Uanset om din virksomhed er en større entreprenørvirksomhed eller en mindre håndværkervirksomhed, hjælper vi dig med det helt rigtige juridiske set-up for netop din virksomhed gennem ”ØENS Juridiske Entreprenørservice”.

Vi hjælper med at opsætte standardkontrakter tilpasset til jeres behov og står klar med hurtig og direkte juridisk rådgivning ved hverdagens små eller store juridiske udfordringer. Vi har indgående kendskab til alle juridiske forhold i en entreprenørvirksomhed, herunder AB-regler, rådgiverkontrakter, regler om vinterbyggeri, konkurrenceregler, udbudsregler mv.

Er en tvist uundgåelig, fører vi retssag, voldgiftssag eller syn og skøn for jer. Vi forsøger altid at sikre jer bedst mulig dækning for jeres udgifter til sagsomkostninger via jeres retshjælpsforsikring.

En af vores kernekompetencer er at hjælpe vores foreningsejendomme trygt igennem en byggesag. Gennem ”ØENS Juridiske Byggerådgivning” har vi udviklet et helstøbt koncept, som hjælper foreningen sikkert juridisk gennem en byggesag.

”ØENS Juridiske Byggerådgivning” kan også med fordel bruges af andre bygherrer som f.eks. private ejendomsudviklere.

Som teknisk rådgiver oplever man ofte at stå for udarbejdelse af juridiske dokumenter over for bygherren. Det kan f.eks. være rådgiveraftale, entreprisekontrakt, udbudsmateriale eller aftalesedler.

Vi hjælper med at kvalitetssikre jeres standarddokumenter, uddanne jeres medarbejdere inden for de byggejuridiske regler og er aldrig mere end et telefonopkald væk for juridisk sparring i hverdagen. Vi repræsenterer jer også ved rets- eller voldgiftssager om rådgiveransvar – særligt i København – hvis skulle det komme dertil.

Et af vores specialkompetenceområder er konkurrenceret og compliance specifikt målrettet anlægs- og byggebranchen. Vi udarbejder komplette ”compliance-programmer” til jeres virksomhed og sikrer gennem undervisning, at jeres medarbejdere er opdateret med den nødvendige viden til at kunne holde jer ude af karteller og andre konkurrencebegrænsende samarbejder.

Overtrædelser af konkurrencereglerne kan have store konsekvenser for en virksomhed. Et ”compliance-program” er derfor en god forsikring mod dén type problemer.

Det kan være fatalt at iværksætte en bygge- og anlægsopgave uden at sikre sig, at udbudsreglerne er overholdt. Grundlæggende set gælder udbudsreglerne dog kun for offentlige bygherrer, eller hvor der er offentlige penge involveret.

Vores amager advokater bistår alle byggeriets parter ved spørgsmål af udbudsretlig karakter i relation til byggeriet.

Vi underviser såvel entreprenører, bygherrer, rådgivere og foreningsbestyrelser om byggeriets regler – særligt AB-reglerne (AB 18, ABT18 og ABR18).

Vores kurser er opdelt i 3 kategorier: Gå-hjem-møder, modulkurser og halv- eller heldags virksomhedskurser. De afholdes som oftest på vores kontor på Amager (2300 København S)

Kontakt Johan Iversen Møller, hvis du ønsker at høre mere om ØENS kurser.

Det første, du som nærmeste pårørende til en afdød person skal gøre, er at kontakte et begravelsesfirma for at aftale de nærmere omstændigheder vedrørende begravelsen/bisættelsen med bedemanden. Inden mødet med bedemanden er det en god ide at overveje, om den afdøde skal begraves, hvilket indebærer køb af et gravsted, eller om vedkommende skal kremeres, hvorefter urnen kan nedsættes i et urnegravsted, som er købt af dødsboet, eller i en fællesgrav på kirkegården. Hvis den afdøde var tilknyttet et eksisterende familiegravsted, kan det være en mulighed at benytte dette til begravelsen eller urnenedsættelsen.

Før mødet med bedemanden bør du også overveje, hvilken kirke eller kapel begravelsen skal finde sted i, samt om der skal deltage en præst, eventuelt en specifikt navngiven musiker eller lignende. Bedemanden vil tage kontakt til kirken eller kapellet for at aftale dato og tid for højtideligheden og koordinere med den valgte kirkegård for at arrangere nedsættelsen af kisten eller urnen. Omkostningerne til begravelsen betales fra dødsboets økonomiske midler.

Vær opmærksom på, at den, der bestiller bedemanden, hæfter for betalingen af bedemandens regning. Bedemandens regning betales forud for alt andet i forbindelse med boets behandling, og du skal derfor sørge for at beholde regningen til boets regnskab. Det offentlige yder begravelseshjælp, hvis størrelse afhænger af den afdødes fødselstidspunkt og formueforhold. Hvis der ikke er tilstrækkelige økonomiske midler i dødsboet til at dække udgifterne, hæfter den person, der har bestilt begravelsen, som nævnt, for den udækkede del. Hvis ingen af de nærmeste pårørende ønsker at arrangere begravelsen, påtager det offentlige sig denne opgave.

I forbindelse med mødet med bedemanden skal du kontakte kirkegårdskontoret, hvis du skal udvælge et gravsted til den afdøde, samt arrangere et møde med præsten for at drøfte detaljerne omkring højtideligheden i kirken eller kapellet. Ønskes der en sammenkomst for de efterladte efter begravelsen, skal de nærmeste pårørende foretage de nødvendige aftaler herom med det relevante etablissement.

Har du svært ved at finde tiden til at passe et gravsted, eller bor du langt væk, kan virksomheder som Memmora være en praktisk løsning. De tilbyder professionel gravstedspleje året rundt, hvilket sikrer, at gravstedet altid er velholdt. Efter hvert besøg sender de billeder af gravstedet, så du kan følge med og være tryg ved, at alt bliver taget hånd om med omhu og respekt. Dette kan være en stor hjælp for pårørende, der ikke har mulighed for selv at passe gravstedet regelmæssigt.

Når det praktiske omkring begravelse eller bisættelse er på plads, har skifteretten fået besked om dødsfaldet, og der skal nu tages stilling til, hvordan afdødes aktiver skal afvikles.

Arvingerne skal tage stilling til, hvordan boet skal skiftes. Dette kan ske på følgende møder:

• Skifteretten vil sende et brev, hvor de anmoder om, at kontaktpersonen ringer og oplyser, om hvordan boet skal skiftes.
• ØENS Advokatfirmas dødsboadvokat kan vejlede og anmode om boets udlevering på vegne af arvingerne.
• Afdøde kan have bestemt skifteformen i testamentet.

Uanset hvilken skifteform man ender med, er det vigtigt, at man ikke går i gang med at tømme boligen eller afhænde andre aktiver før boets udlevering fra skifteretten. Det er vigtigt, da man ellers kan risikere at få problemer med boets kreditorer og boets eventuelle andre arvinger.

At sidde i uskiftet bo betyder, at man som længstlevende ægtefælle overtager sin afdøde ægtefælles rettigheder og forpligtelser med en ejers rådighed. Man overtager rådigheden – men ikke ejerskabet – over afdødes midler. Det kan sammenlignes med, at man i en periode får lov til at råde over og forvalte den arv, som egentlig er afdødes børns (og længstlevendes egen til dels).

Den rådighed, man har som længstlevende, er begrænset, og man må ikke ”misbruge” det uskiftede bo. Den begrænsede rådighed betyder derfor også, at man ikke uden videre kan bestemme over det samlede bo ved testamente, men alene kan testere over halvdelen af det uskiftede bo, som falder i arv efter længstlevende.

At sidde i udskiftet bo har den umiddelbare virkning, at der ikke skal udbetales nogen arv til afdødes børn på dette tidspunkt, men først senere, når boet bliver skiftet.

Betingelserne for at få udleveret boet til uskiftet bo er:

• At der i ægteskabet var formuefællesskab.
• Afdødes eventuelle særbørn skal give samtykke til, at længstlevende må hensidde i uskiftet bo (modsat fællesbørn, som ikke skal samtykke). Bemærk dog, at du ikke kan sidde i uskiftet bo med umyndige børn.
• Som længstlevende må du ikke være under konkurs, og du skal kunne opfylde de betalingsforpligtelser, der er, som de kommer (solvenskrav).
• Som længstlevende må du ikke være umyndig, f.eks. under værgemål.

Når et dødsbo behandles som privat skifte, betyder det, at boet udleveres til afdødes arvinger, og at det er arvingerne, der har ansvaret for boets behandling uden indblanding fra en af skifteretten udpeget bobestyrer.

Selv om boet er udlagt til arvingerne, vælger mange arvinger dog ofte at søge bistand til boets behandling hos en dødsboadvokat.

For at boet kan udleveres af skifteretten til privat skifte, er der betingelser, som skal være opfyldt:

• Arvingerne skal være enige om, at boet skal behandles som privat skifte.
• Boet efter afdøde skal være solvent. Det vil sige, at der skal være penge nok i boet til at kunne betale alle afdødes gældsforpligtelser.
• Mindst én af arvingerne skal være myndig, må ikke være repræsenteret ved (skifte)værge, og skal kunne afgive solvenserklæring.
• At afdøde ikke ved testamente har afskåret boets behandling ved privat skifte.
• Der må ikke være afgørende hensyn, som taler imod udlevering til privat skifte. Hos ØENS har vi stor erfaring som dødsboadvokat ved privat skifte. Vi aftaler individuelt med arvingerne, hvad arvingerne selv vil stå for, og hvad der ønskes hjælp til. Kontakt os gerne for en uforpligtende snak, hvis du er i tvivl om, hvorvidt du har nytte af en dødsboadvokat.

En bobestyrer er en advokat, der enten er udpeget og autoriseret af skifteretten eller indsat i afdødes testamente. Når et dødsbo skal behandles som bobestyrerbo, betyder det, at det er en autoriseret bobestyrer, som står for hele bobehandlingen.

Bobestyreren fungerer som dødsboets advokat og har til opgave at afvikle alle boets aktiver samt betale boets gæld. Som arving hæfter du derfor ikke for eventuel gæld i boet. Det er en central del af bobestyrerens opgaver at sikre en korrekt og juridisk afvikling, hvor alle relevante instanser – herunder skifteretten – bliver orienteret. Bobestyreren varetager arvingernes interesser, men kan også træffe beslutninger, der går imod arvingernes ønsker, hvis det er nødvendigt for at følge lovgivningen.

Et dødsbo kan blive behandlet som et bobestyrerbo i følgende tilfælde:

• En arving anmoder om bobestyrerbehandling.

• Afdøde var forgældet (insolvent).

• Arvingerne er under værgemål eller konkurs.

• Afdøde har indsat en bobestyrer i testamentet.

• Der er usikkerhed om, hvem arvingerne er.

• Dødsboet er komplekst eller af en størrelse, der gør, at det ikke kan afsluttes inden for ét år.

• Der ikke er truffet anden beslutning om bobehandlingen.

I modsætning til privat skifte er der i et bobestyrerbo flere krav til dokumentation og godkendelse fra skifteretten. Det betyder, at sagsgangen i et bobestyrerbehandlet dødsbo typisk er mere formel og omfattende.

Som arving vil du som regel blive indkaldt til et møde med bobestyreren, hvor du bliver informeret om forløbet og de forventede skridt mod afslutning af boet. Under hele bobehandlingen modtager arvingerne løbende information om væsentlige beslutninger, og du får kopi af dokumenter, der sendes til skifteretten – herunder åbningsstatus, lovpligtige redegørelser og den endelige boopgørelse.

Et bobestyrer dødsbo skal som udgangspunkt afsluttes inden for to år efter dødsdagen – dette kaldes skæringsdagen.

Bobestyrer pris: Hvad koster en bobestyrer?

Der kan være varierende pris for en bobestyrer, hvilket afhænger af boets størrelse og kompleksitet. Det er vigtigt at være opmærksom på, at salæret til bobestyreren fastsættes af skifteretten, som vurderer både arbejdets omfang og boets økonomi. Du har som arving altid krav på gennemsigtighed i forhold til omkostningerne, pris og bobestyreren skal redegøre for sit salær i den afsluttende boopgørelse.

Ved boudlæg foretages der ikke en egentlig bobehandling. Boudlæg anvendes, hvor midlerne i dødsboet ikke overstiger  47.000 kr. (2022), når der er betalt rimelige udgifter til begravelse/bisættelse.

Dødsboet udleveres i dette tilfælde til ”nærmeste pårørende”, f.eks. ægtefælle, samlever, børn eller den kommune, som eventuelt har betalt begravelsen.

Formålet med boudlæg er at få afsluttet dødsboet på den mest enkle måde og under hensyntagen til, at midlerne i boet er så små, at det ikke giver nogen mening at foretage en egentlig bobehandling, fordi omkostningerne vil overstige værdien af aktiverne.

Når en ægtefælle afgår ved døden, kan ægtefælleskiftet være et alternativ til det uskiftede bo. Betingelserne for udlevering af boet som ægtefælleudlæg er, at den samlede formue den længstlevende ægtefælle skal udtage ikke overstiger et beløb på 820.000 kr. (2022). I beregningen indgår de pensioner og forsikringer, som den længstlevende ægtefælle modtager som følge af sin ægtefælles dødsfald.

Viser opgørelserne, at der er mulighed for ægtefælleudlæg, kan den samlede formue udleveres til den længstlevende ægtefælle, uden at der skal udbetales arv til førstafdødes børn, uanset om det er fællesbørn eller særbørn.

Man skal dog være opmærksom på, at man som længstlevende ægtefælle overtager sin afdøde ægtefælles økonomiske forhold uden videre, hvorfor man også skal betale den eventuelle gæld, der måtte være efter den afdøde ægtefælle.

Generelt er det en billigere løsning at få behandlet et dødsbo ved privat skifte. Det skyldes dels, at der er færre dokumentationskrav over for skifteretten, og at arvingerne i højere grad kan styre processen omkring boets afvikling.

Såfremt boet behandles som privat skifte, aftales det konkret hvilket arbejde, der er behov for advokatbistand til og hvilke opgaver, arvingerne eventuelt selv ønsker at varetage.

For alle boer skal man regne med, at der afregnes salær i henhold til medgået tid på sagen og under hensyntagen til en række faktorer, herunder boets størrelse, omfang, værdi og kompleksitet. I forbindelse med boets opstart vil der blive foretaget et estimat af salæret ud fra sagens aktuelle forhold.

ØENS Advokatfirmas dødsboadvokat hjælper med at håndtere alle de praktiske opgaver i forbindelse med et boskifte. ØENS Advokatfirma sikrer, at boskiftet sker i overensstemmelse med gældende retsprincipper og at arvingerne får deres arv i overensstemmelse med deres rettigheder. Vores dødsboadvokat tager sig blandt andet af at kontakte kreditorer, administrere dødsboets aktiver og udarbejde en præcis boopgørelse.

Når man som arving skal have udbetalt sin arv og boet skal afsluttes, kræver det en række formelle handlinger i forbindelse med boskiftet. Dette kan være en lang proces, hvor der vil være ventetid i løbet af forløbet. Undervejs i processen vil der f.eks. være behov for tilbagemelding eller godkendelse fra SKAT og skifteretten. Det er vigtigt at være opmærksom på, at boskiftet kan kræve en vis mængde tålmodighed.

Som medlem af mærkningsordningen Trygt Boskifte, betyder det, at dødsboadvokat Mette Bozard Larsen følger de klare retningslinjer udstedt af Danske Advokater og Advokatsamfundet. Som Mettes klient kan du trygt regne med, at dit boskifte vil blive behandlet på en gennemsigtig, fair og sikker måde fra start til slut.

Dødsbo København: Advokat Mette Bozard Larsen har været tilknyttet som dødsboadvokat ved dødsbobehandling i mere end 20 år. Hun beskæftiger sig primært med dødsbobehandling på Amager, København og Storkøbenhavn.

Først og fremmest, skal man sørge for, at man får den rigtige finansielle rådgivning. Det betyder, at man skal undersøge sine økonomiske muligheder og sikre, at man har tilstrækkelige midler til at betale for ejendommen.

Det er vigtigt at få juridisk rådgivning før man køber eller sælger en investeringsejendom. ØENS Advokatfirma kan hjælpe med at gennemgå købs- eller salgskontrakten, så du er sikker på at du ikke går glip af noget vigtigt.

Det kan også være en god idé at få lavet en bygningsinspektion af ejendommen, før man køber den. Det giver mulighed for at kende til eventuelle skader eller mangler ved ejendommen, og kan hjælpe med at vurdere boligens egentlige værdi.

Det kan også være nødvendigt at få specialiseret rådgivning, hvis ejendommen er kompleks eller har specifikke krav, såsom rådgivning om energieffektivitet, miljø eller lignende.

Endelig kan en advokat fra ØENS hjælpe med at tage sig af papirarbejdet og formidle kontakten mellem køber og sælger, og sørge for at alt forløber juridisk korrekt.

Det er vigtigt at opsøge juridisk rådgivning, når man køber eller sælger en investeringsejendom, for at sikre at man træffer de bedst mulige beslutninger og undgår problemer i fremtiden.

For at opnå en vellykket start og undgå de almindelige faldgruber i virksomhedsopstarten, er det essentielt med et klart overblik og en velovervejet tilgang. Derfor tilbyder vi specialiseret rådgivning for at navigere i de komplekse juridiske aspekter af virksomhedsopstart. Vores specialister kan bistå med afklaring af følgende spørgsmål:

• Hvilken selskabsform skal jeg vælge?
• Hvad er kapitalkravet?
• Hvilke dokumenter er nødvendige?
• Hvilke formalia skal iagttages?
• Hvilke registreringer er nødvendige?

ØENS specialister hjælper dig med at få den mest hensigtsmæssige opstart og udarbejder alle nødvendige dokumenter.

Vi tilbyder en startup-pakke, der omfatter følgende:

• Indledende møde med en advokat/jurist af op til 1 times varighed
• Gennemgang af selskabsform, selskabsstiftelse, ejeraftaler m.v.
• Udarbejdelse af alle nødvendige dokumenter, såsom:
  • Vedtægter for det nye selskab
  • Generalforsamlingsreferat for stiftelsen
  • Udarbejdelse af ejerbog
• Registrering af selskabet i det Centrale Virksomhedsregister, herunder registrering af legale og reelle ejere
• Udarbejdelse af individuel tilpasset ejeraftale mellem kapitalejerne, hvis der er flere ejere i selskabet
• Forretningsorden for evt. bestyrelse
• Direktørkontrakt(er) og andre relevante ekspeditioner for stiftelse
• Gennemgangsmøde med advokat/jurist af 1 times varighed efter udarbejdelse af relevante dokumenter samt signing heraf på mødet,

Ved yderligere behov for rådgivning tilbyder vi konkurrencedygtige priser og skræddersyede løsninger, herunder ansættelsesaftaler, leverandørkontrakter, persondatapolitikker og meget mere.

Tilbud kan gives på specifikke opgaver, såsom:

• Ansættelsesaftaler
• Leverandørkontrakter
• Almindelige forretningsbetingelser
• Inkasso
• Regelsæt for overholdelse af persondata, herunder tekst til hjemmesider m.v.
• Lejekontrakter
• Leasing
• Håndtering/registrering af immaterielle aktiver
• Entreprisekontrakter
• Generelt tilbud på virksomhedsadministration.

Ved køb af startpakken modtager du fremover også gratis vores nyhedsbreve (mails) om relevant nyt inden for virksomheds- og selskabsjura.

Løbende lovændringer

Selskabsretten er et felt præget af konstante ændringer, både i forhold til EU-forordninger og tilpasninger til erhvervslivet. Derfor øges behovet for juridisk bistand, både ved opstart af en virksomhed og ved løbende revision af virksomhedens regelsæt.

Et tydeligt eksempel på selskabsrettens udvikling er, at man i 2014 indførte muligheden for at stifte et ApS på særlige vilkår for blot én krone, benævnt et Iværksætterselskab (IVS). Denne mulighed blev afskaffet i 2019, hvilket betød, at nye IVS’er ikke længere kunne stiftes, og at eksisterende IVS’er skulle omregistreres senest d. 15. oktober 2021. For at støtte startups og iværksætteri nedsatte man kapitalkravet til et ApS til 40.000 kr.

Vigtige aftaler/dokumenter og registreringer

Det er afgørende at have aftaler på plads, enten før eller senest i forbindelse med opstarten af virksomhedens drift. For virksomheder med flere ejere er det essentielt at etablere interne spilleregler i ejerkredsen, som typisk fastsættes i en ejeraftale. Desuden er selskabets vedtægter centrale, da de udgør selskabets regelsæt og fundament.

Vedtægterne skal være i overensstemmelse med selskabslovgivningen og udgør en essentiel del af det selskabsretlige hierarki. Derfor er det vigtigt at søge professionel rådgivning i forbindelse med udarbejdelsen af disse.

Det er også vigtigt at udarbejde en ejerbog, som dokumenterer hvem der er virksomhedens kapitalejere og panthavere, samt deres respektive ejerandele. Selvom virksomheder kan vælge, hvordan ejerbogen føres, anbefales det at få rådgivning for at sikre overholdelse af alle formalia. I forbindelse hermed skal virksomheder være opmærksomme på korrekt registrering af både legale og reelle ejere, hvilket er et lovkrav for at fremme transparens i danske virksomheders ejerstruktur og forebygge skattesvig og økonomisk kriminalitet.

Yderligere vigtige dokumenter for startups omfatter forretningsorden for bestyrelsen og eventuelt direktionen, som fastsætter reglerne for ledelsens håndtering af virksomhedens drift. Derudover bør der udarbejdes direktørkontrakt(er), der specificerer direktørens roller, ansvar, rettigheder og forpligtelser.

Som startup er det afgørende at vurdere virksomhedens finansieringsbehov. Kravene til finansiering varierer betydeligt afhængigt af virksomhedstypen. ØENS Rådgivningshus tilbyder at drøfte passende finansieringsmuligheder baseret på dine specifikke behov.

En gennemgang af din virksomhed er både relevant for nye såvel som allerede eksisterende selskaber

Der er mange overvejelser og juridiske skridt, der er nødvendige for at sikre det rette setup og de korrekte spilleregler i din virksomhed. Manglende overholdelse af formalia kan have alvorlige konsekvenser, især over for offentlige myndigheder.

ØENS Advokatfirma kan sikre, at din virksomhed etableres korrekt og med de bedste forudsætninger for en vellykket opstart og drift.

For allerede etablerede virksomheder tilbyder vi gennemgang af eksisterende setup, kontrakter, og standardbetingelser. En sådan gennemgang er essentiel for at optimere din virksomheds drift, sikre klarhed over dine aftaler og holde styr på selskabsforhold.

At drive en virksomhed kræver mere end blot at fokusere på produktet; administrationen skal også være på plads.

Mange iværksættere frygter de administrative opgaver såsom at betale skat, føre regnskab og indberette moms. Heldigvis er dette sjældent så overvældende, som det kan synes i begyndelsen.

95 % klares af et godt bogholderi

Med et effektivt bogholderi kan op mod 95 % af de administrative udfordringer håndteres. Grundlaget for god regnskabsføring indebærer:

• At indsamle bilag for alle aktiviteter.
• At organisere bilagene i et ringbind eller et online regnskabsprogram.
• At bogføre bilagene i et regnskabsprogram kontinuerligt.
• At udtrække rapporter fra regnskabsprogrammet og indbetale indsamlet moms for perioden.
• At gennemgå rapporterne regelmæssigt for at vurdere virksomhedens økonomiske tilstand.

For at undgå besværet med disse opgaver, tilbyder ØENS Virksomhedsadministration sin ekspertise, som er til stor fordel for enhver startup eller mindre virksomhed. Vores ydelser inkluderer:

• Startup-pakke
• Løbende virksomhedsadministration
• Diverse ad-hoc-opgaver

ØENS Advokater har udviklet en GDPR-pakke ud fra vores tidligere erfaringer med GDPR-pakker til virksomheder.

Vi kan enten tilbyde en opstartspakke, hvor vi udarbejder alt relevant materiale til jeres virksomhed, så I er compliance ift. GDPR.

Endvidere tilbyder vi et GDPR-tjek af jeres virksomhed, hvis I hidtil har haft fokus på persondatareglerne, men ønsker, at vi tjekker op på jeres implementering eller har et ønske om, at vi tager ansvaret for området. Vi stiller vores vejledninger, skabeloner m.v. til rådighed, og derudover kan der tilkøbes konkret rådgivning efter behov.

ØENS Advokater samarbejder også med virksomheder, som er omfattet af kravet om en databeskyttelsesrådgiver (DPO) eller ønsker at udpege én på frivillig basis, hvorefter ØENS Advokater kan agere ekstern DPO i tæt samspil.

Vil du høre mere om vores GDPR-pakkeløsninger, herunder priser m.v., er du velkommen til at kontakte advokat og associeret partner Lisa Lykke.

I persondataretten sondres der mellem, om man er dataansvarlig eller databehandler. Når du registrerer personfølsomme oplysninger om dine kunder, bliver du dataansvarlig i forordningens forstand. Den dataansvarlige har kontrollen og ansvaret for oplysningerne.

Persondataforordningen medfører en række krav og pligter til dig som dataansvarlig. Databehandleren bistår den dataansvarlige med behandlingen af oplysningerne og gennemfører bl.a. passende foranstaltninger for at sikre beskyttelsen af oplysningerne.

Som dataansvarlig skal du derfor bl.a. sikre dig, at du:

• Overholder persondataforordningen, og at du kan dokumentere det, bl.a. ved hjælp af inkorporering af nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger i virksomheden.
• Har et behandlingsgrundlag (en behandlingshjemmel), som giver dig lov til at behandle de oplysninger, som du og dine eventuelle databehandlere er i besiddelse af.
• Er i stand til at imødekomme og efterleve dine kunders rettigheder som registrerede personer, som f.eks. at du kan opfylde din oplysningspligt, berigtigelsespligt eller give den registrerede indsigt i de oplysninger, du opbevarer om personen.
• Har gyldige aftaler med klare instruksbeføjelser til eventuelle databehandlere, som du ønsker at gøre brug af.
• Får indberettet eventuelle brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet inden for 72 timer.

Ovenstående er alene eksempler på nogle af de pligter, du kan være underlagt i Persondataforordningen.

En databehandler behandler personoplysninger på vegne af en dataansvarlig. Databehandleren behandler aldrig personoplysninger til egne formål og må derfor ikke bruge de tilgængelige oplysninger til andet end udførelsen af opgaven for den dataansvarlige.

En virksomhed kan være databehandler i én sammenhæng og dataansvarlig i en anden sammenhæng. En databehandler kan være en selvstændig enhed, som hjælper jer med jeres data. F.eks. en hosting-virksomhed, der tilvejebringer lagerplads, systematiserer og ajourfører oplysninger eller en leverandør af lønudbetalinger, der foretager overførsler, laver lønsedler m.v.

Når jeres virksomhed er databehandler, er det vigtigt at få drøftet behovet for og omfanget af underdatabehandlere.

Det fremgår direkte af EU-forordningen og persondataloven, at der skal foreligge en skriftlig databehandleraftale, hvis der foreligger en dataansvarlig/databehandler-relation. Den kan enten indgås som en selvstændig aftale eller som en integreret del af aftalegrundlaget mellem parterne.

Hvis databehandleraftalerne ikke foreligger, skal der straks laves en skriftlig databehandleraftale for at opfylde lovens regler.

Hos ØENS Advokatfirma opfatter vi compliance som en fundamental del af sund virksomhedsdrift. Det er mere end blot et moderne begreb; det er en essentiel forpligtelse og en nøglefaktor i at sikre, at virksomheder handler i overensstemmelse med relevante love og retningslinjer.

Vores tilgang er, at compliance skal integreres dybt i virksomhedens kultur og processer. Vi forstår, at det at være compliant ikke er en statisk tilstand, men en dynamisk proces, der tilpasser sig løbende ændringer i lovgivning og interne forhold. Ved at sætte skarpt fokus på compliance, støtter vi vores klienter i at forebygge juridiske og etiske overtrædelser, samtidig med at vi bidrager til at opretholde deres omdømme og sikkerhed. Vores mål er at tilbyde indsigt og løsninger, der sikrer, at vores klienters virksomheder ikke alene overholder gældende regler, men også aktivt fremmer en kultur af ansvarlighed og transparens.

Jeres persondatapolitik skal beskrive, hvordan I behandler personoplysninger. Her skal jeres kunder/klienter kunne læse, hvilke rettigheder de har i den forbindelse.

I skal oplyse om blandt andet:

• Jeres behandlingsprincipper
• Hvilke personoplysninger I behandler og formålet med dem
• Hvilke retsgrundlag (jeres hjemmel) I har til at behandle oplysningerne
• Jeres kunders rettigheder
• Eventuelle databehandleraftaler og/eller videregivelse til tredjelande
• Jeres opbevaring af personoplysninger
• Sletning af personoplysningerne
• Jeres sikkerhedspolitikker

ØENS Advokater kan hjælpe jer med persondatapolitikker til f.eks. jeres hjemmeside.

I HR-afdelingen er det hovedsageligt medarbejdernes personoplysninger, I behandler. Dette sker både før ansættelsen, under ansættelsesforholdet og efter ansættelsesforholdets ophør.

HR-persondata fylder meget i den løbende personaleadministration. Behandling af personoplysninger om medarbejdere er eksempelvis nødvendig for selve ansættelsesforholdet, hvor der skal udbetales løn, registreres ferie og meget mere.

I behandler derfor både almindelige personoplysninger, følsomme personoplysninger, oplysninger om strafbare forhold samt cpr-nummer på medarbejderne. En del behandling af data er også knyttet til virksomhedens drift og sikkerhed, herunder eksempelvis portrætbilleder, adgangsforhold og overvågning. GDPR fastsætter krav til ledelsens personaleadministration og HR. Man kan med fordel opdele det i HR-aktiviteter inden for:

• Rekruttering
• Under ansættelsen
• Fratrædelse

Inden for hvert af områderne skal I have GDPR-politikker for virksomheden, som overholder kravene i loven.

ØENS Advokater kan hjælpe jer med at håndtere de forskellige persondataretlige udfordringer, I vil møde i arbejdet med personaleadministration og HR. Vi rådgiver både små og mellemstore virksomheder om GDPR og persondatareglernes betydning i samspillet med HR-arbejde.

De registreredes rettigheder er:

• Oplysningspligt (den registrerede har krav på en lang række oplysninger om behandlingen af vedkommendes personoplysninger)
• Ret til indsigt
• Ret til berigtigelse
• Ret til sletning
• Ret til begrænsning af behandling
• Ret til dataportabilitet (data skal leveres i et almindeligt anvendt format)
• Ret til indsigelse
• Ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering (f.eks. afslag på en forsikring på baggrund af en automatisk afgørelse uden menneskelig indgriben)

Oplysningspligten skal opfyldes af den dataansvarlige på eget initiativ. De andre rettigheder skal opfyldes efter anmodning fra den registrerede.

Udgangspunktet er, at rettighederne skal opfyldes uden unødig forsinkelse og senest en måned efter, at anmodningen er modtaget.

I skal desuden være opmærksom på, at rettighederne ikke gælder ubetinget, og der kan derfor være hensyn, der vægter tungere hos den virksomhed, der behandler oplysningerne.

GDPR lovhjemler en generel forpligtelse for alle dataansvarlige til som udgangspunkt at anmelde brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet. Et brud på persondatasikkerheden kan, hvis det ikke håndteres på en passende og rettidig måde, påføre personer fysisk, materiel eller immateriel skade.

Anmeldelsen skal ske uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer efter, at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet. Samtidig skal man i visse tilfælde underrette de registrerede i tilfælde af brud.

Som funktionæransat er man omfattet af et særligt regelsæt, der stiller nogle minimumskrav til medarbejderens ansættelsesvilkår under dennes ansættelse hos arbejdsgiveren.

Man er funktionær, hvis man er ansat på følgende vilkår:

• Arbejder i mere end 8 timer ugentligt
• Har arbejde af en bestemt art
• Man er i en tjenestestilling (og er f.eks. ikke er selvstændig eller freelancer)

Man er bl.a. funktionær, hvis man er ansat som:

• Handels- og kontormedhjælper
• IT-medarbejder
• Salgsassistent i butik
• Sælger og repræsentant (handelsrejsende)
• Ingeniør, arkitekt m.v.

Funktionærloven indeholder en række regler, som arbejdsgiveren skal overholde og ikke kan fravige til ulempe for medarbejderen. Det er således ikke muligt at aftale ringere vilkår, end hvad der fremgår af funktionærloven, mens der ikke er noget til hinder for at aftale mere gunstige vilkår.

Funktionærloven regulerer bl.a.:

• Opsigelsesvarslers længde
• Krav om ret til godtgørelse for usaglig afskedigelse
• Ret til løn under sygdom og barsel

Ud over funktionærloven findes der anden lovgivning, som også regulerer ansættelsesforhold. Disse gælder dog ikke udelukkende for funktionæransatte, men har et meget bredere virke. Der er bl.a. tale om ferieloven, ansættelsesbevisloven, ansættelsesklausulloven, forskelsbehandlingsloven og ligebehandlingsloven.

Når du ansætter en medarbejder, skal du give medarbejderen alle væsentlige og relevante oplysninger om arbejdet. Disse oplysninger skal gives i et ansættelsesbevis. Du kan ikke nøjes med at give oplysningerne i en email, men må udarbejde et særskilt dokument.

Der stilles nogle minimumskrav til ansættelsesbeviset. Blandt andet skal parternes navne, arbejdsstedet og arbejdstiden fremgå. Det er særligt vigtigt at overveje følgende forhold:

• Medarbejderens arbejdsområder og titel
• Særlig vigtige ting for medarbejderen/arbejdsgiveren
• Aflønning og beregning af evt. bonus
• Hemmeligholdelse af forretningshemmeligheder og evt. IPR
• Kunde- og konkurrenceklausuler og kompensation til arbejdsgiveren i den forbindelse
• Opsigelsesvarsler
• Prøvetid
• Opsigelsesvarsel som følge af sygdom

Er ansættelsesbeviset mangelfuldt, vil du som arbejdsgiver kunne ifalde en godtgørelse for mangelfuldt ansættelsesbevis, og det vil kunne medføre unødvendige tvister og deraf unødige omkostninger.

Vi hjælper dig gerne med at udarbejde eller gennemgå ansættelsesaftaler, når du skal ansætte eller ansættes. Vi anbefaler tillige, at virksomheder jævnligt får tjekket ansættelsesbeviserne igennem, idet lovgivningen løbende ændrer sig. Vi kan hjælpe med at sikre, at kontrakterne opfylder krav i lovgivningen.

Der findes ingen generelle regler for, hvordan man skal opsige et ansættelsesforhold, eller hvad der skal stå i opsigelsen. Dog gælder særregler for funktionærer og overenskomstansatte. Uanset hvad, skal en opsigelse være tydelig nok til, at det er klart for medarbejderen, at der er tale om en opsigelse, ligesom en opsigelse af bevismæssige årsager altid bør ske skriftligt.

Er medarbejderen omfattet af funktionærloven, stilles der krav om, at opsigelsen er skriftlig, ligesom en funktionær efter ønske har krav på en skriftlig begrundelse for opsigelsen. Også for overenskomstansatte er der som regel et krav om, at en opsigelse skal ske skriftligt, og at denne skal være begrundet.

For medarbejdere, der ikke er omfattet af funktionærloven eller overenskomst, gælder der dog ikke et krav om begrundelse for opsigelsen. Når en arbejdsgiver opsiger en medarbejder, bør arbejdsgiveren blandt andet overveje følgende forhold:

• Skal medarbejderen afholde ferie i opsigelsesperioden?
• Skal medarbejderen fortsat arbejde, eller er en suspendering eller fritstilling ønsket?
• Skal en eventuel aftalt kunde- eller konkurrenceklausul fortsat være gældende?

Arbejdsgiverens opsigelse af en medarbejder får kun virkning, hvis den er “kommet frem” til medarbejderen. Og det er arbejdsgiveren, der skal bevise, at den er “kommet frem” til medarbejderen.

Det er f.eks. ikke afgørende, om medarbejderen har læst sin opsigelse, den skal blot være modtaget. Vi anbefaler således, at man til enhver tid fremsender opsigelsen pr. mail til medarbejderen, så det kan dokumenteres, at den er kommet frem, selv om den måske også er overdraget skriftligt til medarbejderen på arbejdspladsen.

I opsigelsesperioden fortsætter ansættelsesforholdet som udgangspunkt på helt normal vis. Medarbejderen skal udføre sit arbejde og modtager sin sædvanlige løn inkl. normale løngoder indtil fratrædelsestidspunktet, med mindre arbejdsgiveren giver medarbejderen besked om andet.

Ønskes medarbejderens arbejdskrav ikke, kan arbejdsgiver overveje at:

• Suspendere medarbejderen. Det betyder, at medarbejderen indtil videre ikke behøver at møde på arbejde, men skal være klar til at arbejde igen, hvis arbejdsgiveren får behov for det. Arbejdsgiveren kan derfor ikke modregne sin lønudbetaling i evt. anden løn, som medarbejderen måtte tjene i suspensionsperioden. Det er dog vigtigt at bemærke, at suspensionen skal være reel, dvs. at der skal være en reel begrundelse for, at medarbejderen skal stå til rådighed og ikke i stedet være fritstillet.
• Fritstille medarbejderen. Det betyder, at medarbejderen fritages for at arbejde i opsigelsesperioden og således ikke længere skal stå til rådighed for arbejdsgiveren.
  Medarbejderen får dog stadig fuld løn i opsigelsesperioden. Er der tale om en funktionær, indeholder funktionærloven en tabsbegrænsningspligt for funktionæren, dvs. at der stilles der krav om, at funktionæren skal forsøge at finde et andet arbejde i fritstillingsperioden, ligesom at funktionærloven indeholder regler om modregning, dvs. arbejdsgivers mulighed for at modregne lønudbetaling i ny lønindkomst. Fritstilles medarbejderen, vil mest mulig ferie automatisk bliver afholdt.

Ønskes medarbejderens arbejdskraft fortsat, men vil man som arbejdsgiver slippe ”billigst muligt” ud af ansættelsesaftalen, kan man som arbejdsgiver tillige overveje at:

• Pålægge medarbejdere at holde ferie. Jo mere ferie medarbejderen afholder, desto mindre skal arbejdsgiveren indbetale til Feriekonto. Ferie skal dog varsles i overensstemmelse med ferielovens varsler, medmindre ferielovens bestemmelser herom er fraveget i ansættelsesbeviset. Ifølge ferieloven skal hovedferie varsles afholdt med mindst 3 måneders varsel, imens restferie skal varsles afholdt med mindst 1 måneds varsel. Er opsigelsesvarslet 3 måneder eller derunder, kan hovedferie ikke pålægges afholdt i opsigelsesperioden, medmindre også dette er fraveget ved aftale.
• Pålægge medarbejderen afspadsering. Er det mellem parterne aftalt, at medarbejderen har optjent ret til afspadsering for overarbejde, kan arbejdsgiver normalt kræve, at medarbejderen afspadserer overarbejdstimer m.v.

Alle medarbejderens personalegoder, f.eks. fri pc, telefon, avis og lignende bevares. Hvis medarbejderen fritstilles, kræves goder ofte returneret mod betaling af et beløb svarende til den skattemæssige værdi af goderne.

Et opsigelsesvarsels længde afhænger af, om det er medarbejderen eller arbejdsgiveren, der opsiger ansættelsesforholdet. For funktionæransatte følger der opsigelsesvarsler i funktionærloven, der som et minimum skal overholdes.

En funktionær kan normalt opsige sin ansættelse med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. Funktionærens opsigelsesvarsel kan alene forlænges, hvis arbejdsgiverens opsigelsesvarsel forlænges minimum tilsvarende.

Hvis en arbejdsgiver vil opsige en funktionær, skal arbejdsgiveren opsige funktionæren med disse varsler til udgangen af en måned:

Ansættelsesperiode og opsigelsesvarsel:

0-6 måneder = 1 måned (dvs. opsigelse inden udgangen af den 5. måned)

6 måneder-3 år = 3 måneder (dvs. opsigelse inden udgangen af 2 år og 9 måneder)

3-6 år = 4 måneder (dvs. opsigelse inden udgangen af 5 år og 8 måneder)

6-9 år = 5 måneder (dvs. opsigelse inden udgangen af 8 år og 7 måneder)

Over 9 år = 6 måneder

Det er medarbejderens anciennitet på fratrædelsestidspunktet, der er afgørende for opsigelsesvarslets længde.

Hvis funktionæren er ansat på prøvetid de først 3 måneder af ansættelsen, kan arbejdsgiveren opsige vedkommende med 14 dages varsel, mens medarbejderen kan opsige uden varsel. Det kan dog aftales, at begge parter kan opsige ansættelsesforholdet med 14 dages varsel i prøvetiden.

Opsigelsesvarslet for en medarbejder ansat på kollektiv overenskomst afhænger af overenskomsten på området, og overenskomsterne varierer meget på dette punkt. Derfor skal arbejdsgiveren tjekke overenskomsten for at være sikker på opsigelsesvarslets længde – og for at kende eventuelle særlige procedureregler, der skal overholdes (f.eks. forudgående information og/eller forhandlinger med lønmodtagerorganisationen).

For ansættelsesforhold, som ikke omfattes af hverken funktionærloven eller overenskomster, skal medarbejderen og arbejdsgiveren aftale opsigelsesvarslets længde. Hvis intet er aftalt, skal begge parter sige op med “sædvanligt” eller “rimeligt” varsel – og her vil man skele til opsigelsesvarsler for lignende ansættelser, f.eks. overenskomstansatte og/eller funktionærer.

I visse ansættelser stilles der krav om, at afskedigelser er sagligt begrundet, og i disse tilfælde kan det blive en dyr affære at afskedige en medarbejder på et uberettiget grundlag. Før en arbejdsgiver opsiger en medarbejder, skal arbejdsgiveren altid undersøge, om medarbejderen er beskyttet mod usaglig afskedigelse. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis medarbejderen er omfattet af overenskomst eller funktionærloven.

Endvidere skal man som arbejdsgiver være meget opmærksom på, at opsigelsen ikke udgør en krænkelse af forskelsbehandlingsloven, ligebehandlingsloven eller anden særlovgivning, idet godtgørelser til medarbejderen i disse tilfælde er meget høje. Eksempelvis skal man være yderst påpasselig med at afskedige tillidsrepræsentanter, gravide medarbejdere, medarbejdere med handicap m.v.

Er medarbejderen omfattet af funktionærloven, er medarbejderen beskyttet mod usaglig afskedigelse, når denne har mere end 1 års anciennitet på opsigelsestidspunktet.

Er medarbejderen beskyttet mod usaglig afskedigelse, skal arbejdsgiveren altid overveje og undersøge, om opsigelsen objektivt set er rimeligt eller ej. Der stilles nemlig ofte krav om, at en opsigelse skal være rimelig begrundet i virksomhedens eller medarbejderens forhold.

Det anses normalt for en rimelig begrundelse i virksomhedens forhold, hvis opsigelsen er nødvendig på grund af f.eks. indskrænkninger og omstruktureringer af virksomhedens drift, rationaliseringer, økonomiske vanskeligheder, strategiændringer og lignende. Disse begrundelser skal være reelle, og arbejdsgiveren skal kunne underbygge eller dokumentere, at det er årsagen til opsigelsen.

Det anses normalt for en rimelig begrundelse i medarbejderens forhold, hvis opsigelsen er nødvendig på grund af sløseri under arbejdet, mangelfuld præstation, reelle samarbejdsvanskeligheder m.v. En arbejdsgiver bør dog i disse situationer altid give medarbejderen mindst én forudgående skriftlig advarsel om, at der er et problem, som medarbejderen skal rette op på, og at gentagelser kan/vil medføre afskedigelse.

Såfremt en medarbejder modtager en advarsel, har denne krav på rimelig tid til at rette op på de forhold, der er angivet i advarslen, og arbejdsgiver skal tillige være opmærksom på, at advarslen efter en rum tid bortfalder. Her tales der formentligt om 1 års tid.

Det er en konkret vurdering af forholdene på selve opsigelsestidspunktet, som afgør, om en opsigelse er saglig eller ej. Hvis opsigelsen ikke anses for saglig, har medarbejderen krav på en godtgørelse.

Funktionæransatte har eksempelvis krav på godtgørelse, der fastsættes efter en konkret vurdering af alle forhold i sagen, herunder især medarbejderens anciennitet, idet der dog er grænser for godtgørelsens størrelser i funktionærloven.

Set fra virksomhedens side kan der være situationer, hvor en afskedigelse er ønsket, men hvor det rette opsigelsesgrundlag ikke foreligger. Her er det en mulighed at tilbyde medarbejderen en fratrædelsesaftale, således at man som arbejdsgiver afværger en tidligere medarbejders eller fagforenings krav om godtgørelse for usaglig afskedigelse.

Vi ser dog også ofte, at virksomheder ønsker at tilbyde fratrædelsesaftaler som led i, at man ønsker at tilbyde medarbejderen en mere gunstig afslutning på ansættelsesforholdet, end medarbejderen er berettiget til. Vi har hos ØENS Advokatfirma stor erfaring med at forhandle med fagforeninger og afskedigede medarbejdere.

Både arbejdsgivere og arbejdstagere bør være opmærksomme på de regler, der gælder omkring afholdelse af ferie, og hvad der gælder ved sygdom inden eller under ferien.

For medarbejdere gælder følgende:

Frem til den dag din ferie starter, kan du sygemelde dig, såfremt der opstår sygdom inden din første feriedag. Den første feriedag er den dag, hvor du skulle være mødt på arbejde, såfremt du ikke skulle afholde ferie. Er du blevet ramt af sygdom, der hindrer dig i at afholde ferie, inden din ferie starter, og er du stadig syg på din første feriedag, kan din arbejdsgiver ikke fastholde, at du stadig afholder din ferie på de pågældende sygedage. Du har dermed ret til at kræve erstatningsferie for de pågældende sygedage lagt på et andet tidspunkt, og hvis sygdommen medfører, at hele ferien må ændres, vil hele ferien kunne lægges på et andet tidspunkt. I så fald vil du skulle møde på arbejde, så snart du raskmeldes.

De retningslinjer, der gælder på din arbejdsplads omkring sygemeldinger, skal stadig overholdes, og du skal derfor huske at sygemelde dig efter arbejdspladsens gældende procedurer. Det vil typisk være på den første sygedag, og det er ligeledes vigtigt at meddele arbejdspladsen, hvis du ikke er blevet rask til at kunne afholde din ferie.

Ved sygdom opstået under ferien vil du under særlige omstændigheder kunne bede din arbejdsgiver om erstatningsferie. Dette gælder, hvis du er syg i mere end 5 feriedage. Opstår sygdommen således under ferien og varer den 5 feriedage eller derunder, har du ikke krav på erstatningsferie.

Ved sygdom under ferien skal du derfor også huske at sygemelde dig efter arbejdspladsens gældende procedurer, og du skal indhente dokumentation fra lægen på din sygdom. Uanset om du er på ferie i Danmark eller udlandet, skal du selv skaffe og afholde udgiften til  lægeerklæring eller anden lægefaglig dokumentation.

Du skal raskmelde dig på sædvanlig vis, når du er rask igen og skal samtidig oplyse, om du ønsker at afholde resten af din ferie. Du har ret til at afholde resten af din ferie i forlængelse af sygemeldingen, medmindre andet fremgår af en eventuel kollektiv overenskomst. Ønsker du ikke at afholde resten af din ferie, skal du møde på arbejde igen ved raskmelding.

Såfremt sygdommen forhindrer, at ferien kan afholdes i nærværende ferieår, har medarbejderen krav på udbetaling af feriegodtgørelse i stedet for at afholde ferien.

Er du i tvivl om reglerne, eller har du brug for at tale med en advokat om sygdom under ferie, kan du kontakte ØENS.