Persondatapolitik til rekruttering

Persondatapolitik til rekruttering

Persondatapolitik til rekruttering

I forbindelse med at du sender en jobansøgning til ØENS Rådgivningshus (herefter “Virksomheden”), er det vigtigt at gøre dig bekendt med Virksomhedens politik for behandling af dine personoplysninger. Dette gælder uanset, om du søger uopfordret eller på baggrund af et stillingsopslag.

ØENS rådgivningshus har en legitim interesse i at finde den bedst egnede kandidat til stillingen.

 

ØENS behandling af personoplysninger

De personoplysninger du afgiver i forbindelse med fremsendelse af din jobansøgning, eller på anden vis som led i et rekrutteringsforløb, bliver alene anvendt og opbevaret til brug for gennemførelse af en rekrutteringsproces, samt i forbindelse med en eventuel ansættelse.

 

Virksomheden behandler dine personoplysninger fortroligt og i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning.

Den dataansvarlige er:

ØENS Rådgivningshus

Lergravsvej 59

2300 København S

CVR.: 30 51 61 33

 

Fremgangsmåde ved ansøgning

Når ØENS Rådgivningshus modtager din ansøgning via e-mail, vil denne e-mail blive besvaret med en bekræftelse på modtagelse. Vi vil efterfølgende gennemgå de indkomne ansøgninger, og du vil efterfølgende høre fra os. Hvis vi gerne vil se dig til en samtale, vil vi kontakte dig hhv. via mail eller telefonisk med et mødeforslag. Du vil efterfølgende modtage en bekræftelse på tidspunktet på mail.

Til samtalen og efterfølgende vurderer vi og beslutter, hvorvidt vi ønsker at tilbyde dig en stilling. I bekræftende fald vil du hurtigst muligt efterfølgende høre fra os telefonisk. Hvis vi derimod ikke kan tilbyde dig stillingen fremsendes afslag via e-mail eller gives direkte telefonisk.

 

Kontaktinformationer

Personoplysningerne indsamles og opbevares på vegne af ØENS Rådgivningshus af personaleansvarlige Ida Gudmundsson. Ida kan på mail hr@oadv.dk eller direkte telefon: 3234 0165. Alternativt kan ØENS GDPR-ansvarlige Lisa Lykke kontaktes vedr. ØENS behandling af personoplysninger på lly@oadv.dk eller direkte telefon 3246 4638.

Hvis du ansøger en stilling på baggrund af et stillingsopslag, kan du kontakte den i opslaget anførte kontaktperson for nærmere oplysninger omkring den konkrete stilling og Virksomheden.

 

Videregivelse af personoplysninger til tredjepart

Hvis vi vælger at indkalde dig til en samtale hos os, videregives dine oplysninger, dog alene navn og e-mail, til en konsulentvirksomhed som vi samarbejdet med og som er involveret i vores rekrutteringsforløb.

Videregivelse vil ske til konsulent Mette Ravn Arnold, som ejer ARNOLD & ULV.

Videregivelse af dine personoplysninger til vores rekrutteringsvirksomhed sker i henhold til skriftlige databehandleraftaler med den pågældende part, som overholder de gældende regler. Virksomheden kontrollerer, at den anvendte databehandler har tilstrækkelig it-sikkerhed.

 

Indhentning af referencer

Da Virksomheden har en berettiget interesse i at finde de bedst egnede kandidater til et job i Virksomheden, vil vi til en eventuel samtale spørge til referencer, hvorefter vi efterfølgende vil indhente disse fra tidligere arbejdsgivere, uddannelsesinstitutioner eller andre relevante parter.

Referencerne vil tages med i betragtning, når beslutning om ansættelses træffes.

Der indhentes naturligvis ikke reference fra din nuværende arbejdsgiver uden dit samtykke.

 

Følsomme oplysninger

Virksomheden indhenter ikke følsomme personoplysninger, herunder helbredsoplysninger, uden dit udtrykkelige samtykke. I forhold til dit samtykke bemærker vi, at vi overholder kravene hertil i Persondataforordningen, hvorfor du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage.

I forbindelse med en eventuel samtale opfordres du til at oplyse om eventuelle helbredsmæssige forhold, som har væsentlig betydning for dine muligheder for at udføre det job, du søger. På grund af de regler om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme, som advokatfirmaer er underlagt, er vi forpligtet til at indhente straffeattester på alle medarbejdere, der får adgang til klient og sagsoplysninger – dvs. både jurister, sekretærer og visse administrative medarbejdere. Bliver du indkaldt til en samtale, bedes du derfor medbringe en straffeattest til samtalen. Straffeattesten kan du selv bestille med dit Nem-ID på følgende adresse:

https://www.politi.dk/da/borgerservice/straffeattest/privat_straffeattest/

I forbindelse med ansættelse til visse særligt betroede stillinger – f.eks. som regnskabsmedarbejder – kan det være aktuelt at indhente oplysninger fra tredjepart om dine økonomiske forhold (f.eks. fra et kreditoplysningsbureau). Såfremt dette er relevant for den stilling, du søger, indhenter vi forinden dit samtykke hertil.

Skal du autoriseres som advokatfuldmægtig eller beskikkes som advokat, indhentes der oplysninger om, hvorvidt du har væsentlig, forfalden gæld til det offentlige, jf. retsplejelovens regler.

 

Opbevaring af personoplysninger

Virksomheden opbevarer selv oplysninger om jobansøgere. Virksomheden overholder til enhver tid gældende krav til it-sikkerhed. Oplysningerne opbevares og behandles på en måde der sikrer, at kun den HR-ansvarlige samt de personer, der direkte er involveret i rekrutteringsprocessen, får adgang til dine oplysninger

 

Periode for opbevaring af personoplysninger

Virksomheden opbevarer din ansøgning og andre oplysninger indtil Virksomheden har vurderet ansøgningen, og såfremt der er tale om et konkret stillingsopslag, indtil Virksomheden har gennemført og afsluttet rekrutteringsprocessen, dog maksimalt en periode på 6 måneder. Hvis du ansættes i Virksomheden, vil din ansøgning blive opbevaret i løbet af dit ansættelsesforhold.

Virksomheden opbevarer samtidig din ansættelseskontrakt samt efter endt ansættelsesforhold. Forældelseskravet er 5 år for ansættelsesretlige krav, og derfor kan virksomheden risikere et ansættelsesretligt krav fra en tidligere medarbejder i op til 5 år efter ansættelsesforholdets ophør. Med henblik på at kunne dokumentere historikken i og vilkårene for ansættelsesforholdet, udbetalte feriepenge, samt opfyldelse af bogføringslovens krav om opbevaring af bogføringsmateriale, opbevares den fulde personalesag i 5 år efter ansættelsesforholdets ophør. Virksomheden foretager dog, ved ansættelsesforholdets ophør, en vurdering af nødvendigheden for fortsat at opbevare kopi af personalesagns følsomme oplysninger, herunder helbredsoplysninger og fagforeningsmæssige tilhørsforhold. Resultat af denne vurdering opbevares i personalesagen. Virksomheden har vurderet, at det kan være afgørende at kunne dokumentere forløbet i ansættelsesforholdet, såfremt der måtte opstå en tvist med medarbejderen efter endt ansættelse. I den forbindelse vil det være relevant både for virksomheden og medarbejderen at kunne dokumentere forløbet i ansættelsesforholdet.

Har du fået foretaget en personlighedstest i forbindelse med rekrutteringen, vil resultatet af denne blive gemt indtil 6 måneder efter dens foretagelse, medmindre du giver samtykke til en længere opbevaring. Får du ikke stillingen, men vurderer vi, at der kan blive behov for en person med dine kvalifikationer inden for en overskuelig fremtid, kan vi bede dig om samtykke til at opbevare ansøgningen længere end 6 måneder.

 

Rettigheder

I forbindelse med Virksomhedens behandling af dine personoplysninger, har du følgende rettigheder:

  • Ret til indsigt i hvilke personoplysninger Virksomheden behandler om dig. Virksomheden skal normalt svare indenfor 1 måned,
  • Ret til at få berigtiget fejlagtige oplysninger,
  • Ret til at få slettet oplysninger, som ikke længere er relevante,
  • Ret til at gøre indsigelse mod uberettiget behandling,
  • Ret til at klage til Datatilsynet (Datatilsynet, Borgergade 28, 5., DK-1300 Copenhagen, www.datatilsynet.dk, E-mail: dt@datatilsynet.dk, Telefon: +45 3319 3200).

 

Samtykke

I forbindelse med indsendelse af din ansøgning accepterer du, at Virksomheden har behov for skabe det bedst muligt grundlag til at udvælge de rette medarbejdere. Derfor giver du dit samtykke til nedenstående handlinger, som er en forudsætning for at indgå i en rekrutteringsproces i Virksomheden.

 

Bemærk at du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage.

  • Jeg giver ved ansøgningen mit samtykke til, at Virksomheden videregiver mine personoplysninger til andre virksomheder, som indgår i rekrutteringsprocessen, som oplyst oven for.
  • Jeg giver mit samtykke til, at Virksomheden må indhente almindelige personoplysninger hos tredjepart, f.eks. referencer, for at verificere de oplysninger, jeg har givet i min ansøgning og CV. Dette gælder dog ikke nuværende arbejdsgiver, medmindre udtrykkeligt samtykke gives hertil.
  • I tilfælde af, at jeg bliver ansat i Virksomheden, giver jeg mit samtykke til, at Virksomheden må opbevare de personoplysninger, der er indsamlet om mig i rekrutteringsfasen.
  • Hvis jeg ikke tilbydes ansættelse i Virksomheden, giver jeg mit samtykke til, at Virksomheden må opbevare de oplysninger, der er indsamlet om mig i rekrutteringsfasen i en periode på op til 6 måneder efter, at rekrutteringsprocessen er afsluttet, med henblik på eventuelt at blive tilbudt et andet relevant job i Virksomheden i den periode.
Tilmeld nyhedsbrev