Generalforsamling i ejerforeningen: Sådan kommer I godt gennem mødet

Et nyt tag. Højere fællesudgifter. En ændring af vedtægterne. Eller et forslag om altaner, ladestandere eller salg af et fælles loftsareal.

Det er ikke småting, der bliver taget stilling til på ejerforeningens generalforsamling. Beslutningerne kan få betydning for ejendommens økonomi, den enkelte ejerlejlighed og den måde, ejerne skal bruge og vedligeholde deres fælles ejendom på i mange år frem.

Generalforsamlingen er derfor mere end et årligt møde, hvor regnskabet gennemgås, og bestyrelsen bliver valgt. Det er ejerforeningens øverste myndighed og det sted, hvor ejerne træffer de overordnede beslutninger om foreningens fælles forhold. Hos ØENS Ejendomsadministration hjælper vi ejerforeninger med hele processen omkring generalforsamlingen – fra regnskab, budget og indkaldelse til den praktiske afvikling, referatet og opfølgningen på de beslutninger, der bliver truffet.

Hvis der opstår mere komplekse juridiske spørgsmål om eksempelvis vedtægter, flertalskrav, ejerrettigheder eller gyldigheden af en beslutning, kan specialisterne i ØENS Advokatfirma inddrages. Her får både ejere og bestyrelser et samlet overblik over det, der er værd at vide før, under og efter ejerforeningens generalforsamling.

Hvad er en generalforsamling i en ejerforening?

Generalforsamlingen er ejerforeningens øverste myndighed. Det er her, ejerne træffer de overordnede beslutninger om ejendommens økonomi, vedligeholdelse, fællesarealer og fremtidige udvikling. Bestyrelsen varetager den daglige ledelse mellem generalforsamlingerne og fører de vedtagne beslutninger ud i livet. Bestyrelsen skal dog holde sig inden for ejerlejlighedsloven, foreningens vedtægter og de rammer, generalforsamlingen har fastlagt.

På den ordinære generalforsamling behandles typisk:

• bestyrelsens beretning
• ejerforeningens årsregnskab
• budgettet for det kommende år
• størrelsen på fællesudgifterne
• ejendommens vedligeholdelsesplan
• forslag fra bestyrelsen og ejerne
• valg af bestyrelse og eventuelle suppleanter
• valg af revisor
• større vedligeholdelses- og forbedringsprojekter

Den præcise dagsorden og de konkrete procedurer afhænger af ejerforeningens gældende vedtægtsgrundlag.

Begynd med ejerforeningens vedtægter

Reglerne i en ejerforening findes ikke nødvendigvis ét samlet sted. Forholdet mellem ejerne reguleres af ejerlejlighedsloven, normalvedtægten og eventuelle særvedtægter, som ejerforeningen selv har vedtaget. Hvis ejerforeningen ikke har vedtaget og tinglyst individuelle vedtægter, gælder normalvedtægten for ejerforeninger. Normalvedtægten kan også udfylde de områder, som ejerforeningens egne vedtægter ikke regulerer. Bestyrelsen og administratoren bør derfor altid undersøge:

• om foreningen har en særvedtægt
• om den er tinglyst
• hvilke bestemmelser der fraviger normalvedtægten
• om senere vedtægtsændringer er gennemført og tinglyst korrekt
• om normalvedtægten supplerer på områder, som særvedtægten ikke omtaler

Det er ikke nok at finde et gammelt dokument i bestyrelsens arkiv og gå ud fra, at det fortsat er det gældende. Ved større beslutninger kan det være nødvendigt at kontrollere både den tinglyste vedtægt, senere generalforsamlingsbeslutninger og normalvedtægtens udfyldende regler.

Hvorfor er det vigtigt at deltage?

Det kan være fristende at springe generalforsamlingen over. Måske virker regnskabet teknisk, og måske handler flere af dagsordenens punkter om forhold, der ikke umiddelbart påvirker din egen lejlighed. Men som ejer har du ikke kun købt en bolig. Du ejer også en andel af ejendommens fælles bestanddele og er en del af et økonomisk fællesskab med de øvrige ejere.

Det betyder, at generalforsamlingens beslutninger kan påvirke:

• dine månedlige fællesudgifter
• kommende ekstraordinære indbetalinger
• ejendommens vedligeholdelsesniveau
• værdien og anvendelsen af din ejerlejlighed
• muligheden for udlejning eller korttidsudlejning
• brugen af gård, loft, kælder og andre fællesarealer
• større bygge- og renoveringsprojekter
• foreningens lån og økonomiske forpligtelser

Deltager du, kan du stille spørgsmål, høre baggrunden for forslagene og bruge din stemmeret. Det er lettere at påvirke beslutningen, før den bliver truffet, end at gøre indsigelse bagefter.

Hvad hjælper ejendomsadministratoren med?

En professionel ejendomsadministrator spiller ofte en central rolle før, under og efter generalforsamlingen. Hos ØENS Ejendomsadministration hjælper vi blandt andet med:

• udarbejdelse af årsregnskab og budget
• beregning og præsentation af fællesudgifter
• forberedelse af dagsordenen
• udsendelse af indkaldelse og bilag
• koordinering med bestyrelse, revisor og øvrige rådgivere
• modtagelse og håndtering af forslag
• ejerfortegnelse, deltagerliste og fuldmagter
• praktisk afvikling af generalforsamlingen
• dirigent- og referentrolle, når det indgår i administrationsaftalen
• stemmeoptælling
• udarbejdelse og udsendelse af referat
• opfølgning på de vedtagne beslutninger

Administrator kan samtidig hjælpe med at gøre økonomien og de praktiske konsekvenser af et forslag mere forståelige. Hos ØENS får foreningen en fast kontaktperson, som kender ejendommen, økonomien og de beslutninger, der tidligere er blevet truffet. Det skaber bedre sammenhæng mellem generalforsamlingen og den løbende drift.

Læs mere om ejendomsadministration til ejerforeninger.

Hvad er bestyrelsens rolle?

Selvom administratoren kan stå for en stor del af det praktiske arbejde, er det fortsat bestyrelsen, der har ansvaret for at forberede generalforsamlingen og følge op på beslutningerne. Bestyrelsen skal blandt andet:

• gennemgå regnskabet og budgetforslaget
• forberede bestyrelsens beretning
• tage stilling til, hvilke egne forslag der skal fremsættes
• forholde sig til forslag fra ejerne
• sikre, at nødvendige oplysninger og bilag bliver indsamlet
• forklare behovet for større projekter
• beskrive de økonomiske konsekvenser
• afklare, hvilket mandat bestyrelsen har brug for
• gennemføre generalforsamlingens beslutninger

Administrator kan hjælpe med proces, økonomi og dokumenter, men bestyrelsen skal fortsat kunne forklare, hvorfor den anbefaler en bestemt løsning. Det gælder især, hvis der skal træffes beslutning om et større projekt eller en væsentlig ændring af ejendommen. Læs mere om bestyrelsens ansvar og kompetence.

Ordinær generalforsamling i ejerforeningen

Der skal afholdes en ordinær generalforsamling én gang om året. Efter normalvedtægten skal den ordinære generalforsamling afholdes senest seks måneder efter udløbet af ejerforeningens regnskabsår. Har foreningen en særvedtægt, kan den indeholde andre eller supplerende regler. Hvis regnskabsåret følger kalenderåret, vil generalforsamlingen efter normalvedtægten derfor skulle afholdes senest ved udgangen af juni. Normalvedtægtens dagsorden omfatter blandt andet:

• valg af dirigent og referent
• bestyrelsens beretning
• godkendelse af årsregnskabet
• godkendelse af vedligeholdelsesplanen
• behandling af forslag
• godkendelse af budgettet
• valg til bestyrelsen
• valg af revisor
• eventuelt

Ejerforeningens egne vedtægter kan fastsætte en anden rækkefølge eller yderligere obligatoriske punkter.

Ekstraordinær generalforsamling

En ekstraordinær generalforsamling afholdes, når et spørgsmål ikke kan eller bør vente til den næste ordinære generalforsamling. Det kan eksempelvis være nødvendigt, hvis:

• der skal træffes en hurtig beslutning om en skade eller byggesag
• bestyrelsen ikke længere er funktionsdygtig
• foreningen skal godkende et ændret projekt
• der er behov for en væsentlig vedtægtsændring
• en tidligere generalforsamling har besluttet, at sagen skal behandles igen
• et kvalificeret flertal ikke blev opnået på første generalforsamling

Efter normalvedtægten skal der også afholdes ekstraordinær generalforsamling, hvis mindst en fjerdedel af ejerne efter enten antal eller fordelingstal kræver, at et konkret angivet emne behandles. Indkaldelsesfristen er efter normalvedtægten mindst to uger, men ejerforeningens særvedtægt kan indeholde andre regler.

Indkaldelsen skal give ejerne mulighed for at forberede sig

Indkaldelsen er ikke blot en meddelelse om tid og sted. Den skal give ejerne mulighed for at forstå, hvad de skal tage stilling til. Efter normalvedtægten skal den ordinære generalforsamling indkaldes skriftligt med mindst fire og højst otte ugers varsel. Årsregnskab og budget skal gøres tilgængelige sammen med indkaldelsen eller senest en uge før mødet.

Har ejerforeningen en særvedtægt, skal dens regler også kontrolleres. En indkaldelse vil typisk indeholde eller være ledsaget af:

• tid og sted
• dagsorden
• årsregnskab
• budget
• bestyrelsens forslag
• forslag fra ejerne
• relevante økonomiske og tekniske bilag
• eventuelle forslag til vedtægtsændringer
• information om fuldmagter og deltagelse

Ved større projekter bør materialet ikke blot indeholde en overskrift og et samlet beløb. Ejerne bør så vidt muligt kunne se, hvad projektet omfatter, hvordan det skal finansieres, og hvordan det kan påvirke fællesudgifterne.

Dagsordenen sætter rammen for beslutningerne

Dagsordenen fortæller, hvilke spørgsmål generalforsamlingen kan træffe bindende beslutning om. Efter normalvedtægten kan der ikke træffes bindende beslutning om emner, der ikke er optaget på dagsordenen, medmindre alle ejere er til stede og samtykker. Det betyder, at et punkt som “orientering om altaner” ikke nødvendigvis giver generalforsamlingen mulighed for at godkende et færdigt altanprojekt til flere millioner kroner.

Jo større økonomisk eller juridisk betydning et forslag har, desto mere præcist bør det beskrives. Ved større projekter bør materialet blandt andet gøre det klart:

• hvad generalforsamlingen skal godkende
• hvad projektet forventes at koste
• hvem der skal betale
• hvordan projektet skal finansieres
• om fællesudgifterne påvirkes
• hvor langt bestyrelsens bemyndigelse rækker
• om bestyrelsen kan acceptere ændringer og ekstraudgifter
• om projektet påvirker enkelte ejere forskelligt

En præcis beslutning giver bestyrelsen et brugbart mandat og reducerer risikoen for uenighed bagefter.

Sådan stiller du et forslag

Efter normalvedtægten har både bestyrelsen og den enkelte ejer ret til at få et konkret angivet emne behandlet på den ordinære generalforsamling. Forslaget skal efter normalvedtægten være bestyrelsens formand i hænde senest tre uger før generalforsamlingen. Forslag og nødvendige bilag skal gøres tilgængelige for ejerne senest en uge før mødet. Foreningens særvedtægt kan dog indeholde andre frister og procedurer. Begynd derfor altid med at læse den. Et forslag kan eksempelvis handle om:

• vedligeholdelse
• altaner eller elevator
• ladestandere
• fællesarealer
• husorden
• korttidsudlejning
• ændring af vedtægterne
• brug af loft eller kælder
• salg eller udlejning af fællesarealer
• bestyrelsens arbejde

Et godt forslag gør det klart, hvad generalforsamlingen konkret skal beslutte. Sammenlign:

“Vi bør få ladestandere.”

med:

“Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente en teknisk vurdering og op til tre tilbud på en fælles ladeløsning. Der afsættes op til [beløb] kr. til undersøgelsen. Et endeligt projekt og forslag til finansiering fremlægges på en senere generalforsamling.”

Det sidste forslag fortæller både, hvad næste skridt er, og hvor langt bestyrelsens mandat rækker. Læs vores guide til, hvordan du stiller et godt forslag til generalforsamlingen, og se et eksempel på et forslag.

Regnskab, budget og fællesudgifter

Regnskabet viser, hvordan ejerforeningens økonomi faktisk har udviklet sig i det seneste år. Budgettet viser, hvad bestyrelsen og administratoren forventer i det kommende år. Som ejer bør du blandt andet se på:

• om de almindelige driftsudgifter er steget
• om foreningen har restancer
• om der er tilstrækkelig likviditet
• om foreningen har lån
• om kommende vedligeholdelsesarbejder er indregnet
• om der hensættes til fremtidige projekter
• om fællesudgifterne foreslås ændret
• om budgettet bygger på realistiske forudsætninger

En lav fællesudgift er ikke nødvendigvis et tegn på en sund ejerforening. Hvis nødvendig vedligeholdelse bliver udskudt, eller hvis foreningen ikke opbygger en tilstrækkelig økonomisk buffer, kan ejerne senere blive mødt med store ekstraordinære indbetalinger. Budgettet bør derfor ses i sammenhæng med ejendommens tilstand og den langsigtede vedligeholdelsesplan.

Hos ØENS hjælper administratoren bestyrelsen med at udarbejde og præsentere økonomien, så ejerne får et forståeligt beslutningsgrundlag.

Fordelingstal og stemmeret er ikke det samme som én stemme pr. lejlighed

Det er en udbredt misforståelse, at hver ejer altid har én ligeværdig stemme. Efter normalvedtægten træffes almindelige beslutninger som udgangspunkt med simpelt flertal efter fordelingstal. Fordelingstallet udtrykker den enkelte ejerlejligheds forholdsmæssige andel af ejerforeningen og bruges typisk både ved fordelingen af fællesudgifter og ved afstemninger. Det betyder, at en ejerlejlighed med et højere fordelingstal kan have større stemmevægt end en ejerlejlighed med et lavere fordelingstal. Ved flere væsentlige beslutninger kræves der imidlertid flertal efter både:

• fordelingstal
• antal ejere

Det kaldes ofte et dobbelt flertalskrav.

Reglerne kan være ændret i ejerforeningens særvedtægt, og det præcise flertalskrav afhænger samtidig af beslutningens karakter. Derfor bør administratoren, dirigenten eller en juridisk rådgiver afklare stemmereglerne, før afstemningen gennemføres.

Simpelt flertal, 2/3-flertal og andre flertalskrav

Ikke alle forslag kan vedtages med det samme flertal. Efter normalvedtægten træffes almindelige beslutninger som udgangspunkt med simpelt flertal efter fordelingstal. Det kan eksempelvis være almindelige driftsbeslutninger, godkendelse af budgettet eller vedtagelse af almindelige ordensregler i en husorden.

Væsentlige beslutninger kræver som udgangspunkt tilslutning fra mindst to tredjedele af ejerne efter både fordelingstal og antal. Det gælder blandt andet beslutninger om:

• ændring af vedtægterne
• visse begrænsninger af korttidsudlejning
• væsentlige og varige ændringer af fællesejendommen
• altan- og elevatorprojekter
• salg af visse fællesarealer
• længerevarende eksklusive brugsrettigheder til fællesarealer
• visse ændringer af fordelingen af udgifter

Nogle særligt indgribende beslutninger kan kræve 9/10-flertal eller samtykke fra de ejere, hvis retsstilling bliver forringet. Et stort fremmøde eller et overbevisende flertal i lokalet er derfor ikke nødvendigvis nok. Det afgørende er, om det juridisk korrekte flertalskrav er opfyldt. Er forslaget principielt, økonomisk omfattende eller indgribende for enkelte ejere, bør flertalskravet afklares, før indkaldelsen sendes.

Læs mere om ØENS Advokatfirmas juridiske rådgivning om generalforsamlinger og vedtægter.

Når forslaget kræver en ny generalforsamling

Efter normalvedtægten gælder en særlig mulighed for visse beslutninger, der kræver 2/3-flertal. Hvis et forslag ikke opnår tilslutning fra to tredjedele af alle ejere efter både antal og fordelingstal, men opnår det krævede flertal blandt de repræsenterede ejere, skal der afholdes en ekstraordinær generalforsamling inden otte uger. På den nye generalforsamling kan forslaget vedtages med to tredjedele af de afgivne stemmer efter både antal og fordelingstal, uanset hvor mange ejere der deltager. Reglen gælder ikke nødvendigvis alle beslutninger, der kræver et kvalificeret flertal, og særvedtægten kan have betydning.

Bestyrelsen bør derfor ikke automatisk indkalde til en ny generalforsamling uden først at sikre, at betingelserne er opfyldt.

Hvem kan deltage?

Efter normalvedtægten har blandt andre følgende adgang til generalforsamlingen:

• ejerne
• myndige medlemmer af en ejers husstand
• personer med fuldmagt fra en ejer
• en ejers bisidder eller rådgiver
• ejerforeningens administrator
• ejerforeningens revisor
• personer, som bestyrelsen har indkaldt

En særvedtægt kan indeholde andre eller supplerende regler. Det kan være relevant at inddrage tekniske rådgivere, entreprenører eller andre fagpersoner under behandlingen af bestemte punkter, så ejerne kan stille spørgsmål direkte til dem.

Kan man stemme med fuldmagt?

Ja, normalvedtægten giver mulighed for, at en ejers stemmeret udøves af ejerens ægtefælle eller samlever eller af en myndig person, som har fået skriftlig fuldmagt. Efter normalvedtægten kan en ejer kun afgive én stemme pr. afstemning på grundlag af en fuldmagt fra en anden ejer. En ejer kan altså ikke efter normalvedtægten møde med et ubegrænset antal fuldmagter.

Ejes en ejerlejlighed af flere personer, udøver de stemmeretten i fællesskab. De fremmødte medejere kan efter normalvedtægten stemme på alle medejeres vegne, medmindre en fraværende medejer på forhånd har meddelt bestyrelsen noget andet. Foreningen bør kontrollere, om særvedtægten ændrer reglerne, og hvilke formkrav der gælder til fuldmagten.

Hvordan foregår afstemningen?

Ukomplicerede forslag afgøres ofte ved håndsoprækning. Ved personvalg, komplicerede flertalskrav eller uenighed om stemmeoptællingen kan en skriftlig afstemning være mere hensigtsmæssig. Dirigenten skal inden afstemningen gøre det klart:

• hvad der stemmes om
• hvilket flertal der kræves
• om stemmerne beregnes efter fordelingstal
• om der også skal tælles efter antal
• hvordan blanke stemmer og ugyldige stemmer behandles
• hvordan ændringsforslag indgår

Resultatet bør både oplyses tydeligt på mødet og fremgå af referatet. Ved beslutninger med kvalificerede flertalskrav bør stemmeoptællingen dokumenteres, så det efterfølgende kan efterprøves, hvordan resultatet blev beregnet.

Dirigenten holder styr på processen

Generalforsamlingen vælger selv sin dirigent. Dirigenten behøver efter normalvedtægten ikke at være ejer i foreningen. Dirigenten skal blandt andet:

• vurdere, om generalforsamlingen er lovligt indkaldt
• kontrollere deltagere og fuldmagter
• lede debatten
• afgøre, om forslag kan behandles
• tage stilling til ændringsforslag
• fastlægge afstemningsformen
• oplyse det nødvendige flertal
• konstatere afstemningsresultatet
• sikre, at beslutningerne bliver formuleret præcist

På en almindelig generalforsamling kan en erfaren administrator ofte varetage dirigentrollen. Skal der behandles en kompleks vedtægtsændring, en konfliktfyldt sag eller en beslutning, som griber væsentligt ind i enkelte ejeres rettigheder, kan det være en fordel at vælge en juridisk dirigent. ØENS Ejendomsadministration kan hjælpe med den almindelige afvikling, mens ØENS Advokatfirma kan inddrages, når generalforsamlingen kræver særlig juridisk bistand.

Ændringsforslag på generalforsamlingen

Efter normalvedtægten kan der stilles ændringsforslag under generalforsamlingen. Et ændringsforslag skal dog fortsat holde sig inden for det emne, som er varslet på dagsordenen. Hvis dagsordenen indeholder et forslag om at indhente tilbud på et gårdprojekt, kan det måske ændres, så bestyrelsen får et lavere økonomisk mandat. Det kan derimod være problematisk pludselig at beslutte salg af en del af gården, hvis ejerne alene er blevet indkaldt til at drøfte beplantning og opholdsarealer. Det er dirigenten, der vurderer, om et ændringsforslag holder sig inden for det varslede emne.

Jo mere væsentligt og økonomisk indgribende forslaget er, desto mindre plads er der til at ændre det fundamentalt under mødet.

Kan der træffes beslutninger under eventuelt?

Under “eventuelt” kan ejerne stille spørgsmål, komme med idéer og opfordre bestyrelsen til at undersøge et emne. Der kan som udgangspunkt ikke træffes bindende beslutning om nye spørgsmål under eventuelt. Efter normalvedtægten kræver det, at alle ejere er til stede og samtykker, hvis der skal træffes bindende beslutning om et emne, der ikke fremgår af dagsordenen.

I praksis bør et nyt og væsentligt emne derfor forberedes som et konkret forslag til en senere generalforsamling. Det giver alle ejere mulighed for at læse materialet og beslutte, om de vil deltage eller afgive fuldmagt.

Vedligeholdelsesplanen er en central del af generalforsamlingen

Efter normalvedtægten skal ejerforeningens vedligeholdelsesplan forelægges til godkendelse på den ordinære generalforsamling. Vedligeholdelsesplanen skaber overblik over ejendommens forventede arbejder og udgifter i de kommende år. Den kan blandt andet omfatte:

• tag
• facade
• vinduer
• faldstammer
• kloak
• varmeanlæg
• fælles installationer
• gård og belægninger
• altaner
• kælder og fundament

Planen gør det lettere at prioritere arbejderne og lægge et realistisk budget. Den betyder ikke, at alle projekter automatisk bliver vedtaget. Men den giver ejerne et bedre grundlag for at forstå, hvilke udgifter der kan være på vej, og hvad konsekvensen kan være, hvis arbejdet udskydes.

Læs mere om vedligeholdelsesplaner til boligforeninger.

Når generalforsamlingen skal godkende en byggesag

Et byggeprojekt kan være en af de største økonomiske beslutninger, ejerforeningen kommer til at træffe. Det kan eksempelvis være:

• nyt tag
• facaderenovering
• udskiftning af vinduer
• faldstammer
• elevator
• altaner
• energiforbedringer
• renovering af gården

Et godt beslutningsgrundlag bør beskrive:

• hvorfor projektet er nødvendigt eller ønskeligt
• hvad projektet omfatter
• den forventede pris
• hvordan det skal finansieres
• hvordan udgifterne skal fordeles
• betydningen for fællesudgifterne
• projektets tidsplan
• kendte risici og usikkerheder
• bestyrelsens mandat
• mulighederne for ekstraarbejder og prisstigninger

Ved altan- og elevatorprojekter kan der samtidig opstå særlige spørgsmål om flertalskrav og fordeling af udgifter. Hos ØENS Ejendomsadministration kan vores byggesagsafdeling hjælpe med den økonomiske og administrative styring af projektet. Læs mere om byggesagsadministration.

Har foreningen behov for juridisk gennemgang af rådgiveraftaler, entreprisekontrakter eller krav under projektet, kan specialisterne i ØENS Advokatfirma hjælpe inden for entrepriseret.

Vedtægtsændringer skal både vedtages og håndteres korrekt bagefter

En vedtægtsændring kan eksempelvis handle om:

• korttidsudlejning
• vedligeholdelsespligt
• brug af fællesarealer
• bestyrelsens sammensætning
• stemmeregler
• udgiftsfordeling
• brugsrettigheder
• ombygninger

Efter normalvedtægten kræver vedtægtsændringer som udgangspunkt 2/3-flertal efter både antal ejere og fordelingstal. Visse ændringer kan dog kræve et endnu højere flertal eller samtykke fra de ejere, hvis retsstilling bliver forringet. Det er ikke nok, at et forslag kaldes en “vedtægtsændring”, og at to tredjedele af de fremmødte stemmer for. Både formuleringen, flertalsberegningen og eventuelle særlige ejerrettigheder skal vurderes. Efter vedtagelsen skal det også afklares, hvordan ændringen skal tinglyses. En vedtægtsændring bør derfor være færdigformuleret før generalforsamlingen. Det er risikabelt at forsøge at skrive komplekse juridiske bestemmelser om under debatten.

Læs mere om juridisk hjælp til vedtægter og generalforsamlinger.

Kan generalforsamlingen beslutte hvad som helst?

Nej. Selv et stort flertal kan ikke nødvendigvis træffe enhver beslutning. Efter normalvedtægten må generalforsamlingen ikke træffe en beslutning, som åbenbart er egnet til at give bestemte ejere eller andre en utilbørlig fordel på de øvrige ejeres eller ejerforeningens bekostning. Der må heller ikke træffes beslutninger, som påfører enkelte ejere en utilbørlig ulempe. Derudover kan en beslutning kræve samtykke fra de ejere, hvis særlige rettigheder eller retsstilling bliver forringet. Det kan eksempelvis være relevant, hvis foreningen ønsker at:

• ændre en eksklusiv brugsret
• fordele udgifter på en ny måde
• begrænse en særlig rettighed
• overdrage et fællesareal til enkelte ejere
• pålægge nogle ejere særlige nye forpligtelser

Et flertal er derfor ikke kun et spørgsmål om at tælle stemmer. Det er også nødvendigt at undersøge, om beslutningen ligger inden for generalforsamlingens kompetence.

Digital og hybrid generalforsamling

En ejerforening kan have et ønske om at afholde generalforsamlingen helt eller delvist digitalt. Muligheden bør vurderes ud fra ejerforeningens vedtægter, den valgte mødeform og de rettigheder, ejerne skal kunne udøve. En digital eller hybrid løsning skal blandt andet sikre, at ejerne kan:

• identificeres korrekt
• følge debatten
• stille spørgsmål
• fremsætte ændringsforslag
• afgive deres stemme sikkert
• deltage i hemmelige afstemninger
• få fuldmagter og stemmevægt registreret korrekt

Det forhold, at indkaldelser og dokumenter kan sendes digitalt, betyder ikke nødvendigvis i sig selv, at generalforsamlingen uden videre kan afholdes digitalt. Foreningen bør derfor afklare grundlaget og den praktiske løsning, før indkaldelsen sendes.

ØENS Ejendomsadministration kan hjælpe med den praktiske planlægning og med at samle materialet digitalt via ProBo.

Referatet dokumenterer beslutningerne

Efter generalforsamlingen skal der udarbejdes et referat. Efter normalvedtægten skal referatet gengive de trufne beslutninger og de væsentlige drøftelser. Det skal underskrives af dirigenten og bestyrelsens formand og gøres tilgængeligt for ejerne senest fire uger efter generalforsamlingen. Har ejerforeningen en særvedtægt, skal den også kontrolleres.

Referatet bør tydeligt vise:

• hvilke forslag der blev behandlet
• hvilke ændringsforslag der blev stillet
• det endelige indhold af beslutningerne
• hvordan afstemningerne faldt ud
• om resultatet blev beregnet efter både antal og fordelingstal
• hvem der blev valgt
• hvilket mandat bestyrelsen fik
• eventuelle væsentlige indsigelser

Hvis et forslag bliver ændret under generalforsamlingen, er det den endelige vedtagne ordlyd, der skal fremgå. Referatet er ikke kun en orientering til ejerne. Det er også bestyrelsens dokumentation for, hvad den efterfølgende skal gennemføre.

Hvad sker der efter generalforsamlingen?

Når mødet slutter, begynder arbejdet med at omsætte beslutningerne til handling. Bestyrelsen og administratoren skal blandt andet følge op på:

• ændringer af fællesudgifter
• opdatering af budgettet
• bestyrelsens konstituering
• indgåelse eller opsigelse af aftaler
• vedtagne vedtægtsændringer og tinglysning
• vedligeholdelses- og byggeprojekter
• indhentning af tilbud
• finansiering og lån
• information til ejerne
• opdatering af husorden eller andre dokumenter

Det bør fremgå klart, hvem der har ansvaret for hver opgave, og om bestyrelsen har brug for yderligere godkendelse, før den kan gå videre. Et præcist referat og et tydeligt mandat gør opfølgningen væsentligt lettere.

Hvornår er juridisk hjælp relevant?

De fleste ordinære generalforsamlinger kan gennemføres af bestyrelsen og administratoren uden særskilt juridisk bistand. En advokat kan dog være relevant, hvis:

• vedtægterne er uklare eller modstridende
• foreningen skal ændre vedtægterne
• der er tvivl om det nødvendige flertal
• et forslag påvirker enkelte ejeres rettigheder
• fællesarealer skal sælges eller gives til eksklusiv brug
• der skal vedtages et større altan- eller elevatorprojekt
• foreningen ønsker at begrænse korttidsudlejning
• generalforsamlingen skal beslutte bod eller eksklusion
• en tidligere beslutning bliver anfægtet
• der forventes en alvorlig konflikt
• foreningen ønsker en juridisk dirigent

ØENS Advokatfirma kan blandt andet hjælpe med at formulere og kvalitetssikre forslag, vurdere flertalskrav, gennemgå vedtægter og deltage som juridisk rådgiver eller dirigent.

Læs mere om generalforsamlinger og vedtægter i boligforeninger og om vores samlede juridiske rådgivning til ejerforeninger.

Gode råd til ejeren

Læs indkaldelsen og bilagene, før du møder op. Se især på regnskabet, budgettet, fællesudgifterne og vedligeholdelsesplanen. Et forslag kan have betydning for din økonomi, selv om din egen lejlighed ikke bliver direkte berørt. Stil spørgsmål, hvis finansieringen eller konsekvenserne er uklare.

Vil du fremsætte et forslag, så begynd i god tid. Find fristen i vedtægterne, og formulér forslaget, så det kan vedtages og gennemføres i praksis. Kan du ikke deltage, så kontrollér reglerne om fuldmagt. Gå ikke ud fra, at en mail til naboen automatisk er tilstrækkelig. Og husk, at du som ejer er en del af et fællesskab. En beslutning kan både handle om din egen bolig og om det ansvar, ejerne har for ejendommen sammen.

Gode råd til bestyrelsen

Begynd forberedelsen i god tid, og brug vedtægterne som en tjekliste. Sørg for, at regnskab, budget, vedligeholdelsesplan, forslag og bilag hænger sammen. Beskriv større projekter, så ejerne kan forstå både behovet, økonomien og bestyrelsens ønskede mandat. Afklar flertalskravene, før indkaldelsen sendes. Det er lettere at korrigere processen før mødet end at reparere en usikker beslutning bagefter.

Brug administratorens erfaring aktivt. En fast administrator kan hjælpe med at opdage uklare forslag, manglende bilag og praktiske udfordringer, før de udvikler sig. Og inddrag en juridisk specialist i tide, hvis forslaget påvirker vedtægterne, ejerrettighederne eller fordelingen af væsentlige økonomiske forpligtelser.

Læs også om ØENS’ bestyrelsesundervisning til ejerforeninger.

Sådan hjælper ØENS med generalforsamlingen

Hos ØENS Rådgivningshus får ejerforeningen adgang til både praktisk ejendomsadministration og juridisk specialviden. ØENS Ejendomsadministration kan blandt andet hjælpe med:

• regnskab og budget
• indkaldelse og dagsorden
• vedligeholdelsesplan
• koordinering af forslag og bilag
• deltager- og fuldmagtslister
• stemmeberegning
• praktisk mødeafvikling
• dirigent- og referentrolle efter aftale
• referat og opfølgning

ØENS Advokatfirma kan blandt andet hjælpe med:

• fortolkning og ændring af vedtægter
• vurdering af flertalskrav
• juridisk kvalitetssikring af forslag
• spørgsmål om ejerrettigheder og særrettigheder
• salg og brug af fællesarealer
• indsigelser og mulig ugyldighed
• konflikter, bod og eksklusion
• juridisk dirigentbistand

Har jeres ejerforening brug for en fast administrator, der hjælper med både den daglige drift og generalforsamlingen? Få et uforpligtende tilbud på administration af jeres ejerforening

Har I et konkret juridisk spørgsmål om vedtægter, flertalskrav eller gyldigheden af en beslutning? Kontakt en specialist i foreningsret

Få flere gode råd

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Boligforening

Nedim Husic

Administrationschef (EA), partner

Boligforening

Jacob Bonderup

Ejendomsadministrator (EA), partner

Boligforening

Tina Skou Hansen

Ejendomsadministrator (EA)

Afdeling:

FAQ – Gode råd til generalforsamlingen i ejerforeninger

Nedenfor har vi samlet svar på de mest stillede spørgsmål om generalforsamlinger i ejerforeninger. FAQ’en giver et klart overblik over hvordan I forbereder jer, hvad der er vigtigt at få på dagsordenen, hvilke formkrav der gælder, og hvordan I sikrer, at beslutninger træffes korrekt og trygt.