Fuld ordrebog er ikke nødvendigvis det samme som en sund økonomi
Som anlægsgartner kan kalenderen være fyldt med opgaver, medarbejderne kan have travlt, og omsætningen kan se flot ud, uden at det nødvendigvis betyder, at økonomien følger med. Materialer, planter, jord, maskiner, brændstof og løn skal ofte betales, før kunden har betalt sin faktura, og større projekter kan binde betydelige beløb gennem længere tid. Samtidig kan sæsonudsving, vejret og ændringer undervejs i projekterne gøre både omsætning og omkostninger mindre forudsigelige end i mange andre virksomheder.
Derfor bør økonomien i et anlægsgartnerfirma ikke kun vurderes ud fra saldoen på bankkontoen eller årets samlede omsætning. Det er mindst lige så vigtigt at vide, hvilke projekter der faktisk tjener penge, om timer og materialer bliver registreret og faktureret korrekt, hvor meget kapital der er bundet i igangværende arbejder, og om virksomheden har tilstrækkelig likviditet til næste lønkørsel, momsbetaling og leverandørregning.
Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi anlægsgartnere med den løbende bogføring, betalinger, moms, lønadministration, årsafslutning og økonomisk opfølgning. Vi kan samtidig hjælpe med at skabe bedre sammenhæng mellem ordrestyring, tidsregistrering og regnskab, så virksomhedsejeren får et økonomisk overblik uden selv at bruge aftenerne på bilag og afstemninger.
Vi har kontor på Amager i København og hjælper anlægsgartnere og andre virksomheder i hele Danmark.
Kontakt os om bogføring til din anlægsgartnervirksomhed →
Hvad kan en bogholder hjælpe en anlægsgartner med?
En bogholder kan overtage en stor del af den tilbagevendende økonomiadministration, som ellers let ender hos virksomhedsejeren. Det kan blandt andet være bogføring af leverandørfakturaer og kundeindbetalinger, bankafstemninger, betaling af regninger, moms, løn og klargøring til årsafslutningen. Det giver ikke kun mere tid. Når økonomien bliver bogført og afstemt løbende, får virksomheden samtidig et bedre grundlag for at følge sin udvikling.
For en anlægsgartner er bogføringen tæt forbundet med de enkelte projekter. Indkøb af eksempelvis planter, belægningssten, træ, jord og øvrige materialer kan vedrøre bestemte sager, og medarbejdernes timer kan være en væsentlig del af projektets samlede omkostning. Hvis oplysningerne kan knyttes til de rigtige projekter, bliver det lettere at se, om opgaven endte med den avance, virksomheden forventede, da tilbuddet blev afgivet.
Bogføring bør derfor ikke kun handle om at placere beløb på de rigtige konti. Den kan også være fundamentet for projektøkonomi, budgetter og økonomistyring, så virksomhedsejeren kan bruge tallene aktivt i driften.
Hvorfor har anlægsgartnere særlige økonomiske udfordringer?
En anlægsgartnervirksomhed kan kombinere mange forskellige typer økonomi. Der kan være større anlægsprojekter, mindre kundeopgaver, løbende vedligeholdelsesaftaler, maskiner og biler, betydelige materialeindkøb og en medarbejderstab, der måske ændrer størrelse gennem året. Samtidig kan vejr og sæson påvirke, hvornår bestemte typer arbejde kan udføres.
Det betyder, at virksomhedens omkostninger og indtægter ikke nødvendigvis fordeler sig jævnt gennem året. I travle perioder kan der være høje lønudgifter, store materialeindkøb og mange igangværende projekter, mens kundebetalingerne kommer senere. I roligere perioder kan den faste omkostningsbase fortsat være betydelig, selv om omsætningen falder.
Et almindeligt årsresultat kan derfor skjule store udsving undervejs. For anlægsgartneren er det vigtigt både at se på indtjening og på timing: Hvornår kommer pengene ind, og hvornår skal de ud?
Hvordan påvirker sæsonen økonomien i et anlægsgartnerfirma?
For mange anlægsgartnere varierer aktiviteten gennem året. Forår, sommer og efterår kan være travle perioder med anlægsarbejde, haveprojekter og løbende vedligeholdelse, mens vinteren kan have en anden type aktivitet. Nogle virksomheder tilbyder eksempelvis vintervedligeholdelse eller andre ydelser, mens andre oplever en mere tydelig nedgang i aktiviteten.
Hvis virksomheden har faste medarbejdere, biler, maskiner, lokaler og andre løbende udgifter, forsvinder en stor del af omkostningerne imidlertid ikke automatisk i en roligere måned. Derfor bør likviditeten planlægges på tværs af året og ikke alene vurderes ud fra den aktuelle ordrebog.
Et budget kan vise den forventede sæsonfordeling af omsætning og omkostninger, mens et likviditetsbudget viser, om pengene faktisk forventes at være på bankkontoen, når regningerne skal betales. Virksomhedsguiden har en officiel vejledning og skabelon til likviditetsbudget, som netop tager udgangspunkt i virksomhedens forventede ind- og udbetalinger måned for måned.
Hvordan får anlægsgartneren overblik over økonomien på hvert projekt?
Projektøkonomi handler om at kunne sammenholde projektets indtægter med de omkostninger, det har krævet at levere arbejdet. Det kan blandt andet være medarbejdertimer, materialer, maskiner, underleverandører og andre direkte omkostninger. Når oplysningerne registreres på den relevante sag, bliver det muligt at se, om den faktiske økonomi svarer til den kalkulation, tilbuddet blev baseret på.
Det kan være særligt værdifuldt i anlægsprojekter, hvor en opgave strækker sig over flere uger eller måneder og indeholder mange forskellige materialer og arbejdstimer. Hvis projektet først bliver vurderet ud fra den samlede faktura, når det er afsluttet, kan virksomheden overse, at timeforbruget eller materialerne undervejs har udviklet sig langt anderledes end forventet.
Løbende projektopfølgning giver mulighed for at reagere tidligere og skaber samtidig værdifuld viden til fremtidige tilbud. Hvis bestemte opgavetyper konsekvent kræver flere timer end kalkuleret, kan den erfaring bruges næste gang virksomheden skal afgive pris.
Hvorfor er tidsregistrering vigtig?
Medarbejdernes tid er ofte en af de største omkostninger i et anlægsgartnerfirma. Derfor skal virksomheden kunne se, hvordan timerne fordeler sig mellem de enkelte opgaver.
Hvis medarbejderne bruger 120 timer på en sag, der var kalkuleret til 80, påvirker det naturligvis indtjeningen. Men hvis timerne ikke bliver registreret korrekt på projektet, kan ledelsen få et misvisende billede og tro, at opgaven var mere rentabel, end den faktisk var.
Tidsregistreringen har samtidig betydning for lønadministrationen, særligt hvis virksomheden har timelønnede medarbejdere eller variable timer og tillæg. Et digitalt setup, hvor timer registreres tæt på arbejdet og efterfølgende kan bruges i både projektstyring, fakturering og løn, kan derfor reducere dobbeltarbejde betydeligt.
Hvorfor skal materialerne registreres på de rigtige sager?
En stor del af prisen på et anlægsprojekt kan bestå af materialer. Det kan eksempelvis være planter, jord, sten, fliser, træ, hegn, drænmaterialer og andre produkter, som købes til den konkrete kundeopgave. Hvis alle materialefakturaer blot bliver bogført samlet uden projektreference, bliver det svært efterfølgende at vurdere, hvor meget den enkelte opgave reelt kostede.
Når materialerne knyttes til den rigtige sag, kan virksomheden sammenholde det faktiske forbrug med kalkulationen. Det kan vise, om tilbuddet ramte rigtigt, om indkøbspriserne ændrede sig, eller om der blev brugt flere materialer end forventet.
Det kan samtidig afdække materialeudgifter, som burde faktureres videre til kunden, men ellers risikerer at blive glemt. En god kobling mellem ordrestyring, leverandørfakturaer og regnskab kan derfor både forbedre projektøkonomien og reducere tabt fakturering.
Hvordan håndteres maskiner og større investeringer?
Anlægsgartnere kan have betydelige investeringer i maskiner og udstyr. Det kan være gravemaskiner, minilæssere, trailere, plæne- og klippemaskiner, specialværktøj og forskellige køretøjer. Den økonomiske behandling afhænger blandt andet af aktivets type, pris, finansiering og anvendelse.
Et større køb bør derfor ikke kun vurderes ud fra, om der står penge nok på bankkontoen i dag. Virksomheden bør også se på, hvilken kapacitet investeringen skaber, hvordan den finansieres, og hvor meget ekstra aktivitet der skal til, før den giver økonomisk mening.
Hvis maskinen finansieres gennem lån eller leasing, påvirker den også virksomhedens fremtidige betalinger. Her kan budget og likviditetsstyring bruges til at teste investeringen på forhånd.
Bogføringsmæssigt skal købet samtidig registreres korrekt, så aktiv, finansiering og eventuelle afskrivninger kan håndteres i forbindelse med årsafslutningen.
Skal virksomheden købe eller lease en maskine?
Der findes ikke ét svar, der passer til alle anlægsgartnere. Et køb kan kræve en større betaling eller finansiering fra starten, mens leasing typisk fordeler betalingerne over en periode. Til gengæld kan de samlede økonomiske og kontraktmæssige vilkår være forskellige.
Vurderingen bør derfor ikke kun handle om den månedlige ydelse. Virksomheden bør blandt andet se på likviditet, forventet brugstid, behovet for fleksibilitet, vedligeholdelse, finansieringsomkostninger og hvad der skal ske med maskinen efter aftaleperioden.
Den konkrete skattemæssige og regnskabsmæssige behandling kan desuden afhænge af aftalens karakter. Inden større investeringer kan det derfor være relevant at få den samlede økonomiske konsekvens gennemgået frem for blot at sammenligne to månedlige priser.
Hvorfor er likviditet vigtig for anlægsgartnere?
Likviditet handler om, hvorvidt virksomheden har penge til at betale sine regninger, når de forfalder. Det er noget andet end, om virksomheden samlet set tjener penge.
En anlægsgartner kan eksempelvis have et stort og rentabelt projekt, men samtidig skulle betale 200.000 kr. for materialer og flere ugers løn, før kunden foretager den næste betaling. Hvis virksomheden kører flere projekter parallelt, kan store beløb derfor være bundet i driften.
Vækst kan ligefrem øge problemet. Flere projekter betyder ofte, at virksomheden skal finansiere endnu flere materialer og medarbejdertimer, før kundernes betalinger kommer ind.
Hos ØENS kan den almindelige bogføring derfor kombineres med likviditetsbudget og forecast, så virksomhedsejeren kan se længere frem end den aktuelle banksaldo.
Hvordan kan a conto-fakturering hjælpe?
Ved større projekter kan a conto- eller ratefakturering være relevant, hvis betalingsformen følger af aftalen med kunden. I stedet for at virksomheden finansierer hele opgaven frem til afslutningen, kan betalingen fordeles gennem projektforløbet.
Det kan have stor betydning for likviditeten. Hvis materialer, løn og underleverandører skal betales løbende, men virksomheden først får hele sin betaling flere måneder senere, fungerer virksomheden i praksis som finansieringskilde for projektet.
Betalingsplanen bør derfor tænkes ind allerede ved tilbud og kontrakt. Det er ikke kun et spørgsmål for bogholderiet, men også en del af det kommercielle aftalegrundlag. Ved større entrepriser eller tvivl om betalingsvilkår kan ØENS Advokatfirmas specialister i entrepriseret hjælpe med den juridiske del.
Hvordan sikrer virksomheden, at alt arbejde bliver faktureret?
Tabt fakturering kan være vanskelig at opdage, fordi virksomheden ikke nødvendigvis kan se i regnskabet, hvad der aldrig blev faktureret. Det kan være timer, ekstra materialer eller mindre tillægsarbejder, som blev udført på pladsen, men aldrig nåede videre til fakturaen.
Derfor bør faktureringen bygge direkte på virksomhedens registrering af timer, materialer og ændringer på sagen. Jo større afstand der er mellem arbejdet på pladsen og den person, der efterfølgende laver fakturaen, desto vigtigere er en struktureret proces.
Et godt ordrestyringssystem kan her skabe en fælles datakilde. Når medarbejderne registrerer timer og materialer løbende, kan kontoret bruge de samme oplysninger som grundlag for fakturering og økonomiopfølgning.
Hvor hurtigt bør en anlægsgartner fakturere?
Så hurtigt som aftalen og det udførte arbejde giver mulighed for. Hver dag fra arbejdet er klar til fakturering, til fakturaen bliver sendt, forlænger i praksis den periode, hvor virksomheden har finansieret arbejdet.
Hvis en opgave er afsluttet den 1. i måneden, men først bliver faktureret den 20., har virksomheden allerede givet kunden næsten tre ugers ekstra kredit, før den egentlige betalingsfrist overhovedet begynder.
En fast faktureringsrutine kan derfor have overraskende stor effekt på likviditeten. Det kan eksempelvis være en fast dag hver uge, hvor afsluttede sager bliver gennemgået og faktureret, i stedet for at fakturaerne samles sammen til slutningen af måneden.
Hvordan håndteres ekstraarbejder?
Ekstraarbejder kan være en væsentlig årsag til, at projektøkonomien udvikler sig anderledes end tilbuddet. Kunden ønsker måske en ekstra terrasse, flere planter, en anden belægning eller andre ændringer, mens arbejdet allerede er i gang. Hvis timer og materialer bliver brugt uden at ændringen samtidig bliver dokumenteret, kan virksomheden senere få svært ved at dokumentere sit krav på betaling.
Administrativt bør ændringen derfor registreres på den konkrete sag, så ekstra timer og materialer ikke forsvinder ind i den oprindelige kalkulation. Det gør det muligt både at fakturere korrekt og efterfølgende se, hvad projektet reelt bestod af.
Hvis der opstår uenighed om, hvorvidt ekstraarbejdet var bestilt, eller hvilken betaling virksomheden har krav på, bliver spørgsmålet juridisk. Her kan vores kolleger i ØENS Advokatfirma inden for entrepriseret hjælpe med vurderingen.
Hvordan påvirker vejret økonomien?
Vejret er en faktor, mange anlægsgartnere ikke selv kan kontrollere, men som alligevel kan påvirke økonomien. Kraftig regn, frost eller andre forhold kan forsinke bestemte typer arbejde, ændre projektplanen eller betyde, at medarbejdere og maskiner ikke kan udnyttes som planlagt.
Det gør kapacitetsplanlægning vigtig. Hvis virksomheden har mange faste medarbejdere, skal lønnen fortsat betales, selv om enkelte projekter bliver forsinket. Og hvis projektet bliver skubbet, kan faktureringen og dermed kundens betaling også blive forsinket.
Det er ikke muligt at budgettere vejret præcist, men virksomheden kan arbejde med økonomiske reserver og scenarier. Et mere forsigtigt likviditetsforecast kan eksempelvis vise, hvad der sker, hvis en del af den forventede omsætning bliver flyttet en måned eller to.
Hvordan håndteres tilbagevendende service- og vedligeholdelsesaftaler?
Mange anlægsgartnere arbejder både med større anlægsprojekter og løbende pleje eller vedligeholdelse. De to typer omsætning kan have forskellige økonomiske egenskaber.
En fast serviceaftale kan give en mere stabil og forudsigelig indtægt end enkeltstående projekter. Til gengæld er det vigtigt at kende den faktiske omkostning ved at levere aftalen. Hvis medarbejderne bruger flere timer end forventet, eller transporten mellem kunderne er betydelig, kan en tilsyneladende god fastprisordning have en lavere indtjening end planlagt.
Derfor bør timer og relevante omkostninger også registreres på tilbagevendende aftaler. Når aftalen skal fornyes eller genforhandles, har virksomheden så et faktisk økonomisk grundlag for at vurdere prisen.
Hvordan håndteres løn til anlægsgartnere?
Løn kan være en omfattende del af administrationen i anlægsgartnerfirmaer. Virksomheden kan have både fastansatte og timelønnede medarbejdere, varierende arbejdstid, overarbejde, pension, ferie og eventuelle tillæg.
Derfor er det vigtigt, at tidsregistreringen og lønprocessen hænger sammen. Timer og ændringer skal afleveres inden lønkørslen, og hvis medarbejderne arbejder på forskellige projekter, er det samtidig en fordel, at timeforbruget kan bruges i projektøkonomien.
Hos ØENS kan vi stå for den samlede lønadministration, herunder lønkørsel, pension, ferie, ATP, indberetning til eIndkomst og relevante refusioner. Når bogføring og løn ligger samme sted, kan lønposterne samtidig afstemmes direkte til virksomhedens regnskab.
Hvad hvis medarbejderne er omfattet af en overenskomst?
Hvis virksomheden er omfattet af en kollektiv overenskomst, kan den stille krav til blandt andet løn, pension, arbejdstid, overarbejde og forskellige tillæg. De relevante vilkår skal kunne håndteres korrekt i lønsystemet.
ØENS Virksomhedsadministration kan administrere de lønvilkår, der gælder. Hvis virksomheden er i tvivl om selve overenskomstens anvendelse, fortolkning eller medarbejdernes juridiske rettigheder, er der derimod tale om et ansættelsesretligt spørgsmål.
Her kan ØENS Advokatfirmas specialister i arbejds- og ansættelsesret hjælpe med den juridiske vurdering.
Hvordan håndteres sæsonmedarbejdere?
Hvis virksomheden tilpasser bemandingen efter sæsonen, kan der opstå ekstra administration i forbindelse med nye medarbejdere og fratrædelser. Nye medarbejdere skal oprettes korrekt i lønsystemet, og virksomheden skal have styr på de relevante løn-, pensions- og ferieforhold.
Når medarbejderen stopper igen, skal den sidste løn og blandt andet eventuelle ferieforhold håndteres korrekt. Hvis virksomheden hvert år har flere sæsonansatte, er det derfor en fordel at have en fast proces for oplysninger, oprettelse og fratrædelse.
Den administrative proces kan ØENS hjælpe med gennem lønadministrationen. Selve ansættelseskontrakten og juridiske spørgsmål om tidsbegrænsede ansættelser eller opsigelser kan håndteres af ØENS Advokatfirma.
Hvordan håndteres biler, brændstof og maskiner i bogføringen?
Biler, maskiner, værktøj og brændstof kan udgøre en betydelig del af en anlægsgartners omkostninger. Derfor bør kontoplanen gøre det muligt at følge disse udgifter i stedet for at samle store dele af virksomhedens omkostninger på brede samleposter.
Den konkrete skattemæssige og momsmæssige behandling afhænger blandt andet af udgiftens art og anvendelse, og derfor bør særlige forhold vurderes konkret. Bogholderiets opgave er at sørge for, at dokumentationen bliver registreret korrekt og placeret, så virksomheden har det nødvendige grundlag til moms, skat og årsafslutning.
Et mere detaljeret økonomisk overblik kan samtidig hjælpe ledelsen med at se, hvad virksomhedens maskinpark faktisk koster. Det kan være relevant, når der skal tages stilling til, om en ældre maskine bør repareres, udskiftes eller erstattes af en anden løsning.
Hvad med underleverandører?
Anlægsgartnere kan benytte underleverandører til bestemte dele af et projekt. Det kan eksempelvis være specialarbejde eller ekstra kapacitet i travle perioder. Fakturaen fra underleverandøren bør knyttes til den relevante sag, så projektøkonomien viser den faktiske omkostning.
Virksomheden bør samtidig have klare aftaler om pris, ansvar og arbejdets omfang. Hvis underleverandøren udfører ekstraarbejde, eller der opstår mangler eller forsinkelser, kan det påvirke både virksomhedens økonomi og forholdet til kunden.
Den løbende leverandøradministration håndteres gennem bogføringen. Spørgsmål om entreprisekontrakter, ansvar eller tvister med underentreprenører kan derimod kræve rådgivning fra ØENS Advokatfirma.
Hvad gør man med kunder, der ikke betaler?
En faktura skaber først likviditet, når kunden betaler den. Derfor bør opfølgning på forfaldne fakturaer være en fast del af økonomifunktionen.
Når bogføringen er ajourført, kan virksomheden løbende se, hvilke kunder der mangler at betale, og hvor længe fakturaerne har været forfaldne. Det gør det muligt at følge op tidligere, før en gammel faktura bliver til et større problem.
Hvis kunden bestrider regningen eller ikke betaler efter den almindelige opfølgning, kan sagen udvikle sig fra administration til jura. Her kan ØENS Advokatfirmas specialister i inkassoinddrivelse hjælpe med den videre inddrivelse.
Hvorfor er et budget vigtigt for anlægsgartnere?
Et budget gør det muligt at planlægge virksomheden før året begynder. For en anlægsgartner kan det blandt andet indeholde forventet omsætning fordelt gennem året, medarbejderomkostninger, biler, maskiner, forsikringer, lokaler og andre faste udgifter.
Budgettet kan være ekstra værdifuldt i en sæsonpræget virksomhed, fordi man ikke behøver forvente samme omsætning hver måned. I stedet kan aktiviteten fordeles ud fra virksomhedens reelle sæson.
Når de faktiske tal løbende bliver sammenholdt med budgettet, kan ledelsen se, om udviklingen følger planen. Hvis omsætningen ligger under forventningen i den travle sæson, er det vigtigt at opdage det tidligt. Hvis materialeforbruget eller lønomkostningerne er højere end forventet, bør årsagen tilsvarende undersøges.
ØENS kan hjælpe med budget, rapportering og forecast, så budgettet bliver et aktivt styringsværktøj frem for et dokument, der kun bliver åbnet én gang om året.
Hvad er forecast – og hvorfor er det relevant?
Budgettet viser den plan, virksomheden havde ved årets begyndelse. Forecastet viser, hvad virksomheden nu forventer kommer til at ske.
Hvis foråret eksempelvis blev dårligere end forventet på grund af forsinkelser, kan virksomheden opdatere sin forventning til resten af året. Måske ligger noget af arbejdet blot forskudt til sommeren. Måske er ordrebogen faktisk mindre end planlagt. De to situationer kræver forskellige handlinger.
Forecastet gør det derfor muligt at bevare det oprindelige budget som sammenligningsgrundlag og samtidig have en opdateret forventning til årets resultat og likviditet.
Hvordan kan digitalisering gøre bogholderiet lettere?
I en anlægsgartnervirksomhed bliver økonomiske oplysninger ofte skabt forskellige steder. Medarbejderen registrerer timer på pladsen, leverandøren sender fakturaen, kontoret fakturerer kunden, og banken registrerer betalingen. Hvis alle oplysninger manuelt skal flyttes mellem systemerne, bruger virksomheden meget tid på administration og øger samtidig risikoen for fejl.
Et digitalt setup kan skabe bedre sammenhæng. Timer kan registreres elektronisk på den rigtige sag, leverandørfakturaer kan sendes direkte til regnskabssystemet, banken kan integreres, og kundeindbetalinger kan matches med fakturaer.
Hos ØENS hjælper vi med digitalisering og automatisering af bogholderiet. Vi tager udgangspunkt i virksomhedens eksisterende arbejdsgange og ser på, hvor systemerne kan arbejde bedre sammen.
Skal anlægsgartnere bogføre digitalt?
Anlægsgartnerfirmaer er omfattet af de almindelige regler i bogføringsloven. Virksomheder, der har pligt til at aflægge årsrapport, er omfattet af kravene om digital bogføring efter den trinvise indfasning. Fra 1. januar 2026 gælder digital bogføringspligt desuden for virksomheder, der ikke har pligt til at aflægge årsrapport, når den erhvervsmæssige nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår.
Det betyder, at reglerne også kan omfatte personligt ejede anlægsgartnerfirmaer. Erhvervsstyrelsen har samlet de aktuelle regler i sin vejledning om bogføringsloven.
Hos ØENS arbejder vi med digital bogføring og kan samtidig hjælpe virksomheden med at gennemgå, om det nuværende system og arbejdsgangene er hensigtsmæssige.
Skal man bruge bestemte økonomi- og ordrestyringssystemer?
Ikke nødvendigvis. På den eksisterende løsning hos ØENS arbejder vi blandt andet med e-conomic, Ordrestyring, Budget123 og Danløn i relevante kundesamarbejder, men den rigtige løsning afhænger af virksomheden.
Hvis anlægsgartneren allerede har et velfungerende ordrestyringssystem, giver det ikke nødvendigvis mening at skifte. Det kan være mere værdifuldt at undersøge, om det eksisterende system kan integreres bedre med regnskab, bank og løn.
Formålet bør ikke være at have flest mulige programmer. Formålet er, at data registreres så få gange som muligt, og at virksomhedens systemer understøtter den måde, medarbejderne faktisk arbejder på.
Hvad er igangværende arbejder?
Ved regnskabsårets afslutning kan anlægsgartneren have projekter, som er påbegyndt, men endnu ikke afsluttet eller fuldt faktureret. Disse igangværende arbejder kan have betydning for opgørelsen af virksomhedens resultat.
Derfor er det vigtigt at vide, hvilke projekter der fortsat er åbne, hvilke omkostninger der allerede er afholdt, hvad der er faktureret, og hvor langt arbejdet er kommet.
Et velfungerende ordrestyrings- og bogføringssetup gør arbejdet væsentligt lettere, fordi informationen allerede bliver registreret gennem året. Hvis virksomheden først ved årsafslutningen skal forsøge at rekonstruere status på alle åbne projekter, bliver processen både mere tidskrævende og usikker.
Når ØENS står for den løbende bogføring, kan oplysningerne klargøres som en del af virksomhedens årsregnskab.
Hvordan ved anlægsgartneren, hvilke opgaver der tjener bedst?
Det kræver, at virksomheden ser længere end omsætningen. En opgave på 250.000 kr. kan være dårligere forretning end en opgave på 100.000 kr., hvis den store opgave har krævet langt flere timer, materialer og underleverandører end forventet.
Ved at registrere direkte omkostninger på projekterne kan virksomheden sammenligne forskellige typer opgaver og se, hvor indtjeningen faktisk ligger. Måske er mindre vedligeholdelsesaftaler mere rentable end bestemte større anlæg. Måske er en bestemt kundetype særligt attraktiv. Eller måske viser analysen, at virksomhedens tilbud på en bestemt type arbejde generelt bliver sat for lavt.
Den viden er central for den fremtidige prissætning og strategi og er et godt eksempel på forskellen mellem almindelig bogføring og egentlig økonomistyring.
Hvordan ved virksomheden, om priserne er høje nok?
Prisen skal ikke kun dække medarbejderens timeløn og de materialer, kunden kan se på fakturaen. Virksomheden har også biler, værktøj, maskiner, administration, forsikringer, software, ferie, pension, ikke-fakturerbar tid og andre omkostninger, der skal finansieres gennem salget.
Hvis disse omkostninger stiger, mens priserne står stille, kan virksomhedens dækningsgrad gradvist blive presset, selv om omsætningen vokser.
En løbende analyse af de faktiske projekter kan derfor vise, om kalkulationerne holder. Hvis virksomheden konsekvent bruger 20 procent flere timer end forventet på en bestemt type opgave, bør fremtidige tilbud afspejle den erfaring.
Hvordan hænger bogføring og årsregnskab sammen?
Årsregnskabet bliver langt lettere at udarbejde, hvis økonomien er blevet bogført og afstemt korrekt gennem året. Bank, debitorer, kreditorer, løn, moms og større balanceposter skal ikke først ryddes op, når regnskabsåret er slut.
For en anlægsgartner er projektinformationen også vigtig ved årsskiftet, fordi igangværende arbejder og større investeringer kan kræve særlig opmærksomhed.
Hos ØENS kan den løbende bogføring derfor kombineres med årsregnskab og årsafslutning, så processen bliver sammenhængende fra den enkelte leverandørfaktura til årets samlede regnskab.
Hvis virksomheden er revisionspligtig eller ønsker en ekstern godkendt revisor, kan vi klargøre og afstemme regnskabsmaterialet, så revisor får et ordentligt grundlag at arbejde med.
Hvornår har anlægsgartneren brug for mere end en bogholder?
Når virksomheden er mindre, kan det være tilstrækkeligt, at bogføringen, moms og løn fungerer. Efterhånden som virksomheden vokser, bliver spørgsmålene ofte mere fremadrettede: Kan vi ansætte to medarbejdere mere? Har vi likviditet til en ny maskine? Hvilke opgaver tjener bedst? Hvorfor falder indtjeningen, selv om omsætningen vokser? Og hvordan ser resten af året ud?
På det tidspunkt bevæger behovet sig fra traditionel bogføring over mod økonomistyring og ledelsessparring.
ØENS kan udarbejde budget, likviditetsbudget, forecast og løbende rapportering og kombinere det med ledelsessparring. Dermed får virksomhedsejeren en økonomisk sparringspartner, der allerede kender tallene fra den løbende administration.
Hvornår giver det mening at outsource økonomiadministrationen?
Hvis virksomhedsejeren bruger aftener eller weekender på bogføring, eller hvis økonomien kun bliver opdateret op til momsfristerne, kan outsourcing frigøre betydelig tid. Det samme gælder, hvis virksomheden vokser, og administrationen er begyndt at fylde så meget, at den konkurrerer med kundearbejde og ledelse.
En ekstern løsning kan samtidig mindske sårbarheden. Bogføring, løn og myndighedsfrister bliver ikke afhængige af, om virksomhedsejeren selv har tid den pågældende uge.
Hos ØENS kan samarbejdet tilpasses gennem vores administrationspakker, så virksomheden selv vælger, hvor meget af økonomifunktionen den ønsker at beholde internt.
Hvilken administrationspakke passer til en anlægsgartner?
Basis er relevant for virksomheden, der primært ønsker hjælp til den løbende bogføring, betalinger, moms, afstemning og klargøring af regnskabet. Medium går videre og inkluderer blandt andet lønadministration, Digital Post, relevante Virk-opgaver og kvartalsvis økonomiopfølgning. Businesspartner er vores mest omfattende løsning og kombinerer den løbende administration med månedlig afstemning, månedsrapportering, økonomimøder og ledelsessparring.
De aktuelle priser starter fra 40.000 kr. årligt ekskl. moms for Basis, 72.000 kr. for Medium og 96.000 kr. for Businesspartner. Den konkrete pris afhænger blandt andet af virksomhedens transaktionsmængde, antal medarbejdere og administrative kompleksitet.
Se alle vores administrationspakker og priser.
Hvad hvis anlægsgartneren får en juridisk udfordring?
Økonomi og jura mødes ofte i anlægsgartnerens projekter. Det kan være uenighed om ekstraarbejder, betaling, mangler, forsinkelser eller underentreprenører. Det kan også være en kunde, der ikke betaler, eller et spørgsmål om medarbejdernes ansættelsesvilkår.
Hos ØENS håndterer Virksomhedsadministrationen den økonomiske og administrative del, mens ØENS Advokatfirma kan inddrages, når spørgsmålet kræver juridisk rådgivning.
For større anlægsprojekter kan entrepriseret være særlig relevant. Hvis problemet handler om en ubetalt faktura, kan vores specialister i inkassoinddrivelse hjælpe med den juridiske inddrivelse. Og når virksomheden får flere medarbejdere, kan teamet for arbejds- og ansættelsesret hjælpe med de juridiske medarbejderspørgsmål.
Sådan hjælper ØENS anlægsgartnere
Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi anlægsgartnere med at skabe en økonomifunktion, der følger med den praktiske drift. Vi kan håndtere bogføring, leverandørbetalinger, kundeindbetalinger, moms, lønadministration og klargøring til årsregnskabet. Vi kan samtidig hjælpe med digitalisering og integration mellem ordrestyring, tidsregistrering og økonomisystem, så informationen i højere grad følger projektet fra medarbejderens tidsregistrering til den endelige faktura og bogføring.
For virksomheder med behov for mere økonomisk overblik kan samarbejdet udvides med budget, forecast, likviditetsstyring og rapportering. Hvis virksomheden ønsker en tættere økonomisk sparringspartner, kan vores Businesspartner – CFO Service kombinere administrationen med månedsrapportering, økonomimøder og ledelsessparring.
Og hvis en kunde, medarbejder eller entreprisekontrakt skaber en juridisk problemstilling, kan vi trække på specialisterne i ØENS Advokatfirma. På den måde kan virksomhedens økonomiske, administrative og juridiske spørgsmål håndteres gennem det samme rådgivningshus.
Kontakt os uforpligtende om bogføring til din anlægsgartnervirksomhed.
Snak med en specialist indenfor området
Ofte stillede spørgsmål om bogføring for anlægsgartnere
Hvad kan ØENS hjælpe en anlægsgartner med?
ØENS kan blandt andet hjælpe med løbende bogføring, betalinger, moms, løn, kunde- og leverandøropfølgning, regnskabsafstemning og årsafslutning. Samarbejdet kan desuden udvides med ordrestyring, digitalisering, projektøkonomi, budget, likviditetsstyring, rapportering og ledelsessparring.
Hvorfor er projektøkonomi vigtig for anlægsgartnere?
Projektøkonomi gør det muligt at sammenholde projektets fakturering med blandt andet medarbejdertimer, materialer og underleverandører. Dermed kan virksomheden se, om de enkelte projekter giver den forventede indtjening og bruge erfaringerne til at forbedre fremtidige kalkulationer og tilbud.
Kan ØENS håndtere løn til medarbejderne?
Ja. ØENS kan stå for lønadministration med blandt andet lønkørsel, pension, ferie, ATP, indberetninger til eIndkomst og relevante refusioner. Når ØENS samtidig håndterer bogføringen, kan lønnen afstemmes direkte til regnskabet.
Kan ØENS hjælpe med ordrestyring?
Ja. ØENS kan gennemgå virksomhedens nuværende ordrestyrings- og økonomisystem og hjælpe med at skabe bedre integration mellem blandt andet tidsregistrering, materialer, fakturering, bank og bogføring. Målet er at mindske dobbeltarbejde og skabe et bedre projekt- og økonomioverblik.
Skal anlægsgartnere bogføre digitalt?
Anlægsgartnerfirmaer følger de almindelige regler om digital bogføring. Virksomheder med pligt til at aflægge årsrapport er omfattet efter den trinvise indfasning, og fra 1. januar 2026 gælder kravet desuden for ikke-årsregnskabspligtige virksomheder, når den erhvervsmæssige nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår.
Hvordan kan en anlægsgartner få bedre styr på likviditeten?
Det begynder med ajourført bogføring og overblik over kunde- og leverandørposter. Et likviditetsbudget kan derefter vise de forventede ind- og udbetalinger frem i tiden, hvilket er særligt relevant, når materialer og løn skal betales, før kunderne betaler deres fakturaer.
Kan ØENS hjælpe med ubetalte fakturaer?
Virksomhedsadministrationen kan hjælpe med det løbende overblik over debitorerne og opfølgning på åbne poster. Hvis en faktura udvikler sig til egentlig inkasso eller en juridisk tvist, kan ØENS Advokatfirma inddrages.
Kan ØENS også hjælpe med entrepriseret?
Ja. ØENS Virksomhedsadministration håndterer virksomhedens økonomiske og administrative forhold, mens ØENS Advokatfirma kan rådgive om entrepriseret, herunder aftaler, ekstraarbejder, betaling, mangler, forsinkelse og tvister.
Få økonomien til at følge med projekterne
En travl anlægsgartnervirksomhed kan hurtigt få mange økonomiske bevægelser på én gang. Medarbejderne arbejder på forskellige projekter, materialer bliver købt hos flere leverandører, maskiner og biler skal holdes kørende, og kunderne betaler på forskellige tidspunkter. Hvis bogføringen ikke følger med, bliver det svært at se, hvilke projekter der faktisk skaber værdi, og hvor pengene befinder sig. Derfor handler god økonomiadministration ikke kun om at få moms og regnskab afleveret til tiden. Den skal give virksomhedsejeren mulighed for at se sammenhængen mellem projekterne og økonomien. Timer, materialer, fakturering og betalinger skal kunne følges, og hvis virksomheden vokser, skal økonomifunktionen kunne vokse med.
Hos ØENS Virksomhedsadministration kan vi overtage de tilbagevendende økonomiopgaver og samtidig hjælpe med at gøre virksomhedens systemer og rapportering mere brugbare. Det kan begynde med bogføring og moms og udvikle sig til en samlet økonomifunktion med løn, projektopfølgning, budgetter, rapportering og ledelsessparring.
Vi har kontor på Amager i København og hjælper anlægsgartnere i hele Danmark. Har du spørgsmål til bogføring, projektøkonomi, likviditet, løn eller digitalisering af din anlægsgartnervirksomhed, er du altid velkommen til at tage fat i os.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER
