En fuld kalender er først rigtig god, når opgaverne også tjener penge
Som malermester kan arbejdsdagene hurtigt blive fyldt med kundebesøg, tilbud, medarbejdere, materialer og projekter, der skal koordineres. Samtidig skal lønnen køres, leverandørerne betales, momsen indberettes, kunderne faktureres, og regnskabet holdes ajour. Når den administrative del først bliver håndteret om aftenen eller lige op til næste frist, bliver det samtidig vanskeligere at bruge økonomien aktivt i virksomheden.
En travl malervirksomhed er nemlig ikke nødvendigvis det samme som en meget lønsom malervirksomhed. Et projekt kan se godt ud på tilbuddet, men ende med at kræve flere arbejdstimer, mere maling og flere materialer end forventet. Der kan komme ekstra afdækning, flere behandlinger af overfladerne eller ændringer fra kunden undervejs. Hvis de ekstra timer og materialer ikke bliver registreret og faktureret, kan en del af virksomhedens indtjening forsvinde uden at være særlig synlig i den daglige drift.
Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi malere og malerfirmaer med den løbende bogføring, betalinger, moms, lønadministration, økonomiopfølgning og klargøring til årsafslutningen. Vi kan samtidig hjælpe med at skabe sammenhæng mellem tidsregistrering, ordrestyring, fakturering og regnskab, så virksomhedsejeren både kan bruge mindre tid på administration og få et bedre indblik i økonomien på de enkelte opgaver.
Vi har kontor på Amager i København og hjælper malerfirmaer i hele Danmark.
Kontakt os om bogføring til dit malerfirma →
Hvad kan en bogholder hjælpe et malerfirma med?
En bogholder kan overtage en stor del af de økonomiopgaver, som ellers let ender hos virksomhedsejeren. Det kan blandt andet være registrering af leverandørfakturaer, kundeindbetalinger og banktransaktioner, betaling af regninger, momsindberetning, afstemning af regnskabet og opfølgning på åbne kunde- og leverandørposter. Har malerfirmaet medarbejdere, kan samarbejdet samtidig omfatte løn, pension, ferie og relevante refusioner.
For et malerfirma kan bogføringen samtidig organiseres, så den giver mere information end det almindelige årsregnskab. Hvis medarbejdertimer, materialer og øvrige projektomkostninger kan henføres til de enkelte sager, får virksomhedsejeren et langt bedre grundlag for at se, hvilke projekter der giver den forventede indtjening.
Det betyder, at bogføringen ikke kun er en administrativ pligt. Den bliver fundamentet under virksomhedens økonomistyring og kan bruges til at forbedre både prissætning, tilbud og planlægning.
Hvorfor er projektøkonomi vigtig for malere?
Projektøkonomi viser forskellen mellem det, virksomheden får betalt for en opgave, og det virksomheden faktisk bruger på at levere den. For et malerfirma vil omkostningerne typisk bestå af medarbejdertimer, maling og andre materialer, eventuelle underentreprenører, transport og andre direkte udgifter.
To opgaver med samme fakturabeløb kan derfor have meget forskellig økonomi. Den ene kan være udført effektivt med det forventede tids- og materialeforbrug, mens den anden har krævet flere behandlinger, længere forberedelse eller ekstra timer. Hvis virksomheden kun ser på omsætningen, bliver den forskel ikke nødvendigvis synlig.
Når timer og materialer bliver registreret på den rigtige sag, kan ledelsen efterfølgende se, om kalkulationen holdt. Det giver samtidig viden til næste tilbud. Hvis spartling og klargøring konsekvent tager længere tid end forventet på en bestemt type opgave, bør fremtidige kalkulationer afspejle den erfaring.
Hvorfor er tidsregistrering så vigtig?
I et malerfirma er medarbejdernes tid ofte en af virksomhedens største omkostninger. Derfor har tidsregistreringen stor betydning både for lønadministrationen og for muligheden for at se, om de enkelte opgaver er rentable.
Hvis en medarbejder bruger 40 timer på en sag, der var kalkuleret til 30, påvirker det dækningsbidraget. Men hvis de ekstra ti timer ikke bliver registreret korrekt, kan virksomheden tro, at projektet gik som planlagt. På opgaver efter medgået tid kan manglende tidsregistrering samtidig betyde, at virksomheden direkte går glip af fakturering.
Timerne bør derfor registreres så tæt på arbejdet som muligt og på den korrekte sag. Et digitalt ordrestyringssystem kan gøre det lettere for medarbejderne at registrere deres tid løbende og samtidig gøre oplysningerne tilgængelige for både fakturering, løn og projektopfølgning.
Hvordan ved malermesteren, om timeprisen er høj nok?
En bæredygtig timepris skal dække langt mere end medarbejderens bruttoløn. Virksomheden har også udgifter til ferie, pension, ATP, sygdom, biler, værktøj, arbejdstøj, forsikringer, administration, software, lokaler og den arbejdstid, der ikke kan faktureres direkte til kunderne.
