Fonden har et formål – administrationen skal hjælpe bestyrelsen med at varetage det
En fond adskiller sig grundlæggende fra en almindelig virksomhed ved ikke at have ejere. Fondens formue er udskilt til et bestemt formål, og det er bestyrelsens opgave at sikre, at fonden bliver drevet og midlerne anvendt i overensstemmelse med fondens vedtægt og de regler, der gælder for fonden. Det stiller særlige krav til både økonomi, dokumentation, bestyrelsesarbejde og den løbende administration.
For bestyrelsen kan det betyde et omfattende administrativt ansvar. Regnskabet skal være ajourført, betalinger skal håndteres forsvarligt, bestyrelsesmøder skal forberedes og dokumenteres, uddelinger skal administreres, myndighedsfrister skal overholdes, og beslutninger skal kunne føres tilbage til fondens formål og vedtægt. Er fonden erhvervsdrivende, kommer der yderligere krav til blandt andet årsrapport, god fondsledelse og rapportering.
Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi både erhvervsdrivende og ikke-erhvervsdrivende fonde med den løbende fondsadministration. Vi kan varetage økonomi, bogføring, bestyrelsesbetjening, uddelingsadministration, rapportering og den praktiske sekretariatsfunktion omkring fonden. Når et spørgsmål kræver juridisk rådgivning, arbejder vi tæt sammen med ØENS Advokatfirmas specialister i fondsret. Det betyder, at fondens administrative og juridiske forhold kan håndteres i sammenhæng frem for hos en række forskellige rådgivere.
Vi har kontor på Amager i København og administrerer fonde i hele Danmark.
Kontakt os om fondsadministration →
Hvad er fondsadministration?
Fondsadministration er den løbende praktiske, økonomiske og organisatoriske administration, der skal få fonden til at fungere mellem bestyrelsesmøderne. Det kan blandt andet omfatte bogføring, betalinger, budgetter, regnskabsafstemning, bestyrelsesmøder, referater, myndighedskommunikation, administration af uddelinger og koordinering med fondens revisor og øvrige rådgivere.
Opgaverne afhænger naturligvis af fonden. En mindre ikke-erhvervsdrivende fond med få årlige uddelinger har ikke samme administrationsbehov som en større erhvervsdrivende fond med ansatte, dattervirksomheder og omfattende uddelingsaktiviteter. Derfor bør administrationen bygges op omkring fondens faktiske aktiviteter, vedtægt og bestyrelsens behov frem for en standardmodel.
En fondsadministrator overtager heller ikke bestyrelsens ansvar. Bestyrelsen er fortsat fondens ledelse og træffer de beslutninger, der efter lovgivningen og vedtægten tilkommer den. Administratorens opgave er blandt andet at skabe struktur, sikre et godt beslutningsgrundlag og sørge for, at de beslutninger, bestyrelsen træffer, bliver administreret og fulgt op i praksis.
Hvad er en fond?
En fond er en selvejende institution. Det betyder, at fonden ikke har en ejerkreds på samme måde som eksempelvis et ApS eller A/S. Når fonden er gyldigt stiftet, er den formue, der er lagt ind i fonden, udskilt fra stifterens formue og skal anvendes i overensstemmelse med fondens formål.
Fondens vedtægt – også ofte omtalt som fundatsen – er derfor helt central. Her fastlægges blandt andet fondens formål, ledelsesstruktur og de overordnede rammer for, hvordan fondens midler skal anvendes. Bestyrelsen kan ikke blot ændre retning, fordi et nyt bestyrelsesflertal synes, at et andet formål ville være mere relevant. Fonden skal administreres inden for de juridiske rammer, den er etableret under.
Det er samtidig vigtigt ikke at betragte en fond som en virksomhed med en særlig ejerstruktur. Netop fordi fonden ikke har ejere, får bestyrelsen en særlig rolle som den ledelse, der skal varetage fondens interesser og formål.
Hvad er forskellen på en erhvervsdrivende og en ikke-erhvervsdrivende fond?
Danske fonde opdeles overordnet i erhvervsdrivende og ikke-erhvervsdrivende fonde, og sondringen har stor betydning for blandt andet tilsyn, regnskab og administration.
Erhvervsdrivende fonde er reguleret af lov om erhvervsdrivende fonde og er underlagt Erhvervsstyrelsens tilsyn. En erhvervsdrivende fond kan eksempelvis udøve erhvervsaktivitet direkte eller have bestemmende indflydelse i en virksomhed. Den præcise juridiske vurdering af, om en fond er erhvervsdrivende, afhænger af fondens aktiviteter og forhold. Du kan læse mere i Erhvervsstyrelsens officielle vejledning om erhvervsdrivende fonde.
Ikke-erhvervsdrivende fonde er som udgangspunkt reguleret af fondsloven og underlagt Civilstyrelsens tilsyn. De to fondstyper skal derfor ikke bare administreres på samme måde. Der gælder forskellige regelsæt, myndigheder og rapporteringskrav, og fondens administrator skal kende den konkrete fonds juridiske ramme.
Hvis der er tvivl om fondens status eller om en aktivitet ændrer fondens juridiske karakter, kan ØENS Advokatfirma hjælpe med den fondsretlige vurdering.
Hvem fører tilsyn med en fond?
Tilsynsmyndigheden afhænger af fondstypen. For erhvervsdrivende fonde er Erhvervsstyrelsen fondsmyndighed og fører tilsyn med, at fonden administreres i overensstemmelse med lovgivningen, fondens formål og vedtægt. For ikke-erhvervsdrivende fonde er Civilstyrelsen fondsmyndighed.
Tilsynet betyder blandt andet, at visse beslutninger ikke alene kan træffes internt af bestyrelsen. Afhængigt af fondstypen og den konkrete disposition kan der være behov for myndighedens samtykke eller tilladelse til eksempelvis ændringer af vedtægten, sammenlægning, opløsning eller andre særlige dispositioner.
Det er derfor vigtigt, at den praktiske fondsadministration også er opmærksom på, hvornår en almindelig administrativ eller økonomisk beslutning bevæger sig over i et fondsretligt spørgsmål, der kræver juridisk vurdering eller myndighedsbehandling.
Hvilket ansvar har fondsbestyrelsen?
Bestyrelsen er fondens øverste ledelsesorgan og har ansvaret for at varetage fondens formål og interesser. Det gælder både økonomiske beslutninger, uddelinger, organisation, investeringer og den overordnede kontrol med fondens administration.
Bestyrelsen kan uddelegere mange praktiske opgaver til en administrator, revisor, advokat eller andre rådgivere, men den kan ikke outsource sit eget ledelsesansvar. Derfor skal bestyrelsen have tilstrækkelig indsigt i fondens økonomi og aktiviteter til at kunne træffe beslutninger på et oplyst grundlag og kontrollere, at beslutningerne bliver gennemført korrekt.
En professionel fondsadministrator skal derfor ikke gøre bestyrelsen overflødig. Tværtimod skal administrationen gøre det lettere for bestyrelsen at udføre sit arbejde. Det kræver blandt andet klare dagsordener, gode beslutningsoplæg, rettidig økonomirapportering og systematisk opfølgning.
Hvorfor er fondens vedtægt så vigtig?
Vedtægten er fondens centrale styringsdokument. Den beskriver blandt andet, hvilket formål fondens midler skal anvendes til, hvordan bestyrelsen sammensættes, og hvilke rammer der gælder for fondens virke og uddelinger.
Ved den løbende administration bør vedtægten derfor ikke ligge som et dokument, der kun bliver fundet frem, når der opstår et problem. Den skal fungere som et aktivt referencepunkt for fondens beslutninger. Når bestyrelsen eksempelvis skal vedtage en uddeling, udpege et nyt bestyrelsesmedlem eller træffe en større økonomisk beslutning, bør administrator og bestyrelse være opmærksomme på, hvilke krav vedtægten stiller.
Hvis fondens faktiske aktiviteter over tid har udviklet sig på en måde, der ikke længere passer til vedtægten, kan det være nødvendigt at undersøge mulighederne for en ændring. Vedtægtsændringer i fonde er imidlertid ikke det samme som at ændre vedtægterne i et almindeligt selskab og kan kræve fondsmyndighedens godkendelse. Derfor bør fondsretlig rådgivning inddrages, før der iværksættes ændringer.
Hvad indebærer bestyrelsesbetjening af en fond?
Bestyrelsesbetjening handler om at gøre bestyrelsens arbejde struktureret og dokumenteret. Inden et bestyrelsesmøde kan administrator blandt andet indsamle materiale, koordinere dagsordenen med formanden, udarbejde økonomioversigter og forberede beslutningspunkter, så bestyrelsen har det nødvendige grundlag for at tage stilling.
Under mødet kan administrator varetage sekretariatsfunktionen og sørge for, at beslutninger og centrale drøftelser bliver dokumenteret i referatet. Efter mødet skal beslutningerne følges til dørs. Det kan eksempelvis være udbetaling af vedtagne uddelinger, ændringer i budgettet, korrespondance med rådgivere eller opfølgning på konkrete handlingspunkter.
Bestyrelsesbetjening er dermed mere end mødebooking og referatskrivning. Den skaber kontinuitet mellem møderne og sikrer, at bestyrelsens beslutninger bliver omsat til praktisk handling.
Hvorfor bør fonden have et årshjul?
Et årshjul giver bestyrelsen og administrationen et samlet overblik over de tilbagevendende opgaver gennem året. Det kan eksempelvis omfatte bestyrelsesmøder, budgetbehandling, årsregnskab, revision, uddelingsrunder, rapportering, myndighedsfrister og den årlige gennemgang af relevante governance- og complianceforhold.
Fordelen er, at fondens administration bliver proaktiv frem for friststyret. Bestyrelsen kan se i god tid, hvornår et væsentligt emne skal behandles, og administrationen kan forberede materialet i den rigtige rækkefølge. Det er især værdifuldt i fonde, hvor bestyrelsen kun mødes få gange om året, fordi manglende planlægning ellers kan betyde, at et vigtigt spørgsmål skal vente til næste møde eller håndteres gennem ekstraordinære beslutninger.
Hos ØENS kan vi opbygge og vedligeholde et årshjul som en del af fondsadministrationen, så både bestyrelse, administrator, revisor og eventuelle øvrige rådgivere arbejder ud fra den samme struktur.
Hvordan håndteres fondens bogføring?
Fondens bogføring er fundamentet for både økonomirapporteringen til bestyrelsen og det årlige regnskab. Alle relevante indtægter, udgifter, investeringer, uddelinger, administrationsomkostninger og øvrige økonomiske transaktioner skal registreres korrekt og kunne dokumenteres.
Hos ØENS kan vi stå for den løbende bogføring, bankafstemninger, betalingshåndtering og øvrige regnskabsopgaver. Kontoplanen kan tilpasses fondens aktiviteter, så bestyrelsen eksempelvis kan følge administrationsomkostninger, uddelinger og forskellige formålsområder særskilt, når det er relevant.
Det er en fordel, at bogføringen bliver struktureret med fondens rapporteringsbehov for øje fra starten. Hvis bestyrelsen ønsker at se, hvor meget der er uddelt inden for bestemte områder eller følge faktiske omkostninger mod et budget, er det langt lettere, når regnskabet er bygget op til at levere den information løbende.
Skal fonde udarbejde årsregnskab?
Ja, fonde skal forholde sig til årlig regnskabsaflæggelse, men de konkrete krav afhænger af fondstypen.
Erhvervsdrivende fonde skal udarbejde årsrapport efter årsregnskabsloven og indsende den til Erhvervsstyrelsen. Der gælder desuden en række særlige oplysningskrav for erhvervsdrivende fonde ud over de almindelige regler for virksomheder. Det omfatter blandt andet bestemte oplysninger om ledelse, uddelinger og god fondsledelse.
Ikke-erhvervsdrivende fonde skal også aflægge årligt regnskab efter de regler, de er omfattet af. Civilstyrelsen har blandt andet udarbejdet vejledning og hjælpeværktøjer om regnskabsaflæggelse for ikke-erhvervsdrivende fonde, herunder materiale om god regnskabsskik.
Det er altså ikke korrekt at behandle alle fonde efter én fælles regnskabsmodel. Fondsart, aktiviteter og størrelse skal tænkes ind i årsafslutningen.
Hvordan hjælper ØENS med fondens årsregnskab?
Når ØENS står for den løbende bogføring, sørger vi gennem året for afstemninger og dokumentation, så regnskabet er struktureret, når årsafslutningen begynder. Vi kan udarbejde eller klargøre relevant regnskabsmateriale inden for rammerne af vores ydelse og koordinere processen med fondens revisor, hvor revision eller anden revisorerklæring er påkrævet.
En god årsafslutning begynder ikke først, når revisor efterspørger materialet. Hvis bankkonti, investeringer, uddelinger og øvrige balanceposter er blevet afstemt løbende, og dokumentationen er placeret korrekt, bliver arbejdet ved årets udgang betydeligt mere overskueligt.
Vores almindelige arbejde med årsregnskab og årsafslutning kan derfor integreres i fondsadministrationen, men med de særlige fondsregler, der gælder for netop den fond.
Skal en fond have en revisor?
Der gælder særlige regler om revision for fonde, og kravene afhænger blandt andet af fondstypen. Bestyrelsen bør derfor ikke tage udgangspunkt i de almindelige revisionsregler for et mindre ApS og antage, at de samme muligheder gælder for fonden.
ØENS Virksomhedsadministration er ikke en erstatning for en godkendt revisor i de situationer, hvor reglerne kræver revision eller en erklæring fra en godkendt revisor. Vores rolle er blandt andet at sikre, at den løbende bogføring, afstemning og dokumentation er i orden og at koordinere med fondens revisor, så revisionsprocessen bliver så effektiv som muligt.
Det skaber samtidig en god arbejdsdeling: Administrator håndterer økonomien gennem året, mens revisor varetager den uafhængige revision og de erklæringsopgaver, der følger af reglerne.
Hvad er god fondsledelse?
God fondsledelse handler om de principper og processer, der understøtter, at fonden bliver ledet ansvarligt, gennemsigtigt og i overensstemmelse med fondens formål. For erhvervsdrivende fonde har Komitéen for god Fondsledelse udarbejdet anbefalinger om blandt andet kommunikation, bestyrelsens opgaver og ansvar, bestyrelsens sammensætning og ledelsens vederlag.
Erhvervsdrivende fonde skal årligt forholde sig til anbefalingerne og redegøre for, hvordan fonden forholder sig til dem. Det betyder ikke nødvendigvis, at enhver anbefaling skal følges slavisk, men bestyrelsen skal tage aktivt stilling og give de krævede forklaringer, hvis den vælger en anden løsning.
Administrativt betyder det blandt andet, at området bør indgå i fondens årshjul. Bestyrelsen skal have materialet i tide, redegørelsen skal koordineres med årsrapporten, og tidligere beslutninger bør kunne findes og dokumenteres.
Hvordan hjælper ØENS med god fondsledelse?
ØENS Virksomhedsadministration kan hjælpe med den praktiske proces omkring bestyrelsens arbejde med governance. Det kan blandt andet være at sætte relevante emner på bestyrelsens årshjul, samle dokumentation, forberede bestyrelsens behandling af spørgsmålene og sørge for, at besluttede ændringer bliver implementeret i den praktiske administration.
Når der er tale om egentlig juridisk fortolkning af erhvervsfondsloven, fondens vedtægt eller bestyrelsens pligter, inddrager vi ØENS Advokatfirma. Den arbejdsdeling er vigtig, fordi fondsadministration og fondsret hænger tæt sammen, men ikke er det samme.
Det betyder samtidig, at bestyrelsen ikke selv skal afgøre, hvornår et administrativt spørgsmål har udviklet sig til et juridisk spørgsmål. Det kan vi hjælpe med at identificere undervejs.
Hvad er en uddelingspolitik?
For fonde, der foretager uddelinger, er det relevant at have tydelige rammer for, hvordan fondens formål bliver omsat til konkrete uddelingsbeslutninger. I erhvervsdrivende fonde gælder der desuden særlige regler om redegørelse for fondens uddelingspolitik.
Uddelingspolitikken bør skabe en sammenhæng mellem fondens vedtægtsbestemte formål og den måde, bestyrelsen faktisk prioriterer midlerne på. Hvis fondens formål eksempelvis er bredt formuleret, kan bestyrelsen have behov for at fastlægge mere konkrete principper for, hvilke projekter eller målgrupper der prioriteres i en given periode.
Den praktiske fondsadministration kan understøtte dette arbejde ved at registrere uddelinger systematisk og levere overblik over, hvordan midlerne faktisk er blevet fordelt.
Hvordan administreres legater og uddelinger?
Legat- og uddelingsadministration kan fylde en stor del af arbejdet i en uddelende fond. Processen kan begynde med information om ansøgningsmuligheder og et digitalt ansøgningsskema og fortsætte med registrering, kategorisering og administrativ behandling af de indkomne ansøgninger.
Administrator kan hjælpe med at skabe et ensartet materiale til bestyrelsen, så medlemmerne får et overskueligt beslutningsgrundlag. Selve uddelingsbeslutningen skal naturligvis træffes af den kompetente ledelse efter fondens vedtægt og gældende regler. Når beslutningen er truffet, kan administrator udsende tilsagn eller afslag, registrere bevillingen, sørge for udbetaling og følge op på eventuelle krav om dokumentation eller afrapportering.
En god proces skaber både effektivitet og sporbarhed. Det skal efterfølgende være muligt at se, hvilken ansøgning en uddeling vedrørte, hvad bestyrelsen besluttede, hvornår beløbet blev udbetalt, og om eventuelle betingelser blev opfyldt.
Skal en fond indberette legater?
Fonde, der foretager uddelinger, kan være omfattet af indberetningsforpligtelser til Skattestyrelsen, og den skattemæssige behandling afhænger blandt andet af uddelingens karakter og modtageren.
Det betyder, at administrator ikke kun skal registrere, at et beløb er blevet udbetalt. Det skal også være klart, hvem modtageren er, hvad uddelingen vedrører, og hvordan den skal håndteres administrativt og skattemæssigt.
Skattereglerne om fonde og uddelinger kan være komplekse, og de konkrete skattemæssige vurderinger bør derfor håndteres med de nødvendige faglige kompetencer. ØENS kan stå for den praktiske registrering og indberetning inden for vores ydelse og koordinere med fondens øvrige rådgivere, når der er behov for en særskilt skatteretlig vurdering.
Hvordan sikrer man, at uddelinger følger fondens formål?
Det er bestyrelsens ansvar at sikre, at fondens midler anvendes inden for det formål, der følger af vedtægten. Administrator kan understøtte dette ved at gøre formålet til en integreret del af uddelingsprocessen.
Det kan eksempelvis ske ved, at ansøgningsskemaet er opbygget, så ansøgeren skal forklare, hvordan projektet falder inden for fondens formål. Ansøgningerne kan derefter organiseres efter relevante kategorier, og bestyrelsesmaterialet kan indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at træffe beslutningen.
Hvis en ansøgning ligger på kanten af fondens formål, bør administrator ikke bare forsøge at træffe vurderingen på bestyrelsens vegne. Her kan det være relevant at få en juridisk vurdering hos ØENS Advokatfirma inden uddelingsbeslutningen træffes.
Hvordan håndteres fondens betalinger?
Fonde skal have klare arbejdsgange for betalinger. Det gælder både almindelige driftsudgifter og større uddelinger. En betaling bør kunne føres tilbage til den relevante faktura, aftale eller bestyrelsesbeslutning, og der bør være en tydelig godkendelsesstruktur.
For nogle fonde giver det mening med to-godkendelsesprincipper eller forskellige beløbsgrænser. Det kan eksempelvis være, at administrator gør betalingen klar, mens et eller flere bestyrelsesmedlemmer godkender den. Den konkrete struktur skal passe til fondens størrelse og vedtægt.
Hos ØENS kan betalingshåndteringen integreres med fondens bogføring, så bilag, godkendelse, betaling og regnskab hænger sammen. Det reducerer både manuelt arbejde og risikoen for, at dokumentationen bliver spredt på tværs af mails og mapper.
Hvorfor er interne kontroller vigtige i en fond?
En fond administrerer midler, der skal anvendes til et bestemt formål, og der er ingen ejer, som løbende holder øje med sin egen investering. Det gør klare kontroller og ansvarsområder særligt vigtige.
Interne kontroller kan blandt andet handle om, hvem der kan oprette og godkende betalinger, hvordan ændringer af leverandøroplysninger kontrolleres, hvem der har adgang til bank og økonomisystem, og hvordan større dispositioner dokumenteres.
Kontrollerne skal stå mål med fondens størrelse og risici. En lille fond behøver ikke samme kontrolsystem som en stor erhvervsdrivende fond, men selv en mindre organisation bør undgå, at én person uden yderligere kontrol kan oprette, godkende, betale og bogføre den samme transaktion.
En professionel fondsadministration kan hjælpe med at gøre disse arbejdsgange tydelige og dokumenterede.
Hvordan håndteres habilitet og interessekonflikter?
Bestyrelsesmedlemmer kan komme i situationer, hvor de har en personlig, økonomisk eller anden særlig interesse i en sag, fonden skal behandle. Det kan eksempelvis være en uddelingsansøgning fra en organisation, som et bestyrelsesmedlem er tæt knyttet til, eller en aftale med en virksomhed, hvor medlemmet har interesser.
Habilitet er et juridisk spørgsmål, men administrationen spiller en vigtig praktisk rolle. Det skal være muligt at identificere potentielle konflikter, få spørgsmålet behandlet korrekt og dokumentere i referatet, hvordan bestyrelsen håndterede situationen.
Hvis der er tvivl om habilitet eller bestyrelsens mulighed for at deltage i en beslutning, bør der indhentes fondsretlig rådgivning, inden beslutningen træffes.
Hvad med fondens persondata og GDPR?
Fonde kan behandle en betydelig mængde personoplysninger. Det gælder eksempelvis oplysninger om legatansøgere, bestyrelsesmedlemmer, ansatte, samarbejdspartnere og andre personer, fonden har relationer til. Afhængigt af fondens formål kan ansøgninger endda indeholde følsomme personoplysninger.
Det betyder, at ansøgningssystemer, mail, arkivering og adgang til dokumenter bør tilrettelægges med persondatareglerne for øje. Fonden bør blandt andet vide, hvorfor oplysningerne indsamles, hvem der har adgang til dem, og hvor længe de skal opbevares.
En digital uddelingsproces bør derfor ikke kun vælges ud fra brugervenlighed. Systemet skal også kunne understøtte en forsvarlig håndtering af de oplysninger, fonden modtager.
Hvis fonden har behov for egentlig juridisk rådgivning om databeskyttelse, kan vi inddrage specialisterne i ØENS Advokatfirma.
Kan ØENS administrere fondens Digital Post og myndighedskommunikation?
Ja. Den praktiske sekretariatsfunktion kan blandt andet omfatte håndtering og koordinering af fondens myndighedspost, når de nødvendige adgange og fuldmagter er på plads.
Det er vigtigt, fordi myndighedshenvendelser kan indeholde konkrete frister eller kræve handling fra bestyrelsen. Administrator kan sørge for, at henvendelsen bliver identificeret, sendt videre til den relevante person og sat på bestyrelsens eller rådgiverens dagsorden.
Hvis henvendelsen kræver en juridisk vurdering eller et formelt svar på et fondsretligt spørgsmål, kan ØENS Virksomhedsadministration koordinere sagen med ØENS Advokatfirma.
Hvad hvis fonden har ansatte?
Hvis fonden har ansatte, opstår der de samme administrative arbejdsgiveropgaver som i andre organisationer. Der skal være styr på løn, ferie, pension, skat, AM-bidrag og øvrige relevante indberetninger.
ØENS kan håndtere fondens lønadministration sammen med den øvrige fondsadministration, så lønposterne automatisk bliver integreret i bogføringen og den løbende økonomirapportering.
Hvis der opstår juridiske spørgsmål om ansættelseskontrakter, sygdom, barsel, opsigelser eller øvrige ansættelsesretlige forhold, kan vores specialister i arbejds- og ansættelsesret bistå med den juridiske del.
Hvordan arbejder man med fondens budget?
Et budget giver bestyrelsen mulighed for at planlægge både fondens driftsomkostninger og de midler, der forventes anvendt til fondens formål. Det kan eksempelvis vise forventede indtægter fra investeringer eller aktiviteter, administrationsomkostninger og den forventede ramme for årets uddelinger.
Budgettet bliver særligt værdifuldt, når det følges løbende. Hvis fondens afkast eller indtægter udvikler sig anderledes end forventet, kan bestyrelsen få behov for at genoverveje uddelingsniveauet eller andre dispositioner.
Hos ØENS kan budget og løbende rapportering indgå som en del af fondens økonomistyring, så bestyrelsen gennem året kan sammenholde det realiserede resultat med den plan, den har vedtaget.
Hvilken økonomirapportering bør bestyrelsen få?
Rapporteringen bør tilpasses fondens aktiviteter og den hyppighed, bestyrelsen mødes med. For nogle fonde kan en økonomirapport i forbindelse med hvert bestyrelsesmøde være tilstrækkelig, mens større fonde kan have behov for månedlig eller kvartalsvis rapportering.
En rapport kan blandt andet vise resultat sammenholdt med budget, udviklingen i fondens likviditet, foretagne og besluttede uddelinger, væsentlige tilgodehavender og gæld samt andre nøgletal, der er relevante for den konkrete fond.
Det afgørende er, at rapporteringen gør bestyrelsen i stand til at forstå økonomien. En omfattende rapport med mange kontolinjer er ikke nødvendigvis bedre end en kortere rapport, der fremhæver de områder, bestyrelsen faktisk bør forholde sig til.
Kan ØENS koordinere samarbejdet med fondens revisor og advokat?
Ja. En af fordelene ved en samlet fondsadministration er, at administrator kan fungere som praktisk knudepunkt mellem bestyrelsen og de øvrige rådgivere.
Hvis revisor efterspørger materiale til revisionen, kan ØENS samle og levere den relevante dokumentation fra bogføringen. Hvis en bestyrelsesbeslutning kræver juridisk vurdering, kan vi koordinere med ØENS Advokatfirma. Og hvis rådgivningen fører til en administrativ ændring, sørger vi for, at den bliver implementeret i fondens løbende arbejdsgange.
Det reducerer risikoen for, at vigtige beslutninger falder mellem forskellige rådgivere, og gør det lettere for bestyrelsen at have ét samlet overblik over de opgaver, der er i gang.
Kan ØENS hjælpe med at stifte en ny fond?
Ja – men her er rollefordelingen vigtig. Stiftelsen af en fond er først og fremmest en juridisk proces, hvor fondens formål, vedtægt, kapital og ledelsesstruktur skal etableres korrekt. Derfor håndteres den juridiske stiftelse sammen med ØENS Advokatfirma og vores rådgivning inden for fondsret.
ØENS Virksomhedsadministration kan efterfølgende hjælpe med at gøre fonden administrativt operationel. Det kan blandt andet være etablering af bogføringssetup, bank- og betalingsprocesser, budget, bestyrelsesårshjul, dokumentstruktur og eventuel uddelingsadministration.
På den måde bliver der sammenhæng mellem den fond, der juridisk bliver etableret, og den organisation, der bagefter skal fungere i praksis.
Hvad kræver det at stifte en erhvervsdrivende fond?
En erhvervsdrivende fond er underlagt særlige krav ved stiftelsen. Blandt andet skal den have en grundkapital på mindst 300.000 kr., og fondens vedtægt skal opfylde en række lovbestemte krav. Kapitalgrundlaget skal samtidig være forsvarligt i forhold til de aktiviteter, fonden skal udføre.
Det er derfor ikke tilstrækkeligt blot at overføre 300.000 kr. og formulere et formål. Stiftelsen kræver en fondsretlig vurdering og korrekt dokumentation. Når fonden er etableret, bliver grundkapitalen en del af fondens egenkapital, og bestyrelsen skal løbende være opmærksom på fondens kapitalberedskab.
Selve stiftelsen og rådgivningen om kapital, vedtægt og fondskonstruktion håndteres af ØENS Advokatfirma, mens Virksomhedsadministrationen kan overtage den praktiske økonomi og fondsadministration efter etableringen.
Hvornår giver det mening at outsource fondsadministrationen?
En fond behøver ikke have mange ansatte eller hundredvis af uddelinger, før ekstern administration kan give mening. I mindre fonde består bestyrelsen ofte af personer, som har deres primære arbejde et andet sted, og som ikke nødvendigvis har mulighed for selv at håndtere den daglige administration mellem bestyrelsesmøderne.
Ekstern administration skaber kontinuitet. Der er nogen, der holder styr på årshjulet, følger op på beslutninger, sørger for betalinger, opdaterer regnskabet og forbereder det næste møde. Det betyder samtidig, at fondens administration ikke bliver afhængig af, at én bestemt bestyrelsesformand har alle dokumenter og deadlines liggende i sin egen indbakke.
For større fonde kan outsourcing på samme måde fungere som et alternativ til at opbygge en omfattende intern sekretariats- og økonomifunktion.
Hvad bør bestyrelsen overveje, når den vælger fondsadministrator?
Bestyrelsen bør først og fremmest se på, hvilke kompetencer fondens administration faktisk kræver. Hvis administrator kun kan håndtere bogføring, skal fonden måske stadig koordinere bestyrelsesbetjening, uddelinger og myndighedskommunikation andre steder. Hvis administrator omvendt kan fungere som samlet sekretariat, bliver koordinationen enklere.
Det er også relevant at se på adgangen til specialister. Fondsadministration befinder sig ofte i krydsfeltet mellem økonomi og jura, og der vil derfor opstå situationer, hvor en administrator har behov for at kunne identificere et fondsretligt spørgsmål og sende det videre til en advokat.
Hos ØENS ligger Virksomhedsadministrationen og Advokatfirmaet i samme rådgivningshus. Det betyder, at bestyrelsen både kan få den praktiske administration og den juridiske fondsretlige rådgivning uden selv at skulle koordinere mellem flere separate leverandører.
Sådan hjælper ØENS med fondsadministration
Hos ØENS Virksomhedsadministration kan vi varetage en stor del af den løbende administration omkring fonden. Vi kan blandt andet håndtere bogføring, betalinger, bankafstemninger, budget og økonomirapportering, forberedelse og sekretariatsbetjening af bestyrelsesmøder, referater, årshjul og opfølgning på beslutninger. For uddelende fonde kan vi desuden administrere ansøgnings- og uddelingsprocesser fra modtagelse og registrering af ansøgninger til tilsagn, udbetaling og efterfølgende dokumentation.
Når året skal afsluttes, kan vi klargøre regnskabsmaterialet og koordinere processen med fondens revisor. Har fonden ansatte, kan vi også håndtere lønadministrationen. Og hvis bestyrelsen ønsker et stærkere økonomisk beslutningsgrundlag, kan fondsadministrationen kombineres med økonomistyring.
Opstår der spørgsmål om vedtægten, bestyrelsens kompetence, habilitet, uddelingsformål, myndighedsgodkendelser, stiftelse eller andre fondsretlige forhold, inddrager vi vores kolleger i ØENS Advokatfirma. På den måde kan administration, økonomi og jura håndteres som dele af den samme fondsdrift.
Kontakt os uforpligtende om administration af jeres fond.
Har du spørgsmål til fondsadministration eller fondsret? Få vores hjælp nu
Ofte stillede spørgsmål om fondsadministration
Hvad omfatter fondsadministration?
Fondsadministration kan blandt andet omfatte bogføring, betalinger, budget og økonomirapportering, bestyrelsesbetjening, mødeforberedelse, referater, årshjul, myndighedskommunikation og administration af legater og andre uddelinger. Det konkrete indhold afhænger af fondens type, størrelse og aktiviteter.
Hvad er forskellen på en erhvervsdrivende og en ikke-erhvervsdrivende fond?
Erhvervsdrivende fonde er reguleret af lov om erhvervsdrivende fonde og er underlagt Erhvervsstyrelsens tilsyn, mens ikke-erhvervsdrivende fonde som udgangspunkt er omfattet af fondsloven og Civilstyrelsens tilsyn. Forskellen har blandt andet betydning for fondens regnskab, rapportering, governance og myndighedskontakt.
Skal en fond lave årsregnskab?
Ja. Der gælder krav om årlig regnskabsaflæggelse for fonde, men reglerne afhænger af fondstypen. Erhvervsdrivende fonde skal udarbejde og indsende årsrapport efter årsregnskabsloven, mens ikke-erhvervsdrivende fonde skal aflægge regnskab efter de regler, de er omfattet af.
Kan ØENS administrere fondens legater og uddelinger?
Ja. ØENS kan blandt andet hjælpe med den praktiske administration af ansøgninger, bestyrelsesmateriale, tilsagn og afslag, udbetalinger og efterfølgende opfølgning. Selve beslutningen om, hvem der skal modtage fondens midler, træffes af den kompetente ledelse i overensstemmelse med fondens vedtægt.
Kan ØENS både stå for fondsadministration og fondsret?
ØENS Virksomhedsadministration håndterer den praktiske og økonomiske administration, mens ØENS Advokatfirma kan rådgive om de juridiske fondsretlige spørgsmål. Det kan eksempelvis være stiftelse, vedtægtsændringer, bestyrelsens kompetence, habilitet og dispositioner, der kræver myndighedsgodkendelse.
Hvem har ansvaret, hvis fonden bruger en ekstern administrator?
Bestyrelsen er fortsat fondens ledelse og har det overordnede ansvar for at varetage fondens formål og interesser. En administrator kan udføre og forberede mange opgaver, men bestyrelsen kan ikke outsource sit eget ledelsesansvar.
Kan ØENS overtage administrationen af en eksisterende fond?
Ja. Vi kan overtage hele eller dele af administrationen af en eksisterende fond. I forbindelse med overdragelsen gennemgår vi blandt andet fondens regnskab, vedtægt, eksisterende arbejdsgange, bestyrelsesmateriale, myndighedsfrister og eventuelle igangværende uddelingsprocesser, så der bliver et tydeligt skæringspunkt mellem den tidligere og den nye administration.
Kan ØENS hjælpe med at oprette en ny fond?
Ja. Den juridiske stiftelse kan håndteres af ØENS Advokatfirma, mens ØENS Virksomhedsadministration kan etablere den efterfølgende praktiske administration med blandt andet bogføring, økonomiprocesser, årshjul og bestyrelsesbetjening.
Giv bestyrelsen tid til at lede fonden
En fondsbestyrelse skal først og fremmest sikre, at fondens formål bliver varetaget, og at fondens midler forvaltes ansvarligt. Men det arbejde bliver vanskeligt, hvis bestyrelsens tid i stedet bruges på at efterspørge bilag, holde styr på myndighedsfrister, koordinere betalinger og finde gamle beslutninger i forskellige indbakker. En professionel fondsadministration skaber struktur omkring bestyrelsen. Regnskabet er ajourført, møderne bliver forberedt, beslutninger bliver dokumenteret og fulgt op, og uddelinger kan administreres gennem en gennemsigtig proces. Samtidig ved bestyrelsen, hvornår et spørgsmål kræver mere end administration og bør vurderes fondsretligt.
Hos ØENS kan vi samle de forskellige dele. ØENS Virksomhedsadministration står for den praktiske og økonomiske fondsadministration, mens ØENS Advokatfirma kan bistå med fondsretten. Det betyder, at bestyrelsen får én samlet indgang til både den daglige drift og de mere komplekse spørgsmål, der kan opstå undervejs. Vi har kontor på Amager i København og hjælper fonde i hele Danmark. Har I spørgsmål til bogføring, bestyrelsesbetjening, regnskab, uddelinger eller den løbende administration af jeres fond, er I altid velkomne til at tage fat i os.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER
