Valget af ejendomsadministrator har betydning for både foreningens drift og bestyrelsens hverdag.
Den rette løsning kan skabe bedre overblik over økonomi og opgaver, tydeligere arbejdsgange og et mere velfungerende samarbejde. Men den bedste administrator er ikke nødvendigvis den samme for alle foreninger.
En mindre forening, hvor bestyrelsen selv ønsker at stå for en del af den daglige kontakt, kan have andre behov end en større forening med mange beboerhenvendelser, omfattende drift eller større vedligeholdelsesprojekter. Derfor bør I vælge administrator ud fra foreningens konkrete behov – ikke alene ud fra en standardpakke eller den laveste pris.
Her får I en praktisk ramme til at vurdere jeres behov, sammenligne tilbud og stille de spørgsmål, der giver et bedre grundlag for bestyrelsens beslutning.
Begynd med foreningens behov
Inden I kontakter administratorer, bør bestyrelsen tage stilling til, hvad foreningen har brug for hjælp til. Det kan være en fordel at skelne mellem de opgaver, der skal løses fast, og de områder, hvor I især ønsker mere støtte eller sparring.
Overvej for eksempel:
- Hvilke økonomiske og administrative opgaver skal administratoren løse?
- Hvem skal håndtere henvendelser fra beboere eller ejere?
- Hvor meget ønsker bestyrelsen selv at stå for?
- Har foreningen brug for hjælp til generalforsamlinger, møder eller opfølgning på beslutninger?
- Er der særlige forhold, som kræver ekstra koordinering, for eksempel restancer, vedligeholdelse eller en byggesag?
- Hvad fungerer godt i den nuværende løsning, og hvad vil I gerne have ændret?
Det gør det lettere at beskrive opgaven præcist og vurdere, om et tilbud faktisk passer til foreningen.
Kontakt os for et uforpligtende tilbudSammenlign indholdet – ikke kun prisen
To tilbud kan se ens ud på overskriftsniveau, men dække over forskellige opgaver og serviceniveauer. Sammenlign derfor, hvad der konkret er inkluderet, hvordan eventuelle tilkøbsopgaver afregnes, og hvilken arbejdsfordeling der forventes mellem administrator og bestyrelse.
Undersøg blandt andet:
- Hvilke faste opgaver er omfattet af administrationsaftalen?
- Hvilke opgaver koster ekstra?
- Hvordan håndteres møder, generalforsamlinger og løbende opfølgning?
- Hvem tager imod og besvarer henvendelser?
- Hvordan får bestyrelsen indsigt i økonomi, sager og opgaver?
- Hvilke svartider og kontaktveje kan I forvente?
- Hvordan håndteres opgaver, der kræver juridisk, byggefaglig eller anden specialiseret rådgivning?
En lavere pris er ikke nødvendigvis den billigste løsning, hvis den betyder, at bestyrelsen selv skal bruge væsentligt mere tid på koordinering og opfølgning. Omvendt er en større administrationspakke heller ikke automatisk det rigtige valg, hvis foreningen ikke har brug for alle ydelserne. Det afgørende er, at pris, indhold og ansvar hænger sammen.
Læs mere om prisen på ejendomsadministration hos ØENS.
Vurder samarbejdet i praksis
Ejendomsadministration handler ikke kun om regnskaber og faste frister. Samarbejdet skal fungere i de situationer, der opstår i foreningens hverdag: når bestyrelsen har brug for et svar, når en beslutning skal følges op, eller når en sag kræver koordinering mellem flere parter. Spørg derfor, hvordan samarbejdet er tilrettelagt. Får foreningen en fast kontaktperson? Hvordan fordeles opgaverne? Hvordan bliver bestyrelsen orienteret om sager, der kræver dens beslutning? Og hvordan sikres det, at aftaler og beslutninger bliver fulgt til dørs?
Det kan også være nyttigt at tale om forventninger til kommunikation fra begyndelsen. En tydelig aftale om kontakt, opfølgning og ansvar mindsker risikoen for misforståelser senere.
Se efter erfaring med jeres type forening
Ejerforeninger, andelsboligforeninger og haveforeninger har forskellige rammer og administrative opgaver. Det kan derfor være relevant at spørge, hvilken erfaring administratoren har med netop jeres type forening og med de forhold, der fylder hos jer.
Bed gerne om konkrete eksempler på, hvordan administratoren arbejder med opgaver, der ligner jeres. Det kan være den løbende økonomi, overdragelser, beboerhenvendelser, vedligeholdelsesplaner eller forberedelse af generalforsamlinger. Formålet er ikke alene at høre, hvilke ydelser der tilbydes, men at forstå, hvordan samarbejdet fungerer i praksis.
Brug de samme spørgsmål, når I indhenter tilbud
Hvis I indhenter tilbud fra flere administratorer, bliver sammenligningen mere brugbar, når I beskriver jeres behov på samme måde og stiller de samme spørgsmål. Så får bestyrelsen et tydeligere grundlag for at vurdere både indhold, pris og samarbejdsform. I kan for eksempel spørge:
- Hvilke af vores opgaver vil være omfattet af aftalen?
- Hvilke opgaver skal bestyrelsen selv varetage?
- Hvem bliver vores primære kontaktperson, og hvordan kontakter vi vedkommende?
- Hvordan følger vi økonomi, sager og aftaler undervejs?
- Hvordan afregnes opgaver, der ligger ud over den faste administration?
- Hvordan hjælper I, hvis foreningens behov ændrer sig?
- Hvordan foregår opstarten, og hvilke oplysninger skal I bruge fra os?
Sammenlign svarene med den behovsliste, bestyrelsen har lavet. Det hjælper jer med at vælge ud fra det, foreningen faktisk har brug for.
Husk at afklare aftale og beslutningsproces
Før bestyrelsen beslutter sig, bør den gennemgå den foreslåede administrationsaftale grundigt. Se især på aftalens omfang, pris, eventuelle tillægsydelser, opsigelsesvilkår og den praktiske arbejdsdeling.
Undersøg også, hvordan beslutningen om valg af administrator skal træffes i netop jeres forening. Det kan afhænge af foreningens vedtægter, tidligere beslutninger og den konkrete situation. Sørg for, at bestyrelsen har det nødvendige grundlag, og inddrag generalforsamlingen, hvis det er relevant.
Hvis I overvejer at skifte fra en eksisterende administrator, bør I desuden gennemgå den nuværende aftale og dens opsigelsesvilkår. Læs mere om skift af ejendomsadministrator hos ØENS.
Det rette valg afhænger af jeres forening
Den rette ejendomsadministrator er den, der kan løse de opgaver, foreningen har brug for hjælp til, og som passer til bestyrelsens ønsker til samarbejde og arbejdsdeling. Når I tager udgangspunkt i behov, tydelige aftaler og den samlede værdi af løsningen, bliver det lettere at træffe en velovervejet beslutning. Hos ØENS Ejendomsadministration tager vi udgangspunkt i den enkelte forenings størrelse, opgaver og ønsker. Vi hjælper blandt andet ejerforeninger, andelsboligforeninger og haveforeninger med økonomi, drift, beboerhenvendelser, generalforsamlinger og løbende sparring med bestyrelsen.
Vil I undersøge, hvilken løsning der passer til jeres forening? Læs mere om ejendomsadministration hos ØENS eller få et uforpligtende tilbud.
Udfyld formularen og fortæl kort om jeres forening. Det tager kun 1-2 minutter, og vi vender typisk tilbage inden for 1-2 hverdage. Det er helt uforpligtende, og I binder jer ikke til noget.
Få et tilbud, der passer til jeres forening
Lad os tage en uforpligtende snak
Ofte stillede spørgsmål om valg af administrator
Hvad skal vi især se efter, når vi vælger administrator?
Se på, om administratorens opgaver og samarbejdsform passer til foreningens behov. Sammenlign blandt andet aftalens indhold, arbejdsfordelingen, kontaktmuligheder, opfølgning og pris.
Skal vi vælge den billigste ejendomsadministrator?
Ikke nødvendigvis. Sammenlign prisen med de opgaver og den støtte, der er inkluderet. En løsning med en lavere grundpris kan indebære flere opgaver for bestyrelsen eller særskilt betaling for ydelser, I har brug for.
Hvilke spørgsmål bør bestyrelsen stille en administrator?
Spørg blandt andet, hvad der er inkluderet i aftalen, hvem der bliver jeres kontaktperson, hvordan opgaver følges op, hvilke ydelser der koster ekstra, og hvordan arbejdsfordelingen mellem administrator og bestyrelse ser ud.
Hvor mange tilbud bør vi indhente?
Der er ikke et bestemt antal, der passer til alle foreninger. Det vigtigste er, at bestyrelsen beskriver sine behov tydeligt og sammenligner tilbud på samme grundlag. Det giver et bedre beslutningsgrundlag end at sammenligne priser alene.
Kan bestyrelsen selv vælge administrator?
Det afhænger af foreningens vedtægter, tidligere beslutninger og den konkrete situation. Bestyrelsen bør undersøge beslutningsgrundlaget, før den indgår en aftale, og inddrage generalforsamlingen, hvis det er relevant.
Hvornår bør vi overveje at skifte administrator?
Det kan være relevant at undersøge andre løsninger, hvis administrationen ikke længere passer til foreningens behov, hvis arbejdsfordelingen er uklar, eller hvis bestyrelsen oplever tilbagevendende problemer med kommunikation, overblik eller opfølgning. Start med at gennemgå den nuværende aftale og jeres ønsker til et fremtidigt samarbejde.
Kan vi få et tilbud, selvom vi ikke har besluttet at skifte?
Ja. I kan indhente et tilbud for at sammenligne indhold, pris og samarbejdsform med jeres nuværende løsning. Et tilbud kan give bestyrelsen et bedre grundlag for at vurdere mulighederne.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER
