Advokater specialiseret i arbejds- og ansættelsesret

Som funktionæransat er man omfattet af et særligt regelsæt, der stiller nogle minimumskrav til medarbejderens ansættelsesvilkår under dennes ansættelse hos arbejdsgiveren.

Man er funktionær, hvis man er ansat på følgende vilkår:

• Arbejder i mere end 8 timer ugentligt
• Har arbejde af en bestemt art
• Man er i en tjenestestilling (og er f.eks. ikke er selvstændig eller freelancer)

Man er bl.a. funktionær, hvis man er ansat som:

• Handels- og kontormedhjælper
• IT-medarbejder
• Salgsassistent i butik
• Sælger og repræsentant (handelsrejsende)
• Ingeniør, arkitekt m.v.

Funktionærloven indeholder en række regler, som arbejdsgiveren skal overholde og ikke kan fravige til ulempe for medarbejderen. Det er således ikke muligt at aftale ringere vilkår, end hvad der fremgår af funktionærloven, mens der ikke er noget til hinder for at aftale mere gunstige vilkår.

Funktionærloven regulerer bl.a.:

• Opsigelsesvarslers længde
• Krav om ret til godtgørelse for usaglig afskedigelse
• Ret til løn under sygdom og barsel

Ud over funktionærloven findes der anden lovgivning, som også regulerer ansættelsesforhold. Disse gælder dog ikke udelukkende for funktionæransatte, men har et meget bredere virke. Der er bl.a. tale om ferieloven, ansættelsesbevisloven, ansættelsesklausulloven, forskelsbehandlingsloven og ligebehandlingsloven.

Når du ansætter en medarbejder, skal du give medarbejderen alle væsentlige og relevante oplysninger om arbejdet. Disse oplysninger skal gives i et ansættelsesbevis. Du kan ikke nøjes med at give oplysningerne i en email, men må udarbejde et særskilt dokument.

Der stilles nogle minimumskrav til ansættelsesbeviset. Blandt andet skal parternes navne, arbejdsstedet og arbejdstiden fremgå. Det er særligt vigtigt at overveje følgende forhold:

• Medarbejderens arbejdsområder og titel
• Særlig vigtige ting for medarbejderen/arbejdsgiveren
• Aflønning og beregning af evt. bonus
• Hemmeligholdelse af forretningshemmeligheder og evt. IPR
• Kunde- og konkurrenceklausuler og kompensation til arbejdsgiveren i den forbindelse
• Opsigelsesvarsler
• Prøvetid
• Opsigelsesvarsel som følge af sygdom

Er ansættelsesbeviset mangelfuldt, vil du som arbejdsgiver kunne ifalde en godtgørelse for mangelfuldt ansættelsesbevis, og det vil kunne medføre unødvendige tvister og deraf unødige omkostninger.

Vi hjælper dig gerne med at udarbejde eller gennemgå ansættelsesaftaler, når du skal ansætte eller ansættes. Vi anbefaler tillige, at virksomheder jævnligt får tjekket ansættelsesbeviserne igennem, idet lovgivningen løbende ændrer sig. Vi kan hjælpe med at sikre, at kontrakterne opfylder krav i lovgivningen.

Der findes ingen generelle regler for, hvordan man skal opsige et ansættelsesforhold, eller hvad der skal stå i opsigelsen. Dog gælder særregler for funktionærer og overenskomstansatte. Uanset hvad, skal en opsigelse være tydelig nok til, at det er klart for medarbejderen, at der er tale om en opsigelse, ligesom en opsigelse af bevismæssige årsager altid bør ske skriftligt.

Er medarbejderen omfattet af funktionærloven, stilles der krav om, at opsigelsen er skriftlig, ligesom en funktionær efter ønske har krav på en skriftlig begrundelse for opsigelsen. Også for overenskomstansatte er der som regel et krav om, at en opsigelse skal ske skriftligt, og at denne skal være begrundet.

For medarbejdere, der ikke er omfattet af funktionærloven eller overenskomst, gælder der dog ikke et krav om begrundelse for opsigelsen. Når en arbejdsgiver opsiger en medarbejder, bør arbejdsgiveren blandt andet overveje følgende forhold:

• Skal medarbejderen afholde ferie i opsigelsesperioden?
• Skal medarbejderen fortsat arbejde, eller er en suspendering eller fritstilling ønsket?
• Skal en eventuel aftalt kunde- eller konkurrenceklausul fortsat være gældende?

Arbejdsgiverens opsigelse af en medarbejder får kun virkning, hvis den er “kommet frem” til medarbejderen. Og det er arbejdsgiveren, der skal bevise, at den er “kommet frem” til medarbejderen.

Det er f.eks. ikke afgørende, om medarbejderen har læst sin opsigelse, den skal blot være modtaget. Vi anbefaler således, at man til enhver tid fremsender opsigelsen pr. mail til medarbejderen, så det kan dokumenteres, at den er kommet frem, selv om den måske også er overdraget skriftligt til medarbejderen på arbejdspladsen.

I opsigelsesperioden fortsætter ansættelsesforholdet som udgangspunkt på helt normal vis. Medarbejderen skal udføre sit arbejde og modtager sin sædvanlige løn inkl. normale løngoder indtil fratrædelsestidspunktet, med mindre arbejdsgiveren giver medarbejderen besked om andet.

Ønskes medarbejderens arbejdskrav ikke, kan arbejdsgiver overveje at:

• Suspendere medarbejderen. Det betyder, at medarbejderen indtil videre ikke behøver at møde på arbejde, men skal være klar til at arbejde igen, hvis arbejdsgiveren får behov for det. Arbejdsgiveren kan derfor ikke modregne sin lønudbetaling i evt. anden løn, som medarbejderen måtte tjene i suspensionsperioden. Det er dog vigtigt at bemærke, at suspensionen skal være reel, dvs. at der skal være en reel begrundelse for, at medarbejderen skal stå til rådighed og ikke i stedet være fritstillet.
• Fritstille medarbejderen. Det betyder, at medarbejderen fritages for at arbejde i opsigelsesperioden og således ikke længere skal stå til rådighed for arbejdsgiveren.
  Medarbejderen får dog stadig fuld løn i opsigelsesperioden. Er der tale om en funktionær, indeholder funktionærloven en tabsbegrænsningspligt for funktionæren, dvs. at der stilles der krav om, at funktionæren skal forsøge at finde et andet arbejde i fritstillingsperioden, ligesom at funktionærloven indeholder regler om modregning, dvs. arbejdsgivers mulighed for at modregne lønudbetaling i ny lønindkomst. Fritstilles medarbejderen, vil mest mulig ferie automatisk bliver afholdt.

Ønskes medarbejderens arbejdskraft fortsat, men vil man som arbejdsgiver slippe ”billigst muligt” ud af ansættelsesaftalen, kan man som arbejdsgiver tillige overveje at:

• Pålægge medarbejdere at holde ferie. Jo mere ferie medarbejderen afholder, desto mindre skal arbejdsgiveren indbetale til Feriekonto. Ferie skal dog varsles i overensstemmelse med ferielovens varsler, medmindre ferielovens bestemmelser herom er fraveget i ansættelsesbeviset. Ifølge ferieloven skal hovedferie varsles afholdt med mindst 3 måneders varsel, imens restferie skal varsles afholdt med mindst 1 måneds varsel. Er opsigelsesvarslet 3 måneder eller derunder, kan hovedferie ikke pålægges afholdt i opsigelsesperioden, medmindre også dette er fraveget ved aftale.
• Pålægge medarbejderen afspadsering. Er det mellem parterne aftalt, at medarbejderen har optjent ret til afspadsering for overarbejde, kan arbejdsgiver normalt kræve, at medarbejderen afspadserer overarbejdstimer m.v.

Alle medarbejderens personalegoder, f.eks. fri pc, telefon, avis og lignende bevares. Hvis medarbejderen fritstilles, kræves goder ofte returneret mod betaling af et beløb svarende til den skattemæssige værdi af goderne.

Et opsigelsesvarsels længde afhænger af, om det er medarbejderen eller arbejdsgiveren, der opsiger ansættelsesforholdet. For funktionæransatte følger der opsigelsesvarsler i funktionærloven, der som et minimum skal overholdes.

En funktionær kan normalt opsige sin ansættelse med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. Funktionærens opsigelsesvarsel kan alene forlænges, hvis arbejdsgiverens opsigelsesvarsel forlænges minimum tilsvarende.

Hvis en arbejdsgiver vil opsige en funktionær, skal arbejdsgiveren opsige funktionæren med disse varsler til udgangen af en måned:

Ansættelsesperiode og opsigelsesvarsel:

0-6 måneder = 1 måned (dvs. opsigelse inden udgangen af den 5. måned)

6 måneder-3 år = 3 måneder (dvs. opsigelse inden udgangen af 2 år og 9 måneder)

3-6 år = 4 måneder (dvs. opsigelse inden udgangen af 5 år og 8 måneder)

6-9 år = 5 måneder (dvs. opsigelse inden udgangen af 8 år og 7 måneder)

Over 9 år = 6 måneder

Det er medarbejderens anciennitet på fratrædelsestidspunktet, der er afgørende for opsigelsesvarslets længde.

Hvis funktionæren er ansat på prøvetid de først 3 måneder af ansættelsen, kan arbejdsgiveren opsige vedkommende med 14 dages varsel, mens medarbejderen kan opsige uden varsel. Det kan dog aftales, at begge parter kan opsige ansættelsesforholdet med 14 dages varsel i prøvetiden.

Opsigelsesvarslet for en medarbejder ansat på kollektiv overenskomst afhænger af overenskomsten på området, og overenskomsterne varierer meget på dette punkt. Derfor skal arbejdsgiveren tjekke overenskomsten for at være sikker på opsigelsesvarslets længde – og for at kende eventuelle særlige procedureregler, der skal overholdes (f.eks. forudgående information og/eller forhandlinger med lønmodtagerorganisationen).

For ansættelsesforhold, som ikke omfattes af hverken funktionærloven eller overenskomster, skal medarbejderen og arbejdsgiveren aftale opsigelsesvarslets længde. Hvis intet er aftalt, skal begge parter sige op med “sædvanligt” eller “rimeligt” varsel – og her vil man skele til opsigelsesvarsler for lignende ansættelser, f.eks. overenskomstansatte og/eller funktionærer.

I visse ansættelser stilles der krav om, at afskedigelser er sagligt begrundet, og i disse tilfælde kan det blive en dyr affære at afskedige en medarbejder på et uberettiget grundlag. Før en arbejdsgiver opsiger en medarbejder, skal arbejdsgiveren altid undersøge, om medarbejderen er beskyttet mod usaglig afskedigelse. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis medarbejderen er omfattet af overenskomst eller funktionærloven.

Endvidere skal man som arbejdsgiver være meget opmærksom på, at opsigelsen ikke udgør en krænkelse af forskelsbehandlingsloven, ligebehandlingsloven eller anden særlovgivning, idet godtgørelser til medarbejderen i disse tilfælde er meget høje. Eksempelvis skal man være yderst påpasselig med at afskedige tillidsrepræsentanter, gravide medarbejdere, medarbejdere med handicap m.v.

Er medarbejderen omfattet af funktionærloven, er medarbejderen beskyttet mod usaglig afskedigelse, når denne har mere end 1 års anciennitet på opsigelsestidspunktet.

Er medarbejderen beskyttet mod usaglig afskedigelse, skal arbejdsgiveren altid overveje og undersøge, om opsigelsen objektivt set er rimeligt eller ej. Der stilles nemlig ofte krav om, at en opsigelse skal være rimelig begrundet i virksomhedens eller medarbejderens forhold.

Det anses normalt for en rimelig begrundelse i virksomhedens forhold, hvis opsigelsen er nødvendig på grund af f.eks. indskrænkninger og omstruktureringer af virksomhedens drift, rationaliseringer, økonomiske vanskeligheder, strategiændringer og lignende. Disse begrundelser skal være reelle, og arbejdsgiveren skal kunne underbygge eller dokumentere, at det er årsagen til opsigelsen.

Det anses normalt for en rimelig begrundelse i medarbejderens forhold, hvis opsigelsen er nødvendig på grund af sløseri under arbejdet, mangelfuld præstation, reelle samarbejdsvanskeligheder m.v. En arbejdsgiver bør dog i disse situationer altid give medarbejderen mindst én forudgående skriftlig advarsel om, at der er et problem, som medarbejderen skal rette op på, og at gentagelser kan/vil medføre afskedigelse.

Såfremt en medarbejder modtager en advarsel, har denne krav på rimelig tid til at rette op på de forhold, der er angivet i advarslen, og arbejdsgiver skal tillige være opmærksom på, at advarslen efter en rum tid bortfalder. Her tales der formentligt om 1 års tid.

Det er en konkret vurdering af forholdene på selve opsigelsestidspunktet, som afgør, om en opsigelse er saglig eller ej. Hvis opsigelsen ikke anses for saglig, har medarbejderen krav på en godtgørelse.

Funktionæransatte har eksempelvis krav på godtgørelse, der fastsættes efter en konkret vurdering af alle forhold i sagen, herunder især medarbejderens anciennitet, idet der dog er grænser for godtgørelsens størrelser i funktionærloven.

Set fra virksomhedens side kan der være situationer, hvor en afskedigelse er ønsket, men hvor det rette opsigelsesgrundlag ikke foreligger. Her er det en mulighed at tilbyde medarbejderen en fratrædelsesaftale, således at man som arbejdsgiver afværger en tidligere medarbejders eller fagforenings krav om godtgørelse for usaglig afskedigelse.

Vi ser dog også ofte, at virksomheder ønsker at tilbyde fratrædelsesaftaler som led i, at man ønsker at tilbyde medarbejderen en mere gunstig afslutning på ansættelsesforholdet, end medarbejderen er berettiget til. Vi har hos ØENS Advokatfirma stor erfaring med at forhandle med fagforeninger og afskedigede medarbejdere.

Både arbejdsgivere og arbejdstagere bør være opmærksomme på de regler, der gælder omkring afholdelse af ferie, og hvad der gælder ved sygdom inden eller under ferien.

For medarbejdere gælder følgende:

Frem til den dag din ferie starter, kan du sygemelde dig, såfremt der opstår sygdom inden din første feriedag. Den første feriedag er den dag, hvor du skulle være mødt på arbejde, såfremt du ikke skulle afholde ferie. Er du blevet ramt af sygdom, der hindrer dig i at afholde ferie, inden din ferie starter, og er du stadig syg på din første feriedag, kan din arbejdsgiver ikke fastholde, at du stadig afholder din ferie på de pågældende sygedage. Du har dermed ret til at kræve erstatningsferie for de pågældende sygedage lagt på et andet tidspunkt, og hvis sygdommen medfører, at hele ferien må ændres, vil hele ferien kunne lægges på et andet tidspunkt. I så fald vil du skulle møde på arbejde, så snart du raskmeldes.

De retningslinjer, der gælder på din arbejdsplads omkring sygemeldinger, skal stadig overholdes, og du skal derfor huske at sygemelde dig efter arbejdspladsens gældende procedurer. Det vil typisk være på den første sygedag, og det er ligeledes vigtigt at meddele arbejdspladsen, hvis du ikke er blevet rask til at kunne afholde din ferie.

Ved sygdom opstået under ferien vil du under særlige omstændigheder kunne bede din arbejdsgiver om erstatningsferie. Dette gælder, hvis du er syg i mere end 5 feriedage. Opstår sygdommen således under ferien og varer den 5 feriedage eller derunder, har du ikke krav på erstatningsferie.

Ved sygdom under ferien skal du derfor også huske at sygemelde dig efter arbejdspladsens gældende procedurer, og du skal indhente dokumentation fra lægen på din sygdom. Uanset om du er på ferie i Danmark eller udlandet, skal du selv skaffe og afholde udgiften til  lægeerklæring eller anden lægefaglig dokumentation.

Du skal raskmelde dig på sædvanlig vis, når du er rask igen og skal samtidig oplyse, om du ønsker at afholde resten af din ferie. Du har ret til at afholde resten af din ferie i forlængelse af sygemeldingen, medmindre andet fremgår af en eventuel kollektiv overenskomst. Ønsker du ikke at afholde resten af din ferie, skal du møde på arbejde igen ved raskmelding.

Såfremt sygdommen forhindrer, at ferien kan afholdes i nærværende ferieår, har medarbejderen krav på udbetaling af feriegodtgørelse i stedet for at afholde ferien.

Er du i tvivl om reglerne, eller har du brug for at tale med en advokat om sygdom under ferie, kan du kontakte ØENS.