ØENS Advokater har udviklet en GDPR-pakke ud fra vores tidligere erfaringer med GDPR-pakker til virksomheder.

Vi kan enten tilbyde en opstartspakke, hvor vi udarbejder alt relevant materiale til jeres virksomhed, så I er compliance ift. GDPR.

Endvidere tilbyder vi et GDPR-tjek af jeres virksomhed, hvis I hidtil har haft fokus på persondatareglerne, men ønsker, at vi tjekker op på jeres implementering eller har et ønske om, at vi tager ansvaret for området. Vi stiller vores vejledninger, skabeloner m.v. til rådighed, og derudover kan der tilkøbes konkret rådgivning efter behov.

ØENS Advokater samarbejder også med virksomheder, som er omfattet af kravet om en databeskyttelsesrådgiver (DPO) eller ønsker at udpege én på frivillig basis, hvorefter ØENS Advokater kan agere ekstern DPO i tæt samspil.

Vil du høre mere om vores GDPR-pakkeløsninger, herunder priser m.v., er du velkommen til at kontakte advokat og associeret partner Lisa Lykke.

I persondataretten sondres der mellem, om man er dataansvarlig eller databehandler. Når du registrerer personfølsomme oplysninger om dine kunder, bliver du dataansvarlig i forordningens forstand. Den dataansvarlige har kontrollen og ansvaret for oplysningerne.

Persondataforordningen medfører en række krav og pligter til dig som dataansvarlig. Databehandleren bistår den dataansvarlige med behandlingen af oplysningerne og gennemfører bl.a. passende foranstaltninger for at sikre beskyttelsen af oplysningerne.

Som dataansvarlig skal du derfor bl.a. sikre dig, at du:

• Overholder persondataforordningen, og at du kan dokumentere det, bl.a. ved hjælp af inkorporering af nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger i virksomheden.
• Har et behandlingsgrundlag (en behandlingshjemmel), som giver dig lov til at behandle de oplysninger, som du og dine eventuelle databehandlere er i besiddelse af.
• Er i stand til at imødekomme og efterleve dine kunders rettigheder som registrerede personer, som f.eks. at du kan opfylde din oplysningspligt, berigtigelsespligt eller give den registrerede indsigt i de oplysninger, du opbevarer om personen.
• Har gyldige aftaler med klare instruksbeføjelser til eventuelle databehandlere, som du ønsker at gøre brug af.
• Får indberettet eventuelle brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet inden for 72 timer.

Ovenstående er alene eksempler på nogle af de pligter, du kan være underlagt i Persondataforordningen.

En databehandler behandler personoplysninger på vegne af en dataansvarlig. Databehandleren behandler aldrig personoplysninger til egne formål og må derfor ikke bruge de tilgængelige oplysninger til andet end udførelsen af opgaven for den dataansvarlige.

En virksomhed kan være databehandler i én sammenhæng og dataansvarlig i en anden sammenhæng. En databehandler kan være en selvstændig enhed, som hjælper jer med jeres data. F.eks. en hosting-virksomhed, der tilvejebringer lagerplads, systematiserer og ajourfører oplysninger eller en leverandør af lønudbetalinger, der foretager overførsler, laver lønsedler m.v.

Når jeres virksomhed er databehandler, er det vigtigt at få drøftet behovet for og omfanget af underdatabehandlere.

Det fremgår direkte af EU-forordningen og persondataloven, at der skal foreligge en skriftlig databehandleraftale, hvis der foreligger en dataansvarlig/databehandler-relation. Den kan enten indgås som en selvstændig aftale eller som en integreret del af aftalegrundlaget mellem parterne.

Hvis databehandleraftalerne ikke foreligger, skal der straks laves en skriftlig databehandleraftale for at opfylde lovens regler.

Hos ØENS Advokatfirma opfatter vi compliance som en fundamental del af sund virksomhedsdrift. Det er mere end blot et moderne begreb; det er en essentiel forpligtelse og en nøglefaktor i at sikre, at virksomheder handler i overensstemmelse med relevante love og retningslinjer.

Vores tilgang er, at compliance skal integreres dybt i virksomhedens kultur og processer. Vi forstår, at det at være compliant ikke er en statisk tilstand, men en dynamisk proces, der tilpasser sig løbende ændringer i lovgivning og interne forhold. Ved at sætte skarpt fokus på compliance, støtter vi vores klienter i at forebygge juridiske og etiske overtrædelser, samtidig med at vi bidrager til at opretholde deres omdømme og sikkerhed. Vores mål er at tilbyde indsigt og løsninger, der sikrer, at vores klienters virksomheder ikke alene overholder gældende regler, men også aktivt fremmer en kultur af ansvarlighed og transparens.

Jeres persondatapolitik skal beskrive, hvordan I behandler personoplysninger. Her skal jeres kunder/klienter kunne læse, hvilke rettigheder de har i den forbindelse.

I skal oplyse om blandt andet:

• Jeres behandlingsprincipper
• Hvilke personoplysninger I behandler og formålet med dem
• Hvilke retsgrundlag (jeres hjemmel) I har til at behandle oplysningerne
• Jeres kunders rettigheder
• Eventuelle databehandleraftaler og/eller videregivelse til tredjelande
• Jeres opbevaring af personoplysninger
• Sletning af personoplysningerne
• Jeres sikkerhedspolitikker

ØENS Advokater kan hjælpe jer med persondatapolitikker til f.eks. jeres hjemmeside.

I HR-afdelingen er det hovedsageligt medarbejdernes personoplysninger, I behandler. Dette sker både før ansættelsen, under ansættelsesforholdet og efter ansættelsesforholdets ophør.

HR-persondata fylder meget i den løbende personaleadministration. Behandling af personoplysninger om medarbejdere er eksempelvis nødvendig for selve ansættelsesforholdet, hvor der skal udbetales løn, registreres ferie og meget mere.

I behandler derfor både almindelige personoplysninger, følsomme personoplysninger, oplysninger om strafbare forhold samt cpr-nummer på medarbejderne. En del behandling af data er også knyttet til virksomhedens drift og sikkerhed, herunder eksempelvis portrætbilleder, adgangsforhold og overvågning. GDPR fastsætter krav til ledelsens personaleadministration og HR. Man kan med fordel opdele det i HR-aktiviteter inden for:

• Rekruttering
• Under ansættelsen
• Fratrædelse

Inden for hvert af områderne skal I have GDPR-politikker for virksomheden, som overholder kravene i loven.

ØENS Advokater kan hjælpe jer med at håndtere de forskellige persondataretlige udfordringer, I vil møde i arbejdet med personaleadministration og HR. Vi rådgiver både små og mellemstore virksomheder om GDPR og persondatareglernes betydning i samspillet med HR-arbejde.

De registreredes rettigheder er:

• Oplysningspligt (den registrerede har krav på en lang række oplysninger om behandlingen af vedkommendes personoplysninger)
• Ret til indsigt
• Ret til berigtigelse
• Ret til sletning
• Ret til begrænsning af behandling
• Ret til dataportabilitet (data skal leveres i et almindeligt anvendt format)
• Ret til indsigelse
• Ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering (f.eks. afslag på en forsikring på baggrund af en automatisk afgørelse uden menneskelig indgriben)

Oplysningspligten skal opfyldes af den dataansvarlige på eget initiativ. De andre rettigheder skal opfyldes efter anmodning fra den registrerede.

Udgangspunktet er, at rettighederne skal opfyldes uden unødig forsinkelse og senest en måned efter, at anmodningen er modtaget.

I skal desuden være opmærksom på, at rettighederne ikke gælder ubetinget, og der kan derfor være hensyn, der vægter tungere hos den virksomhed, der behandler oplysningerne.

GDPR lovhjemler en generel forpligtelse for alle dataansvarlige til som udgangspunkt at anmelde brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet. Et brud på persondatasikkerheden kan, hvis det ikke håndteres på en passende og rettidig måde, påføre personer fysisk, materiel eller immateriel skade.

Anmeldelsen skal ske uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer efter, at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet. Samtidig skal man i visse tilfælde underrette de registrerede i tilfælde af brud.

Indgåelse af en erhvervslejekontrakt er ofte altafgørende for en virksomhed. I Danmark er der som udgangspunkt aftalefrihed i erhvervsforhold, men der er alligevel mange regler i erhvervslejeloven, som begrænser det. Vi udarbejder, gennemgår, kommenterer eller forhandler nye eller eksisterende erhvervslejekontrakter og hjælper også meget gerne dig med det.

Placeringen af den nye forretning, det nye kontor eller udvidelsen af en eksisterende virksomhed kræver som regel indgåelse af en ny erhvervslejekontrakt. Nogle gange skal en eksisterende erhvervslejekontrakt overtages fra en nuværende lejer, og andre gange indgås en helt ny lejekontrakt. I begge situationer skal lejer vurdere, hvad der bedst kan svare sig, og hvilke fordele og ulemper, der er forbundet med indgåelsen af erhvervslejekontrakten.

For mange iværksættere og mindre virksomheder er erhvervslejekontrakten den vigtigste og største kontrakt, der indgås. Derfor skal du være grundig med gennemgangen af kontrakten, også selv om du har forelsket dig i netop dét lejemål.

De erhvervslejeretlige regler er meget komplicerede, og der er ofte stor forskel på indholdet af en erhvervslejekontrakt afhængig af, om du skal indgå en ny lejekontrakt eller overtager en eksisterende (og ofte meget gammel) lejekontrakt. Der kan være fordele og ulemper ved begge dele.

Du skal især være opmærksom på:

• Uopsigelighedsperioder for dig og udlejer – det vil sige, hvor mange år der går, før du kan opsige lejemålet og dermed komme ud af det igen. Selvom du måtte ønske at lukke din virksomhed, skal du som udgangspunkt betale husleje i hele uopsigelighedsperioden, og det kan knække mange virksomheder eller privatøkonomier.
• Afståelsesadgang, betingelserne herfor og nøglepenge – under hvilke betingelser kan du afstå/overdrage lejemålet med eller uden udlejers samtykke, hvis du f.eks. ønsker at sælge lejemålet og drive forretning fra andre lokaler eller ønsker at sælge en forretning med eksisterende kunder, goodwill, omsætning mv.
• Ofte kræver udlejer kaution fra fysiske personer.
• Vær meget opmærksom på, under hvilke betingelser husleje kan eller vil blive reguleret – typisk hævet, da huslejestigninger kan blive så markante, at de kan kvæle en forretning. Det er især reguleringer til ”markedslejen”, du skal være opmærksom på.
• Istandsættelse og tilstand ved overtagelsen. Vær opmærksom på lejemålets stand ved overtagelsen og mulige reetableringsforpligtelser, som du overtager, hvis du overtager et eksisterende lejemål. Tag en masse fotos med mobiltelefonen eller digitalt kamera til dokumentation for, hvordan lejemålet så ud, da det blev overtaget – det er enkel og billig bevissikring og stiller dig bedre, hvis der bliver problemer ved fraflytningen.
• Skiltning. Hvis du har særlige ønsker eller forventninger til skiltning, skal du overveje dette. Det er ikke alle udlejere, der finder mangefarvede neonskilte super-cool.
• Tilladelser og betingelser. Vær opmærksom på, at der kan gælde særlige offentlige tilladelser til at drive den virksomhed, du har lyst til, fra lokalet, og det vil typisk være dit ansvar at sikre dig disse tilladelser. Det er altså ikke udlejers problem, hvis du f.eks. ikke kan få en alkoholbevilling til din nye café.

Husk på, at indgåelse af en erhvervslejekontrakt som alle andre kontrakter er resultatet af en forhandling. ØENS kan derfor hjælpe dig, når du skal indgå en erhvervslejekontrakt eller hvis du skal genforhandle vilkårene i din nuværende erhvervslejekontrakt.

Ønsker du eller din aftalepart at opsige jeres erhvervslejeforhold, er der flere ting at tage stilling til. Erhvervslejemålet kan bl.a. være gjort uopsigeligt, det kan være erhvervsbeskyttet, eller der kan være aftalt kompensation til den anden part i visse tilfælde af opsigelse.

ØENS tilbyder rådgivning til, hvordan du bedst muligt sikrer din retstilling i en opsigelsessituation, så du undgår økonomiske tab.

Er der opstået uenigheder mellem dig og din aftalepart?

En tvist kan skyldes mange forhold, såsom at en part ikke lever op til sine forpligtelser ifølge kontrakten, eller der opstår uenighed om fortolkningen af en del af kontrakten. Uanset hvad grunden er, kræver det ofte en hurtig reaktion, for at man ikke ifalder passivitet og på den måde mister sit krav.

ØENS står klar til at hjælpe med fortolkningen af din kontrakt og anden håndtering, f.eks. mægling for at hjælpe med at løse en eventuel  tvist.

Er det i jeres erhvervslejeforhold aftalt, at lejen kan reguleres til markedslejen, er det muligt både for lejer og udlejer at få lejen reguleret, hvad enten lejen er for høj eller for lav.

ØENS tilbyder at gennemgå din lejekontrakt og dit erhvervslejemål og på den måde vurdere, om der er mulighed for at regulere lejen.

Som erhvervslejer har man mulighed for at lade en anden erhvervslejer inden for samme branche fortsætte i sit erhvervslejeforhold på uændrede vilkår – det kaldes afståelse. Tilsvarende kan man som udlejer sikre sig, at lejer ikke afstår til en bestemt part. ØENS kan hjælpe dig igennem processen og på den måde sikre din retsstilling på bedst mulige måde.

Selve størrelsen på afståelsen forhandles normalt mellem sælger og køber eller repræsentanter for disse, f.eks. erhvervsmæglere og advokater. Sælger ønsker at sælge dyrest muligt, og køber ønsker at købe billigst muligt. Afståelsen kan afskrives skattemæssigt af køberen og er skattepligtig for sælgeren.

Afståelsen er et ”blandet” beløb, der udgør goodwill for forretningen/virksomheden baseret på kundebasen, der kommer til butikken, forretningen eller cafeen m.v.

Afståelsen kan udgøre meget store beløb, ofte flere millioner kroner, og det er derfor vigtigt for køberen at sikre sig, at der i erhvervslejekontrakten er gode muligheder for at afstå lejemålet på ny, når køberen ikke længere ønsker at drive virksomheden.

Hvis ikke køber kan afstå lejemålet på ny, er afståelsen ikke meget værd, når man engang selv vil sælge eller afhænde forretningen eller butikken.

Afståelsens størrelse er således i princippet udlejer uvedkommende, men en høj afståelsessum hænger ofte sammen med bl.a. en lav husleje. Og en meget lav husleje koblet til en høj afståelsessum kan få udlejer til at overveje en forhøjelse af huslejen til markedslejen, hvilket kan være meget væsentlig og byrdefuld for en ny lejer og dermed en hæmsko for økonomien i en butik, forretning, cafe, bar eller restaurant.

De erhvervslejeretlige regler er meget komplicerede, og der er ofte stor forskel på indholdet af en erhvervslejekontrakt afhængig af, om du skal indgå en ny lejekontrakt eller overtage et eksisterende lejemål og dermed en eksisterende (og ofte meget gammel) lejekontrakt. Der kan være fordele og ulemper ved begge dele.

Ved indgåelse og forhandling af erhvervslejekontrakter skal du især være opmærksom på:

• Risiko for huslejestigninger – varslede eller uvarslede stigninger i sigte. Vær meget opmærksom på, under hvilke betingelser husleje kan eller vil blive reguleret – typisk hævet. Det er især vigtigt, hvis du betaler en høj afståelse for et lejemål, da du jo betaler afståelsen i forventning om en relativ lav husleje.
• Risiko for, at udlejer kan opsige lejemålet og betaling eller ikke-betaling i den forbindelse.
• Afståelse eller ”nøglepenge”. Der kræves ofte en ganske høj afståelse eller ”nøglepenge” for, at en lejer vil overdrage et lejemål til en ny lejer. Hvis du betaler en høj afståelse, skal du sikre dig, at du selv kan afstå lejemålet, når du engang ikke længere vil eller kan drive virksomheden.
• Afståelsesadgang og betingelserne herfor – under hvilke betingelser kan du afstå/overdrage lejemålet til en anden med eller uden udlejers samtykke, hvis du f.eks. ønsker at sælge lejemålet og drive forretning fra andre lokaler eller ønsker at sælge en forretning med eksisterende kunder, goodwill, omsætning m.v.
• Uopsigelighedsperioder for dig og udlejer.
• Istandsættelse og tilstand ved overtagelsen – og ved afleveringen af det lejede ved lejemålets ophør.

Husk, at indgåelse af en erhvervslejekontrakt som alle andre kontrakter og aftaler er resultatet af en forhandling mellem udlejer og den kommende lejer. Normalt kan alle punkter i en kontrakt forhandles, helt eller delvist. Det er samtidigt vigtigt for køberen, at køber indretter sin virksomhed optimalt rent skattemæssigt, så en eventuel fortjeneste på afståelsen, når køberen ønsker at sælge sin forretning, butik, café, bar eller restaurant, beskattes mindst muligt.

ØENS hjælper dig med forhandling af afståelsen og dens størrelse, og vi hjælper dig også gerne med udarbejdelse, gennemgang og forhandling af erhvervslejekontrakter og købs- eller overdragelsesaftale for køb eller salg af f.eks. forretning, butik, café, bar og restaurant.

Selv om der ikke i Danmark er krav om, at der udarbejdes en lejekontrakt, er det vores erfaring hos ØENS, at det altid vil være en fordel. Med en lejekontrakt undgår man fremtidige stridigheder og har et klart og solidt fundament for et godt lejeforhold.

Lejekontrakten er særlig vigtig for dig som udlejer, da lejeloven primært beskytter lejer. Som udlejer stilles der således store krav til de lejekontrakter, der indgås, da der er meget strenge regler for, hvad udlejer kan tilføje i en lejekontrakt. For eksempel er der bestemte regler, der kan fraviges i lejekontraktens § 11, men dette gælder kun få og helt specifikke regler.

Hos ØENS står vi klar til at rådgive, gennemgå eller udfærdige en lejekontrakt, så den opfylder alle krav og tilgodeser dig som udlejer bedst muligt.

I Danmark findes der mange regler for, hvordan husleje skal fastsættes ved udlejning. Disse er bl.a.:

• Omkostningsbestemt leje
• Det lejedes værdi
• Markedsleje

Problemet med ovenstående er, at man ikke bare kan vælge frit mellem disse tre principper, da det er lejemålets forhold på forskellige datoer, der afgør hvordan lejen kan fastsættes.

Hos ØENS tilbyder vi at hjælpe dig med at få fastsat lejen korrekt og på den måde undgå tvister med lejer.

Du har sikkert hørt om eller er selv stødt på, at lejekontrakter har været tidsbegrænsede for en årrække, eller måske har du hørt den almindelige misforståelse om, at man kun må tidsbegrænse i 2 år.

Ønsker du at have en tidsbegrænsning på din lejekontrakt, kræver lovgivningen, at du har en gyldig grund til at tidsbegrænse lejemålet. Hvad der er en gyldig grund, kan variere meget, hvorfor vi hos ØENS står klar til at hjælpe dig med at udarbejde en tidsbegrænsning, der lever op til lovgivningen.

Ønsker du at opsige eller ophæve lejer, skal du først og fremmest være opmærksom på, at der er forskel på at opsige og ophæve, samt at der gælder særlige regler for begge tilfælde.

Udlejer du din ejerlejlighed eller et enfamiliehus, har du som udgangspunkt mulighed for at opsige din lejer med 1 års varsel, hvis du selv ønsker at bo i ejerlejligheden eller huset. Dog stilles der krav til, at opsigelsen er rimelig, hvilket vil sige, at lejer og udlejers forhold opvejes over for hinanden, hvorefter man vurderer, om opsigelsen er rimelig.

En sådan opsigelse kan hurtigt blive uoverskuelig. ØENS kan hjælpe dig i denne proces, så du på bedste vis kan få din lejlighed/hus tilbage til egen benyttelse.

Udlejer du derimod et værelse i din bolig, kan du som udgangspunkt frit opsige lejer med 1 måneds varsel. Men lejer du efterfølgende værelset ud til en højere leje, kan opsigelsen blive gjort ugyldig. Hos ØENS anbefaler vi derfor, at du modtager hjælp til en sådan proces.

Reglerne om opsigelse kan nemt virke uoverskuelige og besværlige, men skal altid følges ned til mindste detalje, hvorfor vi hos ØENS står klar til at hjælpe dig på området.

Har din lejer ikke betalt sin leje til tiden,  ødelagt lejemålet eller på anden måde misligholdt sin lejekontrakt, kan en ophævelse være værd at overveje. Lejeloven indeholder dog en lang række krav til en sådan ophævelse, bl.a. krav om en skriftlig ophævelse og mulighed for inden for 14 dage at betale den manglende leje, hvis der er tale om betalingsmisligholdelse.

En sådan skriftlig opsigelse kræver derudover yderligere krav, bl.a. korrekte lovhenvisninger og overholdelse af 14 dages-fristen.

Hos ØENS anbefaler vi derfor, at du kontakter os, hvis du ønsker at ophæve din lejer, så vi på bedst mulig måde kan hjælpe dig med at få lejeren ud af lejemålet.