Brug tiden på kunder, montører og opgaver – ikke på bilag og bankafstemninger
Et VVS-firma kan have mange økonomiske bevægelser på én arbejdsdag. Montører registrerer timer på forskellige sager, materialer bliver hentet hos grossister, servicebilerne kører mellem kunder, leverandørfakturaer kommer ind, akutte opgaver skal faktureres, og større byggeprojekter løber måske over flere måneder. Samtidig skal medarbejderne have løn, momsen skal indberettes, leverandørerne skal betales, og virksomheden skal have likviditet nok til at finansiere arbejdet, indtil kunderne betaler.
Det betyder, at god økonomiadministration i en VVS-virksomhed handler om langt mere end at bogføre bilag korrekt. Virksomheden skal også kunne se, hvilke opgaver der giver den forventede indtjening, om montørtimer og materialer bliver faktureret, om kunderne betaler til tiden, og hvor meget kapital der er bundet i igangværende arbejde. En høj omsætning fortæller nemlig ikke nødvendigvis, om virksomheden tjener godt. Hvis timerne bliver flere end kalkuleret, materialeforbruget stiger, eller ekstraarbejder ikke bliver faktureret, kan en travl virksomhed samtidig have en presset økonomi.
Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi VVS-firmaer med den løbende bogføring, betalinger, moms, lønadministration, økonomiopfølgning og klargøring til årsafslutningen. Vi kan samtidig hjælpe med at skabe bedre sammenhæng mellem ordrestyring, tidsregistrering, fakturering, løn og regnskab, så de samme oplysninger ikke skal tastes flere gange, og ledelsen får et mere opdateret billede af virksomheden.
Vi har kontor på Amager i København og hjælper VVS-virksomheder i hele Danmark. For virksomheder i København og på Amager er der samtidig mulighed for et tæt lokalt samarbejde og fysiske møder, når det giver mening.
Kontakt os om bogføring til dit VVS-firma →
Hvad kan en bogholder hjælpe et VVS-firma med?
En bogholder kan håndtere en stor del af den økonomiadministration, som ellers ofte ender hos virksomhedsejeren eller en medarbejder på kontoret. Det kan blandt andet være bogføring af leverandørfakturaer og kundeindbetalinger, betaling af regninger, bankafstemninger, moms, løn og opfølgning på åbne kunde- og leverandørposter. Når bogføringen bliver ajourført og afstemt løbende, bliver det samtidig lettere at se, hvordan virksomheden faktisk udvikler sig.
For en VVS-virksomhed er det særligt relevant at koble økonomien til de enkelte opgaver. En grossistfaktura er ikke kun en udgift i regnskabet; den kan vedrøre en bestemt installation, serviceopgave eller entreprise. Montørens timer er både en lønomkostning og en central del af projektøkonomien. Hvis timer, materialer, underleverandører og fakturering bliver knyttet korrekt til sagerne, kan virksomhedsejeren se, om opgaven faktisk gav den avance, der var kalkuleret.
Bogføringen bliver dermed fundamentet for mere aktiv økonomistyring. Tallene kan bruges til at forbedre tilbud, vurdere timepriser, følge likviditeten og se, hvilke typer kunder og opgaver der er mest attraktive for virksomheden.
Hvorfor har VVS-virksomheder særlige administrative behov?
VVS-branchen kombinerer ofte mange små serviceopgaver med større projekter. Den samme virksomhed kan have montører, der bruger en time på en akut reparation om formiddagen og resten af dagen på et større renoverings- eller byggeprojekt. Det betyder, at timer, materialer og fakturering skal kunne håndteres på både små og store sager uden at administrationen bliver tung.
Derudover kan virksomheden have et betydeligt materialeforbrug. Varer bliver måske hentet direkte af montøren hos grossisten og anvendt hos kunden samme dag. Hvis sammenhængen mellem indkøb, sag og fakturering ikke er god nok, kan materialer ende som en omkostning i virksomheden uden at blive korrekt viderefaktureret.
Der kan også være større forskel på timing mellem udgifter og indtægter. Medarbejderløn og leverandørfakturaer kommer løbende, mens faktureringen på større projekter måske sker efter bestemte milepæle. Derfor er likviditet, projektøkonomi og hurtig fakturering centrale dele af en sund VVS-forretning.
Hvordan får VVS-firmaet overblik over økonomien på de enkelte sager?
Projekt- eller sagsøkonomi handler om at samle de relevante indtægter og omkostninger på den opgave, de vedrører. For et VVS-firma kan det blandt andet være montørtimer, materialer, underleverandører og den fakturering, kunden modtager.
