Fondsadministration

ØENS Virksomhedsadministration hjælper jeres fond med alt inden for fondsadministration

Det gælder både fra stiftelse af en fond til økonomi og regnskab, bestyrelsesbetjening, uddelinger af legater og sikring af korrekt compliance.

Vores mål er at skabe tryghed og effektivitet i hele administrationen, så bestyrelsen og ledelsen kan fokusere på fondens egentlige formål – hvad enten det er at støtte forskning, kultur, uddannelse eller andre almennyttige aktiviteter.

Hvad er fondsadministration?

Fondsadministration dækker over den samlede forvaltning af en fond – lige fra stiftelsen til den daglige drift og rapportering. En fond er en selvejende institution, hvor en formue er afsat til et bestemt formål. Når midlerne først er placeret i fonden, tilhører de ikke længere stifteren, men fonden selv. Det gør fonden til en selvstændig juridisk enhed med egne forpligtelser og et klart formål, som typisk er velgørende eller almennyttigt. Mange fonde arbejder med uddeling af legater, men der findes også erhvervsdrivende fonde, som driver virksomhed og genererer indtægter, der efterfølgende anvendes til fondens formål.

Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi fonde med hele paletten af fondsadministration. Vi bistår både erhvervsdrivende og ikke-erhvervsdrivende fonde og sikrer, at administrationen lever op til de juridiske og økonomiske krav. Vores rolle er at gøre det nemt for bestyrelsen at fokusere på fondens formål, mens vi tager os af regnskab, rapportering, bestyrelsesbetjening, compliance og legatuddelinger.

Professionel fondsadministration – fra stiftelse til drift

Når en fond oprettes, skal der tages stilling til en række juridiske og praktiske forhold: vedtægtsudformning, registrering hos myndighederne og opbygning af en struktur, der sikrer transparens og korrekt forvaltning. Det kræver både indsigt i fondsret, regnskab og governance. Samtidig stiller driften af fonden krav til løbende bogføring, udarbejdelse af årsregnskab, afrapportering til Erhvervsstyrelsen (for erhvervsdrivende fonde) samt korrekt håndtering af skat og eventuelle momsforhold.

ØENS Virksomhedsadministration tager hånd om hele processen. Vi hjælper bestyrelsen med alt fra mødeforberedelse og beslutningsoplæg til regnskab, skatterådgivning og administration af legater. Vi sørger for, at fondens økonomi og governance fungerer gnidningsfrit, så bestyrelsen kan koncentrere sig om de strategiske beslutninger.

Erhvervsdrivende og ikke-erhvervsdrivende fonde

Der skelnes grundlæggende mellem to typer fonde:

Erhvervsdrivende fonde er fonde, der driver virksomhed – f.eks. gennem salg af varer, udlejning af ejendomme eller levering af tjenesteydelser. Disse fonde er underlagt særlige regler og skal blandt andet indsende årsregnskab til Erhvervsstyrelsen.
Ikke-erhvervsdrivende fonde driver derimod ikke forretningsmæssig aktivitet. De kan stadig have betydelig kapital og mange administrative opgaver, men regnskabskravene er lempeligere. En ikke-erhvervsdrivende fond skal dog aflægge årsregnskab, hvis aktiverne overstiger 250.000 kr.

Uanset typen gælder der en række lovpligtige krav til administrationen, og her kan professionel fondsadministration være afgørende for, at alt håndteres korrekt.

Bestyrelsesbetjening og god fondsledelse

En central del af fondsadministration er bestyrelsesbetjening og governance. Vi sørger for professionel forberedelse af bestyrelsesmøder, herunder dagsorden, beslutningsoplæg og ledelsesresuméer. Under møderne varetager vi protokolføring, og vi sikrer efterfølgende opfølgning på beslutninger og handlingsplaner. Vi udarbejder desuden årshjul for governance, så bestyrelsen får et struktureret overblik over møder, rapportering, risikostyring og compliance. Hos ØENS rådgiver vi også om god fondsledelse, habilitet og interessekonflikter, så fonden til enhver tid lever op til lovgivning og bedste praksis.

Regnskab, økonomi og rapportering

Vi tilbyder fuld regnskabsservice til fonde. Det betyder, at vi håndterer bogføring, kontoplaner og løbende økonomiopfølgning. Vi udarbejder ledelsesrapportering med sammenligning mellem budget og faktisk forbrug, ligesom vi forbereder materialet til revision og koordinerer dialogen med revisor. Derudover varetager vi likviditetsstyring, betalingskontrol og bankafstemninger, så fondens økonomi altid er ajour og gennemsigtig.

Skat, moms og compliance

Legat- og uddelingsadministration

Mange fonde har legatuddelinger som en central del af formålet. ØENS bistår med hele processen fra modtagelse og registrering af ansøgninger til opbygning af ansøgningsskemaer og digitale løsninger. Vi hjælper med vurdering af ansøgninger, udsendelse af tilsagn, udbetalinger og opfølgning, så bestyrelsen kan være sikker på, at midlerne fordeles korrekt og dokumenteres i overensstemmelse med fondens vedtægter.

Risikostyring og dokumentation

Fonde er underlagt høje krav til compliance og dokumentation. Vi hjælper med at implementere interne kontrolprocedurer, fuldmagtsstrukturer og attestregler. Derudover rådgiver vi om KYC/AML-krav, GDPR og korrekt arkivering, så fondens drift lever op til alle lovgivningsmæssige standarder.

Praktisk drift og sekretariatsservice

Udover den økonomiske og juridiske administration kan vi også tage os af de praktiske opgaver i fondens daglige drift. Det kan være posthåndtering, korrespondance med offentlige myndigheder, sekretariatsservice eller HR-administration, herunder ansættelseskontrakter, lønudbetalinger og arbejdsgiverindberetning. På den måde får fonden en samlet løsning, hvor alt administration håndteres ét sted.

Kommunikation og relationer

Hvis fonden ønsker at tiltrække flere ansøgere eller styrke relationerne til donorer, hjælper vi med kommunikation, PR og markedsføring af legater og arrangementer. Vi bistår også med rådgivning ved tvister eller klager, så bestyrelsen står stærkere i særlige situationer.

Beskatning af fonde – hvad skal man være opmærksom på?

Beskatning af fonde afhænger i høj grad af fondens formål og de aktiviteter, fonden driver. Almennyttige fonde kan i mange tilfælde opnå lempelser eller helt være fritaget for skat af de indtægter, der direkte understøtter det almennyttige formål. Det kan eksempelvis være uddelinger til forskning, uddannelse eller kulturprojekter. Anderledes ser det ud, hvis fonden har kommercielle aktiviteter, for her vil indtægterne som udgangspunkt være skattepligtige på linje med almindelige selskaber.

Mange fonde har også indtægter fra formuen – det kan være renter, aktieudbytte eller afkast af investeringer. Disse indtægter kan være skattepligtige, medmindre fonden er omfattet af særlige regler eller fritagelser. Driver fonden desuden egentlig erhvervsmæssig virksomhed, f.eks. vedvarende forretningsaktiviteter, vil overskuddet som udgangspunkt blive beskattet som selskabsindkomst eller efter reglerne for erhvervsdrivende fonde.

For donorer kan der være mulighed for fradrag. Visse donationer til godkendte almennyttige fonde og organisationer giver nemlig ret til skattefradrag for giveren. Reglerne er dog konkrete og kræver, at modtageren lever op til de kriterier, myndighederne stiller.

Herudover skal fonde være opmærksomme på, om der gælder momspligt eller arbejdsgiverforpligtelser, f.eks. hvis fonden har ansatte. Disse forhold vurderes særskilt og kan have stor betydning for den samlede økonomi. Vores anbefaling er altid at søge konkret juridisk eller skatteretlig rådgivning hos en revisor, advokat eller direkte hos Skattestyrelsen for at få bindende svar.

Forskel mellem en forening og en fond

Selvom både foreninger og fonde er juridiske enheder, er der markante forskelle. En forening er medlemsbaseret og bygger på demokratiske beslutninger, typisk truffet på en generalforsamling. Medlemmerne har både indflydelse og stemmeret i forhold til foreningens drift og fremtid.

En fond fungerer derimod uden medlemmer. Den er stiftet af en eller flere grundlæggere og styres af en bestyrelse i henhold til fundatsen – fondens vedtægter. Hvor en forening ofte drives af medlemmernes fælles interesser, er en fond oprettet for at forvalte en kapital til et bestemt formål. Kapitalen kan eksempelvis anvendes til at uddele legater eller støtte almennyttige aktiviteter.

Opløsning og disponering foregår også forskelligt. I en forening er det medlemmerne, der kan træffe beslutning om at opløse foreningen. I en fond er det alene fastlagt i fundatsen, hvordan opløsning kan ske – og her er reglerne ofte stramme og med begrænsede handlemuligheder.

Forskellen viser sig også i styring og tilsyn. Foreningen er demokratisk med generalforsamling og afstemninger, mens fondens styring hviler på bestyrelsens ansvar og de rammer, der er fastsat i fundatsen. Både fonde og foreninger er underlagt regnskabs- og rapporteringskrav, men niveauet afhænger af størrelse, formål og hvorvidt enheden er erhvervsdrivende eller almennyttig.

Hvad er et legat?

Et legat er en økonomisk støtte, der gives til et bestemt formål eller under særlige betingelser. Legater kan have mange former: Nogle er studielegater, andre er forskningslegater eller støtte til kunst- og kulturprojekter. Grundtanken er, at et legat skal bidrage til at fremme bestemte aktiviteter, personer eller projekter, som ligger inden for fondens eller donorens formål.

Legater kan uddeles som et engangsbeløb, men mange fonde uddeler legater løbende. I disse tilfælde er fonden oprettet netop for at forvalte en kapital, hvor afkastet bruges til gentagne legatudbetalinger. Et legat kan være stiftet gennem testamente, som gave eller som en del af en fundats. Uanset oprindelsen er legater næsten altid knyttet til specifikke kriterier og dokumentationskrav – f.eks. at modtageren kan fremvise et uddannelsesbevis eller lever op til bestemte formålsbetingelser.

Administrationen af legater indebærer ofte et større administrativt arbejde. Det kan være håndtering af ansøgninger, screening af ansøgere, vurdering af berettigelse, udsendelse af tilsagn og opfølgning på anvendelsen af midlerne. Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi fonde med at strukturere og administrere denne proces, så legatuddelingerne sker både professionelt, gennemsigtigt og i overensstemmelse med fondens fundats. Kontakt os i dag for en uforpligtende samtale om, hvordan vi kan hjælpe dig med din fond.

Er du klar til at få styr på din fonds administration?

Har du spørgsmål om, hvordan du opretter en fond, håndterer legatuddelinger, bestyrelsesarbejde, regnskab eller compliance? Eller ønsker du at vide mere om forskellen på erhvervsdrivende og ikke-erhvervsdrivende fonde samt de juridiske og skattemæssige krav? Hos ØENS Virksomhedsadministration og ØENS Advokarfirma står vi klar til at hjælpe dig med at administrere fonden professionelt, så formålet sikres, midlerne forvaltes korrekt, og bestyrelsen får den støtte, den har brug for.

Kontakt ØENS Virksomhedsadministration for en indledende og uforpligtende samtale, hvor du kan få afklaret dine spørgsmål og blive klogere på, hvordan vi kan hjælpe med fondsadministration fra stiftelse til løbende drift.