Persondatahåndtering

Persondatahåndtering


EU har vedtaget en persondataforordning med ikrafttræden den 25. maj 2018, og som supplement til denne, gennemføres også en ny dansk persondatalov. Her i ØENS behandler vi dine persondata med omhu. Vores persondatahåndtering er i høj grad digitaliseret, hvilket i praksis betyder, at vi nemmere kan håndtere dine oplysninger på en struktureret og sikker måde ved hjælp af blandt andet kryptering og adgangskontrol. Du kan læse meget mere om ØENS’ persondatahåndtering nedenfor. Her redegør vi for, hvordan og efter hvilke principper vi indsamler persondata.

Hvad er persondata?

Ved persondata forstås enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede). Det kan eksempelvis være information i form af fulde navn, adresse, CPR-nummer, telefonnummer, helbredsforhold, politisk og religiøs overbevisning, etnisk oprindelse, seksuel orientering, billeder, fingeraftryk etc. Der skelnes i dansk persondatalovgivning mellem to hovedkategorier af personoplysninger:

Almindelige personoplysninger

Oplysninger såsom navn, mail, adresse, telefonnummer, civilstatus, brugernavn, medlemsnummer, stilling, bankkonto og foto.

Følsomme personoplysninger

Oplysninger såsom helbredsoplysninger, allergier, politisk og religiøs overbevisning, fagforeningsforhold, statsborgerskab, børneattester og CPR-numre.

Efter hvilke principper indsamler vi persondata?

Rimelighed og saglighed

Indsamling af personoplysninger sker kun i overensstemmelse med legitime/saglige formål, hvad enten der er tale om eksempelvis et ansættelses-, kunde- eller leverandørforhold.

Gennemsigtighed

Ved hjælp af anerkendte digitale sagsbehandlingssystemer gives vores kunder og klienter adgang til egenindsigt.

Hvor sætter vi ind med konkret handling?

Vi sørger for at kortlægge, hvilken type data vi indsamler og vurderer løbende indsamlingens relevans og rimelighed.

Vi indsamler kun relevant data med henblik på varetagelse af blandt andet retssager, afholdelse af kundearrangementer, varetagelse af husordensager, administration af byggesager, udarbejdelse af lejekontrakter, udarbejdelse af ansættelseskontrakter etc.

Vi sørger for at undervise vores personale i håndtering af persondata.

Vi fastlægger og begrænser adgangen til dine data, således at det kun er vedkommende medarbejdere, der har adgang til dine data. Oplysninger om advokatfirmaets klienter begrænses eksempelvis til relevante medarbejdere i ØENS Advokatfirma ved hjælp af eget sagsbehandlingssystem med personligt log-in.

Vi sørger for sletning af dine data ved eksempelvis fraflytning eller ophør af ansættelsesaftale.

Vi har også vedtaget og efterlever en privatlivspolitik. Du kan læse vores privatlivspolitik her.

Indgåelse af databehandleraftale

Vores opfyldelse af den indgåede administrationsaftale medfører, at vi dagligt behandler personoplysninger som eksempelvis navn, adresse og kontaktoplysninger i jeres interesse. Dette betyder, at ØENS er databehandler for dig (som kunde), og at du er dataansvarlig med pligt til at indgå en databehandleraftale. Uanset om pligten til udarbejdelse af databehandleraftale ligger hos dig, som vores kunde, udarbejder ØENS meget gerne en aftale til en favorabel pris. Vi yder også nærmere rådgivning vedrørerende de pligter i forbindelse med persondatahåndtering, man som virksomhed eller ejendomsforening skal leve op til.

Vil du høre mere, er du meget velkommen til at kontakte administrationschef Henrik da Silva på telefon 3246 4646 eller mail hds@oadv.dk.

Tilmeld nyhedsbrev