Hos Carlsen & Kragh ApS har VVS-installatør Morten Kragh, Jakob Meyer, murermester Mathias Carlsen og deres team altid haft fokus på solidt håndværk og god service. Virksomheden har oplevet stor succes og blandt andet vundet Gazellepriser, men bag kulisserne voksede den administrative byrde – et hav af fakturaer, lønbehandling, momsindberetninger og bankafstemninger, hvilket stjal værdifuld tid fra kerneforretningen. Det var her virksomhedskonsulent Marit Møller Damgaard fra ØENS Virksomhedsadministration kom ind i billedet.
Udfordringen: En tung administrativ byrde
Morten, Jakob og Mathias har drevet Carlsen & Kragh i mange år og har set virksomheden vokse. Med væksten fulgte dog også en stadig mere kompleks administration, der begyndte at tage fokus væk fra det, de og teamet var bedst til; VVS-, tømrer- og murerarbejde.
“Vi brugte alt for meget tid på at håndtere fysiske bilag, manuelle betalinger og løn. Vi vidste, at vi måtte finde en bedre løsning, men vi var ikke sikre på, hvor vi skulle starte,” fortæller Mathias.
Mange af processerne var manuelle, hvilket ikke blot var tidskrævende, men også øgede risikoen for fejl. Morten, Jakob og Mathias ønskede en løsning, der frigav tid og sikrede en professionel håndtering af økonomien.
“Jeg har tidligere arbejdet sammen med Marit og vidste, at hun var den rette til opgaven. Med hende vidste jeg, at vi var i trygge hænder,” fortæller Morten.
Løsningen: Skræddersyet administration med E-conomic, Ordrestyring og daglig sparring
Efter et indledende møde med ØENS Virksomhedsadministration blev der hurtigt lagt en plan for, hvordan Carlsen & Kragh med ØENS’ businesspartner-pakke kunne optimere deres arbejdsgange og samtidig få Marit tilknyttet som fast kontaktperson.
“Marit og teamet forstod hurtigt vores behov og kom med konkrete løsninger, der markant lettede vores hverdag. De implementerede automatiserede processer og moderne økonomisystemer, hvilket har givet os et klart og opdateret overblik over virksomhedens økonomi,” siger Morten.
Her er nogle af de vigtigste områder, hvor ØENS Virksomhedsadministration har hjulpet Carlsen & Kragh:
Økonomi og regnskab: Struktur og automatisering med E-conomic og Ordrestyring
- Automatisk bankafstemning: Carlsen & Kragh fik sat en direkte integration op mellem deres bank og E-conomic, hvilket betyder, at transaktioner nu afstemmes automatisk dagligt.
- Effektivt godkendelsesflow: Alle bilag skal nu igennem en fastlagt godkendelsesproces, så der altid er overblik og kontrol over udgifterne.
- Automatisering af bogføring: Med Officebot blev store dele af bogføringen automatiseret, så fakturaer nu matches med betalinger og bogføres uden manuel indgriben.
- Integrationer til andre systemer: E-conomic blev koblet op med de øvrige systemer, Carlsen & Kragh anvender, herunder lønsystemer og Ordrestyring, hvilket eliminerer dobbeltarbejde.
- Fuld indsigt i virksomhedens økonomi: Alle systemer er integrerede og giver jer et 100 % opdateret live-overblik over virksomhedens økonomi – fra betalte regninger og indbetalinger fra debitorer til omsætning og den samlede økonomiske udvikling.
Løn- og medarbejderadministration: Overblik og korrekt håndtering
- Håndtering af overenskomster: ØENS holder styr på overenskomster og sørger for, at Carlsen & Kragh altid er opdateret på de seneste ændringer.
- Kontrakter og refusioner: Hjælp til kontraktudformning samt ansøgning om refusion fra AUB og sygedagpenge, så Morten, Jakob og Mathias ikke selv skal bruge tid på det.
- Lønkørsler: Korrekt og rettidig løn til medarbejderne – med automatisk beregning af tillæg, feriepenge og pension.
“Før vi fik ØENS med ombord, var lønbehandlingen en af de ting, der tog allermest tid. Nu kører det hele automatisk, og vi ved, at alt er korrekt. Det giver en kæmpe tryghed,” siger Jakob.
Likviditetsstyring og økonomisk rådgivning
- Budgettering og økonomisk planlægning: Marit udarbejder løbende budgetter, så Carlsen & Kragh har det fulde økonomiske overblik.
- Rådgivning om skattebetaling: Hjælp til at planlægge skattebetalinger, herunder aconto-betalinger og frivillige indbetalinger, så der undgås unødvendige overraskelser.
- Momsindberetning og årsregnskab: ØENS sørger for korrekt momsafstemning, indberetning og betaling samt forberedelse af årsregnskabet.
Daglig administration og e-boks-håndtering
- Håndtering af e-Boks og Digital Post: ØENS håndterer den daglige poststrøm og sikrer, at vigtige breve/mails ikke overses.
- Kontakt til bank og myndigheder: Carlsen & Kragh har fået hjælp til bankskifte, oprettelse af nye konti og dialog med relevante myndigheder.
- MitID-administration: ØENS sikrer, at de rette medarbejdere har adgang til relevante systemer.
Resultatet: En mere effektiv virksomhed med større fokus på kunderne
Efter samarbejdet med ØENS Virksomhedsadministration har Carlsen & Kragh oplevet en markant forskel i hverdagen.
“Vi har fået frigivet så meget tid, at vi nu kan fokusere 100% på vores kunder og opgaver. Tidligere sad vi ofte om aftenen og rodede med regnskab, nu kører det hele i baggrunden,” fortæller Jakob.
En af de største fordele har været den løbende sparring med Marit:
“Marit er nærmest blevet en del af vores team. Hun forstår vores forretning, og vi kan altid ringe til hende, hvis vi har spørgsmål eller står med en udfordring.”
Kunne din virksomhed have gavn af samme løsning?
Hvis din håndværkervirksomhed også bruger unødig tid på administration, så lad os hjælpe dig med at optimere og automatisere dine processer. Kontakt ØENS Virksomhedsadministration i dag og hør, hvordan vi kan gøre din hverdag lettere.
Seneste nyt
SE ALLE NYHEDER
