Eksempel på forslag til generalforsamling: Skabelon og konkrete forslag

En god idé er ikke nødvendigvis det samme som et godt forslag til generalforsamlingen.

Måske mangler gården bedre belysning. Måske er cykelparkeringen vokset ud af de nuværende rammer. Måske ønsker flere beboere ladestandere, nye regler for husdyr eller en langsigtet plan for vedligeholdelsen af ejendommen. Idéen kan være både relevant og populær. Men hvis det ikke fremgår præcist, hvad generalforsamlingen skal beslutte, hvad det vil koste, og hvem der skal føre beslutningen ud i livet, kan forslaget være svært at behandle.

• Hvad betyder et ja egentlig?
• Skal projektet gennemføres med det samme?
• Skal bestyrelsen blot undersøge mulighederne?
• Hvor mange penge må der bruges?
• Og skal sagen tilbage på en senere generalforsamling?

Hos ØENS Ejendomsadministration hjælper vi andelsboligforeninger og ejerforeninger med at skabe struktur omkring generalforsamlingen – fra indkaldelse, dagsorden og indkomne forslag til selve mødet, referatet og opfølgningen bagefter. På denne side får du en skabelon, du kan tage udgangspunkt i, og konkrete eksempler på forslag til generalforsamlingen. Eksemplerne skal altid tilpasses foreningens egne vedtægter, økonomi og konkrete forhold.

Har du brug for en mere grundlæggende gennemgang af processen, kan du læse vores guide: Sådan stiller du et godt forslag til generalforsamlingen.

Hvordan skriver man et forslag til generalforsamlingen?

Et forslag til generalforsamlingen bør være så klart, at medlemmerne kan forstå, hvad de bliver bedt om at stemme om. Forslaget bør som minimum indeholde:

• en kort og præcis overskrift
• navn og adresse eller medlemsnummer på forslagsstilleren
• en kort beskrivelse af baggrunden
• den konkrete beslutning, generalforsamlingen skal træffe
• oplysninger om økonomi og finansiering
• en beskrivelse af, hvad der skal ske efter en eventuel vedtagelse
• relevante bilag, tilbud eller illustrationer

Det vigtigste er selve forslaget til beslutning. Det skal være muligt at svare ja eller nej til forslaget uden først at skulle gætte, hvad konsekvensen bliver. Et forslag som “Vi bør gøre noget ved gården” kan være udgangspunktet for en god debat, men det er ikke i sig selv en tydelig beslutning.

Et mere konkret forslag kan eksempelvis være: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente op til tre tilbud på en samlet plan for forbedring af gården. Der må anvendes op til [beløb] kr. på rådgivning og tilbudsindhentning. Et endeligt projekt og forslag til finansiering skal fremlægges på en senere generalforsamling.”

Her ved medlemmerne, at de ikke stemmer om at gennemføre hele projektet. De stemmer om at tage det næste, afgrænsede skridt.

Begynd altid med foreningens vedtægter

Inden du bruger en skabelon, bør du finde foreningens vedtægter frem. Vedtægterne kan blandt andet fortælle:

• hvem der har ret til at stille forslag
• hvor og hvordan forslaget skal indsendes
• hvornår forslaget senest skal være modtaget
• hvilke oplysninger der skal fremgå
• hvilke flertalskrav der gælder
• om bestemte beslutninger kræver flere generalforsamlinger
• om der gælder særlige regler for ændringsforslag

Reglerne er ikke nødvendigvis ens i en andelsboligforening og en ejerforening. De kan også variere mellem to foreninger af samme type. Efter normalvedtægten for ejerforeninger har bestyrelsen og enhver ejer ret til at få et konkret angivet emne behandlet på den ordinære generalforsamling. Efter normalvedtægten skal forslaget være bestyrelsens formand i hænde senest tre uger før generalforsamlingen. Ejerforeningen kan dog have særvedtægter, som skal undersøges konkret.

For andelsboligforeninger afhænger fristen af foreningens egne vedtægter. I ABF’s standardvedtægter anvendes eksempelvis en frist på otte dage, men den frist gælder ikke automatisk for alle andelsboligforeninger. ABF anbefaler derfor også, at medlemmerne tager udgangspunkt i den konkrete forenings vedtægter. Du kan læse mere om de forskellige processer i vores guides om generalforsamling i andelsboligforeningen og generalforsamling i ejerforeningen.

Skabelon til forslag til generalforsamlingen

Nedenstående skabelon kan bruges som udgangspunkt til både små og større forslag. Den skal udfyldes og tilpasses, før den sendes til bestyrelsen eller administratoren.

Forslag til generalforsamlingen i [foreningens navn]

Forslagsstiller:
Navn: [Navn]
Adresse eller medlemsnummer: [Adresse eller nummer]
Dato: [Dato]

Forslagets titel: [Kort og konkret overskrift]

Baggrund: [Beskriv kort, hvad der er baggrunden for forslaget. Hvilket problem, behov eller ønske skal forslaget løse? Hold fokus på sagen og undgå personkritik.]

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen beslutter, at [skriv præcist, hvad der skal vedtages].” Hvis der alene skal gennemføres en undersøgelse, kan teksten eksempelvis begynde sådan: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at undersøge muligheden for [indsæt emne].”

Økonomi og finansiering: [Beskriv den kendte eller forventede udgift, og hvordan den foreslås finansieret.] Hvis den endelige pris endnu ikke kendes, bør forslaget forklare, hvad der må bruges på den indledende undersøgelse, og om projektet skal tilbage på en senere generalforsamling.

Gennemførelse: [Beskriv, hvem der skal arbejde videre med beslutningen, hvilken frist der gælder, og om bestyrelsen må inddrage administrator, rådgivere eller leverandører.]

Bilag: [Angiv eventuelle tilbud, billeder, tegninger, budgetter, beregninger eller andre bilag.]

Eksempel 1: Forslag om forbedring af en legeplads

Et forslag om en legeplads lyder umiddelbart enkelt. Men der kan være stor forskel på at foreslå en mindre opgradering og at give bestyrelsen en åben bemyndigelse til et omfattende projekt. Et uklart forslag kan lyde: “Jeg foreslår, at legepladsen bliver gjort bedre og mere sikker.” Det fortæller ikke, hvad der skal ændres, hvor meget det må koste, eller hvem der skal beslutte den endelige løsning.

Et mere anvendeligt forslag kan se sådan ud:

Forslag om forbedring af foreningens legeplads

Forslagsstillere: Louise Hansen og Anders Jensen, [adresse eller medlemsnummer]

Baggrund: Foreningens nuværende legeplads har gennem flere år været anvendt af ejendommens børn og familier. Flere af redskaberne er slidte, og legepladsen tilbyder kun få muligheder for børn i forskellige aldre. Vi foreslår derfor, at legepladsen opgraderes, så den bliver mere anvendelig, sikker og indbydende for foreningens beboere.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente op til tre sammenlignelige tilbud på en opgradering af foreningens legeplads. Tilbuddene skal som minimum omfatte:

• udskiftning eller renovering af de eksisterende legeredskaber
• etablering af et egnet faldunderlag
• mulighed for legeredskaber til forskellige aldersgrupper
• etablering eller udskiftning af siddepladser
• eventuelle udgifter til rådgivning, levering og montering

Der må anvendes op til [beløb] kr. på den indledende undersøgelse og tilbudsindhentning. Når tilbuddene foreligger, fremlægger bestyrelsen et samlet projekt, en tidsplan og et forslag til finansiering på en kommende generalforsamling.”

Økonomi: Dette forslag indebærer alene, at bestyrelsen må bruge op til [beløb] kr. på rådgivning, opmåling og tilbudsindhentning. Generalforsamlingen tager ikke med dette forslag endelig stilling til selve etableringen eller finansieringen af legepladsen.

Næste skridt: Bestyrelsen indhenter tilbud og undersøger eventuelle krav til sikkerhed, underlag, myndighedstilladelser og løbende vedligeholdelse. Et endeligt forslag forelægges medlemmerne, når der foreligger et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag.

Hvorfor er forslaget anvendeligt?

Forslaget forsøger ikke at beslutte et helt projekt, før økonomi og praktiske forhold er undersøgt. Medlemmerne ved derfor præcist, at de stemmer om en forundersøgelse – ikke om en ukendt udgift til en færdig legeplads. Hvis der allerede foreligger et færdigt tilbud og et finansieringsforslag, kan beslutningsteksten i stedet tilpasses, så generalforsamlingen tager stilling til selve projektet.

Eksempel 2: Forslag om ladestandere

Ladestandere kan kræve afklaring af blandt andet parkeringsforhold, elkapacitet, placering, brugerbetaling, installation, drift og vedligeholdelse. Et forslag om, at “foreningen skal have ladestandere”, kan derfor være for bredt til, at medlemmerne kan træffe en oplyst beslutning. Det kan være mere realistisk først at foreslå en undersøgelse.

Forslag om undersøgelse af fælles ladestandere

Baggrund: Flere beboere har elbil eller forventer at anskaffe en elbil inden for de kommende år. Foreningen har i dag ikke en fælles løsning til opladning. Inden foreningen tager stilling til en konkret etablering, er der behov for at undersøge ejendommens elkapacitet, mulige placeringer, etableringsudgifter og modeller for betaling og drift.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at undersøge mulighederne for etablering af ladestandere på foreningens parkeringsareal. Bestyrelsen kan som led i undersøgelsen:

• få foretaget en indledende vurdering af ejendommens elkapacitet
• indhente op til tre tilbud fra relevante leverandører
• undersøge forskellige modeller for ejerskab, abonnement og brugerbetaling
• undersøge, hvordan udgifter til etablering, strøm, drift og vedligeholdelse kan fordeles
• inddrage administrator og relevante tekniske rådgivere

Der afsættes op til [beløb] kr. til den indledende undersøgelse. En eventuel beslutning om etablering, valg af leverandør og finansiering skal fremlægges på en senere generalforsamling.”

Økonomi: Udgiften til den indledende undersøgelse finansieres af [foreningens driftsbudget, opsparede midler eller anden konkret finansiering]. Forslaget giver ikke bestyrelsen bemyndigelse til at indgå en endelig aftale om etablering af ladestandere.

Næste skridt: Bestyrelsen fremlægger undersøgelsens resultater, tilbud og anbefaling på en kommende generalforsamling. Læs mere om el-ladestandere i boligforeninger.

Eksempel 3: Forslag om bedre cykelparkering

Et forslag om cykelparkering kan ofte behandles mere enkelt end et større byggeprojekt. Det kræver dog stadig, at medlemmerne ved, om der skal indhentes tilbud, gennemføres en oprydning eller bruges penge på nye stativer.

Forslag om reorganisering af cykelparkeringen

Baggrund: Foreningens cykelparkering er i dag overfyldt, og flere af stativerne anvendes af cykler, som tilsyneladende ikke har været i brug gennem længere tid. Det gør det vanskeligt for beboerne at finde plads til cykler, der bruges dagligt. Samtidig står enkelte cykler på adgangsveje og andre steder, hvor de kan være til gene.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at gennemføre en samlet oprydning og reorganisering af foreningens cykelparkering. Bestyrelsen bemyndiges til at:

• gennemføre en varslet mærkningsordning efter de regler, der gælder for foreningen
• undersøge muligheden for at omplacere de nuværende cykelstativer
• indhente tilbud på op til [antal] nye cykelpladser
• anvende op til [beløb] kr. inklusive moms på nye stativer, montering og nødvendig skiltning

Udgiften finansieres af [indsæt finansiering].”

Gennemførelse: Bestyrelsen orienterer beboerne skriftligt, inden oprydningen gennemføres, og sikrer, at processen følger foreningens regler og relevante krav til håndtering af efterladte cykler. Projektet skal så vidt muligt være gennemført inden [dato].

Hvorfor er forslaget anvendeligt?

Forslaget beskriver både problemet, budgettet og bestyrelsens konkrete bemyndigelse. Det er også tydeligt, at bestyrelsen skal varsle beboerne og undersøge reglerne, før cykler eventuelt fjernes.

Eksempel 4: Forslag om ændring af husordenen

Forslag om støj, husdyr, brug af fællesarealer, grill, rygning eller affald ender ofte i husordenen. Det er dog vigtigt at afklare, om den ønskede regel kan fastsættes i husordenen, eller om den reelt ændrer medlemmernes rettigheder og pligter i en grad, der kræver en vedtægtsændring. En husorden kan ikke bruges som en nem genvej til at omgå de flertalskrav, der gælder for mere indgribende beslutninger.

Forslag om ændring af reglerne for brug af gården

Baggrund: Foreningens gård bliver brugt af mange beboere, men husordenen indeholder ikke tydelige regler for brug af musik og større sammenkomster. Der har derfor været forskellige forventninger til, hvor længe gården må anvendes om aftenen, og hvordan beboerne skal orienteres ved større arrangementer.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen beslutter at tilføje følgende bestemmelse til foreningens husorden under punktet ‘Brug af gården’:

‘Gården kan anvendes til almindeligt ophold under hensyn til de øvrige beboere. Musik og større sammenkomster skal ophøre senest kl. [tidspunkt]. Ved arrangementer med mere end [antal] deltagere skal de øvrige beboere orienteres senest [antal] dage før arrangementet via [foreningens platform, opslag eller anden kanal]. Brugeren af gården skal efterlade fællesarealet opryddet senest [tidspunkt].’ Bestyrelsen bemyndiges til at indarbejde den vedtagne tekst i husordenen og udsende den opdaterede husorden til medlemmerne.”

Ikrafttræden: Ændringen træder i kraft den [dato].

Vigtigt ved ændringer af husordenen

Forslaget skal tilpasses foreningens eksisterende vedtægter og husorden. Hvis en ændring begrænser væsentlige rettigheder, ændrer vedligeholdelsespligten eller pålægger medlemmerne nye økonomiske forpligtelser, kan det være nødvendigt at behandle spørgsmålet som en vedtægtsændring. Bestyrelsen bør derfor få administrator eller en juridisk rådgiver til at vurdere formen, inden forslaget sendes ud.

Eksempel 5: Forslag om en vedligeholdelsesplan

Mange bestyrelser kender ejendommens mest synlige problemer, men mangler et samlet overblik over, hvad der skal vedligeholdes de kommende år. Et forslag om en vedligeholdelsesplan kan give foreningen et bedre grundlag for at prioritere projekter, budgettere og planlægge opsparing.

Forslag om udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan

Baggrund: Foreningen har ikke en samlet og opdateret plan for ejendommens kommende vedligeholdelsesbehov. Der er løbende blevet udført reparationer, men bestyrelsen og medlemmerne mangler et samlet overblik over ejendommens tilstand, prioriteringen af opgaver og de forventede udgifter i de kommende år.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente op til tre tilbud på udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan for ejendommen. Vedligeholdelsesplanen skal som minimum indeholde:

• en byggeteknisk gennemgang af ejendommens væsentlige bygningsdele
• en beskrivelse af konstaterede vedligeholdelsesbehov
• en prioritering af opgaverne
• en forventet tidsplan
• vejledende økonomiske overslag
• anbefalinger til planlægning af foreningens fremtidige vedligeholdelse

Bestyrelsen bemyndiges til at vælge et tilbud inden for en samlet ramme på [beløb] kr. inklusive moms.”

Finansiering: Udgiften finansieres af [foreningens driftsbudget, henlagte midler eller anden konkret finansiering].

Næste skridt: Når vedligeholdelsesplanen foreligger, præsenterer bestyrelsen hovedpunkterne for medlemmerne og indarbejder relevante anbefalinger i kommende budgetter. Større projekter, som kræver særskilt generalforsamlingsbeslutning, forelægges på en senere generalforsamling. Læs mere om vedligeholdelsesplaner til andelsboligforeninger og ejerforeninger.

Eksempel 6: Forslag om undersøgelse af en tagrenovering

Et nyt tag kan få stor betydning for både økonomi, finansiering og medlemmernes fremtidige boligudgifter. Det vil sjældent være forsvarligt at vedtage et stort projekt alene på baggrund af en overordnet idé. Generalforsamlingen bør have et tilstrækkeligt grundlag for at forstå projektets omfang, tekniske løsning, pris, risici og finansiering. Det første forslag kan derfor handle om at få udarbejdet et egentligt beslutningsgrundlag.

Forslag om forundersøgelse af tagets tilstand

Baggrund: Ejendommens tag er fra [årstal, hvis kendt], og der har i de senere år været [beskriv eventuelle skader, utætheder eller reparationer]. Bestyrelsen ønsker derfor at få afklaret tagets resterende levetid og behovet for renovering eller udskiftning.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente byggeteknisk rådgivning om ejendommens tag. Rådgivningen skal som minimum omfatte:

• en gennemgang af tagets nuværende tilstand
• en vurdering af nødvendige og anbefalede arbejder
• forslag til relevante løsningsmodeller
• et foreløbigt budgetoverslag
• en vurdering af projektets tidsmæssige prioritet
• en beskrivelse af det videre rådgivnings- og udbudsforløb

Der afsættes op til [beløb] kr. inklusive moms til forundersøgelsen. Et eventuelt forslag om projektering, finansiering eller gennemførelse af en tagrenovering skal fremlægges på en senere generalforsamling.”

Finansiering: Forundersøgelsen finansieres af [indsæt finansiering].

Næste skridt: Bestyrelsen gennemgår resultatet med administrator og relevante rådgivere. Medlemmerne orienteres om konklusionerne, og et eventuelt projektforslag fremlægges, når der foreligger et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag. Læs mere om tagrenovering og byggesagsadministration.

Eksempel 7: Forslag om en vedtægtsændring

Forslag til vedtægtsændringer kræver særlig præcision. Det er ikke tilstrækkeligt at skrive: “Jeg foreslår, at reglerne om fremleje bliver mere fleksible.” Medlemmerne skal kunne se den præcise formulering, de skal stemme om. Det bør fremgå, hvilken bestemmelse der ændres, hvad der står i dag, og hvordan den nye bestemmelse skal lyde.

Skabelon til forslag om vedtægtsændring

Baggrund: Foreningens nuværende § [nummer] om [emne] er efter forslagsstillerens opfattelse uklar eller ikke længere dækkende for foreningens behov.

Nuværende ordlyd: “[Indsæt hele den nuværende bestemmelse.]”

Foreslået ny ordlyd: “[Indsæt hele den foreslåede bestemmelse.]”

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen vedtager, at vedtægternes § [nummer], stk. [nummer], ændres fra den nuværende ordlyd til den ovenfor angivne nye ordlyd.

Bestyrelsen bemyndiges til at foretage de nødvendige redaktionelle tilpasninger, som ikke ændrer bestemmelsens indhold, og til at gennemføre den videre proces efter vedtægternes regler.”

Ikrafttræden: Ændringen træder i kraft [dato eller efter gennemførelse af den procedure, der følger af vedtægterne].

Få ændringen undersøgt før afstemningen

En vedtægtsændring kan få konsekvenser, som ikke er tydelige ved første gennemlæsning. Det gælder eksempelvis ændringer om:

• vedligeholdelsespligt
• fremleje og korttidsudlejning
• husdyr
• stemmeret og fuldmagter
• fordeling af fællesudgifter
• eksklusiv brugsret til fællesarealer
• ombygninger
• ansvar for håndværkere
• digital kommunikation
• bestyrelsens kompetence
• misligholdelse og eksklusion

Det bør derfor afklares, om forslaget strider mod lovgivningen, andre bestemmelser i vedtægterne eller medlemmernes eksisterende rettigheder. Det skal også afklares, hvilket flertal ændringen kræver, og om den skal behandles på mere end én generalforsamling. Læs mere om vedtægtsændringer i boligforeninger.

Ved mere komplekse vedtægtsændringer kan foreningen få juridisk rådgivning gennem ØENS Advokatfirmas rådgivning om foreningsret. Den juridiske rådgivning er en særskilt ydelse.

Eksempel 8: Forslag om at nedsætte et udvalg

Nogle idéer kræver tid og involvering fra beboerne, men behøver ikke nødvendigvis at blive placeret direkte hos bestyrelsen. Her kan et udvalg eller en arbejdsgruppe være en god løsning. Det er dog vigtigt, at forslaget beskriver udvalgets opgave, økonomi og mandat.

Forslag om nedsættelse af et gårdudvalg

Baggrund: Flere medlemmer har udtrykt ønske om at udvikle foreningens gård med mere beplantning, bedre opholdsarealer og en mere hensigtsmæssig indretning. Opgaven kræver dialog med beboerne og undersøgelse af forskellige muligheder. For at undgå at lægge hele arbejdet hos bestyrelsen foreslås det at nedsætte et gårdudvalg.

Forslag til beslutning: “Generalforsamlingen beslutter at nedsætte et gårdudvalg bestående af op til [antal] medlemmer. Udvalgets opgave er at:

• indsamle ønsker og forslag fra beboerne
• undersøge mulige løsninger til beplantning og opholdsarealer
• indhente vejledende oplysninger om økonomi
• koordinere med bestyrelsen om praktiske og økonomiske forhold
• udarbejde et samlet oplæg til bestyrelsen

Udvalget har ikke bemyndigelse til at indgå aftaler på foreningens vegne eller afholde udgifter ud over et samlet beløb på [beløb] kr., som på forhånd skal godkendes af bestyrelsen. Et eventuelt forslag om gennemførelse og finansiering skal fremlægges på en senere generalforsamling.”

Valg til udvalget: Interesserede medlemmer kan melde sig på generalforsamlingen. Hvis flere end [antal] medlemmer ønsker at deltage, foretages valg efter dirigentens anvisning.

Hvorfor skal udvalgets mandat afgrænses?

Et udvalg kan være en stor hjælp for bestyrelsen, men det skal være tydeligt, om udvalget alene undersøger og rådgiver, eller om det også må bruge penge og indgå aftaler. Uden en klar afgrænsning kan der senere opstå tvivl om ansvar, økonomi og forventninger.

Beslutningsforslag eller ønske om debat?

Inden du sender dit forslag, bør du overveje, om du ønsker en bindende beslutning eller blot en drøftelse. Et beslutningsforslag skal gøre det klart, hvad et ja indebærer. Et debatpunkt kan bruges, hvis du først vil høre medlemmernes holdning og undersøge, om der er interesse for at arbejde videre med en idé. De to former bør ikke blandes sammen. Hvis du ønsker debat, kan du eksempelvis skrive:

• “Jeg ønsker, at generalforsamlingen drøfter muligheden for at etablere en fælles tagterrasse. Formålet er at høre medlemmernes synspunkter, inden der eventuelt udarbejdes et egentligt forslag.”

Hvis du ønsker en beslutning, kan du skrive:

• “Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at indhente en indledende vurdering af mulighederne for at etablere en fælles tagterrasse. Der må anvendes op til [beløb] kr. på undersøgelsen.”

Den første formulering åbner en debat. Den anden giver bestyrelsen en konkret opgave og en økonomisk ramme.

Forslaget skal passe til det beslutningsgrundlag, der findes

Jo større beslutningen er, desto mere grundigt bør forslaget være belyst. Der er forskel på at beslutte:

• at indhente et tilbud
• at indhente rådgivning
• at udarbejde et projekt
• at godkende et projekt
• at optage finansiering
• at ændre vedtægterne
• at pålægge medlemmerne nye udgifter eller forpligtelser

Hvis der mangler priser, tekniske undersøgelser eller finansiering, kan det være for tidligt at foreslå, at hele projektet gennemføres. I stedet kan processen deles op. Første generalforsamling kan beslutte, at mulighederne skal undersøges. Herefter kan bestyrelsen og eventuelle rådgivere udarbejde et beslutningsgrundlag. En senere generalforsamling kan derefter tage stilling til projekt, økonomi og finansiering. Det kan føles som en langsommere proces, men det mindsker risikoen for, at medlemmerne skal stemme om et projekt, de ikke kan gennemskue.

Gør økonomien så tydelig som muligt

Et forslag bliver ikke stærkere af at ignorere økonomien. Hvis forslaget koster penge, bør det så vidt muligt beskrive:

• det forventede beløb
• om beløbet er inklusive moms og rådgivning
• om der er indhentet tilbud
• hvordan udgiften skal finansieres
• om udgiften påvirker boligafgiften eller fællesudgifterne
• om der skal optages lån
• om enkelte medlemmer eller alle medlemmer skal betale
• om bestyrelsen må acceptere mindre prisændringer
• hvad der sker, hvis tilbuddene overstiger den godkendte ramme

Kender du ikke den endelige pris, bør du ikke indsætte et tilfældigt beløb. Dette fremgår ikke af materialet. I bør selv udfylde eller afklare dette punkt. Forslaget kan i stedet handle om at få økonomien undersøgt inden for en mindre, afgrænset ramme.

Vær præcis om bestyrelsens bemyndigelse

Mange forslag indeholder formuleringen: “Bestyrelsen pålægges at gennemføre projektet.”

Men hvad betyder det konkret? Må bestyrelsen selv vælge leverandør? Hvor dyrt må projektet blive? Må løsningen ændres? Skal projektet gennemføres uanset, hvad tilbuddene viser? Og hvad sker der, hvis myndigheder eller rådgivere fraråder den valgte løsning? Et forslag bør derfor beskrive bemyndigelsen mere præcist.

Det kan eksempelvis fremgå:

• hvor mange tilbud bestyrelsen skal indhente
• om bestyrelsen frit kan vælge mellem tilbuddene
• hvilken økonomisk ramme der gælder
• om mindre ændringer kan accepteres
• om administrator eller rådgivere må inddrages
• hvilken frist der gælder
• om sagen skal tilbage til generalforsamlingen
• hvilke betingelser der skal være opfyldt

En præcis bemyndigelse beskytter både bestyrelsen og medlemmerne. Bestyrelsen ved, hvad den må gøre, og medlemmerne ved, hvad de har stemt ja til.

Kan der træffes beslutning under eventuelt?

Som udgangspunkt bør et forslag ikke gemmes til punktet “eventuelt”, hvis du ønsker en bindende beslutning. De øvrige medlemmer skal have mulighed for at læse forslaget og forberede sig inden mødet. Det gælder især, hvis forslaget påvirker økonomi, vedtægter, fællesarealer eller medlemmernes rettigheder. Efter ABF’s standardvedtægter kan der ikke træffes beslutninger under eventuelt. Efter normalvedtægten for ejerforeninger kan der som udgangspunkt heller ikke træffes bindende beslutning om punkter, der ikke er optaget på dagsordenen. Normalvedtægten indeholder dog en snæver undtagelse, hvis alle ejere er til stede og samtykker. Foreningens eget vedtægtsgrundlag skal altid undersøges.

Vil du have en beslutning, bør forslaget derfor indsendes rettidigt, så det kan komme med som et selvstændigt punkt på dagsordenen.

Kan et forslag ændres på generalforsamlingen?

Der kan i nogle tilfælde stilles ændringsforslag under behandlingen af et allerede varslet hovedforslag. Et ændringsforslag kan eksempelvis:

• sænke eller forhøje en beløbsgrænse
• ændre en tidsfrist
• begrænse bestyrelsens bemyndigelse
• opdele projektet i flere faser
• sende sagen tilbage til bestyrelsen
• gøre vedtagelsen betinget af en bestemt undersøgelse

Et ændringsforslag skal fortsat holde sig inden for det emne, som medlemmerne er blevet indkaldt til at behandle. Et forslag om at undersøge nye cykelstativer kan derfor ikke uden videre ændres til et forslag om at bygge et helt nyt cykelskur med finansiering over fællesudgifterne. Vedtægterne, indkaldelsen og dirigentens vurdering har betydning for, hvor langt et ændringsforslag kan gå.

Hvilket flertal kræver et forslag?

Det afhænger af foreningens vedtægter, foreningstype og forslagets indhold. Nogle forslag kan vedtages med almindeligt flertal. Andre kræver et kvalificeret flertal eller behandling på mere end én generalforsamling. Et skærpet flertalskrav kan eksempelvis være relevant ved:

• vedtægtsændringer
• salg eller væsentlig ændring af fællesarealer
• ændringer i fordelingen af udgifter
• større forbedringsprojekter
• indgreb i enkelte medlemmers rettigheder
• væsentlige ændringer af ejendommen
• optagelse af større finansiering
• opløsning af foreningen

Forslagsstilleren behøver ikke nødvendigvis selv kunne foretage den juridiske vurdering. Men bestyrelsen, administratoren og dirigenten bør afklare flertalskravet, inden afstemningen gennemføres. Ved mere indgribende forslag kan der være behov for særskilt juridisk rådgivning.

Hvad skal bestyrelsen gøre, når den modtager et forslag?

Når bestyrelsen eller administratoren modtager et forslag, bør det først registreres med dato og forslagsstiller. Derefter bør det blandt andet undersøges:

• om forslaget er modtaget inden fristen
• om forslagsstilleren har ret til at stille det
• om forslaget hører under generalforsamlingens kompetence
• om beslutningsteksten er forståelig
• om der mangler væsentlige bilag
• om forslaget har økonomiske konsekvenser
• om det kræver et særligt flertal
• om det kan være i strid med lovgivningen eller vedtægterne
• om bestyrelsen bør udarbejde en indstilling
• om en rådgiver skal inddrages

Bestyrelsen bør være varsom med at ændre et medlems forslag uden samtykke. Hvis forslaget er uklart, kan bestyrelsen eller administratoren kontakte forslagsstilleren og bede om en præcisering. Det kan være en hjælp for alle parter, hvis det sker i god tid inden udsendelsen. Bestyrelsen kan også udarbejde en indstilling, hvor den anbefaler forslaget, fraråder det eller foreslår en alternativ løsning. Det bør dog fremgå tydeligt, hvad der er medlemmets oprindelige forslag, og hvad der er bestyrelsens kommentar eller alternative forslag.

Kan bestyrelsen afvise et forslag?

Et forslag kan eksempelvis give formelle problemer, hvis det:

• er modtaget efter fristen
• er indsendt af en person, som ikke har forslagsret
• ikke vedrører et forhold, generalforsamlingen kan beslutte
• er så uklart, at det ikke kan sættes til afstemning
• strider mod lovgivningen
• ikke opfylder vedtægternes formkrav

Bestyrelsen bør dog være forsigtig med helt at afvise et rettidigt forslag alene, fordi den er uenig i indholdet eller mener, at forslaget sandsynligvis vil blive forkastet. Er der tvivl om forslagsretten, dagsordenen eller forslagets lovlighed, bør spørgsmålet afklares med administrator, dirigent eller juridisk rådgiver.

Typiske fejl i forslag til generalforsamlingen

Mange forslag falder ikke, fordi idéen er dårlig. De falder, fordi medlemmerne ikke ved, hvad de bliver bedt om at beslutte. Typiske fejl er:

Forslaget bliver indsendt for sent: Selv et godt forslag kan blive afvist, hvis fristen i vedtægterne ikke er overholdt.

Beslutningen er uklar: Formuleringer som “bestyrelsen bør gøre noget” eller “foreningen skal være grønnere” fortæller ikke, hvad der skal ske.

Forslaget blander flere beslutninger sammen: Et forslag om både altaner, nye vinduer, tagterrasse og ændring af fællesudgifter kan være umuligt at stemme klart om. Del hellere emnerne op.

Økonomien mangler: Medlemmerne bør ikke skulle stemme om et projekt uden at vide, om det koster 10.000 kr. eller 1.000.000 kr. Kendes prisen ikke, kan forslaget handle om en forundersøgelse.

Bestyrelsen får en ubegrænset opgave: Et forslag bør ikke pålægge en frivillig bestyrelse et omfattende arbejde uden økonomi, rådgivning, tidsplan eller afgrænsning.

Forslaget indeholder personkritik: Beskriv problemet og den ønskede løsning. Undgå beskyldninger mod navngivne bestyrelsesmedlemmer eller naboer.

Husordenen bruges til noget, der kræver en vedtægtsændring: En regel bliver ikke nødvendigvis gyldig, blot fordi den vedtages som en del af husordenen.

Forslaget tager ikke højde for næste skridt: En beslutning bør så vidt muligt fortælle, hvem der skal gøre hvad bagefter.

Forslaget forudsætter et bestemt resultat: Et forslag om at indhente tilbud bør ikke samtidig forudsætte, at projektet gennemføres, uanset hvad undersøgelsen viser.

Forslagsstilleren deltager ikke på mødet: Forslaget kan muligvis stadig behandles, men det kan være en fordel, at forslagsstilleren er til stede og kan svare på spørgsmål.

Hvad sker der, når forslaget er vedtaget?

Når generalforsamlingen har vedtaget et forslag, bør beslutningen gengives præcist i referatet. Referatet bør ikke blot skrive: “Forslaget blev vedtaget.” Det bør også fremgå:

• hvilken version af forslaget der blev stemt om
• om der blev vedtaget ændringer
• hvilket flertal forslaget fik
• hvilken økonomisk ramme der gælder
• hvem der er ansvarlig for opfølgningen
• om der gælder særlige betingelser
• om sagen skal tilbage på en senere generalforsamling
• hvilken frist der gælder

Referatet bliver efterfølgende et vigtigt arbejdsredskab for bestyrelsen og administratoren. Hvis beslutningen er uklar i referatet, kan det senere blive vanskeligt at afgøre, hvad bestyrelsen egentlig fik bemyndigelse til.

Administratorens rolle ved forslag til generalforsamlingen

Administrator er ofte den praktiske tovholder i forberedelsen af generalforsamlingen. Hos ØENS Ejendomsadministration kan arbejdet – afhængigt af foreningens administrationsaftale – blandt andet omfatte:

• planlægning af generalforsamlingen
• koordinering af frister
• modtagelse og registrering af forslag
• dialog med bestyrelse og forslagsstillere
• udsendelse af forslag og bilag
• udarbejdelse af dagsorden
• koordinering med dirigent og rådgivere
• udarbejdelse af budgetmæssige oplysninger
• deltagelse på generalforsamlingen
• referat og registrering af beslutninger
• opfølgning på de vedtagne forslag

Administrator kan hjælpe med at gøre processen overskuelig, men administrator overtager ikke generalforsamlingens beslutningskompetence eller forslagsstillerens ansvar for indholdet. Hvis et forslag kræver juridisk vurdering af eksempelvis vedtægter, flertalskrav eller medlemmers rettigheder, kan ØENS Advokatfirmas specialister inddrages som en særskilt ydelse.

Sådan hjælper ØENS Ejendomsadministration med generalforsamlingen

En god generalforsamling begynder længe før deltagerne sætter sig til rette. Frister skal være kendte. Forslag skal indsamles. Regnskab og budget skal være forståelige. Dagsordenen skal hænge sammen. Og bestyrelsen skal vide, hvad der kræver en beslutning, og hvad der alene er til orientering.

Hos ØENS Ejendomsadministration hjælper vi både andelsboligforeninger og ejerforeninger med at skabe en klar og struktureret proces omkring generalforsamlingen. Vi arbejder tæt sammen med bestyrelsen og tager udgangspunkt i foreningens vedtægter, økonomi og konkrete behov.

Når et vedtaget forslag fører til et større projekt, kan vores afdeling for byggesagsadministration hjælpe med at skabe overblik over rådgivere, økonomi, tilbud, aftaler og fremdrift.inger.

Har du brug for hjælp?

Boligforening

Bjørn Weber

Direktør, partner

Boligforening

Nedim Husic

Administrationschef (EA), partner

Boligforening

Jacob Bonderup

Ejendomsadministrator (EA), partner

Afdeling:

FAQ – Eksempel på forslag til generalforsamling

Nedenfor har vi samlet svar på de mest stillede spørgsmål om forslag til generalforsamling. FAQ’en giver dig et klart overblik over hvorfor forslag er vigtige, hvordan de udformes, hvad der skal til for at få dem behandlet, og hvordan du sikrer, at forslaget har den rette effekt i din forening.