Gode råd til generalforsamlingen i ejerforeninger

Generalforsamlingen er ejerforeningens øverste beslutningsorgan. Det er her de registrerede ejere mødes for at træffe beslutninger om drift, vedligeholdelse, regnskab, budget, valg til bestyrelsen og andre forhold, som har betydning for ejendommens fælles ansvar og økonomi. Beslutningerne kan være både praktisk og økonomisk betydningsfulde.

Deltagelse i generalforsamlingen giver dig mulighed for at få indflydelse på beslutninger, der påvirker din ejendom, økonomi og hverdag som ejer. Beslutninger om vedligeholdelsesplaner, budgetter, fællesregninger og større projekter træffes her. Hvis du ikke deltager, overlader du disse beslutninger til de fremmødte uden direkte indflydelse.

Dagsordenen skal som minimum indeholde de punkter, som kræves efter ejerforeningens vedtægter. Typisk er det godkendelse af regnskab, budgetdiskussion, valg af bestyrelse og eventuelle indkomne forslag fra medlemmerne. En god dagsorden er struktureret, overskuelig og indeholder både baggrund og forslagstekst, så medlemmerne kan forberede sig.

Indkaldelsen skal sendes ud i god tid i henhold til foreningens vedtægter, ofte mindst to uger før mødet. Indkaldelsen skal være skriftlig og indeholde dagsorden, regnskab, budgetforslag og eventuelle bilag til behandling. Overholdelse af frister er vigtig, fordi mangelfuld eller forsinket indkaldelse kan gøre beslutninger ugyldige.

En ordinær generalforsamling afholdes efter en fast rytme, typisk én gang om året i forbindelse med fremlæggelse og godkendelse af regnskabet og budgettet. En ekstraordinær generalforsamling indkaldes, hvis der opstår behov for at behandle forhold, som ikke kan vente til næste ordinære møde, fx uforudsete vedligeholdelsessager, ændringer i vedtægter eller hastesager.

I mange ejerforeninger har ejere ret til at få forslag optaget på dagsordenen, hvis de fremsætter dem inden en bestemt frist for indsendelse før generalforsamlingen. Det er vigtigt at tjekke foreningens vedtægter for præcise frister og formkrav, så forslaget kan blive behandlet og stemt om på mødet.

Afstemninger kan foregå ved håndsoprækning, skriftlig afstemning eller elektronisk, hvis vedtægterne tillader det. Hver ejer har som regel én stemme per ejerlejlighed, med mindre andet er fastsat i vedtægterne. Et simpelt flertal er som regel tilstrækkeligt til de fleste beslutninger, men eksempelvis vedtægtsændringer kræver ofte kvalificeret flertal.

Beslutninger på generalforsamlingen skal overholde både ejerforeningens vedtægter og relevant lovgivning, herunder ejerlejlighedsloven. Det betyder at indkaldelse, dagsorden, bilag og afstemningsprocedurer skal være korrekte og dokumenterede. Hvis formkravene ikke overholdes, kan beslutninger blive ugyldige eller anfægtet efterfølgende.

Referatet er den officielle skriftlige dokumentation for hvad der skete på generalforsamlingen, herunder hvem der deltog, hvilke punkter der blev behandlet, hvad der blev besluttet, og hvordan afstemningerne faldt. Referatet er vigtigt, fordi det er det bindende bevis for beslutningerne og kan være afgørende i tilfælde af tvister eller uklarhed om hvad der blev vedtaget.

Vi kan rådgive om korrekt indkaldelse, dagsordensudarbejdelse, vedtægtskrav, afstemningsprocedurer og referatskrivning. Vi kan også bistå med fortolkning af vedtagne beslutninger, rådgive om juridiske konsekvenser af forslag, og støtte ved konflikter eller tvister om generalforsamlingsbeslutninger. Som advokater og foreningsadministratorer kan vi hjælpe med at sikre at generalforsamlingen gennemføres korrekt, trygt og i overensstemmelse med gældende lovgivning og god praksis.