Digitalisering og automatisering af bogholderiet

Hvor meget af jeres bogholderi foregår stadig manuelt?

En faktura lander i en indbakke. Den bliver downloadet, gemt i en mappe, sendt videre til godkendelse, tastet ind i regnskabssystemet og senere fundet frem igen, når betalingen skal godkendes. Bankposteringer bliver gennemgået én efter én, bilag bliver efterspurgt på mail, og de samme oplysninger bliver måske indtastet i flere forskellige systemer. Sådan fungerer økonomiadministrationen stadig i mange virksomheder.

Men meget af det manuelle arbejde kan i dag digitaliseres og automatiseres. Fakturaer kan sendes direkte til regnskabssystemet, banktransaktioner kan importeres automatisk, faste arbejdsgange kan opsættes som regler, og systemerne kan i mange tilfælde udveksle oplysninger uden, at en medarbejder skal flytte data fra ét sted til et andet. Digitalisering handler dog ikke blot om at anskaffe et nyt regnskabsprogram. Den største værdi opstår, når virksomhedens samlede arbejdsgange bliver gennemgået: Hvor kommer data fra? Hvem skal godkende hvad? Hvilke opgaver gentages hver måned? Hvor opstår fejl? Og hvilke processer kan automatiseres uden at miste den nødvendige kontrol?

Samtidig stiller bogføringsloven krav om digital bogføring for en stor del af danske virksomheder. Det digitale bogholderi er derfor både et spørgsmål om effektivitet og om at sikre, at virksomhedens bogføring lever op til de regler, der gælder.

Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi mindre og mellemstore virksomheder med at digitalisere og automatisere deres bogholderi og økonomiadministration. Vi gennemgår virksomhedens nuværende setup, rådgiver om relevante systemer og integrationer, hjælper med opsætning og implementering og kan efterfølgende stå for den løbende bogføring. Vi har kontor på Amager i København og hjælper virksomheder i hele Danmark.

Tal med os om digitalisering af jeres bogholderi →

Hvad betyder digitalisering af bogholderiet?

Digitalisering af bogholderiet betyder, at virksomhedens økonomiske informationer, bilag og arbejdsgange håndteres digitalt frem for gennem manuelle eller papirbaserede processer. Det kan eksempelvis betyde, at leverandørfakturaer sendes direkte til et digitalt bogføringssystem, at kvitteringer uploades via en app, at banktransaktioner automatisk indlæses i regnskabet, og at virksomhedens bogføringsmateriale opbevares digitalt.

Men et digitalt bogholderi er ikke nødvendigvis et automatiseret bogholderi. En virksomhed kan godt have alle sine bilag digitalt og stadig bruge mange timer på manuelt at hente, flytte, indtaste, kontrollere og bogføre oplysninger. Digitalisering handler først om at få oplysninger og processer over i et digitalt setup. Automatisering handler derefter om at reducere de manuelle trin mellem systemerne og de enkelte arbejdsgange.

Det er ofte i kombinationen af de to, at virksomheden opnår den største effektivisering.

Hvad er automatisering af bogholderiet?

Automatisering betyder, at en eller flere tilbagevendende opgaver udføres helt eller delvist automatisk på baggrund af faste regler, systemintegrationer eller genkendelse af data. Det kan eksempelvis være, at en leverandørfaktura automatisk bliver læst ind i regnskabssystemet, at leverandør og beløb bliver genkendt, og at systemet foreslår den konto og momskode, fakturaen normalt skal bogføres på.

Det kan også være, at virksomhedens bankkonto er integreret med regnskabssystemet, så transaktionerne løbende bliver hentet ind og kan matches med fakturaer og betalinger. Andre virksomheder kan have behov for at forbinde deres webshop, betalingsløsning, tidsregistrering, lønsystem eller faktureringssystem med bogføringen. Formålet er ikke at automatisere for automatiseringens skyld.

Formålet er at fjerne unødvendigt manuelt arbejde, skabe mere ensartede processer og give medarbejderne mulighed for at bruge tiden på de poster, der faktisk kræver en vurdering.

Hvilke dele af bogholderiet kan automatiseres?

En stor del af de gentagne processer i et bogholderi kan i dag automatiseres eller understøttes digitalt. Det kan blandt andet være modtagelse af leverandørfakturaer, aflæsning af fakturadata, bogføringsforslag, bankintegration, matching af betalinger, udsendelse af fakturaer, betalingsgodkendelser og håndtering af bilag.

Hvor meget der giver mening at automatisere, afhænger af virksomheden. En virksomhed med 20 ens leverandørfakturaer hver måned har eksempelvis et oplagt automatiseringspotentiale. En virksomhed med få, men meget komplekse transaktioner kan derimod stadig have behov for en høj grad af manuel vurdering. Det samme gælder virksomhedens øvrige økonomiadministration. Samspillet mellem bogføring, moms og lønadministration kan ofte forbedres, når oplysningerne flyder mere direkte mellem systemerne.

Er digital bogføring et lovkrav?

Ja, for de virksomheder, der er omfattet af reglerne om digital bogføring. Bogføringsloven har indført krav om, at en stor del af danske virksomheder skal registrere deres transaktioner og opbevare bestemte bilag i et digitalt bogføringssystem. Kravet er blevet indfaset over flere år.

I 2026 er virksomheder, der har pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, omfattet af reglerne om digital bogføring. Fra den 1. januar 2026 gælder kravet desuden for virksomheder, der ikke har pligt til at aflægge årsrapport, når den erhvervsmæssige nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår. Det betyder blandt andet, at en enkeltmandsvirksomhed kan være omfattet af kravet om digital bogføring, selv om virksomheden ikke skal indsende en årsrapport til Erhvervsstyrelsen.

Du kan læse Erhvervsstyrelsens samlede vejledning om bogføringsloven og digital bogføring, hvis du ønsker at gå direkte til myndighedens beskrivelse af reglerne.

Skal enkeltmandsvirksomheder bogføre digitalt?

Enkeltmandsvirksomheder er ikke automatisk undtaget fra reglerne om digital bogføring. Fra den 1. januar 2026 gælder kravet om digital bogføring også for virksomheder, der ikke er årsregnskabspligtige, hvis deres erhvervsmæssige nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår. Det betyder, at mange enkeltmandsvirksomheder og andre personligt ejede virksomheder nu kan være omfattet.

For eksisterende virksomheder blev omsætningen i de to foregående indkomstår relevant ved vurderingen af, om virksomheden blev omfattet fra 2026.

For nystartede virksomheder er situationen anderledes. En virksomhed, der bliver etableret efter reglernes ikrafttræden, bliver ikke alene omfattet, fordi den forventer eller budgetterer med en omsætning over grænsen. Det er den faktiske omsætning, der indgår i vurderingen.

Virksomheder bør derfor ikke alene se på virksomhedsformen, men også på de konkrete omsætningstal.

Hvad er et digitalt bogføringssystem?

Et digitalt bogføringssystem er ikke bare et program, hvor virksomheden kan indtaste tal. Efter bogføringsloven er der tale om en digital service eller software, der blandt andet gør det muligt at registrere virksomhedens transaktioner og opbevare registreringerne og de tilhørende bilag – eller sikre en fuldstændig sikkerhedskopi heraf hos en relevant tredjepart.

Systemet skal dermed understøtte virksomhedens egentlige bogføring og dokumentation. En særskilt app, som kun håndterer én mindre del af økonomiadministrationen, vil derfor ikke nødvendigvis i sig selv være et digitalt bogføringssystem efter bogføringslovens definition.

Virksomheden kan sagtens anvende flere forskellige programmer og integrationer omkring bogføringen. Det afgørende er, at det samlede setup opfylder de krav, virksomheden er omfattet af.

Skal man bruge et bogføringssystem godkendt af Erhvervsstyrelsen?

Her opstår der ofte en misforståelse. Erhvervsstyrelsen registrerer digitale standardbogføringssystemer, der er blevet kontrolleret i forhold til lovens krav til systemerne. Hvis virksomheden anvender et registreret digitalt bogføringssystem, er det systemudbyderens ansvar at sørge for, at systemet opfylder kravene til det digitale bogføringssystem.

Virksomheder kan dog også anvende et ikke-registreret digitalt bogføringssystem, hvis det konkrete setup opfylder de relevante krav. I denne situation har virksomheden selv ansvaret for, at systemet lever op til reglerne. Derfor er det mere præcist at tale om registrerede bogføringssystemer end om “godkendte regnskabsprogrammer”.

Erhvervsstyrelsen har en offentlig fortegnelse over registrerede digitale bogføringssystemer, hvor virksomheder kan kontrollere, om et bestemt standardsystem er registreret.

Hvad er forskellen på et registreret og et ikke-registreret bogføringssystem?

Forskellen handler især om, hvem der har ansvaret for, at systemet opfylder de tekniske krav efter bogføringsreglerne.

Ved et registreret digitalt standardbogføringssystem har udbyderen fået systemet registreret hos Erhvervsstyrelsen. Udbyderen har dermed ansvaret for, at selve systemet fortsat lever op til de relevante lovkrav.

Ved et ikke-registreret system er ansvaret i højere grad placeret hos virksomheden. Virksomheden skal derfor selv kunne sikre, at dens system og opsætning opfylder kravene. For mange mindre virksomheder vil et registreret standardsystem derfor være den mest enkle løsning. Større eller mere komplekse virksomheder kan derimod have specialudviklede eller sammensatte systemlandskaber, hvor et ikke-registreret setup giver mening. Det rigtige valg afhænger altså både af virksomhedens behov og af den tekniske kompleksitet.

Hvilke krav stilles der til et digitalt bogføringssystem?

Bogføringsreglerne stiller en række krav til de digitale bogføringssystemer. Formålet er blandt andet at sikre, at virksomhedens transaktioner kan registreres korrekt, at den relevante dokumentation opbevares, og at data beskyttes mod at gå tabt eller blive ændret uhensigtsmæssigt. Der stilles blandt andet krav til sikkerhed, opbevaring og muligheden for at få adgang til og dele relevante bogføringsdata.

For registrerede standardsystemer er det systemudbyderen, der skal sikre, at systemet opfylder kravene. Bruger virksomheden derimod et ikke-registreret system, får virksomheden selv et større ansvar for at dokumentere, at kravene er opfyldt.

Derfor bør valg af bogføringssystem ikke alene baseres på pris eller brugerflade. Det skal også passe til virksomhedens juridiske krav og øvrige økonomisystemer.

Skal bilag opbevares digitalt?

For virksomheder omfattet af reglerne om digital bogføring skal en række bilag opbevares digitalt sammen med bogføringen. Det gælder blandt andet relevante købs- og salgsbilag, som dokumenterer virksomhedens transaktioner. Det digitale bilag skal gøre det muligt at følge sammenhængen mellem virksomhedens registreringer og den underliggende dokumentation.

Derfor er en mappe på en medarbejders computer eller en lang mailtråd sjældent en hensigtsmæssig løsning på længere sigt.

Når bilag automatisk bliver knyttet til den relevante postering i bogføringen, bliver både den løbende administration og en senere kontrol væsentligt lettere.

Det hjælper samtidig, når virksomhedens årsregnskab skal udarbejdes, fordi dokumentationen allerede ligger struktureret i systemet.

Kan virksomheden stadig bruge Excel?

Excel kan være et glimrende værktøj til mange økonomiske analyser, budgetter og beregninger. Men et almindeligt regneark er ikke nødvendigvis et digitalt bogføringssystem efter bogføringslovens krav. For virksomheder, der er omfattet af pligten til digital bogføring, er det derfor ikke tilstrækkeligt blot at registrere alle virksomhedens transaktioner i et almindeligt Excel-ark, hvis løsningen ikke opfylder kravene til det digitale bogføringssystem. Excel kan fortsat bruges som supplement.

Hos ØENS bruger vi eksempelvis data fra bogføringen som grundlag for budgetter, rapportering, forecast og anden økonomistyring, hvor regneark og analyseværktøjer fortsat kan være meget relevante.

Men selve den lovpligtige digitale bogføring skal håndteres i et setup, der opfylder de gældende krav.

Hvordan kan leverandørfakturaer automatiseres?

Leverandørfakturaer er et af de områder, hvor mange virksomheder kan spare betydelig administration. I stedet for at fakturaen lander i en almindelig mailindbakke og derefter manuelt bliver downloadet, videresendt og indtastet, kan den sendes direkte ind i virksomhedens økonomisystem.

Systemet kan i mange tilfælde aflæse leverandør, fakturanummer, dato, beløb og andre oplysninger. På baggrund af tidligere bogføring kan systemet desuden foreslå den relevante konto og momskode.

Fakturaen kan derefter sendes videre gennem et digitalt godkendelsesflow, hvis virksomheden ønsker, at en bestemt medarbejder eller leder skal godkende den. Det betyder ikke, at virksomheden bør fjerne al menneskelig kontrol. Tværtimod kan automatiseringen bruges til at fjerne de rutinemæssige trin, så medarbejderen kan koncentrere sig om at kontrollere de fakturaer, hvor noget afviger fra det normale.

Hvordan kan bankafstemningen automatiseres?

Bankintegration er en anden central del af et moderne bogholderi. Når virksomhedens bank og bogføringssystem er integreret, kan bankens transaktioner løbende overføres til regnskabet. Systemet kan derefter forsøge at matche betalingerne med de relevante kunde- eller leverandørposter. Hvis en kunde eksempelvis betaler præcis det beløb, der står på en faktura, kan systemet ofte identificere sammenhængen og foreslå en udligning.

Det kan spare mange manuelle opslag – især i virksomheder med et stort antal betalinger. Men automatisk matching bør fortsat kontrolleres.

En kunde kan betale to fakturaer samlet, skrive et forkert fakturanummer eller betale et andet beløb end forventet. Derfor vil der stadig være poster, hvor en medarbejder skal vurdere, hvad betalingen vedrører.

Automatiseringen hjælper med de oplagte transaktioner, mens tiden kan bruges på undtagelserne.

Kan kundeindbetalinger automatiseres?

Ja, i mange virksomheder kan en stor del af håndteringen af kundeindbetalinger automatiseres. Når virksomhedens faktureringssystem, bogføringssystem og bank arbejder sammen, kan betalinger automatisk matches med de fakturaer, kunderne har modtaget. Det giver et mere aktuelt debitoroverblik.

Virksomheden kan hurtigere se, hvilke fakturaer der faktisk er betalt, og hvilke kunder der fortsat skylder penge. Det forbedrer både bogføringen og arbejdet med likviditeten.

Jo hurtigere kundeindbetalingerne bliver registreret korrekt, desto bedre bliver grundlaget for at følge virksomhedens økonomi gennem løbende økonomistyring.

Kan moms automatiseres?

De korrekte momskoder kan opsættes i bogføringssystemet, så virksomhedens almindelige transaktioner bliver behandlet ensartet.

Det betyder, at den moms, der senere skal indberettes, i høj grad bliver beregnet på baggrund af den løbende bogføring.

Men moms bør ikke betragtes som en proces, der kan sættes på fuld autopilot.

Der kan blandt andet opstå særlige forhold ved udenlandsk handel, omvendt betalingspligt, begrænset fradragsret og momsfritagne aktiviteter.

En forkert automatisk regel kan derfor gentage den samme fejl på mange posteringer.

Den bedste løsning er normalt automatisering kombineret med faste kontroller og momsafstemninger. ØENS kan både hjælpe med systemopsætningen og den efterfølgende afstemning og indberetning af moms.

Kan lønadministrationen automatiseres?

Lønadministration indeholder også mange faste og tilbagevendende oplysninger. Månedsløn, pensionsprocenter, ATP og faste personalegoder kan eksempelvis være sat op i lønsystemet, så de automatisk indgår i den månedlige lønkørsel.

Hvis virksomheden samtidig anvender et tidsregistreringssystem, kan timer, fravær eller andre variable oplysninger i nogle løsninger overføres direkte til lønsystemet. Efter lønkørslen kan data tilsvarende overføres til bogføringen. Det reducerer behovet for at indtaste de samme oplysninger flere gange. Men præcis som med bogføringen er kontrol fortsat nødvendig.

En forkert pensionsprocent eller fast lønoplysning kan ellers blive gentaget automatisk hver måned.

ØENS kan hjælpe med både lønadministration og sammenhængen mellem løn og regnskab.

Hvad er systemintegrationer?

En integration gør det muligt for forskellige programmer at udveksle oplysninger. I stedet for at medarbejderen eksporterer oplysninger fra ét system og manuelt indtaster eller importerer dem i et andet, kan data overføres automatisk. Det kan eksempelvis være mellem virksomhedens regnskabssystem og bank, webshop, betalingsløsning, CRM-system, tidsregistrering, lønsystem eller faktureringsplatform.

En god integration reducerer dobbeltarbejde og risikoen for tastefejl. Men integrationer bør ikke implementeres ukritisk.

Først skal det afklares, hvilke data der skal flyttes, hvilken vej de skal flyttes, hvor ofte overførslen skal ske, og hvilket system der er den primære kilde til oplysningerne.

Ellers risikerer virksomheden blot at automatisere en dårlig arbejdsgang.

Hvad er et digitalt godkendelsesflow?

Et digitalt godkendelsesflow bruges eksempelvis til leverandørfakturaer og betalinger. I stedet for at fakturaer bliver sendt rundt på mail, kan de automatisk sendes til den person, der skal kontrollere eller godkende dem. En virksomhed kan eksempelvis opsætte en arbejdsgang, hvor en projektleder først godkender, at en faktura vedrører det rigtige projekt, hvorefter økonomiansvarlig godkender betalingen.

Større fakturaer kan eventuelt kræve yderligere godkendelse.

Det giver en tydeligere proces og dokumentation for, hvem der har godkendt hvad. Samtidig bliver fakturaen liggende sammen med regnskabsmaterialet i stedet for at forsvinde i en medarbejders indbakke. Godkendelsesflows kan derfor både styrke effektiviteten og virksomhedens interne kontrol.

Kan e-fakturering gøre bogholderiet mere effektivt?

Ja. E-fakturering betyder, at fakturaens oplysninger bliver sendt i et struktureret elektronisk format i stedet for som eksempelvis en almindelig PDF-fil. Det gør det muligt for systemerne at læse oplysningerne direkte uden først at skulle fortolke dokumentets indhold.

Jo mere strukturerede data virksomheden modtager, desto mindre manuel håndtering er der typisk behov for. Digitale standardbogføringssystemer skal efter de gældende regler understøtte, at brugerne kan benytte e-fakturering. E-fakturering er derfor et af de områder, der kan få stadig større betydning for automatiseringen af danske virksomheders bogholderi.

Det er dog stadig virksomhedens processer, der afgør, om teknologien reelt fører til en enklere administration.

Kan automatisering fjerne alle fejl i bogføringen?

Nej. Automatisering kan reducere bestemte typer manuelle fejl, men den kan også gentage fejl meget konsekvent, hvis systemet er sat forkert op. Hvis en automatisk bogføringsregel eksempelvis anvender en forkert momskode, kan fejlen blive gentaget på hver eneste faktura fra den pågældende leverandør.

Automatisering ændrer derfor karakteren af kontrolarbejdet. I stedet for at en medarbejder manuelt behandler hver enkelt post, bliver det vigtigere at kontrollere regler, integrationer, afvigelser og samlede afstemninger. Målet bør ikke være et bogholderi helt uden menneskelig involvering. Målet bør være et bogholderi, hvor medarbejdernes tid bruges på de opgaver, der kræver vurdering, mens systemerne håndterer de ensartede og gentagne processer.

Hvad skal man være opmærksom på, når man vælger regnskabssystem?

Et godt regnskabssystem skal naturligvis kunne håndtere virksomhedens bogføring. Men virksomhedens behov bør vurderes bredere end det. Det kan eksempelvis være relevant at se på, om systemet kan integreres med virksomhedens bank, faktureringsløsning, webshop, lønsystem eller andre centrale programmer.

Antallet af brugere og behovet for forskellige adgangsniveauer kan også spille en rolle. Det samme gælder godkendelsesflows, projektstyring, rapportering og muligheden for at eksportere data. Virksomheden bør desuden overveje, hvordan behovene forventes at udvikle sig. Det system, der er tilstrækkeligt for en virksomhed med én ejer og 50 månedlige posteringer, er ikke nødvendigvis hensigtsmæssigt, når virksomheden har 20 medarbejdere og flere hundrede månedlige bilag.

Hos ØENS tager vi derfor udgangspunkt i både virksomhedens nuværende administration og den udvikling, virksomheden forventer.

Skal virksomheden skifte regnskabssystem for at automatisere?

Ikke nødvendigvis. Mange moderne bogføringssystemer har allerede funktioner og integrationer, som virksomheden endnu ikke bruger. Det første skridt bør derfor ofte være at undersøge, hvad der kan optimeres i det eksisterende setup. Måske kan bankintegration aktiveres. Måske kan leverandørfakturaer sendes direkte til systemet. Måske kan en manuel eksport erstattes af en eksisterende integration.

Hvis systemet derimod ikke kan understøtte virksomhedens behov eller de regler, virksomheden er omfattet af, kan et systemskifte være relevant. Et systemskifte bør dog ikke være målet i sig selv. Det rigtige spørgsmål er, hvilken løsning der giver virksomheden den mest robuste og effektive proces.

Hvordan foregår et skifte af bogføringssystem?

Et systemskifte kræver planlægning. Virksomheden skal blandt andet tage stilling til, hvilke historiske data der skal flyttes, hvordan åbne kunde- og leverandørposter håndteres, og hvornår det gamle system stopper og det nye starter. Kontoplan, momsopsætning, bankforbindelser, brugeradgange og integrationer skal også etableres korrekt.

Et naturligt skæringspunkt kan i nogle tilfælde være begyndelsen på et nyt regnskabsår, men det er ikke altid nødvendigt at vente til årsskiftet.

Det vigtigste er, at der er en klar overgang, så transaktioner ikke bliver glemt eller registreret dobbelt. Inden det gamle system lukkes, skal virksomheden også sikre, at relevant regnskabsmateriale og historiske data fortsat kan opbevares og tilgås i overensstemmelse med reglerne.

Hvad betyder digitalisering for årsregnskabet?

Et veldrevet digitalt bogholderi gør normalt årsafslutningen væsentligt lettere. Når bilag ligger knyttet til de relevante transaktioner, bankkonti bliver afstemt løbende, og bogføringen er ajourført, skal virksomheden ikke først samle et års dokumentation, når regnskabsåret er slut. Det betyder også, at spørgsmål kan blive afklaret tættere på det tidspunkt, hvor transaktionen faktisk fandt sted. En uidentificeret bankpostering fra sidste uge er langt lettere at undersøge end en postering fra ti måneder tidligere.

Digitalisering bør derfor ikke kun vurderes ud fra den tid, virksomheden sparer hver uge. Den har også betydning for kvaliteten og effektiviteten af virksomhedens årsregnskab og årsafslutning.

Hvad betyder digitalisering for økonomistyringen?

Når bogføringen er digital og ajourført, bliver regnskabsdata tilgængelige hurtigere. Det giver virksomhedens ledelse mulighed for at bruge tallene aktivt i stedet for først at se dem flere måneder efter.

Virksomheden kan eksempelvis følge omsætning, omkostninger, likviditet, debitorer og andre nøgletal tættere. Det gør også budgetopfølgning og forecast mere værdifuldt, fordi de faktiske regnskabstal er nyere. Automatisering kan derfor være en forudsætning for at løfte økonomifunktionen fra ren bogføring til reel økonomistyring.

Hos ØENS kan den digitale bogføring kombineres med budgetter, rapportering, forecast, likviditetsbudgetter og løbende økonomistyring.

Hvordan kan digitalisering forbedre virksomhedens likviditet?

Digitalisering skaber ikke i sig selv flere penge på bankkontoen. Men bedre og hurtigere økonomiske processer kan give virksomheden et stærkere grundlag for at styre likviditeten. Hvis fakturaer bliver sendt hurtigere, kundeindbetalinger automatisk bliver registreret, og forfaldne fakturaer bliver synlige med det samme, bliver det lettere at følge op på virksomhedens tilgodehavender.

På samme måde kan et digitalt overblik over leverandørfakturaer vise, hvilke betalinger der kommer i de kommende uger. Det giver ledelsen mulighed for at se længere frem end saldoen på bankkontoen i dag.

Kombineres den løbende bogføring med økonomistyring og likviditetsbudget, bliver virksomhedens betalingsstrømme derfor mere gennemsigtige.

Hvad betyder digitalisering for datasikkerheden?

Digitalisering gør virksomhedens økonomiske data lettere at tilgå og dele, men stiller samtidig krav til sikkerheden. Et bogføringssystem indeholder ofte både økonomiske oplysninger, kunde- og leverandørdata og i nogle tilfælde personoplysninger.

Derfor skal virksomheden blandt andet forholde sig til brugeradgange, rettigheder og sikker opbevaring. Medarbejdere bør som udgangspunkt kun have adgang til de funktioner og oplysninger, de har behov for. Når en medarbejder stopper, bør adgangen fjernes. Det er også relevant at overveje, hvilke eksterne systemer der er integreret med økonomisystemet, og hvem der har adgang til virksomhedens data gennem disse forbindelser. Digitalisering bør derfor både handle om effektivitet og om at skabe kontrollerede arbejdsgange.

Skal virksomheden have en beskrivelse af sine bogføringsprocedurer?

Virksomheder omfattet af bogføringslovens krav skal have en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer. Beskrivelsen skal blandt andet gøre det muligt at forstå, hvordan virksomheden sikrer, at transaktionerne registreres korrekt og rettidigt, hvordan regnskabsmaterialet opbevares, og hvem der er ansvarlig for de relevante opgaver. Digitalisering kan gøre procedurerne enklere, men ændrer ikke behovet for at kunne beskrive dem.

Hvis en faktura eksempelvis automatisk går fra en særlig fakturamail til bogføringssystemet og derefter til en bestemt godkender, bør arbejdsgangen kunne forklares. Procedurebeskrivelsen bør desuden følge virkeligheden. Hvis virksomheden ændrer systemer eller arbejdsgange, bør dokumentationen derfor også opdateres.

Hvem har ansvaret, når virksomheden bruger en ekstern bogholder?

En virksomhed kan outsource det praktiske arbejde med bogføringen, men samarbejdet kræver stadig en tydelig ansvarsfordeling. Virksomheden skal blandt andet sørge for, at den eksterne bogholder får de nødvendige oplysninger og bilag. Hvis den eksterne bogholder står for bogføringen for en virksomhed, der er omfattet af digital bogføringspligt, har bogholderen ansvar for at anvende et digitalt bogføringssystem, der opfylder de relevante systemkrav, til den bogføring, bogholderen udfører.

Det er derfor vigtigt at vælge en samarbejdspartner, der ikke kun kan bogføre, men også kan arbejde professionelt med de digitale processer omkring bogføringen. Hos ØENS kombinerer vi den praktiske bogføring med løbende rådgivning om virksomhedens økonomisystemer og arbejdsgange.

Hvornår giver det mening at gennemgå virksomhedens digitale setup?

Virksomhedens økonomisystemer bør ikke nødvendigvis stå uændrede i mange år. Behovet udvikler sig sammen med virksomheden. En løsning, der fungerede fint med én ejer og få kunder, kan begynde at skabe unødigt arbejde, når virksomheden får flere medarbejdere, flere leverandører eller større omsætning.

Det samme gælder, hvis der over tid er blevet tilføjet mange enkeltstående programmer uden en samlet plan. Typiske tegn på, at setup’et bør gennemgås, er, at de samme oplysninger bliver indtastet flere steder, at medarbejderne bruger meget tid på at flytte filer og data, at bilag ofte mangler, eller at rapporteringen kræver omfattende manuel behandling hver måned. Et skifte af bogholder eller økonomimedarbejder kan også være et oplagt tidspunkt at gennemgå processerne.

Det samme kan virksomhedens vækst eller nye krav om digital bogføring.

Hvordan finder man ud af, hvad der bør automatiseres først?

Den bedste automatisering begynder normalt ikke med et bestemt program. Den begynder med virksomhedens arbejdsgange. Vi ser blandt andet på, hvilke opgaver der gentages ofte, hvor virksomheden bruger meget manuel tid, hvor fejl typisk opstår, og hvilke oplysninger der allerede findes digitalt i et andet system.

En proces, der kun tager ti minutter én gang om året, er sjældent det oplagte sted at starte. En proces, som tre medarbejdere hver uge bruger flere timer på, kan derimod have et væsentligt automatiseringspotentiale.

Det er også vigtigt at vurdere risikoen. Nogle opgaver kan automatiseres næsten fuldt ud, mens andre fortsat bør have et tydeligt menneskeligt godkendelsestrin. Målet er derfor ikke maksimal automatisering. Målet er den rigtige automatisering.

Kan små virksomheder også have glæde af automatisering?

Ja. Automatisering er ikke kun relevant for virksomheder med store økonomiafdelinger. Tværtimod kan mindre virksomheder have stor glæde af at automatisere de administrative opgaver, fordi virksomhedsejeren ofte selv bruger tid på dem.

Hvis en selvstændig hver uge bruger flere timer på at downloade bilag, afstemme banken og flytte oplysninger mellem forskellige systemer, er det tid, der ikke bliver brugt på kunder eller virksomhedens kerneforretning. En mindre virksomhed behøver heller ikke et kompliceret systemlandskab. Ofte kan et relativt enkelt bogføringssystem med de rigtige integrationer og arbejdsgange løse en stor del af behovet. Det afgørende er, at løsningen passer til virksomhedens størrelse og hverdag.

Hvornår bliver automatiseringen for kompliceret?

Mere teknologi er ikke automatisk bedre. Hvis virksomheden har mange systemer, integrationer og automatiseringsregler, som ingen længere forstår, kan administrationen blive mere sårbar i stedet for mindre.

Det samme gælder, hvis virksomheden automatiserer en proces, der ikke først er blevet gennemtænkt. En dårlig manuel proces bliver ikke nødvendigvis god af at blive digital. Den bliver bare hurtigere. Derfor bør automatisering løbende vurderes ud fra, om den faktisk reducerer administrationen og skaber bedre data. I nogle tilfælde kan den bedste optimering være at fjerne et system eller forenkle en arbejdsgang frem for at tilføje endnu en app. Hos ØENS tager vi derfor udgangspunkt i virksomhedens reelle behov og ikke i, hvor mange digitale løsninger der kan kobles på.

Hvordan foregår et digitaliseringsforløb hos ØENS?

Et godt digitaliseringsforløb begynder med at forstå den virksomhed, der skal digitaliseres. Vi ser derfor først på det eksisterende setup og de arbejdsgange, der allerede findes. Hvilket bogføringssystem bruger virksomheden? Hvordan kommer leverandørfakturaerne ind? Hvordan sendes salgsfakturaerne? Hvordan håndteres banken? Hvordan registreres løn og timer? Og hvor oplever virksomheden selv, at administrationen tager unødigt lang tid?

Herefter kan vi identificere de områder, hvor en ændring skaber reel værdi. Det kan være aktivering af funktioner i det eksisterende system, opsætning af nye integrationer eller implementering af andre digitale løsninger. Vi hjælper med opsætning og implementering og kan oplære virksomhedens medarbejdere i de nye arbejdsgange.

Efterfølgende kan ØENS stå for den løbende økonomiadministration og samtidig holde øje med, om systemerne fortsat fungerer som tiltænkt.

På den måde bliver digitaliseringen ikke et engangsprojekt, som virksomheden selv skal vedligeholde bagefter.

Sådan hjælper ØENS med digitalisering og automatisering

Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi virksomheder med at gøre økonomiadministrationen mere digital, sammenhængende og effektiv. Vi kan begynde med en gennemgang af virksomhedens nuværende bogholderi og identificere de processer, hvor der bruges unødigt meget tid på manuelle opgaver.

Herefter hjælper vi med at finde et setup, der passer til virksomhedens behov. Det kan blandt andet omfatte valg af relevante systemer og apps, integrationer mellem eksisterende løsninger, digital bilagshåndtering, bankintegration, fakturaprocesser og automatisering af tilbagevendende arbejdsgange.

Vi hjælper med opsætning og implementering og kan samtidig oplære virksomhedens medarbejdere, så de nye løsninger faktisk bliver brugt korrekt i hverdagen. Hvis vi efterfølgende står for virksomhedens løbende bogføring, kan vi desuden følge processerne i praksis og justere opsætningen, hvis virksomhedens behov ændrer sig.

Digitaliseringen kan også kombineres med momsadministration, lønadministration, årsregnskab og økonomistyring.

Ønsker virksomheden at outsource en større del af økonomiadministrationen, kan digital bogføring og løbende rådgivning om IT-løsninger også indgå i vores pakkeløsninger til virksomheder.

Kontakt os uforpligtende om digitalisering af jeres bogholderi.alisere og automatisere din virksomheds økonomiske processer.

Ofte stillede spørgsmål om digital bogføring

Hvem skal bogføre digitalt?

Virksomheder med pligt til at aflægge årsrapport er omfattet af reglerne om digital bogføring efter den trinvise indfasning. Fra 1. januar 2026 gælder kravet desuden for ikke-årsregnskabspligtige virksomheder, når den erhvervsmæssige nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår.

Skal en enkeltmandsvirksomhed bogføre digitalt?

En enkeltmandsvirksomhed kan være omfattet af digital bogføringspligt. Fra 1. januar 2026 gælder kravet for ikke-årsregnskabspligtige virksomheder, hvis den erhvervsmæssige nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår.

Skal virksomheden bruge et bogføringssystem registreret hos Erhvervsstyrelsen?

Ikke nødvendigvis. Virksomheden kan anvende et registreret digitalt standardbogføringssystem, hvor udbyderen har ansvaret for, at systemet lever op til kravene. Det er også muligt at anvende et ikke-registreret system, hvis betingelserne er opfyldt, men her har virksomheden selv ansvaret for, at systemet lever op til de relevante krav.

Kan man bogføre i Excel?

Excel kan fortsat bruges til eksempelvis budgetter, analyser og supplerende økonomiarbejde, men et almindeligt regneark opfylder ikke i sig selv nødvendigvis kravene til et digitalt bogføringssystem. Virksomheder omfattet af digital bogføringspligt skal derfor anvende et setup, der lever op til bogføringslovens krav.

Hvad kan automatiseres i et bogholderi?

Blandt andet modtagelse og aflæsning af fakturaer, bogføringsforslag, banktransaktioner, matching af betalinger, bilagshåndtering, godkendelsesflows og overførsel af data mellem virksomhedens økonomisystemer kan helt eller delvist automatiseres. Hvilke processer der bør automatiseres, afhænger af virksomhedens konkrete arbejdsgange.

Er automatisk bogføring helt fejlfri?

Nej. Automatisering kan reducere mange manuelle fejl, men en forkert opsat regel kan også gentage den samme fejl på mange transaktioner. Derfor bør automatiseret bogføring fortsat kombineres med kontroller, afstemninger og gennemgang af afvigelser.

Kan ØENS hjælpe med at vælge og opsætte et bogføringssystem?

Ja. ØENS kan gennemgå virksomhedens nuværende setup, rådgive om relevante systemer og apps, hjælpe med opsætning og integrationer og oplære medarbejderne i de nye arbejdsgange. Vi tager udgangspunkt i virksomhedens konkrete behov frem for én bestemt standardløsning.

Kan ØENS både digitalisere og efterfølgende stå for bogføringen?

Ja. ØENS kan både hjælpe med at digitalisere og automatisere virksomhedens økonomiprocesser og efterfølgende stå for den løbende bogføring, moms, løn og andre administrative opgaver. Det gør det muligt løbende at følge, om opsætningen fungerer og justere den i takt med virksomhedens udvikling.

Digitalisering skal gøre administrationen lettere – ikke bare mere digital

At flytte en manuel proces fra papir til en skærm er ikke nødvendigvis en effektivisering.

Den virkelige gevinst opstår, når virksomhedens arbejdsgange bliver tænkt igennem, data kun skal registreres én gang, systemerne kan arbejde sammen, og medarbejderne ikke bruger tid på opgaver, som et system kan håndtere mere effektivt.

Samtidig skal løsningen være robust. Bogføringen skal kunne dokumenteres, systemerne skal leve op til de relevante krav, og automatiseringen skal kontrolleres, så fejl ikke bare bliver gentaget hurtigere.

Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi derfor både med teknologien og arbejdsgangene omkring den. Vi gennemgår virksomhedens eksisterende setup, identificerer automatiseringsmuligheder, hjælper med implementeringen og kan efterfølgende stå for den løbende økonomiadministration.

Vi har kontor på Amager i København og hjælper virksomheder i hele Danmark. Har du spørgsmål til digital bogføring, bogføringsloven, valg af system eller mulighederne for at automatisere virksomhedens økonomiadministration, er du altid velkommen til at tage fat i os.

Tal med os om digitalisering og automatisering →