Når disse oplysninger hænger sammen, kan virksomheden eksempelvis se, at en bestemt installation blev solgt til 80.000 kr., men at materialer og arbejdstid blev væsentligt dyrere end forventet. Uden sagsøkonomi vil den ekstra omkostning blot indgå i virksomhedens samlede regnskab, og det bliver vanskeligere at lære af projektet.
Løbende sagsopfølgning gør det også muligt at reagere, før arbejdet er helt afsluttet. Hvis timeforbruget på et større projekt allerede halvvejs gennem perioden ligger markant over kalkulationen, kan virksomheden undersøge hvorfor. Måske er arbejdet blevet ændret, måske er der opstået ekstraarbejder, eller måske var den oprindelige kalkulation for optimistisk.
Hvorfor er montørernes tidsregistrering så vigtig?
Montørtimer er en af de mest værdifulde data i et VVS-firma. De bruges til løn, projektøkonomi og ofte også direkte til fakturering. Hvis tidsregistreringen ikke er præcis, kan fejl derfor sprede sig til flere dele af økonomien.
Hvis en montør glemmer at registrere en time på en serviceopgave, kan virksomheden både gå glip af fakturering og samtidig få et forkert billede af medarbejderens produktivitet og sagens økonomi. Hvis timerne bliver registreret på en forkert sag, kan én opgave fremstå mere lønsom og en anden mindre lønsom, end de faktisk var.
Derfor er digital tidsregistrering tæt på medarbejderens arbejdsdag værdifuld. Hvis montøren kan registrere sin tid direkte på sagen, og oplysningerne efterfølgende kan bruges i både fakturering og lønadministration, reduceres behovet for manuelle overførsler og efterfølgende rettelser.
Hvordan holder VVS-firmaet styr på materialerne?
Materialer kan udgøre en stor del af økonomien i en VVS-opgave. Rør, armaturer, ventiler, pumper, komponenter og øvrige installationer bliver købt løbende, og på en travl dag kan flere montører foretage indkøb til forskellige sager.
Derfor er det vigtigt, at leverandørfakturaerne så vidt muligt får en korrekt sagstilknytning. Ellers kan virksomheden godt se, hvor meget den samlet har købt hos grossisten, men ikke nødvendigvis hvilken kunde eller hvilket projekt omkostningen vedrørte.
En tydelig sammenhæng mellem materialekøb og sag gør det også lettere at kontrollere, om materialerne er blevet faktureret korrekt videre. Selv mindre beløb kan samlet blive betydelige, hvis mange serviceopgaver hver måned mangler enkelte varer på fakturaen.
Hvis økonomisystem og ordrestyring kan udveksle oplysninger, kan processen automatiseres mere og mindske behovet for manuel efterkontrol.
Hvordan prissætter man en montørtime?
En montørs timepris bør ikke alene tage udgangspunkt i medarbejderens bruttoløn. Virksomheden har også udgifter til ferie, pension, ATP, arbejdstøj, værktøj, bil, forsikringer, administration, software, lokaler og den del af arbejdstiden, der ikke kan faktureres direkte til en kunde.
Derfor kan en timepris, der umiddelbart ser høj ud sammenlignet med lønnen, stadig give en utilstrækkelig avance, hvis alle virksomhedens øvrige omkostninger ikke er tænkt ind.
En vigtig del af økonomistyringen er derfor at kende virksomhedens faktiske omkostningsniveau og faktureringsgrad. Hvor mange timer arbejder medarbejderen samlet, og hvor mange af dem kan reelt faktureres? Hvor store indirekte omkostninger skal de produktive timer finansiere? Og hvilken fortjeneste ønsker virksomheden oveni?
Bogføringen og løndataene giver grundlaget, mens budgetter og økonomistyring kan bruges til at omsætte tallene til mere realistisk prissætning.
Hvorfor er hurtig fakturering vigtig for et VVS-firma?
En afsluttet opgave, der endnu ikke er faktureret, har kostet virksomheden penge, men har endnu ikke skabt likviditet. Montøren har fået løn, materialerne er købt, og bilen har kørt til kunden, men virksomheden har ikke startet kundens betalingsfrist.
Hvis serviceopgaver først bliver samlet og faktureret flere uger senere, giver virksomheden derfor i praksis kunden ekstra kredit. I en virksomhed med mange opgaver kan det binde et betydeligt beløb.
En god digital proces bør derfor gøre det muligt at afslutte sagen hurtigt, når montøren er færdig. Timer, materialer og eventuelle bemærkninger skal være registreret, så fakturaen kan sendes uden først at skulle rekonstrueres fra håndskrevne sedler og mails.
Jo kortere vejen er fra udført arbejde til korrekt faktura, desto bedre bliver virksomhedens likviditet.
Hvordan fakturerer et VVS-firma korrekt?
Fakturaen skal opfylde de almindelige moms- og fakturakrav. Det betyder blandt andet, at der skal være fakturanummer og dato, virksomhedsoplysninger og CVR-nummer, kundeoplysninger, en beskrivelse af leverancen samt de relevante momsoplysninger.
Skattestyrelsen har samlet reglerne i sin officielle vejledning om bogføring og fakturering.
For VVS-firmaet handler en god faktura samtidig om at gøre det tydeligt, hvad kunden betaler for. Det kan eksempelvis være arbejdstid, materialer, eventuelle serviceydelser og andre aftalte poster. På større projekter kan fakturaen desuden være en a conto-faktura eller knytte sig til en specifik rate i betalingsplanen.
Hvis virksomheden udfører arbejde, der kan være relevant for en privat kundes håndværker- eller servicefradrag, kan det samtidig være nødvendigt at kunne identificere arbejdslønnen særskilt.
Hvad betyder håndværkerfradraget for VVS-firmaet?
Visse VVS-relaterede arbejder hos private kan være omfattet af de aktuelle regler om håndværkerfradrag, mens andre ydelser ikke er. Virksomheden bør derfor ikke generelt love kunden et fradrag alene ud fra, at der er tale om VVS-arbejde.
Hvis arbejdet er omfattet, skal kunden have den nødvendige dokumentation. Virksomheden skal være momsregistreret, fakturaen skal opfylde de almindelige fakturakrav, og arbejdslønnen skal kunne identificeres. Kunden skal samtidig betale elektronisk for at kunne få fradraget.
Skattestyrelsen har en særskilt vejledning til virksomheder om håndværker- og servicefradrag, hvor de aktuelle dokumentationskrav fremgår.
Et godt faktureringssetup gør det derfor muligt at adskille arbejdsløn og materialer, når det er relevant, uden at virksomheden skal lave manuelle særberegninger hver gang.
Hvordan håndteres a conto-fakturering på større VVS-projekter?
På større entrepriser kan VVS-firmaet have betydelige omkostninger længe før projektet er afsluttet. Der skal købes materialer, montørerne arbejder gennem flere måneder, og eventuelle underleverandører skal betales. Hvis virksomheden først modtager hele betalingen ved slutningen af projektet, kan finansieringsbehovet blive betydeligt.
A conto- eller ratebetaling kan derfor være vigtig for likviditeten, når betalingsformen følger af entrepriseaftalen. Virksomheden får betaling løbende i takt med arbejdet frem for at finansiere hele projektet selv.
Hvis AB 18 eller andre entrepriseretlige standardvilkår er aftalt, kan der være konkrete regler om betaling og betalingsanmodninger. Selve den juridiske vurdering af kontrakten hører ikke til bogholderiet, men hos ØENS Advokatfirmas entrepriseretsteam.
ØENS Virksomhedsadministration kan samtidig sørge for, at a conto-fakturering, betalinger og projektøkonomi bliver registreret korrekt i regnskabet.
Hvordan håndteres ekstraarbejder?
På bygge- og renoveringsprojekter ændrer opgaven sig ofte undervejs. Der kan opstå uforudsete forhold, projektmaterialet kan blive ændret, eller kunden kan bestille yderligere installationer. Økonomisk er det vigtigt, at ændringen bliver registreret, når den sker.
Montørtimer og ekstra materialer bør knyttes til ændringen, så de ikke forsvinder ind i den oprindelige kalkulation. Hvis virksomheden først forsøger at identificere alle ekstraarbejder ved projektets afslutning, stiger risikoen for, at noget aldrig bliver faktureret.
Samtidig er retten til betaling for ekstraarbejde et juridisk spørgsmål, der afhænger af aftalegrundlaget og omstændighederne. Hvis kunden bestrider kravet, kan ØENS Virksomhedsadministration levere den økonomiske dokumentation, mens ØENS Advokatfirma kan håndtere den juridiske vurdering.
Hvad gør man, hvis en kunde ikke betaler?
Et VVS-firma bør følge åbne kunde-fakturaer løbende. Når regnskabet er opdateret, skal det være nemt at se, hvilke fakturaer der er forfaldne, hvor store beløbene er, og hvor længe de har været åbne.
Det er vigtigt både for likviditeten og for muligheden for at opdage tvister tidligt. Hvis kunden bare har overset fakturaen, kan en hurtig påmindelse løse problemet. Hvis kunden derimod nægter betaling på grund af en påstået mangel eller uenighed om ekstraarbejde, bør virksomheden ikke lade sagen ligge i månedsvis.
ØENS kan hjælpe med det almindelige debitoroverblik som en del af bogføringen. Udvikler sagen sig til egentlig inddrivelse, kan vores kolleger i ØENS Advokatfirma hjælpe med inkasso.
Hvorfor er likviditet særligt vigtigt i et VVS-firma?
En virksomhed kan have et flot resultat og stadig få problemer med at betale sine regninger. Det sker, fordi indtægter og betalinger ikke nødvendigvis kommer på samme tidspunkt.
Hvis VVS-firmaet eksempelvis har købt materialer til flere større entrepriser og samtidig udbetaler løn til 15 montører hver måned, kan store beløb være på vej ud, mens kunden først betaler senere. Virksomheden kan altså have tjent pengene regnskabsmæssigt uden endnu at have modtaget dem.
Vækst kan øge udfordringen. Flere medarbejdere og flere projekter betyder typisk, at virksomheden skal finansiere endnu flere timer og materialer undervejs.
Derfor kan et likviditetsbudget være mindst lige så vigtigt som et resultatbudget. Det viser, hvornår pengene forventes at komme ind og ud og gør det muligt at se et kommende pres på bankkontoen på forhånd.
Hvordan kan VVS-firmaet forbedre likviditeten?
Hurtigere fakturering er ét vigtigt sted at begynde. Hvis udført arbejde står ufaktureret, har virksomheden allerede afholdt omkostningerne uden at have startet kundens betalingsfrist. Regelmæssig opfølgning på forfaldne fakturaer er et andet.
På større projekter bør betalingsplanen samtidig tænkes ind, før virksomheden accepterer opgaven. Hvis materialerne skal købes meget tidligt, bør virksomheden forstå, hvordan det påvirker finansieringsbehovet.
Derudover kan ledelsen planlægge større investeringer og moms- og skattebetalinger i et likviditetsforecast. Det giver mulighed for at tage dialogen med banken eller justere investeringerne, inden problemet bliver akut.
Hvordan håndteres moms i et VVS-firma?
Almindelige VVS-ydelser i Danmark er som udgangspunkt momspligtige. Salgsfakturaerne skaber salgsmoms, mens virksomheden efter reglerne kan have fradrag for relevant købsmoms på materialer og andre udgifter, der vedrører den momspligtige drift.
Momsopgørelsen bliver derfor bygget gennem den daglige bogføring. Hvis leverandørfakturaer eller salg registreres forkert, følger fejlen med ind i momsindberetningen. Inden indberetningen bør bogføringen derfor være afstemt.
Der kan også opstå særlige forhold, eksempelvis hvis virksomheden handler med udenlandske leverandører eller udfører arbejde på tværs af landegrænser. I de situationer bør momsbehandlingen vurderes særskilt.
Hos ØENS kan vi stå for både den løbende bogføring og virksomhedens momsafstemning og momsindberetning.
Hvordan håndteres løn til montører?
Lønadministrationen i et VVS-firma kan omfatte timeløn, overarbejde, pension, ferie og forskellige tillæg. Der kan desuden være forskellige medarbejdergrupper med forskellige lønvilkår.
Det gør det vigtigt, at timer og øvrige lønoplysninger kommer korrekt og rettidigt ind i lønsystemet. Hvis medarbejderens arbejdstid allerede registreres digitalt på de konkrete sager, kan oplysningerne i et godt setup genbruges i lønprocessen frem for at blive indtastet igen manuelt.
ØENS kan håndtere den samlede lønadministration med blandt andet lønkørsel, ferie, pension, ATP, indberetninger til eIndkomst og relevante refusioner. Når ØENS samtidig håndterer bogføringen, bliver lønnen også løbende afstemt med virksomhedens regnskab.
Hvad hvis virksomheden har lærlinge?
Lærlinge er en naturlig del af mange VVS-virksomheder, og deres løn og ansættelsesforhold kræver korrekt administration. Lønniveau og øvrige vilkår kan ændre sig gennem uddannelsesforløbet, og derfor skal lønsystemet være opdateret med de gældende oplysninger.
Der kan desuden være refusions- og godtgørelsesordninger i forbindelse med uddannelsesperioder, som virksomheden skal være opmærksom på. De konkrete muligheder afhænger af lærlingens og virksomhedens forhold.
ØENS kan håndtere den praktiske lønadministration. Hvis virksomheden har spørgsmål til selve uddannelsesaftalen, overenskomsten eller lærlingens juridiske rettigheder, kan vores kolleger i arbejds- og ansættelsesret hjælpe med den juridiske vurdering.
Hvad hvis medarbejderne er omfattet af overenskomst?
Hvis VVS-virksomheden er bundet af en kollektiv overenskomst, kan den fastlægge vilkår om blandt andet løn, pension, arbejdstid, overarbejde og tillæg. De konkrete vilkår skal afspejles korrekt i lønsystemet.
ØENS Virksomhedsadministration kan administrere de lønvilkår, virksomheden er underlagt. Men vi afgør ikke som bogholder juridiske spørgsmål om, hvorvidt en bestemt overenskomst gælder, eller hvordan en tvivlsom bestemmelse skal fortolkes.
Her kan ØENS Advokatfirmas specialister i arbejds- og ansættelsesret inddrages, mens Virksomhedsadministrationen efterfølgende kan implementere de fastlagte vilkår i lønnen.
Hvordan håndteres firmabiler?
Service- og montørbiler kan udgøre en betydelig del af VVS-firmaets økonomi. Der er udgifter til køb eller leasing, brændstof, forsikring, service, reparationer og udstyr, og derfor bør virksomhedens regnskab gøre det muligt at følge omkostningerne.
Den konkrete skatte- og momsmæssige behandling afhænger af biltype, anvendelse og øvrige forhold og skal derfor vurderes konkret. Bogholderiet skal sikre, at bilagene er dokumenteret og registreret korrekt, mens eventuelle særlige skattemæssige spørgsmål bør håndteres med den nødvendige rådgivning.
Hvis virksomheden overvejer at udvide bilflåden i forbindelse med nye medarbejdere, kan købet eller leasingen også indgå i budget og forecast, så den samlede økonomiske konsekvens bliver synlig, før aftalen indgås.
Hvordan håndteres lager og materialer i servicebiler?
Nogle VVS-firmaer har et centralt lager, mens andre har en betydelig mængde standardmaterialer liggende i montørernes biler. Det kan gøre materialestyringen vanskeligere, fordi en del af virksomhedens varer befinder sig ude hos medarbejderne.
Hvis materialer bliver taget fra lager eller bil og anvendt på en sag uden at blive registreret, kan virksomheden både miste fakturering og få et misvisende billede af sit vareforbrug.
Det er derfor værdifuldt, hvis ordrestyringen gør det enkelt for montøren at registrere materialeforbrug direkte på sagen. Jo færre manuelle trin der er, desto større er sandsynligheden for, at informationen faktisk bliver registreret.
Ved årsafslutningen kan lager og beholdninger samtidig have betydning for regnskabet, hvilket gør en struktureret løbende registrering endnu mere relevant.
Hvordan håndteres underentreprenører?
VVS-firmaer kan bruge underentreprenører på større byggeprojekter eller til særlige dele af en opgave. Deres fakturaer bør knyttes til det relevante projekt, så virksomheden kan se den reelle økonomi på sagen.
Samtidig bør aftalen med underentreprenøren være tydelig. Hvilket arbejde skal udføres? Hvad er prisen? Hvem har ansvaret ved fejl eller forsinkelser? Og hvordan håndteres ændringer?
Den økonomiske administration af fakturaen ligger naturligt i bogføringen. De kontraktuelle spørgsmål kan derimod kræve entrepriseretlig rådgivning hos ØENS Advokatfirma.
Hvorfor er ordrestyring særlig nyttig i VVS-branchen?
Et VVS-firma har ofte medarbejdere ude hos kunderne det meste af dagen. Hvis montørens timer, materialer og oplysninger om sagen først skal afleveres på papir til kontoret flere dage senere, bliver både fakturering og økonomi forsinket.
Et ordrestyringssystem kan samle informationen omkring sagen. Montøren kan registrere tid og materialer, og kontoret kan bruge oplysningerne som grundlag for fakturering og projektopfølgning. Hvis ordrestyringen samtidig er integreret med økonomisystemet, bliver en del af dataoverførslen automatiseret.
På den nuværende VVS-løsning arbejder ØENS blandt andet med Ordrestyring og e-conomic i relevante kundesamarbejder. Vi tager dog altid udgangspunkt i virksomhedens eksisterende systemer og behov frem for at kræve én bestemt platform.
Hvordan kan automatisering reducere administrationen?
Et VVS-firma skaber de samme økonomiske oplysninger flere forskellige steder, hvis systemerne ikke hænger sammen. Montøren registrerer timer, kontoret skriver dem måske ind i fakturaen, lønmedarbejderen indtaster dem igen, og bogholderen registrerer efterfølgende faktura og betaling.
Det er både tidskrævende og en kilde til fejl.
Gennem digitalisering og automatisering af bogholderiet kan ØENS blandt andet se på integration mellem ordrestyring, bank, fakturering, løn og regnskab. Målet er, at data bliver registreret korrekt én gang og derefter genbrugt, hvor det giver mening.
Automatisering betyder dog ikke, at kontrollen forsvinder. Afstemninger er fortsat nødvendige, og automatiske bogføringsregler skal kontrolleres, så en forkert opsætning ikke gentager den samme fejl igen og igen.