Derfor kan en timepris, der umiddelbart ser høj ud sammenholdt med medarbejderens løn, stadig være for lav. Det gælder især, hvis virksomhedens omkostninger er steget over flere år, mens priserne ikke er blevet justeret tilsvarende.
Et opdateret regnskab gør det muligt at se virksomhedens reelle omkostningsniveau og vurdere, hvilken omsætning medarbejderne skal skabe for at dække både direkte og indirekte omkostninger. Hvis virksomheden ønsker en mere systematisk analyse, kan bogføringen suppleres med budget, nøgletal og økonomistyring.
Hvad er forskellen på tilbudsarbejde og arbejde efter regning?
Når malerfirmaet arbejder på fast tilbud, bærer virksomheden som udgangspunkt en større del af risikoen for, at arbejdet kræver flere timer eller materialer end kalkuleret. Hvis opgaven er beregnet til fem arbejdsdage, men tager syv, betyder det ikke automatisk, at kunden skal betale mere. Derfor er kalkulationen særlig vigtig ved fastprisarbejde.
Ved arbejde efter regning er prisen i højere grad knyttet til det faktiske tids- og eventuelt materialeforbrug efter den aftale, der er indgået med kunden. Her bliver præcis registrering af timer og materialer afgørende, fordi oplysningerne ofte ligger direkte til grund for faktureringen.
I begge modeller er projektøkonomien vigtig. Ved tilbudsarbejde viser den, om virksomheden kalkulerer korrekt. Ved regningsarbejde hjælper den med at sikre, at alt relevant arbejde og materialeforbrug faktisk kommer med på fakturaen.
Hvordan laver man et bedre tilbud på malerarbejde?
Et godt tilbud kræver, at virksomheden forstår både arbejdets omfang og sin egen økonomi. Antal kvadratmeter er sjældent tilstrækkeligt alene. Underlagets stand, afdækning, spartling, slibning, antal behandlinger, adgangsforhold og øvrig forberedelse kan have stor betydning for tidsforbruget.
Tidligere projekter kan derfor være værdifulde data. Hvis virksomheden kan se, hvor mange timer og hvor meget materiale der faktisk blev brugt på lignende opgaver, får den et bedre grundlag for næste kalkulation.
Bogføringen og ordrestyringen kan på den måde skabe et erfaringsgrundlag, som gør tilbuddene mere præcise. Det reducerer risikoen for konsekvent at sælge bestemte typer opgaver for billigt.
Hvordan holder malerfirmaet styr på materialerne?
Maling, spartelmasse, filt, afdækning, tape, sandpapir, pensler, ruller og andre materialer udgør tilsammen en væsentlig omkostning i mange malerfirmaer. Hvis leverandørfakturaerne alene bliver bogført samlet på én varekonto, kan det være svært at se, hvor meget materialeforbruget faktisk udgjorde på den enkelte sag.
Når materialerne kan knyttes til konkrete projekter, bliver projektøkonomien mere præcis. Virksomheden kan se, om materialeforbruget svarede til kalkulationen, og om eventuelle prisstigninger hos leverandørerne påvirker dækningsbidraget.
Det gør det også lettere at opdage materialer, der efter aftalen skal viderefaktureres til kunden, men ellers risikerer at blive glemt. På mange mindre opgaver kan den type små beløb tilsammen udgøre en mærkbar del af virksomhedens indtjening.
Hvordan fakturerer et malerfirma korrekt?
Fakturaen er både kundens betalingsgrundlag og virksomhedens dokumentation for salget. Den skal derfor opfylde de almindelige fakturakrav og samtidig være tilstrækkeligt tydelig til, at kunden kan se, hvilket arbejde betalingen vedrører.
På større projekter kan faktureringen desuden bestå af flere rater eller a conto-fakturaer, mens mindre privatopgaver ofte faktureres ved afslutning. Uanset modellen bør der være en klar sammenhæng mellem virksomhedens tilbud eller ordre og den faktura, der efterfølgende bliver sendt.
Hvis opgaven er afsluttet, bør fakturaen samtidig ikke ligge unødigt længe. Hver uge virksomheden venter med faktureringen, er i praksis ekstra kredit til kunden og dermed penge, der mangler på virksomhedens bankkonto.
Hvad betyder håndværkerfradraget for malerfirmaer?
Visse malerarbejder kan være omfattet af de gældende regler om håndværkerfradrag, hvis den konkrete ydelse opfylder betingelserne. Ordningen bør derfor ikke bruges som en generel lovning om, at enhver maleropgave giver kunden fradrag.
Når en ydelse er omfattet, skal kunden blandt andet have dokumentation for arbejdet, og virksomheden skal være momsregistreret. Arbejdslønnen skal kunne identificeres særskilt, fordi fradraget vedrører arbejdslønnen og ikke materialeudgifterne. Kunden skal desuden betale elektronisk for at kunne få fradraget.
Skattestyrelsen har samlet kravene til virksomheder på siden om salg af ydelser med håndværker- og servicefradrag. For malerfirmaet betyder det blandt andet, at faktureringssystemet med fordel kan være sat op, så arbejdsløn og materialer let kan specificeres, når arbejdet er omfattet.
Hvor hurtigt bør malerfirmaet fakturere?
Så hurtigt som aftalen og det udførte arbejde giver mulighed for. Hvis virksomheden afslutter en opgave mandag, men først sender fakturaen tre uger senere, har virksomheden i praksis selv forlænget kundens betalingsfrist med tre uger.
På mange små og mellemstore opgaver kan en fast faktureringsrutine derfor have stor betydning for likviditeten. Afsluttede sager kan eksempelvis gennemgås flere gange om ugen i stedet for at blive samlet til udgangen af måneden.
Ordrestyring kan gøre processen lettere, fordi kontoret hurtigt kan se, hvilke projekter medarbejderne har markeret som færdige, og hvilke timer og materialer der ligger registreret på sagen.
Hvad er a conto-fakturering?
Ved større malerentrepriser kan det være relevant at fakturere løbende, hvis det følger af aftalen med kunden. Det betyder, at virksomheden ikke behøver finansiere hele projektets løn og materialer frem til den endelige aflevering.
A conto-fakturering kan have stor betydning for likviditeten på projekter, der løber over flere måneder. Hvis et malerfirma har ti medarbejdere på en større byggesag, bliver lønomkostningen betydelig længe før projektet er færdigt.
Derfor bør betalingsplanen tænkes ind allerede ved kontraktindgåelsen. På entrepriser, hvor eksempelvis AB 18 er aftalt, findes der særlige regler om betaling og andre forhold under projektet. Det juridiske aftalegrundlag kan ØENS Advokatfirmas entrepriseretsteam hjælpe med, mens Virksomhedsadministrationen kan håndtere den økonomiske projektopfølgning.
Hvordan håndteres ekstraarbejder?
Ekstraarbejder kan være afgørende for økonomien på en maleropgave. Underlaget viser sig måske at kræve mere behandling end forventet, kunden ændrer farvevalg eller omfang, eller andre fag efterlader forhold, der kræver ekstra arbejde fra malerfirmaet.
Administrativt bør ændringen registreres med det samme. De ekstra timer og materialer skal kunne identificeres særskilt, så de ikke bare forsvinder ind i den oprindelige kalkulation. Det giver både et bedre faktureringsgrundlag og et mere retvisende projektregnskab.
Hvis der opstår uenighed om, hvorvidt arbejdet var en del af den oprindelige aftale, eller om malerfirmaet har krav på ekstra betaling, er spørgsmålet juridisk. Her kan ØENS Advokatfirma hjælpe med entrepriseret, mens den økonomiske dokumentation fortsat kan findes i virksomhedens projekt- og regnskabssystem.
Hvorfor bør ekstraarbejder dokumenteres med det samme?
Små ændringer kan være nemme at acceptere mundtligt på byggepladsen, men vanskelige at huske præcist flere måneder senere. Derfor bør virksomheden have en fast procedure for at registrere ændringer.
Det kan eksempelvis være gennem ordrestyring, mails, byggemødereferater, fotos eller andre dokumenter, der viser, hvad der blev ændret og hvornår. Tidsregistreringen og materialeforbruget bør samtidig knyttes til ekstraarbejdet.
Dokumentationen er både værdifuld økonomisk og juridisk. Virksomheden får lettere ved at sende den korrekte faktura, og hvis kunden senere bestrider beløbet, er grundlaget langt stærkere end en mundtlig erindring om, hvad der blev aftalt.
Hvordan påvirker kørsel økonomien i et malerfirma?
Kørsel kan udgøre mere, end virksomhedsejeren umiddelbart forventer. Medarbejderne skal fra virksomhedens base til kunder og byggepladser, og på mindre serviceopgaver kan transporttiden udgøre en betydelig del af arbejdsdagen.
Hvis en medarbejder bruger seks timer hos kunderne, men yderligere to timer på kørsel, har virksomheden otte timers lønomkostning. Hvis kun de seks bliver tænkt ind i prissætningen, kan virksomhedens faktiske dækningsgrad være lavere end forventet.
Derudover har bilerne udgifter til leasing eller finansiering, brændstof, forsikringer, service og reparationer. Bogføringen bør derfor gøre bilomkostningerne synlige, så de indgår i virksomhedens samlede kalkulation.
Hvordan håndteres biler og varevogne?
Varebiler er en central del af mange malerfirmaers drift. De bruges til medarbejdere, værktøj og materialer og kan derfor udgøre en betydelig tilbagevendende omkostning.
Regnskabet bør gøre det muligt at følge udgifter til eksempelvis leasing, brændstof, forsikring og reparationer. Ved større investeringer skal der samtidig tages stilling til den korrekte regnskabs- og skattemæssige behandling.
Hvis virksomheden planlægger at ansætte flere medarbejdere, bør den desuden huske, at en ny maler ofte kræver mere end løn. Der kan også være behov for bil, værktøj, arbejdstøj, telefon og andre omkostninger. Derfor bør hele medarbejderens økonomiske effekt indgå i budgettet.
Hvordan håndteres løn til malere?
Malerfirmaer kan have både fastansatte og timelønnede medarbejdere, og lønnen kan indeholde variable arbejdstimer, pension, ferie, overarbejde og andre tillæg. Derfor er det vigtigt, at timer og ændringer bliver registreret og afleveret rettidigt.
Tidsregistreringen har samtidig værdi i projektøkonomien. Når den samme arbejdstid både danner grundlag for løn og bliver knyttet til den rigtige kundesag, bliver virksomhedens regnskab mere brugbart.
Hos ØENS kan vi stå for den samlede lønadministration, herunder lønkørsel, pension, ferie, ATP, indberetninger til eIndkomst og relevante refusioner. Når vi også håndterer bogføringen, kan lønposterne afstemmes direkte til regnskabet.
Hvad med lærlinge?
Mange malerfirmaer har lærlinge, og det giver en række administrative opgaver omkring løn og uddannelsesforløb. Lærlingen skal oprettes korrekt, og virksomheden skal håndtere de gældende løn-, pensions- og ferieforhold.
Der kan samtidig være relevante godtgørelser eller refusioner i forbindelse med skoleperioder og uddannelsen. Derfor er det en fordel at have en fast proces omkring ændringer i lærlingens forløb.
ØENS kan stå for den praktiske lønadministration. Hvis virksomheden har spørgsmål om selve uddannelsesaftalen eller lærlingens juridiske ansættelsesvilkår, kan vores kolleger i ØENS Advokatfirma inden for arbejds- og ansættelsesret hjælpe med vurderingen.
Hvad hvis virksomheden er omfattet af en overenskomst?
Hvis malerfirmaet er bundet af en kollektiv overenskomst, kan der gælde særlige regler om løn, pension, arbejdstid, tillæg, overarbejde eller andre ansættelsesvilkår. De vilkår skal håndteres korrekt i lønadministrationen.
Når de gældende satser og vilkår er fastlagt, kan ØENS håndtere dem praktisk gennem lønsystemet. Hvis der derimod er tvivl om, hvilken overenskomst der gælder, eller hvordan en bestemmelse skal fortolkes, er der tale om et juridisk spørgsmål, som bør vurderes særskilt.
Her kan ØENS Advokatfirmas ansættelsesretsteam inddrages, mens Virksomhedsadministrationen fortsat håndterer den praktiske løn.
Hvordan håndteres akkordarbejde?
Hvis medarbejdere aflønnes helt eller delvist efter en akkordordning, kræver det, at grundlaget for beregningen er tydeligt og dokumenteret. Den praktiske lønadministration skal kunne modtage de oplysninger, der er nødvendige for at beregne medarbejdernes løn korrekt.
Akkord kan samtidig have betydning for virksomhedens projektøkonomi, fordi arbejdsomkostningen bliver knyttet tæt til udførelsen af den konkrete opgave. Det gør korrekt registrering og opfølgning vigtig.
Spørgsmål om selve retten til akkordbetaling, overenskomstgrundlag eller uenighed om opgørelsen kan være ansættelsesretlige og bør derfor vurderes juridisk. ØENS Virksomhedsadministration håndterer den aftalte lønmodel administrativt, mens ØENS Advokatfirma kan hjælpe med fortolkningen af de juridiske vilkår.
Hvorfor er likviditet vigtig for malerfirmaer?
Et malerfirma kan godt tjene penge og samtidig mangle penge på bankkontoen. Det sker, når virksomhedens udgifter skal betales tidligere end kundernes betalinger kommer ind.
Lønnen skal betales hver måned, og materialeleverandørerne har deres betalingsfrister. Moms, biler og øvrige faste omkostninger fortsætter også. Hvis virksomheden samtidig arbejder på større projekter med lange betalingsforløb, kan store beløb være bundet i driften.
Derfor bør virksomhedsejeren ikke kun se på resultatet. Et likviditetsbudget kan vise de forventede ind- og udbetalinger måned for måned og gøre kommende perioder med pres synlige, før de bliver akutte.
Hvordan kan malerfirmaet forbedre sin likviditet?
Det første sted at kigge er ofte faktureringen. Arbejde, der allerede er udført, bør ikke stå ufaktureret længere end nødvendigt. På større opgaver kan løbende fakturering være relevant, hvis det følger af aftalen, og forfaldne fakturaer bør følges systematisk.
Virksomheden kan samtidig se på betalingsbetingelser, planlægning af større indkøb og timingen af investeringer. Hvis en ny bil eller større udstyr kan vente en måned, hvor likviditeten er særligt presset, kan timingen have praktisk betydning.
En virksomhed bør dog ikke kun reagere på bankkontoen. Med en likviditetsprognose kan ledelsen se problemerne tidligere og få flere handlemuligheder.
Hvad gør man, hvis kunden ikke betaler?
Et ajourført regnskab gør det muligt at se, hvilke fakturaer der har overskredet betalingsfristen, og hvor store beløb virksomheden har til gode. Debitoropfølgning bør derfor være en fast del af økonomiadministrationen og ikke kun noget, virksomheden gør, når likviditeten bliver presset.
I mange tilfælde skyldes en forsinket betaling blot en forglemmelse. I andre tilfælde holder kunden betalingen tilbage, fordi der er uenighed om arbejdets kvalitet, ekstraarbejder eller den aftalte pris.
ØENS Virksomhedsadministration kan hjælpe med debitoroverblikket og den almindelige opfølgning. Hvis kravet skal overgå til juridisk inddrivelse eller er blevet en egentlig tvist, kan specialisterne i ØENS Advokatfirma inden for inkasso eller entrepriseret hjælpe videre.
Hvordan håndteres underentreprenører?
Malerfirmaet kan eksempelvis bruge andre malere eller specialiserede underentreprenører til dele af et projekt eller til ekstra kapacitet i travle perioder. Deres fakturaer bør knyttes til de relevante projekter, så virksomhedens projektøkonomi også viser de eksterne arbejdsomkostninger.
Det er samtidig vigtigt at have klare aftaler om arbejdets omfang, pris og ansvar. Hvis underentreprenøren bliver forsinket eller udfører mangelfuldt arbejde, kan det få konsekvenser for malerfirmaets eget forhold til kunden.
Bogholderiet kan håndtere den økonomiske registrering. Kontrakter, ansvar og tvister er derimod juridiske spørgsmål, hvor ØENS Advokatfirma inden for entrepriseret kan inddrages.
Hvordan håndteres moms i et malerfirma?
Almindeligt malerarbejde er som udgangspunkt momspligtigt, og virksomhedens moms bliver derfor en integreret del af den løbende bogføring. Salgsfakturaer skal registreres korrekt, mens relevant købsmoms på maling, materialer, værktøj og andre virksomhedsudgifter håndteres efter de gældende regler.
Ved hver momsperiode bør regnskabet afstemmes, så indberetningen bygger på de faktiske bogførte transaktioner. Hvis virksomheden har særlige forhold, eksempelvis handel med udenlandske leverandører, bør de identificeres særskilt.
Hos ØENS kan vi kombinere den løbende bogføring med momsafstemning og momsindberetning, så virksomheden ikke selv skal samle tallene umiddelbart før fristen.
Hvordan kan ordrestyring hjælpe et malerfirma?
Et ordrestyringssystem kan samle oplysninger om virksomhedens opgaver, medarbejdertimer, materialer og fakturering. Det kan være særligt værdifuldt for et malerfirma med mange samtidige projekter og medarbejdere, der arbejder på forskellige adresser.
Når medarbejderen registrerer timer på den konkrete sag, får kontoret samtidig et bedre grundlag for både projektopfølgning og fakturering. Hvis ordrestyringen kan integreres med økonomisystemet, reduceres behovet for at taste de samme informationer igen.
På den eksisterende ØENS-løsning arbejder vi blandt andet med Ordrestyring og e-conomic i relevante kundesamarbejder. Men systemet skal passe til virksomheden. Derfor tager vi udgangspunkt i virksomhedens nuværende setup, når vi hjælper med digitalisering og automatisering.
Skal malerfirmaer bogføre digitalt?
Malerfirmaer følger de almindelige regler i bogføringsloven. Virksomheder med pligt til at aflægge årsrapport er omfattet af reglerne om digital bogføring efter den trinvise indfasning. Fra 1. januar 2026 gælder kravet desuden for virksomheder, der ikke skal aflægge årsrapport, hvis den erhvervsmæssige nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i hvert af de to foregående indkomstår.
Det betyder, at også personligt ejede malervirksomheder kan være omfattet. Erhvervsstyrelsen beskriver reglerne og overgangene i sin vejledning om bogføringsloven.
Et digitalt bogholderi bør samtidig gøre mere end at opfylde minimumskravene. Når bilag, bank, ordredata og regnskab hænger sammen, kan virksomheden reducere manuelt arbejde og få hurtigere adgang til aktuelle økonomiske oplysninger.
Hvad er forskellen på automatisk og korrekt bogføring?
Automatisering kan gøre bogføringen hurtigere, men den gør ikke i sig selv bogføringen korrekt. Et system kan eksempelvis foreslå en bestemt konto eller momsbehandling ud fra tidligere transaktioner, men hvis den oprindelige opsætning var forkert, kan systemet gentage fejlen.
Derfor bør automatiseringen kombineres med afstemninger og faglig kontrol. Det er især vigtigt ved usædvanlige køb, større investeringer, udenlandske fakturaer eller andre poster, der ikke følger virksomhedens normale mønster.
Målet er at automatisere det ensartede arbejde og bruge den menneskelige tid dér, hvor der faktisk skal foretages en vurdering.
Hvad er igangværende arbejder?
Ved regnskabsårets afslutning kan et malerfirma have projekter, der er påbegyndt, men endnu ikke afsluttet eller fuldt faktureret. De igangværende arbejder kan have betydning for virksomhedens årsregnskab og resultatopgørelse.
Derfor er det vigtigt at have et overblik over status på de åbne sager. Hvilke timer og materialer er allerede brugt? Hvor langt er arbejdet kommet? Hvad er faktureret? Og hvad mangler fortsat at blive udført?
Hvis ordrestyringen og bogføringen har været ajourført gennem året, er denne opgørelse langt lettere. Hvis projektstatus først skal rekonstrueres ved årsskiftet, stiger både tidsforbruget og risikoen for fejl.
ØENS kan sørge for løbende afstemning og klargøre regnskabsgrundlaget til virksomhedens årsregnskab.
Hvorfor er et budget relevant for et malerfirma?
Et budget hjælper virksomhedsejeren med at sætte konkrete økonomiske forventninger til året. Hvor meget skal virksomheden omsætte? Hvor mange medarbejdere forventes? Hvad koster løn, biler, forsikringer, software og lokaler? Og hvilket resultat skal der være tilbage?
Når årets faktiske tal bliver sammenholdt med budgettet, bliver afvigelser synlige. Hvis virksomheden omsætter som planlagt, men indtjeningen er lavere, kan ledelsen eksempelvis undersøge lønomkostninger, materialeforbrug eller priser.
Det er særligt relevant i virksomheder, der vokser. En ekstra medarbejder kan skabe mere omsætning, men kræver samtidig løn, bil, værktøj og administration. Et budget gør det muligt at se den samlede økonomi frem for kun den forventede ekstra fakturering.
Hvad er forecast?
Et forecast er en opdateret forventning til virksomhedens økonomi baseret på den faktiske udvikling og den aktuelle ordrebog. Budgettet viser, hvad virksomheden forventede ved årets start. Forecastet viser, hvad ledelsen nu forventer kommer til at ske.
Hvis virksomheden eksempelvis ansætter to nye malere, vinder en større entreprise eller oplever, at ordrebogen bliver svagere end planlagt, kan forecastet opdateres. Dermed får virksomhedsejeren et mere realistisk billede af både forventet resultat og likviditet.
Hos ØENS kan forecast, budget og økonomirapportering bygges oven på den løbende bogføring, så tallene hele tiden tager udgangspunkt i virksomhedens faktiske økonomi.
Hvordan ved malermesteren, hvilke opgaver der er mest rentable?
Det kræver, at virksomheden kan se mere end den samlede omsætning. Hvis timer og materialer registreres på de enkelte sager, kan ledelsen sammenligne forskellige projekttyper og kundesegmenter.
Måske er mindre renoveringsopgaver særligt rentable. Måske har større entrepriser høj omsætning, men lavere avance. Eller måske viser tallene, at bestemte typer tilbud konsekvent undervurderer den tid, der går til klargøring og afdækning.
Den slags information kan bruges til at prioritere salget og forbedre virksomhedens tilbud. Det er netop her, bogføringen udvikler sig fra administration til økonomisk ledelsesinformation.
Hvorfor kan vækst give økonomiske udfordringer?
Vækst kræver ofte kapital, før den skaber overskud. Hvis malerfirmaet ansætter flere medarbejdere, skal de have løn hver måned, og de kan også kræve biler, værktøj, arbejdstøj og andre ressourcer. Samtidig stiger materialeindkøbene, når virksomheden håndterer flere projekter.
Kundernes betaling kommer derimod først efter fakturering. Hvis virksomheden vokser hurtigt, kan forskellen mellem udgifter og indbetalinger derfor blive større.
Det er en af grundene til, at hurtigt voksende virksomheder godt kan opleve likviditetspres, selv om ordrebogen ser stærk ud. Inden større vækstbeslutninger kan budget og likviditetsforecast derfor være værdifulde værktøjer.
Hvornår giver det mening at outsource bogholderiet?
Hvis virksomhedsejeren stadig bruger aftener på bilag, løn og fakturaer, eller hvis økonomien konsekvent først bliver opdateret umiddelbart før momsfristen, er det ofte et tegn på, at bogholderiet er blevet for omfattende som sideopgave.
Outsourcing kan både frigøre tid og skabe en mere stabil økonomifunktion. Virksomheden bliver samtidig mindre afhængig af, at én bestemt person internt husker alle administrative frister.
Det behøver ikke betyde, at alle økonomiopgaver skal flyttes fra første dag. ØENS kan eksempelvis overtage bogføring og moms først og senere udvide samarbejdet med løn, Digital Post, rapportering og andre funktioner.
Hvilken administrationspakke passer til et malerfirma?
Basis er relevant for malerfirmaet, der primært ønsker hjælp til bogføring, betalinger, moms og afstemning. Medium udvider samarbejdet med blandt andet lønadministration, Digital Post, relevante Virk-opgaver og kvartalsvis økonomiopfølgning. Businesspartner er vores mest omfattende løsning og kombinerer den løbende økonomiadministration med månedlig afstemning, månedsrapportering, økonomimøder og ledelsessparring.
De aktuelle fra-priser er 40.000 kr. årligt ekskl. moms for Basis, 72.000 kr. for Medium og 96.000 kr. for Businesspartner. Den konkrete pris afhænger blandt andet af virksomhedens antal medarbejdere, bilag, systemer og samlede administrative behov.
Se alle vores administrationspakker og priser.
Kan ØENS hjælpe med digitale systemer?
Ja. Den eksisterende malerløsning hos ØENS arbejder blandt andet med e-conomic, Ordrestyring og Danløn i relevante kundesamarbejder. Men vi tager udgangspunkt i virksomhedens nuværende setup frem for automatisk at kræve et bestemt system.
Hvis malerfirmaet allerede bruger et velfungerende ordrestyringssystem, ser vi på mulighederne for integration til økonomisystem og løn. Hvis virksomheden stadig arbejder med mange manuelle processer, kan vi hjælpe med at identificere, hvor automatisering vil give størst værdi.
Målet er ikke at have flest mulige programmer. Målet er, at timer, fakturering, betalinger, løn og regnskab hænger sammen med så lidt dobbeltarbejde som muligt.
Kan ØENS komme ud i malerfirmaet?
Ja. For virksomheder i København og på Amager kan det efter aftale være muligt, at den faste virksomhedskonsulent arbejder fysisk fra virksomhedens kontor i relevante situationer.
Den daglige økonomiadministration foregår dog i høj grad digitalt, og derfor hjælper vi også malerfirmaer i resten af Danmark. Bilag, bank, løn og regnskab kan håndteres effektivt uden fysisk at flytte dokumenter mellem virksomheden og ØENS.
Virksomheden får samtidig en fast kontaktperson, der lærer arbejdsgange og økonomi at kende og dermed kan følge virksomheden over tid.
Hvornår har malerfirmaet brug for mere end en bogholder?
I en mindre virksomhed kan det være tilstrækkeligt, at bogføring, moms og løn fungerer. Når malerfirmaet vokser, ændrer spørgsmålene sig ofte. Kan vi ansætte tre medarbejdere mere? Hvor meget skal de fakturere? Hvilke typer opgaver giver den bedste avance? Kan vi købe flere biler? Og hvad sker der med likviditeten, hvis en stor kunde betaler en måned for sent?
På det tidspunkt bliver økonomistyring og ledelsessparring relevante. Bogføringen fortæller, hvad der allerede er sket, mens budgetter, forecast og rapportering hjælper med at se fremad.
Gennem Businesspartner – CFO Service kan den løbende økonomiadministration kombineres med månedsrapportering og løbende økonomimøder.
Hvad hvis malerfirmaet får brug for juridisk rådgivning?
Malerfirmaer møder ofte juridiske spørgsmål tæt på økonomien. Det kan være uenighed om ekstraarbejder, forsinkelse, mangler eller betaling på en entreprise. Det kan være en kunde, der nægter at betale en faktura, eller spørgsmål om medarbejdernes ansættelsesvilkår.
Her kan ØENS Virksomhedsadministration håndtere økonomien og dokumentationen, mens ØENS Advokatfirma kan hjælpe med den juridiske vurdering. For malerfirmaer vil især entrepriseret, inkassoinddrivelse og arbejds- og ansættelsesret ofte være relevante områder.
Det betyder, at virksomheden ikke selv behøver finde en ny rådgiver, hvis en administrativ udfordring udvikler sig til en juridisk sag.
Sådan hjælper ØENS malerfirmaer
Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi malerfirmaer med at skabe en økonomifunktion, der følger med arbejdet ude hos kunderne. Vi kan håndtere den løbende bogføring, betalinger, kundeindbetalinger, moms, lønadministration og klargøring til årsregnskabet. Vi kan samtidig hjælpe med digitalisering og skabe bedre sammenhæng mellem ordrestyring, medarbejdertimer, materialer, fakturering og regnskab.
For virksomheder, der ønsker et mere aktivt økonomisk overblik, kan samarbejdet udvides med budget, likviditetsstyring, forecast og rapportering. Og hvis malermesteren ønsker en tættere økonomisk sparringspartner, kan vores Businesspartner – CFO Service kombinere den daglige økonomiadministration med månedsrapportering, økonomimøder og ledelsessparring.
Hvis en økonomisk udfordring samtidig udvikler sig til et juridisk spørgsmål om entreprise, betaling eller medarbejdere, kan specialisterne i ØENS Advokatfirma inddrages. Dermed kan virksomheden samle en stor del af sin økonomiske, administrative og juridiske rådgivning samme sted.
Kontakt os uforpligtende om bogføring til dit malerfirma.
Snak med en specialist indenfor området
Ofte stillede spørgsmål om bogføring for malerfirmaer
Hvad kan ØENS hjælpe et malerfirma med?
ØENS kan blandt andet hjælpe med løbende bogføring, betalinger, moms, lønadministration, kunde- og leverandøropfølgning, regnskabsafstemning og årsafslutning. Samarbejdet kan desuden omfatte ordrestyring, projektøkonomi, budget, likviditetsstyring, rapportering og ledelsessparring.
Hvorfor er projektøkonomi vigtig for malere?
Projektøkonomi gør det muligt at sammenholde virksomhedens fakturering med de medarbejdertimer, materialer og øvrige omkostninger, der er brugt på sagen. Dermed kan malermesteren se, om tilbuddene faktisk giver den forventede indtjening, og bruge erfaringerne til fremtidige kalkulationer.
Kan ØENS håndtere løn til malere og lærlinge?
Ja. ØENS kan håndtere lønkørsel, pension, ferie, ATP, eIndkomst og relevante refusioner. Hvis der opstår juridiske spørgsmål om eksempelvis overenskomst, akkord eller lærlingeaftaler, kan ØENS Advokatfirma inddrages.
Kan ØENS hjælpe med ordrestyring?
Ja. ØENS kan hjælpe med at skabe bedre sammenhæng mellem tidsregistrering, projekter, fakturering og bogføring. Vi tager udgangspunkt i malerfirmaets nuværende systemer og undersøger, hvor integration og automatisering kan reducere manuelt arbejde.
Kan malerarbejde give håndværkerfradrag?
Visse malerarbejder kan være omfattet af håndværkerfradraget, hvis de konkrete betingelser er opfyldt. Kunden kan kun få fradrag for den fradragsberettigede arbejdsløn og ikke materialerne, og betalingen skal blandt andet kunne dokumenteres elektronisk. Den konkrete ydelse bør altid kontrolleres efter Skattestyrelsens aktuelle regler.
Skal malerfirmaer bogføre digitalt?
Malerfirmaer følger de almindelige regler om digital bogføring. Virksomheder med årsregnskabspligt er omfattet efter den trinvise indfasning, og fra 1. januar 2026 gælder kravet også for ikke-årsregnskabspligtige virksomheder, når den erhvervsmæssige nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i hvert af de to foregående indkomstår.
Kan ØENS hjælpe, hvis kunden ikke betaler?
Ja. ØENS Virksomhedsadministration kan hjælpe med debitoroverblik og den almindelige økonomiske opfølgning på åbne fakturaer. Hvis kravet skal overgå til juridisk inkasso eller har udviklet sig til en tvist, kan ØENS Advokatfirma inddrages.
Kan ØENS hjælpe med entrepriseret?
Ja. ØENS Virksomhedsadministration håndterer virksomhedens økonomiske og administrative forhold, mens ØENS Advokatfirma kan rådgive om blandt andet entrepriseaftaler, ekstraarbejder, betaling, mangler, forsinkelse og tvister.
Få økonomien til at følge med penslen
Malerfirmaets indtjening bliver ikke kun skabt af, hvor mange opgaver der står i kalenderen. Den bliver skabt af forskellen mellem det, kunden betaler, og de timer, materialer og øvrige ressourcer virksomheden bruger på at udføre arbejdet. Derfor skal økonomien kunne følge projekterne tæt nok til, at virksomhedsejeren faktisk kan se, hvilke opgaver der giver værdi.
Når timer, materialer, fakturering og bogføring hænger sammen, bliver det lettere at forbedre tilbuddene, opdage ekstraarbejder, fakturere hurtigere og følge virksomhedens likviditet. Samtidig slipper malermesteren for, at regnskabet først bliver relevant, når årsregnskabet skal afleveres.
Hos ØENS Virksomhedsadministration kan vi overtage de tilbagevendende økonomiopgaver og hjælpe med at gøre økonomien mere anvendelig i den daglige ledelse. Samarbejdet kan spænde fra almindelig bogføring og moms til løn, projektøkonomi, budgetter, rapportering og ledelsessparring. Og når et økonomisk spørgsmål udvikler sig til en juridisk udfordring om eksempelvis ekstraarbejder, betaling eller medarbejdere, kan specialisterne i ØENS Advokatfirma hjælpe videre.
Vi har kontor på Amager i København og hjælper malerfirmaer i hele Danmark. Har du spørgsmål til bogføring, projektøkonomi, løn, likviditet eller digitalisering af dit malerfirma, er du altid velkommen til at tage fat i os.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER
