Bestyrelsesansvar i ejer- og andelsboligforeninger

Man bliver sjældent valgt ind i en boligforenings bestyrelse, fordi man er ekspert i jura, økonomi, byggeri og forsikring.

Alligevel kan man fra den ene dag til den anden være med til at træffe beslutninger om millionprojekter, vedligeholdelse, kontrakter, beboerkonflikter og foreningens økonomi. Beslutningerne har betydning for mange mennesker – og nogle gange langt ud i fremtiden. Det betyder ikke, at bestyrelsesmedlemmer skal være bange for at handle. En bestyrelse skal netop kunne træffe beslutninger, også når alle konsekvenser ikke kan forudsiges med sikkerhed. Men beslutningerne skal træffes på et forsvarligt grundlag.

Hos ØENS Advokatfirma rådgiver vi bestyrelser i ejerforeninger, andelsboligforeninger og andre foreninger om deres opgaver, kompetence og ansvar. Vi hjælper både, når bestyrelsen vil forebygge problemer, og når et bestyrelsesmedlem eller foreningen allerede er blevet mødt med kritik eller et erstatningskrav.

Kontakt en advokat om bestyrelsesansvar

Et stort ansvar – men ikke et automatisk personligt ansvar

Bestyrelsen står for den daglige ledelse af foreningen og skal føre generalforsamlingens beslutninger ud i livet. Det indebærer blandt andet, at bestyrelsen skal holde øje med foreningens økonomi, ejendommens vedligeholdelse, indgåede aftaler og de juridiske forpligtelser, der følger med driften. Bestyrelsen skal samtidig reagere, hvis den bliver opmærksom på forhold, som kan skade foreningen eller dens medlemmer. Det er et reelt ansvar.

Det er imidlertid ikke det samme som, at bestyrelsesmedlemmer hæfter personligt for enhver fejl, uforudset udgift eller beslutning, der efterfølgende viser sig at være mindre god. Bestyrelsen må gerne foretage vurderinger. Den må også vælge mellem flere forsvarlige løsninger. At et projekt bliver dyrere end forventet, eller at en beslutning ikke giver det ønskede resultat, betyder ikke i sig selv, at nogen har handlet ansvarspådragende.

Et personligt erstatningsansvar kan derimod komme på tale, hvis et bestyrelsesmedlem har handlet eller undladt at handle på en måde, der ikke var forsvarlig, og det har påført foreningen, medlemmerne eller andre et økonomisk tab. Om der foreligger ansvar, beror altid på en konkret vurdering.

Hvad kan vi hjælpe bestyrelsen med?

Bestyrelsesansvar handler ikke kun om at håndtere krav, når skaden er sket. En stor del af vores rådgivning handler om at give bestyrelsen et bedre grundlag, før den træffer en vanskelig beslutning.

Vi hjælper blandt andet med:

• afklaring af bestyrelsens kompetence
• grænsen mellem bestyrelsen og generalforsamlingen
• ansvar i forbindelse med bygge- og renoveringsprojekter
• økonomistyring, budgetter og større dispositioner
• gennemgang og indgåelse af kontrakter
• kontrol med administrator, rådgivere og leverandører
• vedligeholdelse af ejendommen
• håndtering af restancer og økonomiske problemer
• habilitet og interessekonflikter
• uenighed internt i bestyrelsen
• dokumentation af beslutninger
• indsigelser mod bestyrelsens arbejde
• krav mod nuværende eller tidligere bestyrelsesmedlemmer
• vurdering af bestyrelsesansvarsforsikring
• kontakt og dialog med forsikringsselskaber
• forhandlinger og retssager om bestyrelsesansvar

Nogle gange kræver sagen blot en hurtig afklaring. Andre gange skal vedtægter, referater, kontrakter, mails og økonomisk materiale gennemgås, før ansvaret kan vurderes. I begge tilfælde får bestyrelsen en klar forklaring på mulighederne og det næste skridt.

Hvad er bestyrelsens opgave i en boligforening?

Bestyrelsens præcise opgaver afhænger af foreningstypen, vedtægterne og de beslutninger, generalforsamlingen har truffet. Grundlæggende skal bestyrelsen varetage den daglige ledelse og foreningens fælles interesser.

Det vil typisk indebære at:

• gennemføre generalforsamlingens beslutninger
• følge foreningens økonomi
• udarbejde eller få udarbejdet budget og regnskab
• kontrollere, at fællesbidrag eller boligafgift bliver betalt
• indgå og følge op på aftaler
• sørge for nødvendige forsikringer
• holde øje med ejendommens vedligeholdelse
• reagere på skader og andre akutte problemer
• håndtere henvendelser og konflikter
• sikre, at foreningen følger vedtægter og relevant lovgivning

Bestyrelsen skal ikke nødvendigvis udføre alle opgaverne selv. Den kan få hjælp fra blandt andre administrator, revisor, byggesagkyndige, forsikringsrådgivere og advokater. En vigtig del af bestyrelsens opgave er netop at kunne se, hvornår en sag kræver faglig bistand. Det forventes ikke, at et frivilligt bestyrelsesmedlem selv kan vurdere en kompleks entreprisekontrakt eller undersøge årsagen til en alvorlig bygningsskade.

Det forventes derimod, at bestyrelsen reagerer og søger relevant hjælp, når sagen ligger uden for dens egne kompetencer.

Bestyrelsen skal kende grænsen for sin kompetence

En af de mest almindelige juridiske udfordringer er at afgøre, hvad bestyrelsen selv kan beslutte, og hvad der skal forelægges generalforsamlingen. Bestyrelsen kan normalt træffe beslutninger om den løbende drift inden for vedtægterne, det vedtagne budget og de bemyndigelser, som generalforsamlingen har givet. Større og mere principielle beslutninger kan derimod kræve generalforsamlingens godkendelse.

Det kan eksempelvis være:

• omfattende renoveringsprojekter
• optagelse af større lån
• ændringer af medlemmernes økonomiske forpligtelser
• disponering over fællesarealer
• indgåelse af langvarige eller usædvanlige aftaler
• ændring af vedtægterne
• projekter, som ligger væsentligt uden for det vedtagne budget
• beslutninger, der griber ind i enkelte medlemmers rettigheder

Grænsen er ikke altid tydelig.

Et tagprojekt kan eksempelvis være godkendt på generalforsamlingen, men undervejs ændre karakter eller blive langt dyrere. Bestyrelsen skal så vurdere, om den stadig handler inden for det mandat, den har fået, eller om projektet skal tilbage til medlemmerne. Indgår bestyrelsen en aftale uden den nødvendige kompetence, kan det skabe tvivl om, hvorvidt foreningen er bundet af aftalen. Det kan samtidig føre til et krav mod de personer, der traf eller gennemførte beslutningen. Det er derfor vigtigt at få afklaret mandatet, før foreningen skriver under.

Læs mere om generalforsamlinger, beslutninger og vedtægter.

Hvornår kan et bestyrelsesmedlem blive personligt ansvarligt?

Et erstatningskrav kræver mere end utilfredshed med bestyrelsens arbejde. Som udgangspunkt skal der være begået en fejl eller forsømmelse, som kan lægges det pågældende bestyrelsesmedlem til last. Der skal samtidig være opstået et økonomisk tab, og der skal være en tilstrækkelig sammenhæng mellem handlingen og tabet.

Det betyder blandt andet, at følgende spørgsmål normalt skal undersøges:

• Hvad gjorde eller undlod bestyrelsen at gøre?
• Hvilke oplysninger havde bestyrelsen på tidspunktet?
• Var der tydelige advarsler eller risici?
• Lå beslutningen inden for bestyrelsens kompetence?
• Havde bestyrelsen indhentet relevant rådgivning?
• Blev rådgivningen fulgt eller bevidst tilsidesat?
• Kunne tabet med rimelighed være forudset?
• Hvilket tab er faktisk opstået?
• Hvem traf den konkrete beslutning?
• Var et eller flere medlemmer uenige og fik det dokumenteret?

En vurdering skal ske ud fra situationen, som den så ud, da beslutningen blev truffet. Man kan ikke uden videre bruge den viden, man har fået bagefter, som bevis for, at bestyrelsen burde have valgt anderledes fra begyndelsen. Omvendt kan bestyrelsen ikke lukke øjnene for tydelige problemer og bagefter forklare, at den håbede, at de ville forsvinde.

Det frivillige arbejde fritager ikke for ansvar

Mange bestyrelsesmedlemmer arbejder frivilligt og bruger betydelig fritid på foreningens drift. Det har stor værdi for foreningen, men det betyder ikke, at bestyrelsen står uden juridiske forpligtelser. Når man har påtaget sig et bestyrelseshverv, skal man deltage i arbejdet og forholde sig til de oplysninger, man modtager. Man kan ikke nødvendigvis undgå ansvar ved at forklare, at man ikke forstod økonomien, ikke læste materialet eller lod formanden håndtere det hele. Det betyder ikke, at alle medlemmer skal kontrollere hver eneste faktura eller være eksperter i alle sager.

Men alle bør have et rimeligt overblik over foreningens væsentlige forhold og reagere, hvis noget ser forkert ud. Det kan blandt andet være relevant at stille spørgsmål, hvis:

• regnskabet viser uforklarede afvigelser
• et projekt gentagne gange overskrider budgettet
• bestyrelsen mangler centrale dokumenter
• administrator ikke følger op på restancer
• en rådgiver advarer om en væsentlig risiko
• formanden indgår aftaler uden de øvriges kendskab
• væsentlige beslutninger ikke bliver refereret
• foreningens likviditet bliver presset
• nødvendig vedligeholdelse bliver udskudt uden en plan

Bestyrelsesarbejde er et fælles ansvar. Det kræver ikke, at alle ved alt, men det kræver, at alle følger med.

Har formanden et større ansvar end de øvrige?

Formanden har typisk en særlig rolle i forhold til at indkalde til møder, sikre fremdrift og repræsentere bestyrelsen udadtil. Det betyder ikke automatisk, at formanden alene har ansvaret for bestyrelsens beslutninger. Bestyrelsen er et kollektivt organ, og de enkelte medlemmer skal som udgangspunkt forholde sig selvstændigt til de sager, der behandles. En beslutning bliver ikke mindre risikabel, blot fordi formanden har foreslået den. Omvendt kan formanden få et særligt ansvar, hvis vedkommende handler alene, tilbageholder vigtig information eller indgår aftaler uden den nødvendige bemyndigelse.

Det samme gælder en kasserer eller et andet medlem med et særligt ansvarsområde.

En intern arbejdsdeling kan være både praktisk og nødvendig. Men den betyder ikke, at resten af bestyrelsen helt kan se bort fra området. Hvis kassereren står for betalinger og økonomi, bør den samlede bestyrelse stadig modtage de oplysninger, der er nødvendige for at føre et rimeligt tilsyn.

Hvad gør man, hvis man er uenig i en beslutning?

Uenighed i en bestyrelse er ikke et problem i sig selv. Tværtimod kan en kritisk diskussion være en vigtig del af et forsvarligt beslutningsgrundlag. Er et bestyrelsesmedlem alvorligt uenig i en beslutning, bør vedkommende forklare hvorfor og sikre, at uenigheden bliver behandlet. Hvis flertallet fastholder beslutningen, kan det være relevant at få sit standpunkt og sin stemme ført til referat.

Det gælder særligt, hvis medlemmet mener, at beslutningen:

• ligger uden for bestyrelsens kompetence
• strider mod vedtægterne eller lovgivningen
• udsætter foreningen for en væsentlig økonomisk risiko
• bygger på et utilstrækkeligt grundlag
• tilsidesætter faglig rådgivning
• indebærer en interessekonflikt

Et noteret forbehold fritager ikke nødvendigvis medlemmet for ethvert ansvar. Men det kan få betydning for den senere vurdering af, hvem der traf beslutningen, og hvordan det enkelte medlem handlede. I alvorlige situationer kan det være nødvendigt at kræve yderligere rådgivning, forlange sagen forelagt generalforsamlingen eller i sidste ende overveje at udtræde af bestyrelsen.

Det bør ikke ske overilet. Men et bestyrelsesmedlem bør heller ikke blive siddende passivt, hvis vedkommende mener, at bestyrelsen fortsætter en klart uforsvarlig disposition.

Referatet er bestyrelsens hukommelse

Et godt bestyrelsesreferat behøver ikke gengive hele diskussionen ord for ord. Det skal derimod gøre det muligt at se:

• hvilke sager bestyrelsen behandlede
• hvilke væsentlige oplysninger der forelå
• hvilke beslutninger der blev truffet
• hvem der fik ansvaret for den videre opfølgning
• om der var væsentlig uenighed
• om beslutningen lå inden for et tidligere mandat
• hvilke frister der blev aftalt

Referatet er ikke kun relevant, hvis der senere opstår en ansvarssag. Det hjælper den nuværende bestyrelse med at følge op og giver kommende bestyrelsesmedlemmer mulighed for at forstå, hvorfor en beslutning blev truffet. Mundtlige aftaler og løse noter gør det vanskeligt at dokumentere et længere forløb. Det gælder især, når bestyrelsens sammensætning skifter undervejs. Referatet bør samtidig skrives med omtanke. Personfølsomme oplysninger, klager og konflikter skal ikke beskrives mere detaljeret end nødvendigt, og materialet skal opbevares forsvarligt.

Læs mere om ØENS’ rådgivning om GDPR og persondata.

Økonomi og manglende kontrol

Bestyrelsen behøver ikke selv føre foreningens regnskab. Det vil ofte være både naturligt og fornuftigt at få hjælp fra en administrator, bogholder eller revisor. Bestyrelsen bør dog stadig have et overordnet indblik i økonomien.

Det betyder blandt andet, at den bør følge:

• budgettet og den faktiske drift
• foreningens likviditet
• væsentlige budgetafvigelser
• restancer
• større betalinger
• lån og rentevilkår
• kommende vedligeholdelsesudgifter
• økonomien i byggeprojekter

Et bestyrelsesansvar kan eksempelvis blive relevant, hvis alvorlige økonomiske problemer får lov til at udvikle sig over længere tid, uden at bestyrelsen reagerer. Det kan også være problematisk, hvis én person har mulighed for at foretage store betalinger uden kontrol, eller hvis bestyrelsen godkender regnskaber og budgetter uden at stille spørgsmål til åbenlyse uregelmæssigheder.

Gode arbejdsgange bør ikke bygge på mistillid til enkelte personer. De bør beskytte både foreningen og de personer, der håndterer pengene. Det kan eksempelvis ske gennem klare godkendelsesprocedurer, adgangsstyring og løbende rapportering.

Bestyrelsesansvar ved byggeprojekter

Større byggeprojekter er blandt de områder, hvor bestyrelsen har størst behov for et godt beslutningsgrundlag. Et nyt tag, en facaderenovering eller udskiftning af faldstammer kan koste mange millioner kroner. Samtidig skal bestyrelsen forholde sig til tekniske undersøgelser, rådgiveraftaler, entreprisekontrakter, ekstraarbejder, tidsplaner og finansiering.

Bestyrelsen forventes ikke selv at være byggesagkyndig. Men den bør sikre, at projektet bliver forberedt og styret af personer med de nødvendige kompetencer. Et muligt ansvar kan blandt andet komme på tale, hvis bestyrelsen:

• igangsætter projektet uden den nødvendige generalforsamlingsbeslutning
• accepterer en utilstrækkelig eller uklar kontrakt
• undlader at indhente relevant teknisk rådgivning
• ikke reagerer på betydelige budgetoverskridelser
• betaler store beløb uden dokumentation
• undlader at følge op på fejl og mangler
• tilsidesætter tydelige advarsler fra rådgivere
• lader projektet ændre sig væsentligt uden nyt mandat

Det afgørende er ikke, at bestyrelsen selv kan opdage enhver byggeteknisk fejl. Det afgørende er, at den organiserer projektet forsvarligt, følger udviklingen og reagerer, når noget afviger fra planen. Læs mere om vores juridiske rådgivning inden for entrepriseret og ØENS Ejendomsadministrations byggesagsadministration.

Manglende vedligeholdelse kan blive dyrt

Det kan være fristende at udskyde vedligeholdelse, særligt hvis foreningen har en presset økonomi, eller projektet er upopulært blandt medlemmerne. Nogle arbejder kan også forsvarligt vente. Men hvis bestyrelsen ved, at taget er utæt, installationerne er nedslidte, eller en skade udvikler sig, bør problemet ikke bare skubbes til næste bestyrelse.

Manglende vedligeholdelse kan føre til større skader, højere udgifter og krav fra medlemmer eller andre, der bliver ramt. Bestyrelsen bør derfor arbejde med et rimeligt overblik over ejendommens tilstand og økonomien i de kommende projekter.

Det kan blandt andet ske gennem:

• en opdateret vedligeholdelsesplan
• regelmæssige byggetekniske gennemgange
• realistiske budgetter og henlæggelser
• dokumentation af kendte problemer
• prioritering af akutte og langsigtede arbejder
• tydelig information til generalforsamlingen

Hvis generalforsamlingen afviser et nødvendigt projekt, bør bestyrelsen sikre, at medlemmerne har fået et retvisende billede af konsekvenserne. Bestyrelsen kan ikke nødvendigvis blot lægge sagen væk, hvis der fortsat er en væsentlig risiko for ejendommen eller personer. Læs mere om vedligeholdelsesplaner til boligforeninger.

Indgåelse af aftaler på foreningens vegne

Bestyrelsen indgår løbende aftaler med administratorer, håndværkere, forsikringsselskaber, banker og andre leverandører. Før en større aftale underskrives, bør bestyrelsen blandt andet undersøge:

• om den har kompetence til at indgå aftalen
• hvem der kan tegne foreningen
• om generalforsamlingens godkendelse er nødvendig
• hvad ydelsen konkret omfatter
• hvor længe aftalen løber
• hvordan aftalen kan opsiges
• hvilke priser og reguleringer der gælder
• hvem der bærer risikoen ved fejl eller forsinkelser
• om foreningen har de nødvendige forsikringer
• om leverandørens ansvar er begrænset

Særligt lange eller økonomisk omfattende aftaler bør ikke underskrives, blot fordi leverandøren oplyser, at der er tale om en standardkontrakt. En standardaftale er skrevet til at kunne bruges i mange situationer. Den er ikke nødvendigvis tilpasset jeres forening eller fordeler risikoen rimeligt. Bestyrelsen bør forstå, hvad foreningen siger ja til, før den skriver under.

Kan bestyrelsen overlade ansvaret til administrator?

En administrator kan varetage en stor del af den daglige administration og være en vigtig faglig støtte for bestyrelsen. Det kan blandt andet omfatte opkrævninger, regnskab, budget, overdragelser, generalforsamlinger og kontakt med beboerne. Men ordet “administrator” fortæller ikke i sig selv, hvilke opgaver administrator har påtaget sig. Det afgørende er administrationsaftalen.

Bestyrelsen bør derfor kende:

• hvilke opgaver administrator udfører
• hvilke opgaver der fortsat ligger hos bestyrelsen
• hvilke beløbsgrænser og godkendelser der gælder
• hvordan og hvor ofte der rapporteres
• hvem der følger op på restancer
• hvem der håndterer forsikringer og skader
• hvordan ekstraopgaver bestilles og afregnes

I en andelsboligforening kan ansvaret for konkrete opgaver efter omstændighederne ligge hos administrator, revisor eller en anden rådgiver, hvis opgaven er overladt til vedkommende gennem en aftale. Det fritager dog ikke bestyrelsen for at sikre, at opgaverne er placeret tydeligt, og at alvorlige problemer ikke bliver ignoreret. I ejerforeninger følger det af normalvedtægtens vejledning, at den samlede bestyrelse fortsat skal føre kontrol med blandt andet indbetaling af fællesudgifter, også når administrator står for den praktiske opkrævning. Bestyrelsen skal ikke udføre administratorens arbejde en gang til. Men den bør have den rapportering, der gør det muligt at reagere, hvis opgaven ikke bliver løst som aftalt.

Læs mere om ejendomsadministration til andelsboligforeninger og ejendomsadministration til ejerforeninger.

Kan bestyrelsen stole på sine rådgivere?

Bestyrelsen må og bør hente hjælp, når en opgave kræver særlige kompetencer. Det er normalt ikke ansvarspådragende at lægge sagkyndig rådgivning til grund, hvis rådgiveren er relevant kvalificeret, har fået de nødvendige oplysninger, og rådet ikke fremstår åbenlyst forkert eller utilstrækkeligt. Bestyrelsen bør dog være opmærksom på:

• om rådgiveren har de rette kompetencer
• om opgaven er beskrevet klart
• om rådgiveren har modtaget alle væsentlige oplysninger
• om der er interessekonflikter
• om rådgivningen omfatter det spørgsmål, bestyrelsen tror
• om anbefalingerne faktisk bliver fulgt op

Et teknisk notat om én del af en bygning er ikke nødvendigvis en samlet vurdering af hele projektet. Et mundtligt råd ved et møde er heller ikke det samme som en skriftlig juridisk vurdering af en konkret beslutning. Bestyrelsen bør derfor sikre sig, at opgaven og leverancen passer til den beslutning, der skal træffes.

Habilitet og personlige interesser

Bestyrelsesmedlemmer skal varetage foreningens interesser. Der kan opstå en interessekonflikt, hvis et medlem har en særlig personlig eller økonomisk interesse i den sag, som bestyrelsen behandler.

Det kan eksempelvis være, hvis:

• sagen handler om medlemmets egen bolig
• medlemmet ønsker en særlig brugsret
• en kontrakt skal indgås med medlemmets virksomhed eller en nær relation
• der behandles en klage mod medlemmet
• projektet påvirker medlemmet anderledes end resten af foreningen

Det betyder ikke nødvendigvis, at medlemmet slet ikke må bidrage med faktuelle oplysninger. Men medlemmet bør som udgangspunkt ikke deltage i selve beslutningen, hvis der foreligger en reel interessekonflikt. Habilitet bør håndteres åbent og noteres i referatet. Det beskytter både foreningen og det pågældende medlem mod senere tvivl om beslutningens grundlag.

Ansvar i forbindelse med konflikter og sanktioner

Bestyrelsen skal reagere på væsentlige overtrædelser af vedtægter og husorden. Den skal samtidig undgå at gå længere, end der er juridisk grundlag for. Det kan være en svær balance. En for passiv bestyrelse kan få kritik for ikke at beskytte foreningen og de øvrige beboere. En for hård eller forhastet reaktion kan omvendt føre til, at foreningen træffer en ugyldig beslutning eller påfører et medlem et tab.

Det gælder særligt ved:

• formelle påkrav
• bod
• eksklusion
• pålæg om salg eller fraflytning
• afslag på fremleje eller ombygning
• håndtering af alvorlige nabokonflikter

Dokumentation og proportionalitet er afgørende. Bestyrelsen bør kunne forklare, hvilke regler der er overtrådt, hvad der konkret er sket, og hvorfor den valgte reaktion er nødvendig. Ved alvorlige sanktioner bør bestyrelsen få juridisk rådgivning, før den sender breve eller træffer beslutning. Læs mere om konflikter, misligholdelse og eksklusion i boligforeninger.

Særligt om bestyrelsesansvar i andelsboligforeninger

I en andelsboligforening varetager bestyrelsen den daglige drift af foreningen og ejendommen. Bestyrelsen har samtidig en række særlige opgaver i forbindelse med blandt andet overdragelse af andele, maksimalpris, nøgleoplysninger og vedligeholdelse. Der kan eksempelvis opstå ansvarsspørgsmål, hvis:

• en overdragelse behandles i strid med vedtægterne
• foreningen godkender en ulovlig overpris
• væsentlige oplysninger om foreningen er forkerte eller mangelfulde
• bestyrelsen ikke reagerer på alvorlige økonomiske problemer
• nødvendig vedligeholdelse bliver forsømt
• fremleje eller eksklusion håndteres uden tilstrækkeligt grundlag
• enkelte andelshavere behandles usagligt forskelligt

Bestyrelsen kan få hjælp fra administrator og revisor, men arbejdsdelingen bør fremgå klart af aftalerne. Det bør også være tydeligt, hvem der udarbejder og kontrollerer de oplysninger, som foreningen giver til købere, sælgere, banker og andre. Læs mere om vores juridiske rådgivning til andelsboligforeninger.

Særligt om bestyrelsesansvar i ejerforeninger

I en ejerforening skal bestyrelsen efter normalvedtægten varetage den daglige ledelse og sikre en forsvarlig varetagelse af foreningens anliggender. Opgaverne omfatter blandt andet budget og regnskab, kontrol med fællesudgifter, forsikringer, vedligeholdelsesplan og nødvendig vedligeholdelse. En ejerforening kan have en særvedtægt, der ændrer eller supplerer reglerne. Bestyrelsen bør derfor altid kende det samlede vedtægtsgrundlag.

Ansvarsspørgsmål kan blandt andet opstå, hvis:

• bestyrelsen undlader at følge op på restancer
• nødvendige forsikringer mangler
• kendte bygningsproblemer bliver ignoreret
• en aftale indgås uden den nødvendige bemyndigelse
• udgifter fordeles uden hjemmel
• bestyrelsen ikke reagerer på alvorlig misligholdelse
• en ejer påføres et tab gennem en uberettiget beslutning

Bestyrelsens beslutninger kan i visse tilfælde indbringes for generalforsamlingen. Det ændrer dog ikke ved behovet for, at den oprindelige beslutning træffes på et forsvarligt grundlag. Læs mere om vores juridiske rådgivning til ejerforeninger.

Bestyrelsesansvarsforsikring

En bestyrelsesansvarsforsikring kan dække bestyrelsesmedlemmer i forbindelse med krav, der udspringer af deres arbejde i bestyrelsen. Forsikringen kan blandt andet have betydning for udgifterne til juridisk bistand og for et eventuelt erstatningskrav. Den præcise dækning afhænger dog af policen og de konkrete omstændigheder. Bestyrelsen bør blandt andet undersøge:

• hvem der er dækket
• om tidligere og nye bestyrelsesmedlemmer er omfattet
• forsikringssummens størrelse
• selvrisikoen
• hvilke krav og handlinger der er undtaget
• hvornår et muligt krav skal anmeldes
• om forsikringen også dækker juridiske omkostninger
• om dækningen er tilstrækkelig i forhold til foreningens størrelse og projekter

Efter normalvedtægten for ejerforeninger skal der tegnes en bestyrelsesansvarsforsikring, medmindre generalforsamlingen med almindeligt flertal beslutter andet. Den vejledende normalvedtægt for private andelsboligforeninger indeholder også en bestemmelse om forsikring af bestyrelsesmedlemmernes økonomiske ansvar. Den enkelte andelsboligforenings egne vedtægter kan dog være anderledes. Det er derfor ikke nok at gå ud fra, at foreningens almindelige bygningsforsikring også dækker bestyrelsen. Få det undersøgt og dokumenteret.

En forsikring gør ikke en uforsvarlig beslutning forsvarlig. Men den kan være en vigtig beskyttelse, hvis et krav bliver rejst.

Hvad gør bestyrelsen, hvis der bliver rejst et krav?

Et krav om personligt ansvar kan være voldsomt – også selvom bestyrelsesmedlemmet mener, at det er helt uberettiget. Det er vigtigt ikke at reagere forhastet.

Bestyrelsen eller det berørte medlem bør som udgangspunkt:

• sikre alt relevant materiale
• undgå at slette mails eller dokumenter
• få klarlagt, hvem kravet er rettet mod
• undersøge forsikringsdækningen
• anmelde kravet inden for eventuelle frister
• undgå at anerkende ansvar uden rådgivning
• få skabt en tidslinje over forløbet
• adskille foreningens og det enkelte medlems interesser
• søge juridisk bistand

Der kan opstå en interessekonflikt mellem foreningen og et eller flere bestyrelsesmedlemmer. Foreningen kan eksempelvis mene, at et tidligere bestyrelsesmedlem har påført den et tab, mens medlemmet mener, at beslutningen blev truffet af den samlede bestyrelse eller på baggrund af rådgivning. I den situation kan parterne have behov for hver sin rådgiver.

Vi hjælper med at vurdere kravet, samle dokumentationen, anmelde sagen til forsikringen og føre dialogen med modparten.

Kan generalforsamlingen fritage bestyrelsen for ansvar?

På nogle generalforsamlinger bliver bestyrelsen meddelt ansvarsfrihed eller decharge i forbindelse med godkendelsen af regnskabet. Betydningen af en sådan beslutning afhænger af de konkrete forhold og de oplysninger, som generalforsamlingen havde til rådighed. En ansvarsfrihed er ikke nødvendigvis et værn mod et senere krav, hvis væsentlige oplysninger blev tilbageholdt, eller hvis medlemmerne ikke kendte det forhold, som kravet bygger på.

Bestyrelsen bør derfor ikke betragte generalforsamlingens godkendelse af regnskabet som en erstatning for forsvarligt bestyrelsesarbejde og god dokumentation. Er der mistanke om et muligt krav mod en tidligere bestyrelse, bør foreningen få vurderet både det underliggende forløb og betydningen af tidligere generalforsamlingsbeslutninger.

Sådan reducerer bestyrelsen risikoen

Bestyrelsesansvar kan ikke forebygges gennem én bestemt formular eller tjekliste. Men nogle gode arbejdsgange gør en væsentlig forskel.

Kend vedtægterne

Bestyrelsen bør kende sine opgaver, tegningsregler og kompetence. Er vedtægterne uklare, bør spørgsmålet afklares, før der træffes en vigtig beslutning.

Hold økonomien tæt

Bestyrelsen bør modtage regelmæssig og forståelig økonomisk rapportering og reagere på væsentlige afvigelser.

Dokumentér væsentlige beslutninger

Referater og beslutningsgrundlag skal gøre det muligt at forstå, hvad der blev besluttet og hvorfor.

Reagér på advarsler

En teknisk rapport, økonomisk afvigelse eller juridisk indsigelse bør ikke blive liggende uden opfølgning.

Brug sagkyndige i tide

Rådgivning er mest værdifuld, før aftalen underskrives eller konflikten eskalerer.

Undersøg habilitet

Personlige interesser skal frem i lyset, før bestyrelsen behandler sagen.

Følg op på uddelegerede opgaver

Bestyrelsen skal vide, hvad administrator og andre rådgivere gør, og hvilke oplysninger den selv skal modtage.

Sørg for relevant forsikring

Dækningen bør kontrolleres med jævne mellemrum og ved større ændringer i foreningens risici.

Godt bestyrelsesarbejde handler ikke om at eliminere enhver risiko. Det handler om at træffe oplyste beslutninger og reagere, når noget kræver handling.

Fast juridisk sparring med ForeningsJura

Bestyrelsesansvar opstår sjældent, fordi et bestyrelsesmedlem bevidst ønsker at skade foreningen. Oftere begynder problemet med et spørgsmål, som bliver udskudt:

Må vi selv godkende aftalen? Skal projektet tilbage til generalforsamlingen? Er dokumentationen tilstrækkelig? Og skal vi reagere på den henvendelse nu?

Med ForeningsJura får ejer- og andelsboligforeninger adgang til løbende juridisk sparring om de spørgsmål, der opstår i bestyrelsens hverdag. Det gør det lettere at få afklaret tvivlen, mens der stadig er mulighed for at justere processen. Abonnementets konkrete indhold og vilkår fremgår af siden om ForeningsJura.

Bestyrelsesundervisning hos ØENS

Et stærkt bestyrelsesarbejde begynder med, at medlemmerne forstår deres rolle. ØENS tilbyder bestyrelsesundervisning, hvor nye og erfarne bestyrelsesmedlemmer bliver introduceret til blandt andet ansvar, gode arbejdsgange, generalforsamlinger og de juridiske og praktiske spørgsmål, der typisk opstår.

Undervisningen erstatter ikke konkret rådgivning i en bestemt sag. Men den kan give bestyrelsen et bedre fælles udgangspunkt og gøre det lettere at opdage problemerne i tide.

Læs mere om:

• bestyrelsesundervisning til andelsboligforeninger
• bestyrelsesundervisning til ejerforeninger

Jura og ejendomsadministration under samme tag

Bestyrelsens ansvar hænger tæt sammen med foreningens administration og drift. ØENS Advokatfirma er en del af ØENS Rådgivningshus og arbejder tæt sammen med ØENS Ejendomsadministration. Det giver os et praktisk kendskab til økonomi, generalforsamlinger, overdragelser, byggesager og samarbejdet mellem administrator og bestyrelse. Den juridiske rådgivning og administrationen er separate ydelser.

Men den tværfaglige forståelse gør det lettere at se, hvor opgaverne ligger, hvad der mangler, og hvordan en juridisk anbefaling kan gennemføres i foreningens hverdag.

Sådan hjælper vi bestyrelsen videre

I fortæller, hvad der bekymrer jer

Det kan være en kommende beslutning, et projekt, en intern uenighed eller et krav, der allerede er rejst.

Vi gennemgår grundlaget

Afhængigt af sagen kan det være vedtægter, referater, kontrakter, regnskaber, rådgivningsmateriale, mails og forsikringsvilkår.

I får en klar vurdering

Vi forklarer, hvor risikoen ligger, hvem der kan være berørt, og hvilke handlemuligheder der er.

Vi anbefaler næste skridt

Det kan være at indhente yderligere oplysninger, forelægge sagen for generalforsamlingen, anmelde et krav til forsikringen eller indlede en dialog med modparten.

Vi hjælper med gennemførelsen

Vi kan udarbejde dokumenter, forhandle, håndtere forsikringssagen eller føre en eventuel retssag.

Hvorfor vælge ØENS Advokatfirma?

Bestyrelsesansvar er et område, hvor bastante svar sjældent hjælper. Et bestyrelsesmedlem skal ikke skræmmes med, at ethvert fejltrin kan koste huset. Omvendt skal en alvorlig risiko heller ikke nedtones, blot fordi arbejdet er frivilligt. Hos ØENS ser vi på det konkrete forløb.

Vi undersøger, hvilke oplysninger bestyrelsen havde, hvordan beslutningen blev truffet, og hvad der med rimelighed kunne forventes af de involverede. I får en faglig vurdering i et sprog, der er til at forstå – og en klar anbefaling til, hvad der bør ske nu.

ØENS Advokatfirma har kontor på Amager i København og rådgiver boligforeninger og bestyrelsesmedlemmer i hele Danmark.

Har du spørgsmål til foreningsret? Få vores hjælp nu

Advokatfirma

Johan Iversen Møller

Advokat, associeret partner

Advokatfirma

Thomas Hvas Valentin

Advokat, associeret partner

Advokatfirma

Christian Algreen-Petersen

Advokatfuldmægtig

Afdeling:

Ofte stillede spørgsmål om bestyrelsesansvar