Af Johan Iversen Møller, advokat og associeret partner, og Simon Sylow, chefjurist og leder af byggesagsafdelingen.
En konkret sag om byggesagsadministratorens ansvar, en økonomisk tvist på knap 400.000 kr. og en bestyrelse, der fik hjælp til at finde en løsning.
Det begynder næsten altid på samme måde. En forening beslutter at sætte gang i et større projekt. Taget skal skiftes, facaden renoveres eller installationerne fornyes. Der holdes generalforsamling, der træffes beslutning, og bestyrelsen får at vide, at administrator og rådgivere har styr på det. Men hvad sker der, når bestyrelsen pludselig bliver i tvivl om, hvorvidt det faktisk er tilfældet? Det kan være, fordi en konkret sag udvikler sig anderledes end forventet. Eller fordi nye oplysninger om en administrator eller rådgiver får bestyrelsen til at stille spørgsmål ved, om tilliden fortsat er på sin plads.
Det betyder ikke nødvendigvis, at der er begået fejl i netop jeres forening. Men det kan være en god anledning til at spørge: Har vi det nødvendige overblik? Er vores aftaler blevet fulgt? Og kan vi fortsat have tillid til, at foreningens interesser bliver varetaget af administrator og rådgiver?
Sagen kort fortalt
En ejer- eller andelsboligforening kan have et erstatningskrav, hvis en professionel byggesagsadministrator ikke udfører de opgaver, administratoren har påtaget sig. I den konkrete sag opgjorde foreningen sine økonomiske merudgifter til knap 400.000 kr., efter den endelige finansiering ikke kom på plads som forudsat. Sagen endte med retsmægling og et betydeligt sekscifret forlig. Her gennemgår vi, hvad bestyrelser bør være opmærksomme på, hvis en byggesag eller et administratorsamarbejde er kørt skævt.
Fejl i byggesagens finansiering: Det endelige lån kom aldrig på plads
I den sag, denne artikel bygger på, så alt rigtigt ud på papiret. Der var et finansieringsoplæg, en byggesagsadministrationsaftale, en midlertidig byggekredit og et realkreditlån, der skulle være den endelige løsning. Foreningen havde en bestyrelsesansvarsforsikring og en professionel administrator, der markedsførte sig som totalrådgiver på byggesager. Alt burde være trygt. Indtil det gik op for bestyrelsen, at et afgørende skridt i finansieringen aldrig var blevet taget.
Efter byggesagens afslutning skulle foreningens midlertidige byggekredit afløses af den endelige realkreditfinansiering, som var forudsat i projektets økonomi. Lånedokumenterne blev sendt til underskrift, men den nødvendige underskriftsproces blev aldrig fuldført. Efter den indgåede byggesagsadministrationsaftale havde administratoren en central rolle i at hjælpe foreningen med både den midlertidige og den endelige finansiering samt hjemtagelsen af lånet. Det var netop i denne overgang, at forløbet gik galt. Den finansiering, som bestyrelsen troede var gennemført, var det altså ikke. Det økonomiske resultat blev derfor helt anderledes end forventet.
Foreningen måtte i stedet håndtere finansieringen senere og på andre vilkår end forudsat. Det medførte både kurs- og rentemæssige merudgifter samt udgifter til mellemfinansiering. Foreningen opgjorde de samlede merudgifter til knap 400.000 kr., hvoraf hovedparten angik kurs- og rentetab. De professionelle aktører mente imidlertid ikke, at de havde gjort noget forkert. På få uger gik bestyrelsen fra at være tryg i projektet til at føle sig fuldstændig alene.
Når man som bestyrelse føler sig magtesløs
Det, der fylder mest i sådanne situationer, er sjældent paragrafferne. Det er følelsen af, at man har gjort det rigtige, men alligevel står alene med konsekvenserne. Bestyrelsen i den konkrete sag var ikke jurister eller finansieringseksperter. De var beboere, der havde sagt ja til et frivilligt ansvar for foreningens fælles økonomi og fysiske rammer. De oplevede, at de havde fulgt de beslutninger, der var truffet på generalforsamlingen, og at de havde handlet loyalt efter de oplysninger, de havde fået fra administrator og banken. Alligevel stod de pludselig over for betydelige økonomiske konsekvenser, usikkerhed om, hvem der bar ansvaret, og et klart indtryk af, at de professionelle aktører forsøgte at placere ansvaret andre steder end hos sig selv. Administratoren henviste til, at bestyrelsen burde have været mere opmærksom.
Administratorens synspunkt var overordnet, at bestyrelsen selv havde modtaget lånedokumenterne og derfor burde have reageret på, at ikke alle nødvendige underskrifter var kommet på plads. Uenigheden handlede dermed i høj grad om, hvor langt bestyrelsens eget ansvar rakte, og hvor meget foreningen med rimelighed kunne forvente, at en professionel byggesagsadministrator fulgte op på, når administrator netop var sat på sagen for at håndtere finansieringsprocessen.
Forsikringsselskabet afviste samtidig ansvar med henvisning til, at administrator ikke kunne gøres ansvarlig for, at foreningen ikke fik gennemført den endelige låneoptagelse, blandt andet fordi underskriftsprocessen foregik i bankens signeringsportal. Spørgsmålet om, hvorvidt administrator alligevel burde have fulgt aktivt op, blev derfor et centralt stridspunkt i sagen. Bestyrelsen sad tilbage med følelsen af at være magtesløs, men samtidig dybt ansvarlig over for beboerne.
Det er netop i det spændingsfelt, mange bestyrelser i ejer- og andelsboligforeninger kan genkende sig selv. Man har en stærk fornemmelse af, at noget er gået galt, men ikke værktøjerne til at gennemskue præcis hvor – eller om nogen faktisk er juridisk ansvarlig. I andre tilfælde er der måske endnu ikke konstateret en fejl. Men bestyrelsen er blevet i tvivl om, hvorvidt den fortsat kan have tillid til sin administrator eller advokat. Her kan det være relevant at få undersøgt foreningens aftaler, økonomiske dispositioner og igangværende sager, før man beslutter, om samarbejdet skal fortsætte.
Hvem havde ansvaret – bestyrelsen eller byggesagsadministratoren?
Da bestyrelsen i denne sag kontaktede ØENS Advokatfirma, var det ikke med en færdig beslutning om, at der skulle anlægges retssag. Det var med et mere grundlæggende behov for klarhed: Var der begået en fejl? Havde administrator et ansvar? Og havde foreningen overhovedet mulighed for at gøre noget ved det? Arbejdet begyndte med, at forløbet blev gennemgået trin for trin. Aftaler, referater, interne mails og beslutningsprocesser blev lagt ud på bordet og sat ind i en juridisk ramme. Særligt vigtige var byggesagsadministrationsaftalen, hvor administratorens rolle som rådgiver og opgaver i forbindelse med den endelige finansiering fremgik, generalforsamlingsreferatet om den valgte finansieringsmodel, lånedokumenterne og mailkorrespondancen om underskrifterne i februar 2022. Dertil kom materialet fra den efterfølgende generalforsamling, som viste, at bestyrelsen og foreningen fortsat havde den opfattelse, at finansieringen var blevet gennemført som planlagt. Gennemgangen rejste flere centrale spørgsmål for bestyrelsen:
- Hvad var administratoren faktisk forpligtet til?
- Hvilket ansvar kunne med rimelighed forventes at ligge hos bestyrelsen?
- Og hvordan spillede forsikringsdækningen ind?
Den juridiske kerne var, at administrator efter aftalen ikke blot var en passiv mellemmand, men en professionel rådgiver med en konkret rolle i at få den endelige finansiering på plads. Efter ØENS’ vurdering burde administrator derfor have fulgt op, da det stod klart, at der var problemer med underskriftsforløbet – særligt da bestyrelsens formand gjorde opmærksom på, at et bestyrelsesmedlem manglede i processen. Ansvaret kunne ikke uden videre placeres hos bestyrelsen alene. To bestyrelsesmedlemmer havde faktisk underskrevet, bestyrelsen havde gjort opmærksom på problemerne, og de øvrige bestyrelsesmedlemmer havde grund til at stole på, at den professionelle administrator fulgte sagen til dørs. Undervejs var det afgørende, at bestyrelsen ikke kun fik svar på de juridiske spørgsmål, men også oplevede, at nogen tog deres situation alvorligt.
At føle sig svigtet af en professionel administrator kan være lige så belastende som det konkrete økonomiske tab. Det handler om tillid – både til den rådgiver, man har valgt, og til at man som bestyrelse har truffet beslutninger på et ordentligt grundlag.
Formanden for bestyrelsen, Susanne Bohm, beskriver det således:
“Vi kom ikke med en færdig plan, vi kom med en mavefornemmelse. Vi havde en klar følelse af, at noget var gået galt, men hver gang vi spurgte administrator eller forsikringen, fik vi vage svar eller blev sendt videre. Da vi mødtes med ØENS, blev der for første gang sat ord på, hvad der var vores ansvar, og hvad der var andres. De forklarede det i et sprog, vi kunne forstå, og tog os alvorligt. Det gav os ro og mod til at gå videre.”
Det, der stod stærkest tilbage for bestyrelsen, var ikke kun, at nogen nu førte sagen. Det var oplevelsen af, at der var et sted, hvor de kunne få forklaret, hvad der var sket, og hvad de med rimelighed kunne gøre. De stod ikke længere alene.
Forlig efter retsmægling: En løsning i stedet for en lang retssag
Den konkrete sag endte med retsmægling, hvor parterne med hjælp fra en retsmægler gennemgik forløbet og mulighederne for en løsning. Inden da havde foreningen rejst krav mod både byggesagsadministratoren og det bestyrelsesmedlem, som ikke havde underskrevet lånedokumenterne. Den overordnede uenighed angik dels, om administrator havde forsømt sin opgave i forbindelse med hjemtagelsen af lånet, dels om den manglende underskrift fra et bestyrelsesmedlem kunne bryde årsagssammenhængen eller flytte ansvaret væk fra administrator. Der var også uenighed om tabets størrelse og om, hvorvidt foreningen kunne have begrænset sit tab tidligere i forløbet.
På den baggrund blev der indgået et forlig, hvor foreningen modtog et betydeligt sekscifret beløb som afslutning på sagen, og hvor alle parter gik hver til sit uden en formel anerkendelse af ansvar. For bestyrelsen var det afgørende, at der kom en løsning med både økonomisk og praktisk betydning. De kunne gå tilbage til beboerne og fortælle, at de havde undersøgt sagen grundigt, søgt professionel hjælp og opnået det resultat, der samlet set blev vurderet som bedst muligt.
Forliget var samlet set den rigtige løsning, fordi sagen rummede både juridiske og bevismæssige usikkerheder. Der var uenighed om ansvarsfordelingen mellem administrator og det pågældende bestyrelsesmedlem, om den præcise tabsopgørelse og om, hvorvidt foreningen kunne have begrænset sit tab tidligere. Samtidig ville et fuldt retsforløb have betydet mere tid, flere omkostninger og fortsat uro i foreningen. Med forliget fik bestyrelsen en konkret løsning og mulighed for at skabe ro, uden at foreningen skulle igennem en endnu længere og mere belastende proces.
I mange byggesager handler det ikke nødvendigvis om at vinde en dramatisk retssag. Det handler om at skabe en realistisk og holdbar løsning, som giver ro i foreningen og gør det muligt for bestyrelsen at komme videre.
Sådan hjælper ØENS før, under og efter en byggesag
ØENS Advokatfirma rådgiver dagligt ejer- og andelsboligforeninger om byggeprojekter, entrepriseret og foreningsret. Vi hjælper både før problemerne opstår, mens projektet gennemføres, og hvis der efterfølgende opstår uenighed om ansvar, økonomi eller mangler. Det giver os blik for hele forløbet – ikke kun den juridiske konflikt, når den allerede er opstået. Tidligt i en byggesag hjælper vi blandt andet med at gennemgå byggesagsadministrationsaftaler, rådgiveraftaler, entreprisekontrakter og finansieringsoplæg. Vi undersøger, om aftalerne afspejler det, bestyrelsen og generalforsamlingen faktisk har besluttet, og om det fremgår tydeligt, hvem der har ansvaret for de enkelte opgaver, beslutninger og frister.
God juridisk rådgivning handler derfor ikke kun om at få formuleringerne på plads. Det handler også om at skabe en gennemsigtig og dokumenteret proces, hvor bestyrelsen ved, hvad den selv skal følge op på, hvad administrator og de øvrige rådgivere skal levere, og hvornår der skal reageres. Det mindsker risikoen for misforståelser og gør det lettere at placere ansvaret, hvis noget alligevel går galt. Læs mere om vores rådgivning om foreningsret.
Tryghed som mål – ikke bare en juridisk konklusion
For en bestyrelse er målet ikke nødvendigvis en retssag, men et oplyst grundlag at handle på. I nogle sager er det nødvendigt at rejse et erstatningskrav. Andre løses bedst gennem forhandling, retsmægling eller forlig. Og nogle gange er den vigtigste konklusion, at der ikke er tilstrækkeligt grundlag for at gå videre. I alle tre tilfælde giver en uvildig vurdering bestyrelsen mulighed for at træffe en beslutning, den kan forklare og stå på mål for over for beboerne.
Hvad bør bestyrelsen gøre, hvis administrator kan have begået en fejl?
Hvis du sidder i bestyrelsen for en ejer- eller andelsboligforening og genkender noget fra denne fortælling, er det første skridt at få sat ord på bekymringen. Oplever I, at administrator har begået en fejl? Har et projekt udviklet sig på en måde, der virker forkert? Er der opstået et tab, som ingen vil tage ansvar for? Eller er der kommet oplysninger frem, som gør jer usikre på, om I fortsat kan have tillid til jeres administrator eller rådgiver?
I behøver ikke på forhånd at vide, om der er grundlag for et krav. Det næste skridt kan være at få forløbet vurderet af en uafhængig juridisk rådgiver. Det handler ikke om at love en bestemt konklusion, men om at gennemgå aftalerne, dokumentationen og ansvarsfordelingen og give bestyrelsen et ærligt svar på, om der er grund til at gå videre.
Hvis tilliden til administratoren eller advokaten er væk, kan det også være relevant at overveje et skifte af administrator. Et skifte behøver ikke være uoverskueligt, men det bør planlægges, så foreningen bevarer overblik og handlekraft gennem hele processen. Det vigtigste er at få overblik over nuværende aftalevilkår, opsigelsesfrister og igangværende sager og at sikre en ordnet overdragelse af væsentlige dokumenter, økonomiske oversigter, bankadgange, fuldmagter, forsikringsanmeldelser, beboerdata og korrespondance. Vi hjælper ofte foreninger med både den juridiske og den praktiske del af et skifte, så overdragelsen bliver så enkel og tryg som muligt.
I mange sager er det vigtigste ikke alene, om der ender med at blive betalt erstatning. Det er også, om bestyrelsen kan gå videre på et oplyst grundlag og stå på mål for sin håndtering over for beboerne. Det var netop den rejse, bestyrelsen i denne sag gennemgik: Fra følelsen af at stå alene til at have et klart overblik, professionel rådgivning og en løsning, de kunne stå på mål for.
Få en uvildig vurdering af jeres byggesag
Er I i tvivl om, hvorvidt administrator, rådgiver eller andre professionelle aktører har begået en fejl? Vi gennemgår aftaler, korrespondance, beslutninger, finansiering og forsikringsforhold og giver jer en klar vurdering af, om der er grundlag for at gå videre.
Få vurderet jeres sag
Ofte stillede spørgsmål: Når bestyrelsen står midt i en utryg sag
Hvornår er det tid til at kontakte en uvildig advokat – og ikke bare spørge administrator en ekstra gang?
Et typisk tegn er, at I stiller det samme spørgsmål flere gange, men ikke får et klart eller dokumenteret svar. Hvis administratoren bliver ved med at svare uklart, placerer ansvaret andre steder eller ikke udleverer det materiale, I har brug for, kan det være relevant at få en uafhængig vurdering. En advokat kan gennemgå aftalerne og det konkrete forløb og vurdere, om der er sket en fejl, om nogen kan være ansvarlig, og om der er noget, bestyrelsen bør reagere på.
Vi har ikke konstateret en fejl i vores egen forening. Bør vi alligevel få samarbejdet gennemgået?
Det afhænger af, hvilke oplysninger der er kommet frem, og hvilken rolle administratoren eller advokaten har i jeres forening. Alvorlige oplysninger om en rådgiver betyder ikke automatisk, at der er sket noget forkert hos jer. Men hvis oplysningerne giver anledning til en reel bekymring, kan det være fornuftigt at få overblik over aftaler, fuldmagter, økonomiske dispositioner og igangværende sager. Bestyrelsen bør navnlig få afklaret, om administratoren eller rådgiveren har haft adgang til foreningens konti eller fuldmagt til at disponere, om der verserer byggesager eller tvister, om væsentlige aftaler er indgået korrekt, og om centrale beslutninger fra generalforsamlingen og bestyrelsen faktisk er ført ud i livet. Når dokumentationen gennemgås samlet, bliver det ofte tydeligt, om der er tale om en enkeltstående misforståelse eller et mere grundlæggende svigt i håndteringen.
Hvornår bør vi overveje at skifte administrator eller advokat?
Et samarbejde med en administrator eller advokat bygger på tillid. Hvis bestyrelsen ikke længere har tillid til, at foreningens økonomi, dokumenter eller sager bliver håndteret forsvarligt, kan det være nødvendigt at undersøge mulighederne for et skifte. Bestyrelsen bør først få afklaret opsigelsesvilkårene og sikre, at foreningens dokumenter, data, adgange og igangværende sager kan overdrages på en kontrolleret måde. Et administratorskifte omfatter normalt flere praktiske forhold, fordi administrator ofte håndterer den daglige drift, regnskabsmateriale, bankadgange, beboerdata, leverandørkontakt og historisk dokumentation. Det behøver dog ikke gøre skiftet vanskeligt, hvis overdragelsen planlægges og styres ordentligt. Et skifte af advokat er typisk mere afgrænset til de konkrete sager, advokaten håndterer for foreningen, men kræver særlig opmærksomhed, hvis der er verserende retssager, forhandlinger eller frister, som ikke må overses.
Vi er bange for, at sagen vil splitte bestyrelsen eller skabe uro i foreningen. Hvordan undgår vi det?
Det er en reel bekymring, som fylder hos mange bestyrelser. En vigtig del af processen er at holde fokus på de konkrete forhold frem for på personer og skyld. Bestyrelsen bør være enige om, hvad der skal undersøges, hvem der håndterer kontakten til rådgiverne, og hvordan beboerne informeres. Kommunikationen bør være saglig og ikke gå længere, end dokumentationen giver grundlag for.
Hvordan ved vi, om vores bestyrelsesansvarsforsikring eller administratorens forsikring hjælper os?
Det kan man ikke nødvendigvis se af policens overskrift. Forsikringsbetingelserne skal sammenholdes med det konkrete forløb, de involverede personers roller og det krav, der eventuelt rejses. Mange bestyrelser stopper, når de modtager et afslag. Men et afslag bør gennemgås konkret, så det kan vurderes, om forsikringsselskabet har forholdt sig til alle relevante oplysninger og juridiske argumenter. Den konkrete sag viser netop, at eksistensen af en ansvarsforsikring ikke i sig selv løser problemet. Her blev der rejst krav både over for administrator og over for et bestyrelsesmedlem, og begge forsikringsspor blev en del af den samlede konflikt. For bestyrelsen var det derfor afgørende at få vurderet ikke blot, om der fandtes en forsikring, men også hvordan ansvaret juridisk skulle placeres, og hvordan kravet skulle anmeldes og forfølges, for at forsikringsdækningen overhovedet kunne komme i spil.
Kan vi rejse krav mod administrator, når bestyrelsen eller generalforsamlingen selv har godkendt projektet?
Det kan være muligt, hvis administratoren har haft en klar rolle og et ansvar i den efterfølgende gennemførelse. At foreningen har godkendt et projekt, betyder ikke nødvendigvis, at administratoren er fritaget for ansvar for de opgaver, vedkommende har påtaget sig. Det afgørende er blandt andet, hvad der står i aftalerne, hvilke oplysninger bestyrelsen har fået, og hvem der havde ansvaret for den handling eller frist, som sagen drejer sig om.
Hvad kan vi gøre for at undgå samme situation i en kommende byggesag?
Det vigtigste er at skabe tydelighed fra starten. Byggesagsadministrationsaftaler, entreprisekontrakter og finansieringsoplæg bør være klare om, hvem der gør hvad, hvilke frister der gælder, og hvordan bestyrelsen bliver orienteret undervejs. Beslutninger og ændringer bør dokumenteres, så både bestyrelsen og rådgiverne har den samme forståelse af forløbet. En advokat kan også inddrages som løbende sparringspartner, så uklarheder bliver håndteret, før de udvikler sig til større tab eller konflikter.
Hvilke dokumenter bør vi samle, før vi kontakter en advokat?
Find så vidt muligt administratoraftalen, byggesagsadministrationsaftalen, referater fra generalforsamlinger og bestyrelsesmøder, låne- og finansieringsdokumenter, korrespondance med bank, administrator og rådgivere, relevante forsikringspolicer og en eventuel opgørelse af foreningens tab. I behøver ikke have alt samlet på forhånd, men materialet gør det lettere at skabe overblik og vurdere sagen hurtigt.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER
