Bogholder til konsulenter og konsulenthuse – få styr på timer, indtjening og økonomi

I et konsulenthus er medarbejdernes tid ofte virksomhedens vigtigste ressource og samtidig dens største omkostning.

Derfor kan en virksomhed have kalenderen fuld af kundemøder, projekter og deadlines uden nødvendigvis at have den indtjening, ledelsen forventer. Hvis for mange timer bruges på arbejde, der ikke bliver faktureret, hvis projekter overskrider budgettet, eller hvis timepriserne ikke følger med lønomkostningerne, kan en flot omsætning skjule en presset bundlinje.

Konsulentvirksomheder har samtidig en anden økonomisk profil end eksempelvis handels- og håndværksvirksomheder. Der er ofte relativt få materialeudgifter, mens løn fylder meget. Indtjeningen afhænger i høj grad af, hvor meget af virksomhedens kapacitet der kan sælges, hvilken pris kunderne betaler, og hvor effektivt projekterne bliver leveret. Samtidig kan der være stor forskel på økonomien i timebaserede projekter, fastprisaftaler, retainere og længere rådgivningsforløb.

Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi selvstændige konsulenter og konsulenthuse med bogføring, betalinger, moms, lønadministration, økonomiopfølgning og årsregnskab. Vi kan samtidig hjælpe med sagsstyring, tidsregistrering, budget, forecast og rapportering, så økonomien ikke kun fortæller, hvad der skete sidste år, men giver ledelsen et aktuelt billede af, hvordan forretningen udvikler sig.

Vi har kontor på Amager i København og hjælper konsulenter og konsulenthuse i hele Danmark.

Kontakt os om økonomien i dit konsulenthus →

Hvad kan en bogholder hjælpe en konsulentvirksomhed med?

En bogholder kan overtage den løbende økonomiadministration, så virksomhedens konsulenter ikke bruger fakturerbar tid på bilag, bankafstemninger og moms. Det kan blandt andet omfatte bogføring af leverandørfakturaer og kundeindbetalinger, betaling af regninger, bankafstemning, moms, debitoropfølgning og klargøring af regnskabet til årsafslutningen. Har konsulenthuset medarbejdere, kan ØENS også håndtere løn, pension, ferie og relevante refusioner.

Men i et konsulenthus ligger en stor del af værdien i at koble bogføringen sammen med driften. Hvor mange timer bliver registreret? Hvor mange af dem bliver faktureret? Hvilke kunder og projekter giver den bedste indtjening? Hvor stor en del af omsætningen bliver brugt på løn? Og hvordan ser de kommende måneder ud, når den aktuelle pipeline bliver omsat til et realistisk forecast?

Når bogføringen kombineres med økonomistyring, bliver regnskabet derfor et langt stærkere ledelsesværktøj. Tallene kan bruges til at forstå både kapacitet, rentabilitet og likviditet.

Hvorfor er faktureringsgraden vigtig i et konsulenthus?

Faktureringsgraden beskriver grundlæggende, hvor stor en del af den relevante arbejdstid der bliver brugt på kundeopgaver, som virksomheden kan fakturere. Der findes ikke én korrekt faktureringsgrad, der passer til alle konsulenthuse, fordi rollerne og forretningsmodellerne er forskellige. En partner med ansvar for salg og ledelse vil typisk have en anden profil end en konsulent, hvis primære opgave er kundeleverancer.

Alligevel er nøgletallet vigtigt, fordi små ændringer kan få stor betydning, når lønnen allerede er betalt. Hvis et team på ti konsulenter hver mister nogle få fakturerbare timer om måneden, kan den samlede effekt på årets omsætning blive betydelig.

Det afgørende er samtidig at forstå årsagen. En lavere faktureringsgrad kan skyldes manglende kundeopgaver, men den kan også skyldes interne projekter, ferie, sygdom, onboarding, salg eller administrative opgaver. Derfor bør faktureringsgraden ikke stå alene, men analyseres sammen med kapacitet, pipeline og virksomhedens prioriteringer.

Hvordan beregner man faktureringsgraden?

Der findes flere måder at beregne den på, og virksomheden bør først definere, hvilket spørgsmål nøgletallet skal besvare. En enkel model kan sammenholde fakturerbare timer med den arbejdstid, der er til rådighed efter den definition, virksomheden har valgt.

Det vigtigste er konsistensen. Hvis ferie, sygdom, salgsarbejde og intern tid behandles forskelligt fra måned til måned, bliver udviklingen vanskelig at sammenligne.

I praksis kan det derfor være nyttigt at arbejde med flere oplysninger frem for ét enkelt procenttal. Hvor mange timer var til rådighed? Hvor mange blev brugt på kunder? Hvor mange blev faktisk faktureret? Og hvor stor en omsætning skabte de fakturerede timer? På den måde kan ledelsen skelne mellem et kapacitetsproblem og et prisproblem.

Hvorfor er tidsregistrering vigtig, når virksomheden sælger viden?

Fordi tid fortsat er en økonomisk ressource, selv når kunden ikke faktureres direkte pr. time. Et fastprisprojekt kan eksempelvis være solgt til 100.000 kr., men økonomien afhænger af, om konsulenthuset bruger 100 eller 200 timer på leverancen.

Tidsregistrering gør det muligt at se den forskel. Den kan bruges til fakturering på timebaserede projekter og til efterkalkulation på fastprisprojekter. Samtidig kan virksomheden se, hvor meget tid der går til salg, interne opgaver og andre aktiviteter.

Det betyder ikke, at alle virksomheder har behov for minutiøs registrering. Systemet skal være brugbart nok til, at medarbejderne faktisk anvender det. Men hvis konsulenthuset ikke ved, hvor tiden bliver brugt, bliver det også vanskeligt at forstå sin reelle kapacitet og indtjening.

Hvad er forskellen på timepris og effektiv timepris?

Den aftalte timepris er den pris, kunden ser i kontrakten. Den effektive timepris viser derimod, hvor meget omsætning virksomheden faktisk har skabt i forhold til den tid, den har brugt på leverancen.

Hvis et projekt faktureres til 150.000 kr. og kræver markant flere timer end kalkuleret, bliver den effektive timepris lavere end den oprindelige kalkulation. Det kan ske på fastprisprojekter, men også på timebaserede opgaver, hvis dele af arbejdet ikke kan eller bliver faktureret.

Det er derfor et nyttigt nøgletal, når virksomheden sammenligner forskellige projekter og kunder. En kunde med en høj listepris er ikke nødvendigvis den mest rentable, hvis opgaven samtidig kræver meget ikke-fakturerbar forberedelse, mange møder eller gentagne rettelser.

Hvordan ved konsulenthuset, om timeprisen er høj nok?

Konsulentens løn er kun én del af den reelle omkostning. Virksomheden skal også finansiere ferie, pension, ATP, sygdom, forsikringer, software, kontor, markedsføring, ledelse, administration og den del af arbejdstiden, der ikke kan faktureres til kunder.

Derfor bør timeprisen vurderes ud fra både lønomkostningen og den realistiske faktureringsgrad. En medarbejder arbejder ikke et helt kalenderår med fakturerbare kundeopgaver, og en bæredygtig timepris skal derfor kunne finansiere både de fakturerbare og de nødvendige ikke-fakturerbare timer.

Hvis lønninger og øvrige omkostninger stiger, mens kundernes priser står stille, kan virksomhedens margin gradvist blive presset. Den udvikling kan være svær at se alene på omsætningen, men bliver langt tydeligere, når budget og rapportering bliver koblet til fakturerings- og løndata.

Hvad er forskellen på et timebaseret projekt og et fastprisprojekt?

På et timebaseret projekt hænger kundens pris typisk direkte sammen med den tid, der bliver registreret efter den aftalte model. Det gør korrekt tidsregistrering afgørende, fordi manglende timer hurtigt bliver til manglende omsætning.

På et fastprisprojekt er omsætningen derimod aftalt på forhånd, mens virksomhedens tidsforbrug kan variere. Her bliver projektstyringen særlig vigtig. Hvis projektet kræver langt flere timer end kalkuleret, falder den effektive timepris og projektets indtjening.

Fastprisprojekter kan være attraktive både for konsulenthuset og kunden, men de kræver, at virksomheden er god til at estimere opgavens omfang og styre ændringer. Efterkalkulationen bør derfor bruges aktivt: Hvor mange timer forventede vi? Hvor mange brugte vi? Hvorfor var der forskel? Og hvad skal næste tilbud koste?

Hvordan håndteres scope creep?

Scope creep opstår, når opgaven gradvist bliver større end det, der oprindeligt blev aftalt, uden at pris eller tidsramme bliver justeret tilsvarende. Det kan være ekstra workshops, flere revisioner, nye analyser eller en række små ønsker, som hver for sig virker begrænsede, men samlet kræver mange ekstra timer.

Det er en klassisk økonomisk risiko på fastprisprojekter. Hvis medarbejderne registrerer tiden på sagen, kan projektlederen tidligere se, at timeforbruget udvikler sig anderledes end planlagt. Det giver mulighed for at tage dialogen med kunden, mens projektet stadig er i gang.

Den økonomiske registrering bør derfor hænge sammen med kontraktstyringen. Når opgavens omfang ændres, bør virksomheden også tage stilling til, om ændringen kræver en ny pris eller tillægsaftale. Ved væsentlige kontraktuelle spørgsmål kan ØENS Advokatfirma hjælpe med den juridiske vurdering.

Hvordan fungerer retainere og faste månedlige aftaler?

Mange konsulenthuse arbejder med retainere, abonnementslignende aftaler eller andre faste månedlige honorarer. Det kan skabe mere forudsigelig omsætning end enkeltstående projekter, men betyder ikke automatisk, at aftalen er rentabel.

Hvis kunden betaler 40.000 kr. om måneden, men teamet konsekvent bruger timer svarende til en langt større leverance, kan aftalen have en lav effektiv timepris. Derfor bør tidsforbruget stadig følges, selv når fakturaen ikke ændrer sig fra måned til måned.

Retainere kan samtidig skabe en stærkere forudsigelighed i budget og likviditet. Virksomheden ved, hvilken minimumsomsætning der allerede er aftalt for den kommende måned. Det gør det lettere at planlægge bemanding og vurdere, hvor meget yderligere kapacitet der kan sælges.

Skal forudbetalte konsulentydelser bare bogføres som omsætning med det samme?

Ikke nødvendigvis. Hvis kunden betaler forud for ydelser, som leveres over en kommende periode, kan periodisering og tidspunktet for regnskabsmæssig indtægtsføring have betydning. Den konkrete behandling afhænger af aftalen og de regnskabsmæssige forhold.

Det er især relevant omkring regnskabsårets afslutning. En betaling i december kan eksempelvis helt eller delvist vedrøre rådgivning, der først leveres året efter.

Derfor bør bogholderen kende aftalens karakter og ikke alene kigge på bankens betalingsdato. Hos ØENS kan sådanne poster identificeres som en del af årsafslutningen, så indtægter og omkostninger bliver behandlet i den relevante periode.

Hvordan følger man økonomien på de enkelte projekter?

Projektøkonomien kan blandt andet sammenholde honoraret med medarbejdertimer, eksterne konsulenter og andre direkte udgifter på opgaven. På den måde kan virksomheden se mere end kundens omsætning alene.

En stor kunde kan eksempelvis stå for 20 procent af virksomhedens salg, men samtidig bruge uforholdsmæssigt mange seniorressourcer og have en lavere margin end mindre kunder. Omvendt kan et mindre projekt være særdeles attraktivt, hvis det kan leveres effektivt med høj genanvendelse af virksomhedens kompetencer og processer.

Det gør projektøkonomien relevant både operationelt og strategisk. Tallene kan bruges til at forbedre den aktuelle projektstyring og til at vælge, hvilke typer kunder og opgaver virksomheden fremover ønsker mere af.

Hvordan måler man indtjening pr. medarbejder?

Der findes flere relevante mål, afhængigt af hvad ledelsen vil undersøge. Virksomheden kan eksempelvis se på omsætning pr. medarbejder, lønomkostning i forhold til omsætning, fakturerbare timer eller dækningsbidrag på de projekter, medarbejderen eller teamet arbejder på.

Det er vigtigt ikke at bruge nøgletal ukritisk som individuelle præstationsmål. En projektleder kan eksempelvis have lavere egen faktureringsgrad, fordi vedkommende bruger tid på koordinering og kvalitetssikring, som gør resten af teamet mere effektivt.

På virksomhedsniveau kan tallene dog være værdifulde. Hvis medarbejderstaben vokser hurtigere end omsætningen gennem flere måneder, bør ledelsen forstå hvorfor. Det kan være en bevidst investering før forventet vækst, men det kan også være tegn på uudnyttet kapacitet.

Hvorfor er lønomkostninger så centrale i et konsulenthus?

Fordi medarbejderne ofte er virksomhedens største omkostning og dens vigtigste produktionskapacitet på samme tid. En ny konsulent kan skabe betydelig omsætning, men kun hvis virksomheden har kundeopgaver til medarbejderen og priserne kan bære den samlede lønomkostning.

En ansættelse bør derfor ikke kun vurderes ud fra den månedlige bruttoløn. Pension, ferie, udstyr, software, kontor og øvrige personaleomkostninger skal også medregnes, ligesom virksomheden bør tage højde for onboarding og perioden, inden medarbejderen når sin forventede faktureringsgrad.

Hos ØENS kan nye ansættelser indarbejdes i budget og forecast, så ledelsen kan se, hvor meget ekstra omsætning der skal skabes, og hvor lang tid virksomheden økonomisk kan bære den ekstra kapacitet.

Hvornår bør et konsulenthus ansætte?

Det er et af de svære spørgsmål i en videnvirksomhed. Ansætter virksomheden for sent, kan medarbejderne blive overbelastede, og konsulenthuset kan blive nødt til at sige nej til attraktive opgaver. Ansætter virksomheden for tidligt, får den en stor fast omkostning, før den nødvendige omsætning er på plads.

Derfor bør beslutningen vurderes ud fra både den nuværende faktureringsgrad og den fremtidige pipeline. Hvor meget kapacitet har virksomheden i dag? Hvor stor en del af den kommende omsætning er allerede kontraktligt aftalt? Hvor meget er sandsynlig pipeline? Og hvor hurtigt kan en ny medarbejder realistisk blive produktiv?

Et scenariebudget kan bruges til at se effekten af forskellige tidspunkter for ansættelsen og skabe et mere kvalificeret beslutningsgrundlag.

Hvad er en pipeline – og hvorfor hører den også hjemme i økonomistyringen?

Pipeline er de potentielle fremtidige kundeopgaver, virksomheden arbejder på at vinde. Den er ikke det samme som bogført eller aftalt omsætning, men den kan være et vigtigt input til forecastet.

Et konsulenthus bør dog ikke behandle hele sin pipeline som sikker omsætning. En konkret underskrevet kontrakt har en anden sandsynlighed end et tidligt salgsmøde. Derfor kan virksomheden arbejde med forskellige kategorier eller sandsynligheder, når pipeline bruges i planlægningen.

Sammenhængen mellem pipeline og kapacitet er særlig vigtig. Hvis virksomheden forventer mange nye projekter, kan den få behov for medarbejdere eller freelancere. Hvis salget ikke materialiserer sig, kan den omvendt stå med uudnyttet kapacitet. Derfor bør forecastet opdateres løbende i stedet for kun én gang om året.

Hvad er forskellen på budget og forecast?

Budgettet er den økonomiske plan, virksomheden lægger for en kommende periode. Forecastet er den aktuelle forventning til, hvad der faktisk kommer til at ske.

Hvis konsulenthuset ved årets start forventede en omsætning på 12 mio. kr., men efter seks måneder både har vundet nye kunder og mistet et større projekt, bør ledelsen ikke kun fortsætte med at sammenligne mod det oprindelige tal. Forecastet kan opdateres, så den forventede udvikling for resten af året bliver mere realistisk.

Virksomhedsguiden beskriver driftsbudgettet som et værktøj til at få overblik over de forventede indtægter, omkostninger og den fremtidige indtjening. Hos ØENS kan budgettet kombineres med løbende rapportering og forecast, så virksomhedens forventninger bliver holdt op mod de faktiske resultater gennem året.

Hvor ofte bør et konsulenthus følge økonomien?

Det afhænger af virksomhedens størrelse og udvikling, men et konsulenthus med medarbejdere bør normalt ikke være afhængigt af årsregnskabet for at forstå sin økonomi. På det tidspunkt er året allerede slut.

Månedlig rapportering kan eksempelvis vise omsætning, lønomkostninger, resultat, debitorer og likviditet sammenholdt med budgettet. De operationelle data kan supplere med faktureringsgrad, fakturerede timer og relevante projekt- eller kundenøgletal.

Det betyder ikke, at ledelsen skal bruge mange timer hver måned på regneark. Tværtimod bør rapporteringen koncentrere sig om de få oplysninger, der faktisk hjælper virksomheden med at træffe beslutninger.

Hvorfor er likviditet vigtig i et konsulenthus?

Konsulentvirksomheder har ofte færre store vareindkøb end andre brancher, men de har til gengæld betydelige faste lønudgifter. Medarbejderne skal have løn hver måned, uanset om den store kunde betaler sin faktura den 1. eller den 45. dag.

Hvis få store kunder udgør en stor del af omsætningen, kan én forsinket betaling derfor påvirke bankkontoen væsentligt. Det samme kan hurtig vækst, fordi nye medarbejdere skal have løn, før deres kundeprojekter nødvendigvis er blevet faktureret og betalt.

Et likviditetsbudget kan vise de forventede ind- og udbetalinger måned for måned. Det giver ledelsen mulighed for at se et muligt likviditetspres på forhånd frem for først at opdage det, når lønnen skal udbetales.

Hvordan kan konsulenthuset forbedre likviditeten?

Hurtig og korrekt fakturering er et oplagt sted at begynde. Hvis afsluttede timer eller milepæle ligger i projektstyringssystemet, men fakturaen først bliver sendt flere uger senere, finansierer konsulenthuset kunden i den mellemliggende periode.

Betalingsvilkårene spiller også en rolle. På længere projekter kan milepælsfakturering, månedlig afregning eller forudbetaling være relevant afhængigt af den konkrete aftale. Faste retainere kan samtidig skabe mere forudsigelige indbetalinger.

Endelig bør forfaldne fakturaer følges systematisk. En stor tilgodehavende saldo er ikke det samme som penge på banken, og debitorerne bør derfor være en fast del af den økonomiske rapportering.

Hvad gør man med kunder, der ikke betaler?

Et ajourført debitoroverblik gør det muligt at se, hvilke fakturaer der har overskredet betalingsfristen, og hvor længe de har stået åbne. Det gør det lettere at følge op tidligt.

Nogle gange skyldes den manglende betaling blot, at fakturaen er havnet hos den forkerte person eller mangler en indkøbsreference. Andre gange er kunden utilfreds med leverancen eller uenig i projektets omfang.

ØENS Virksomhedsadministration kan hjælpe med den almindelige økonomiske opfølgning og debitorstyring. Hvis sagen udvikler sig til en egentlig juridisk inddrivelse, kan ØENS Advokatfirma hjælpe med inkasso.

Hvordan håndteres moms på konsulentydelser?

Danske konsulentydelser er som udgangspunkt momspligtige, når der ikke gælder en særlig fritagelse. Derfor skal virksomheden have styr på salgsmoms og relevant købsmoms gennem den almindelige bogføring.

For konsulenthuse med internationale kunder bliver området mere komplekst. Ved salg af ydelser til virksomheder i andre lande kan reglerne om leveringssted og omvendt betalingspligt få betydning, og der kan være særlige indberetningskrav ved EU-handel.

Det er derfor vigtigt, at kunden og ydelsen bliver identificeret korrekt, før fakturaen bliver sendt. ØENS kan hjælpe med moms, EU-salg og relevante momsindberetninger, så den internationale fakturering ikke alene baseres på, at “kunden ligger i udlandet”.

Hvad hvis konsulenthuset har kunder i udlandet?

Internationale konsulentvirksomheder bør have faste processer for at identificere kundens land, status og de momsregler, der gælder for den konkrete ydelse. Det påvirker både fakturaen og momsindberetningen.

Derudover kan udenlandske kunder skabe andre praktiske forhold omkring valuta, betalingsbetingelser og kontrakter. Hvis virksomheden fakturerer i euro, dollars eller andre valutaer, kan udsving også påvirke det beløb, der i sidste ende bliver bogført i danske kroner.

Bogføringen bør derfor være indrettet til virksomhedens faktiske internationale aktivitet frem for at behandle alle kunder efter samme standardskabelon.

Hvordan håndteres freelancere og underkonsulenter?

Mange konsulenthuse bruger freelancere eller underkonsulenter til specialkompetencer eller ekstra kapacitet. Deres omkostning bør knyttes til det projekt, de arbejder på, hvis virksomheden ønsker et retvisende billede af projektets margin.

Det er samtidig vigtigt, at samarbejdsformen reelt svarer til den måde, personen arbejder på. Om en person skattemæssigt og ansættelsesretligt er selvstændig eller medarbejder afhænger ikke alene af, hvad parterne skriver øverst på kontrakten.

Hvis der er tvivl om relationen eller kontraktvilkårene, bør den juridiske og skattemæssige vurdering foretages særskilt. ØENS Virksomhedsadministration kan håndtere den økonomiske registrering, mens relevante specialister kan inddrages, hvis spørgsmålet kræver egentlig rådgivning.

Hvordan håndteres løn i et konsulenthus?

I et konsulenthus er løn ofte den største samlede omkostningspost, og derfor er korrekt lønadministration central. ØENS kan håndtere lønkørsel, pension, ferie, ATP, personalegoder, eIndkomst og relevante syge- og barselsrefusioner.

Når vi samtidig håndterer bogføringen, kan lønnen afstemmes direkte til regnskabet. Det gør det lettere at følge udviklingen i personaleomkostninger og sammenholde dem med omsætningen.

Læs mere om vores lønadministration til virksomheder.

Hvordan kan ledelsen følge lønomkostningerne?

Det er relevant både at følge den samlede lønomkostning og udviklingen i forhold til virksomhedens omsætning og kapacitet. Hvis lønomkostningerne stiger hurtigere end omsætningen, bør ledelsen forstå hvorfor.

Det kan være helt forventeligt, hvis virksomheden har ansat før en planlagt vækstperiode. Men hvis forskellen fortsætter, kan det være tegn på for lav faktureringsgrad, utilstrækkelige priser eller en pipeline, der ikke er blevet til den forventede omsætning.

Derfor er løn og omsætning nogle af de områder, der med fordel kan ses samlet i virksomhedens månedlige rapportering.

Hvordan håndteres bonus og provision?

Konsulenthuse kan bruge bonus eller provision til både sælgere, konsulenter og ledelse. Den praktiske lønbehandling afhænger af, hvad virksomheden har aftalt med medarbejderen, og hvornår bonusbeløbet er optjent og skal udbetales.

Det er derfor vigtigt, at lønafdelingen får et klart og korrekt beregningsgrundlag. Hvis bonus eksempelvis afhænger af omsætning, dækningsbidrag eller andre resultater, bør virksomheden have en præcis metode til at beregne beløbet.

Selve den juridiske formulering af bonusordningen og spørgsmål om medarbejderens rettigheder ved eksempelvis opsigelse er ansættelsesretlige. Her kan ØENS Advokatfirmas specialister i arbejds- og ansættelsesret hjælpe, mens Virksomhedsadministrationen efterfølgende håndterer den aftalte model gennem lønnen.

Hvordan håndteres ferie og sygdom i kapacitetsplanlægningen?

Ferie og sygdom påvirker både lønnen og konsulenthusets fakturerbare kapacitet. Et budget, der antager, at alle medarbejdere kan fakturere fuld tid gennem hele året, vil derfor sjældent være realistisk.

Kapacitetsplanlægningen bør tage højde for ferie og anden forventet ikke-fakturerbar tid. Det gør det lettere at vurdere, hvor stor en omsætning teamet realistisk kan skabe.

Sygdom er naturligvis mindre forudsigelig, men historiske data og en rimelig buffer kan stadig indgå i planlægningen. Økonomisk er pointen, at virksomhedens lønudgift fortsætter, selv når medarbejderen ikke skaber fakturerbar omsætning.

Hvordan håndteres salgstid og intern tid?

Ikke-fakturerbar tid er ikke nødvendigvis dårlig tid. Konsulenthuset har brug for salg, ledelse, kompetenceudvikling, markedsføring og interne processer for at skabe den fremtidige forretning.

Problemet opstår først, hvis virksomheden ikke ved, hvor meget tid der bruges, eller om investeringerne skaber værdi.

Derfor kan tidsregistreringen med fordel indeholde relevante interne kategorier. Det gør det muligt at se forskellen på uudnyttet kapacitet og bevidst investeret tid i eksempelvis salg eller produktudvikling.

Ledelsen får dermed et langt mere nuanceret billede end blot en faktureringsprocent.

Hvordan kan sagsstyring hjælpe et konsulenthus?

Et godt sags- eller projektstyringssystem kan samle kunder, projekter, timer og faktureringsgrundlag. Det gør det lettere at følge projektets økonomi, se hvor meget af budgettet der er brugt og gøre afsluttede timer klar til fakturering.

Når systemet integreres med regnskabet, reduceres behovet for at overføre oplysninger manuelt. Det kan samtidig mindske risikoen for, at registrerede timer aldrig bliver faktureret.

På den eksisterende ØENS-løsning arbejder vi blandt andet med e-conomic, Budget123 og Danløn samt relevante løsninger til sags- og tidsstyring. Vi tager dog udgangspunkt i virksomhedens eksisterende systemer, når vi hjælper med digitalisering og automatisering af bogholderiet.

Skal konsulenter bogføre digitalt?

Konsulenter og konsulenthuse følger de almindelige regler i bogføringsloven. Virksomheder, der har pligt til at aflægge årsrapport, er omfattet af kravene om digital bogføring efter den trinvise indfasning. Fra 1. januar 2026 gælder kravet også for virksomheder uden årsregnskabspligt, når deres erhvervsmæssige nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i hvert af de to umiddelbart foregående indkomstår.

Det kan derfor også være relevant for selvstændige konsulenter med personligt ejet virksomhed. Erhvervsstyrelsen gennemgår de aktuelle regler og grænser i sin vejledning om bogføringsloven.

For konsulentvirksomheder er digitalisering samtidig en oplagt mulighed for at forbinde økonomien med de systemer, hvor virksomhedens tid, projekter og fakturering allerede bliver registreret.

Kan bogføringen automatiseres?

Ja. En stor del af den gentagne økonomiadministration kan automatiseres eller understøttes digitalt. Banktransaktioner kan importeres, leverandørbilag modtages direkte i økonomisystemet, og kundeindbetalinger kan matches med fakturaer.

Men automatisering skal kontrolleres. Et system kan genkende mønstre, men det forstår ikke nødvendigvis den økonomiske realitet bag en usædvanlig transaktion eller ny kundeaftale.

Den bedste løsning er derfor normalt en kombination: Systemet håndterer de ensartede processer, mens bogholderen afstemmer og vurderer de poster, der kræver faglig opmærksomhed.

Hvad er igangværende arbejder i et konsulenthus?

Ved regnskabsårets afslutning kan virksomheden have udført arbejde, som endnu ikke er endeligt faktureret, eller have projekter, der strækker sig over årsskiftet. Der kan også være kunder, der har betalt for ydelser, som først leveres senere.

Det kan påvirke årsregnskabet og kræve en vurdering af periodisering og projektstatus. Den konkrete regnskabsmæssige behandling afhænger af aftalen og de relevante regnskabsregler.

Hvis tidsregistreringen, faktureringen og projektstatus er ajourført, bliver årsafslutningen betydeligt lettere. Hvis virksomheden først i januar skal forsøge at rekonstruere, hvad der var leveret pr. 31. december, bliver opgaven mere usikker.

ØENS kan løbende afstemme regnskabet og hjælpe med klargøring til årsregnskabet.

Hvordan undgår man, at registrerede timer aldrig bliver faktureret?

Der bør være en fast sammenhæng mellem tidsregistrering og fakturering. Hvis medarbejderne registrerer timer i ét system, mens fakturaen manuelt bliver lavet på baggrund af oplysninger fra et andet sted, opstår der let huller.

En simpel månedlig kontrol kan eksempelvis sammenholde registrerede fakturerbare timer med fakturerede timer. På den måde bliver eventuelle mangler synlige, inden der går flere måneder.

Det er særligt vigtigt i virksomheder med mange kunder og konsulenter, fordi små mangler fordelt på mange projekter samlet kan blive betydelige beløb.

Hvordan følger man rentabiliteten på kunderne?

En kundes værdi bør ikke alene måles på omsætningen. Hvis kunden kræver mange ikke-fakturerede møder, seniorressourcer, hyppige ændringer eller langsom betaling, kan den reelle økonomi være mindre attraktiv end salgsbeløbet antyder.

Ved at sammenholde omsætningen med projektets tidsforbrug og eventuelle eksterne omkostninger kan virksomheden få et bedre billede af kundens økonomiske bidrag.

Det betyder ikke nødvendigvis, at alle kunder skal vurderes alene på kortsigtet margin. En strategisk vigtig kunde kan have andre værdier. Men ledelsen bør kende den økonomiske konsekvens, så beslutningen er bevidst.

Hvorfor er kundekoncentration en økonomisk risiko?

Hvis en enkelt kunde udgør en meget stor del af konsulenthusets omsætning, kan virksomheden blive sårbar. Mister virksomheden kunden, kan en betydelig del af omsætningen forsvinde, mens medarbejdernes løn og andre faste omkostninger fortsætter.

Kundekoncentrationen kan derfor indgå i den løbende ledelsesrapportering. Hvor stor en del af omsætningen kommer fra de største kunder? Hvornår udløber deres aftaler? Og hvor stærk er pipeline uden disse kunder?

Det er ikke et argument for, at store kunder er dårlige. Men virksomheden bør kende afhængigheden og kunne planlægge efter den.

Hvordan kan et driftsbudget hjælpe konsulenthuset?

Et driftsbudget kan samle virksomhedens forventninger til omsætning, løn og øvrige omkostninger og vise, hvilket resultat forretningen forventes at skabe.

I et konsulenthus kan omsætningen eksempelvis bygges op omkring antal konsulenter, forventet kapacitet, faktureringsgrad og gennemsnitlig realiseret pris. Det gør budgettet langt mere operationelt end blot at skrive “10 procent vækst” i omsætningslinjen.

Hvis forudsætningerne ændrer sig, kan ledelsen samtidig se, hvad det gør ved resultatet. Hvad sker der, hvis faktureringsgraden falder fem procentpoint? Hvad sker der, hvis to nye medarbejdere starter tre måneder tidligere? Eller hvis virksomheden hæver priserne på nye aftaler?

Den type scenarier kan være en vigtig del af ØENS’ økonomistyring.

Hvornår giver det mening at få en ekstern CFO-funktion?

Når ledelsens spørgsmål bliver mere komplekse end “er bogføringen ajour?”, kan der være behov for et højere niveau af økonomisk sparring. Det gælder eksempelvis, hvis virksomheden vil arbejde systematisk med faktureringsgrad, kapacitetsplanlægning, budget, forecast, likviditet og indtjening pr. kunde eller team.

Et konsulenthus behøver dog ikke nødvendigvis ansætte en økonomidirektør på fuld tid. Gennem Businesspartner – CFO Service kan ØENS kombinere den daglige økonomiadministration med månedlig afstemning, rapportering, økonomimøder og ledelsessparring.

Det betyder, at den person, der sparrer med ledelsen, samtidig har adgang til de økonomiske data og ikke først skal begynde med at rekonstruere virksomhedens tal.

Hvornår giver det mening at outsource bogholderiet?

For en selvstændig konsulent kan nogle få timers administration om ugen virke overkommeligt. Men hvis den samme tid kunne have været brugt på fakturerbart kunde- eller salgsarbejde, har administrationen også en alternativ økonomisk omkostning.

Når konsulenthuset får medarbejdere, bliver behovet større. Der kommer løn, pension, refusioner, flere kunde-fakturaer og mere rapportering, samtidig med at ledelsen får behov for bedre indsigt i økonomien.

Outsourcing kan derfor både frigøre tid og give adgang til en økonomifunktion, virksomheden ikke behøver at opbygge internt fra begyndelsen.

Hvilken administrationspakke passer til et konsulenthus?

Basis er relevant for konsulenten eller konsulenthuset, der primært ønsker hjælp til bogføring, betalinger, moms og afstemning. Medium udvider samarbejdet med blandt andet fuld lønadministration, Digital Post, relevante Virk-opgaver og kvartalsvis økonomiopfølgning. Businesspartner er den mest omfattende løsning og kombinerer den løbende økonomiadministration med månedlig afstemning, månedsrapportering, økonomimøder og ledelsessparring.

De aktuelle fra-priser er 40.000 kr. årligt ekskl. moms for Basis, 72.000 kr. for Medium og 96.000 kr. for Businesspartner. Den konkrete pris afhænger blandt andet af virksomhedens transaktionsmængde, medarbejdere, systemer og samlede administrative behov.

Se alle administrationspakker og priser.

Kan ØENS hjælpe en selvstændig konsulent uden medarbejdere?

Ja. En enkeltmandskonsulent har naturligvis ikke samme administrative kompleksitet som et konsulenthus med 30 medarbejdere, men bogføring, moms, fakturering og årsafslutning skal stadig fungere.

Her kan værdien blandt andet ligge i, at konsulenten slipper for at bruge fakturerbar tid på regnskabet og samtidig får et løbende økonomisk overblik.

Hvis virksomheden senere vokser og får ansatte, kan samarbejdet udvides med løn, budget, rapportering og de øvrige ydelser, der bliver relevante.

Kan ØENS hjælpe et konsulenthus i vækst?

Ja. Netop i vækstperioder bliver sammenhængen mellem medarbejdere, pipeline og økonomi vigtig.

En vækstplan kan eksempelvis vise, hvor mange medarbejdere virksomheden forventer at ansætte, hvilken faktureringsgrad der skal opnås, og hvilken omsætning der skal skabes for at bevare den ønskede margin. Samtidig kan et likviditetsbudget vise, om virksomheden har penge nok til at finansiere perioden mellem ansættelsen og de første kundeindbetalinger.

Det er områder, hvor økonomistyring og ledelsessparring kan give væsentligt mere værdi end bogføring alene.

Kan ØENS komme ud i konsulenthuset?

Ja. For virksomheder i København og på Amager kan samarbejdet efter aftale også omfatte fysisk tilstedeværelse fra virksomhedens faste konsulent, når det er relevant.

Den daglige bogføring foregår dog digitalt, og derfor kan ØENS også hjælpe konsulenter og konsulenthuse i resten af Danmark. Regnskab, bank, løn og rapportering behøver ikke håndteres fysisk for at skabe et tæt samarbejde.

Virksomheden får en fast kontaktperson, som lærer forretningsmodellen og økonomien at kende og dermed kan følge udviklingen over tid.

Hvad hvis konsulenthuset også har brug for juridisk rådgivning?

Konsulentvirksomheder møder mange juridiske spørgsmål tæt på den daglige drift. Det kan være kunde- og leverandørkontrakter, medarbejderforhold, persondata, nye ejere eller kunder, der ikke betaler.

Her kan ØENS Virksomhedsadministration håndtere økonomien, mens ØENS Advokatfirma inddrages til den juridiske del. Ved medarbejderspørgsmål kan arbejds- og ansættelsesret være relevant, mens virksomheder, der behandler personoplysninger for kunder eller i egne systemer, kan have behov for rådgivning om GDPR og persondata. Ved ejerskab, selskabsstruktur eller nye investorer kan vores specialister i selskabsret inddrages.

På den måde kan virksomheden samle økonomiske, administrative og juridiske spørgsmål gennem samme rådgivningshus.

Sådan hjælper ØENS konsulenter og konsulenthuse

Hos ØENS Virksomhedsadministration hjælper vi konsulentvirksomheder med at skabe sammenhæng mellem den daglige økonomiadministration og den forretning, der ligger bag tallene. Vi kan stå for bogføring, betalinger, kundeindbetalinger, moms, lønadministration og klargøring til årsregnskabet. Vi kan samtidig hjælpe med at digitalisere arbejdsgangene og skabe bedre sammenhæng mellem sagsstyring, tidsregistrering, fakturering og økonomisystem.

For konsulenthuse, der ønsker et mere aktivt økonomisk styringsgrundlag, kan vi supplere med budget, forecast, likviditetsstyring og rapportering. Her kan virksomhedens finansielle data kombineres med relevante operationelle nøgletal som faktureringsgrad, kapacitet og projektøkonomi, så ledelsen får et bedre billede af, hvorfor resultatet udvikler sig, som det gør.

Ønsker virksomheden en tæt økonomisk sparringspartner, kan Businesspartner – CFO Service kombinere den løbende administration med månedsrapportering, økonomimøder og ledelsessparring.

Kontakt os uforpligtende om bogføring til dit konsulenthus.

Ofte stillede spørgsmål om bogføring for konsulenter

Hvad kan ØENS hjælpe et konsulenthus med?

ØENS kan blandt andet hjælpe med bogføring, betalinger, moms, lønadministration, debitoropfølgning, afstemning og årsafslutning. Samarbejdet kan desuden udvides med sagsstyring, budget, forecast, likviditet, månedsrapportering og ledelsessparring.

Hvorfor er faktureringsgraden vigtig i et konsulenthus?

Faktureringsgraden kan give et billede af, hvor stor en del af virksomhedens relevante kapacitet der bliver anvendt på fakturerbare kundeopgaver. Den bør ses sammen med blandt andet priser, pipeline og medarbejdernes roller, fordi én bestemt optimal faktureringsgrad ikke gælder for alle konsulentvirksomheder.

Kan ØENS hjælpe med tidsregistrering og projektøkonomi?

Ja. ØENS kan hjælpe med at skabe bedre sammenhæng mellem tidsregistrering, sagsstyring, fakturering og regnskab. Det gør det muligt at følge timeforbrug og økonomi på de enkelte projekter og blandt andet analysere fastprisprojekter og realiserede timepriser.

Kan ØENS håndtere løn i et konsulenthus?

Ja. ØENS kan håndtere lønkørsel, pension, ferie, ATP, personalegoder, eIndkomst og relevante refusioner. Når vi samtidig håndterer bogføringen, kan lønomkostningerne afstemmes og følges i den løbende økonomirapportering.

Kan ØENS hjælpe med budget og forecast?

Ja. ØENS kan hjælpe med driftsbudget, likviditetsbudget og forecast og løbende sammenholde udviklingen med virksomhedens faktiske resultater. For konsulenthuse kan budgettet blandt andet kobles til forventet kapacitet, faktureringsgrad, timepriser og medarbejderomkostninger.

Skal selvstændige konsulenter bogføre digitalt?

Konsulenter følger de almindelige regler om digital bogføring. Virksomheder med årsregnskabspligt er omfattet efter den trinvise indfasning, og fra 1. januar 2026 gælder kravet også for virksomheder uden årsregnskabspligt, når den erhvervsmæssige nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i hvert af de to foregående indkomstår.

Kan ØENS hjælpe med internationale kunder og moms?

Ja. ØENS kan hjælpe med den almindelige momsbehandling og indberetning, herunder relevante forhold ved salg til udenlandske erhvervskunder. Den konkrete momsbehandling afhænger blandt andet af kundens status, land og den ydelse, der bliver solgt.

Kan ØENS fungere som ekstern CFO for et konsulenthus?

Ja. Gennem Businesspartner kan ØENS kombinere den løbende økonomiadministration med månedlig afstemning, månedsrapportering, økonomimøder og ledelsessparring. Det kan være relevant for konsulenthuse, der ønsker CFO-lignende økonomisk støtte uden at ansætte en intern CFO på fuld tid.

Få økonomien til at følge konsulenternes tid

I et konsulenthus er det sjældent materialerne på lageret, der afgør økonomien. Det er mennesker, tid, priser og evnen til at omsætte virksomhedens kompetencer til fakturerbar og rentabel rådgivning. Derfor giver den traditionelle resultatopgørelse kun en del af billedet.

Når tidsregistrering, projekter, løn, fakturering og bogføring hænger sammen, kan ledelsen se langt mere. Hvilke projekter holder budgettet? Hvor høj er den faktiske timeindtjening? Har virksomheden ubrugt kapacitet? Er den næste ansættelse økonomisk forsvarlig? Og er pipelinen stærk nok til at bære de lønomkostninger, virksomheden allerede har?

Hos ØENS Virksomhedsadministration kan vi både overtage de tilbagevendende økonomiopgaver og hjælpe med at gøre tallene anvendelige i virksomhedens ledelse. Samarbejdet kan begynde med bogføring og moms og udvikle sig til løn, projektøkonomi, budgetter, månedsrapportering, forecast og løbende ledelsessparring.

Vi har kontor på Amager i København og hjælper konsulenter og konsulenthuse i hele Danmark. Har du spørgsmål til bogføring, faktureringsgrad, projektøkonomi, løn, likviditet eller økonomistyring i dit konsulenthus, er du altid velkommen til at tage fat i os.

Tal med os om økonomien i dit konsulenthus →