Privatlivspolitik

Privatlivspolitik


Som kunde/klient hos ØENS accepterer du hermed nedenstående privatlivsbeskyttelsespolitik. Denne privatlivspolitik understøttes af en intern politik for vores medarbejdere, som vi har vedtaget for at sikre bevidsthed og overholdelse af gældende retningslinjer, som følge af EU’s Databeskyttelsesforordning og den nye danske databeskyttelseslov.

De personoplysninger, som vi indsamler, bruges til at identificere dig som kunde/klient samt levere aftalte ydelser. De personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med opfyldelsen af aftalen, opbevares typisk kun digitalt for at opnå størst mulig sikkerhed ved hjælp af log-in, kryptering og øvrig adgangsbegrænsning.

Typisk anvendte personoplysninger er navn, adresse, postnummer, telefonnummer, e-mail og om nødvendigt CPR-nummer og billedlegitimation. Indhentelse af CPR-nummer og billedlegitimation sker typisk for at overholde hvidvasklovgivningen.

I privatlivspolitikken nedenfor uddyber vi, hvordan vi behandler dine persondata, hvordan vi beskytter dem og hvilke rettigheder du som kunde har. Har du spørgsmål til vores privatlivspolitik, er du meget velkommen til at kontakte Lasse B. Plambeck på telefon 3246 4646 eller på mail lbp@oadv.dk.

Dataansvarlighed

ØENS behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data. Den juridiske enhed, der er ansvarlig for behandlingen af dine personlige data:

  • ØENS Advokatfirma (CVR 18 51 27 85)
  • ØENS Ejendomsadministration A/S (CVR 30 51 61 33)
  • ØENS Virksomhedsadministration ApS (CVR 39 18 77 44)

Lergravsvej 59 | 2300 København S | info@oadv.dk | (+45) 3246 4646

Behandling af persondata

Vi anvender denne type data om dig 

Vi anvender data om dig i forbindelse med, at du er virksomhedsejer, udlejer, lejer, ejer eller andelshaver i en af de ejendomme, som administreres af ØENS. Det er blandt andet persondata, som vi i helhold til lovgivningen skal behandle, men også persondata, som er nødvendige i forhold til vores aftale og kontakt med dig. De data, vi anvender omfatter:

  • Almindelige persondata (eksempelvis dit navn, din adresse, dit telefonnummer og din e-mailadresse)
  • CPR-nummer
  • Andre almindelige oplysninger (herunder TV-billeder i forbindelse med overvågning)

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata om dig, medmindre vores aftale inkluderer et behov for dette. Vi kan også behandle persondata om dig i forbindelse med en klagesag, en sag om overtrædelse af husregler eller lignende. Du vil i så fald blive orienteret herom.


Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål. Det sker til brug for:

  • Opfyldelse af din anmodning om produkter eller tjenester
  • Administration af den ejendom eller virksomhed som vi administrerer, herunder nødvendig kommunikation med dig
  • Hvis ejendommen eller virksomheden, som ØENS administrerer, evt. skal sælges, bliver persondata evt. tilgængeligt i et sikret datarum til brug for due diligence, hvilket bl.a. finder sted med fortegnelser over beboere, kunder og lignende
  • Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav
  • Opfyldelse af lovkrav

Vi behandler kun relevante persondata 

Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger eksempelvis ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.


Vi behandler kun nødvendige persondata 

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.


Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata 

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende, enten via kontakt med dig eller via opdatering fra offentlige databaser (CVR-registret). Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.

For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.


Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige 

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring. Vi har defineret sletterutiner og kontrol til sikring heraf.


Vi indhenter kun persondata, som vi har lov til 

Med mindre vi har et andet lovligt grundlag for at indhente dem, indhenter vi dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i et behandle dine persondata – også uden dit samtykke.

Har vi brug for dit samtykke, er dit samtykke frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.


Vi videregiver ikke dine oplysninger uden tilladelse 

Vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, hvis vi har en lovlig hjemmel til det. Det kan være fordi vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed, eller hvis vi har en berettiget interesse, og denne interesse ikke overstiger hensynet til dig.

Hvis videregivelsen er til brug for markedsføring, indhenter vi dit samtykke og informerer om, hvad dine data vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse, og du kan også frabede dig henvendelser i markedsføringsøjemed i CPR-registeret.

Vi videregiver ikke dine persondata med aktører uden for EU/EØS, og vi deler ikke dine persondata med aktører i lande uden for EU/EØS.

Sikkerhed

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procesdurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende back-up af vores datasæt. Vi beskytter desuden fortroligheden og autenciteten af dine data ved hjælp af kryptering.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der for dig resulterer i høj risiko for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Brug af cookies

Cookies, formål og relevans

Vi placerer kun nødvendige cookies, der sikrer den funktionalitet på vores website, som du beder og, og som er undtaget for krav om samtykke.


Vi indhenter dit samtykke

Før vi placerer cookies på dit udstyr, beder vi om dit samtykke. Nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger kan dog anvendes uden dit samtykke. Du kan få flere oplysninger på vores hjemmeside om brug af cookies, og om hvordan du kan slette eller afvise dem. Hvis du vil tilbagekalde dit samtykke, så se vejledningen under vores cookie-politik.

Dine rettigheder

Du har ret til at få adgang til dine persondata 

Du har til enhver tid ret til at på oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig – i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder. Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på denne side.


Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om er, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de skal rettes.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder eksempelvis, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.


Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata 

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.


Du har ret til at flytte dine data

Du har ret til at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder.

Hvis du ønsker at bruge din ret til at flytte dine data (dataportabilitet), vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format.

Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse.

Tilmeld nyhedsbrev