Skal VVS-firmaer bogføre digitalt?
VVS-virksomheder følger de almindelige regler i bogføringsloven. Virksomheder, der har pligt til at aflægge årsrapport, er omfattet af digital bogføring efter den trinvise indfasning. Fra 1. januar 2026 gælder kravet også for virksomheder, der ikke har pligt til at aflægge årsrapport, når den erhvervsmæssige nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår.
Det betyder, at reglerne blandt andet kan få betydning for personligt ejede VVS-virksomheder. Erhvervsstyrelsen har samlet reglerne og de aktuelle krav i sin vejledning om bogføringsloven.
Hos ØENS arbejder vi med digital bogføring og kan samtidig hjælpe med at gennemgå virksomhedens nuværende setup, så systemet både opfylder de relevante krav og fungerer effektivt i dagligdagen.
Hvordan bruger man budgettet i et VVS-firma?
Et budget omsætter virksomhedens planer til tal. Det kan blandt andet vise den forventede omsætning, lønomkostninger, biludgifter, lokaler, forsikringer, software og øvrige faste omkostninger og dermed vise, hvilket resultat virksomheden forventer at skabe.
Når de faktiske tal efterfølgende sammenholdes med budgettet, kan ledelsen se, hvor udviklingen afviger. Måske omsætter virksomheden som forventet, men bruger væsentligt mere på materialer. Måske er lønomkostningerne steget efter nye ansættelser uden en tilsvarende stigning i faktureringen.
Det er først her, budgettet bliver et reelt ledelsesværktøj. ØENS kan kombinere den løbende bogføring med budget, rapportering og forecast, så udviklingen følges gennem året.
Hvad er et forecast?
Et forecast er virksomhedens opdaterede forventning til resten af året. Hvor budgettet viser den oprindelige plan, tager forecastet højde for det, der faktisk er sket.
Hvis VVS-firmaet eksempelvis har ansat tre nye montører, vundet en større entreprise eller mistet en væsentlig kunde, kan årets forventede omsætning, løn og likviditet ændre sig. Et forecast gør disse ændringer synlige.
På den måde kan ledelsen reagere på det mest realistiske billede frem for fortsat at styre efter et budget, som ikke længere afspejler virkeligheden.
Hvad er igangværende arbejder?
Ved regnskabsårets afslutning kan et VVS-firma have projekter, der er påbegyndt, men endnu ikke afsluttet eller fuldt faktureret. De igangværende arbejder kan have betydning for opgørelsen af virksomhedens resultat.
Derfor er det vigtigt at have overblik over åbne projekter, afholdte omkostninger, udført arbejde og den fakturering, der allerede er foretaget.
Hvis timer, materialer og a conto-fakturering allerede bliver registreret på de enkelte sager gennem året, bliver opgørelsen ved årsafslutningen langt lettere. Hvis oplysningerne først skal rekonstrueres i januar, bliver processen både mere tidskrævende og mindre sikker.
ØENS kan sørge for, at den løbende bogføring og projektinformationen bliver afstemt og klargjort til virksomhedens årsregnskab.
Hvordan ved VVS-firmaet, hvilke opgaver der tjener bedst?
Det kræver mere end at sammenligne fakturabeløbene. En serviceopgave på 3.000 kr. kan have en høj avance, hvis den løses hurtigt med få materialer, mens et større projekt på flere hundrede tusinde kroner kan give en relativt lav indtjening, hvis timer og materialer bliver væsentligt dyrere end kalkuleret.
Når virksomheden har sagsdata, kan ledelsen begynde at sammenligne. Er serviceaftaler rentable? Hvilke typer entrepriser har de bedste dækningsgrader? Er bestemte kundetyper mere betalingsstabile? Og på hvilke opgaver overskrider montørerne konsekvent den kalkulerede tid?
Denne viden kan bruges i både prissætning og strategi og er et godt eksempel på, hvordan almindelig bogføring kan udvikle sig til egentlig økonomistyring og ledelsessparring.
Hvordan påvirker vækst økonomien?
Når et VVS-firma får flere ordrer, er næste skridt ofte flere montører, flere biler og større materialeindkøb. Det øger virksomhedens kapacitet, men også de faste og løbende udgifter.
Hvis virksomheden ansætter fem nye medarbejdere, skal lønnen betales fra første lønperiode. Biler og værktøj skal måske anskaffes med det samme. Kundernes betaling for den ekstra omsætning kan derimod komme senere.
Derfor kan en hurtigt voksende, rentabel virksomhed faktisk opleve likviditetspres. Inden større vækstbeslutninger kan det være relevant at lave scenarier for, hvor meget ekstra omsætning der kræves, hvornår pengene kommer ind, og hvor stor likviditetsreserve virksomheden bør have.
Det er et oplagt område for økonomistyring og ledelsessparring.
Hvornår giver det mening at outsource bogholderiet?
Hvis virksomhedsejeren stadig bruger aftener på at godkende bilag, afstemme banken eller samle timer til løn, kan en ekstern økonomifunktion frigøre tid til kunder, medarbejdere og virksomhedens udvikling.
Outsourcing er også relevant, hvis regnskabet konsekvent er bagud. Et regnskab, der først bliver opdateret op til momsfristen, er sjældent et godt ledelsesværktøj, fordi oplysningerne allerede er gamle, når ejeren ser dem.
Hos ØENS kan samarbejdet starte med den almindelige bogføring og senere udvides, hvis virksomheden vokser. Gennem vores administrationspakker kan VVS-firmaet vælge, hvor meget af økonomifunktionen det ønsker at beholde internt.
Hvilken administrationspakke passer til et VVS-firma?
Basis er relevant for VVS-virksomheden, der primært ønsker hjælp til den løbende bogføring, betalinger, moms og afstemning. Medium går videre med blandt andet fuld lønadministration, Digital Post, relevante Virk-opgaver, refusioner og kvartalsvis økonomiopfølgning. Businesspartner er den mest omfattende løsning og kombinerer den løbende økonomiadministration med månedlig afstemning, månedsrapportering, økonomimøder og ledelsessparring.
De aktuelle fra-priser er 40.000 kr. årligt ekskl. moms for Basis, 72.000 kr. for Medium og 96.000 kr. for Businesspartner. Den konkrete pris afhænger blandt andet af virksomhedens transaktionsmængde, antal medarbejdere, systemer og samlede administrative kompleksitet.
Læs mere om vores administrationspakker til virksomheder.
Kan ØENS komme ud i VVS-virksomheden?
Ja. For virksomheder i København og på Amager kan samarbejdet efter aftale også omfatte fysisk tilstedeværelse fra den faste virksomhedskonsulent, når der er behov for det.
Den løbende bogføring behøver dog ikke foregå på VVS-firmaets kontor. Bilag, bank, regnskab, løn og økonomisk rapportering kan håndteres digitalt, og derfor kan ØENS hjælpe VVS-virksomheder i hele Danmark.
Virksomheden får en fast kontaktperson, der lærer økonomien og arbejdsgangene at kende, samtidig med at konsulenten er en del af et større team. Det betyder, at samarbejdet både kan være personligt og mindre sårbart over for ferie og sygdom.
Hvad hvis VVS-firmaet får et juridisk problem?
VVS-virksomheder arbejder ofte i krydsfeltet mellem økonomi og jura. Et ekstraarbejde bliver først registreret som timer og materialer, men kan senere blive en juridisk tvist om betaling. En ubetalt faktura kan skyldes en almindelig forsinkelse, men kan også skyldes uenighed om mangler. En ny medarbejder skaber både en lønopgave og behov for korrekte ansættelsesvilkår.
Hos ØENS håndterer Virksomhedsadministrationen økonomien, mens ØENS Advokatfirma kan inddrages på den juridiske del. VVS-firmaer kan blandt andet få rådgivning inden for entrepriseret, arbejds- og ansættelsesret, selskabsret og inkassoinddrivelse.
Det giver mulighed for, at den økonomiske dokumentation og den juridiske vurdering kan håndteres gennem samme rådgivningshus.
Sådan hjælper ØENS VVS-virksomheder
Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi VVS-firmaer med at få økonomien til at følge med den praktiske drift. Vi kan stå for bogføring, betalinger, kunde- og leverandøropfølgning, moms, lønadministration og klargøring til årsregnskabet. Samtidig kan vi hjælpe med digitalisering og bedre integration mellem sagsstyring, montørtimer, materialer, fakturering, løn og regnskab.
For VVS-virksomheder, der ønsker mere end almindelig bogføring, kan samarbejdet udvides med budget, likviditetsstyring, forecast og rapportering. Hvis virksomhedsejeren ønsker en mere aktiv økonomisk sparringspartner, kombinerer vores Businesspartner – CFO Service den daglige økonomifunktion med månedsrapportering, økonomimøder og ledelsessparring.
Og når en økonomisk udfordring på en sag udvikler sig til et juridisk spørgsmål om eksempelvis entreprise, ekstraarbejder eller betaling, kan vi inddrage specialisterne i ØENS Advokatfirma. Dermed kan VVS-firmaet samle en stor del af sin økonomiske, administrative og juridiske rådgivning ét sted.
Kontakt os uforpligtende om bogføring til dit VVS-firma.
Snak med en specialist indenfor området
Ofte stillede spørgsmål om bogføring for VVS-virksomheder
Hvad kan ØENS hjælpe et VVS-firma med?
ØENS kan blandt andet hjælpe med løbende bogføring, betalinger, moms, lønadministration, kunde- og leverandøropfølgning, regnskabsafstemning og årsafslutning. Samarbejdet kan desuden udvides med ordrestyring, projektøkonomi, budget, likviditetsstyring, rapportering og ledelsessparring.
Hvorfor er projektøkonomi vigtig for et VVS-firma?
Projektøkonomi gør det muligt at sammenholde faktureringen med montørtimer, materialer, underentreprenører og andre direkte omkostninger. Dermed kan virksomheden se, om den enkelte opgave giver den forventede indtjening og bruge erfaringerne til at forbedre fremtidige kalkulationer og priser.
Kan ØENS håndtere løn til montører og lærlinge?
Ja. ØENS kan håndtere lønadministration med blandt andet lønkørsel, pension, ferie, ATP, indberetninger til eIndkomst og relevante refusioner. Hvis der opstår juridiske spørgsmål om overenskomst, uddannelsesaftaler eller øvrige ansættelsesvilkår, kan ØENS Advokatfirma inddrages.
Kan ØENS hjælpe med Ordrestyring og e-conomic?
Ja. ØENS arbejder blandt andet med Ordrestyring og e-conomic i relevante kundesamarbejder og kan hjælpe med at skabe bedre sammenhæng mellem sagsstyring, timer, materialer, fakturering og regnskab. Har virksomheden allerede andre systemer, tager vi udgangspunkt i det eksisterende setup og vurderer de relevante integrationsmuligheder.
Skal VVS-virksomheder bogføre digitalt?
VVS-firmaer følger de almindelige regler om digital bogføring. Virksomheder med pligt til at aflægge årsrapport er omfattet efter den trinvise indfasning, og fra 1. januar 2026 gælder kravet også for ikke-årsregnskabspligtige virksomheder, når den erhvervsmæssige nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår.
Kan VVS-kunder få håndværkerfradrag?
Visse VVS-relaterede ydelser kan være omfattet af de gældende regler om håndværkerfradrag, mens andre ikke er. Hvis arbejdet er omfattet, skal virksomheden blandt andet udstede korrekt faktura, kunne specificere arbejdslønnen og være momsregistreret, mens kunden skal betale elektronisk. Den konkrete ydelse bør altid kontrolleres mod Skattestyrelsens aktuelle regler.
Kan ØENS hjælpe, hvis kunden ikke betaler?
Ja. Virksomhedsadministrationen kan hjælpe med det løbende debitoroverblik og opfølgning på åbne poster. Hvis kravet udvikler sig til juridisk inkasso eller en entreprisetvist, kan specialisterne i ØENS Advokatfirma håndtere den juridiske del.
Kan ØENS hjælpe med større entrepriseprojekter?
ØENS Virksomhedsadministration kan hjælpe med den økonomiske administration omkring projekterne, herunder timer, materialer, a conto-fakturering, betalinger og projektøkonomi. Juridiske spørgsmål om entrepriseaftaler, AB 18, ekstraarbejder, mangler, forsinkelser eller betaling håndteres af ØENS Advokatfirmas entrepriseretsteam.
Få økonomien til at følge montørerne
Et VVS-firma kan have hundredevis af økonomiske bevægelser hver uge. Montørtimer, grossistfakturaer, servicebiler, løn, kundeindbetalinger og byggeprojekter skal alle ende det rigtige sted, hvis virksomhedsejeren skal kunne stole på regnskabet. Hvis oplysningerne i stedet ligger spredt mellem håndskrevne sedler, mails og forskellige systemer, bliver administrationen både tidskrævende og vanskelig at bruge som styringsværktøj.
Derfor skal den gode økonomifunktion følge arbejdet hele vejen fra montørens registrering på sagen til kundens faktura, betaling og den endelige bogføring. Det giver bedre mulighed for at se, om timer og materialer bliver faktureret, hvilke projekter der tjener penge, og om virksomheden har tilstrækkelig likviditet til den næste vækstfase.
Hos ØENS Virksomhedsadministration kan vi tage os af de tilbagevendende økonomiopgaver og samtidig hjælpe virksomheden med at få systemerne til at arbejde bedre sammen. Samarbejdet kan begynde med bogføring og moms og udvides med løn, sagsstyring, projektopfølgning, budgetter, rapportering og ledelsessparring efter behov.
Vi har kontor på Amager i København og hjælper VVS-virksomheder i hele Danmark. Har du spørgsmål til bogføring, montørtimer, projektøkonomi, likviditet, løn eller digitalisering af dit VVS-firma, er du altid velkommen til at tage fat i os.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER
