klar til forårets generalforsamling. Så hjælper vi jer med at planlægge og prioritere de nødvendige projekter – og sikre, at beslutningerne bliver nemmere at tage.

Kontakt en specialist

Byggesagsafdeling

Simon Sylow

Chefjurist og leder af byggesagsafdelingen, cand.jur.

Byggesagsafdeling

Pelle Jagtboe

Byggesags- og foreningsadministrator (EA)

Byggesagsafdeling

Neel Astrid Jørgensen

Byggesagskoordinator

Byggesagsafdeling

Niclas Helander Asmussen

Byggesags- og foreningsadministrator

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Afdeling:

FAQ – Boligforeningers vedligeholdelsesplaner

Nedenfor finder du svar på de mest stillede spørgsmål om vedligeholdelsesplaner i boligforeninger. FAQ’en giver et overblik over hvad en vedligeholdelsesplan er, hvorfor den er vigtig, hvordan den udarbejdes, og hvilke krav boligforeninger bør være opmærksomme på, når de arbejder med planlagt vedligeholdelse.

En vedligeholdelsesplan er noget af det vigtigste, en boligforening kan have.

Alligevel er det stadig mange foreninger i København, der enten mangler én – eller ikke bruger den aktivt. Og det er en fejl. For uden en vedligeholdelsesplan risikerer I både uforudsete udgifter, dårligere økonomi og en ejendom, der stille og roligt forfalder. Her på siden får du det fulde overblik.

Hvad er en vedligeholdelsesplan?

En vedligeholdelsesplan er en professionel og systematisk plan, der viser:

• Hvilke vedligeholdelsesopgaver jeres ejendom har
• Hvornår de skal udføres
• Hvad de forventes at koste

Den udarbejdes typisk på baggrund af en grundig gennemgang af ejendommen foretaget af en byggesagkyndig – fra tag til kælder. Kort sagt: Det er jeres roadmap for ejendommens fremtid.

Derfor bør jeres boligforening have en vedligeholdelsesplan

Der er tre helt centrale grunde:

1. I undgår dyre overraskelser

Uden en plan opdager man ofte problemer for sent. Et lille problem (fx fugt eller slid) kan hurtigt blive til en dyr renovering.

2. I får styr på økonomien

En vedligeholdelsesplan gør det muligt at:

• Budgettere realistisk
• Spare op løbende (henlæggelser)
• Undgå pludselige ekstraopkrævninger

3. I styrker ejendommens værdi

Købere og banker kigger i stigende grad på:

• Ejendommens stand
• Om der er en plan
• Om økonomien er gennemtænkt

Særligt i København og på Amager, hvor mange ejendomme er ældre, er det et kæmpe plus.

Hvad indeholder en vedligeholdelsesplan?

En god vedligeholdelsesplan er ikke bare en liste – det er et strategisk styringsværktøj.

Her er de vigtigste elementer:

1. Beskrivelse af ejendommen

• Opførelsesår og byggestil
• Antal boliger og opgange
• Konstruktion (tag, murværk, kælder mv.)
• Særlige forhold (fredning, lokalplaner)

2. Teknisk gennemgang og tilstandsvurdering

Ejendommen gennemgås fra top til bund:

• Tag og tagkonstruktion
• Facade, fuger og altaner
• Vinduer og døre
• Kælder og fundament
• Trapper og opgange
• Installationer (vand, varme, el, ventilation)
• Fællesarealer

Her identificeres både synlige skader og kommende risici.

3. Prioritering af opgaver

Arbejder opdeles typisk i:

• 0–2 år (akut)
• 3–7 år (mellemlang sigt)
• 8–20 år (langsigtet)

Det sikrer, at I gør det rigtige – i den rigtige rækkefølge.

4. Tidsplan

Planen viser præcist, hvornår ting bør udføres – f.eks.:

• Hvad skal ske først
• Hvad hænger sammen
• Hvad er lovpligtigt

5. Budget og økonomi

En af de vigtigste dele:

• Prisoverslag på alle arbejder
• Fordeling over tid
• Forslag til opsparing
• Behov for lån

Det gør planen direkte brugbar i jeres budget.

6. Løbende vedligehold

Planen viser også:

• Hvad I selv kan gøre
• Hvad der kræver fagfolk
• Hvordan I forebygger skader

7. Bæredygtighed og energi

Mange planer indeholder i dag:

• Energiforbedringer
• Klimatilpasning
• Miljøvenlige løsninger

8. Dokumentation

• Billeder
• Noter
• Tegninger

Så fremtidige bestyrelser har noget konkret at arbejde videre med.

Hvordan hænger vedligeholdelsesplan og økonomi sammen?

En vedligeholdelsesplan er tæt koblet til jeres økonomi. Den gør det muligt at:

• Planlægge henlæggelser
• Undgå akutte udgifter
• Dokumentere behov over for banker

Faktisk ser banker og realkreditinstitutter det som et kæmpe plus, hvis I har en plan.

Skal vedligeholdelsesplanen godkendes?

Nej, ikke selve planen. Men de konkrete projekter og budgetterne skal typisk godkendes på generalforsamlingen.

Vedligeholdelsesplan i en andelsboligsforening vs. ejerforening – er der forskel?

Indholdet er stort set det samme – uanset om der laves en vedligeholdelsesplan til en andelsboligsforening eller en ejerforening Forskellen ligger primært i:

• Hvordan udgifter fordeles
• Hvem træffer beslutninger

Hvad sker der, hvis I ikke har en vedligeholdelsesplan?

Kort sagt:

• I mister overblik
• I risikerer dyrere skader
• I får dårligere økonomistyring

Og i sidste ende: Mindre tryghed for både bestyrelse og beboere

Vedligeholdelsesplan ved køb og salg

Ved køb/salg af bolig spørger købere ofte:

• Hvordan ser ejendommen ud fremadrettet?
• Kommer der store udgifter?

Her er en vedligeholdelsesplan guld værd.

Kan I selv lave en vedligeholdelsesplan?

Delvist. Men de tekniske vurderinger kræver faglighed. Derfor bør I altid få hjælp fra:

• Byggesagkyndige
• Bygningsingeniører
• Rådgivere

Sådan får jeres boligforening en vedligeholdelsesplan

Det behøver ikke være besværligt. Hos ØENS Byggesagsadministration hjælper vi boligforeninger i København og på Amager med:

• At finde de rigtige rådgivere
• At få udarbejdet planen
• At koble den til jeres økonomi og drift

Vi kan også deltage på bestyrelsesmøder og gøre det helt konkret.

Har du og din forening et ønske om at få udarbejdet en vedligeholdelsesplan?

Så giver ØENS byggesagsafdeling gerne en hjælpende hånd. Vi klæder jeres forening ordentlig på, så I kan tage fat på ejendommens vedligehold – uanset om I selv kan klare arbejdet, eller om I foretrækker at overlade arbejdet til professionelle.

Kontakt en specialist

Byggesagsafdeling

Simon Sylow

Chefjurist og leder af byggesagsafdelingen, cand.jur.

Byggesagsafdeling

Pelle Jagtboe

Byggesags- og foreningsadministrator (EA)

Byggesagsafdeling

Neel Astrid Jørgensen

Byggesagskoordinator

Byggesagsafdeling

Niclas Helander Asmussen

Byggesags- og foreningsadministrator

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Afdeling:

FAQ – Vedligeholdelsesplan boligforening

Nedenfor har vi samlet svar på de mest stillede spørgsmål om vedligeholdelsesplaner i boligforeninger. FAQ’en giver et klart overblik over, hvorfor en vedligeholdelsesplan er vigtig, hvad den bør indeholde, og hvordan den kan styrke både drift, økonomi og beslutningsprocesser i foreningen.

Afholdelse af online generalforsamlinger giver ikke blot mere fleksibilitet og tryghed til foreningens beboere – de er også med at fremme stemmedeltagelsen og letter arbejdet for bestyrelsen. Vores erfaringer fra det seneste års tid viser, at digitale generalforsamlinger højner antallet af deltagere. Samtidig fremmer det stemmedeltagelsen til generalforsamlingens afstemninger fordi flere ”møder op”, når generalforsamlingen. Det er ligesom lidt lettere, når stemmeafgivelsen kan klares fra sofaen, siger Bjørn Weber, direktør i ØENS Ejendomsadministration A/S.

“Vi har bl.a. i marts afholdt en digital generalforsamling, hvor 102 ud af 174 medlemmer deltog – enten ved at stemme forlods eller på Teams. Sidst den selvsamme forening afholdte en fysisk generalforsamling deltog blot 35 medlemmer. Og i 2020 hvor vi afholdte en kombination af fysisk og digital generalforsamling deltog 59 medlemmer.”

Der er modstridende brancheholdninger

Der er dog modstridende brancheholdninger til, hvorvidt generalforsamlingen bør afvikles helt eller delvist digitalt. Nogle i branche råder til, at generalforsamlinger kun afholdes digitalt for så vidt, der er enstemmigt samtykke hertil, mens andre mener at digitale generalforsamlinger kan afholdes, så længe der ikke gøres indsigelse mod afholdelsen. “Jeg mener at begge synspunkter hører til før coronaen indtraf. Vi oplever at vores foreninger har et stort ønske om at bibeholde muligheden for at afholde helt- eller delvist digitale generalforsamling fremadrettet, da der er mange muligheder og fordele ved netop dét.”

“Det er dog ikke alle beboere – indledningsvist – der er lige tilfredse med den digitale fremgangsmåde. Grunden til at jeg siger – indledningsvist – er fordi de selvsamme beboere efterfølgende roser processen. De kan godt se at beboerdemokratiet styrkes ved at afholde generalforsamlingen digitalt.”

Tidligere var der modstand i enkelte foreninger

ØENS har fået en udtalelse fra en af dem, der sidder i førnævnte forening, hvor de netop – tidligere – oplevede ulyst og modstand mod at afholde helt eller delvist digitale generalforsamlinger:

”Siden marts 2020 har det været svært for Andelsboligforeninger at afholde nødvendige generalforsamlinger. Under ”normale” omstændigheder mødes man fysisk i et passende lokale i eller tæt på boligforeningen (skole, kirke m.m.), hvor der er mulighed for diskussion og afstemning om f.eks. vedtægtsændringer. Sjældent er det muligt at samle tilstrækkeligt mange andelshavere til at vedtage de behandlede ændringsforslag. Derfor skal der flere møder til.

I det seneste år har vi afprøvet delvist digital generalforsamling, hvor et begrænset antal kom til et mødelokale, mens øvrige deltog hjemmefra (via Zoom/Teams eller lignende). Senest har vi afholdt en ren online generalforsamling som en kombination digital afstemning og videomøde – endda med stor succes.

Som almindelig andelshaver har jeg hos mange oplevet ulyst til og modstand mod at deltage i online møder via internettet. Forventningen har været, at det ikke er muligt af få en ordentlig diskussion om de vigtige sager.

“Foreningerne er kommet til fornuft”

Imidlertid har det vist sig, at vores forening er kommet fornuftigt igennem flere kritiske generalforsamlinger via internettet. Under ØENS ledelse er det sket med en samlet deltagelse, der er større end under ”normale” forhold med fysisk fremmøde. Desuden er den generelle oplevelse, at alle, der ønskede det, har kunnet komme til orde. Alle bliver hørt. Afstemninger er blevet gennemført utraditionelt med svarfrist INDEN åbning af generalforsamlingen. Det er en måde som andelshaverne dog i den sidste ende har fundet acceptabel, og som har ført til klare afstemningsresultater.

Jeg tror derfor, at foreningen og andelshaverne med ro i sinde vil imødese endnu en ekstraordinær samt en ordinær generalforsamling via internettet – inden vi forhåbentlig kommer tilbage til mere normale forhold, hvor muligheden for at deltage hjemmefra bør imødeses.”

Styrkelse af beboerdemokratiet

Hos ØENS er vi også overbeviste om at afholdelsen af helt- eller delvist digitale generalforsamlinger er kommet for at blive” fastslår Bjørn. ”Dét at beboerne kan deltage i afstemningerne digitalt fra deres telefon, tablet eller computer, muliggør en opretholdelse af den demokratiske valgproces. Den digitale afholdelse betyder at stemmeafgivelsen kan finde sted over flere dage. Det skaber en fleksibilitet, der imødekommer beboernes forskellige hverdag.

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Afdeling: