Hvor meget af virksomhedens økonomiadministration vil du selv bruge tid på?
Bogføring, betalinger, moms, løn, kundeindbetalinger, Digital Post, refusioner og økonomirapportering er hver for sig nødvendige opgaver. Tilsammen kan de imidlertid udvikle sig til en betydelig administrativ funktion, som kræver tid hver uge og samtidig skal fungere, uanset om virksomhedsejeren har travlt, holder ferie eller helst vil fokusere på kunder og drift.
For nogle virksomheder er behovet relativt enkelt. De har selv styr på fakturering og den daglige økonomi, men ønsker en professionel samarbejdspartner til bogføring, moms og løbende afstemning. Andre virksomheder ønsker også at outsource lønadministrationen og håndteringen af Digital Post. Og for virksomheder med større behov kan det være relevant at outsource stort set hele økonomifunktionen og samtidig få løbende rapportering, økonomimøder og ledelsessparring.
Derfor har vi hos ØENS Virksomhedsadministration opbygget vores samarbejde omkring tre administrationspakker: Basis, Medium og Businesspartner. Pakkerne gør det lettere at forstå forskellen på de forskellige niveauer af hjælp, men løsningen bliver altid tilpasset den konkrete virksomhed. En håndværksvirksomhed med mange leverandørfakturaer har ikke nødvendigvis samme behov som en konsulentvirksomhed med få bilag, og en virksomhed med 20 medarbejdere kræver naturligt mere lønadministration end en ejerledet virksomhed uden ansatte.
Formålet er derfor ikke at presse virksomheden ned i en standardpakke. Formålet er at skabe en tydelig ramme for, hvilke opgaver I ønsker at beholde internt, og hvilke ØENS skal overtage. På den måde kan virksomhedens økonomifunktion udvikle sig i takt med virksomheden.
Kontakt os om en pakkeløsning til din virksomhed →
Hvad er en administrationspakke?
En administrationspakke er en samlet løsning, hvor ØENS overtager en række tilbagevendende opgaver omkring virksomhedens økonomi og administration. I stedet for at virksomheden køber bogføring, moms, løn og øvrige opgaver som en række løsrevne ydelser, bliver ansvarsfordelingen samlet i et løbende samarbejde med en fast kontaktperson.
Det giver især værdi, fordi opgaverne hænger sammen. Momsindberetningen bygger på bogføringen. Løndata skal ind i regnskabet. Kundeindbetalinger påvirker debitorerne og likviditeten. Årsafslutningen bliver lettere, når regnskabet er afstemt gennem året. Og en økonomirapport bliver kun værdifuld, hvis de underliggende tal er aktuelle og korrekte.
Når flere af opgaverne håndteres samme sted, kan processerne derfor bygges op som én samlet økonomifunktion i stedet for en række enkeltstående administrative handlinger. Samtidig ved virksomheden, hvem den skal kontakte, når der opstår et spørgsmål.
Hvorfor outsource virksomhedens bogholderi?
Der er mange grunde til at outsource bogholderiet, men for de fleste virksomheder handler det grundlæggende om tid, kompetencer og kontinuitet. Virksomhedsejeren er sjældent startet virksomhed for at bruge flere timer om ugen på bilag, bankafstemninger og moms. Alligevel bliver administrationen ofte liggende hos ejeren i de første år, fordi virksomheden endnu ikke er stor nok til en intern økonomifunktion.
Når virksomheden vokser, vokser administrationen som regel også. Flere kunder betyder flere fakturaer og indbetalinger. Flere leverandører betyder flere bilag og betalinger. Ansatte medfører løn, pension, ferie og refusioner. På et tidspunkt kan de timer, ejeren sparer ved selv at bogføre, derfor koste mere i tabt tid til salg, kunder og ledelse.
Outsourcing kan samtidig mindske personafhængigheden. Hvis al viden om bogføringen ligger hos én medarbejder eller virksomhedsejeren selv, bliver økonomifunktionen sårbar ved sygdom, ferie eller medarbejderskifte. En ekstern økonomipartner kan skabe mere faste arbejdsgange og sikre kontinuitet i de tilbagevendende opgaver.
Betyder outsourcing, at virksomheden mister kontrollen over økonomien?
Nej – målet bør faktisk være det modsatte. Virksomheden kan outsource udførelsen af økonomiopgaverne uden at outsource ledelsens ansvar eller beslutninger.
En god ekstern økonomifunktion skal skabe mere gennemsigtighed. Virksomheden skal fortsat kunne se regnskabet, forstå udviklingen og godkende de dispositioner, hvor det er nødvendigt. Arbejdsgange omkring eksempelvis betaling af regninger bliver aftalt på forhånd, så det er tydeligt, hvem der gør hvad, og hvilke godkendelser virksomheden ønsker at bevare.
Jo mere omfattende samarbejdet er, desto vigtigere bliver den løbende dialog. Derfor indeholder vores Businesspartner-løsning ikke bare flere administrative opgaver, men også rapportering og økonomimøder. Virksomheden får dermed ikke mindre indsigt i økonomien, fordi administrationen flyttes ud – den kan tværtimod få et mere struktureret økonomisk overblik.
Hvad indeholder ØENS Basispakke?
Basispakken er målrettet virksomheder, der selv ønsker at beholde en del af administrationen, men vil have hjælp til de grundlæggende og tilbagevendende økonomiopgaver. Den koster aktuelt fra 40.000 kr. årligt ekskl. moms, og den endelige pris afhænger blandt andet af virksomhedens størrelse, transaktionsmængde og konkrete behov.
Pakken omfatter blandt andet betaling af regninger, bogføring af bilagsmateriale og kundeindbetalinger, opfølgning på kunder og leverandører i samarbejde med virksomheden, momsindberetning, løbende rådgivning om virksomhedens IT- og økonomiløsninger samt afstemning og klargøring af regnskabet til årsafslutningen. Derudover indgår løbende support og et onlinemøde i forbindelse med årsregnskabet.
Basispakken passer derfor især til virksomheden, der gerne vil slippe for den løbende bogføring, men ikke nødvendigvis har behov for, at ØENS overtager løn, Digital Post og mere omfattende økonomirapportering. Hvis behovet ændrer sig, kan andre ydelser tilføjes, eller virksomheden kan bevæge sig til en mere omfattende pakke.
Hvem passer Basispakken til?
Basispakken kan være relevant for mindre virksomheder med en relativt enkel økonomi. Det kan eksempelvis være en ejerledet konsulentvirksomhed, en mindre håndværksvirksomhed eller et selskab med få eller ingen ansatte, hvor ejeren selv håndterer en del af den administrative kontakt til myndigheder og medarbejdere.
Det afgørende er ikke kun virksomhedens størrelse. To virksomheder med samme omsætning kan have vidt forskellige administrative behov. En virksomhed med ti fakturaer om måneden er noget andet end en virksomhed med flere hundrede transaktioner, selv om de omsætter for det samme beløb.
Derfor ser vi blandt andet på antal bilag, bankkonti, momsforhold, medarbejdere, systemer og virksomhedens egne ønsker, når vi vurderer, om Basis er det rigtige udgangspunkt.
Hvad indeholder ØENS Mediumpakke?
Mediumpakken går et skridt videre. Den er målrettet virksomheder, der ikke kun ønsker hjælp til bogføring og moms, men også vil outsource en større del af den daglige administration. Pakken koster aktuelt fra 72.000 kr. årligt ekskl. moms.
Ud over de grundlæggende bogførings- og momsopgaver omfatter Medium blandt andet administration af virksomhedens Digital Post, assistance med relevante ændringer på Virk, fuld lønadministration og håndtering af relevante sygedagpenge- og barselsrefusioner. Derudover indgår kvartalsvise onlinemøder, hvor de realiserede tal kan sammenholdes med virksomhedens budget.
Det betyder, at Medium ikke kun handler om at få bogført bilagene. Virksomheden får en mere samlet administrativ funktion og samtidig en fast rytme for økonomisk opfølgning.
Hvem passer Mediumpakken til?
Medium er relevant for virksomheder, hvor administrationen er begyndt at fylde mere. Det kan eksempelvis være, fordi virksomheden har fået flere medarbejdere, eller fordi virksomhedsejeren ønsker at slippe for at holde styr på løn, refusioner, myndighedspost og andre tilbagevendende administrative opgaver.
Pakken kan også være relevant, hvis virksomheden ønsker et mere systematisk økonomisk overblik, men endnu ikke har behov for egentlig månedlig ledelsesrapportering. De kvartalsvise møder skaber mulighed for at stoppe op og se på, hvordan virksomheden udvikler sig i forhold til forventningerne.
Hvis virksomheden har et budget, kan de realiserede resultater sammenholdes med det. Hvis der opstår væsentlige afvigelser, kan de undersøges, inden hele regnskabsåret er gået. Ønsker virksomheden mere omfattende økonomistyring, kan budget, forecast og likviditetsbudget også inddrages særskilt.
Hvad er ØENS Businesspartner?
Businesspartner – din CFO Service er vores mest omfattende administrationspakke og er målrettet virksomheder, der ønsker at outsource stort set hele den løbende økonomifunktion og samtidig få tæt økonomisk opfølgning og ledelsessparring. Pakken koster aktuelt fra 96.000 kr. årligt ekskl. moms.
Her håndterer ØENS blandt andet betalinger, bogføring, kunde- og leverandøropfølgning, moms, løn og den løbende afstemning af regnskabet. Dertil kommer månedsrapportering, månedlige økonomimøder og ledelsessparring.
Businesspartner er dermed mere end en bogføringspakke. Tanken er at skabe en ekstern økonomifunktion, som både håndterer tallene og hjælper virksomhedens ledelse med at bruge dem. Det kan være et alternativ for virksomheder, der har behov for CFO-lignende kompetencer, men ikke nødvendigvis har brug for en intern økonomichef på fuld tid.
Hvornår har virksomheden brug for en ekstern CFO-funktion?
Behovet opstår ofte, når virksomhedens økonomi bliver mere kompleks end det almindelige bogholderi. Ledelsen har måske brug for månedlig rapportering, hjælp til budgetter og forecast, bedre styring af likviditeten eller en sparringspartner, der kan hjælpe med at vurdere økonomiske konsekvenser af nye beslutninger.
Det behøver ikke betyde, at virksomheden er meget stor. En ejerledet virksomhed med ti eller tyve medarbejdere kan have betydelige økonomiske beslutninger, selv om den ikke har størrelse til at ansætte en CFO. Virksomheden kan eksempelvis stå over for vækst, større investeringer, nye lokaler eller betydelige ansættelser.
Her kan Businesspartner fungere som et mellemtrin mellem almindelig ekstern bogføring og en intern økonomiafdeling. Den daglige administration ligger hos ØENS, mens de løbende økonomimøder giver ledelsen adgang til et mere aktivt økonomisk beslutningsgrundlag.
Hvad er forskellen på Basis, Medium og Businesspartner?
Forskellen handler især om, hvor stor en del af økonomifunktionen virksomheden ønsker at outsource, og hvor tæt ØENS skal være på virksomhedens økonomiske ledelse.
Basis fokuserer på fundamentet: bogføring, betalinger, moms, afstemning og klargøring til årsafslutning. Medium tilføjer blandt andet lønadministration, Digital Post, relevante Virk-opgaver, refusioner og kvartalsvis økonomiopfølgning. Businesspartner går videre med månedlig afstemning, månedsrapportering, økonomimøder og ledelsessparring.
Virksomheden behøver derfor ikke starte med den største løsning. Mange virksomheder udvikler deres samarbejde med ØENS i takt med, at virksomheden vokser. Det kan begynde med bogføring og moms og senere blive udvidet med løn, økonomistyring og ledelsessparring.
Hvorfor har pakkerne fra-priser?
Prisen på bogføring og økonomiadministration afhænger i høj grad af mængden og kompleksiteten af arbejdet. Antallet af bilag, medarbejdere, bankkonti, selskaber og transaktioner har betydning, og det samme gælder virksomhedens systemer og kvaliteten af den eksisterende bogføring.
En virksomhed med få, strukturerede digitale bilag kan være væsentligt mindre tidskrævende at administrere end en virksomhed, hvor dokumentationen kommer fra mange forskellige steder, selv hvis virksomhedernes omsætning er den samme.
Derfor er priserne på 40.000 kr., 72.000 kr. og 96.000 kr. årligt ekskl. moms fra-priser. Før samarbejdet starter, ser vi på virksomhedens konkrete forhold og aftaler opgaverne, så virksomheden ved, hvad løsningen omfatter.
Hvad koster en bogholder om måneden?
Det afhænger af opgaverne, og derfor kan et enkelt månedligt beløb være misvisende, hvis man sammenligner løsninger uden at se på indholdet. En bogholder, der alene registrerer bilag, leverer ikke nødvendigvis samme ydelse som en samarbejdspartner, der også håndterer betalinger, moms, løn, afstemning, Digital Post, rapportering og økonomisk sparring.
ØENS’ administrationspakker er prissat årligt, fordi samarbejdet strækker sig over hele virksomhedens økonomiske årshjul. Basispakken starter aktuelt fra 40.000 kr. årligt ekskl. moms, Medium fra 72.000 kr., og Businesspartner fra 96.000 kr. Det svarer ikke nødvendigvis til en identisk arbejdsindsats hver måned, fordi eksempelvis momsfrister, løn, ferieperioder og årsafslutning skaber variation gennem året.
Når løsninger sammenlignes, bør virksomheden derfor se på både pris, opgaver, ansvar og hvor meget intern tid løsningen reelt frigiver.
Kan virksomheden købe enkelte ydelser uden en pakke?
Ja. Administrationspakkerne er en måde at skabe en enkel ramme omkring et løbende samarbejde, men virksomheder kan også have behov for enkelte ydelser. Det kan eksempelvis være årsregnskab, lønadministration, lønsumsafgift eller hjælp med et budget.
Det kan også være, at virksomheden allerede har en intern medarbejder, der håndterer bestemte dele af økonomifunktionen, mens ØENS tager sig af resten. Samarbejdet behøver derfor ikke være alt eller intet.
Fordelen ved pakkeløsningen er især, at flere af de tilbagevendende opgaver samles i én fast arbejdsgang. Det reducerer behovet for løbende at bestille de samme opgaver og gør ansvarsfordelingen tydeligere.
Kan løsningen ændres, hvis virksomheden vokser?
Ja. Faktisk bør den gøre det, hvis behovet ændrer sig.
En virksomhed, der starter uden ansatte, kan få behov for lønadministration, når den første medarbejder bliver ansat. Senere kan ledelsen få behov for kvartalsvis opfølgning, og hvis virksomheden vokser yderligere, kan månedlig økonomistyring og ledelsessparring blive relevant.
Omvendt kan der også være situationer, hvor en virksomhed hjemtager en opgave og derfor ikke længere har behov for samme omfang af assistance.
Pakkernes funktion er derfor ikke at låse virksomheden fast. De skaber en struktur, som kan justeres, når virksomhedens økonomi og organisation ændrer sig.
Hvem bliver virksomhedens kontaktperson?
Et vigtigt element i samarbejdet er, at virksomheden får en fast kontakt hos ØENS Virksomhedsadministration. Det betyder, at spørgsmål ikke hver gang starter fra nul hos en ny person, der først skal sætte sig ind i virksomheden.
Jo længere samarbejdet varer, desto mere lærer vi virksomhedens økonomi, systemer og arbejdsgange at kende. Det kan gøre både den løbende administration og den økonomiske sparring mere effektiv.
Samtidig er virksomheden ikke afhængig af kun én enkelt person. Opgaverne ligger i en organisation med flere virksomhedskonsulenter og adgang til øvrige kompetencer i ØENS Rådgivningshus.
Det giver mulighed for at kombinere den nære kontakt med større organisatorisk kontinuitet.
Kan ØENS betale virksomhedens regninger?
Ja. Betaling af leverandørregninger indgår i vores administrationspakker, og den konkrete arbejdsgang aftales med virksomheden. Formålet er ikke, at virksomheden skal afgive ukontrolleret adgang til sin økonomi, men at skabe en praktisk og sikker proces for betalingerne.
Virksomheden kan eksempelvis have interne godkendelsesprocedurer, som skal respekteres, før en faktura bliver gjort klar til betaling. Hvor mange godkendelsesled der er relevante, afhænger af virksomhedens størrelse og organisation.
Når fakturahåndtering, bogføring og betaling ligger i samme proces, bliver det samtidig lettere at sikre, at det rigtige bilag hænger sammen med den rigtige betaling.
Hvad betyder fuldt digitalt bogholderi?
Alle tre administrationspakker tager udgangspunkt i et digitalt bogholderi. Målet er, at bilag og økonomiske oplysninger bevæger sig så effektivt som muligt mellem virksomhedens systemer og ØENS, så der ikke bruges unødig tid på manuel håndtering.
Det kan blandt andet omfatte digitale bilag, bankintegration, fakturahåndtering og automatisering af gentagne bogføringsopgaver. Den konkrete løsning afhænger af virksomhedens eksisterende systemer og arbejdsgange.
Digitaliseringen handler samtidig ikke kun om effektivitet. Bogføringsloven stiller krav om digital bogføring for de virksomheder, der er omfattet af reglerne. Erhvervsstyrelsen har en offentlig fortegnelse over registrerede digitale bogføringssystemer, hvor man kan se de standardsystemer, som er registreret efter reglerne.
Hos ØENS hjælper vi også særskilt med digitalisering og automatisering af bogholderiet, hvis virksomhedens nuværende setup kan forbedres.
Hvad betyder løbende rådgivning om IT-løsninger?
Virksomhedens økonomisystem bør ikke stå stille, hvis arbejdsgangene ændrer sig. Nye funktioner og integrationer kan gøre en proces lettere, og når virksomheden vokser, kan det eksisterende setup få behov for at blive justeret.
Derfor indgår løbende overvågning og rådgivning om IT-løsninger i administrationspakkerne. Det kan eksempelvis handle om, hvordan bilag kommer ind i systemet, hvordan banken er integreret, eller om virksomheden bruger uhensigtsmæssigt meget tid på en proces, der kan automatiseres.
Formålet er ikke at tilføje så mange programmer som muligt. Tværtimod bør den digitale løsning være så enkel som muligt og samtidig kunne håndtere virksomhedens faktiske behov.
Hvad betyder administration af Digital Post?
Virksomheder med CVR-nummer modtager som udgangspunkt Digital Post fra offentlige myndigheder, og virksomheden har ansvar for at læse den. Det kan være meddelelser fra blandt andet Skattestyrelsen, Erhvervsstyrelsen eller andre myndigheder, og noget af posten kan indeholde frister, der kræver handling.
Virk beskriver, at virksomheder automatisk bliver tilmeldt Digital Post ved registreringen i CVR, og at virksomheden har pligt til at læse den myndighedspost, den modtager. Du kan læse Virks officielle vejledning om Digital Post til virksomheder.
Administration af Digital Post indgår i Medium og Businesspartner. Det betyder, at myndighedsposten kan indgå som en del af den almindelige administrative arbejdsgang i stedet for at være endnu en indbakke, virksomhedsejeren selv skal huske at kontrollere.
Kan ØENS hjælpe med ændringer på Virk?
Ja. I Medium og Businesspartner kan assistance med relevante ændringer på Virk indgå i samarbejdet.
Virksomhedens oplysninger kan ændre sig over tid. Det kan eksempelvis være registreringer, der relaterer sig til virksomhedens administrative forhold eller andre oplysninger, hvor ØENS har fået den nødvendige adgang til at bistå.
Den konkrete mulighed afhænger naturligvis af ændringens karakter og de nødvendige rettigheder. Hvis ændringen samtidig har selskabsretlig betydning, kan der være behov for juridisk rådgivning fra ØENS Advokatfirma.
Kan ØENS håndtere løn og refusioner?
Ja. Fuld lønadministration indgår i Medium og Businesspartner. Det kan blandt andet omfatte lønkørsel, pension, feriepenge, ATP, relevante personalegoder og indberetninger til eIndkomst.
Hvis virksomheden har medarbejdere på barsel eller med længerevarende sygdom, kan relevante refusioner desuden indgå i administrationen. Der gælder frister for en række refusionsordninger, og det er derfor vigtigt, at virksomheden giver oplysninger om fravær videre i tide.
Du kan læse mere om hele området på vores side om lønadministration.
Hvem holder styr på momsfristerne?
Når momsindberetning indgår i samarbejdet, håndterer ØENS den aftalte momsadministration med udgangspunkt i virksomhedens konkrete momsperiode. Det kan være halvårlig, kvartalsvis eller anden relevant afregning afhængigt af virksomheden.
Men en korrekt momsindberetning kræver, at bogføringen og materialet er på plads. Derfor aftaler vi med virksomheden, hvornår bilag og andre oplysninger skal være tilgængelige.
Fordelen ved at kombinere bogføring og moms er netop, at momsopgørelsen bygger på den bogføring, vi allerede arbejder med. Eventuelle spørgsmål kan derfor undersøges som en del af den samme proces.
Er årsregnskabet inkluderet i administrationspakkerne?
Pakkerne omfatter afstemning og klargøring af regnskabet til årsafslutningen, men selve årsregnskabet er en særskilt ydelse og kan tilkøbes efter virksomhedens behov.
Det er en vigtig forskel. Den løbende bogføring og afstemning gennem året sørger for, at regnskabsgrundlaget er på plads. Selve årsregnskabet afslutter derefter regnskabsåret og omfatter de relevante afslutnings- og indberetningsopgaver.
Når ØENS allerede har håndteret og afstemt bogføringen gennem året, vil en stor del af materialet være kendt og struktureret inden årsafslutningen. Det gør processen væsentligt mere sammenhængende.
Hvorfor indgår økonomimøder i de større pakker?
Når virksomheden ønsker mere end almindelig bogføring, bliver samtalen om tallene vigtig. Medium indeholder kvartalsvise økonomimøder, mens Businesspartner arbejder med en månedlig rytme.
Møderne gør det muligt at sammenholde de faktiske resultater med virksomhedens forventninger og tage stilling til væsentlige ændringer. Hvis salget ligger under budget, eller omkostningerne er steget, kan ledelsen undersøge årsagen. Hvis likviditeten bliver presset, kan der reageres tidligere.
Det er den centrale forskel mellem alene at få lavet regnskabet og faktisk bruge regnskabet til økonomistyring.
Hvad er forskellen på bogholderi og CFO Service?
Bogholderiet skaber det økonomiske fundament. Her bliver virksomhedens transaktioner registreret, bankkonti afstemt, moms håndteret og økonomisk dokumentation struktureret.
CFO-funktionen bruger informationen til et andet niveau af opfølgning. Her handler det blandt andet om rapportering, budgetter, forecast, likviditet og økonomisk sparring med ledelsen.
En virksomhed har derfor ikke nødvendigvis brug for CFO Service, bare fordi den har brug for en bogholder. Men når ledelsen begynder at efterspørge mere aktive økonomiske analyser og beslutningsstøtte, kan en CFO-lignende funktion være det næste naturlige skridt.
Businesspartner kombinerer de to niveauer, så økonomifunktionen både producerer regnskabsdata og hjælper ledelsen med at bruge dem.
Hvilke virksomheder kan bruge ØENS’ administrationspakker?
Pakkerne er målrettet mindre og mellemstore virksomheder og kan tilpasses virksomheder på tværs af brancher. ØENS arbejder blandt andet med håndværkere, konsulentvirksomheder, læger, tandlæger og andre ejerledede virksomheder.
Behovene varierer fra branche til branche. En håndværker kan have mange leverandørfakturaer og behov for tæt opfølgning på kunder. En læge- eller tandlægeklinik kan have medarbejdere, lønsumsafgift og særlige momsforhold. En konsulentvirksomhed kan have få bilag, men stort behov for rapportering og ledelsessparring.
Derfor er virksomhedens branche relevant, men pakken bliver ikke valgt alene ud fra branchebetegnelsen. Vi ser på den konkrete administration.
Kan en nystartet virksomhed bruge en administrationspakke?
Ja. Faktisk kan det være en fordel at etablere gode arbejdsgange fra begyndelsen i stedet for først at ændre dem, når administrationen er vokset sig stor.
En nystartet virksomhed kan få hjælp med at strukturere bogføringen, vælge et hensigtsmæssigt digitalt setup og skabe faste processer omkring moms og bilag. Hvis virksomheden får ansatte, kan lønadministrationen kobles på senere.
Det betyder ikke nødvendigvis, at en nystartet virksomhed skal vælge den mest omfattende pakke. Ofte kan Basis være et naturligt udgangspunkt, hvis økonomien er relativt enkel.
Når virksomheden vokser, kan løsningen udvides uden at hele økonomifunktionen skal bygges op fra bunden igen.
Hvad skal der ske, før ØENS kan overtage bogføringen?
Et godt samarbejde starter med en ordentlig overdragelse. Vi skal blandt andet forstå virksomhedens eksisterende systemer, bank, momsperiode, fakturering og nuværende bogføring. Hvis en tidligere bogholder har håndteret økonomien, skal det samtidig være tydeligt, hvor vedkommendes arbejde slutter, og hvor ØENS overtager.
Vi ser også på, om regnskabet er ajourført og afstemt. Hvis der ligger ældre poster eller manglende bilag, kan der være behov for en indledende oprydning.
Derefter aftaler vi arbejdsgangene. Hvordan kommer leverandørfakturaer ind? Hvem godkender betalinger? Hvem sender oplysninger om nye medarbejdere? Og hvornår skal materialet være hos os?
Jo tydeligere processen er fra starten, desto mindre tid skal både virksomheden og ØENS bruge på at efterspørge oplysninger bagefter.
Kan man skifte bogholder midt i regnskabsåret?
Ja. Det er ikke nødvendigt at vente til 1. januar eller begyndelsen af et nyt regnskabsår for at skifte bogholder.
Det vigtigste er, at overgangen bliver dokumenteret. Det skal være tydeligt, hvilken dato ØENS overtager, hvilke perioder den tidligere bogholder har afsluttet, og om eksempelvis den seneste momsperiode er færdigbehandlet.
Bank, debitorer, kreditorer og andre væsentlige regnskabsposter bør samtidig afstemmes eller gennemgås, så eventuelle gamle forskelle ikke bare bliver videreført.
Et bogholderskifte er også et godt tidspunkt at gennemgå virksomhedens digitale setup og se, om arbejdsgangene kan forbedres gennem digitalisering og automatisering.
Hvad med virksomhedens juridiske spørgsmål?
ØENS Virksomhedsadministration håndterer virksomhedens økonomiske og administrative opgaver, men mange virksomheder oplever også løbende spørgsmål, der kræver juridisk rådgivning.
Det kan eksempelvis være ansættelseskontrakter, selskabsændringer, ejeraftaler, kommercielle kontrakter, persondata eller tvister. Her kan vi inddrage de relevante specialister i ØENS Advokatfirma.
Fordelen er, at virksomheden ikke selv skal begynde forfra med at finde en ny rådgiver og forklare hele organisationen, hver gang et spørgsmål bevæger sig fra administration til jura. De forskellige fagligheder findes i samme rådgivningshus og kan samarbejde, når opgaven kræver det.
Hvordan vælger man den rigtige administrationspakke?
Start ikke med pakken. Start med virksomhedens hverdag.
Hvilke økonomiopgaver bruger virksomheden tid på i dag? Hvilke vil I gerne beholde internt? Hvor mange ansatte har virksomheden? Hvem holder øje med Digital Post og myndighedsfrister? Hvor ofte ønsker ledelsen økonomisk rapportering? Og er behovet primært, at bogføringen bliver lavet, eller ønsker I også en aktiv økonomisk sparringspartner?
Hvis behovet primært er bogføring og moms, vil Basis ofte være det naturlige udgangspunkt. Hvis virksomheden også ønsker løn, Digital Post og kvartalsvis opfølgning, peger behovet mere mod Medium. Og hvis virksomhedens mål er at outsource økonomifunktionen og samtidig have månedlig rapportering og ledelsessparring, er Businesspartner den relevante løsning.
Vi gennemgår behovene sammen med jer, inden samarbejdet starter, så løsningen passer til virksomheden frem for omvendt.
Sådan hjælper ØENS med virksomhedens samlede økonomiadministration
Hos ØENS Virksomhedsadministration kan vi fungere som alt fra virksomhedens eksterne bogholder til en mere omfattende ekstern økonomifunktion. Fælles for løsningerne er, at vi tager udgangspunkt i virksomhedens behov og skaber en klar ansvarsfordeling.
Basispakken giver hjælp til de centrale økonomiopgaver som bogføring, betalinger, moms og afstemning. Medium udvider samarbejdet med blandt andet lønadministration, Digital Post, Virk-opgaver, refusioner og kvartalsvis økonomiopfølgning. Businesspartner fungerer som vores CFO Service og kombinerer den løbende økonomiadministration med månedlig rapportering, økonomimøder og ledelsessparring.
På tværs af pakkerne arbejder vi samtidig med et digitalt bogholderi og løbende optimering af virksomhedens økonomisystemer. Hvis virksomheden har behov for andre ydelser, kan samarbejdet udvides med blandt andet årsregnskab, økonomistyring og andre opgaver.
Og hvis et spørgsmål udvikler sig fra økonomi til jura, har virksomheden adgang til specialisterne i ØENS Advokatfirma gennem samme rådgivningshus.
Kontakt os for et uforpligtende tilbud på virksomhedsadministration.
Snak med en specialist indenfor området
Ofte stillede spørgsmål om administrationspakker
Hvad koster ØENS’ administrationspakker?
Basispakken koster aktuelt fra 40.000 kr. årligt ekskl. moms, Mediumpakken fra 72.000 kr. og Businesspartner fra 96.000 kr. Priserne er fra-priser, fordi den endelige pris afhænger af blandt andet virksomhedens transaktionsmængde, antal medarbejdere, systemer og konkrete administrative behov.
Hvad er forskellen på Basis, Medium og Businesspartner?
Basis fokuserer på de centrale økonomiopgaver som bogføring, betalinger, moms og afstemning. Medium omfatter derudover blandt andet lønadministration, Digital Post, relevante Virk-opgaver, refusioner og kvartalsvis økonomiopfølgning. Businesspartner er den mest omfattende løsning og kombinerer den løbende økonomiadministration med månedsrapportering, månedlige økonomimøder og ledelsessparring.
Kan ØENS overtage hele virksomhedens bogholderi?
Ja. ØENS kan overtage hele eller dele af virksomhedens løbende økonomiadministration. Omfanget aftales med den enkelte virksomhed og kan blandt andet omfatte bogføring, betalinger, moms, løn, debitor- og kreditoropfølgning, afstemninger og økonomisk rapportering.
Kan vi skifte pakke senere?
Ja. Administrationsbehovet ændrer sig ofte i takt med virksomheden, og løsningen kan derfor justeres. En virksomhed kan eksempelvis begynde med Basis og senere få behov for lønadministration, kvartalsvis økonomiopfølgning eller en egentlig CFO Service.
Er årsregnskabet med i pakken?
Pakkerne omfatter løbende bogføring, afstemning og klargøring til årsregnskabet efter det aftalte omfang. Selve årsregnskabet er en særskilt ydelse og kan tilkøbes, hvis virksomheden ønsker, at ØENS også håndterer årsafslutningen.
Kan ØENS håndtere både bogføring og løn?
Ja. Fuld lønadministration indgår i Medium og Businesspartner og kan desuden aftales særskilt efter behov. Når ØENS håndterer både bogføring og løn, kan løndata samtidig indgå direkte i den løbende regnskabsafstemning.
Hvad er Businesspartner – CFO Service?
Businesspartner er ØENS’ mest omfattende administrationspakke. Ud over den løbende økonomiadministration omfatter løsningen blandt andet månedlig afstemning, månedsrapportering, økonomimøder og ledelsessparring og er derfor relevant for virksomheder, der ønsker en ekstern CFO-lignende økonomifunktion.
Kan ØENS overtage fra vores nuværende bogholder?
Ja. ØENS kan overtage virksomhedens bogføring fra en anden bogholder eller fra virksomheden selv. Vi gennemgår den eksisterende bogføring og aftaler et tydeligt skæringspunkt for overdragelsen, så det er klart, hvilke perioder og opgaver der allerede er afsluttet.
Brug tiden på virksomheden – og lad økonomifunktionen følge med
Der kommer et tidspunkt i mange virksomheder, hvor administrationen ikke længere bare er nogle få opgaver, der kan klares mellem kunderne. Bilag, betalinger, moms, løn og myndighedspost kræver faste processer, og samtidig får ledelsen et stigende behov for at forstå økonomien og kunne reagere på udviklingen. Det betyder ikke nødvendigvis, at virksomheden skal ansætte sin egen økonomiafdeling. Med en ekstern løsning kan virksomheden få adgang til de kompetencer, den har brug for, uden selv at opbygge alle funktionerne internt. Hos ØENS Virksomhedsadministration kan samarbejdet begynde med den almindelige bogføring og udvikle sig hele vejen til en ekstern CFO-lignende funktion med månedsrapportering og ledelsessparring. Det afgørende er ikke, hvilken pakke der står på aftalen. Det afgørende er, at de rigtige opgaver bliver håndteret, at ansvaret er tydeligt, og at virksomheden fortsat har det økonomiske overblik.
Vi har kontor på Amager i København og hjælper virksomheder i hele Danmark. Er du i tvivl om, hvorvidt Basis, Medium eller Businesspartner passer bedst til din virksomhed, er du altid velkommen til at tage fat i os. Vi gennemgår jeres nuværende administration og hjælper med at finde et niveau, der passer til virksomhedens faktiske behov.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER
