Er din virksomhed klar til at etablere den lovpligtige whistleblowerordning?

12. september 2023 · Persondataret - GDPR

Er din virksomhed klar til at etablere den lovpligtige whistleblowerordning?

Den 24. juni 2021 vedtog Folketinget Forslag til lov om beskyttelse af whistleblowere. Loven implementerer EU-direktivet 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten (whistleblowerdirektivet).
For mange private arbejdsgivere er der ikke lang tid til, at det bliver lovpligtigt at etablere en intern whistleblowerordning. Det følger nemlig af loven, at:

Private virksomheder med 50-249 ansatte, skal have etableret en whistleblowerordning i overensstemmelse med whistleblowerloven senest den 17. december 2023.
Private virksomheder med mere end 250 ansatte skulle have etableret en whistleblowerordningen allerede den 17. december 2021. Det samme gælder for offentlige institutioner.

Risikoen for at medarbejdere foretager indberetninger til den eksterne whistleblowerordning hos Datatilsynet er større, når ikke virksomhederne har etableret den interne whistleblowerordning. Det er således vores klare anbefaling, at alle arbejdsgivere får etableret en intern whistleblowerordning – også inden fristen den 17. december 2023.

Udvidelse af kredsen af forpligtede arbejdsgivere

Loven udvider kredsen af arbejdsgivere, der før december 2021 var forpligtet til at etablere en whistleblowerordning. Videre bestemmer loven også, at arbejdsgivere, der er omfattet af loven, og der i dag har etableret en lovpligtig whistleblowerordning, skal opdatere denne, således at ordningen opfylder betingelserne i lovgivningen.

Ud over at være en ordning som virksomhederne skal have for at overholde lovgivningen, så er en whistleblowerordning et vigtigt redskab, som giver ansatte, bestyrelsesmedlemmer og andre med direkte tilknytning til virksomheden mulighed for fortroligt og/eller anonymt at indberette uregelmæssigheder eller overtrædelse af lovgivningen til ledelsen eller en uafhængig rådgiver. Det giver mulighed for at forebygge og opdage alvorlige økonomiske og kriminelle forhold på arbejdspladsen, herunder chikane. Det giver således uanset god mening at have et proaktivt værktøj som en whistleblowerordning.

Beskyttelse af whistlebloweren

Loven beskytter whistleblowere mod bl.a. repressalier, når vedkommende indberetter forhold, som vedkommende er blevet bekendt med i forbindelse med arbejdsrelaterede aktiviteter, så længe oplysningen er omfattet af lovens anvendelsesområde.

Beskyttelsen forudsætter, at whistlebloweren har lavet en indberetning eller offentliggørelse i overensstemmelse med lovens regler. Beskyttelsen forudsætter desuden at oplysningerne var omfattet af lovens anvendelsesområde at whistlebloweren var i god tro om, at de indberettede oplysninger om overtrædelser var korrekte på tidspunktet for indberetningen.

Loven sikrer, at der ikke må udøves repressalier mod whistleblowere, herunder afskedigelse, forflytning, lønnedgang, chikane mv., som følge af, at de har foretaget en indberetning. Whistleblowere, der er blevet udsat for repressalier som følge af en indberetning, har krav på en godtgørelse, hvis størrelsesniveau lægger sig op ad ligebehandlingslovens regler. Der gælder en særlig bevisbyrderegel om omvendt bevisbyrde, hvorefter det er arbejdsgiveren, der skal bevise, at der konkret ikke er tale om repressalier, hvis whistlebloweren beviser at have foretaget en indberetning og have lidt en ulempe.

Beskyttelsen indeholder derudover en særlig tavshedspligt om indberetningens indhold og whistleblowerens identitet. Der vil dog være mulighed for at videregive oplysningerne under visse betingelser, herunder når det er nødvendigt til brug for at hindre lovovertrædelser mv.

ØENS tilbyder

Det er ikke kun selve indberetningskanalen, som er et krav i forbindelse med etableringen af whistleblowerordningen. Arbejdsgivere har ligeledes pligt til at etablere interne retningslinjer samt politikker, der beskriver hvordan ordningen anvendes. Derudover skal der etableres en whistleblowerenhed der – uafhængigt af virksomhedens ledelse – har ansvaret for at behandle alle indberetninger korrekt.

ØENS har allerede hjulpet mange arbejdsgivere ved at tilbyde en whistleblowerordning med tilhørende dokumentpakke således, at din virksomhed lever op til lovkravene inden for området.

ØENS tilbyder i samarbejde med LegalTech Denmark ApS et whistleblowersystem, som håndterer jeres whistleblowerordning fra start til slut, herunder:

Adgang til whistleblowerportalen for jeres medarbejdere og samarbejdspartnere,
En krypteret og sikker løsning for indberetning både skriftligt og mundtligt,
Mulighed for at tilgå portalen både fra PC, mobil og tablet,
Mulighed for kommunikation i en lukket portal,
Mulighed for anonym indberetning,
Mulighed for at uploade dokumentation krypteret direkte på portalen,
Skriftlige retningslinjer for indberetningen, beskyttelsen af whistlebloweren, de forhold der kan indberettes m.v.,
Skriftlig vejledning om indberetning,
Skriftlig forretningsgang vedr. jeres interne proces og procedure for håndteringen af indberetningerne under whistleblowerordningen, og en
Skriftlig privatlivspolitik, der redegør for, hvordan indberetterens og den indberettedes personoplysninger behandles under jeres ordningen.

Vi tager udgangspunkt i jeres virksomhed

Dokumentpakken og vores abonnementsløsning udarbejdes specifikt til jeres virksomhed og i tæt dialog med jer. De indberetninger, som I modtager vil ØENS, som whistleblowerenhed, gennemgå ift. om de falder inden for eller uden for jeres ordning – alternativt som en personalesag – samt om det er indberetninger, der skal forfølges.

ØENS Advokatfirma tilbyder alt dette for kr. 6.000 pr. år.

Det kan være vanskeligt både som medarbejder og som arbejdsgiver at navigere i det nye regelsæt, herunder særligt om et konkret forhold falder ind under whistleblowerlovens anvendelsesområdet. Hvis ikke forholdet falder indunder, er medarbejderen altså ikke beskyttet af loven.

I den forbindelse tilbyder ØENS også muligheden for at tilkøbe specifik juridisk rådgivning, undervisning af ledelsen og/eller medarbejderne og yderligere rapportering

Hvis I ønsker at høre mere om ØENS whistleblowerordning, er I velkomne til at kontakte advokat Lisa Lykke eller advokatfuldmægtig Maria-Melissa Schneider.